Viện Đại học mở Hà Nội TRUNG TÂM ĐÀO TẠO ELEARNING BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM Giáo viên hướng dẫn : TS. Trần Thế Nữ Sinh viên thực hiện Khóa: K4 Lớp:A24 Hệ: Từ xa ĐỊA ĐIỂM HỌC : HÀ NỘI 2017 MỤC LỤC CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM 2 1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 2 1.1.1. Vài nét về Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam 2 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển 2 1.2. Khái quát hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 3 1.2.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 3 1.2.1.1. Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 3 1.2.1.2. Mô tả quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 4 1.2.2. Khái quát tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 7 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 9 1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý 9 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 10 1.3.2.1. Giám đốc 10 1.3.2.2. Phó giám đốc 10 1.3.2.3. Phòng Hành chính 11 1.3.2.4. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật 11 1.3.2.5. Phòng Kế toán 11 1.3.2.6. Phòng Thiết bị Vật tư 11 1.3.2.7. Đội lắp đặt 12 1.3.2.8. 1.Bộ phận bán hàng 12 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 12 1.4.1. Tổ chức quản lý tiền lương 12 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong quản lý tiền lương 13 1.4.2.1. Ban giám đốc 13 1.4.2.2. Phòng Hành chính 14 1.4.3. Tổ chức quản lý các khoản trích theo lương 14 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM 16 2.1. Tổng quan về lao động tiền lương và công tác quản lý kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 16 2.1.1. Giới thiệu chung về lao động tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 16 2.1.2. Quản trị lao động – tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 17 2.1.2.1. Hình thức trả lương tại công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 17 2.1.2.2. Các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 18 2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 20 2.2.1. Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 20 2.2.1.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ 20 2.2.1.2. Phương pháp tính lương 32 2.2.1.3. Kế toán chi tiết tiền lương 35 2.2.1.4. Kế toán tổng hợp tiền lương 38 2.2.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 42 2.2.2.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ 42 2.2.2.2. Kế toán chi tiết các khoản trích theo lương 45 2.2.2.3. Kế toán tổng hợp các khoản trích theo lương 48 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM 50 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 50 3.1.1. Các ưu điểm 50 3.1.2. Một số tồn tại 50 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 51 3.3. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 53 3.3.1. Hoàn thiện hình thức tiền lương và phương pháp tính lương 53 3.3.2. Hoàn thiện tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương 53 3.3.3. Hoàn thiện chứng từ và luân chuyển chứng từ tiền lương và các khoản trích theo lương 53 3.4. Các điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 56 3.4.1. Về phía Nhà nước 56 3.4.2. Về phía Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 57 LỜI MỞ ĐẦU Trong môi trường cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường để đạt được hiệu quả sản xuất kinh doanh là một vấn đề phức tạp đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các biện pháp quản lý phù hợp với biến đổi của thị trường cũng như tình hình thực tế của doanh nghiệp mình. Việc đảm bảo lợi ích cá nhân của người lao động là động lực cơ bản trực tiếp khuyến khích người lao động đem hết khả năng của mình, nỗ lực phấn đấu sáng tạo trong công việc. Một trong những công cụ hiệu quả nhất nhằm đạt tới mục tiêu trên là việc trả lương cho người lao động. Tiền lương thực sự phát huy được tác dụng hợp lý nhất với tình hình thực tế của các đơn vị sản xuất kinh doanh, đúng với sự cống hiến của người lao động, công bằng và hợp lý giữa những người lao động trong doanh nghiệp. Có như vậy tiền mới thực sự là đòn bẩy kinh tế kích thích sản xuất phát triển. Việc trả lương theo lao động là tất yếu khách quan nhưng lựa chọn hình thức nào trả lương cho phù hợp với điều kiện, đặc điểm sản xuất của từng ngành, từng doanh nghiệp để thúc đẩy sản xuất kinh doanh, cho người lao động luôn quan tâm đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình cũng như của toàn doanh nghiệp. Xuất phát từ tầm quan trọng của việc nghiên cứu về tiền lương và các khoản trích theo lương, trong thời gian thực tập tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam, nhờ sự giúp đỡ của phòng Kế toán và sự hướng dẫn của TS. Trần Thế Nữ, em đã đi sâu tìm hiểu đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam”. Nội dung chuyên đề thực tập chuyên ngành, ngoài lời mở đầu, kết luận gồm 3 chương chính: Chương 1: Khái quát chung về Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam Chương 2: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM 1.1. Giới thiệu chung về Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 1.1.1. Vài nét về Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam Tên giao dịch: NHAT NAM EQUIM CO., LTD Địa chỉ trụ sở chính: Số 27, ngõ 66, đường Đại Cồ Việt, Phường Lê Đại Hành, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Mã số thuế: 0106203641 Điện thoại: 04 66 624 227 Fax: 04 66 624 228 Số tài khoản: 039 000 1369 3487 tại Ngân hàng Sacombank Vĩnh Tuy CN Đống Đa Giám đốc: Nguyễn Ngọc Diệp Vốn điều lệ: 7.000.000.000 đồng Lĩnh vực kinh doanh: Lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam, được thành lập theo luật doanh nghiệp Việt Nam. Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0106203641 ngày 11062013 và thay đổi lần thứ 2 ngày 27102014 về việc tăng vốn điều lệ từ 4.000.0000.000 đồng lên 7.000.000.000 đồng. Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam tiền thân là Chi nhánh Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới trực thuộc Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới. Hoạt động của chi nhánh Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới là Bán lẻ thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh và lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp, y tế. Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động, ngành lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp, y tế dần có xu hướng phát triển mạnh hơn so với hoạt động bản lẻ thuốc và các sản phẩm khác. Để có thể tập trung vào phát triển hoạt đông lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp, được sự cho phép của Công ty mẹ, Bà Nguyễn Ngọc Diệp – Phó Giám đốc Chi nhánh Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới và một bộ phận nhân viên lắp đặt quyết định đứng ra thành lập Công ty riêng có tên là Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam. Công ty TNHH Nhật Nam có 70% vốn góp của Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới và 30% là vốn góp cua Bà Nguyễn Ngọc Diệp. Do được thừa hưởng ngành nghề sản xuất kinh doanh cũ là lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp và khách hàng cũ, hoạt động của Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam dần đi vào ổn định ngay sau khi thành lập. Tháng 102014 do nhu cầu phát triển của Công ty và nâng cao năng lực cạnh tranh, Công ty cổ phần thế giới năng lượng mới và Bà Nguyễn Ngọc Diệp có quyết định tăng vốn góp của chủ sở hữu từ 4.000.000.000 đồng lên 7.000.000.000 đồng. Cùng với việc tăng vốn góp, Công ty cũng thực hiện thêm hoạt động bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác. Sau khi tăng vốn, hoạt động kinh doanh của Công ty ngày càng phát triển mạnh với doanh thu bán hàng ngày càng tăng, tình hình tài chính của Công ty ngày càng tốt. 1.2. Khái quát hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 1.2.1. Tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 1.2.1.1. Ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các ngành nghề mà Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam kinh doanh bao gồm: Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp; Bán buôn: Máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác, thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông, máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, kim loại và quặng kim loại, vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng, bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu; Bán lẻ: máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh, đồ điện gia dụng, giường, tủ, bàn, ghế và đồ nội thất tương tự, đèn và bộ đèn điện, đồ dùng gia đình khác chưa được phân vào đâu trong các cửa hàng chuyên doanh, thiết bị, dụng cụ thể dục, thể thao trong các cửa hàng chuyên doanh, thuốc, dụng cụ y tế, mỹ phẩm và vật phẩm vệ sinh trong các cửa hàng chuyên doanh; Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi. Hoạt động viễn thông khác; Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính; Hoạt động thiết kế chuyên dụng; Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được phân vào đâu; Sản xuất khác chưa được phân vào đâu; Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét; Xây dựng nhà các loại; Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ; Xây dựng công trình công ích; Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác; Phá dỡ; Chuẩn bị mặt bằng; Hoàn thiện công trình xây dựng; Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác; Lắp đặt hệ thống điện, hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí và lắp đặt hệ thống xây dựng khác; Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác. Nhận xét: Trong các hoạt động trên, hoạt động lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp là hoạt động mang lại nguồn doanh thu chính cho Công ty. Có đến 85 95% doanh thu của Công ty là từ hoạt động này. Bên cạnh hoạt động lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp, hoạt động bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác cũng là một hoạt động mang lại doanh thu cho Công ty. Tuy nhiên, doanh thu từ hoạt động này chỉ chiếm từ 5 – 15% doanh thu toàn Công ty. 1.2.1.2. Mô tả quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam hoạt động chủ yếu trên lĩnh vực cung cấp dịch vụ lắp đặt thiết bị, máy móc nên quy tình hoạt động chính của Công ty chính là quy trình về lắp đặt máy móc, thiết bị. Quá trình lắp đặt máy móc, thiết bị của Công ty được thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 1.1. Quy trình lắp đặt máy móc, thiết bị của Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam (Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật) Bước 1: Khảo sát, tư vấn dịch vụ Sau khi ký hợp đồng về cung cấp dịch vụ lắp đặt thiết bị với khách hàng, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật lập bản kế hoạch khảo sát tình hình thực tế về nhu cầu của khách hàng, các thông tin cần thiết liên quan đến việc lắp đặt máy móc như: Khảo sát địa hình, vị trí lắp đặt di chuyển máy móc, thiết bị. Thiết lập kế hoạch lắp đặt máy, di chuyển máy. Thống kê công việc cụ thể. Dự trù chuẩn bị các phương tiện (xe nâng, xe cẩu, xe tải...), dụng cụ (kích, rùa, con lăn,...) công cụ, đồ nghề… khác để phục vụ tốt cho quá trình di chuyển và lắp đặt máy móc. Dự trù bố trí nhân lực. Sau khi khảo sát tình hình thực tế, nhân viên Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ tiến hành tư vấn cho khách hàng về phương án lắp đặt tối ưu nhất, xây dựng sơ đồ lắp đặt dạng đơn giản. Hai bên sẽ tiến hành thoả thuận để tìm ra phương thức lắp đặt chung, đáp ứng được đủ nhu cầu của từng bên. Từ đó, đưa ra được sơ đồ lắp đặt kỹ thuật chuẩn. Bước 2: Lập kế hoạch lấy hàng, lắp đặt và lịch bảo dưỡng định kỳ Sau khi hai bên thống nhất được sơ đồ lắp đặt, phía phòng Thiết bị Vật tư sẽ căn cứ vào sơ đồ lắp đặt, tiến độ lắp đặt để xây dựng kế hoạch chuẩn bị thiết bị, vật tư và nhân lực phục vụ việc lắp đặt. Đồng thời, căn cứ vào sơ đồ lắp đặt, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật cũng phải dự thảo lịch kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ cho từng dịch vụ lắp đặt. Bước 3: Tổ chức thực hiện thi công Sau khi chuẩn bị đầy đủ sơ đồ lắp đặt, các thiết bị cần thiết và nguồn nhân lực, đội lắp đặt sẽ đến tận địa điểm mà khách hàng muốn lắp đặt máy để tiến hành lắp đặt cho khách hàng. Trong quá trình lắp đặt, nếu thiết về trang thiết bị, phòng Thiết bị Vật tư sẽ chịu trách nhiệm cung cấp bổ sung thiết bị, công cụ dụng cụ thiếu. Nếu phát sinh vấn đề kỹ thuật, phòng Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ tiến hành chỉnh sửa phương án thiết kế hoặc đưa ra các giải pháp phù hợp. Bước 4: Vận hành thử và hiệu chuẩn Sau khi lắp đặt xong, đội lắp đặt sẽ tiến hành chạy thử các trang thiết bị, máy móc, đo lường các chỉ tiêu kỹ thuật để đảm bảo máy móc hoạt động bình thường. Trong trường hợp có vấn đề, đội lắp đặt cần phải phối hợp với phòng Kế hoạch – Kỹ thuật để tìm ra nguyên nhân và cách khắc phục. Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao sử dụng Sau khi chạy thử máy móc, nếu không có vấn đề gì, phía phòng Kế hoạch – Kỹ thuật sẽ tiến hành kiểm tra một lần nữa để đảm bảo không có sai sót. Sau khi kiểm tra, đại diện phía khách hàng sẽ đến để phối hợp với nhân viên phòng Kế hoạch – Kỹ thuật làm thủ tục nghiệm thu thiết bị và bàn giao thiết bị. Trong biên bản bàn giao sẽ ghi rõ các điều khoản về bảo hành và thời gian kiểm tra định kỳ. Nhận xét: Quy trình hoạt động sản xuất chung của Công ty được thể hiện khá chi tiết, rõ ràng. Việc xây dựng được sơ đồ quy trình hoạt đông kinh doanh chung sẽ giúp nhân viên tại các bộ phận nắm bắt được công việc của mình, đồng thời cũng giúp ích nhiều trong việc xây dựng kế hoạch lắp đặt thiết bị để cung cấp cho khách hàng, giúp khách hàng hiểu được những công việc Công ty sẽ thực hiện, thời gian thực hiện. Quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chung của Công ty được thực hiện dưới sự phối hợp của các phòng ban trong Công ty, đặc biệt nhất là phòng Kế hoạch – Kỹ thuật, phòng Thiết bị Vật tư và đội lắp đặt, điều này sẽ làm tăng tính đoàn kết giữa các phòng ban với nhau. 1.2.2. Khái quát tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bảng 1.1. Tình hình sản xuất – kinh doanh của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2015 2016 Tổng số vốn kinh doanh Đồng 8.997.892.593 9.927.531.584 Tổng chi phí sản xuất kinh doanh Đồng 18.723.832.357 20.973.538.343 Tổng số lượng lao động bình quân Người 132 135 Doanh thu bán hàng và CCDV Đồng 19.064.172.675 21.374.362.366 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh Đồng 434.505.473 379.715.170 Lợi nhuận khác Đồng (5.452.301) 2.274.240 Lợi nhuận sau thuế TNDN Đồng 299.410.295 349.423.770 Thuế TNDH Đồng 74.852.574 87.355.943 Thu nhập bình quân người lao động Đồng Người Tháng 5.529.394 5.928.000 (Nguồn: Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật) Nhận xét: Nhìn chung tình hình tổng số vốn kinh doanh của Công ty năm 2016 có sự tăng nhẹ so với năm 2015. Năm 2016 tổng tài sản là 9.927.531.584 đồng, tăng 929.638.991 đồng, tương ứng với mức tăng 10,33% so với năm 2015. Có thể thấy rằng quy mô của Công ty không ngừng mở rộng với khiến tổng tài sản – nguồn vốn của Công ty tăng đáng kể. Trong năm 2016, tổng chi phí của công ty là 20.973.538.343, tăng 2.249.705.986 đồng so với năm 2015. Tổng chi phí tăng chủ yếu do sự gia tăng của giá vốn hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh. Năm 2016, giá vốn hàng bán của Công ty là 19.704.432.955 đồng, tăng 2.167.268.523 đồng, tương ứng với mức tăng 12,36% so với năm 2015. Năm 2016, chi phí quản lý kinh doanh là 1.028.492.020 đồng, tăng 105.463.628 đồng, tương ứng với mức tăng 11,43% so với năm 2015. Tính đến thời điểm 31122016 thì thực trạng về số lượng, trình độ lao động của Công ty bao gồm 135 người. Do là Công ty chuyên về cung cấp dịch vụ lắp đặt thiết bị, máy móc nên lao động của Công ty chủ yếu là nam giới và có trình độ ở mức trung bình. Những lao động có trình cao chủ yếu là giữ các chức vụ quan trọng tại Công ty như Giám đốc, Phó Giám đốc, kế toán trưởng, trưởng phòng Kế hoạch – Kỹ thuật. Còn đối với những công nhân lắp đặt chủ yếu chỉ là lao động có trình độ cao đẳng, trung cấp nghề… Năm 2016 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty là 21.374.362.366 đồng, tăng 2.310.189.691 đồng, tương ứng với mức tăng 12,12% so với năm 2015. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nguyên nhân là do doanh thu từ hoạt động cung cấp dịch vụ lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp và doanh thu từ hoạt động bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác cùng tăng. Vào năm 2016 quy mô và số lượng nhà máy tại các tỉnh miền Bắc không ngừng tăng, kéo theo đó là nhu cầu về lắp đặt máy móc cũng tăng. Nhờ có mối quan hệ tốt với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp và nhu cầu thị trường, số lượng hợp đồng đã ký về cung cấp dịch vụ lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp tăng kéo theo đó là doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng. Ngoài hoạt động cung cấp dịch vụ lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp, hoạt động bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng khác cũng phát triển nhanh với số lượng hàng hoá bán ra trong năm tăng góp phần làm tăng doanh thu bán hàng. Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng cho thấy các chính sách, chiến lược mà Công ty đang thực hiện có hiệu quả, các sản phẩm, dịch vụ mà Công ty cung cấp cũng có chất lượng tốt, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Năm 2016 lợi nhuận thuần của Công ty là 434.505.473 đồng, tăng 54.790.303 đồng, tương ứng với tăng 14,43% so với năm 2015. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh tăng là do lợi nhuận gộp và doanh thu từ hoạt động tài chính cùng tăng trong khi đó chi phí tài chính giảm, chi phí quản lý kinh doanh tăng nhưng không nhiều. Lợi nhuận thuần tăng cho thấy việc quản lý chi phí của Công ty tốt, hoạt động kinh doanh của Công ty có nhiều khởi sắc. Lợi nhuận khác: Do giá trị khoản chi phí khác năm 2016 lớn hơn so với thu nhập khác nên lợi nhuận khác của Công ty năm 2015 là âm 5.452.301 đồng. Tuy nhiên, nhờ vào sự chỉ đạo của Ban Giám đốc, khoản lợi nhuận khác năm 2016 là 2.274.240 đồng, tăng 7.726.541 đồng, tương ứng với mức tăng 141,71 so với năm 2015. Lợi nhuận khác tăng và dương sẽ góp phần làm tăng lợi nhuận kế toán trước thuế của Công ty. Lợi nhuận kế toán sau thuế là khoản tiền còn dư lại sau khi Công ty đã thực hiện nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước. Lợi nhuận kế toán sau thuế của Công ty năm 2016 là 349.423.770 đồng, tăng 50.013.475 đồng, tương ứng với mức tăng 16,70% so với năm 2015. Lợi nhuận kế toán sau thuế tăng là do lợi nhuận trước thuế và chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp cùng tăng. Lợi nhuận kế toán sau thuế tăng cho thấy số tiền mà các nhà đầu tư được hưởng từ Công ty tăng, đồng thời nguồn lợi nhuận sau thuế dùng để mở rộng các hoạt động cũng sẽ tăng. Thuế thu nhập doanh nghiệp của Công ty năm 2016 là 87.355.943 đồng, tăng 12.503.369 đồng, tương ứng với mức tăng 16,70% so với năm 2015. Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp tăng là do lợi nhuận kế toán trước đó tăng, theo đó số tiền thuế thu nhập doanh nghiệp mà Công ty phải đóng tăng. Chi phí thuế thu nhập phát sinh tăng cho thấy hoạt động kinh doanh của Công ty có lãi, Công ty phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng thuế cho Nhà nước. Mức thu nhập bình quân trên đầu người của lao động Công ty tăng dần theo từng năm. Điều này cho thấy sự cố gắng của ban lãnh đạo trong việc nâng cao thu nhập cho người lao động nhằm tạo động lực cho người lao động. 1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 1.3.1. Sơ đồ bộ máy quản lý Sơ đồ 1.1. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam (Nguồn: Phòng Hành chính) 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ từng bộ phận 1.3.2.1. Giám đốc Giám đốc: Là người trực tiếp quản lý cao nhất của công ty, là người đại diện pháp nhân của Công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước nhà nước về các hoạt động của Công ty và đại diện cho các quyền lợi của toàn bộ nhân viên trong Công ty. Giám đốc đưa ra các đường lối, chính sách, phương hướng hoạt động của Công ty, để Công ty phát triển hơn. 1.3.2.2. Phó giám đốc Phó Giám đốc hỗ trợ Giám đốc trong quản lý điều hành các hoạt động của Công ty theo sự phân công của Giám đốc. Phó Giám đốc chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động được giao. Quyền hạn của Phó giám đốc: theo ủy quyền bằng văn bản của Giám đốc phù hợp với từng giai đoạn và phân cấp công việc. 1.3.2.3. Phòng Hành chính Phòng hành chính chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về công tác quản lý lao động: quản lý hồ sơ tài liệu liên quan đến vấn đề nhân sự của cán bộ công nhân viên trong công ty, theo dõi tình hình tăng giảm lao động, lao động nghỉ việc, lao động nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội hàng ngày, hàng tháng. Theo dõi giám sát việc thực hiện các quy định tiền lương, kiểm tra xác định ngày công, tỏng hợp số kiệu tiền lương của các bộ phận để làm cơ sở thanh toán lương cho cán bộ công nhận viên hàng tháng. Giải trình các khoản phát sinh về chi phí tiền lương để trình giám đốc công ty duyệt chi tiền lương. Thực hiện các nhiệm vụ trong lĩnh vực hành chính văn phòng, soạn thảo công văn giấy tờ. Lập các báo cáo định kỳ theo quy định đảm bảo đúng thời gian, tính chính xác. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo giao. 1.3.2.4. Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật Phòng Kế hoạch – Kỹ thuật thực hiện việc nghiên cứu các cách lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp. Tiến hành kiểm tra chất lượng các máy móc, thiết bị sau khi đã được đội lắp đặt lắp. Không ngừng nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật lắp đặt, áp dung các công nghệ kỹ thuật tiên tiến nhất vào hoạt động lắp đặt máy móc. Tiến hành kiểm tra, thẩm định chất lượng máy móc khi có yêu cầu từ phía khách hàng. Nghiên cứu, khắc phục các lỗi, sự cố gặp phải trong quá trình lắp đặt máy móc, thiết bị. 1.3.2.5. Phòng Kế toán Phòng Tài chính – Kế toán tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Công ty quản lý và tổ chức các hoạt động về tài chính, hạch toán kế toán mọi hoạt động kinh tế trong công ty. Lâp các báo cáo tài chính theo yêu cầu của Ban Giám đốc và cơ quan Nhà nước. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và các cơ quản quản lý về tính trung trực và chính xác của số liệu. Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được lãnh đạo giao. 1.3.2.6. Phòng Thiết bị Vật tư Thực hiện quản lý, khai thác, sử dụng thiết bị trong toàn doanh nghiệp. Lập kế hoạch mua sắm và sửa chữa lớn máy móc, thiết bị phục vụ hoạt động lắp đặt máy. Chuyên quản lý và cung ứng vật tư cần thiết để các đội lắp đặt thực hiện việc lắp đặt máy móc. Bên cạnh đó, phòng Thiết bị Vật tư cũng phải chịu trách nhiệm nhập mua và quản lý các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng máy mà Công ty đang kinh doanh. Phối hợp với bộ phận bán hàng để bán hàng và giao hàng cho khách hàng. 1.3.2.7. Đội lắp đặt Đội lắp đặt của Công ty sẽ thực hiện trực tiếp việc lắp đặt máy móc, thiết bị công nghiệp tại các nhà máy, xí nghiệp,… theo yêu cầu từ phía khách hàng. 1.3.2.8. 1.Bộ phận bán hàng Bộ phận bán hàng có nhiệm vụ chính là tìm kiếm khách hàng và thực hiện việc bán các loại máy móc, thiết bị và phụ tùng máy cho khách hàng. Cùng với phòng Thiết bị Vật tư lên kế hoạch quản lý và mua sắm máy móc, thiết bị nhằm mục đích đảm bảo việc cung cấp hàng hoá cho khách hàng kịp thời. Nhận xét: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam là sơ đồ trực tuyến chức năng, gọn nhẹ, phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và các ngành nghề kinh doanh đơn giản. Việc Công ty TNHH Thiết bị Nhật Nam sử dụng loại hình sợ đồ trực tuyến giúp việc quản lý diễn ra dễ dàng hơn, các nhân viên trong Công ty hoạt động nhanh, gọn, linh hoạt hơn và cũng đồng thời giúp Công ty tiết kiệm chi phí tối đa. 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 1.4.1. Tổ chức quản lý tiền lương Sử dụng quỹ lương trong Công ty ngày càng hợp lý và phù hợp với việc quản lý lao động để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch kinh doanh đặt ra. Vừa kích thích được người lao động làm việc hăng say hết mình nhưng cũng vừa đảm bảo được quỹ lương luôn ổn định. Chấp hành một cách nghiêm chỉnh các chính sách, chế độ quản lý lao động và tiền lương theo chỉ tiêu được duyệt và của Luật lao động đã ban hành cho nên công ty đã xây dựng một bộ máy quản lý lao động và tiền lương theo sơ đồ 1.2 sau: Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy quản lý lao động và tiền lương tại Công ty (Nguồn: Phòng Hành chính) 1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong quản lý tiền lương 1.4.2.1. Ban giám đốc Dựa vào tiến độ làm việc của các bộ phận trong công ty nói chung và nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận nói riêng để xây dựng kế hoạch tiền lương và kế hoạch tuyển dụng lao động. Xây dựng mối quan hệ giữa quản lý lao động và quản lý tiền lương. Từ khâu, lập dự toán chấp hành dự toán và quyết toán. Thực hiện tốt các mối quan hệ này sẽ phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng lao động và quỹ lương của công ty từng thời kỳ. Chịu trách nhiệm đối với việc khen thưởng và kỷ luật trong Công ty. Cuối mỗi tháng căn cứ vào loại lao động được bình chọn để thưởng cho Công nhân viên một cách hợp lý. Dựa vào tiến độ làm việc của các bộ phận trong công ty nói chung và nhiệm vụ, chức năng của các bộ phận nói riêng để xây dựng kế hoạch tiền lương và kế hoạch tuyển dụng lao động. Xây dựng mối quan hệ giữa quản lý lao động và quản lý tiền lương. Từ khâu, lập dự toán chấp hành dự toán và quyết toán. Thực hiện tốt các mối quan hệ này sẽ phản ánh đầy đủ tình hình sử dụng lao động và quỹ lương của công ty từng thời kỳ. 1.4.2.2. Phòng Hành chính Chịu trách nhiệm quản lý lao động trong Công ty. Phòng hành chính nhân sự sẽ lên kế hoạch tuyển dụng và trình lên Phó giám Đốc sau khi được phê duyệt thì Phòng hành chính sẽ ra thông báo tuyển dụng. Hồ sơ tuyển dụng bao gồm: Sơ yếu lí lịch, Giấy khám sức khoẻ, Bằng cấp liên quan phô tô công chứng…Sau khi tiếp nhận Hồ sơ Phòng hành chính sẽ sắp xếp thời gian để phỏng vấn và nếu đạt yêu cầu sẽ được tuyển dụng. Khi phỏng vấn ngoài Trưởng Phòng hành chính nhân sự còn có Kế toán trưởng cùng tham gia. Cải tiến tổ chức bộ máy quản lý lao động gọn nhẹ, phù hợp với điều kiện hiện tại. Cải tiến lề lối, phong cách làm việc của bộ phận quản lý, thường xuyên giữ mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị. Luôn luôn, lắng nghe ý kiến của các bộ phận trong công ty để có sự điều chỉnh kịp thời; Hơn nữa, thường xuyên thay đổi các cách quản lý về lao động, tiền lương theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày. Quản lý được thời gian của người lao động khi làm việc; Nắm chắc tình hình lao động tại đơn vị: + Số lao động chính thức; + Số lao động hợp đồng của công ty trên các mặt số lượng như họ tên từng người, số tiền phải trả cho từng người. 1.4.3. Tổ chức quản lý các khoản trích theo lương Phòng Kế toán Trả lương theo tính chất lao động và trình độ lao động, chấp hành dự toán, quyết toán tiền lương. Không được chi vượt quá tổng quỹ lương đã được duyệt. Không được tự động điều chỉnh chỉ tiêu hạn mức về tiền lương. Nắm vững và thực hiện một cách đầy đủ các quy định về quản lý lương của các bộ phận nhân viên trong đơn vị nhằm khuyến khích, thúc đẩy sự say mê trong công việc trong mỗi cán bộ công nhân viên. Thực hiện đầy đủ thông báo của cơ quan bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với đơn vị về các khoản đóng góp BHXH, BHYT, BHTN áp dụng cho cán bộ công nhân viên trong đơn vị gồm phần đóng góp của cơ quan và của người lao động. Lưu giữ sổ sách thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương một cách khoa học, hợp lý. Vận dụng các hình thức thanh toán liên tiếp, hợp lý để đảm bảo thanh toán kịp thời và đem lại hiệu quả công việc cao. Tránh tình trạng vi phạm chế độ, chính sách về công tác tiền lương và các khoản trích theo lương. Thông qua công tác kế toán mà kiểm tra việc chấp hành nguyên tắc, chế độ quản lý lao động, tiền lương ở các mặt như tuyển dụng đề bạt, thuyên chuyển nhằm giảm nhẹ bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng hoạt động. CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ NHẬT NAM 2.1. Tổng quan về lao động tiền lương và công tác quản lý kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 2.1.1. Giới thiệu chung về lao động tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Đội ngũ CBCNV của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam không ngừng trưởng thành và phát triển toàn diện cả về số lượng lẫn chất lượng qua các năm. Trong năm 2007, khi công ty chính thức được thành lập, tổng số CBCNV là 10 người thì tính đến hết năm 2016 tổng số CBCNV trong Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam là 135 người được làm việc trong môi trường ổn định. Trong đó: Ban giám đốc có 7 người. Phòng Kế toán có 10 người. Phòng Hành chính 115 người. Phòng Kinh doanh 14 người. Phòng Thiết bị vật tư 13 người. Phòng Kế hoạch – kỹ thuật 14 người. Đội lắp đặt và Bộ phận bán hàng 52 người. Và số lượng lao động của công ty được phân loại theo các chỉ tiêu sau: Theo độ tuổi Đội ngũ lao động của công ty tương đối trẻ, CBCNV nằm trong độ tuổi từ 2545 chiếm khoảng 65,625% với số lượng cụ thể là 87 người, còn CBCNV nằm trong độ tuổi 50 chiếm 6,25% với số lượng cụ thể là 08 người, còn lại là lao động từ 2025 chiếm 28,125% với số lượng cụ thể là 37 người. Theo giới tính Theo tính chất của ngành nghề kinh doanh thì số lượng nam trong công ty có khoảng 103 người chiếm tỷ lệ 78,125%, còn lại 29 người là nữ chiếm 21,875%. Theo trình độ chuyên môn Dựa vào số lượng CBCNV hiện tại của công ty thì trình độ thạc sĩ có 01 người chiếm tỷ lệ 3,125%, trình độ cao đẳng và đại học có 99 người chiếm tỷ lệ 75%, trình độ trung cấp có 32 người chiếm tỷ lệ 21,875%. Với chiến lược kinh doanh “Con người quyết định sự thành bại của một Công ty” cho nên công ty luôn đầu tư cho việc đào tạo và tuyển dụng những người lao động có trình độ và bản lĩnh để đề bạt cho các vị trí then chốt trong Công ty. Vì thế hiện nay Công ty có một ngũ đội ngũ cán bộ quản lý, nhân viên là các kỹ sư, cử nhân tốt nghiệp từ các trường Đại học lớn trong nước. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ công nhân viên còn làm việc một cách khoa học và chuyên nghiệp, luôn đem lại hiệu quả cao trong công việc cũng như đem lại sự thoả mãn tối ưu cho khách hàng. 2.1.2. Quản trị lao động – tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 2.1.2.1. Hình thức trả lương tại công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Nhằm quán triệt nguyên tắc phân phối theo lao động, kết hợp chặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của Công ty và CBCNV, đồng thời với mong muốn có hình thức trả lương đúng đắn để làm đòn bẩy kinh tế, khuyến khích CBCNV chấp hành tốt kỷ luật lao động, đảm bảo ngày công, giờ công và năng suất lao động. Ngoài ra, với đặc thù ngành nghề kinh doanh nên phòng g ty TNHH thiết bị Nhật Nam đã nghiên cứu thực trạng lao động ở Công ty và đưa ra quyết định lựa chọn các hình thức trả lương áp dụng tại công ty như sau: Hình thức trả lương theo thời gian cho toàn thể nhân viên tại Công ty. Các khoản tiền phụ cấp và trợ cấp: Các khoản phụ cấp, trợ cấp cho nhân viên của Công ty bao gồm: Phụ cấp trách nhiệm (phụ cấp chức vụ): + Đối với cấp quản lý được hưởng tiền trách nhiệm hàng tháng, mức thưởng là bằng lương tối thiểu nhân với hệ số trách nhiệm, hệ số trách nhiệm có ba mức là 0,1; 0,2; 0,3 tương ứng với cấp bậc quản lý là Phó trưởng phòng, Trưởng phòng, Giám đốc. + Đối với cấp quản lý bộ phận bán hàng thì mức phụ cấp trách nhiệm được Công ty quy định là 500.000đtháng. Phụ cấp ăn trưa: Mức phụ cấp ăn trưa Công ty quy định là 20.000đngười. Riêng với nhân viên bán hàng do làm theo ca lên không được hưởng phụ cấp ăn trưa. Ngoài ra, những ngày được nghỉ hưởng nguyên lương, bao gồm: nghỉ lễ, bản thân kết hôn (nghỉ 03 ngày), con kết hôn (nghỉ 01 ngày), người thân qua đời (nghỉ 03 ngày). Thời gian nghỉ phép hưởng lương là 12 ngàynăm. Chế độ thưởng: Thưởng ngày lễ 304 và 015, ngày Quốc khánh 029, tết Dương lịch: số tiền thưởng từ 200.000đ – 1.000.000đngười, tùy thuộc vào kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty và thời gian làm việc của nhân viên. Thưởng lương tháng 13 (thưởng tết Nguyên đán): Vào dịp cuối năm theo lịch âm, Công ty sẽ tiến hành thưởng Tết và cũng là thưởng cuối năm cho nhân viên. Mức thưởng cụ thể của từng nhân viên tùy thuộc thời gian làm việc tại Công ty, sự đóng góp công sức, chất lượng công tác và kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty trong năm. Thông thường mức thưởng là một tháng lương bình quân của từng cá nhân. Thưởng đạt doanh thu: Phòng Kinh doanh đạt doanh thu do Ban Giám đốc giao được thưởng phần trăm doanh thu của từng đơn hàng, từng dự án nhận được. Tùy vào giá trị của từng dự án mà phần trăm mức thưởng cũng khác nhau. Và tiền thưởng này sẽ được tính và trả vào cuối năm. 2.1.2.2. Các khoản trích theo lương tại công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Hiện nay, các khoản trích theo lương được áp dụng tại Công ty bao gồm BHXH, BHYT, BHTN và KPCĐ. Như vậy, hiện nay các khoản trích theo lương tại Công ty là 34,5% lương cơ bản. Trong đó, công ty trích 24% tính vào chi phí kinh doanh (bao gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% KPCĐ). Còn lại 10,5% trừ vào thu nhập của CBCNV (bao gồm 8% BHXH, 1,5% BHYT, 1% BHTN). Định kỳ hàng tháng phòng Kế toán thanh toán tại Công ty sẽ tiến hành trích lập các khoản trích theo lương. Công ty thực hiện đóng bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm quận Đống Đa, thành phố Hà Nội và hạn nộp chậm nhất các khoản này là ngày 20 hàng tháng. Việc nộp và sử dụng các quỹ bảo hiểm tại Công ty được cụ thể hóa như sau: Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHXH Cụ thể tỷ lệ trích BHXH đang được áp dụng tại Công ty là 26% mức lương cơ bản, trong đó Công ty chịu 18% (tính vào chi phí kinh doanh), người lao động đóng 8% (trừ vào lương nhân viên). BHXH là sự bảo đảm thay thế hoặc bù đắp một phần thu nhập của CBCNV khi họ bị giảm hoặc mất thu nhập do ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hết tuổi lao động hoặc chết,…trên cơ sở đóng vào quỹ BHXH. Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Thủy sản khu vực 1 nói riêng, là những người sử dụng lao động thì BHXH là khoản đóng góp bắt buộc phải tham gia theo quy định của Nhà nước. Quỹ BHXH là quỹ được hình thành từ việc trích lập 26% trên tổng lương cơ bản của cán bộ nhân viên trong Công ty, nhằm trợ cấp trong trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản,…Toàn bộ số trích BHXH được kế toán thanh toán nộp lên cơ quan quản lý quỹ bảo hiểm ở quận Đống Đa, thành phố Hà Nội trước ngày 20 hàng tháng. Tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam, khi có phát sinh liên quan đến BHXH, kế toán thanh toán căn cứ vào mức lương ngày của nhân viên đó, thời gian nghỉ (có chứng từ hợp lệ), tỷ lệ trợ cấp BHXH để tiến hành chi trả BHXH cho nhân viên bị ốm đau, thai sản,…Cuối quý, lập danh sách nhân viên nghỉ hưởng BHXH trình lên cơ quan quản lý quỹ BHXH để quyết toán. Tỷ lệ hưởng BXH được quy định tại Công ty như sau: Trường hợp ốm đau được hưởng 75% lương. Trường hợp tai nạn lao động, thai sản được hưởng 100% lương. Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHYT Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 4,5% tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên Công ty. Quỹ này được nộp toàn bộ cho cơ quan bảo hiểm (dưới hình thức mua thẻ BHYT cho nhân viên trong Công ty) và trợ cấp cho người lao động thông qua mạng lưới y tế. Khi phát sinh chi phí khám chữa bệnh cho từng nhân viên Công ty, cơ quan Bảo hiểm sẽ thanh toán chi phí khám chữa bệnh theo tỷ lệ nhất định mà Nhà nước quy định. Chế độ trích lập, nộp, sử dụng BHTN Là quỹ được hình thành từ việc trích lập 2% trên tổng lương cơ bản của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Quỹ này được lập cho cơ quan bảo hiểm để chi trả cho người lao động trong thời gian thất nghiệp. Tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam, quỹ này được sử dụng để trợ cấp nâng cao trình độ chuyên môn và trợ cấp thất nghiệp cho cán bộ nhân viên trong Công ty. Chế độ trích lập, nộp, sử dụng KPCĐ Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động tại công ty. Công đoàn là tổ chức được lập nên đại diện cho người lao động đứng lên đấu tranh và bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Nhưng bên cạnh đó thì công đoàn cũng là tổ chức trực tiếp hướng dẫn và điều chỉnh thái độ của người lao động đối với công việc. Quỹ KPCĐ được hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị hàng tháng theo một tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng nhằm tạo ra nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn của Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam. Tỷ lệ trích nộp kinh phí công đoàn của công ty được áp dụng theo chế độ tài chính hiện hành là 2% tiền lương thực tế phải trả của công nhân viên trong tháng. Trong đó, Công ty được phép giữ lại tại đơn vị để chi tiêu cho hoạt động công đoàn cơ sở nhằm chăm lo, thăm hỏi, bảo vệ quyền lợi của người lao động. 2.2. Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 2.2.1. Kế toán tiền lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam 2.2.1.1. Chứng từ và luân chuyển chứng từ Các chứng từ ban đầu dùng để hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động tiền lương gồm các chứng từ sau: Bảng chấm công: Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH,...để có căn cứ tính trả lương, bảo hiểm xã hội trả thay lương cho từng người và quản lý lao động trong đơn vị. Phiếu báo làm thêm giờ: Theo dõi ngày công thực tế làm thêm ngoài giờ để có căn cứ tính thời gian nghỉ bù hoặc thanh toán cho người lao động trong đơn vị. Bảng thanh toán tiền lương: Bảng thanh toán tiền lương là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp, các khoản thu nhập tăng thêm ngoài tiền lương cho người lao động, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho người lao động làm việc trong đơn vị đồng thời là căn cứ để thống kê về lao động tiền lương. Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ: Dùng để thanh toán tiền công làm thêm ngoài giờ cho người lao động trong đơn vị. Bảng phân bổ tiền lương và BHXH: Dùng để tập hợp và phân bổ tiền công thực tế phải trả (gồm tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp), bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn phải trích nộp trong tháng cho các đối tượng sử dụng lao động. Ngoài ra còn có các phiếu chi, các chứng từ, tài liệu khác về các khoản khấu trừ, trích nộp liên quan. Các chứng từ trên có thể là căn cứ để ghi sổ trực tiếp hoặc làm cơ sở để tổng hợp rồi mới ghi vào sổ kế toán. Trên cơ sở là chứng từ như “Bảng chấm công”, “Bảng tính lương làm thêm giờ”, “Bảng tính tiền ăn ca”,…kết quả tính lương cho từng người lao động được hoàn thành. Căn cứ vào đây, kế toán tiền lương lập Bảng thanh toán lương cho từng phòng ban, các bộ phận bán hàng trong đó ghi rõ từng khoản tiền lương (lương thời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền lương mà người lao động được hưởng. Mỗi người lao động ghi trên một dòng (có ghi kèm cả chức vụ và hệ số lương). Đồng thời, kế toán tiền lương cũng tổng hợp, phân bổ và lập nên “Bảng phân bổ tiền lương và BHXH” cho các phòng ban, bộ phận bán hàng,… Để phản ánh một cách đầy đủ và trung thực nhất thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam trong phạm vi chuyên đề thực tập chuyên ngành, em xin trình bày số liệu tiền lương và các khoản trích theo lương ở bộ phận bán hàng thuộc phòng Kinh doanh và phòng Kế toán với hình thức trả lương theo thời gian. Vì đây là phòng và bộ phận tiêu biểu cho hình thức trả lương theo thời gian tại Công ty còn các phòng khác cũng tính tương tự như cách tính lương của phòng Kế toán. Số liệu được lấy trong tháng 5 năm 2015. Sau đây là mẫu chứng từ: Bảng chấm công, Phiếu báo làm thêm giờ,… được áp dụng trong hạch toán tiền lương tại công ty. Biểu số 2.1: Bảng chấm công Phòng Kế toán Đơn vị: Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG CHẤM CÔNG Tháng 5 năm 2016 TT Họ và tên Chức vụ Ngày làm việc trong tháng Công thời gian Ký nhận 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 … 31 1 Lê Toàn Hải KTT x x x N x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x N 26 2 Phùng Thu Thủy x x x N x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x N 26 3 Phạm Ngọc Quang x x x N x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x N 26 4 Lê Dương Hương x x x N x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x N 26 … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … 10 Phạm Hoài Thơ x x x N x x x x x N x x x x x x N x x x x x x N x x x x N 26 Cộng N 208 Ghi chú: Làm việc: x Người chấm công Nghỉ theo chế độ: N Phụ trách bộ phận Nghỉ phép: P Ngày 31 tháng 5 năm 2016 Kế toán trưởng (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) (ký,ghi rõ họ tên) Biểu số 2.2: Phiếu báo làm thêm giờ số 015 Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bộ phận: Phòng kế toán PHIẾU BÁO LÀM THÊM GIỜ Ngày 17 Tháng 5 năm 2016 Số: 015 Tên công ty: Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Địa chỉ: Số 27, ngõ 66, đường Đại Cồ Việt, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. Họ và tên: Lê Toàn Hải Bộ phận: Phòng kế toán Ngày làm thêm: 1752016 Lý do làm thêm: Hoàn thiện báo cáo thuế Tháng 5 năm 2016. Số công : 01 (công) Người theo dõi Phụ trách bộ phận Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 2.3: Bảng tính lương làm thêm giờ phòng Kế toán Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG TÍNH LƯƠNG LÀM THÊM GIỜ Tháng 5 năm 2016 stt Họ tên Bộ phận Ngày tháng Lý do Số công Thành tiền 1 Lê Toàn Hải P.Kế toán 175 Làm thêm chủ nhật 01 461.538 Cộng 01 461.538 Ngày 31 Tháng 5 năm 2016 Người lập biểu (Đã ký) Kế toán trưởng (Đã ký) Giám đốc (Đã ký) Biểu số 2.4: Bảng tính tiền ăn ca Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG TÍNH TIỀN ĂN TRƯA Tháng 5 năm 2016 STT Họ và tên Số công TT Số tiền BQngày Thành tiền Ghi chú 1 Lê Toàn Hải 23 20.000 460.000 2 Phùng Thu Thủy 26 20.000 520.000 3 Phạm Ngọc Quang 26 20.000 520.000 4 Lê Dương Hương 26 20.000 520.000 … … … … … … 10 Phạm Hoài Thơ 26 20.000 520.000 Cộng 127 20.000 2.540.000 Số tiền bằng chữ: Hai triệu, năm trăm bốn mươi nghìn đồng chẵn.. Ngày 31 Tháng 5 năm 2016 Người lập biểu (Đã ký) Người ký duyệt (Đã ký) Biểu số 2.5: Bảng thanh toán tiền lương Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Bộ phận: Phòng kế toán BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng 5 năm 2016 TT Họ tên CV Lương cơ bản Tiền lương cơ bản Các khoản phụ cấp Lương thời gian TƯ Các khoản giảm trừ Tổng số được lĩnh Số công Số tiền BHXH 8% BHYT 1.5% BHTN 1% Tổng số giảm trừ Số tiền KN A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 C 1 Lê Toàn Hải KTT 6.000.000 22 6.230.769 1.475.385 7.706.154 1.000.000 480.000 90.000 60.000 630.000 6.076.154 2 Phùng Thu Thủy KTV 4.000.000 26 4.000.000 520.000 4.520.000 320.000 60.000 40.000 420.000 4.100.000 3 Phạm Ngọc Quang KTV 3.500.000 26 3.500.000 520.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 367.500 3.652.500 4 Lê Dương Hương KTV 3.500.000 26 3.500.000 520.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 367.500 3.652.500 5 Phạm Hoài Thơ KTV 3.500.000 26 3.500.000 520.000 4.020.000 280.000 52.500 35.000 367.500 3.652.500 Cộng 20.500.000 127 20.730.769 3.555.385 24.286.154 1.000.000 1.640.000 307.500 205.000 2.152.500 21.133.654 Hà Nội, Ngày 31 Tháng 5 năm 2016 Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số 2.6: Bảng thanh toán tiền lương toàn công ty Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Tháng 5 năm 2016 STT Bộ phận Tiền lương cơ bản Phụ cấp Các khoản giảm trừ Tổng lương Ghi chú 1 Bộ phận bán hàng 54.230.769 1.000.000 5.565.000 49.665.769 2 Bộ phận quản lý 103.691.179 13.835.385 11.863.343 105.663.221 a Phòng Kế toán 20.730.769 3.555.385 3.152.500 21.133.654 b Các phòng khác 82.960.410 10.280.000 8.710.843 84.529.567 Ngày 31 Tháng 5 năm 2016 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) Biểu số 2.7: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Đơn vị: Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Địa chỉ: Số 27, ngõ 66, đường Đại Cồ Việt, phường Lê Đại Hành, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội. BẢNG PHÂN BỔ TIỀN LƯƠNG VÀ BHXH Tháng 5 năm 2016 S T T Ghi có TK Đối tượng sử dụng (Nợ các TK) TK334 – Phải trả công nhân viên TK338 – Phải trả, phải nộp khác Cộng có TK 338 TỔNG CỘNG Lương cơ bản Các khoản khác Cộng có TK 334 BHXH (26%) BHYT (4,5%) BHTN (2%) KPCĐ (2%) 1 TK641 – CPBH 54.230.769 1.000.000 55.230.769 9.761.538 1.626.923 542.308 1.084.615 13.015.384 68.246.153 2 TK642 – CPQLDN 103.691.179 13.835.385 117.521.154 18.621.949 3.103.658 1.034.552 1.970.106 24.730.265 137.336.339 a Phòng kế toán 20.730.769 3.555.385 24.286.154 3.690.000 615.000 205.000 410.000 4.920.000 24.291.074 b Các phòng khác 82.960.410 10.280.000 93.235.000 14.931.949 2.488.658 829.552 1.560.106 19.810.265 113.045.265 3 TK 334 – PTCNV 12.516.833 2.346.906 1.564.604 16.428.343 16.428.343 a Bộ phận bán hàng 4.240.000 795.000 530.000 5.565.000 5.565.000 b Phòng kế toán 1.640.000 307.500 205.000 2.152.500 2.152.500 c Các phòng khác 6.636.833 1.244.406 829.604 8.710.843 8.710.843 Tổng cộng 157.921.948 14.835.385 172.751.923 40.900.320 7.077.487 3.141.464 3.054.721 54.173.992 226.925.915 Ngày 31 Tháng 5 năm 2016 Người lập bảng Kế toán trưởng Giám đốc (Đã kí) (Đã kí) (Đã kí) 2.2.1.2. Phương pháp tính lương Hình thức trả lương theo thời gian cho toàn thể nhân viên tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam. Việc xác định tiền lương phải trả cho người lao động dựa vào lương cơ bản, phụ cấp các loại (gồm phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp tiền ăn). Tất cả các trường hợp người lao động tại Công ty thì được hưởng lương cơ bản, mức lương cơ bản này được thỏa thuận giữa hai bên và tùy thuộc vào từng vị trí công việc đảm nhận và được quy định cụ thể như sau: + Trưởng phòng của các phòng là 6.000.000đ1tháng1người. + Các nhân viên trong phòng tùy thuộc vào khối lượng công việc đảm nhận là 3.500.000đ1tháng1người 4.500.000đ1tháng1người. Lương thời gian là số tiền lương mà Công ty trả cố định hàng tháng cho người lao động. Tại Công ty, thì người lao động được lĩnh lương duy nhất vào ngày 5 của tháng sau. Lương thời gian được tính theo công thức sau: Lương thời gian = Lương cơ bản x Số ngày công thực tế + Các khoản phụ cấp 26 Trong đó: Lương thời gian = Lương cơ bản + Các khoản phụ cấp Các khoản phụ cấp gồm có: phụ cấp trách nhiệm và phụ cấp ăn trưa. Phụ cấp trách nhiệm = Lương tối thiểu x Hệ số trách nhiệm Trong đó: + Phụ cấp trách nhiệm gồm ba mức lần lượt: 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu lần lượt so với cấp bậc quản lý là phó trưởng phòng, trưởng phòng và Giám đốc. + Phụ cấp ăn trưa của Công ty cho mỗi công nhân viên là 20.000đ1ngày. Ngoài ra, cũng với hình thức trả lương theo thời gian được áp dụng với bộ phận QLDN thì Công ty còn áp dụng công thức tính lương cho bộ phận bán hàng như sau: Lương thời gian = Lương cơ bản x Số ngày công thực tế + PCTN 26 Lương cơ bản ở đây được quy định khi ký hợp đồng lao động là: + 4.000.000đtháng cho nhân viên quản lý bán hàng. + 2.500.000đtháng cho nhân viên bán hàng. Phụ cấp trách nhiệm áp dụng cho quản lý các ca bán hàng là 500.000đtháng. Ví dụ 1: Tính lương cho phòng Kế toán tại Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam tháng 5 năm 2016 như sau: Cuối tháng, phòng Kế toán hoàn thiện bảng chấm công và kèm theo các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép, giấy nghỉ ốm, phiếu báo làm thêm giờ,…để tiến hành tính tiền lương cho từng nhân viên trong Phòng Kế toán. Tính lương Tháng 5 năm 2016, cho ông Lê Toàn Hải, chức vụ là kế toán trưởng có các số liệu cụ thể như sau: Trong tháng, ông Lê Toàn Hải đi làm thêm vào 01 ngày 1652016 (Chủ nhật) với lý do hoàn thiện báo cáo thuế Tháng 5 năm 2016 cho nên có phiếu báo làm thêm giờ. Trong tháng, ông Lê Toàn Hải đi làm 23 ngày nên được hỗ trợ tiền ăn trưa là 20.000đngày. Lương cơ bản của ông Lê Toàn Hải được hưởng với chức danh trưởng phòng Kế toán: 6.000.000đ. Ngày công quy định: 26 ngày1tháng Thời gian làm việc thực tế: 22 ngày1tháng Hệ số phụ cấp trách nhiệm: 0,2 Tiền ăn trưa: 20.000đngày Vậy, kế toán tính lương cho ông Lê Toàn Hải như sau: Lương đi làm thực tế = (6.000.000 : 26) x 22 = 5.076.923đ Lương làm thêm giờ = (6.000.000 : 26) x 1 x 200% = 461.538đ Lương BHXH: = (6.000.000 : 26) x 4 x 75% = 692.308đ Phụ cấp trách nhiệm = (6.000.000 : 26) x 22 x 0,2 = 1.015.385đ Phụ cấp ăn trưa = 23 x 20.000 = 460.000đ Lương thời gian: = 5.076.923đ + 461.538đ + 692.308đ + 1.015.385đ + 460.000đ = 7.706.154đ Các khoản trừ vào lương: Trích 8% BHXH theo lương cơ bản: = 6.000.000đ x 8% = 480.000đ Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản: = 6.000.000đ x 1.5% = 90.000đ Trích 1% BHTN theo lương cơ bản: = 6.000.000đ x 1% = 60.000đ Trong tháng ông Lê Toàn Hải đã tạm ứng số tiền là: = 1.000.000đ Số tiền lương còn lại: = 7.706.154đ – 1.000.000đ – (480.000đ + 90.000đ + 60.000đ) = 6.076.154đ Vậy, cuối Tháng 5 năm 2015 số tiền lương thực lĩnh của ông Lê Toàn Hải là 6.076.154đ. Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với những người còn lại trong Phòng Kế toán và các phòng ban khác trong công ty tính lương theo thời gian của công ty. Ví dụ 2: Tính lương cho bộ phận bán hàng trong Công ty TNHH thiết bị Nhật Nam Tháng 5 năm 2016 như sau: Cuối tháng, trưởng bộ phận bán hàng của Công ty ở hai ca hoàn thiện bảng chấm công và kèm theo các chứng từ liên quan như giấy xin nghỉ phép, giấy nghỉ ốm,…để tiến hành tính tiền lương cho nhân viên bán hàng trong bộ phận bán hàng. Tính lương Tháng 5 năm 2016, cho bà Hà Thị Hoài Khanh, chức vụ là trưởng bộ phận bán hàng ca sáng có các số liệu cụ thể như sau: Trong tháng, bà Hà Thị Hoài Khanh đi làm thêm vào 04 ngày Chủ nhật trong tháng cho nên có phiếu báo làm thêm giờ. Mức lương cơ bản: 4.000.000đ. Ngày công quy định: 26 ngày1tháng Thời gian làm việc thực tế: 26 ngày1tháng Phụ cấp trách nhiệm: 500.000đtháng Lương thực tế: = (4.000.000 x 26) : 26 = 4.000.000đ Lương làm thêm giờ: = (4.000.000: 26) x 4 x 200% = 1.230.769đ Phụ cấp trách nhiệm: = 500.000đ Lương thời gian: = 4.000.000đ + 1.230.769đ + 500.000đ = 5.730.769đ Trích 8% BHXH theo lương cơ bản: = 4.000.000đ x 8% = 320.000đ Trích 1.5% BHYT theo lương cơ bản: = 4.000.000đ x 1.5% = 60.000đ Trích 1% BHTN theo lương cơ bản: = 4.000.000đ x 1% = 40.000đ Số tiền lương còn lại: = 5.730.769đ – (320.000đ + 60.000đ + 40.000đ) = 5.310.769đ Vậy, cuối Tháng 5 năm 2016 số tiền lương thực lĩnh của bà Khanh là 5.310.769đ. Tương tự, cách tính lương và các khoản trích theo lương như trên đối với nhân viên bán hàng còn lại. 2.2.1.3. Kế toán chi tiết