Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục ”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi biết về công ty của mình không ?”. Đó là những lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng. Điều khẳng định chắc chắn ở đây rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ làm hỏng cơ hội này. Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng. Mặc dù đó chỉ là một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với đầy đủ nhân vật quan trọng của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng mình phải nắm vững những gì định nói và nói như thế nào. Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới bước vào giới kinh doanh. Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách các khách hành tiềm năng và một người rất quan trọng trong số đó đã mời tôi đi ăn trưa. Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi hiếm khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà tôi đã viết trên những tờ giấy nhắc việc. Tôi cũng kiểm tra lại đầu tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau đó tôi nhìn đồng hồ, rồi lại nhìn lại những tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang điểm … cứ liên tục như vậy.
Trang 1Kỹ năng giao tiếp - thuyết trình
Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục
”Anh có thể trình bày rõ hơn cho chúng tôi biết về công ty của mình không ?” Đó là những lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: một lời mời bạn đến thuyết trình cho một thân chủ, một khách hàng hay một nhà tài trợ đầy tiềm năng Điều khẳng định chắc chắn ở đây rằng là bạn vừa vui mừng vì cơ hội đến vừa lo lắng rằng mình sẽ làm hỏng cơ hội này Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng Mặc dù đó chỉ là một lời mời đi ăn trưa thân mật hay một cuộc họp với đầy đủ nhân vật quan trọng của giới kinh doanh nhưng bạn biết rằng mình phải nắm vững những gì định nói và nói như thế nào Tôi vẫn nhớ rõ một cuộc họp quan trọng trong những ngày tôi mới bước vào giới kinh doanh Tôi đã gửi một loạt thư đến danh sách các khách hành tiềm năng và một người rất quan trọng trong số đó đã mời tôi đi ăn trưa Tôi đã đến sớm - một việc mà trước đây tôi hiếm khi thực hiện rồi ngồi trong xe ô tô xem lại những ghi chú mà tôi đã viết trên những
tờ giấy nhắc việc Tôi cũng kiểm tra lại đầu tóc cũng như cách trang điểm của mình, sau
đó tôi nhìn đồng hồ, rồi lại nhìn lại những tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc và cách trang điểm … cứ liên tục như vậy
Tôi rất vui sướng vì hợp đồng đã được kí kết Trên thực tế vị khách hàng đó đã giúp đỡ tôi rất nhiều trong những năm đầu khi tôi mới chập chững bước vào công việc kinh doanh Kể từ đó tôi đã thực hiện hàng trăm cuộc thuyết trình và tôi đã học được một số kĩ năng quan trọng sau đây :
• Tạo dựng mối quan hệ tốt : Để mọi chuyện diễn ra tốt đẹp nhất thì điều quan trọng nhất chính là BẠN Trong khi bạn tập trung vào bản thuyết trình của mình thì mọi người cũng chăm chú phán đoán xem bạn có phải là kiểu người mà họ có thể tin tưởng và cùng hợp tác được không Do đó hãy thoải mái một chút và gây dựng các mối quan hệ cá nhân
• Đề cập ngay đến những điểm quan trọng nhất của bài thuyết trình : Ngay cả khi bạn không chuẩn bị sẵn sàng cho một cuộc thuyết trình trang trọng, thì cũng đừng đi lạc chủ
đề Hãy xác định rõ những điểm quan trọng nhất và trình bày chúng Bạn không hề muốn mình rời cuộc họp và chỉ trích bản thân rằng mình đã quên một điểm quan trọng có thể đem lại cơ hội cho mình chứ ?
• Chuẩn bị kĩ càng : Không chỉ chuẩn bị những gì bạn định trình bày mà bạn còn phải hiểu thính giả muốn gì nữa Tri thức là sức mạnh !
• Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWERPOINT nổi tiếng : Đặc biệt đối với những buổi thuyết trình trang trọng thì tôi gợi ý bạn nên sử dụng chương trình này Nó khiến bạn làm chủ mình và nhắc bạn đề cập đến những điểm quan trọng Chuẩn bị chương trình POWERPOINT là một thói quen tốt để vạch rõ những điểm mà bạn muốn trình bày ngay cả khi bạn không hề kết thúc bản diễn thuyết bằng cách chỉ sử dụng mỗi chương trình đó
Trang 2• Thực hành : Không những bạn phải thực hành bài diễn thuyết của mình nhiều lần trước khi bạn trình bày nó trực tiếp mà ít nhất bạn cũng phải vạch ra các viễn cảnh có thể xảy
ra Hãy sử dụng những bài thuyết trình này như là cách để làm cho ngôn từ và khả năng trình bày của bạn sắc bén hơn
• Đừng cho rằng các thính giả đã biết gì đó về bài diễn thuyết của bạn : Ngay cả khi bạn
đã gửi cho mọi người bản thảo của bài thuyết trình , thì một điều hầu như có thể chắc chắn là hầu như họ chưa đọc nó hoặc là không hiểu rõ nó lắm Tôi đã từng gửi cho một
số khách hàng tiềm năng của mình bản copy những quyển sách của tôi nhưng một số người thậm chí đã rất ngạc nhiên khi tôi nói rằng tôi là tác giả!
• Chuẩn bị sẵn các câu trả lời : Trước khi bạn đi diễn thuyết hãy đặt ra càng nhiều câu hỏi
có thể càng tốt và hãy chuẩn bị sẵn những câu trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng Bằng cách này bạn sẽ không bị bối rối và có thể trả lời “ Tôi rất vui khi ngài hỏi tôi vậy “ rồi trả lời những câu trả lời đã chuẩn bị sẵn của mình
• Biết những câu hỏi nào mà bạn sẽ không trả lời : Có những vấn đề không nên đem ra thảo luận ngay trong cuộc họp dầu tiên hay những chỗ đông người Bạn cần có những câu trả lời đánh lạc hướng những câu hỏi đó Ví dụ như “ có thể là đó chưa phải là lúc thích hợp để bàn luận về những vấn đề chuyên môn “ Cũng nên chuẩn bị nhưng câu trả lời thích hợp như “ Có lẽ hơi sớm để bàn về vấn đề này bởi vì tôi cũng chưa hoàn toàn nắm rõ về dự án này “
• Đưa ra những dự định tiếp theo : đừng quên trình bày rõ ràng về những gì tiếp theo Hoàn toàn có thể nói “ Vậy, bước tiếp theo là gì ? “ Đừng mong chờ thính giả sẽ đề xuất bước tiếp theo bởi vì có thể họ mong chờ bạn sẽ chỉ ra điều đó Có thể bạn sẽ cần phải quyết định một thời hạn chót để cho kết thúc chương trình
Một số phương pháp cho bài thuyết trình
Nếu bạn có tài liệu thì cũng không nên đọc từ đó ra Thính giả sẽ không biết nên đọc theo bạn hay là nghe bạn đọc
Đừng cho cả hai tay vào trong túi quá lâu, như thế trông bạn sẽ không chuyên nghiệp Bạn có thể đút một tay vào trong túi nhưng phải đảm bảo sẽ không phát ra tiếng động gì tương tự như tiếng chìa khoá leng keng Điều này sẽ làm phân tâm các thính giả đang theo giõi
Đừng quay bút vì điều này trông giống như việc bạn đang vung gươm chiến đấu với một con rồng vậy Chỉ dùng bút khi thật cần thiết và đặt bút xuống nếu không thính giả sẽ chú
ý tới “thanh gươm” này thay vì chú ý tới bạn
Đừng dựa vào bục diễn thuyết quá lâu, thính giả sẽ bắt đầu đoán xem khi nào thì bạn vấp ngã
Trang 3Hãy thuyết trình với thính giả chứ không phải là các thiết bị hỗ trợ hình ảnh hoặc là nhìn lên trần nhà Cũng đừng đứng giữa các thiết bị hỗ trợ hình ảnh và khán giả
Nói to, rõ ràng cho mọi người cùng nghe, đừng phát biểu với một giọng đều đều Hãy lên giọng khi cần thiết để nhấn mạnh những điểm quan trọng
Một điều bất lợi khi diễn thuyết đó là thính giả không thể biết khi nào có dấu chấm câu, điều này rất dễ gây hiểu lầm Cách tốt nhất để khắc phục vấn đề này là tạm dừng khi cần thiết
Sử dụng phông nền màu cho các hình minh hoạ và phim đèn chiếu (ví dụ như màu vàng)
vì đèn sáng quá có thể làm chói mắt thính giả và rất dễ gây cảm giác mỏi mắt Nếu hình minh hoạ của bạn trong suốt, bạn nên đặt một tờ giấy màu vàng ở dưới Đối với phim máy đèn chiếu, hãy dùng một chiếc kẹp cao su cố định tờ giấy bóng kính màu với bề mặt kính
Nhớ tên từng thính giả càng nhanh càng tốt Để tạo không khí nên gọi thính giả bằng họ hoặc gọi là: quí bà, quí ông, quí cô
Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn được gọi
Chú ý lắng nghe ý kiến và nhận xét Sử dụng phương pháp tư duy phiến diện (tiếp thu ý kiến có lợi hơn là bác bỏ) thính giả sẽ thấy ý tưởng, ý kiến, nhận xét của họ là rất có ích Khi thuyết trình bạn nên đi quanh phòng Điều này sẽ tạo cảm giác thân thiện giữa bạn và thính giả
Lên danh sách và thảo luận về những vấn đề chính ngay từ đầu bài thuyết trình để thính giả có thể đánh giá xem bài thuyết trình của bạn đáp ứng được yêu cầu của họ như thế nào Thảo luận về một số vấn đề khó khăn mà cả họ và bạn cùng gặp phải Cho họ biết những gì họ có thể hy vọng ở bạn và bạn sẽ hoàn tất công việc như thế nào
Thay đổi các phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu phim, sử dụng phim đèn chiếu, sách tham khảo )
Chuẩn bị bài thuyết trình trước khi thính giả đến và là người ra về cuối cùng
Chuẩn bị để có thể chuyển phương án mới trong trường hợp bài diễn thuyết của bạn gặp trục trặc Cần phải tự tin vào những gì bạn đã chuẩn bị để gây được sự chú ý, quan tâm của thính gi, không phải chỉ là phác thảo bài thuyết trình mà cần xác định rõ cách thức tiến hành Vận dụng kinh nghiệm và kiến thức để liên kết các vấn đề với nhau
Đừng trình bày quá 7 chủ đề trong một trang hoặc bảy từ trong một dòng (quy tắc 77) Nên sử dụng các màu sáng rõ, hình minh hoạ cũng cần phải rõ ràng
Cân nhắc thời gian thích hợp trong ngày và thời lượng buổi diễn thuyết, bởi yếu tố này
Trang 4cũng ảnh hưởng nhiều tới thính giả Đối với các diễn giả chuyên nghiệp thời điểm sau bữa trưa được coi là thời điểm bất lợi nhất Thính giả dường như muốn ngủ trưa hơn là nghe diễn thuyết
Hầu hết mọi người đều thấy rằng dù họ đã chuẩn bị sẵn thì bài diễn thuyết vẫn dài hơn 25% so với dự định.Việc sử dụng các tập giấy lớn để trên bàn và các dụng cụ hỗ trợ hình ảnh cũng gây mất thời gian Hãy nhớ rằng: kết thúc bài diễn thuyết sớm hơn dự định bao giờ cũng tốt hơn là việc vượt quá thời gian cho phép
Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi khi diễn thuyết trước đám đông
Nếu như có ai đó hỏi bạn danh sách những việc mà bạn sợ nhất trong cuộc sống , tôi dám nói rằng việc sợ đứng phát biểu trước công chúng sẽ đứng đầu tiên hay gần vị trí này nhất trong danh sách của bạn Theo các số liệu thống kê, nỗi sợ này còn đứng trên cả nỗi lo sợ
về rủi ro tài chính, sợ nhện và rắn Theo từ điền thì “lo sợ” là: “cảm giác hoảng hốt hay khiếp sợ gây ra do nguy hiểm, bệnh tật hay các thảm hoạ”
Lo sợ là cảm xúc tự nhiên mà tất cả chúng ta đã từng trải qua để cảnh báo bản thân trước những mối nguy hiểm Nếu thiếu chúng, hầu như chác chắn rằng chúng ta không thể tồn tại được Tuy nhiên lo lắng một cách vô lí lại là một cảm xúc mang tính tiêu cực và tự chuốc lấy thất bại cho bản thân vì nó sẽ ngăn cản chúng ta trong việc đạt đến tiềm năng tối đa của mình
Để giảm thiểu tối đa nỗi lo lắng và giải quyết các khó khăn,việc quan trọng là phải xác định rõ nguyên nhân Các khách hàng của tôi đã cho rằng những nỗi lo sợ chủ yếu của họ là:
1 Sợ gây ra sai lầm : Ai cũng có thể mắc sai lầm nhưng vấn đề quan trọng ở đây là bạn giải quyết sai lầm như thế nào Nếu như đó chỉ là một sai lầm nhỏ, bạn hãy lờ nó đi và tiếp tục diễn thuyết.Thính giả sẽ không chú đến nó trừ khi bạn hiển nhiên thể hiện phản ứng với nó bằng lời nói Nếu như đó là sai lầm mà bạn không thể cho qua được, cũng đừng xin lỗi.Hãy thừa nhận nó và nếu có thể, hãy nhìn nhận nó dưới khiá cạnh hài
hước.Thính giả sẽ đánh giá cao việc bạn giải quyết nó một cách thoải mái
2 Cảm thấy tẻ nhạt: Nếu bạn nghĩ là mình tẻ nhạt, bạn sẽ trở nên như vậy Hãy nắm rõ và
kĩ lưỡng chủ đề của bạn, phát biểu với sự nhiệt thành nhất Hãy chân thành và chứng tỏ cho khán giả biết bạn đang rất hạnh phúc Sử dụng các biến tố, cụm từ , trọng âm từ hay các đoạn tạm dừng để nhấn mạnh sác thái và tầm quan trọng của những gì bạn đang nói Nếu bạn tỏ ra thú vị bạn sẽ không thấy mình tẻ nhạt
3 Vô cảm hoặc hay quên: Tránh việc học thuộc lòng bài diễn thuyết Nếu như bạn quá bồn chồn lo lắng, bạn sẽ hay quên Việc ghi nhớ phần mở đầu của bài diễn thuyết sẽ giúp bạn ổn định và vượt qua sự hồi hộp trong những phút đầu Đồng thời, việc ghi nhớ phần kết thúc sẽ khiến bạn có thể kết thúc cùng với tiếp xúc trực tiếp bằng mắt Nếu như bạn
có sử dụng các ghi chép, ghi chú hãy sử dụng các font chữ lớn với khoảng cách rộng để
dễ đọc.Tránh việc lúc nào cũng dính chặt với bản thảo của bạn bằng cách thường xuyên
Trang 5có tiếp xúc mắt với thính giả bởi vì họ muốn nhìn thấy sự biểu lộ trong mắt cũng như trên khuôn mặt bạn
4 Chuẩn bị bản thân kĩ lưỡng: Bạn càng nắm chắc chủ đề của mình bao nhiêu, bạn càng
ít bị stress và kiểm soát nỗi lo sợ của mình dễ dàng bấy nhiêu Sẽ rất khó để giao tiếp hiệu quả khi bạn đang lo sợ, hồi hộp hay stress Hãy hình dung bạn đang diễn thuyết như một nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ mọi suy nghĩ tiêu cực và thay vào đó là những suy nghĩ tích cực
5 Thực hành : Không có biện pháp thay thế nào khác ngoài việc thực hành, có thể nó không khiến bạn hoàn hảo hơn nhưng chắc chắn nó sẽ khiến bạn thư giãn và dễ chịu hơn
Sử dụng đài ghi âm hay camera để làm quen với giọng nói, phong cách và ngôn ngữ cơ thể của mình hơn Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn và hỏi họ lời nhận xét cũng như các lời khuyên
6 Thư giãn và luôn là chính bạn: Trứơc khi bắt đầu diễn thuyết, việc hít sâu vài lần sẽ giúp bạn cảm thấy dễ chịu hơn Trao đổi với thính giả chứ không phải một mình bạn nói Hãy sôi nổi trong việc phát biểu và sử dụng văn phong đàm thoại thoải mái để thể hiện tính cách của bạn Cũng đừng quá lo ngại khi có một số thời điểm mọi thứ rơi vào im lặng
7 Sử dụng khiếu hài hước : Hài hước ngay từ lúc mở đầu sẽ khiến bạn thoải mái và khiến thính giả đựơc khởi động Bất cứ lúc nào có thể, hãy làm phong phú bài diễn thuyết của bạn bằng cách kể những câu chuyện hay sự kiện hài hước thích hợp nhay cả khi đề tài của bạn cực kì nghiêm túc Điều này sẽ thiết lập nên một mối liên hệ với thính giả
Nỗi lo sợ có thể sẽ khiến bạn lo lắng nhưng lo lắng không khiến bạn sợ hãi được Mặc dù nỗi lo sợ rất khó thay đổi nhưng khi lo lắng được chuyển thành năng lượng thì nó có thể
là một sức mạnh tích cực mang đến sự nhiệt tình và sinh khí cho bài diễn văn của bạn Tất cả mọi người đều có thể dựa vào năng lượng sinh ra do lo lắng của mình để tăng cường hoạt động của họ và bạn cũng có thể làm như vậy Hãy điều khiển nỗi sợ hãi của bạn chứ đừng để chúng điều khiển bạn
Mục tiêu của bạn là cảm thấy thoải mái khi diễn thuyết trứơc đám đông, hãy tận dụng mọi cơ hội để trình bày trước đám đông nhiều nhất có thể bởi vì nó không hề đáng sợ như bạn nghĩ thậm chí trái lại nó còn rất thú vị !
Những kĩ năng giao tiếp
Quan sát
Giao tiếp là một quá trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi đi và nhận về những dấu hiệu Những người được giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận những dấu hiệu nhờ đó họ có thể là người tiên phong thực hiện việc giao tiếp chứ không phải chỉ là người phản ứng trở lại những gì họ được nhận Trong khi giao tiếp, hãy
đi vào thế giới của người đối thoại Hãy đọc ngôn ngữ của cơ thể, âm thanh của giọng
Trang 6nói, những lời nói và cả những sự im lặng
Hỏi những câu hỏi mở
Hãy nhớ rằng, mục đích của bạn là nhận đủ thông tin để bạn có thể làm việc với người khác nhằm giải quyết các vấn đề và tăng cường năng suất làm việc Một câu hỏi Có/ Không (hay một câu hỏi đóng) sẽ chỉ đem lại cho bạn một câu trả lời Có hay Không mà thôi Một câu hỏi được bắt đầu với từ „Tại sao” có thể đặt người khác vào thế phòng thủ Hãy nghĩ về phản ứng của bạn sẽ như thế nào khi được hỏi câu hỏi như „Tại sao bạn lại đến muộn? Tại sao bạn lại hành động như vậy?”
Tích cực lắng nghe và tránh xen vào những vấn đề của người khác
Khá thường xuyên những ý định tốt khiến chúng ta đưa ra cách giải quyết cho những vấn
đề của người khác trong khi họ thực sự không muốn nhận lời khuyên, nhưng thay vào đó đơn giản là họ muốn được lắng nghe Những lời bình phẩm như „Thật đau khổ cho anh Anh trông có vẻ giận dữ Hình như là anh đang cảm thấy chán nản” dường như khá yếu
ớt và không mấy hiệu quả nếu bạn quen với việc nói chuyện trực tiếp và đưa ra những mệnh lệnh Nhưng sự đầu tư trước đó sẽ thật đáng giá bởi những kết quả thu được từ việc lắng nghe theo kiểu này Một khi người ta cảm thấy được lắng nghe một cách thực sự, họ
sẽ trao cho bạn nhiều thông tin hơn, đó là những gì mà bạn muốn bởi vì nó đem lại cho bạn quyền điều khiển
Điều chỉnh những câu trả lời của bạn bằng việc sử dụng kĩ thuật ngôn ngữ
Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm về những cảm giác của mình Bạn không nên, tôi nhắc lại là không nên, khiển trách nhân viên của bạn chỉ vì những hành động của họ, nhưng bạn sẽ chỉ ra cho họ thấy hành vi của họ ảnh hưởng như thế nào đến cảm giác của bạn Để bắt đầu, hãy nhận xét về những hành động bạn thực sự quan sát được và nói rõ những hậu quả Kết thúc với việc gắn kết nhân viên của bạn với một cách giải quyết vấn
đề mang tính hợp tác
Đây là một ví dụ: „Khi anh đưa cho tôi bản báo cáo vào phút cuối cùng (sự thực), tôi cảm thấy rất nản lòng bởi vì tôi phải làm việc một cách vội vã và tôi băn khoăn liệu mình có
bỏ qua những lỗi lầm và có kết thúc bằng việc quát mắng anh hay không (đưa ra những hậu quả có tính chất quan trọng với những vấn đề đó) Tôi mong sao anh đưa nó cho tôi sớm hơn một chút (nói rằng bạn muốn hành vi đó thay đổi theo cách „bắt đầu thực hiện a” không cùng với „ngừng làm b” do đó cả hai chúng ta sẽ bớt căng thẳng hơn (khẳng định những lợi ích) Anh nghĩ sao về điều này?”…
Nối kết những câu nói của bạn với ngôn ngữ của cơ thể
Nếu bạn là một người chân thật, ngôn ngữ của cơ thể bạn sẽ khẳng định điều đó Nếu bạn cảm thấy giận dữ và phủ nhận nó, âm thanh giọng nói của bạn có thể đưa bạn đi xa Là một người chân thật, sau đó thực hiện một cuộc kiểm tra cơ thể để chắc chắn rằng những lời nói của bạn phù hợp với những cử chỉ phi lời nói của bạn
Trang 7Đảm bảo được việc những lời nói của bạn được hiểu đúng
Khi chúng ta nói về những yếu tố được đưa vào nhằm đảm bảo những lời nói ra của bạn được hiểu đúng trong phần trước (Giao tiếp trong nhóm của bạn), có rất nhiều những điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo những thông điệp nói của bạn được hiểu đúng hết lần này đến lần khác
Mặc dù có vể như rất rõ ràng và rất đơn giản nhưng những điều này bao gồm:
• Thông điệp của bạn phải rõ ràng
• Có sự chuẩn bị
• Thông điệp của bạn phải đơn giản
• Khi truyền thông điệp cần phải sống động
• Hãy tự nhiên
• Thông điệp phải chính xác
Sự chuẩn bị không được coi trọng Trong thực tế, đó là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định thành công trong giao tiếp của bạn Nếu có thể hãy chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói và diễn thuyết, do vậy hãy cho chính bản thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, hãy để ý đến toàn bộ quá trình giao tiếp (người truyền đạt thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, những phản hồi và bối cảnh) Bằng cách chú ý đến từng bước của quá trình
và chuẩn bị trên cơ sở đó, bạn sẽ đảm bảo được việc giao tiếp của mình có hiệu quả hơn, được hiểu đúng hơn
Tất nhiên, không phải tất cả việc giao tiếp đều có thể được chuẩn bị trước Trong tình huống này, việc chuẩn bị có nghĩa là bạn hiểu rõ được những gì đang diễn ra để bạn có thể giao tiếp hiệu quả với nguồn hiểu biết bạn có, cả bằng lời nói và viết
Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước:
Hãy tự hỏi những câu hỏi: Ai? Cái gì? Như thế nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn đang nói với ai? Niềm hứng thú, những phỏng đoán trước và giá trị của họ là như thế nào? Họ
có gì chung với những người khác; họ khác ở điểm nào?
Bạn muốn giao tiếp cái gì? Một trong những cách để trả lời câu hỏi này là tự hỏi chính bạn về “tiêu chuẩn thành công” Làm sao để bạn biết rằng liệu bạn đã giao tiếp thành công cái bạn nghĩ chưa và khi nào thì bạn làm được điều đó?
Bạn làm như thế nào để truyền đạt được tốt nhất thông điệp của mình? Trong trường hợp này yếu tố ngôn ngữ là rất quan trọng, cũng giống như những yếu tố khác đã nói ở trước Hãy lựa chọn ngôn từ và những yếu tố phi ngôn ngữ khác bạn có thể sẽ phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp của bạn Hãy chuẩn bị phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc Nếu có thời gian, hãy chuẩn bị cả các dụng cụ hỗ trợ về nghe nhìn
Khi nào? Vấn đề thời gian là rất quan trọng ở đây Hãy tự rèn luyện cảm giác về thời gian
để mọi việc được diễn ra theo đúng sắp xếp của bạn Có những lúc cần phải nói nhưng
Trang 8cũng có những lúc cần phải im lặng “Im lặng đôi khi còn tốt hơn là nói nhăng nói quậy”
Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên của việc giao tiếp trong đầu bạn là gì? Bạn có thể cần có thời gian để thăm quan trước nơi mình sẽ nói và có thể cần phải sắp xếp lại đồ đạc ở đó Hãy kiểm tra cả khả năng sử dụng các phương tiện nghe nhìn ở đó
Tại sao? Để có thể biến những người nghe thành những người nghe và hiểu, bạn phải biết
lý do tại sao họ nên nghe bạn nói - và nếu có thể thì hãy nói điều đó cho họ Cái gì đã thuyết phục họ nghe bạn Điều này cho người khác thấy được là bạn biết chính bạn cũng hiểu được lý do bạn muốn có sự giao tiếp này - giá trị hay niềm hứng thú mà bạn chuẩn
bị nói ra vói họ Hãy luôn chính xác Ngắn gọn Dùng những câu từ ngắn gọn Nếu có thể hãy dùng thêm những ví dụ minh họa ngắn gọn, dễ hiểu
Một cái nhìn sâu hơn về quá trình giao tiếp
Tại sao các kỹ năng giao tiếp lại quan trọng như vậy:
Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này Điều này tạo nên những rối loạn không cần thiết và giảm hiệu quả
Thực tế thì một thông điệp chỉ thật sự thành công khi cả người gửi và người nhận điều lĩnh hội nó theo cùng một cách
Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp
Trong một cuộc điều tra mới đây về những thành viên mới của một công ty với hơn
50000 nhân viên, người ta đã cho rằng kỹ năng giao tiếp là yếu tố mang tính quyết định trong việc tuyển chọn một người quản lý Cuộc điều tra do trường Đại học Thương mại Pittsburgh của đã chỉ ra rằng các kỹ năng giao tiếp bao gồm cả việc trình bày nói và viết cũng như khả năng lam việc với người khác là những yếu tố chính tạo nên thành công trong nghề nghiệp
Mặc dù càng ngày người ta càng nhận thức rõ hơn về tầm quan trọng của các kỹ năng giao tiếp, nhiều cá nhân vẫn đang chật vật vì điều này, họ không thể trao đổi những suy nghĩ và ý tưởng của họ một cách hiệu quả - cả ở dạng nói hay viết Sự hạn chế này khiến
họ gần như không thể thể hiện được hết khả năng của mình trong công việc cũng như không tiến thân được
Truyền đạt được thông điệp của mình là yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm được
Trang 9điều này, bạn phải hiểu thông điệp của mình là gì, đối tượng của thông điệp đó là ai, và thông điệp đó sẽ được lĩnh hội như thế nào Bạn cũng cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp của mình ví dụ như tình huống thực tế hay bối cảnh văn hóa
Các kỹ năng giao tiếp - Tầm quan trọng của việc loại bỏ những rào cản:
Những rào cản trong giao tiếp có thể phát sinh trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình giao tiếp (bao gồm người gửi thông điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, và những phản hồi lại thông điệp - xem biểu đồ bên dưới) và có nguy cơ gây nên sự hiểu lầm và lẫn lộn
Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp
Sender: Người gửi thông điệp
Message: Thông điệp
Channel: Kênh truyền thông điệp
Receiver: Người nhận thông điệp
Feedback: Những phản hồi
Context: Bối cảnh
Để giao tiếp có hiệu quả và truyền đạt được thông điệp của mình mà không bị hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế những ảnh hưởng của các rào cản ngay trong mỗi bước của quá trình bằng cách giao tiếp một cách rõ ràng, mạch lạc, chính xác trên cơ
sở có chuẩn bị chu đáo Chúng tôi tuân theo các bước sau:
Người gửi
Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thồn điệp
Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới) Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai
Thông điệp
Tiếp theo, hãy để tâm đến thông điệp của bạn Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động
Kênh truyền đạt thông điệp
Trang 10Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo
Người nhận thông điệp
Những thông điệp sau được truyền đạt đến người nhận Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý
Những phản hồi
Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không
Bối cảnh
Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.)
Loại bỏ các rào cản trong mỗi bước của quá trình
Để truyền đạt thông tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ những rào cản tồn tại trong mỗi bước của quá trình giao tiếp
Hãy bắt đầu với chính thông điệp của bạn Nếu thông điệp của bạn quá dài dòng, không
có tổ chức chặt chẽ, hoặc có những thiếu sót thì nó có thể bị hiểu sai hoặc dịch sai Việc
sử dụng không tốt ngôn ngữ khi nói cũng như các cử chỉ khi nói cũng có thể gây nên điều tương tự
Những rào cản trong bối cảnh có thể phát sinh do người tiếp nhận đưa ra quá nhiều thông tin trong thời gian quá ngắn Khi có cảm giác như vậy, ít thưòng tốt hơn là nhiều Tốt nhất là hãy chú ý đến yêu cầu về thời gian của người khác, đặc biệt là trong xã hội bận rộn ngày nay Một khi bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu được nền văn hóa của người tiếp nhận thông điệp, hãy đảm bảo bạn có thể chuyển đổi và truyền đạt thông điệp của mình tới những người có nền tảng khác nhau, từ những nền văn hóa khác nhau
5 Kỹ năng giao tiếp thiết yếu đối với các chủ doanh nghiệp
Kĩ năng 1: Nói
Kĩ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh-nó đã trở thành một