II. Điều khoản cụ thể:
Sổ Cái (Trích)
3.1.2. Những tồn tạ
Bên cạnh những kết quả trên, Công ty TNHH Sơn Hà cũng gặp phải những khó khăn và tồn tại nhất định, đó là:
3.1.2.1. Về tình hình luân chuyển chứng từ
Tình hình luân chuyển chứng từ của Công ty còn tồn tại 2 hạn chế lớn:
Thứ nhất, là về việc chuyển chậm chứng từ về phòng Tài chính – kế toán: Do Công ty áp dụng phương thức giao khoán giữa các đội kế toán không có tổ chức bộ máy kế toán riêng nên các chứng từ sẽ được chuyển từ đội thi công lên phòng Tài chính - Kế toán để tiến hành hạch toán chi phí sản xuất. Để tiết kiệm thời gian và chi
92
phí thì các đội xây dựng thường hoàn chứng từ một lần vào cuối tháng hoặc sang đầu tháng sau. Do đó, công việc của kế toán thường tập trung nhiều vào cuối tháng, khối lương công việc nhiều, số nghiệp vụ phát sinh không được dàn đều vào các ngày trong tháng dẫn đến hiện tượng thiếu, sót mỗi khi kế toán vào sổ, tiến độ công việc không đảm bảo. Việc luân chuyển chứng từ đôi khi cũng gặp khó khăn nên chứng từ được chuyển về muộn, làm kế toán không tổng hợp được số liệu trong tháng và phải dồn sang tháng khiến độ chính xác về chi phí của 1 tháng hoặc 1 quý bị ảnh hưởng.
Thứ hai, là việc xảy ra tình trạng mất chứng từ: Vì các đội xây dựng thường đi theo công trình nên các khu văn phòng làm việc thường được xây dựng tạm thời, lộn xộn, nhiều người ra vào làm cho việc lưu trữ các chứng từ gặp khó khăn và dễ gây thất lạc chứng từ.
3.1.2.2. Về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của Công ty còn tồn tại 2 hạn chế lớn sau:
Thứ nhất, kế toán tại Công ty không nắm bắt được một cách chính xác số lượng nguyên vật liệu cần dùng trong thực tế: Vật liệu sử dụng thi công cho công trình được mua và vận chuyển thẳng đến chân công trình. Kế toán đội tập hợp và gửi hợp đồng mua bán, hóa đơn lên Phòng Tài chính – Kế toán của công ty. Kế toán tại công ty chỉ căn cứ vào các chứng từ mua vật liệu này để tiến hành định khoản, theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ chứ không nắm rõ được số vật liệu thực tế sử dụng là bao nhiêu, nguyên vật liệu có được sử dụng hết hay không, làm cho việc xác định chi phí không chính xác, dẫn đến việc xác định khối lượng xây lắp theo đó cũng không đảm bảo.
Thứ hai, là kế toán công ty không quản lý và nắm bắt được chất lượng nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu được các đội thi công trực tiếp mua và quản lý nên đôi khi sẽ xuất hiện hiện tượng thất thoát nguyên vật liệu, chất lượng nguyên vật liệu mua không tốt, không đảm bảo yêu cầu kĩ thuật. Xuất hiện hiện tượng bớt xén nguyên vật liệu để được hưởng thêm một khoản lợi nhuận bên ngoài làm chất lượng công trình kém, không đủ yêu cầu kĩ thuật, dễ gây ra các tai nạn, ảnh hưởng đến uy tín của Công ty.
3.1.2.3. Về chi phí sản xuất chung
Trong quá trình thi công các công trình, chi phí sản xuất chung của Công ty cũng còn những tồn tại sau:
Thứ nhất, là thời gian vận chuyển công cụ dụng cụ đến chân công trình: Do đặc điểm của các công trình xây lắp là không cố định, thường ở vị trí xa nên việc cung cấp
các loại công cụ, dụng cụ từ kho của Công ty đến công trình vẫn còn gặp khó khăn, tốn nhiều thời gian vận chuyển và các thủ tục thì nhiều. Công cụ dụng cụ không được chuyển đến công trình đúng thời gian sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công của công trình.
Thứ hai, là chi phí công cụ, dụng cụ tại các đội xây dựng không được tập hợp và phần bổ: Tại các đội xây dựng, một số công cụ dụng cụ có giá trị dưới 3.000.000 đồng dùng cho việc xây lắp có thời gian sử dụng dài và rất đa dạng, phong phú về chủng loại. Theo yêu cầu của chế độ kế toán, đối với những công cụ dụng cụ có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài kế toán cần phân bổ vào trong nhiều kỳ sản xuất. Tuy nhiên, kế toán tại công ty lại không tiến hành phân bổ nhiều kỳ mà lại tính toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất vào ngay chi phí của kỳ đầu tiên. Vì vậy khiến cho giá thành sản phẩm của kỳ đó tăng lên, còn giá thành của các kỳ khác lại không được phản ánh hết. Do đó việc tính toán giá thành sản phẩm không chính xác.
3.1.2.4. Về tài khoản kế toán
Tại công ty, kế toán sử dụng chung tài khoản 334 – “Phải trả người lao động” để tiến hành hạch toán lương cho công nhân thuộc biên chế của công ty và cho lao động thuê ngoài mà không mở sổ chi tiết để theo dõi riêng. Điều này khiến cho công tác quản lý và theo dõi khoản chi phí tiền lương không rõ ràng, khó phân biệt được khoản nào là hoản phải trả cho công nhân biên chế và khoản nào là khoản phải trả cho công nhân thuê ngoài.