KỸ NĂNG GIAO TIẾP THÀNH CÔNG

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi người

Trang 1

Giao tiếp trong kinh doanh

Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó là Cấu trúc (Structure), Sự rõ ràng (Clarity), Nhất quán (Consistency), Phương tiện truyền đạt

(Medium), Thích hợp (Relevancy), Trước tiên/Mới đây (Primacy/Recency) và Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2).

Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng dụng tốt 7 yếu tố trên là rất quan trọng Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu tố một…

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một

số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu

Trong các trường hợp này, kích cỡ không quan trọng, quy tắc giao tiếp là bất biến

Mở đầu

Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp là gì Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại

Nội dung

Đây là nơi bạn trình bày “trái tim” của thông điệp giao tiếp

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới

Môn : GIAO TIẾP TRONG KINH DOANH

Lớp : QTKD 2

Tên : HUỲNH NGỌC VẸN

1

Trang 2

Mở đầu

Nội dung

ĐỀ TÀI : KỸ NĂNG GIAO TIẾP THÀNH

CÔNG

Bảy nhân tố cơ bản trong giao tiếp kinh doanh

Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó là Cấu trúc, Sự

rõ ràn, Nhất quán , Phương tiện truyền đạt , Thích hợp , Trước tiên/Mới đây và Nguyên tắc

2

Trang 3

Mở đầu

Nội dung

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới tâm lý 7±2

1 Cấu trúc

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng Nó sẽ giúp các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của mọi

3

Trang 4

Mở đầu

Nội dung

Trang 5

Mở đầu

Nội dung

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng nữa

- bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang web,…

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu

Mở đầu

5

Trang 6

Mở đầu

Nội dung

Phần mở đầu cho phép đối tượng giao tiếp nhanh chóng hiểu được nội dung giao tiếp

là gì

Một phần mở đầu ngắn gọn, đi thẳng luận điểm và đôi chút độc đáo sẽ để người nghe của bạn nhanh chóng quyết định có nên tiếp tục chú tâm vào nội dung giao tiếp còn lại

Nội dung

6

Trang 7

Mở đầu

Nội dung

Trong phần nội dung thông điệp này, bạn sẽ truyền tải tất cả các chi tiết, số liệu liên quan tới hành động mà bạn muốn đối tượng giao tiếp thực hiện sau khi nghe thông điệp của bạn

Những số liệu, chi tiết hay hình vẽ minh hoạ, bạn giới thiệu rõ ràng, có trọng điểm và

dễ hiểu Đừng làm đối tượng giao tiếp sa lầy bởi những thông tin không mấy liên quan, các hình vẽ phức tạp, những con số và màu sắc khó đọc

Có một phương thức hiệu quả đó là đưa những hình vẽ bạn sẽ giới thiệu cho một đứa

7

Trang 8

Mở đầu

Nội dung

trẻ lớp bảy xem Nếu đứa trẻ có thể hiểu được, thì bạn đang có một cơ hội giao tiếp hiệu quả với mọi người

Kết thúc

Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong muốn

họ sẽ thực hiện tiếp theo

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn

8

Trang 9

Mở đầu

Nội dung

càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu

2 Rõ ràng

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông điệpphức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung vàođấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp tới -

9

Trang 10

Mở đầu

Nội dung

trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt

3 Nhất quán

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải một thông điệp thiếu nhất quán Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy trong thông điệp giao tiếp của bạn

10

Trang 11

Mở đầu

Nội dung

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động theo những gì bạn mong muốn Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp giao tiếp khác trong tương lai của bạn

Sự thiếu nhất quán ở đây không chỉ là giữa các thông điệp giao tiếp khác nhau mà nó

có thể nằm ngay trong một thông điệp khiến người nghe không thể hiểu nổi

Bạn cần dùng từ chính xác, với các luận điểm không lan man từ đối tượng thứ nhất sang đối tượng thứ ba và ngược lại Cũng như vậy, chủ đề tổng thể của thông điệp

11

Trang 12

Mở đầu

Nội dung

giao tiếp là không được thay đổi

4 Phương tiện truyền đạt

Nếu công cụ duy nhất bạn có trong túi dụng cụ đó là chiếc búa, vật tiếp theo bạn nên tìm kiếm đó là chiếc đinh

Tương tự như vậy, nếu bạn tin rằng tất cả công cụ giao tiếp bạn có chỉ là PowerPoin, thì nên nhanh chóng tìm kiếm những công cụ giao tiếp mới

12

Trang 13

Mở đầu

Nội dung

Có vô số các phương thức khác nhau để truyền đạt thông điệp của bạn Điểm quan trọng là lựa chọn đúng phương tiện

Vậy đâu là phương tiện truyền đạt thích hợp nhất? Đó chính là phương tiện có thể truyền đạt thông điệp của bạn:

- với độ chuẩn xác cao nhất;

- với khả năng cao nhất có thể giúp người nghe hiểu được;

13

Trang 14

Mở đầu

Nội dung

- với chi phí tài chính thấp nhất;

- với chi phí thời gian ngắn nhất

Chú ý: nó phải đáp ứng tất cả các yếu tố này Hoàn toàn lẵng phí nếu bạn bỏ ra một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố trên

Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc phối kết hợp các phương tiện sau:

14

Trang 15

Mở đầu

Nội dung

Trang 16

Mở đầu

Nội dung

Trang 17

Mở đầu

Nội dung

Trang 18

Mở đầu

Nội dung

- Cd-rom/DVD

5 Thích hợp

Rất nhiều người ngày nay vẫn tin rằng mọi người sẽ quan tâm tới thông điệp giao tiếpcủa họ - và sau đó tiếp tục đẩy mạnh giao tiếp với bất cứ ai hay tất cả mọi người họ

có thể tìm thấy bất chấp nội dung thông điệp có thực tương thích hay không

Thực tế tâm lý của con người là trừ khi một ai đó quan tâm tới chủ đề thông điệp của bạn, còn bằng không chắc chắn họ sẽ không chú ý tới những gì bạn truyển đạt Nói

18

Trang 19

Mở đầu

Nội dung

cách khác, nếu bạn buộc họ phải quan tâm tới thông điệp của bạn, bạn đang đẩy họ vào vị thế chống lại bạn và đương nhiên trong tương lai họ sẽ không chú ý tới các thông điệp bạn đưa ra cho dù nó thích hợp thế nào chăng nữa

6 Trước tiên/Mới đây

Bạn cần biết rằng các giao tiếp kinh doanh được ghi nhớ bởi một hoặc cả hai yếu tố sau:

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần mở đầu;

19

Trang 20

Mở đầu

Nội dung

- sự mạnh mẽ và đáng nhớ của phần kết thúc;

Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu tiên

là “Tác động Trước tiên” (Primacy Effect) Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect)

Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất với

họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết thúc mạnh

mẽ và đáng nhớ

20

Trang 21

Mở đầu

Nội dung

Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối tượnggiao tiếp:

- một trích dẫn;

- một câu nói đùa;

- một lời đồn;

21

Trang 22

Mở đầu

Nội dung

- một tuyên bố đặc biệt

Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề giao tiếp Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,… thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội Họ có cảm giác mình bị lừa bịp

Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người

22

Trang 23

Mở đầu

Nội dung

Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn Giao tiếp kinh doanh mang tínhnghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người nghe mà vẫn giữ được các nguyên tắc như trên

Nếu bạn quyết định sử dụng yếu tố hài hước trong các giao tiếp, hãy nhớ kỹ các nguyên tắc sau:

- Kể một câu chuyện như thể nó là sự thực Điểm nút sẽ thú vị hơn nhiều nếu chúng

ta không mong đợi nó

23

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	149,5 KB

KỸ NĂNG GIAO TIẾP THÀNH CÔNG

Nguyên tắc tâm lý 7±2 (bảy cộng trừ hai)