Kỹ năng giao tiếp thuyet trinh (2)

Kỹ giao tiếp - thuyết trình Thứ sáu, 12 tháng 2009 09:19 Bài thuyết trình đầy tính thuyết phục "Anh trình bày rõ cho chúng tơi biết cơng ty khơng?" Đó lời mà bạn vừa sợ vừa muốn nghe: lời mời bạn đến thuyết trình cho thân chủ, khách hàng hay nhà tài trợ đầy tiềm Điều khẳng định chắn bạn vừa vui mừng hội đến vừa lo lắng làm hỏng hội Những buổi thuyết trình quan trọng thường khiến bạn lo lắng Mặc dù lời mời ăn trưa thân mật hay họp với đầy đủ nhân vật quan trọng giới kinh doanh bạn biết phải nắm vững định nói nói Tơi nhớ rõ họp quan trọng ngày bước vào giới kinh doanh Tôi gửi loạt thư đến danh sách khách hành tiềm người quan trọng số mời tơi ăn trưa Tôi đến sớm - việc mà trước thực ngồi xe ô tô xem lại ghi mà viết tờ giấy nhắc việc Tôi kiểm tra lại đầu tóc cách trang điểm mình, sau tơi nhìn đồng hồ, nhìn lại tờ giấy nhắc việc, xem lại đầu tóc cách trang điểm liên tục Tơi vui sướng hợp đồng ký kết Trên thực tế, vị khách hàng giúp đỡ nhiều năm đầu chập chững bước vào công việc kinh doanh Kể từ đó, tơi thực hàng trăm thuyết trình tơi học số kỹ quan trọng sau đây: • Tạo dựng mối quan hệ tốt: Để chuyện diễn tốt đẹp điều quan trọng BẠN Trong bạn tập trung vào thuyết trình người chăm phán đốn xem bạn có phải kiểu người mà họ tin tưởng hợp tác khơng Do đó, thoải mái chút gây dựng mối quan hệ cá nhân • Đề cập đến điểm quan trọng thuyết trình: Ngay bạn khơng chuẩn bị sẵn sàng cho thuyết trình trang trọng, đừng lạc chủ đề Hãy xác định rõ điểm quan trọng trình bày chúng Bạn khơng muốn rời họp trích thân qn điểm quan trọng đem lại hội cho chứ? • Chuẩn bị kỹ càng: Khơng chuẩn bị bạn định trình bày mà bạn phải hiểu thính giả muốn Tri thức sức mạnh! • Chuẩn bị chương trình diễn thuyết POWER POINT tiếng: Đặc biệt buổi thuyết trình trang trọng tơi gợi ý bạn nên sử dụng chương trình Nó khiến bạn làm chủ nhắc bạn đề cập đến điểm quan trọng Chuẩn bị chương trình POWER POINT thói quen tốt để vạch rõ điểm mà bạn muốn trình bày bạn không kết thúc diễn thuyết cách sử dụng chương trình • Thực hành: Khơng bạn phải thực hành diễn thuyết nhiều lần trước bạn trình bày trực tiếp mà nhất, bạn phải vạch viễn cảnh xảy Hãy sử dụng thuyết trình cách để làm cho ngơn từ khả trình bày bạn sắc bén • Đừng cho thính giả biết diễn thuyết bạn: Ngay bạn gửi cho người thảo thuyết trình, điều chắn họ chưa đọc khơng hiểu rõ Tơi gửi cho số khách hàng tiềm copy sách tơi số người chí ngạc nhiên tơi nói tơi tác giả! • Chuẩn bị sẵn câu trả lời: Trước bạn diễn thuyết đặt nhiều câu hỏi tốt chuẩn bị sẵn câu trả lời ngắn gọn súc tích cho chúng Bằng cách này, bạn khơng bị bối rối trả lời "Tôi vui ngài hỏi vậy" trả lời câu trả lời chuẩn bị sẵn • Biết câu hỏi mà bạn khơng trả lời: Có vấn đề khơng nên đem thảo luận họp dầu tiên hay chỗ đơng người Bạn cần có câu trả lời đánh lạc hướng câu hỏi Ví dụ "có thể chưa phải lúc thích hợp để bàn luận vấn đề chuyên mơn "Cũng nên chuẩn bị câu trả lời thích hợp như: "Có lẽ sớm để bàn vấn đề này, tơi chưa hồn tồn nắm rõ dự án này" • Đưa dự định tiếp theo: đừng quên trình bày rõ ràng Hồn tồn nói "Vậy, bước gì? "Đừng mong chờ thính giả đề xuất bước họ mong chờ bạn điều Có thể bạn cần phải định thời hạn chót kết thúc chương trình Một số phương pháp cho thuyết trình Nếu bạn có tài liệu khơng nên đọc từ Thính giả nên đọc theo bạn nghe bạn đọc Đừng cho hai tay vào túi lâu, trông bạn không chuyên nghiệp Bạn đút tay vào túi phải đảm bảo không phát tiếng động tương tự tiếng chìa khóa leng keng Điều làm phân tâm thính giả theo giỏi Đừng quay bút điều trơng giống việc bạn vung gươm chiến đấu với rồng Chỉ dùng bút thật cần thiết đặt bút xuống khơng thính giả ý tới "thanh gươm" thay ý tới bạn Đừng dựa vào bục diễn thuyết lâu, thính giả bắt đầu đốn xem bạn vấp ngã Hãy thuyết trình với thính giả khơng phải thiết bị hỗ trợ hình ảnh nhìn lên trần nhà Cũng đừng đứng thiết bị hỗ trợ hình ảnh khán giả Nói to, rõ ràng cho người nghe, đừng phát biểu với giọng đều Hãy lên giọng cần thiết để nhấn mạnh điểm quan trọng Một điều bất lợi diễn thuyết thính giả khơng thể biết có dấu chấm câu, điều dễ gây hiểu lầm Cách tốt để khắc phục vấn đề tạm dừng cần thiết Sử dụng phơng màu cho hình minh họa phim đèn chiếu (ví dụ màu vàng) đèn sáng q làm chói mắt thính giả dễ gây cảm giác mỏi mắt Nếu hình minh họa bạn suốt, bạn nên đặt tờ giấy màu vàng Đối với phim máy đèn chiếu, dùng kẹp cao su cố định tờ giấy bóng kính màu với bề mặt kính Nhớ tên thính giả nhanh tốt Để tạo khơng khí nên gọi thính giả họ gọi là: q bà, q ơng, q Nói cho thính giả biết tên mà bạn muốn gọi Chú ý lắng nghe ý kiến nhận xét Sử dụng phương pháp tư phiến diện (tiếp thu ý kiến có lợi bác bỏ) thính giả thấy ý tưởng, ý kiến, nhận xét họ có ích Khi thuyết trình bạn nên quanh phòng Điều tạo cảm giác thân thiện bạn thính giả Lên danh sách thảo luận vấn đề từ đầu thuyết trình để thính giả đánh giá xem thuyết trình bạn đáp ứng yêu cầu họ Thảo luận số vấn đề khó khăn mà họ bạn gặp phải Cho họ biết họ hy vọng bạn bạn hồn tất cơng việc Thay đổi phương pháp (diễn thuyết, thảo luận, tranh luận, chiếu phim, sử dụng phim đèn chiếu, sách tham khảo ) Chuẩn bị thuyết trình trước thính giả đến người cuối Chuẩn bị để chuyển phương án trường hợp diễn thuyết bạn gặp trục trặc Cần phải tự tin vào bạn chuẩn bị để gây ý, quan tâm thính giả, khơng phải phác thảo thuyết trình mà cần xác định rõ cách thức tiến hành Vận dụng kinh nghiệm kiến thức để liên kết vấn đề với Đừng trình bày chủ đề trang bảy từ dòng (quy tắc 77) Nên sử dụng màu sáng rõ, hình minh họa cần phải rõ ràng Cân nhắc thời gian thích hợp ngày thời lượng buổi diễn thuyết, yếu tố ảnh hưởng nhiều tới thính giả Đối với diễn giả chuyên nghiệp thời điểm sau bữa trưa coi thời điểm bất lợi Thính giả dường muốn ngủ trưa nghe diễn thuyết Hầu hết người thấy rằng, dù họ chuẩn bị sẵn diễn thuyết dài 25% so với dự định.Việc sử dụng tập giấy lớn để bàn dụng cụ hỗ trợ hình ảnh gây thời gian Hãy nhớ rằng: kết thúc diễn thuyết sớm dự định tốt việc vượt thời gian cho phép Một số phương pháp để vượt qua nỗi sợ hãi diễn thuyết trước đám đơng Nếu có hỏi bạn danh sách việc mà bạn sợ sống, tơi dám nói rằng, việc sợ đứng phát biểu trước công chúng đứng hay gần vị trí danh sách bạn Theo số liệu thống kê, nỗi sợ đứng nỗi lo sợ rủi ro tài chính, sợ nhện rắn Theo từ điển "lo sợ" là: "cảm giác hoảng hốt hay khiếp sợ gây nguy hiểm, bệnh tật hay thảm họa" Lo sợ cảm xúc tự nhiên mà tất trải qua để cảnh báo thân trước mối nguy hiểm Nếu thiếu chúng, chắn rằng, tồn Tuy nhiên, lo lắng cách vô lý lại cảm xúc mang tính tiêu cực tự chuốc lấy thất bại cho thân ngăn cản việc đạt đến tiềm tối đa Để giảm thiểu tối đa nỗi lo lắng giải khó khăn, việc quan trọng phải xác định rõ nguyên nhân Các khách hàng cho rằng, nỗi lo sợ chủ yếu họ là: Sợ gây sai lầm Ai mắc sai lầm, vấn đề quan trọng bạn giải sai lầm Nếu sai lầm nhỏ, bạn lờ tiếp tục diễn thuyết Thính giả khơng đến trừ bạn hiển nhiên thể phản ứng với lời nói Nếu sai lầm mà bạn cho qua được, đừng xin lỗi Hãy thừa nhận có thể, nhìn nhận khía cạnh hài hước Thính giả đánh giá cao việc bạn giải cách thoải mái Cảm thấy tẻ nhạt Nếu bạn nghĩ tẻ nhạt, bạn trở nên Hãy nắm rõ kỹ lưỡng chủ đề bạn, phát biểu với nhiệt thành Hãy chân thành chứng tỏ cho khán giả biết bạn hạnh phúc Sử dụng biến tố, cụm từ, trọng âm từ hay đoạn tạm dừng để nhấn mạnh sắc thái tầm quan trọng bạn nói Nếu bạn tỏ thú vị, bạn khơng thấy tẻ nhạt 3 Vơ cảm hay quên Tránh việc học thuộc lòng diễn thuyết Nếu bạn bồn chồn lo lắng, bạn hay quên Việc ghi nhớ phần mở đầu diễn thuyết giúp bạn ổn định vượt qua hồi hộp phút đầu Đồng thời, việc ghi nhớ phần kết thúc khiến bạn kết thúc với tiếp xúc trực tiếp mắt Nếu bạn có sử dụng ghi chép, ghi sử dụng font chữ lớn với khoảng cách rộng để dễ đọc Tránh việc lúc dính chặt với thảo bạn cách thường xun có tiếp xúc mắt với thính giả họ muốn nhìn thấy biểu lộ mắt khuôn mặt bạn Chuẩn bị thân kỹ lưỡng Bạn nắm chủ đề bao nhiêu, bạn bị stress kiểm sốt nỗi lo sợ dễ dàng nhiêu Sẽ khó để giao tiếp hiệu bạn lo sợ, hồi hộp hay stress Hãy hình dung bạn diễn thuyết nhà chuyên nghiệp, gạt bỏ suy nghĩ tiêu cực thay vào suy nghĩ tích cực Thực hành Khơng có biện pháp thay khác ngồi việc thực hành, khơng khiến bạn hồn hảo chắn khiến bạn thư giãn dễ chịu Sử dụng đài ghi âm hay camera để làm quen với giọng nói, phong cách ngơn ngữ thể Mời bạn bè, gia đình lắng nghe thử cho bạn hỏi họ lời nhận xét lời khuyên Thư giãn ln bạn Trước bắt đầu diễn thuyết, việc hít sâu vài lần giúp bạn cảm thấy dễ chịu Trao đổi với thính giả khơng phải bạn nói Hãy sơi việc phát biểu sử dụng văn phong đàm thoại thoải mái để thể tính cách bạn Cũng đừng lo ngại có số thời điểm thứ rơi vào im lặng Sử dụng khiếu hài hước Hài hước từ lúc mở đầu khiến bạn thoải mái khiến thính giả đựơc khởi động Bất lúc có thể, làm phong phú diễn thuyết bạn cách kể câu chuyện hay kiện hài hước thích hợp đề tài bạn nghiêm túc Điều thiết lập nên mối liên hệ với thính giả Nỗi lo sợ khiến bạn lo lắng lo lắng không khiến bạn sợ hãi Mặc dù nỗi lo sợ khó thay đổi lo lắng chuyển thành lượng sức mạnh tích cực mang đến nhiệt tình sinh khí cho diễn văn bạn Tất người dựa vào lượng sinh lo lắng để tăng cường hoạt động họ bạn làm Hãy điều khiển nỗi sợ hãi bạn đừng để chúng điều khiển bạn Mục tiêu bạn cảm thấy thoải mái diễn thuyết trước đám đông, tận dụng hội để trình bày trước đám đơng nhiều khơng đáng sợ bạn nghĩ, chí trái lại thú vị! Những kĩ giao tiếp Quan sát Giao tiếp trình hoạt động hai chiều liên quan đến việc gửi nhận dấu hiệu Những người giao trách nhiệm truyền đạt thông tin phải học cách tiếp nhận dấu hiệu, nhờ họ người tiên phong thực việc giao tiếp người phản ứng trở lại họ nhận Trong giao tiếp, vào giới người đối thoại Hãy đọc ngôn ngữ thể, âm giọng nói, lời nói im lặng Hỏi câu hỏi mở Hãy nhớ rằng, mục đích bạn nhận đủ thơng tin để bạn làm việc với người khác nhằm giải vấn đề tăng cường suất làm việc Một câu hỏi: Có/Khơng (hay câu hỏi đóng) đem lại cho bạn câu trả lời: Có hay Khơng mà thơi Một câu hỏi bắt đầu với từ "Tại sao" đặt người khác vào phòng thủ Hãy nghĩ phản ứng bạn hỏi câu hỏi "Tại bạn lại đến muộn?" Tại bạn lại hành động vậy?" Tích cực lắng nghe tránh xen vào vấn đề người khác Khá thường xuyên ý định tốt khiến đưa cách giải cho vấn đề người khác họ thực không muốn nhận lời khuyên, thay vào đó, đơn giản họ muốn lắng nghe Những lời bình phẩm "Thật đau khổ cho anh Anh trơng giận Hình anh cảm thấy chán nản" dường yếu ớt không hiệu bạn quen với việc nói chuyện trực tiếp đưa mệnh lệnh Nhưng đầu tư trước thật đáng giá kết thu từ việc lắng nghe theo kiểu Một người ta cảm thấy lắng nghe cách thực sự, họ trao cho bạn nhiều thơng tin hơn, mà bạn muốn đem lại cho bạn quyền điều khiển Điều chỉnh câu trả lời bạn việc sử dụng kỹ thuật ngôn ngữ Bạn cần thiết phải chịu trách nhiệm cảm giác Bạn khơng nên, tơi nhắc lại không nên, khiển trách nhân viên bạn hành động họ, bạn cho họ thấy hành vi họ ảnh hưởng đến cảm giác bạn Để bắt đầu, nhận xét hành động bạn thực quan sát nói rõ hậu Kết thúc với việc gắn kết nhân viên bạn với cách giải vấn đề mang tính hợp tác Đây ví dụ: "Khi anh đưa cho báo cáo vào phút cuối (sự thực), tơi cảm thấy nản lòng tơi phải làm việc cách vội vã băn khoăn liệu có bỏ qua lỗi lầm có kết thúc việc quát mắng anh hay không (đưa hậu có tính chất quan trọng với vấn đề đó) Tơi mong anh đưa cho tơi sớm chút (nói bạn muốn hành vi thay đổi theo cách "bắt đầu thực a" khơng với "ngừng làm b", đó, hai bớt căng thẳng (khẳng định lợi ích) Anh nghĩ điều này?" Nối kết câu nói bạn với ngơn ngữ thể Nếu bạn người chân thật, ngôn ngữ thể bạn khẳng định điều Nếu bạn cảm thấy giận phủ nhận nó, âm giọng nói bạn đưa bạn xa Là người chân thật, sau thực kiểm tra thể để chắn lời nói bạn phù hợp với cử phi lời nói bạn Đảm bảo việc lời nói bạn hiểu Khi nói yếu tố đưa vào nhằm đảm bảo lời nói bạn hiểu phần trước (Giao tiếp nhóm bạn), có nhiều điều khác mà bạn nên làm để đảm bảo thơng điệp nói bạn hiểu hết lần đến lần khác Mặc dù rõ ràng đơn giản điều bao gồm: • Thơng điệp bạn phải rõ ràng • Có chuẩn bị • Thơng điệp bạn phải đơn giản • Khi truyền thông điệp cần phải sống động • Hãy tự nhiên • Thơng điệp phải xác Sự chuẩn bị khơng coi trọng Trong thực tế, yếu tố quan trọng định thành cơng giao tiếp bạn Nếu chuẩn bị trước thời gian gặp, thời gian nói diễn thuyết, vậy, cho thân bạn thời gian cần thiết để chuẩn bị cho việc giao tiếp, để ý đến toàn trình giao tiếp (người truyền đạt thơng điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền đạt thông điệp, người tiếp nhận thông điệp, phản hồi bối cảnh) Bằng cách ý đến bước trình chuẩn bị sở đó, bạn đảm bảo việc giao tiếp có hiệu hơn, hiểu Tất nhiên, tất việc giao tiếp chuẩn bị trước Trong tình này, việc chuẩn bị có nghĩa bạn hiểu rõ diễn để bạn giao tiếp hiệu với nguồn hiểu biết bạn có, lời nói viết Chuẩn bị: Những gợi ý cho việc suy nghĩ trước: Hãy tự hỏi câu hỏi: Ai? Cái gì? Như nào? Khi nào? Ở đâu? Tại sao? Bạn nói với ai? Niềm hứng thú, đoán trước giá trị họ nào? Họ có chung với người khác? Họ khác điểm nào? Bạn muốn giao tiếp gì? Một cách để trả lời câu hỏi tự hỏi bạn "tiêu chuẩn thành công" Làm để bạn biết liệu bạn giao tiếp thành công bạn nghĩ chưa bạn làm điều đó? Bạn làm để truyền đạt tốt thơng điệp mình? Trong trường hợp này, yếu tố ngôn ngữ quan trọng, giống yếu tố khác nói trước Hãy lựa chọn ngôn từ yếu tố phi ngơn ngữ khác, bạn phải sử dụng với người tiếp nhận thông điệp bạn Hãy chuẩn bị phần mở đầu, phần thân phần kết thúc Nếu có thời gian, chuẩn bị dụng cụ hỗ trợ nghe nhìn Khi nào? Vấn đề thời gian quan trọng Hãy tự rèn luyện cảm giác thời gian để việc diễn theo xếp bạn Có lúc cần phải nói có lúc cần phải im lặng "Im lặng đơi tốt nói nhăng nói cuội" Ở đâu? Bối cảnh tự nhiên việc giao tiếp đầu bạn gì? Bạn cần có thời gian để thăm quan trước nơi nói cần phải xếp lại đồ đạc Hãy kiểm tra khả sử dụng phương tiện nghe nhìn Tại sao? Để biến người nghe thành người nghe hiểu, bạn phải biết lý họ nên nghe bạn nói - nói điều cho họ Cái thuyết phục họ nghe bạn Điều cho người khác thấy bạn biết bạn hiểu lý bạn muốn có giao tiếp - giá trị hay niềm hứng thú mà bạn chuẩn bị nói với họ Hãy ln xác, ngắn gọn Dùng câu từ ngắn gọn Nếu có thể, dùng thêm ví dụ minh họa ngắn gọn, dễ hiểu Một nhìn sâu trình giao tiếp Tại kỹ giao tiếp lại quan trọng vậy? Mục đích giao tiếp truyển tải thông điệp Đây trình liên quan đến người gửi người nhận thơng điệp Q trình có khả bị mắc lỗi thông điệp thường hiểu dịch sai hay nhiều thành phần khác tham gia vào trình Điều tạo nên rối loạn không cần thiết giảm hiệu Thực tế thơng điệp thật thành công người gửi người nhận điều lĩnh hội theo cách Bằng cách truyền đạt thơng điệp cách thành công, bạn truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Khi không thành công, suy nghĩ, ý tưởng bạn khơng phản ánh bạn, gây nên sụp đổ giao tiếp rào cản đường đạt tới mục tiêu bạn - đời tư nghiệp Trong điều tra thành viên công ty với 50.000 nhân viên, người ta cho rằng, kỹ giao tiếp yếu tố mang tính định việc tuyển chọn người quản lý Cuộc điều tra Trường ĐH Thương mại Pittsburgh rằng, kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết khả làm việc với người khác yếu tố tạo nên thành công nghề nghiệp Mặc dù ngày người ta nhận thức rõ tầm quan trọng kỹ giao tiếp, nhiều cá nhân chật vật điều này, họ khơng thể trao đổi suy nghĩ ý tưởng họ cách hiệu - dạng nói hay viết Sự hạn chế khiến họ gần thể hết khả cơng việc không tiến thân Truyền đạt thơng điệp yếu tố tối quan trọng để phát triển Để làm điều này, bạn phải hiểu thơng điệp gì, đối tượng thơng điệp ai, thơng điệp lĩnh hội Bạn cần phải cân nhắc bối cảnh xung quanh ảnh hưởng đến việc giao tiếp mình, ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa Các kỹ giao tiếp - Tầm quan trọng việc loại bỏ rào cản: Những rào cản giao tiếp phát sinh giai đoạn q trình giao tiếp (bao gồm người gửi thơng điệp, nội dung thông điệp, kênh truyền thông điệp, người nhận thông điệp, phản hồi lại thông điệp - xem biểu đồ bên dưới) có nguy gây nên hiểu lầm lẫn lộn Chú giải: The Communications Process: Quá trình giao tiếp Sender: Người gửi thông điệp Message: Thông điệp Channel: Kênh truyền thông điệp Receiver: Người nhận thông điệp Feedback: Những phản hồi Context: Bối cảnh Để giao tiếp có hiệu truyền đạt thơng điệp mà khơng bị hiểu lầm hay lúng túng, bạn phải cố gắng hạn chế ảnh hưởng rào cản bước trình cách giao tiếp cách rõ ràng, mạch lạc, xác sở có chuẩn bị chu đáo Chúng tuân theo bước sau: Người gửi Để trở thành người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo cho tin tưởng Trong lĩnh vực kinh doanh, điều bao gồm việc thể hiểu biết bạn chủ đề, người tiếp nhận bối cảnh truyền đạt thông điệp Bạn phải biết người tiếp nhận (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thơng điệp tới) Việc khơng hiểu người mà truyền đạt thơng điệp tới dẫn đến việc thơng điệp bạn bị hiểu sai Thông điệp Tiếp theo, để tâm đến thơng điệp bạn Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay hình thức khác bị chi phối giọng điệu người truyền đạt thơng điệp, tính lý luận, giao tiếp khơng nên đưa vào, phong cách giao tiếp riêng bạn Thơng điệp ln ln có yếu tố trí tuệ tình cảm đó, yếu tố trí tuệ để xem xét tính hợp lý yếu tố tình cảm để có hút tình cảm, qua thay đổi suy nghĩ hành động Kênh truyền đạt thông điệp Các thông điệp truyền đạt qua nhiều kênh, nói cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thư từ, email, ghi nhớ hay báo cáo Người nhận thông điệp Những thông điệp sau truyền đạt đến người nhận Khơng nghi ngờ bạn trông chờ họ phản hồi Hãy nhớ thân người nhận thông điệp tham gia vào trình với ý tưởng tình cảm làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp bạn cách họ phản hồi lại thơng điệp Để thành cơng, bạn nên nghiên cứu trước yếu tố để hành động cách hợp lý Những phản hồi Người tiếp nhận có phản hồi, lời hay hình thức khác thơng điệp bạn Hãy ý sát đến phản hồi thể rõ ràng việc người tiếp nhận thơng điệp có hiểu xác thơng điệp bạn hay khơng Bối cảnh Tình mà thơng điệp bạn truyền bối cảnh Nó bao gồm yếu tố mơi trường xung quanh hay rộng văn hóa (ví dụ văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.) Loại bỏ rào cản bước q trình Để truyền đạt thơng tin có hiệu quả, bạn phải cố phá bỏ rào cản tồn bước trình giao tiếp Hãy bắt đầu với thơng điệp bạn Nếu thơng điệp bạn q dài dòng, khơng có tổ chức chặt chẽ, có thiếu sót bị hiểu sai dịch sai Việc sử dụng không tốt ngơn ngữ nói cử nói gây nên điều tương tự Những rào cản bối cảnh phát sinh người tiếp nhận đưa nhiều thông tin thời gian ngắn Khi có cảm giác vậy, thường tốt nhiều Tốt ý đến yêu cầu thời gian người khác, đặc biệt xã hội bận rộn ngày Một bạn hiểu điều này, bạn phải làm quen để hiểu văn hóa người tiếp nhận thơng điệp, đảm bảo bạn chuyển đổi truyền đạt thơng điệp tới người có tảng khác nhau, từ văn hóa khác Kỹ giao tiếp thiết yếu chủ doanh nghiệp Kỹ 1: Nói Kỹ nói khơng "điểm cộng" giới kinh doanh - trở thành yêu cầu thiết yếu Vị trí người cơng ty cao kỹ lại trở nên cần thiết Ngày nay, nói trước cơng chúng xem tiêu chuẩn để đánh giá nhà điều hành cao cấp Tuy nhiên, bạn nhà điều hành cao cấp đứng diễn giải khủng hoảng trước nhà quản lý hay nhà đầu tư, bạn thường xuyên phải nói trước đồng nghiệp nhiệm vụ ngày thân Nếu bạn chủ doanh nghiệp nhỏ bạn phải nói để ni sống thân - nói cách khác - ngày, bạn phải nói chuyện với khách hàng để bán sản phẩm hay dịch vụ Sự thành bại nói chuyện ln có liên quan trực tiếp đến điểm cốt yếu bạn Chúng ta hiểu rõ có khả gây ấn tượng mạnh khách hàng tiềm - khơng phải người sáng sủa hay có lực - người đầu vấn đề Những người có khả nói tốt thường đánh giá thơng minh hơn, có uy lực kính nể so với người khác Ngồi mơi trường kinh doanh, bạn thường xuyên có hội khai thác kỹ nói - câu lạc gây quỹ, vấn đề liên quan đến trị, hay buổi liên hoan chia tay đồng nghiệp bè bạn, buổi phát biểu thay mặt cho tổ chức phi lợi nhuận vụ kiện Kỹ nói cách hiệu khơng đơn điều "có hay" thực kỹ khơng thể thiếu người thành công đặc biệt chủ doanh nghiệp thành đạt Kĩ 2: Nghe Việc nghe định việc bán hay khơng bán hàng, có thêm hay khách hàng, khích lệ hay làm nản lòng đồng nghiệp, nối lại hay phá hủy mối quan hệ công việc Không đơn giản trạng thái thụ động người, kỹ nghe yếu tố định thành bại chủ doanh nghiệp hay nhà quản lí hoạt động kinh doanh Plutarch nói: "Hãy học cách lắng nghe bạn thu nhiều từ kẻ khơng biết cách ăn nói" Kĩ 3: Viết Sớm hay muộn, thứ quan trọng phải viết Tuy nhiên, điều không may số chủ doanh nghiệp hầu hết viết gai góc - hay thảo người khác chờ soát lại -đều dồn bàn bạn: đơn đề nghị khách hàng lớn, hợp đồng cung ứng quan trọng, công ty hợp doanh chiến lược, tuyên bố sách cơng ty, thơng cáo báo chí gửi tới công chúng, thư gửi đến nhà đầu tư Bạn nhận bạn nói, vậy, cần phải viết cách rõ ràng, ngắn gọn xác Kĩ 4: Điều hành họp Các họp giúp cho thứ trở nên ổn thỏa song ngốn 15 tiếng tuần với có khả quản lý thời gian tốt Các chủ doanh nghiệp cần gặp gỡ với khách hàng để kí hợp đồng lớn, gặp gỡ nhà cung cấp để thương lượng điều khoản có lợi hơn, gặp gỡ thành viên nhóm để định chiến lược cho quý hay cho năm sau, điều hành họp với ban lãnh đạo để giải vấn đề phát sinh ngày Khả tổ chức lãnh đạo họp tốt định việc làm theo bạn họ thu điều - tiêu phí thời gian hay thu lợi nhuận Kĩ 5: Dàn xếp xung đột Làm chủ doanh nghiệp tất nhiên phải có nhiêu xung đột Nếu xung đột với khách hàng xung đột nội Nếu khơng phải xung đột nội lại xung đột với quyền quan tra, với ban chuyên đấu đá nhau, xung đột với cổ đông kỳ vọng biện pháp thực để có lợi nhuận mong muốn Là chủ doanh nghiệp, bạn phải phân xử trọng tài, bị chê trách lại chẳng lợi lộc Nếu hành trang bạn thiếu kĩ giải để vấn đề bạn khó lòng đạt kết mục tiêu kinh doanh Để thu kết tốt hơn, bạn học cách hoàn thiện kỹ sau trang bị chúng cho nhân viên chủ chốt Sự phức tạp giao tiếp Gần đây, có người nói với tơi: "Vấn đề giao tiếp chẳng có phức tạp cả", tơi không đồng ý với ý kiến Không đơn giản việc nói chuyện, giao tiếp - trao đổi hay chia sẻ ý tưởng người khác cần có kỹ phức tạp Nếu bạn biết nói cách tự mà khơng biết nghe nói cách khéo léo bạn khó biến hành động cung cấp thông tin đơn thành q trình chia sẻ thơng tin Bên cạnh đó, việc giao tiếp với người khó chịu, người giận hay người tình trạng thất vọng khó khăn hơn, khó phát huy khả phải đối mặt với trạng thái cảm xúc Tuy nhiên, điều khơng có nghĩa bạn khơng hy vọng phải chấp nhận thất bại giao tiếp nơi làm việc gia đình suốt đời, bạn hồn tồn gọt giũa kỹ giao tiếp trở thành người giao tiếp tốt Hãy bắt đầu với số mẹo nhỏ đây: • Khơng nên chĩa phản ứng hay tức giận người khác vào - chí, người chửi mắng tát nước vào mặt bạn thể bạn gây điều Thái độ hay phản ứng người khác xuất phát từ sợ hãi hay lo lắng thân cá nhân bạn Hãy thở sâu, sau đếm đến 10 coi cách người xả bớt nỗi bực dọc trước nói cho bạn biết thực nghĩ • Khơng thiết phải trả lời tất câu hỏi Bạn hồn tồn nói 'tơi khơng biết' Nếu bạn muốn hiểu vấn đề nói sau tiếp tục chia sẻ khám phá Bạn định xem xét vấn đề với người khác để tìm câu trả lời • Hãy trả lời (theo lí trí) - thay phản ứng lại (theo đà cảm xúc mình) Ví dụ: thay phản ứng theo kiểu "Này, tơi làm việc thơi" hay "Đó khơng phải chuyện tôi" (những cách phản ứng kiểu chắn khiến người khác thêm bực mình), bạn nên nói: "hãy kể cho tơi chuyện bạn đi" "tôi hiểu thất vọng bạn" Hãy chia sẻ trách nhiệm tất giao tiếp bạn nhận đơi khi, chí thường xuyên, phản ứng mang tính cá nhân bạn khiến cho bạn thấy thất vọng giao tiếp • Bạn nên hiểu rằng, người thường muốn nghe quan tâm đến việc bạn có đồng tình với họ khơng Một điều thật lạ có nhiều người phàn nàn người khác không nghe họ nói thực thân họ khơng chịu nghe người khác! Bạn cho người khác biết nghe họ cách thể tập trung hết mức vào họ nói đáp lại họ câu như: "Hãy kể cho mối quan tâm bạn đi" "Điều XXX khiến bạn quan tâm vậy?" "Chuyện bạn vừa nói hay thật Bạn cho tơi biết điều khiến bạn nghĩ khơng?" "Bạn nghĩ XXX nên chuyện ổn thỏa?" • Hãy nhớ rằng, người khác nói nghe hoàn toàn khác nhau! chắt lọc, giả định, phê phán tin tưởng mang màu sắc cá nhân bóp méo nghe Bạn nên gợi lại tổng hợp lại người khác nói để chắn hiểu vấn đề Hãy nhắc lại bạn cho nghe hỏi: "Tơi có hiểu bạn khơng nhỉ?" Nếu bạn thấy bị động chạm người khác vừa nói nói vậy, sau hỏi thêm để hiểu rõ vấn đề: "Có thể tơi không hiểu ý bạn cảm thấy bị xúc phạm điều bạn vừa nói Tơi cho rằng, bạn vừa nói có nghĩa XXX; có ý bạn khơng?" • Hãy rõ bất tiện hay khó khăn cản trở cơng việc giải thích rõ điều diễn nào, đặc biệt bạn cần hợp tác người khác trường hợp hoạt động bạn có ảnh hưởng đến họ Ví dụ bạn sửa nâng cấp desktop hệ thống máy tính cơng ty cần tiếp cận với cơng ty đó, bạn nói "Tơi hiểu khó chịu có có mặt cạnh thời điểm khơng thích hợp đánh giá cao hợp tác ông/bà Việc tạo điều kiện cho chúng tơi việc trì hệ thống máy tính ơng/bà Chúng tơi có mặt văn phòng ông/bà vào lúc 3g chiều dời vào lúc 5g chiều" • Đừng đưa lời khuyên người ta hỏi bạn Điều khó thực hiện, thấy rõ ý tưởng có lợi cho người Thay nói: "Bạn nên làm này", bạn nên sử dụng số cách nói khác thể rõ tơn trọng mình, ví dụ "một cách khả thi " "có cách giúp trường hợp tương tự X" Nếu bạn nghĩ giúp ích cho bạn tơi vui lòng chia sẻ với bạn điều đó" • Bạn tìm điểm tương đồng thay chăm chăm vào khác biệt bạn người khác Điều khiến hai người thích thú (ví dụ việc gỡ rối vấn đề đó)? Một cách để bắt đầu khám phá điểm tương đồng việc chia sẻ dự định thầm kín - ví dụ bạn nói "dự định tơi chia sẻ với bạn điều để giúp bạn thành cơng dự án này" • Nhớ thay đổi gây căng thẳng hầu hết người - đặc biệt hoạt động bạn khiến cho họ không kịp dự trù hay làm chủ tình Các hoạt động ngày bạn tìm hướng giải thứ tưởng rối tinh hết lên Do vậy, bạn gần cần làm điều cho bạn, cung cấp nhiều thông tin tốt hiểu bạn cần giúp Nếu có thể, cho biết việc bạn làm ích cho • Cố gắng trì trạng thái tinh thần lạc quan Lựa chọn cách nhìn nhận hay đánh giá vấn đề cách thông dụng mà thường làm Rất nhiều người coi người khéo léo thành đạt, có vận động viên chun nghiệp, ln cố gắng để trì tính lạc quan Để làm điều đó, bạn tự hỏi thân: "Điều hay chỗ nhỉ?" hay "Mình học từ chuyện này?" Bạn đừng quên áp dụng tập giảm stress phù hợp với • Hãy hiểu rằng, hầu hết người, gồm bạn, có chương trình nghị riêng, thường ý định cá nhân Điều khơng có xấu, hướng đến với thành công giữ sắc riêng Chỉ cần bạn đừng hy vọng người khác hiểu chia sẻ chuyện bạn việc nói điều quan trọng bạn hỏi điều quan trọng người khác giúp xây dựng nên tảng vững nói chuyện bạn • Bạn nên trau dồi kỹ nghe Hầu hết người tự cho rằng, nghe tốt song thực tế người thường nói nghĩ việc nói chẳng nghe Có kỹ nghe tốt đòi hỏi bạn phải biết đưa câu hỏi có giá trị tránh xao nhãng nghe - ví dụ nghĩ định nói tiếp theo, gặp nghĩ xem diễn bên ngồi Khi phàn nàn đưa nhận xét khó chịu thường họ cảm thấy lo lắng hay sợ hãi Giống thám tử, bạn đưa câu hỏi để hiểu cặn kẽ mối lo âu hay "chương trình nghị sự" người (Theo Quantridoanhnghiep) ... hưởng đến việc giao tiếp mình, ví dụ tình thực tế hay bối cảnh văn hóa Các kỹ giao tiếp - Tầm quan trọng việc loại bỏ rào cản: Những rào cản giao tiếp phát sinh giai đoạn trình giao tiếp (bao... nhau, từ văn hóa khác Kỹ giao tiếp thiết yếu chủ doanh nghiệp Kỹ 1: Nói Kỹ nói khơng "điểm cộng" giới kinh doanh - trở thành yêu cầu thiết yếu Vị trí người cơng ty cao kỹ lại trở nên cần thiết... Pittsburgh rằng, kỹ giao tiếp bao gồm việc trình bày nói viết khả làm việc với người khác yếu tố tạo nên thành cơng nghề nghiệp Mặc dù ngày người ta nhận thức rõ tầm quan trọng kỹ giao tiếp, nhiều