Cẩm nang giao tiếp qua điện thoại 2

Cẩm nang giao tiếp qua điện thoại (Phần 2) Thứ bảy, 13 Tháng 2009 02:43 Mô tả nghiệp vụ điện thoại Cần tạo danh bạ điện thoại riêng mà người thư ký thường dùng công việc Bản danh bạ gồm số điện thoại quan thường xun cần liên hệ, quan cơng an, phòng cháy chữa cháy, số điện thoại phòng ban cơng ty Người thư ký nên học thuộc số điện thoại đó, nên treo danh bạ điện thoại nơi dễ nhìn thấy Ngồi ra, có máy vi tính hỗ trợ cho việc lưu trữ số điện thoại, người thư ký phải biết chọn phần mềm để sử dụng cho thích hợp Người thư ký trực điện thoại cần nắm ngày nghỉ cố định bất thường trưởng phận Ban giám đốc Cần cập nhật thông tin hoạt động ngày đơn vị Chỉ cần thơng tin chính, ví dụ tuần đơn vị chuẩn bị đón Huân chương Lao động hạng đơn vị tổ chức kỷ niệm 10 năm thành lập Thường xuyên kiểm tra mạng điện thoại đơn vị, có hỏng hóc phải báo cho phận sửa chữa Trong công ty vừa lớn, người ta thường có tổng đài điện thoại riêng Người thư ký trực điện thoại (tiếp tân) cần thuộc lòng số máy điện thoại nội phận đơn vị, có điện thoại gọi đến liên hệ nhanh chóng chuyển điện thoại đến phận Trong nhận điện thoại ngày, người thư ký trực điện thoại phải nắm có điện thoại gọi đến đơn vị, biết số điện thoại gọi đến, phân loại nội dung điện thoại cần liên hệ Tất thông tin cần tổng hợp báo cáo lại cho trưởng phận Như vậy, người thư ký trực điện thoại ca làm việc sau biết diễn tiến gọi ca làm việc trước Công việc giao ca suôn sẻ tạo liền mạch công việc đơn vị Khi nhận thông tin nhờ nhắn lại qua gọi đến, người thư ký cần đọc lại cho người gọi nghe, ghi vào phiếu nhắn tin để lại bàn làm việc người nhắn (Hieuhoc.com) ...Khi nhận thông tin nhờ nhắn lại qua gọi đến, người thư ký cần đọc lại cho người gọi nghe, ghi vào phiếu nhắn tin để lại bàn làm