Giao tiếp điện thoại hiệu Điện thoại phương tiện để người giao tiếp với Nhưng làm để sử dụng điện thoại hiệu nhiều người ý? Dưới lời khuyên dành cho bạn làm việc với đối tác điện thoại - Nhẹ nhàng, lịch Khi làm việc qua điện thoại, giọng nói “nguồn cảm hứng” dành cho người đối diện Qua giọng nói, người nghe liên tưởng đến cá tính người Một giọng nói nhẹ nhàng, truyền cảm, rõ ràng cho người nghe cảm giác thoải mái, gần gũi lời nói cáu bẳn Những từ “cảm ơn”, “xin vui lòng” giúp bạn ghi thêm điểm trước đối tác buổi trò chuyện - Đặt vào cơng việc Khi nói chuyện, bạn phải nghĩ người cơng ty khơng phải nói chuyện với tư cách cá nhân Khi đàm phán, bạn nên lắng nghe nhu cầu khách đưa lời khuyên cho khách cách hợp lý Không nên ngắt lời hay nói leo buổi giao tiếp Bạn khơng nên sử dụng tiếng lóng hay từ có tính chất lệnh với người nghe khiến mối quan hệ bạn xấu - Chuẩn bị sẵn giấy, bút Trước nói chuyện qua điện thoại, bạn chuẩn bị giấy, bút để ghi lại nội dung cần thiết qua trao đổi Những câu trả lời “chờ chút, để lấy bút” khiến cho người nghe cảm giác bạn thiếu tôn trọng họ Cũng khơng nên làm phiền đối tác bạn phải gọi điện lại để xin số điện thoại hay địa mà bạn quên ghi vào sổ sách Việc ghi lại nội dung buổi giao tiếp giúp bạn có nhìn tổng thể công việc sau trao đổi - Đừng làm việc khác nói chuyện qua điện thoại Thử tưởng tượng bạn có hài lòng khơng người bạn nói chuyện nhai kẹo cao su nhóp nhép hay gõ lộc cộc bàn phím Những điều hồn tồn khơng nên bạn bị cho thiếu chuyên nghiệp Hãy tập trung việc buổi nói chuyện bạn hiệu Năm 'quy tắc vàng' nói chuyện qua điện thoại Ngày nay, việc liên lạc qua điện thoại phổ biến nói chuyện qua điện thoại cần nghệ thuật Sau "quy tắc vàng" nên lưu ý để điểm mắt bạn bè, "người ấy" đặc biệt phụ huynh họ - Chớ hỏi "ai vậy?" bạn người gọi điện Sau tình có thật Reng A: Alo B: Ai vậy? A: Ủa, thế??????????? B: Cho hỏi vậy? A: Trời! Gọi điện cho người ta mà hỏi "ai vậy" nào? B: [cúp máy "rụp"]! Thật buồn cười gọi cho mà bạn lại hỏi "ai đầu dây vậy?" Đây trường hợp phổ biến! Bạn đầu dây bên họ biết bạn? Nếu bạn muốn biết có phải người bạn cần tìm hay khơng, bạn tự xưng tên nói: "Có phải X khơng? Nếu khơng phải cho gặp X ạ!" Sẽ khơng phiền khó chịu đâu bạn - Bạn người nghe điện thoại vậy, đừng sợ tốn tiền! Sau tình có thật Reng X: Alo Y: X hả, Y đây! X: Uhm Sau hồi nói chuyện X: Er, nha Y [cúp máy] Y: ?????? Bạn người nghe điện thoại, bạn lại chủ động cúp máy trước? Lỡ người gọi nhiều chuyện cần trao đổi với bạn sao? Họ chủ động gọi, nên họ phải chủ động cúp máy Đó quy tắc Nếu bạn thấy họ tồn nói chuyện khơng đâu vào đâu, thời gian bạn cần nhắc khéo: "gần tới chiếu phim đấy!" "Ơi, nước nhà bếp sơi rồi!", họ hiểu tự kết thúc hội thoại Bạn không xu nghe điện thoại, cố gắng "ln ln lắng nghe, luôn thấu hiểu", bạn nhé! - Chờ người gọi cúp máy trước bạn người nghe Điều thể tinh tế bạn! Việc cúp máy sau thể bạn người lịch quan tâm đến người khác Bạn có cảm giác hụt hẫng nghe tiếng cúp máy lạnh lùng hồi "bíp" dài khơng? Người khác bạn đấy! Vì vậy, bạn người gọi chủ động cúp máy trước, bạn người nghe "chịu khó" nhường người gọi cúp máy trước nhé! - Không nên để thời gian chết nhiều Trước gọi điện thoại cho đó, bạn liệt kê việc cần trao đổi giấy Điều thể bạn người làm việc có khoa học Sẽ chẳng đâu vào đâu bạn để thời gian chết nhiều làm lúng túng Liệt kê giấy cách hạn chế tối đa việc thiếu trước quên sau, đồng thời tránh tình trạng nói chuyện trời đất để lấp khoảng thời gian trống! - Đừng cúp máy (vì sợ) gặp phụ huynh Sau tình có thật Reng Giọng phụ huynh: Alo [im lặng] Giọng phụ huynh: Alo [cúp máy] Ắt hẳn phụ huynh dễ dàng nhận đầu dây bên teen không khác Nếu bạn gặp phụ huynh thay cúp máy, bạn lễ phép nói: "Thưa bác, A có nhà khơng ạ?" Dù bực bội hay phiền lòng khơng phụ huynh lại mắng xối xả vào teen lễ phép Hoặc bạn muốn "rút" nên "rút" cho lịch cách giả vờ gọi lộn số, chẳng hạn như: "Dạ có phải tiệm tạp hóa Z khơng ạ?" Có phụ huynh có suy nghĩ tốt bạn chứ! Đơi khi, thường có vài sơ suất nhỏ nói chuyện qua điện thoại, chịu khó để ý, bạn thấy sơ suất sửa chữa dễ dàng Bạn thử áp dụng quy tắc thử xem! Effectively Using the Telephone What is the initial contact your customer or client has with your company? If your business is like most others, it's a telephone call We invest a tremendous amount of time and money to generate that contact Your customer's or client's experience from that initial contact will largely determine the result making or losing the sale, resolving a complaint and keeping a client or customer or losing that client or customer As the old saying goes, "There's no second chance for making a good first impression!" In this age of voice mail, the telephone experience of customers doesn't seem to get much thought, a major mistake! Whether by personal contact or by voice mail, that experience of your customer or client should be a critical marketing concern Properly training your team members, especially your receptionist or telephone operator, is critically important Without getting into all of the details, which we hope to cover in a future seminar, here are suggested telephone procedures We will use the word "customer" to include a client, customer or patient - Smile before you answer the telephone It will help to put you in a positive frame of mind, which is communicated to the customer in the tone of your voice - Answer on the second ring You need to smile and get to the telephone On the second ring, your company is "Johnny on the spot!" After the third ring, customer is wondering if anyone is at work in your business - a If the customer is calling directly to your line, answer in this sequence: "Good morning/afternoon, (company name), this is (your first name, last name)." 99% of the time this will elicit the customer to give his or her name in return Do not ask for the customer's name "Good morning/afternoon" communicates good social graces and gives the customer a moment to prepare for your real response The name of the company communicates he or she has reached the right place "This is" tells the customer that your name is coming Giving your first and last name elicits the first and last name of the customer as a response I know this will feel terribly long, but once you practice it, it will flow - b If the call is being transferred to you, you may answer, "Good morning/afternoon, this is (your first name, last name)." - Listen attentively - a If the customer asks for another team member and the team member is available, respond, "Thanks so much for calling I'll put you straight through Could you hold for a moment, please?" (Don't screen calls.) If the customer has told you they are upset about a problem, let the team member know before transferring the call - b If the customer asks for a team member who isn't available, respond, " is with someone right now Is there some way I or another team member can help you?" Do not say the team member is in a meeting If not, "Shall I transfer you to _'s voice mail, or would you like me to take a message?" If to voice mail, "Thanks so much for calling I'll put you straight through." If a message, "Let me have some details, so I can help." If you have voice mail or an answering machine, your message is also important Most customers will also appreciate being given the option of skipping the message Here is a message I have used "Hello! This is Mike Gray of Michael Gray, CPA To skip this message, press the star key Thanks so much for calling I'm sorry I can't take your call, right now Please leave me a message and I'll return your call as soon as possible Thank you!" If I am going to be out of the office, here is a message I might use "Hello! This is Mike Gray at Michael Gray, CPA Today is Tuesday, March 18 I expect to be out of the office all day today, and return tomorrow Please leave a message and I'll return your call as soon as possible." (Optional, "If you have an emergency, please call Dawn Gray at 918-3166.") We hope these ideas will help your organization build more effective telephone skills today At a later date, we plan to offer a seminar on using the telephone more effectively ... Bạn người nghe điện thoại vậy, đừng sợ tốn tiền! Sau tình có thật Reng X: Alo Y: X hả, Y đây! X: Uhm Sau hồi nói chuyện X: Er, nha Y [cúp máy] Y: ?????? Bạn người nghe điện thoại, bạn lại... khéo: "gần tới chiếu phim đấy!" "Ơi, nước nhà bếp sơi rồi!", họ hiểu tự kết thúc hội thoại Bạn không xu nghe điện thoại, cố gắng "ln ln lắng nghe, luôn thấu hiểu", bạn nhé! - Chờ người gọi cúp máy... "chịu khó" nhường người gọi cúp máy trước nhé! - Không nên để thời gian chết nhiều Trước gọi điện thoại cho đó, bạn liệt kê việc cần trao đổi giấy Điều thể bạn người làm việc có khoa học Sẽ chẳng