Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà

Sản xuất là một trong những chức năng quan trọng nhất trong doanh nghiệp, là chức năng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh, khởi điểm của mọi hoạt động kinh tế. Do đó kế hoạch hóa hoạt động sản xuất là một yêu cầu tất yếu của mọi doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp tham gia sản xuất vật chất. Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà là thành viên thuộc Tổng công ty giấy Việt Nam. Công ty có lịch sử phát triển lâu dài 50 năm là công ty văn phòng phẩm có lịch sử lâu đời nhất Việt Nam. Thương hiệu Hồng Hà đã từ lâu rất quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam. Tuy nhiên gần đây với sự phát triển mạnh mẽ của kinh tế trong nước, các doanh nghiệp tham gia sản xuất văn phòng phẩm ngày càng nhiều. Thị phần của Hồng Hà trên thị trường ngày bị thu hẹp dần. Tại sao một công ty có lịch sử phát triển lâu đời, có thương hiệu mạnh như Hồng Hà lại có thể dễ dàng bị các doanh nghiệp “ít tên tuổi” hơn lấn át là một câu hỏi cần được giải đáp. Có rất nhiều nguyên nhân cả khách quan và chủ quan giải thích cho thực tế đáng buồn đó. Trong thời gian thực tập tại Công ty, với sự nhiệt tình giúp đỡ của CBNV trong khối kế hoạch, cộng với sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Thị Hoa, tôi đã nhận thấy rằng một trong những nguyên nhân của thực trạng đó là do công tác kế hoạch hóa sản xuất của công ty vẫn còn những hạn chế cần được cải thiện. Chính vì vậy với việc lựa chọn đề tài nghiên cứu là “Hoàn thiện công tác kế hoạch hóa sản xuất tại công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà”, tôi hy vọng rằng có thể đưa ra những đóng góp hữu ích đối với công ty. Mặc dù câu chuyện về việc hoàn thiện kế hoạch hóa sản xuất ở các doanh nghiệp sản xuất đã được đề cập rất nhiều lần trong nhiều đề tài nghiên cứu. Tuy nhiên, với mỗi doanh nghiệp thì công tác kế hoạch hóa sản xuất lại có những vấn đề bất cập khác nhau cần được đổi mới và hoàn thiện. Kết cấu chuyên đề gồm 3 phần chính được chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế hoạch hóa sản xuất trong doanh nghiệp Mục đích của chương này là cung cấp cho người đọc một khung lý thuyết cơ bản chung về kế hoạch hóa và kế hoạch hóa sản xuất trong doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng công tác kế hoạch hóa sản xuất của công ty CP VPP Hồng Hà Chương này sự mô tả lại toàn bộ công tác kế hoạch hóa sản xuất của công ty mà tôi đã thu thập được trong quá trình thực tập tại khối kế hoạch. Từ đó rút ra những ưu điểm và nhược điểm bằng việc so sánh thực tế với lý thuyết mẫu, sau đó chỉ ra nguyên nhân của những nhược điểm theo ý kiến chủ quan của cá nhân tôi Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp Dựa vào việc phân tích thực trạng của hoạt động kế hoạch hóa sản xuất, cộng với việc phân tích tình hình thực tế của công ty và thị trường trong thời gian tới tôi đã đưa ra được một số kiến nghị và giải pháp với công ty với mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty tới đây sẽ có những kết quả tốt hơn nữa. Để có thể hoàn thành được đề tài này, ngoài sự nỗ lực của bản thân, tôi còn nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của CBNV trong khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà, sự hướng dẫn sát sao của ThS. Nguyễn Thị Hoa. Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới những người đã rất nhiệt tình giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập này!!!

Chuyên đề tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP I Tổng quan KH sản xuất doanh nghiệp 1.KHH doanh nghiệp .3 1.1.Khái quát chung KHH doanh nghiệp 1.2 Vai trò KHH doanh nghiệp 1.2.1.Trong chế kế hoạch hóa tập trung .6 1.2.2.Trong kinh tế thị trường KH sản xuất doanh nghiệp 2.1.Hoạt động sản xuất doanh nghiệp 2.1.1.Khái niệm .8 2.1.2.Phân loại 2.1.3.Vai trò hoạt động sản xuất doanh nghiệp 10 2.2.Kế hoạch sản xuất doanh nghiệp 11 2.2.1.Khái niệm .11 2.2.2.Vai trò vị trí kế hoạch sản xuất doanh nghiệp 11 2.2.3.Qui trình: .12 2.2.4 Nội dung phương pháp lập số loại kế hoạch sản xuất doanh nghiệp 14 II Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác kế hoạch sản xuất doanh nghiệp 18 Các điều kiện phục vụ cho công tác lập kế hoạch sản xuất 18 2.Đặc điểm sản phẩm thị trường 20 Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 3.Nguyên vật liệu nhà cung cấp 21 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ HOẠCH HỐ SẢN XUẤT Ở CƠNG TY CP VPP HỒNG HÀ 22 I Giới thiệu chung công ty 22 1.Quá trình hình thành phát triển công ty 22 2.Chức nhiệm vụ công ty 25 3.Cơ cấu tổ chức công ty 26 Tình hình sản xuất kinh doanh công ty năm gần 30 4.1.Tình hình sản xuất sản phẩm 30 4.2 Chỉ tiêu kế hoạch doanh thu, chi phí, lợi nhuận, lãi cổ phiếu, thu nhập BQ 31 II Thực trạng hoạt động KHH sản xuất công ty CP VPP Hồng Hà năm gần 35 1.Các nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập KH sản xuất công ty .35 1.1.Đặc điểm thị trường văn phòng phẩm 35 1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu nhà cung cấp 35 1.3 Các điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất công ty 36 1.3.1.Cán kế hoạch công tác KH sản xuất .36 1.3.2 Điều kiện làm việc, công cụ phục vụ cho công tác lập KH sản xuất 38 2.Quy trình KHH sản xuất cơng ty CP VPP Hồng Hà 39 2.1.Lập kế hoạch sản xuất 41 2.1.1.Các lập kế hoạch sản xuất .42 2.1.2.Bản kế hoạch sản xuất 46 2.2.Tổ chức thực kế hoạch sản xuất 47 2.3.Đánh giá thực điều chỉnh 48 2.3.1 Đánh giá thực 48 Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 2.3.2 Điều chỉnh kế hoạch 49 3.Nội dung phương pháp lập số loại kế hoạch sản xuất công ty CP VPP Hồng Hà 50 Đánh giá công tác KH sản xuất công ty CP VPP Hồng Hà 55 4.1.Các ưu điểm .55 4.2.Nhược điểm 56 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CP VPP HỒNG HÀ 60 I Định hướng đầu tư phát triển công ty giai đoạn 2008-2010 .60 II Giải pháp hoàn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty .62 1.Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất 62 1.1 Hoàn thiện cấu thay đổi số chức nhiệm vụ khối kế hoạch .62 1.2 Các điều kiện khác 64 Qui trình lập KH sản xuất 65 Nội dung KH sản xuất .66 Phương pháp xác định tiêu 67 4.1.Phương pháp cân đối 67 4.2 Phương pháp Wilson 68 III Một số kiến nghị với công ty 70 KẾT LUẬN 72 Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ kế hoạch chức doanh nghiệp 12 Sơ đồ 1.2: Qui trình kế hoạch hóa sản xuất doanh nghiệp .13 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức công ty CP VPP Hồng Hà 27 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức khối kế hoạch công ty CP VPP Hồng Hà 37 Sơ đồ 2.3: Quy trình lập kế hoạch sản xuất cơng ty 40 Sơ đồ 2.4: Trình tự lập kế hoạch sản xuất .41 Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau hoàn thiện 63 Bảng 2.1: Tình hình thực số tiêu sản xuất số sản phẩm 31 Bảng 2.2: Tình hình thực KH SXKD giai đoạn 2006-2008 34 Bảng 2.3: Tình hình tiêu thụ dự kiến dòng sản phẩm Pupil Fantasy thời vụ năm 2008 (đã bao gồm nghiên cứu nhu cầu thực thị trường) .44 Bảng 2.4: Kế hoạch sản xuất sản phẩm năm 2008 công ty CP VPP .52 Bảng 2.5: Kế hoạch sản xuất tháng năm 2008 công ty CP VPP Hồng Hà 53 Bảng 3.1:Các tiêu chủ yếu năm 2008-2010 61 Bảng 3.2: Nhu cầu vật tư tháng X năm Y công ty CP VPP Hồng Hà 66 Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất chức quan trọng doanh nghiệp, chức bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh, khởi điểm hoạt động kinh tế Do kế hoạch hóa hoạt động sản xuất yêu cầu tất yếu doanh nghiệp doanh nghiệp tham gia sản xuất vật chất Công ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà thành viên thuộc Tổng cơng ty giấy Việt Nam Cơng ty có lịch sử phát triển lâu dài 50 năm công ty văn phòng phẩm có lịch sử lâu đời Việt Nam Thương hiệu Hồng Hà từ lâu quen thuộc với người tiêu dùng Việt Nam Tuy nhiên gần với phát triển mạnh mẽ kinh tế nước, doanh nghiệp tham gia sản xuất văn phòng phẩm ngày nhiều Thị phần Hồng Hà thị trường ngày bị thu hẹp dần Tại cơng ty có lịch sử phát triển lâu đời, có thương hiệu mạnh Hồng Hà lại dễ dàng bị doanh nghiệp “ít tên tuổi” lấn át câu hỏi cần giải đáp Có nhiều nguyên nhân khách quan chủ quan giải thích cho thực tế đáng buồn Trong thời gian thực tập Công ty, với nhiệt tình giúp đỡ CBNV khối kế hoạch, cộng với hướng dẫn ThS Nguyễn Thị Hoa, nhận thấy nguyên nhân thực trạng cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty hạn chế cần cải thiện Chính với việc lựa chọn đề tài nghiên cứu “Hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà”, tơi hy vọng đưa đóng góp hữu ích cơng ty Mặc dù câu chuyện việc hồn thiện kế hoạch hóa sản xuất doanh nghiệp sản xuất đề cập nhiều lần nhiều đề tài nghiên cứu Tuy nhiên, với doanh nghiệp cơng tác kế hoạch hóa sản xuất lại có vấn đề bất cập khác cần đổi hoàn thiện Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp Kết cấu chuyên đề gồm phần chia thành chương: Chương 1: Lý luận chung kế hoạch hóa sản xuất doanh nghiệp Mục đích chương cung cấp cho người đọc khung lý thuyết chung kế hoạch hóa kế hoạch hóa sản xuất doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty CP VPP Hồng Hà Chương mô tả lại tồn cơng tác kế hoạch hóa sản xuất công ty mà thu thập trình thực tập khối kế hoạch Từ rút ưu điểm nhược điểm việc so sánh thực tế với lý thuyết mẫu, sau nguyên nhân nhược điểm theo ý kiến chủ quan cá nhân Chương 3: Một số kiến nghị giải pháp Dựa vào việc phân tích thực trạng hoạt động kế hoạch hóa sản xuất, cộng với việc phân tích tình hình thực tế công ty thị trường thời gian tới đưa số kiến nghị giải pháp với công ty với mong muốn hoạt động sản xuất kinh doanh cơng ty tới có kết tốt Để hồn thành đề tài này, nỗ lực thân, tơi nhận giúp đỡ nhiệt tình CBNV khối kế hoạch cơng ty CP VPP Hồng Hà, hướng dẫn sát ThS Nguyễn Thị Hoa Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới người nhiệt tình giúp đỡ tơi suốt q trình thực tập này!!! Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP I Tổng quan KH sản xuất doanh nghiệp 1.KHH doanh nghiệp 1.1.Khái quát chung KHH doanh nghiệp KHH gì? Kế hoạch hóa từ lâu coi công cụ để thiết lập thực định chiến lược Hiểu cách tổng quát “Kế hoạch hóa phương thức quản lý theo mục tiêu, hoạt động người sở nhận thức vận dụng quy luật xã hội tự nhiên, đặc biệt quy luật kinh tế để tổ chức quản lý đơn vị kinh tế-kỹ thuật, ngành, lĩnh vực toàn sản xuất xã hội theo mục tiêu thống nhất”1 Theo cách hiểu kế hoạch hóa thực nhiều quy mơ phạm vi khác như: KHH kinh tế quốc dân, KHH theo vùng, địa phương, KHH ngành, lĩnh vực, KHH doanh nghiệp Như thấy KHH doanh nghiệp phận hệ thống kế hoạch hóa KHH doanh nghiệp gì? Theo định nghĩa “KHH hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp (gọi tắt KHH doanh nghiệp) phương thức quản lý doanh nghiệp theo mục tiêu, bao gồm tồn hành vi can thiệp cách có chủ định nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp vào lĩnh vực sản xuất kinh doanh đơn vị nhằm đạt mục tiêu đề ra” Hay nói cách khác “KHH doanh nghiệp quy trình định cho phép (Từ điển bách khoa Việt Nam – NXB Từ điển bách khoa, Hà Nội 2002, tr 469) (Giáo trình “Kế hoạch kinh doanh”, ThS Bùi Đức Tuân, NXB Lao động – Xã hội, Hà Nội 2005, tr 10) Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp xây dựng hình ảnh mong muốn trạng thái tương lai doanh nghiệp trình tổ chức triển khai thực mong muốn đó” Như KHH doanh nghiệp thể kỹ tiên đoán mục tiêu phát triển tổ chức q trình thực mục tiêu đặt Cơng tác bao gồm hoạt động: - Lập kế hoạch: Là khâu giữ vị trí quan trọng hàng đầu cơng tác KHH doanh nghiệp, xác định mục tiêu tiêu kế hoạch đề xuất giải pháp sách áp dụng Kết việc soạn lập kế hoạch kế hoạch, sở cho việc thực cơng tác KHH Bản kế hoạch doanh nghiệp hệ thống phương hướng, nhiệm vụ, mục tiêu tiêu nguồn lực vật chất, nguồn lực tài cần thiết cho việc thực mục tiêu phát triển doanh nghiệp đặt thời kỳ kế hoạch định Kế hoạch doanh nghiệp thể ý đồ phát triển nhà lãnh đạo quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bản kế hoạch doanh nghiệp hình thành thông qua việc trả lời câu hỏi mang tính chất như: Trạng thái doanh nghiệp tại, kết điều kiện hoạt động kinh doanh? Doanh nghiệp muốn phát triển nào? Làm để sử dụng có hiệu nguồn lực doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đặt ra? - Tổ chức thực kế hoạch, kiểm tra, điều chỉnh đánh giá kế hoạch hoạt động tiếp sau công tác KHH nhằm đưa kế hoạch vào thực tế hoạt động doanh nghiệp Đây trình tổ chức, phối hợp hoạt động phận, yếu tố nguồn lực doanh nghiệp, triển khai hoạt động khác theo mục tiêu kế hoạch đặt Q trình triển khai kế hoạch khơng đơn giản xem xét hoạt động cần thiết doanh nghiệp mà thể khả dự kiến, phát điều bất ngờ xuất trình hoạt động khả ứng phó điều bất ngờ Q trình kiểm tra, theo dõi, điều chỉnh kế hoạch giúp doanh (Giáo trình “kế hoạch kinh doanh”, ThS Bùi Đức Tuân, NXB Lao động xã hội, Hà Nội 2005, tr 10-11) Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp nghiệp không xác định tất rủi ro hoạt động mà có khả quản lý rủi ro với hỗ trợ việc tiên đốn có hiệu xử lý rủi ro q trình thực hiên mục tiêu đặt Công tác đánh giá kế hoạch sở giúp cho doanh nghiệp xây dựng phương án kế hoạch sau cách xác - Hệ thống KH doanh nghiệp mối quan hệ thành phần hệ thống: Đứng góc độ khác nhau, hệ thống kế hoạch doanh nghiệp phân chia thành phận khác a.Theo góc độ thời gian: Đây việc phân đoạn kế hoạch theo thời gian cần thiết để thực tiêu đặt ra, theo góc độ này, kế hoạch doanh nghiệp gồm phận cấu thành: -Kế hoạch dài hạn: Kế hoạch dài hạn kế hoạch bao trùm lên khoảng thời gian khoảng 10 năm, trình soạn thảo kế hoạch đặc trưng môi trường liên qua hạn chế thị trường mà doanh nghiệp có mặt; Dự báo sở ngoại suy từ khứ; Chủ yếu nhấn mạnh rang buộc tài chính; Sử dụng rộng rãi phương pháp kinh tế lượng để dự báo -Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cụ thể hóa định hướng kế hoạch dài hoạn khoảng thời gian ngắn thường năm -Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch hàng năm kế hoạch khác kế hoạch tiến độ; triển khai kế hoạch năm kế hoạch tháng, quý, tuần,… Các kế hoạch ngắn hạn bao gồm phương pháp cụ thể sử dụng nguồn lực doanh nghiệp cần thiết để đạt mục tiêu kế hoạch trung, dài hạn b.Theo góc độ nội dung: Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp Theo góc độ kế hoạch chia thành kế hoạch chiến lược kế hoạch tác nghiệp -Kế hoạch chiến lược: Là kế hoạch cấp độ toàn doanh nghiệp, thiết kế nên mục tiêu chung doanh nghiệp vị trí cơng ty mơi trường Kế hoạch chiến lược áp dụng doanh nghiệp định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện, củng cố vị cạnh tranh phương pháp để đạt mục tiêu Soạn lập kế hoạch chiến lược phải xuất phát từ khả thực tế doanh nghiệp thể phản ứng doanh nghiệp hoàn cảnh khách quan bên bên doanh nghiệp Nói đến kế hoạch chiến lược khơng phải nói đến góc độ thời gian chiến lược mà nói đến tính chất định hướng kế hoạch bao gồm toàn mục tiêu tổng thể phát triển doạn nghiệp -Kế hoạch tác nghiệp (kế hoạch chiến thuật): Là kế hoạch trình bày chi tiết cần phải làm để đạt mục tiêu kế hoạch chiến lược Là công cụ chuyển định hướng chiến lược thành chương trình áp dụng cho phận doanh nghiệp Kế hoạch tác nghiệp đưa bước cụ thể mà doanh nghiệp tiến hành để thực kế hoạch chiến lược: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự,… 1.2 Vai trò KHH doanh nghiệp 1.2.1.Trong chế kế hoạch hóa tập trung Trong chế kế hoạch hóa tập trung, hệ thống tiêu kế hoạch pháp lệnh sở điều tiết hoạt động tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.2.2.Trong kinh tế thị trường Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 58 phương án kế hoạch mà việc dựng lên nhiều kịch (phương án) sản xuất khác với tình khác sau lựa chọn phương án tối ưu phù hợp với tình hình thực tế *Nội dung KH sản xuất - Nội dung kế hoạch sản xuất lập đầy đủ nhiên kế hoạch sản xuất nhìn thấy số liệu mà chưa thấy thể lời lập kế hoạch, biện pháp thực kế hoạch - Bản kế hoạch năm bao gồm nhiều tiêu tất mặt chưa mối quan hệ mật thiết tiêu Mỗi tiêu lại phòng ban lập ra, thiếu liên kết chặt chẽ - Công ty tiến hành thu mua dự trữ nguyên vật liệu nhiên việc làm chưa cụ thể hóa thành văn thức Chính điều làm cho cơng tác thu mua dự trữ quản lý nguyên vật liệu tỏ lỏng lẻo chưa chuyên nghiệp *Phương pháp - Chính sử dụng chủ yếu kinh nghiệm người làm kế hoạch nên phương pháp dù tiết kiệm chi phí tính xác chưa thực cao Nguyên nhân nhược điểm - Kinh phí cho cơng tác kế hoạch hóa hạn chế cơng ty chưa thể đầu tư phần mềm hỗ trợ cho hoạt động kế hoạch hóa, đầu tư kinh phí cho hoạt động kế hoạch sản xuất/ - Công ty chuyển sang địa điểm cầu Đuống nên ban đầu sở vật chất chưa tốt, văn phòng làm việc tương đối chật - Cơng tác kế hoạch hóa nhiều thiếu sót nhiên lãnh đạo cơng ty chưa trọng tới việc hồn thiện Ví dụ cơng tác theo dõi giám sát thực chặt chẽ hiệu cơng tác kế hoạch sản xuất cao Tồn quy trình kế hoạch hóa sản xuất thể đầy đủ Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 59 rõ ràng giấy tờ - Cán làm kế hoạch chưa đào tạo quy chuyên ngành kế hoạch, không đào tạo thường xuyên công tác kế hoạch Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 60 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ HOẠCH SẢN XUẤT TẠI CƠNG TY CP VPP HỒNG HÀ I Định hướng đầu tư phát triển công ty giai đoạn 2008-2010 Trong năm tới 2009 2010 xác định giai đoạn khó khăn cơng ty Ngồi khó khăn chung mà tất doanh nghiệp phải đối mặt suy thoái kinh tế, biến động bất thường giá nguyên vật liệu, công ty phải đối mặt với khó khăn nội - Là doanh nghiệp sản xuất vật chất phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn giá thành (60-70%), thời gian gần giá nguyên vật liệu cơng ty tăng 10-12% khiến cho giá thành sản phẩm công ty bị dội lên cao, gây khó khăn cho việc tiêu thụ sản phẩm - Trong thời gian gần công ty phải chịu áp lực cạnh tranh lớn từ đối thủ Các tên tuổi lớn thị trường VPP Thiên Long, Vĩnh Tiến trước chủ yếu kinh doanh thị trường miền Nam có mặt phát triển nhanh chóng thị trường miền Bắc Cơng ty ngồi khó khăn việc mở rộng thị phần miền Nam lại thêm khó khăn việc trì mở rộng thị phần thị trường miền bắc - Hiện công ty tiến hành đầu tư xây dựng dự án trung tâm thương mại 25 Lý Thường Kiệt nên việc trung tâm thương mại phải ngừng hoạt động ảnh hưởng tới nguồn thu từ hoạt động bán hàng trung tâm thương mại (do thuê địa điểm nên chưa thu hút khách hàng), nguồn thu cho thuê nhà, cơng ty lại phải tập trung vốn để hồn thành dự án đầu tư lớn Trong giai đoạn tới, công ty xác định “tập trung nguồn lực để trở thành doanh nghiệp văn phòng phẩm lớn thị trường Việt Nam, có mức tăng trưởng cao bền vững với chiến lược xây dựng Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A 61 Chuyên đề tốt nghiệp phát triển sản phẩm văn phòng phẩm, dụng cụ học sinh chất lượng cao thân thiện với người tiêu dùng” Bảng 3.1:Các tiêu chủ yếu năm 2008-2010 TT Chỉ tiêu Đơn vị Kế hoạch năm TH 2007 2008 2009 2010 47,190 47,190 47,190 47,190 Vốn điều lệ Tr.đồng Giá trị TSL Tr.đồng 139,000 152,000 167,000 175,000 Doanh thu “ 252,450 290,000 339,000 229,503 SP chủ yếu - Bút,dụng cụ HS 1000c 9,600 10,000 10,500 11,000 - Vở loại “ 42,562 46,820 51,500 56,600 ( giấy) Tấn 8,000 9,000 10,000 Nộp ngân sách Tr.đồng 7,719 7,900 8,200 10,000 Lợi nhuận trước thuế “ 7,937 8,500 9,000 14,000 Lợi nhuận sau thuế “ 7,937 7,310 7,740 10,500 Lao động th.xuyên Người 526 (HĐ có thời hạn) 575 625 670 Thu nhập bình quân 3,015 3,467 4,500 11 12 15 10 Cổ tức hàng năm (%) 1.000đ 2,543 10 Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động SXKD năm 2007 phương hướng nhiệm vụ giai đoạn 2008-2010 công ty Cp VPP Hồng Hà II Giải pháp hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất công ty 1.Điều kiện phục vụ cho công tác KH sản xuất Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 62 Để hoạt động kế hoạch hóa hoạt động thực hiệu u cầu phải đổi chế tổ chức máy kế hoạch công ty Vì đơn giản có chế tổ chức tốt tạo tiền đề để nhanh chóng đổi quy trình, nội dung phương pháp 1.1 Hoàn thiện cấu thay đổi số chức nhiệm vụ khối kế hoạch Hiện theo quy định cơng ty chức nhiệm vụ khối kế hoạch “Nghiên cứu xây dựng kế hoạch ngắn hạn dài hạn kế hoạch năm, quý, tháng Xậy dựng giá thành cho sản phẩm Cung ứng nguyên vật liệu hàng hoá phục vụ cho hoạt động sản xuất cho công ty Theo dõi điều độ việc thực kế hoạch sản xuất đơn vị” Việc khối kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch ngắn hạn dài hạn, theo dõi điều độ thực kế hoạch sản xuất đơn vị phù hợp nhiên nên chuyển nhiệm vụ xây dựng giá thành cho sản phẩm sang cho khối tài Ngồi phận thống kê công ty nên chuyển sang khối kế hoạch để đảm bảo khối kế hoạch khối thực đầy đủ khâu kế hoạch hóa sản xuất xây dựng kế hoạch, thực kế hoạch, giám sát, điều chỉnh kế hoạch Như cấu tổ chức khối kế hoạch cần chia làm phận nhỏ là: - Bộ phận hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch: Hiện khối kế hoạch có phận cán quản lý vật tư hàng hóa Tuy nhiên để đảm bảo công tác hỗ trợ thật hiệu ngồi cán cung cấp thơng tin hàng hóa vật tư tồn kho nên thêm cán có nhiệm vụ thu thập thơng tin từ phòng ban chức khác thơng tin tiêu thụ, thơng tin tài chính, nhân sự, Nói tóm lại phận chịu trách nhiệm thu thập chuẩn bị đầy đủ xác tất thông tin cần thiết cho công tác lập kế hoạch sản xuất công ty - Bộ phận lập kế hoạch: Bộ phận có khơng cần phải Sinh viên: Hồng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 63 có thay đổi Hiện công việc lập kế hoạch cơng việc phó giám đốc giám đốc khối - Bộ phận theo dõi, giám sát kế hoạch: Ngồi việc phó tổng giám đốc phụ trách sản xuất giám đốc khối kế hoạch thường xuyên giám sát, sau phận thống kê chuyển sang khối kế hoạch cơng việc theo dõi giám sát thực công việc thống chung chức nhiệm vụ khối kế hoạch Nhiệm vụ cán thường xuyên theo dõi việc thực kế hoạch nhà máy, phát biểu bất thường, tìm nguyên nhân báo cáo lên cấp để có biện pháp xử lý kịp thời Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau đổi sau: Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức khối kế hoạch sau hồn thiện Giám đốc khối Phó giám đốc I Phó giám đốc II CB quản lý hàng hoá CB quản lý vật tư Các thủ kho Các CB thống kê Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Tổ xe nâng Chuyên đề tốt nghiệp 64 1.2 Các điều kiện khác Công ty cần quan tâm đến sở vật chất khối kế hoạch, việc mở rộng khơng gian làm việc cho phòng Cung cấp máy tính phần mềm cần thiết cho thủ kho để việc trao đổi thông tin khối thuận tiện Hiện việc trao đổi thông tin thủ kho cán kế hoạch thủ cơng, việc trang bị máy tính kho cho thủ kho làm việc tạo điều kiện cho việc trao đổi thơng tin nhanh chóng hơn, giảm bớt công việc tập hợp số liệu cho cán kế hoạch Tiết kiệm chi phí thời gian lại Hiện phần mềm quản lý vật tư chưa hồn thiện, dẫn tới cơng tác quản lý vật tư cơng ty chưa thực hiệu xác Cần hồn thiện phần mềm thời gian tới để góp phần nâng cao chất lượng hoạt động khối kế hoạch Công ty nên xem xét tới việc mua phần mềm quản trị kế hoạch sản xuất để tăng thêm công cụ cho cán kế hoạch, giảm thiểu tính thủ cơng cơng tác tính tốn tiêu kế hoạch Như đánh giá phần trước cán làm công tác kế hoạch chưa đào tạo chuyên ngành kế hoạch, phần lớn cán làm việc kinh nghiệm Vì cơng ty cần có phương án tổ chức lớp huấn luyện, thuê chuyên gia làm việc để trao đổi thông tin với cán kế hoạch gửi cán đào tạo khóa đào tạo ngắn kiến thức kế hoạch, tiếp thu kiến thức kinh nghiệm từ bên ngồi Giúp cho cán kế hoạch khai thác xây dựng kế hoạch cách hiệu nhất, xây dựng nhiều phương án kế hoạch lựa chọn phương án tối ưu Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 65 2.Qui trình lập KH sản xuất - Việc làm tiến hành sửa đổi văn quy trình lập kế hoạch sản xuất thực tế thực qui trình thể tài liệu khơng phù hợp Thể hiên chỗ để xây dựng kế hoạch sản xuất có định hướng cơng ty văn điều lại - Tiến hành lập kế hoạch sản xuất quý, kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch dự trữ hàng hóa Như thấy kinh tế ln có biến động khó lường, giá nguyên vật liệu liên tục biến động, doanh nghiệp sản xuất vật chất với chi phí nguyên vật liệu chiếm tới 60-70% giá thành khơng có kế hoạch thu mua dự trữ ngun vật liệu phù hợp dẫn tới không chủ động sản xuất định giá sản phẩm Kế hoạch dự trữ hàng hóa nên xây dựng Như phân tích phần trên, đặc điểm sản xuất văn phòng phẩm có tính chất mùa vụ, khơng có chiến lược sản xuất để dự trữ sản phẩm phù hợp dễ dẫn tới trường hợp hàng hóa sản xuất không đáp ứng đủ nhu cầu thị trường vào tháng thị trường có nhu cầu cao Quan tâm đến công tác giám sát đánh giá thực kế hoạch Công ty cần tiến hành soạn thảo quy định hình thức khen thưởng hay xử phạt với trường hợp hoàn thành, hoàn thành vượt mức hay khơng hồn thành kế hoạch Việc làm giúp cho các kế hoạch có thêm tinh thần trách nhiệm làm việc, cống hiến cho phát triển cơng ty - Quy trình lập kế hoạch sản xuất cơng ty nên có thay đổi tiến hành lập kế hoạch sản xuất cán kế hoạch phải dựa vào kế hoạch khác kế hoạch nhân tài khơng phải tiến hành lập kế Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A 66 Chuyên đề tốt nghiệp hoạch sản xuất sau từ kế hoạch sản xuất xác định kế hoạch nhân tài Thực tế ngược với lý thuyết mẫu Nội dung KH sản xuất Hiện tất kế hoạch sản xuất công ty dừng lại việc đưa số Bản kế hoạch sản xuất không nên số đơn mà nên có phân tích tình hình thực kế hoạch giai đoạn trước, phân tích hội khó khăn giai đoạn Sau đưa biện pháp thực kế hoạch Trong kế hoạch nên đưa kịch sản xuất khác (tự sản xuất, theo gia công bao nhiêu) sau lựa chọn kịch tối ưu Ngồi công ty cần tiến hành việc bổ sung thêm kế hoạch nguyên vật liệu Việc lập kế hoạch kế hoạch nguyên vật liệu phục vụ cho trình sản xuất phụ thuộc vào định mức tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu Khi tiến hành lập kế hoạch nguyên vật liệu việc làm tổng hợp nhu cầu nguyên vật liệu, nhu cầu thể theo bảng sau: Bảng 3.2: Nhu cầu vật tư tháng X năm Y công ty CP VPP Hồng Hà Tên vật tư ĐV ĐM KL SP Vật tư Giấy loại Bìa loại Vật tư phụ Nhựa Bao bì … Sinh viên: Hồng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Tổng ĐM Hao hụt Tổng nhu cầu Chuyên đề tốt nghiệp 67 Xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu cần dùng cho sản xuất thời gian kế hoạch, cán kế hoạch tiếp tục thu thập thông tin tồn kho vật tư, khối lượng dự trữ vật tư cần thiết để tìm nhu cầu nguyên vật liệu cần đặt hàng thời kỳ kế hoạch Sau xác định tổng nhu cầu nguyên vật liệu, cán kế hoạch tiến hành xác định nhà cung cấp Để xác định nhà cung cấp, cán kế hoạch tiến hành đánh giá chất lượng cung cấp nhà cung cấp giai đoạn trước, tìm kiếm nhà cung cấp Sau so sánh chất lượng hàng hóa, giá cả, thời gian cung cấp nhà cung cấp để đưa lựa chọn nhà cung cấp tốt Quá trình hồn tất, cán kế hoạch tiến hành đặt hàng vật tư với nhà cung cấp Phương pháp xác định tiêu Công ty nên sử dụng phương pháp phân tích dự báo, mơ hình vào việc xác định tiêu thay xác định tiêu theo cách thủ cơng Riêng khối thị trường cần áp dụng phương pháp để đưa số liệu dự báo xác Sau phương pháp nên áp dụng khối kế hoạch để góp phần tăng tính khả thi cho số liệu kế hoạch: 4.1.Phương pháp cân đối Phương pháp chủ yếu áp dụng doanh nghiệp phù hợp với kinh tế thị trường có quản lý nhà nước thay đổi sách kinh tế thường xuyên Thực tốt phương pháp giúp cho kế hoạch điều chỉnh kịp thời, đảm bảo phù hợp với nhu cầu thị trường khả đáp ứng doanh nghiệp Cơng ty sử dụng phương pháp để lập kế hoạch sản xuất năm tháng Phương pháp tiến hành thơng qua bước: Sinh viên: Hồng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A 68 Chuyên đề tốt nghiệp Bước 1: Xác định nhu cầu yếu tố sản xuất để thực mục tiêu kế hoạch dự kiến để đưa dự kiến chi phí, doanh thu Bước 2: Xác định khả thực tế có thời gian kế hoạch cơng ty vốn, nhân lực, máy móc,… Bước 3: Lập bảng cân đối so sánh nhu cầu khả yếu tố sản xuất Nếu nhu cầu khả sản xuất chênh lệch phương án kế hoạch tốt khơng cần điều chỉnh Nếu nhu cầu lớn khả cơng ty phải tiến hành đầu tư thêm tiềm lực, tuyển thêm người mới, mua thêm thiết bị để tăng suất lao động 4.2 Phương pháp Wilson Như đề cập phần trên, công ty cần tiến hành lập kế hoạch cung ứng dự trữ nguyên vật liệu Tuy nhiên, phương pháp xác định mức cung ứng dự trữ nguyên vật liệu cơng ty chưa tối ưu Chính thực tế đó, cơng ty nên thử áp dụng phương pháp xác định khối lượng đặt hàng tối ưu (Mơ hình Wilson) Phương pháp cho phép doanh nghiệp sử dụng phép tính tối ưu để tìm khối lượng đặt hàng tương ứng với tổng chi phí cung ứng dự trữ nhỏ nhất: Theo phương pháp khối lượng lần đặt hàng (ký hiệu Q *) tính cơng thức: Q* = 2* D* H S Trong D mức yêu cầu thời kỳ (1 năm) S chi phí đặt hàng H chi phí lưu kho trung bình cho đơn vị nguyên vật liệu (trong năm) Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A 69 Chuyên đề tốt nghiệp Ví dụ: Một năm công ty CP VPP Hồng Hà cần đến 1000 giấy, chi phí cho đơn hàng triệu đồng, chi phí lưu kho triệu đồng năm Vậy theo phương pháp Wilson khối lượng giấy cần đặt hàng với đơn hàng là: Q* = * 1000 * = 100 Vậy công ty nên tiến hành đặt hàng 10 lần năm, lần đặt hàng cách 1,4 tháng phương án tốt tiết kiệm chi phí Đối với cơng tác khác - Để cơng tác kế hoạch sản xuất hồn thiện việc cơng ty phải có cơng tác kế hoạch hóa hồn thiện Tức cơng ty nên có kế hoạch chiến lược, sau kế hoạch chức (bao gồm kế hoạch sản xuất) Việc có kế hoạch chiến lược cần thiết, kế hoạch chiến lược xác định viễn cảnh mà công ty hướng tới, xác định tôn hoạt động công ty, tất hoạt động khác cơng ty “soi” vào để thực Có kế hoạch chiến lược làm cho hoạt động công ty thống theo mục tiêu chung Việc soạn lập kế hoạch chiến lược nhiệm vụ lãnh đạo cơng ty, phòng ban chức có nhiệm vụ tham mưu cho ban lãnh đạo việc soạn lập chiến lược phát triển - Trong để lập kế hoạch sản xuất dự báo nhu cầu tiêu thụ thời kỳ kế hoach quan trọng nhất, cung cấp khối thị trường Hiện có thực tế có giai đoạn sản phẩm sản xuất công ty không đáp ứng đủ nhu cầu tiêu dùng khách hàng, máy móc chưa hoạt động tối đa cơng suất Đây chủ yếu cơng tác Sinh viên: Hồng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 70 nghiên cứu thị trường công ty chưa thực hiệu Việc nghiên cứu thị trường dừng lại việc dựa vào tình hình tiêu thụ giai đoạn trước sau dự báo cho giai đoạn tới mà chưa có phân tích sâu biến động thị hiếu người tiêu dùng, thị trường đối thủ cạnh tranh Vì cơng ty cần bổ sung nhân giỏi chuyên nghiên cứu thị trường để có thơng tin xác cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất - Ngồi kho cơng ty tồn đọng nhiều hàng khơng bán được, chủ yếu mẫu mã không ưa chuộng, giá thành sản phẩm cao đa số người tiêu dùng Vì thời gian tới cơng ty cần quan tâm tới công tác nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, chủ động tìm kiếm đối tác cung cấp nguyên vật liệu với giá rẻ, chất lượng tốt III Một số kiến nghị với công ty Để hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất việc làm hai mà phải tiến hành phần một, phù hợp với tình hình điều kiện cơng ty nay, phù hợp với phát triển công ty giai đoạn tới Qua việc phân tích tình hình thực tế cơng tác kế hoạch hóa, phân tích tình hình thực tế cơng ty giai đoạn - Hồn thiện hệ thống phần mềm để cơng tác quản lý hàng hóa vật tư khối nhanh chóng xác Tìm hiểu mua phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất Trang bị máy tính có phần mềm quản lý cho thủ kho - Công ty cần yêu cầu phận Marketing tiến hành cử cán theo dõi tuổi thọ sản phẩm để có báo cáo kịp thời với khối kế hoạch, khối tiến hành dừng lập kế hoạch sản xuất cho loại sản phẩm Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 71 - Nâng cấp, mở rộng hệ thống kho công ty Tạo điều kiện cho việc dự trữ sản phẩm nguyên vật liệu, tránh tình trạng thiếu hàng hóa cung cấp cho thị trường vào mùa vụ - Bắt đầu tiến hành lập kế hoạch cung ứng dự trữ nguyên vật liệu Cần quan tâm tới công tác quản lý nguyên vật liệu tránh thất thoát gaay lãng phí tài sản cơng ty - Tăng cường công tác giám sát kiểm tra thực kế hoạch sản xuất Cần soạn thảo quy định cơng ty sách khen thưởng việc hồn thành vượt mức kế hoạch, có biện pháp xử lý đơn vị khơng hồn thành kế hoạch (với lý chủ quan) - Yêu cầu khối kế hoạch tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp nguyên vật liệu để chọn nhà cung cấp tốt Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A Chuyên đề tốt nghiệp 72 KẾT LUẬN Như phân tích, kế hoạch công cụ quản lý hiệu doanh nghiệp điều kiện kinh tế thị trường có nhiều bất ổn Chính đòi hỏi cơng tác kế hoạch ngày phải nâng cao chất lượng yêu cầu thiết Đối với công ty CP VPP Hồng Hà năm gần cơng tác kế hoạch hóa sản xuất tổ chức thực tốt, góp phần khơng nhỏ vào thành công kinh doanh công ty Tuy nhiên thành cơng chưa tương xứng với tiềm phát triển lịch sử phát triển lâu đời công ty VPP nước Tham vọng phát triển không lãnh đạo cơng ty mà nguyện vọng tất cổ đông, CBNV công ty Và để đạt mục tiêu trở thành doanh nghiệp kinh doanh VPP lớn Việt Nam, với mức tăng trưởng cao bền vững thời gian tới cơng ty cần phải hồn thiện phương thức quản lý kinh doanh Một hồn thiện việc hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất – cơng tác coi quan trọng bậc hoạt động quản lý công ty Trong thời gian thực tập công ty, tơi nhận thấy cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty cần phải có hồn thiện đổi mới, điều chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đây lần tiếp cận với vấn đề thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Hi vọng với ý kiến đóng góp chủ quan cá nhân tơi tham khảo cho cơng ty cơng hồn thiện cơng tác quản lý, nâng cao hiệu hoạt động SXKD Sinh viên: Hoàng Thị Nhuần Lớp: Kế hoạch 47A ... sản xuất bước trung gian kế hoạch sản xuất tổng thể kế hoạch nhu cầu sản xuất Kế hoạch đạo sản xuất xác định doanh nghiệp cần phải sản xuất (số lượng sản phẩm hay phận sản phẩm) sản xuất Kế hoạch. .. “Hồn thiện cơng tác kế hoạch hóa sản xuất cơng ty cổ phần văn phòng phẩm Hồng Hà , tơi hy vọng đưa đóng góp hữu ích cơng ty Mặc dù câu chuyện việc hồn thiện kế hoạch hóa sản xuất doanh nghiệp sản. .. Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà gồm: - Sản xuất mặt hàng văn phòng phẩm - Sản xuất sản phẩm từ chất dẻo - Cho thuê văn phòng cửa hàng - Sản xuất, kinh doanh xén giấy, vở, sổ - Sản xuất, lắp