TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh vanthu

UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Tài liệu dành cho Văn thư) http://qlvbdh.bacninh.gov.vn Bắc Ninh, tháng 10 năm 2016 MỤC LỤC PHẦN 1: TỔNG QUAN I Giới thiệu .4 II Tổng quan hệ thống PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ I Văn đến Tiếp nhận văn Văn đến liên thông Văn đến chưa chuyển Văn hạn chưa xử lý 11 Văn hạn chuyển 11 Văn đến cất .12 Văn hạn xử lý 13 II Văn 13 Thêm văn 13 Văn ký duyệt .14 Văn nội 14 Văn chờ phát hành 17 Văn phát hành 20 III Thống kê theo dõi .21 IV Hồ sơ công việc 22 V Tủ văn 23 VI Tủ hồ sơ 26 VII.Văn hủy 28 VIII Văn theo dõi đạo 28 IX Chức xử lý thông tin hỏi đáp 32 PHẦN 1: TỔNG QUAN I Giới thiệu Trong quan, tổ chức, văn thư nhóm chuyên trách công việc tiếp nhận công văn, tài liệu, loại giấy tờ bao gồm đơn người dân gửi lên Công việc hệ thống thực theo trình tự: Tiếp nhận, đăng ký văn đến, chuyển lên cho lãnh đao quan để có ý kiến đạo, xử lý Các chức hệ thống dành cho văn thư bao gồm:     II Tiếp nhận văn bản, hồ sơ Gửi văn cho lãnh đạo Phân phát tài liệu, cơng văn Gửi văn đích danh Tổng quan hệ thống Truy cập vào địa chỉ: http://qlvbdh.bacninh.gov.vn/ Sau bấm vào địa tương ứng đơn vị nhập vào tài khoản đăng nhập Tài khoản đăng nhập vào hệ thống : Sử dụng hòm thư cơng vụ tỉnh (@bacninh.gov.vn) Lưu ý không cần nhập vào phần @bacninh.gov.vn Sau người dùng đăng nhập vào hệ thống tổng quan hệ thống gồm có phần là:     Phần thơng tin người dùng phía bên trái Phần menu phụ phía bên phải Phần menu phía bên trái Nội dung chi tiết trang Hình 2.1 : Tổng quan hệ thống - - Phần thông tin người dùng: để xem thông tin chi tiết người dùng bấm vào “Thơng tin cá nhân” Khi người dùng muốn thoát khỏi hệ thống xong việc bấm vào “Thốt” Phần chức xử lý menu trình bày chi tiết phần Phần menu phụ phía bên phải: có phần lịch đường dẫn đến trang thư điện tử, cổng thông tin điện tử, PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ I Văn đến Tiếp nhận văn Khi có văn đến(văn giấy) ,văn thư tiếp nhận văn (scan văn đó) thêm văn vào hệ thống Hình 1.1 : Chức tiếp nhận văn đến Sau bấm vào chức “Tiếp nhận văn bản”, hình thêm văn Hình 1.2 : Màn hình nhập văn đến Văn thư nhập đầy đủ thông tin văn bản, scan file văn giấy đính kèm vào phần “Tệp tin đính kèm” Nếu cần đính nhiều file bầm “Thêm tệp tin” Sau bấm vào “Lưu lại” văn hệ thống lưu lại hiển thị trang Hoặc bấm “Lưu chuyển” chọn lãnh đạo gửi văn cho lãnh đạo ln Muốn xóa hết nội dung nhập nhập lại bấm “Nhập lại” Văn đến liên thông Khi đơn vị A gửi văn cho đơn vị B Thì văn văn văn đơn vị A, đồng thời văn đến liên thơng đơn vị B Và đơn vị B lúc nằm mục “Văn đến liên thông” Tại trang “Văn đến liên thông” hiển thị danh sách văn liên thông nhiệm vụ văn thư vào sổ văn Việc vào sổ đơn giản, văn thư cần bấm vào văn bấm vào “Vào sổ” Nếu cần chỉnh sửa nội dung sửa lại bấm “Cập nhật”, khơng cần sửa lại thơng tin khơng cần bấm “Cập nhật” hệ thống tự lưu chuyển văn sang mục “Văn đến chưa chuyển” Hình 1.3: Danh sách văn đến liên thông Văn đến chưa chuyển Khi cán văn thư lưu văn đến vừa tiếp nhận, văn hiển thị danh sách văn đến chưa chuyển Để chuyển văn đến vừa tạo cho lãnh đạo quan xem Cán văn thư cần click vào văn Hoặc tích chọn nhiều văn bấm “Gửi lãnh đạo” Tất văn chưa xem tài khoản người dùng đăng nhập hệ thống văn có màu đỏ in đậm.Khi người dùng xem văn đó, trạng thái văn chuyển thành “Đã đọc” màu đỏ in đậm Trong trường hợp người dùng mở văn chưa kịp đọc văn chưa xử lý, người dùng thay đổi trạng thái “Đã đọc” “Chưa đọc” văn cách chọn văn nhấn Những văn quan trọng muốn đánh dấu người dùng chọn , để bỏ đánh dấu Hình 1.4 : Danh sách văn đến chưa xử lý Sau bấm vào văn đến cần xem, hình chuyển sang trang “Chi tiết văn đến” Hình 1.5: Màn hình chi tiết văn đến Tại hình chi tiết văn đến, có chức : Gửi lãnh đạo, Sửa văn bản, Hủy văn bản, Cất văn bản, Hoàn thành, Quay lại  Chức “Gửi lãnh đạo”: cán văn thư bấm vào chức để chuyển văn cho lãnh đạo Khi bấm vào chức này, hình danh sách lãnh đạo để gửi Chỉ có lãnh đạo gửi nhìn thấy văn Văn sau chuyển cho lãnh đạo tự động chuyển sang trang “Văn đến chuyển” Hình 1.6 : Chọn lãnh đạo để gửi văn  Chức “Hủy văn bản”: Khi văn có nội dung sai hay gặp lỗi khơng xác, người văn thư bấm vào nút để hủy văn Văn sau hủy khơng chức Các thao thác văn bị hủy khơng có tác dụng Văn hủy văn chưa gửi Khi văn gửi khơng hủy Văn bị hủy chuyển tới thư mục  Chức “Cất văn bản”: Đây chức dành cho văn đọc, khơng cần xử lý văn Ví dụ văn luật …Để thực cất văn bản, văn thư cần bấm vào nút Sau bấm, văn cất hình chuyển danh sách văn đến Văn sau cất lưu tủ văn  Chức “Sửa văn bản”: Để sửa lại thông tin, nội dung văn cần chỉnh sửa Văn hạn chưa xử lý Những văn hạn mà chưa xử lý hiển thị phần Văn hạn chuyển Khi cán văn thư chuyển văn cho lãnh đạo văn tự động chuyển từ trang văn chưa chuyển sang trang văn chuyển Để vào xem chi tiết văn bản, văn thư cần bấm vào văn Hình 1.7: Danh sách văn xử lý Sau bấm vào để xem chi tiết văn bản, trang chi tiết văn bản, lúc khác với văn chưa xử lý, văn xử lý có chức năng: Gửi lãnh đạo, Thu hồi văn bản, Cất văn bản, Sửa văn Quay lại 10 Để hỗ trợ việc thống kê theo dõi làm báo cáo văn đến/đi cho đơn vị Hệ thống có sẵn phần: - Sổ công văn đến/đi: hỗ trợ việc thống kê, xuất file xls để in sổ công văn đến/đi - Theo dõi tổng số văn đến/đi: Theo dõi tình hình nhận xử lý văn đến/đi cá nhân đơn vị theo khoảng thời gian - Thống kê vb đến/đi phòng ban: Hỗ trợ thống kê, xuất file xls văn đến/đi phòng ban đơn vị theo thời gian để làm báo cáo - Thống kê vb đến/đi theo ngành: Hỗ trợ thống kê, xuất file xls văn đến/đi theo ngành đơn vị theo thời gian để làm báo cáo Hình 3.1: Màn hình danh sách sổ cơng văn đến Tìm kiếm nâng cao: Để hỗ trợ người dùng việc tìm kiếm văn đến/đi theo nhiều tiêu chí: Trích yếu, số hiệu, quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản,… Trên trang danh sách văn đến/ có phần tìm kiếm nâng cao IV Hồ sơ công việc 20 Đây trang hiển thị tồn hồ sơ cơng việc có liên quan tới văn thư Tại trang danh sách hồ sơ công việc, văn thư xem chi tiết hồ sơ cơng việc cách bấm vào hồ sơ để xem mà khơng có quyền sửa hay xóa nội dung bên hồ sơ Thêm hồ sơ vào tủ hồ sơ, hình danh sách hồ sơ cơng việc, người dùng bấm vào nút checkbox để chọn hồ sơ cần thêm bấm Khi hình xuất thêm cửa sổ để người dùng chọn tủ chứa hồ sơ, sau chọn tủ bấm “Thêm vào tủ” Nếu khơng muốn thêm bấm vào nút x để tắt cửa sổ Trường hợp chưa có tủ hồ sơ để chứa hồ sơ, văn thư vào tab “Tủ hồ sơ” menu bên trái để thêm tủ Hình 4.1: Danh sách hồ sơ công việc lien quan V Tủ văn 21 Tủ văn nơi để chứa tài liệu nhân tự quản lý Để vào tủ văn bản, menu trái, nhân bấm vào Để xem văn tủ văn bản, chọn tủ văn cần xem ví dụ chọn xem UBND bấm vào hiển thị văn có tủ Hình 5.1: Màn hình danh sách văn tủ Nếu muốn thêm tủ, hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để thêm Hình 5.2: Màn hình danh sách tủ văn Nếu muốn sửa tủ văn bản,bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên tủ văn vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ bấm chọn tủ trang danh sách tủ để xóa tương ứng 22 Hình 5.3: Màn hình quản lý tủ văn Để chuyển văn sang tủ văn khác, chọn văn cách bấm vào checkbox bấm vào “Chuyển sang tủ khác” Khi hình xuất thêm cửa sổ Nếu có tủ văn cần chuyển bấm vào tủ bấm Hình 5.4 : Chuyển văn sang tủ văn khác Khi muốn xóa văn khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn ( bấm vào checkbox ) bấm chọn 23 Để thêm văn vào tủ văn bản, trang danh sách văn đến/đi Bấm chọn văn muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Chọn tủ văn để lưu vào bấm Hình 5.5 : Thêm văn vào tủ văn 24 VI Tủ hồ sơ Tủ hồ sơ dùng để lưu hồ sơ công việc nhân tự quản lý Để sử dụng tủ hồ sơ, menu trái , người dùng bấm chọn sách tủ Muốn thêm bấm “Thêm tủ” trang danh sách tủ để vào trang danh Hình 6.1: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút tủ để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điền tên cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” chon tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa tủ hồ sơ chọn tủ trang danh sách tủ để thực xóa tương ứng với Hình 6.2 : Sửa tủ hồ sơ Để xem hồ sơ có tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem Hình 6.3 : Danh sách hồ sơ tủ 25 Khi muốn xóa hồ sơ khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa bấm phía danh sách Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút checkbox ) bấm Một cửa sổ xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ cần chuyển sang bấm “Chuyển” để lưu Nếu không muốn chuyển tắt cửa sổ Hình 6.4 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác 26 VII Văn hủy Toàn văn đến sau hủy tự động chuyển vào mục “Văn hủy” Có “Văn đến hủy” “Văn hủy” Tại hiển thị danh sách văn hủy Văn thư xóa văn hủy khỏi hệ thống Hình 7.1: Màn hình danh sách văn đến hủy Hình 7.2: Màn hình danh sách văn hủy VIII Văn theo dõi đạo Giới thiệu Chức dành cho lãnh đạo quan đơn vị sử dụng để theo dõi văn đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua biết cơng việc, nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao xử lý tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ giao 27 Danh sách nhiệm vụ giao: Chức liệt kê toàn nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực Danh sách nhiệm vụ hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ đơn vị xử lý xong Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ mà đơn vị trình xử lý Danh sách nhiệm vụ hạn: Chức liệt kê nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong Khi xử lý văn cần theo quy trình xử lý văn hệ thống: Tiếp nhận văn đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc => Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn => Phát hành văn trả lời Nếu khơng theo quy trình, hệ thống không liên kết văn với nhau, từ khơng thay đổi trang thái cơng việc thành hoàn thành Ghi chú: Các nhiệm vụ tính hồn thành có văn trả lời lại văn mà UBND giao Hướng dẫn sử dụng 28 Quy trình xử lý văn có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao giống văn điện tử từ đơn vị khác gửi đến mà đơn vị xử lý phần mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành Công Việc Khi văn văn thư tiếp nhận hiển thị mục “Văn theo dõi đạo” để lãnh đạo quan nắm tình hình xử lý Khi xử lý văn bản, cán bộ, chuyên viên cần lưu ý mục sau: a Đối với chuyên viên, cán xử lý công việc: - Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn trả lời chi tiết văn đến - Nếu không tạo hồ sơ công việc đây, văn đến hồ sơ công việc không liên kết với - Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu ngày phát hành văn đến vào hình tạo hồ sơ cơng việc 29 b Đối với cán văn thư - Khi vào sổ văn phải vào sổ từ mục “Danh sách văn ký duyệt” để liên kết văn đến, với Nếu văn thư tạo văn đi, phải nhập số ký hiệu văn đến liên quan hình them mới: 30 IX Chức xử lý thông tin hỏi đáp Giới thiệu Chức sử dụng để cán bộ, chuyên viên trả lời ý kiến hỏi đáp người dân, doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý văn điều hành Hướng dẫn Các thay đổi xử lý khác biệt chức danh văn thư, chức danh khác xử lý mục hỏi đáp văn bình thường Chỉ có tài khoản đánh dấu quản trị có quyền đưa văn lên cổng thơng tin sử dụng chức đăng văn lên cổng a Tiếp nhận câu hỏi Tại tài khoản văn thư có mục tiếp nhận thơng tin hỏi đáp nằm mục quản lý văn đến 31 Khi có câu hỏi người dân gửi đến, câu hỏi nằm mục Văn thư bấm vào sổ để tiếp nhận câu hỏi người dân Sau nhập đầy đủ thông tin văn thư bấm Lưu để lưu thông tin câu hỏi 32 Câu hỏi sau lưu nằm mục văn đến chưa xử lý Lúc văn thư tiến hành gửi văn bản( câu hỏi) cho lãnh đạo văn bình thường Sau vào sổ, câu hỏi văn đến cần xử lý đơn vị Các cán bộ, chuyên viên xử lý văn câu hỏi văn khác b Trả lời câu hỏi lên cổng thông tin Sau cán chuyên viên xử lý xong câu hỏi người dân lãnh đạo duyệt ( thông qua hồ sơ công việc) Các văn nằm mục văn ký duyệt mục văn Văn thư vào sổ văn để phát hành văn cho người dân 33 Tại hình danh sách văn ký duyệt, văn thư bấm nút vào sổ bên tay phải để vào sổ văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần thiết, văn thư bấm nút lưu để tiến hành vào sổ Sau bấm nút lưu, hình chi tiết văn hiển thị Văn thư bấm nút Đưa văn lên cổng thông tin để kết thúc chức trả lời hỏi đáp người dân 34 ... Phân phát tài liệu, công văn Gửi văn đích danh Tổng quan hệ thống Truy cập vào địa chỉ: http://qlvbdh.bacninh.gov.vn/ Sau bấm vào địa tương ứng đơn vị nhập vào tài khoản đăng nhập Tài khoản đăng... gia 18 Văn phát hành Văn sau “Gửi phát hành tự động chuyển sang trang “Văn phát hành Mọi thao tác với văn phát hành hoàn toàn giống với “Văn chờ phát hành Ngoài xem văn phát hành theo loại... văn mà UBND giao Hướng dẫn sử dụng 28 Quy trình xử lý văn có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao giống văn điện tử từ đơn vị khác gửi đến mà đơn vị xử lý phần mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành Công Việc Khi