tài liệu hướng dẫn chi tiết thực hành excel 2003

Tr Tr ờng đại học khoa học xã hội và nhân văn ờng đại học khoa học xã hội và nhân văn Bộ môn thông tin th Bộ môn thông tin th viện viện Trung tâm tin học ứng dụng Trung tâm tin học ứng dụng Mục lục Mục lục Phần 1: Lý thuyết 3 Khởi động, Vào ra Ms Excel 3 Quản lý thanh công cụ 5 Tạo mới, lu, đóng, mở bảng tính 6 Giới thiệu bảng tính 6 Di chuyển con trỏ, bôi đen 7 Thao tác hàng, cột 7 Định dạng cho trang tính 9 Các loại dữ liệu thao tác nhập dữ liệu 11 Khái niệm về hàm 12 Hàm số học 13 Hàm thời gian 14 Hàm logic 15 Hàm tìm kiếm 16 Xử lý ký tự 17 Tạo đồ thị 17 Cơ sở dữ liệu các khái niệm 18 Các hàm trong csdl 19 Sắp xếp dữ liệu 20 đặt lọc và kiết xuất dữ liệu 21 In ấn bảng tính 22 Phần 2 : Thực hành 24 2 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Phần 1: Lý thuyết Khởi động, Vào ra Ms Excel Khởi động/thoát MS Excel Khởi động Excel Khởi động máy tính Vào Start\Programs\Microsoft Excel Hoặc nháy vào biểu tợng Excel tại màn hình Thoát khỏi Excel File\Exit Hoặc dấu chéo góc phía trên bên phải màn hình 3 Cấu tạo cửa sổ Thực đơn, menu Giới thiệu thực đơn File: tạo mới, mở, lu, in ấn, thiết lập bảng tính Edit: cắt, dán, sao chép, xoá, tìm kiếm View: xem bảng tính ở các dạng khác nhau Insert: chèn các biểu tợng, biểu đồ, ứng dụng Format: định dạng bảng tính 4 Thanh tiêu đề Bảng tính Các Sheet làm việc Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuốn Thanh Menu Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Tools: Các công cụ hỗ trợ Truy suất thực đơn Nháy chuột vào tên thực đơn cần sử dụng Hoặc bấm tổ hợp phím Alt + <Phím có dấu gạch chân> Quản lý thanh công cụ Các thanh công cụ thờng đợc sử dụng Standard: Thc hin cỏc thao tỏc c bn nht i vi bng tớnh Formating: nh dng bng tớnh Chart: V biu Drawing: To v chnh sa ho WordArt: To cỏc kiu ch p Forms: H tr to cỏc khung bng PivotTable: H tr kt xut thụng in Worksheet menu bar: h thng thc n Hiện/ẩn thanh công cụ Cách 1: View\Toolbars Nháy chuột vào thanh công cụ cần hiện/ẩn Cách 2: 1. Tools\Customize 2. Mục Toolbars: tích chọn thanh công cụ cần hiện/ẩn 3. Mục Commands: dùng chuột kéo thả từng chức năng lên thanh công cụ Sử dụng thanh công cụ Mỗi thanh công cụ có một số biểu tợng để thực hiện một chức năng cụ thể Khi cần sử dụng thì bấm vào biểu tợng đó 5 Danh sách các thanh Menu Danh sách các thanh công cụ t ơng ứng của menu bên trái Tạo mới, lu, đóng, mở bảng tính Tạo mới văn bản File\New Hoặc Ctrl + N Hoặc bấm vào biểu tợng tại màn hình Ghi văn bản 1. File\Save hoặc bấm tổ hợp Ctrl + S 2. Save in: Chọn th mục cần lu văn bản 3. File name: tên văn bản cần lu 4. Save Lu văn bản đã có với một tên mới 1. File\Save As hoặc bấm phím F12 2. Save in: Chọn th mục cần lu văn bản 3. File name: tên văn bản cần lu -> Nhập tên văn bản 4. Save Mở văn bản 1. File\OPEN hoặc Ctrl + O, hoặc Bấm vào biểu tợng 2. Chọn đờng dẫn đến văn bản: Look in 3. Chọn văn bản cần mở 4. OPEN Đóng văn bản File\Close Hoặc bấm vào dấu chéo góc trên bên phải màn hình Giới thiệu bảng tính Bảng tính Mi file Excel = 1 n 16 Sheet (trang tớnh) Mi sheet = 65536 hng x 255 ct o Ct ký hiu: A,B,C o Hng ký hiu: 1,2,3, Cell: l ụ giao gia hng v ct o Mi cell u cú a ch trờn bng tớnh a ch: Hng trc, ct sau: A12,B12 Vựng: l mt khi cỏc ụ liờn tip o Xỏc nh vựng: <ễ vựng u><ễ vựng cui>; o vớ d: A3:D3 Khái niệm và phân loại địa chỉ Địa chỉ tơng đối: Thay i khi ta thc hin copy, di chuyn cụng thc 6 ổ đĩa và th mục Tên văn bản Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Cú dng: <Ct><Hng>; vớ d: B12,F23 Địa chỉ tuyệt đối Khụng thay i khi ta thc hin copy, di chuyn cụng thc Cú dng: thờm du $ vo trc phn ch v s: <$Ct><$Hng>; o vớ d: $B$12 Cỏch ly a ch tuyt i o Nhp du ụla $ sau ú n a ch hng, ct o Hoc nhp bỡnh thng nh a ch tng i -> bm F4 Địa chỉ hỗn hợp Tuyt i ct, tng i hng: <$Ct><Hng>: $B12 Tng i ct, tuyt i hng: <Ct><$Hng>: B$12 Di chuyển con trỏ, bôi đen Di chuyển con trỏ Sa dng cỏc phớm mi tờn di chuyn gia cỏc ụ Kt hp vi phớm Ctrl di chuyn nhanh Ctrl + Home: v ụ u tiờn Ctrl + And: v ụ cui cựng Ctrl + cỏc phớm mi tờn S dng cỏc thanh cun dc/ngang chuyn nhanh n hng/ct Đánh dấu, bôi đen ỏnh du mt ụ: nhỏy chut vo ụ ú ỏnh du nhiu ụ: nhn gi chut ỏnh du hng: chn hng ỏnh du ct: chn ct ỏnh tt c cỏc ụ: gia hng v ct: ctrl+A ỏnh du cỏc ụ ri nhau: Gi ctrl + chut Thao tác hàng, cột Chèn thêm ô trống ỏnh du ụ cn chốn Insert\cells Khai bỏo cỏch chốn -> OK Chèn hng\cột t con tr ti hng\ct cn chốn Insert\Rows (hoc Columns) 7 Xo¸ hµng\cét • Đặt con trỏ tại hàng\cột cần xoá • Edit\delete -> Lựa chọn các xoá Thay ®æi ®é réng hµng\cét • Đặt con trỏ tại biên của hàng/cột -> xuất hiện 2 mũi tên ngược nhau • Ấn giữ chuột phải và kéo: thu hẹp, mở rộng Thay ®æi nhiÒu cét cã ®é réng tiªu chuÈn • Đánh dấu các cột • Format\Column\Standard Width ->OK NhiÒu cét cã ®é réng b»ng nhau • Đánh dấu cột • Format\Column\With • Khai báo độ rộng • OK NhiÒu hµng cã chiÒu cao nh nhau • Đánh dấu hàng • Format\Row\Height • Khai báo Chiều cao • OK Cét\hµng cã ®é réng b»ng d÷ liÖu • Đánh dấu cột/hàng • Format\column\AutoFit Selection -> cột • Format\row\AutoFit -> hàng Lµm Èn\hiÖn cét • Đánh dấu cột cần ẩn/hiện • Ẩn cột: Format\Column\Hide • Hiện cột:Format\Column\Unhide Lµm Èn\hiÖn hµng • Đánh dấu hàng cần ẩn/hiện • Ẩn cột: Format\Row\Hide • Hiện cột:Format\Row\Unhide Trén c¸c « (Merge cell) • Bôi đen các ô • Format\cell • Alignment\Merge cell • Hoặc bấm vào biểu tượng 8 Híng dÉn sö dông MS Excel 2000 §Þnh d¹ng cho trang tÝnh §Þnh d¹ng kiÓu d÷ liÖu • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Chọn mục number: chọn các kiểu dữ liệu sau o Number: dữ liệu kiểu số o Currency: dữ liệu kiểu tiền tệ o Date/time: dữ liệu kiểu thời gian o Percentage: dữ liệu kiểu phần trăm o Fraction: Dữ liệu kiểu phân số o Scientific: dữ liệu kiểu chữ số khoa học o Text: dữ liệu kiểu văn bản o Special: dữ liệu kiểu chữ số đặc biệt: số điện thoại o Custom: kiểu dữ liệu do người dùng định nghĩa Tr×nh bµy d÷ liÖu trong « • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Mục Ailgnment: căn chỉnh vị trí dữ liệu o Horizoltal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang o Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc o Wrap text: ngắt xuống dòng nếu độ rộng của ô không đủ o Shrink to fit: dữ liệu vừa bằng độ rộng của Ô o Merge cells: nối/trộn nhiều ô o Orentation: căn chỉnh hướng chữ: đứng/nghiêng 1. Chọn độ nghiêng của chữ trong mục Degrees 2. Hoặc bấm chuột vào kim đồng hồ và kéo độ nghiêng phù hợp KÎ khung b¶ng • Chọn vùng cần định dạng/bôi đen • Format\cell hoặc Ctrl+F1 • Chọn mục Border: tạo khung, viền cho bảng tính o Presets: bấm chọn loại định dạng cho bảng o None: không kẻ khung (huỷ kẻ khung) o Outline: tạo khung viền cho bảng 9 o Inside: to cỏc ng k bờn trong bng o Style: kiu ng k o m, nht, gch ni, song song o Border: thc hin v/hu cỏc ng trong v ngoi bng: bm chn tng loi o Color: chn mu cho ng k Định dạng kiểu chữ Chn vựng cn nh dng/bụi en Format\cell hoc Ctrl+F1 Vo mc Font: nh dng kiu ch cho bng o Font: kiu ch o Font style: ch : thng, m, nghiờng o Size: c ch o Color: mu ch Đặt nền cho bảng Chn vựng cn nh dng/bụi en Format\cell hoc Ctrl+F1 Vo mc Patterns: nh dng nn cho bng o Color: nh dng mu nn cho bng o Pattern: chn kiu nn cho bng Tạo cửa sổ con cho bảng tính Window\Split Hu Remove Split Cố định các hàng\cột Cố định hàng chut ti ụ bt k ca ct A Window\Freeze Panes Cố định cột chut ti ụ bt k ca hng 1 Window\Freeze Panes Cố định một vùng chut ti ụ cui cựng ca vựng cn c nh Window\Freeze Panes 10 [...]... thì không thởng 6 Tính thu nhập = PCCV + Lơng sản phẩm + lơng chính + thởng 7 Dồn dữ liệu từ hai cột họ và tên vào 1 cột 8 Tổng kết thu nhập của từng nhóm chức vụ 30 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 7: lọc dữ liệu Mở bảng tính và nhập số liệu theo mẫu sau 1 Tính giá tại cột Tổng điểm Tổng điểm = (Điểm thực hành * 2 + Điểm lý thuyết)/3 Kết quả = Đỗ nếu tổng điểm>=5.0 ngợc lại kết quả= Trợt...Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Các loại dữ liệu thao tác nhập dữ liệu Loại dữ liệu Dữ liệu ( Number) Bt u bng ch s t 0-9 Cú th cú cỏc du: +, -,*,$ Mc nh cn l phi ca ụ Dữ liệu kiểu chữ (Text) Bt u bng ch cỏi a-z hoc A-Z Mun nhp cỏc ch s: thờm du vo trc Mc nh cn l phi ca ụ Dữ liệu kiểu ngày tháng L dng th hin c bit ca d liu kiu s: cú th... mẫu sau 1 Tự động nhập dữ liệu cho cột Họ và tên 2 Tính cột Đ tổng theo công thức: = ((Điểm toán x 2) + Điểm văn + Điểm Tin)/4 3 Các cột Stt, Mã số, Lớp nhập tự động 4 Ghi bảng tính vào FILE BAI 2.XLS 24 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 2: Bài tập định dạng Yêu cầu lý thuyết Các thao tác định dạng một bảng tính Định dạng cách ghi dữ liệu Định dạng cách căn chỉnh dữ liệu theo hàng và theo cột... tng quỏt cỏc trang ca CSDL 22 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Cài đặt trang in Vo File\Page setup Ca s ny gm 4 th chớnh o Kh giy o Cn l o Lm tiờu cho trang, o Lm tiờu cho bng In ấn Vo File\Print Name: chn mỏy tinh Print range o All: in tt c o Page(s) from to: in theo tng trang OK 23 Phần 2 : Thực hành Bài thực hành 1: thao tác cơ bản Yêu cầu lý thuyết Khởi động excel và nắm đợc màn hình, thanh... trong phép chia số nguyên Cỳ phỏp Vớ d: =MOD(M,N): M chia cho N = MOD(15,4) -> 3 = MOD(C15,4) Hàm thời gian Hàm NOW Tr li ngy thỏng nm v gi hin ti Cỳ phỏp =NOW() Hm TODAY Tr li ngy thỏng nm hin ti Cỳ phỏp =NOW() Hm DAY: Cho giá trị ngày của loại dữ liệu kiểu ngày tháng Cỳ phỏp: Vớ d: =DAY(a ch cha d liu) =DAY(B5) 14 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Hm MONTH: Cho giá trị tháng của dữ liệu kiểu... + Trung bình học kỳ II +(Điểm thi*2) tất cả chia cho 4 3 Nếu từ hai bảng nguồn có sự thay đổi dữ liệu từ các cột điểm cụ thể (ví dụ điểm toán)thì dữ liệu cột trung bình trên bảng có bị thay đổi là điều tất nhiên Nhng dữ liệu từ cột trung bình của học kỳ tơng ứng trên bảng tổng kết cả năm có bị thay đổi không? Nếu thay đổi thì theo phơng pháp nào? Bài thực hành 9: ôn tập hàm Bài 1: Tạo một bảng tính... - = 4 Nếu SLVĐM trên 3 lần ĐM Chú ý: SLVĐM (Số lần vợt đinh mức)= SVĐM/ĐM và làm đợc tròn đến hàng đơn vị 5 Thành tiền = TĐM+TVĐM 6 Thống kê tổng số tiền của từng khu vực Bài thực hành 6: Ôn các hàm Bài tập 1: 1 Đánh giá = Đỗ nếu điểm thi >7 và = không đỗ nếu ngợc lại 28 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 2 Lệ phí = 50000 cho khu vực A và 30000 cho các khu vực còn lại (cột mã số xác định vùng và số thứ... xâu ký tự về dạng số Hm LOWER: Chuyển xâu ký tự thành chữ thờng Hm UPPER: Chuyển xâu ký tự thành chữ hoa Hm PROPER: Chuyển các ký tự đầu của mỗi từ thành chữ hoa Hm TRIM: bỏ các ký tự trống giữa các từ -> chỉ giữ lại 01 ký tự trống Tạo đồ thị Mc ớch: biu din thụng tin di dng cỏc khi, hng, ct Cỏc loi th o th hai chiu: trc tung v trc honh o th ba chiu: trung tung, trc hong v trc xiờn 17 Tạo đồ thị... thêm một dòng cuối và tính tổng số tiền phải trả của công ty cho CBNV Ghi vào máy với tên File là THANGII.XLS 26 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Bài thực hành 4: Hàm if Yêu cầu lý thuyết Nắm đợc thế nào là biểu thức Logic và các hàm liên quan đến biểu thức Logic Hàm IF: Cú pháp, cách thành lập, và các dạng Hàm tìm kiếm Vlookup Bài 1 Tạo bảng tính theo mẫu sau 1 2 3 4 5 Cột Lơng = Hệ số lơng nhân với... dữ liệu Nhỏy ỳp chut vo ụ cn sa hoc n phớm F2 Kt thỳc sa bng phớm Enter Xoá dữ liệu Chn vựng, ụ mun xoỏ n phớm Delete hoc vo Edit\Clear\Contents Sao chép dữ liệu Sao chép bình thờng Chn vựng cn sao chộp Edit\Copy hoc n Ctrl+C Di chuyn con tr ti cựng cn dỏn Edit\Paste hoc n Ctrl+V Sao chép đặc biệt Chn vựng cn sao chộp nh trờn Edit\Paste Special Chn phng thc sao chộp 11 Di chuyển dữ liệu . và kiết xuất dữ liệu 21 In ấn bảng tính 22 Phần 2 : Thực hành 24 2 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Phần 1: Lý thuyết Khởi động, Vào ra Ms Excel Khởi động/thoát MS Excel Khởi động Excel Khởi động. Panes 10 Hớng dẫn sử dụng MS Excel 2000 Các loại dữ liệu thao tác nhập dữ liệu Loại dữ liệu Dữ liệu ( Number) Bt u bng ch s t 0-9 Cú th cú cỏc du: +, -,*,$ Mc nh cn l phi ca ụ Dữ liệu kiểu chữ. Currency: dữ liệu kiểu tiền tệ o Date/time: dữ liệu kiểu thời gian o Percentage: dữ liệu kiểu phần trăm o Fraction: Dữ liệu kiểu phân số o Scientific: dữ liệu kiểu chữ số khoa học o Text: dữ liệu kiểu