TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh chuyên viên

UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Tài liệu dành cho Chuyên viên, Cán bộ) Bắc Ninh, tháng 05 năm 2016 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH MỤC LỤC PHẦN 1: GIỚI THIỆU I Giới thiệu .3 II Tổng quan hệ thống PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ I Văn đến Văn đến chưa xử lý Văn đến xử lý Văn đến cất II Văn Văn nội III Hồ sơ công việc 10 Tạo hồ sơ công việc 11 Hồ sơ công việc 11 Hồ sơ phối hợp xử lý 14 Phiếu trao đổi .15 Phiếu trình khơng duyệt 16 IV Tủ văn 16 V Tủ hồ sơ 19 VI Thống kê theo dõi .20 VII.Văn theo dõi đạo 20 VIII Chức xử lý thông tin hỏi đáp 25 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 1: GIỚI THIỆU I Giới thiệu Chuyên viên thành viên phòng quan, nhóm đông đảo chịu trách nhiệm thực công việc nhiều từ lãnh đạo giao xuống Mỗi chuyên viên có lực nghiệp vụ chun mơn khác để giải công việc cụ thể quan Trong hệ thống, chuyên viên thực chức xử lý chuyên môn trước gửi sau nhận nhiệm vụ giao từ lãnh đạo cấp Các chức hệ thống bao gồm:  Nhận văn đến  Nhận văn  Tạo lập hồ sơ công việc  Dự thảo văn  Trình hồ sơ cho cấp TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH II Tổng quan hệ thống Sau người dùng đăng nhập vào hệ thống nhìn cách tổng quan hệ thống gồm có phần là:  Phần thơng tin người dùng phía bên trái  Phần menu phụ phía bên phải  Phần menu phía bên trái  Nội dung chi tiết trang Hình 2.1: Tổng quan hệ thống TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ I Văn đến Hình 1.1: Menu văn quản lý văn đến chuyên viên Văn đến chưa xử lý Khi chuyên viên bấm vào “Văn đến chưa xử lý”, hình hiển thị danh sách tất văn liên quan mà chuyên viên chưa xử lý Những văn có màu đỏ văn chưa xem Hình 1.2 : Danh sách văn đến chưa xử lý Sau bấm vào để xem chi tiết văn bản, hình chuyển vào trang chi tiết văn đến Các chức để chuyên viên xử lý là: Tạo hồ sơ công việc, Cất văn bản, Hoàn thành Quay lại trang trước TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.3 : Chi tiết văn đến chưa xử lý  Chức “Tạo hồ sơ cơng việc”: Khi có văn đến cần tạo hồ sơ công việc, chuyên viên bấm vào để tạo hồ sơ công việc cho văn Sau bấm xuất hình để tạo hồ sơ cho cơng việc Hình 1.4: Màn hình tạo lập hồ sơ cơng việc Chun viên điền đủ thông tin hồ sơ File văn dự thảo đính vào phần “File dự thảo đính kèm”, đính nhiều file Muốn đính thêm nhiều file TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH bấm vào “Thêm tệp tin” Sau bấm vào nút phía để lưu hồ sơ Nếu muốn hủy bỏ nội dung vừa nhập vào, bấm Màn hình trở lại danh sách hồ sơ cơng việc Chỉ người có nhiệm vụ hồ sơ cơng việc thấy hồ sơ cơng việc  Chức “Cất văn bản”: Đây chức dành cho văn đọc, không cần xử lý văn Ví dụ văn luật …Để thực cất văn bản, chuyên viên cần bấm vào nút Sau bấm, văn cất hình chuyển danh sách văn đến Văn sau cất lưu tủ văn  Chức “Hoàn thành”: Các văn mà chuyên viên giao việc có thời hạn để hồn thành cơng việc Khi phần công việc chuyên viên giải xong mà trạng thái hồ sơ chưa kết thúc(có thể lãnh đạo chưa kịp ký) đồng thời sát với hạn giải với trường hợp văn nhận để biết mà có hạn xử lý văn tự động hiển thị phần “Văn hết hạn” Để tránh trường hợp chun viên bấm “hồn thành” Văn hết hạn xử lý Đây trang danh sách văn đến mà chuyên viên nhận hết hạn (trước thời hạn khoảng ngày) Nó có mục đích nhắc nhở người dùng biết cơng việc mà cần phải xử lý cho thời hạn Khi văn giải quyết, hồ sơ cơng việc chun viên tạo từ văn hồn thành chun viên bấm vào “Hồn thành” khơng hiển thị danh sách Văn đến xử lý Khi văn đến chưa xử lý tạo hồ sơ công việc hệ thống chuyển văn sang trang văn đến xử lý Khi bấm vào để xem chi tiết văn bản, hình chi tiết có nút chức năng: Xem hồ sơ công việc, Cất văn Quay lại trang trước TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.5: Chi tiết văn đến xử lý Các chức Cất văn Quay lại hoàn toàn với văn đến chưa xử lý Còn nút chức Xem hồ sơ công việc để xem chi tiết hồ sơ tạo từ văn Văn nhận để biết Đây trang danh sách văn không cần xử lý Khi lãnh đạo chuyển văn cho chun viên mà khơng có hạn xử lý nội dung bút phê văn tự động chuyển vào mục văn nhận để biết Văn đến cất Trang hiển thị danh sách tất văn cất Chun viên Thơng thường văn cất văn không cần xử lý, dối với Chuyên viên văn cất xử lý lại có yêu cầu Sau bấm vào xem chi tiết văn chuyển sang trang chi tiết văn cất TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 1.6: Chi tiết văn đến cất Các nút chức Tạo hồ sơ cơng việc, Hồn thành Quay lại hoàn toàn tương tự Nếu muốn hủy cất văn chọn chức “Hủy cất văn bản” II Văn Hình 2.1: Menu quản lý văn Văn nội Trang hiển thị danh sách văn nội đơn vị mà chuyên viên nhận Khi vào xem chi tiết văn chuyên viên có nút chức Quay lại TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 2.2: Chi tiết văn nội III Hồ sơ cơng việc Hình 4.1 : Menu hồ sơ công việc Đây phần quan trọng Chuyên viên 10 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hình 4.4 : Văn dự thảo  Tìm kiếm hồ sơ: Khi lượng hồ sơ nhiều lên tìm kiếm hồ sơ điều cần thiết Chuyên viên tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, khoảng thời gian trạng thái hồ sơ trang danh sách hồ sơ Hồ sơ phối hợp xử lý Đây trang danh sách hồ sơ mà chuyên viên phối hợp xử lý với cán khác Khi vào xem chi tiết, chuyên viên tải file dự thảo đính kèm file tham gia góp ý phần “Văn phối hợp xử lý” cách bấm đính kèm file đề Hình 4.5: Đính kèm file văn phối hợp xử lý Phiếu trao đổi 14 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Đây trang danh sách phiếu trao đổi mà cán khác cần trao đổi với chuyên viên trình xử lý hồ sơ Và hiển thị phiếu trao đổi chuyên viên cần trao đổi với cán khác Hình 4.6: Danh sách phiếu trao đổi Cần xem phiếu trao đổi bấm vào phiếu trao đổi (thẳng cột Phiếu trao đổi xuống) để xem nội dung nó, xem chi tiết hồ sơ bấm vào hồ sơ(thẳng cột Hồ sơ công việc xuống) Khi trả lời phiếu trao đổi nhập nội dung cần trao đổi vào phần “Gửi ý kiến” bấm gửi Hình 4.7: Trả lời phiếu trao đổi Phiếu trình khơng duyệt 15 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Hiển thị danh sách phiếu trình cán sau trình lên khơng lãnh đạo duyệt Chuyên viên cần xem lại hồ sơ công việc ý kiến lãnh đạo (nếu có) phiếu trình để làm lại trình lại IV Tủ văn Tủ văn nơi để chứa tài liệu nhân tự quản lý Để vào tủ văn bản, menu trái, nhân bấm vào Để xem văn tủ văn bản, chọn tủ văn cần xem ví dụ chọn xem UBND bấm vào hiển thị văn có tủ Hình 5.1: Màn hình danh sách văn tủ Nếu muốn thêm tủ, hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” chọn tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để thêm Hình 5.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn cá nhân Nếu muốn sửa tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên tủ văn vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau 16 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ bấm chọn tủ trang danh sách tủ để xóa tương ứng Hình 5.3: Màn hình quản lý tủ văn Để chuyển văn sang tủ văn khác, chọn văn cách bấm vào ô checkbox bấm vào “Chuyển sang tủ khác” Khi hình xuất thêm cửa sổ Nếu có tủ văn cần chuyển bấm vào tủ bấm Hình 5.4 : Chuyển văn sang tủ văn khác Khi muốn xóa văn khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn ( bấm vào checkbox ) bấm chọn 17 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Để thêm văn vào tủ văn bản, trang danh sách văn đến/đi Bấm chọn văn muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Chọn tủ văn để lưu vào bấm Hình 5.5 : Thêm văn vào tủ văn V Tủ hồ sơ 18 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Tủ hồ sơ dùng để lưu hồ sơ công việc nhân tự quản lý Để sử dụng tủ hồ sơ, menu trái , người dùng bấm chọn sách tủ Muốn thêm bấm “Thêm tủ” trang danh sách tủ để vào trang danh Hình 6.1: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút tủ để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điền tên cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” chon tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa tủ hồ sơ chọn tủ trang danh sách tủ để thực xóa tương ứng với Hình 6.2 : Sửa tủ hồ sơ Để xem hồ sơ có tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem Hình 6.3 : Danh sách hồ sơ tủ Khi muốn xóa hồ sơ khỏi tủ, người dùng chọn hồ sơ cần xóa bấm phía danh sách 19 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút checkbox ) bấm Một cửa sổ xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ cần chuyển sang bấm “Chuyển” để lưu Nếu khơng muốn chuyển tắt cửa sổ Hình 6.4 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác VI Thống kê theo dõi Hình 6.1: Menu thống kê theo dõi Đây mục thống kê toàn văn đến, văn hồ sơ cơng việc chun viên Tìm kiếm nâng cao: Để hỗ trợ người dùng việc tìm kiếm văn đến/đi theo nhiều tiêu chí: Trích yếu, số hiệu, quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản,… Trên trang danh sách văn đến/ có phần tìm kiếm nâng cao VII Văn theo dõi đạo Giới thiệu 20 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Chức dành cho lãnh đạo quan đơn vị sử dụng để theo dõi văn đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua biết cơng việc, nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao xử lý tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ giao Danh sách nhiệm vụ giao: Chức liệt kê toàn nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực Danh sách nhiệm vụ hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ đơn vị xử lý xong Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ mà đơn vị trình xử lý Danh sách nhiệm vụ hạn: Chức liệt kê nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong Khi xử lý văn cần theo quy trình xử lý văn hệ thống: Tiếp nhận văn đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc => Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn => Phát hành văn trả lời Nếu khơng theo quy trình, hệ thống không liên kết văn với nhau, từ khơng thay đổi trang thái cơng việc thành hoàn thành 21 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Ghi chú: Các nhiệm vụ tính hồn thành có văn trả lời lại văn mà UBND giao Hướng dẫn sử dụng Quy trình xử lý văn có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao giống văn điện tử từ đơn vị khác gửi đến mà đơn vị xử lý phần mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành Công Việc Khi văn văn thư tiếp nhận hiển thị mục “Văn theo dõi đạo” để lãnh đạo quan nắm tình hình xử lý Khi xử lý văn bản, cán bộ, chuyên viên cần lưu ý mục sau: a Đối với chuyên viên, cán xử lý công việc: - Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn trả lời chi tiết văn đến 22 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Nếu không tạo hồ sơ công việc đây, văn đến hồ sơ công việc không liên kết với - Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu ngày phát hành văn đến vào hình tạo hồ sơ công việc b Đối với cán văn thư - Khi vào sổ văn phải vào sổ từ mục “Danh sách văn ký duyệt” để liên kết văn đến, với 23 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Nếu văn thư tạo văn đi, phải nhập số ký hiệu văn đến liên quan hình them mới: 24 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH VIII Chức xử lý thông tin hỏi đáp Giới thiệu Chức sử dụng để cán bộ, chuyên viên trả lời ý kiến hỏi đáp người dân, doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý văn điều hành Hướng dẫn Các thay đổi xử lý khác biệt chức danh văn thư, chức danh khác xử lý mục hỏi đáp văn bình thường Chỉ có tài khoản đánh dấu quản trị có quyền đưa văn lên cổng thông tin sử dụng chức đăng văn lên cổng a Tiếp nhận câu hỏi Tại tài khoản văn thư có mục tiếp nhận thơng tin hỏi đáp nằm mục quản lý văn đến Khi có câu hỏi người dân gửi đến, câu hỏi nằm mục 25 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Văn thư bấm vào sổ để tiếp nhận câu hỏi người dân Sau nhập đầy đủ thông tin văn thư bấm Lưu để lưu thông tin câu hỏi Câu hỏi sau lưu nằm mục văn đến chưa xử lý Lúc văn thư tiến hành gửi văn bản( câu hỏi) cho lãnh đạo văn bình thường Sau vào sổ, câu hỏi văn đến cần xử lý đơn vị Các cán bộ, chuyên viên xử lý văn câu hỏi văn khác b Trả lời câu hỏi lên cổng thông tin Sau cán chuyên viên xử lý xong câu hỏi người dân lãnh đạo duyệt ( thông qua hồ sơ công việc) Các văn nằm mục văn ký duyệt mục văn Văn thư vào sổ văn để phát hành văn cho người dân 26 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Tại hình danh sách văn ký duyệt, văn thư bấm nút vào sổ bên tay phải để vào sổ văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần thiết, văn thư bấm nút lưu để tiến hành vào sổ 27 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Sau bấm nút lưu, hình chi tiết văn hiển thị Văn thư bấm nút Đưa văn lên cổng thông tin để kết thúc chức trả lời hỏi đáp người dân 28 ... 25 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH PHẦN 1: GIỚI THIỆU I Giới thiệu Chuyên viên thành viên phòng... tiết văn đến Các chức để chuyên viên xử lý là: Tạo hồ sơ công việc, Cất văn bản, Hoàn thành Quay lại trang trước TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH ... xử lý, dối với Chuyên viên văn cất xử lý lại có yêu cầu Sau bấm vào xem chi tiết văn chuyển sang trang chi tiết văn cất TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH