tai lieu huong dan su dung mail bacninh gov vn

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC NINH TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG QUẢN TRỊ THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH BẮC NINH http://mail.bacninh.gov.vn Bắc Ninh, tháng năm 2015 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn -PHẦN I - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL .4 I NGƯỜI DÙNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG II QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ Quản lý thư 1.1 Hộp thư đến .5 1.2 Thư nháp 12 1.3 Đã gửi 12 1.4 Thùng rác 13 1.5 Thư rác 13 Sổ địa 13 2.1 Thêm danh bạ 13 2.2 Loại khỏi nhóm 14 2.3 Xóa danh bạ 14 2.4 Sửa thông tin danh bạ 14 2.5 Tìm kiếm danh bạ 15 2.6 Thêm nhóm 15 2.7 Đổi tên nhóm 16 2.8 Xóa nhóm 17 2.9 Update danh bạ file 18 2.10 Trích xuất danh bạ 18 2.11 Soạn thư 18 2.12 Tìm kiếm nâng cao 18 Thiết lập cấu hình 19 3.1 Sở thích 19 3.2 Quản lý thư mục 24 3.3 Các nhận diện 25 3.4 Các phản hồi 26 3.5 Bộ lọc 26 3.6 Thiết lập tự động trả lời kỳ nghỉ 26 3.7 Mật 27 PHẦN II - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG THƯ ĐIỆN TỬ VỚI PHẦN MỀM MICROSOFT OUTLOOK 2010 28 PHẦN III - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MOZILLA THUNDERBIRD TRONG QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬ 36 I DOWNLOAD PHẦN MỀM VÀ CÀI ĐẶT 36 -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn -II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN .39 PHẦN IV - HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP TRÊN MOBILE .45 I MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID 45 II MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH (IOS) 46 -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn PHẦN I - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL I NGƯỜI DÙNG ĐĂNG NHẬP HỆ THỐNG - Người dùng nhập tên Tài khoản Mật Click vào nút để đăng nhập vào hệ thống - Nếu tài khoản mật hệ thống chuyển hướng trang quản lý hệ thống thư Người dùng Nếu tài khoản mật sai hệ thống thơng báo u cầu Người dùng nhập tên tài khoản mật II QUẢN LÝ HỆ THỐNG THƯ Các danh mục chức chính: - Thư: Hiển thị danh sách danh mục : Hộp thư, Thư nháp, Đã gửi, Thùng rác, Thư rác; hiển thị danh sách thao tác như: Nạp lại (để làm hộp thư cá nhân), Soạn thư, Trả lời thư (trả lời thư đến), Trả lời tất cả, Chuyển tiếp (chuyển tiếp thư), Xóa thư, Đánh dấu - Sổ địa chỉ: Hiển thị danh sách nhóm địa chỉ, danh bạ thuộc nhóm - Thiết lập cấu hình: Hiển thị thơng tin phục vụ cho việc cấu hình hệ thống hộp thư cá nhân -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Quản lý thư 1.1 Hộp thư đến Hiển thị thư gửi đến Người dùng Người dùng click vào “Hộp thư” thư mục “Hộp thư” (nếu có) để xem chi tiết thư đến Người dùng trả lời thư đến, soạn thư mới, chuyển tiếp thư, xóa, đánh dấu trạng thái thư - Nạp lại(Nhận thư) : + Người dùng click vào biểu tượng - Soạn thư : để làm hộp thư đến + Người dùng click vào biểu tượng để soạn thư -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn + Người dùng nhập thông tin tiêu đề, thông tin nội dung, nhập địa hòm thư người nhận, nhập địa hòm thư nhiều người dùng khác Cc khác (nếu có nhu cầu gửi tới nhiều người), địa hòm thư gửi bí mật Bcc Trong trường hợp Người dùng khơng nhớ địa hòm thư người nhận nhập thơng tin tìm kiếm vào text tìm kiếm nhấn phím Enter để tìm kiếm Khi hiển thị kết địa hòm thư tìm kiếm Người dùng click vào tên địa click vào biểu tượng “To+” – địa người nhận, “Cc+” – đồng kính gửi, “Bcc+” gửi tới địa bí mật + Người dùng đính kèm file cách click vào nút “Kèm theo tập tin” chọn tới file cần đính kèm Tiếp theo click vào biểu tượng để gửi thư + Ngoài ra, click vào biểu tượng để lưu thư thành dạng nháp, click để đính kèm thêm tập tin, click để kèm chữ ký hủy thao tác cách click vào biểu tượng để hủy thư soạn - Trả lời thư : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng để soạn thảo thư trả lời -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn + Tương tự phần “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả lời, nhập nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau click vào biểu tượng gửi thư trả lời để + Ngoài ra, click vào biểu tượng để lưu thư thành dạng nháp, click để đính kèm thêm tập tin, click để kèm chữ ký hủy thao tác cách click vào biểu tượng để hủy thư soạn - Trả lời tất : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng nhận, Cc, Bcc để trả lời thư tới danh sách người -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn + Tương tự trình “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả lời, nhập nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau click vào biểu tượng để gửi thư trả lời + Ngoài ra, click vào biểu tượng để lưu thư thành dạng nháp, click để đính kèm thêm tập tin, click để kèm chữ ký hủy thao tác cách click vào biểu tượng để hủy thư soạn - Chuyển tiếp : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng lựa chọn phương án + Chuyển tiếp thư : Là hình thức chuyển tiếp nội dung thư tới người dùng khác khơng kèm theo file đính kèm thư đến + Chuyển phương cách đính kèm : Là hình thức chuyển tiếp thư tới người dùng khác bao gồm file đình kèm thư đến -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn + Tương tự trình “Soạn thư”, Người dùng nhập tiêu đề trả lời, nhập nội dung thư trả lời, đính kèm thêm tập tin Sau click vào biểu tượng để gửi thư trả lời + Ngoài ra, click vào biểu tượng để lưu thư thành dạng nháp, click để đính kèm thêm tập tin, click để kèm chữ ký hủy thao tác cách click vào biểu tượng để hủy thư soạn - Xóa thư : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng để xóa thư chọn Thư xóa di chuyển vào “Thùng rác” - Đánh dấu thư : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng + Chọn phương án : “Là đọc”, “Là chưa đọc”, “Là quan trọng”, “Là không quan trọng” để đánh dấu trạng thái thư - Thêm thao tác : + Người dùng click chọn thư đến danh sách thư đến Tiếp đến click vào biểu tượng -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn + Người dùng lựa chọn phương án để thực thi - Tìm kiếm thư đến : + Trong trường hợp có nhiều thư đến, Người dùng lựa chọn tiêu chí nhập thơng tin tìm kiếm nhấn phím Enter để tìm kiếm - Lọc thư đến : + Người dùng chọn tiêu chí để lọc Sau chọn xong, hệ thống tự động lọc thư đáp ứng yêu cầu - Tùy chọn hiển thị : + Người dùng click vào biểu tượng ởhình bên (Mục Selector ô check box để thao tác chọn thư nhanh) -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 10 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn - Khi cài đặt mail thành công Giao diện phần mềm Outlook 2010 có dạng phía dưới(hình 2.13) Trong lần sử dụng, chờ lúc để email tải Hình 2.13 -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 35 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn PHẦN III - HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM MOZILLA THUNDERBIRD TRONG QUẢN LÝ THƯ ĐIỆN TỬ I DOWNLOAD PHẦN MỀM VÀ CÀI ĐẶT - Tải phiên phần mềm địa chỉ: https://www.mozilla.org/en-US/thunderbird/ Hình 3.1: Tải phần mềm Mozilia Thunderbird - Muốn tải tiếng Việt ngơn ngữ khác ngồi tiếng Anh, vào System & Languages để tìm phiên ngơn ngữ khác (chú ý chọn phiên phù hợp với Hệ điều hành máy tính) tải -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 36 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.2: Chọn ngơn ngữ muốn dùng hệ điều hành máy tính - Chạy file Thunderbird Setup.exe vừa tải (trong tài liệu sử dụng phiên 38.0.1 tiếng Việt chạy hệ điều hành Windows) Cứ bấm “Tiếp tục” để cài hình phía Kết thúc q trình cài đặt bấm ”Hồn tất” Hình 3.3: Cài đặt phần mềm (bước 1) -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 37 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.4: Cài đặt phần mềm (bước 2) Hình 3.5: Cài đặt phần mềm (bước 3) -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 38 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.6: Cài đặt phần mềm (bước 4) - Sau cài đặt, Thunderbird có biểu tượng hình chim ơm hộp thư, click vào biểu tượng để vào phần mềm, giao diện Thunderbird phiên tiếng Việt hình Hình 3.7: Vào phần mềm quản lý thư II THIẾT LẬP TÀI KHOẢN -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 39 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn - Vào Email để thiết lập tài khoản, cửa sổ mở ra, có sẵn tài khoản thư nên chọn “Skip this and use my existing email” làm hình phía Hình 3.8: Thiết lập tài khoản thư Hình 3.9: Thiết lập tài khoản thư -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 40 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.10 3.11: Thiết lập tài khoản thư -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 41 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.12 3.13: Xác thực cảnh báo bảo mật -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 42 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn - Ở chọn IMAP hay POP3 ý: o Nếu bạn phải check mail nhiều thiết bị điện thoại, hay máy tính cài đặt email client sử dụng IMAP; o Nếu bạn chủ yếu dùng web mail muốn dùng điện thoại hay iPad để đồng thư, dùng IMAP; o Nếu bạn dùng email client máy thường xun, dùng POP3 o Nếu bạn có hòm email đồ sộ, dùng POP3 để kiểm sốt dung lượng hòm thư server Hình 3.14: Thiết lập tài khoản thư - Tài khoản thư tài khoản hệ thống email riêng tổ chức, cá nhân đoàn thể (cụ thể tỉnh Bắc Ninh), nên chế độ ngoại tuyến Vì vào Get Massages để xác nhận ngoại lệ hình 3.13 - Sau xác nhận ngoại lệ giao diện Thunderbird hình phía dướivà bắt đầu sử dụng -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 43 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 3.15: Giao diện quản lý thư sau xác nhận ngoại lệ -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 44 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn PHẦN IV - HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP TRÊN MOBILE I MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH ANDROID Cài đặt ứng dụng Mail - Người dùng vào Cài đặt => chọn Tài khoản => Thêm tài khoản => Email Hình 3.16: Chọn cài đặt thư Thêm tài khoản - Người dùng nhập thông tin tài khoản => chọn TIẾP TỤC Hình 3.17: Nhập thơng tin đăng nhập thể loại thư -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 45 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Cấu hình tài khoản - Người dùng nhập thông tin Cài đặt Server nhận => chọn TIẾP TỤC Hình 3.17: Cấu hình tài khoản (server nhận) - Người dùng nhập thông tin Cài đặt Server gửi => chọn TIẾP TỤC Hình 3.19: Cấu hình tài khoản (server gửi) - Hồn thành bắt đầu sử dụng mail Android II MỞ ỨNG DỤNG TRÊN HỆ ĐIỀU HÀNH (IOS) Cài đặt ứng dụng Mail - Người dùng vào Cài đặt =>Mail, Danh bạ, Lịch Chọn thể loại thư “Khác” -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 46 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 4.12: Chọn thể loại thư Nhập thơng tin tài khoản Hình 4.13: Nhập thơng tin đăng nhập - Sau nhập xong thông tin tài khoản chọn “Tiếp theo” Cấu hình tài khoản -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 47 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 4.14: Cấu hình tài khoản (máy chủ thư đến máy chủ thư đi) - Sau nhập xong thông tin bấm nút “Tiếp theo” bên phải hình Ở hộp thoại Bảng thơng báo SSL chọn “Có” Hình 4.15: Bảng thơng báo SSL - Sau đó, xuất bảng thông báo chọn OK nhấn Tiếp theo -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 48 Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http://mail.bacninh.gov.vn Hình 4.16: Thơng báo xác nhận - Hộp thoại chọn Lưu lại, hoàn thành Xin chân thành cảm ơn ! -Trung tâm Công nghệ Thông tin & Truyền thông - Sở Thông tin & Truyền thông tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt@bacninh.gov.vn 49 ... thị mail - E -mail Address: địa email người dùng - Account Type: chọn IMAP - Incomming mail server: mail. bacninh. gov. vn - Outgoing mail server(SMTP): mail. bacninh. gov. vn - Username: tên địa email... tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt @bacninh. gov. vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http:/ /mail. bacninh. gov. vn ... tỉnh Bắc Ninh SĐT: 02413.875.606 - Email: ttcntttt.stttt @bacninh. gov. vn Tài liệu hướng dẫn sử dụng thư điện tử công vụ tỉnh Bắc Ninh: http:/ /mail. bacninh. gov. vn