TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh lãnh đạo

UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (Tài liệu dành cho Lãnh đạo quan) Bắc Ninh, tháng 04 năm 2016 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH MỤC LỤC PHẦN 1: TỔNG QUAN I Giới thiệu 4 II Tổng quan hệ thống4 PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CHÍNH CỦALÃNH ĐẠO CƠ QUAN I Văn đến Văn đến chưa xử lý Văn hết hạn xử lý Văn đến bút phê Văn đến nhận để biết Văn đến cất II Văn 10 Văn nội Văn phát hành III Hồ sơ công việc 11 13 Hồ sơ công việc Hồ sơ phối hợp xử lý 14 Phiếu trao đổi14 Phiếu trình IV Tủ văn 12 13 15 18 V Tủ hồ sơ 21 VI Thống kê theo dõi 22 VII Văn theo dõi đạo VIII 23 Chức xử lý thông tin hỏi đáp 27 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - PHẦN 3: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CHÍNH CỦA LÃNH ĐẠO PHÒNG 32 I Quản lý Văn đến 32 Văn đến chưa xử lý 32 Văn hết hạn xử lý 35 Văn đến xử lý 36 Văn đến nhận để biết Văn đến cất II 36 36 Quản lý Văn 38 Văn nội Văn phát hành III Hồ sơ công việc 38 41 Tạo hồ sơ công việc 41 Hồ sơ công việc 41 Hồ sơ phối hợp xử lý 44 Phiếu trao đổi45 Phiếu trình Phiếu trình khơng duyệt 46 IV Tủ văn 47 V 50 Tủ hồ sơ 40 VI Thống kê theo dõi 47 51 VII Chức xử lý thông tin hỏi đáp 52 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - PHẦN 1: TỔNG QUAN I Giới thiệu Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo quan lãnh đạo phòng ban Lãnh đạo quan nhóm người lãnh đạo cao quan Mọi cơng việc quan nhóm định đạo xuống cấp bên để thực Trong hệ thống ứng dụng, nhóm chủ yếu giám sát thông tin xử lý đạo xuống bên nhận báo cáo từ lên Các chức lãnh đạo quan hệ thống bao gồm:  Gửi, nhận văn  Bút phê, đạo  Duyệt, ký cho văn Lãnh đạo phòng phận trưởng phòng quan, phận có trách nhiệm giao việc, giám sát quản lý chun viên phòng Trong hệ thống, cấu phân chia Chuyên viên nhận nhiệm vụ báo cáo kết lên lãnh đạo phòng Các chức hệ thống bao gồm:  Gửi, nhận văn  Duyệt ký nháy văn  Bút phê, giao việc  Tạo hồ sơ công việc II Tổng quan hệ thống Sau người dùng đăng nhập vào hệ thống nhìn cách tổng quan hệ thống gồm phần là:  Phần thơng tin người dùng phía bên trái  Phần menu phụ phía bên phải  Phần menu phía bên trái  Nội dung chi tiết trang TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 2.1: Tổng quan hệ thống - Phần thông tin người dùng: để xem thơng tin chi tiết người dùng bấm vào “Thơng tin cá nhân” Khi người dùng muốn khỏi hệ thống xong việc bấm vào “Thoát” - Phần chức xử lý menu trình bày chi tiết phần - Phần menu phụ phía bên phải: có phần lịch đường dẫn đến trang thư điện tử, cổng thông tin điện tử, TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - PHẦN 2: CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CHÍNH CỦALÃNH ĐẠO CƠ QUAN I Văn đến Hình 1.1: Menu văn quản lý văn đến Lãnh đạo quan Văn đến chưa xử lý Khi Lãnh đạo quan bấm vào “Văn đến chưa xử lý”, hình hiển thị danh sách tất văn liên quan mà văn thư chưa xử lý Những văn có màu đỏ văn chưa xem Hình 1.2 : Danh sách văn đến chưa xử lý Sau bấm vào để xem chi tiết văn bản, hình chuyển vào trang chi tiết văn đến Các chức để lãnh đạo quan xử lý là: Bút phê đạo, Hoàn thành, Cất văn Quay lại trang trước TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 1.3 : Chi tiết văn đến chưa xử lý  Chức “Bút phê, đạo”: muốn chuyển văn giao việc cho lãnh đạo phòng ban chuyên viên quan Lãnh đạo quan bấm vào nút chức Sau bấm chuyển bút phê có hình hiển thị danh sách nhân để chuyển Muốn chuyển bút phê cho nhân nào, lãnh đạo quan cần bấm chọn nhân đó, điền nội dung bút phê hạn xử lý Nếu Lãnh đạo quan không điền nội dung bút phê văn mặc định chuyển vào mục văn nhận để biết lãnh đạo phòng chuyên viên TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 1.4 : Chọn danh sách nhân để bút phê  Chức “Cất văn bản”: Đây chức dành cho văn đọc, không cần xử lý văn Ví dụ văn luật …Để thực cất văn bản, lãnh đạo cần bấm vào nút Sau bấm, văn cất hình chuyển danh sách văn đến Văn sau cất lưu văn  Chức “Hoàn thành”: Các văn mà lãnh đạo quan lãnh đạo quan khác giao việc kèm theo thời hạn để hồn thành cơng việc Vì số lý mà cơng việc chưa kết thúc(có thể lãnh đạo chưa kịp ký) đồng thời sát với hạn giải với trường hợp văn nhận để biết mà có hạn xử lý văn tự động TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH hiển thị phần “Văn hết hạn” Để tránh trường hợp lãnh đạo quan bấm “hồn thành” Văn hết hạn xử lý Khi lãnh đạo quan lãnh đạo quan khác chuyển văn giao việc với thời hạn đề hồn thành cơng việc Và cơng việc hết thời hạn mà chưa hồn thành (trước thời hạn khoảng ngày) văn hiển thị phần “Văn hết hạn xử lý” Phần có mục đích nhắc nhở người dùng biết cơng việc mà cần phải xử lý cho thời hạn Khi văn giải quyết, hồ sơ cơng việc lãnh đạo tạo từ văn hồn thành lãnh đạo bấm vào “Hồn thành” khơng hiển thị danh sách Văn đến bút phê Khi “Văn đến chưa xử lý” Lãnh đạo quan “Chuyển bút phê” văn hệ thống tự động chuyển sang “Văn đến bút phê” Khi bấm vào xem chi tiết văn có chức phần “Văn đến chưa xử lý”: Bút phê đạo, Cất văn Quay lại Trường hợp văn nhân cấp giải (tạo hồ sơ cơng việc) thêm chức “Xem hồ sơ công việc” Thao tác thực chức hoàn toàn tương tự hướng dẫn Văn đến nhận để biết Khi lãnh đạo quan lãnh đạo quan khác gửi văn cho mà khơng có nội dung bút phê văn hiển thị mục văn nhận để biết Văn đến cất Trang hiển thị danh sách tất văn cất Lãnh đạo quan Thơng thường văn cất văn không cần xử lý, có u cầu cần thiết Lãnh đạo quan “Hủy cất văn bản” sau “Bút phê, đạo” cho nhân để giải TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 1.5 : Chi tiết văn đến cất Lãnh đạo quan II Văn Hình 2.1: Menu quản lý văn 10 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Văn sau cấp duyệt công bố, xuất Văn ban hành có hai mức văn ban hành rộng rãi quan ban hành nội quan Hình 2.5: Danh sách văn ban hành Sau bấm vào xem chi tiết văn ban hành, việc xem chi tiết Phân phát văn nội Và thao tác hoàn toàn tương tự “Văn nội bộ” III Hồ sơ công việc 39 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 4.1 : Menu hồ sơ công việc Tạo hồ sơ cơng việc Có hồ sơ cơng việc tạo từ văn đến, có hồ sơ tạo khơng từ văn Ví dụ việc báo cáo định kì hàng tháng, hàng năm,… Để tạo hồ sơ lãnh đạo phòng bấm vào “Tạo hồ sơ công việc” menu trái Sau nhập đầy đủ thơng tin cho hồ sơ đính kèm file phần “File dự thảo đính kèm”, đính nhiều file cách bấm vào “Thêm tệp tin” Sau bấm “Lưu” Hồ sơ sau lưu hiển thị trang danh sách hồ sơ công việc Hồ sơ công việc Đây trang danh sách tất hồ sơ công việc Lãnh đạo phòng bấm vào hồ sơ để xem nội dung chi tiết hồ sơ Tùy trạng thái hồ sơ như: Hoàn thành, xử lý, hoàn thành chậm hay hạn mà Lãnh đạo phòng có chức khác Với hồ sơ hồn thành xem, hồ sơ giai đoạn xử lý Lãnh đạo phòng tạo hồ sơ mói có quyền xử lý hồ sơ Với hồ sơ xử lý có khác Lãnh đạo phòng tạo người có nhiệm vụ hồ sơ Người tạo hồ sơ có quyền sửa hồ sơ  Tạo phiếu trình Để tạo phiếu trình bấm vào biểu tượng dòng “Phiếu trình duyệt”, hình để lập phiếu xuất Chọn lãnh đạo trình cách bấm vào phần nội dung phần “Kính gửi” chọn lãnh đạo muốn trình Tiếp nhập nội dung vào phần “Vấn đề trình” Cuối bấm “Gửi phiếu trình” để trình lên lãnh đạo 40 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 4.2: Màn hình sau bấm “Trình ký” Nếu phiếu trình trình lên lãnh đạo khơng đồng ý lãnh đạo Lãnh đạo phòng phải làm lại công việc cho đạt yêu cầu lãnh đạo trình lại Khi trình lãnh đạo, hồ sơ công việc sửa Nghĩa file dự thảo đính kèm khơng thể xóa hay sửa Sau trình lãnh đạo thơng qua chun viên lãnh đạo phòng trình ký lãnh đạo quan Và thao tác trình ký hồn tồn tương tự hướng dẫn  Tạo phiếu trao đổi Nếu trình xử lý cơng việc có vấn đề khơng rõ cần xin ý kiến người khác Người xử lý tạo phiếu trao đổi với người cần tham khảo ý kiến Khi bấm vào nút tạo phiếu trao đổi phiếu xuất hiện: (Bên cạnh Phiếu trao đổi), hình tạo 41 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 4.3 : Màn hình phiếu trao đổi Bấm vào phần nhập nội dung “Kính gửi” để chọn người cần trao đổi, chọn nhiều người Nhập nội dung cần thiết khác vào phiếu “Nội dung trao đổi” Sau bấm “Gửi phiếu trao đổi” để gửi Người tạo thêm nội dung vào phần mình, khơng thể thêm vào phần người xin ý kiến Người xin ý kiến thêm vào phần nội dung mình.Trong hồ sơ có nhiều phiếu trao đổi  Sửa văn dự thảo Sau tạo hồ sơ, để thêm nhiều văn dự thảo bấm (bên cạnh “Văn dự thảo”) Hoặc muốn xóa file dự thảo đưa lên bấm vào nút “Xóa” tương ứng file dự thảo Khi trình lãnh đạo khơng thể xóa file dự thảo thêm 42 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Hình 4.4 : Văn dự thảo Tìm kiếm hồ sơ: Khi lượng hồ sơ nhiều lên tìm kiếm hồ sơ điều cần thiết Lãnh đạo phòng tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, khoảng thời gian trạng thái hồ sơ trang danh sách hồ sơ Hồ sơ phối hợp xử lý Đây trang danh sách hồ sơ mà lãnh đạo phòng phối hợp xử lý với cán khác Khi vào xem chi tiết, lãnh đạo phòng tải file dự thảo đính kèm file tham gia góp ý phần “Văn phối hợp xử lý” cách bấm đề đính kèm file Hình 4.5: Đính kèm file văn phối hợp xử lý Phiếu trao đổi 43 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Đây phần quản lý tất phiếu trao đổi mà nhân khác gửi cho hình 4.10: Danh sách phiếu trao đổi Bấm vào phiếu trao đổi để xem nội dung nó, cửa sổ xuất hiện, Lãnh đạo phòng viết ý kiến vào gửi trả lại cho chuyên viên gửi Hình 4.11: Trả lời phiếu trao đổi 44 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Phiếu trình Đây trang quản lý phiếu trình nhân cấp trình lên Lãnh đạo phòng Có thể trình thơng qua trình ký Hình 3.6 : Danh sách phiếu trình Lãnh đạo vào xem thơng chi tiết hồ sơ phiếu trình Hình 3.7 : Màn hình Chi tiết hồ sơ cơng việc Tại hình chi tiết phiếu trình, lãnh đạo phòng điền nội dung đạo phần “Ý kiến lãnh đạo” Nếu đồng ý với kết công việc, lãnh đạo bấm vào Duyệt ký/Duyệt thông qua Nếu không đồng ý kết công việc, lãnh đạo phòng bấm vào Khơng duyệt ký/Khơng thơng qua để cấp làm lại 45 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Phiếu trình khơng duyệt Hiển thị danh sách phiếu trình cán sau trình lên khơng lãnh đạo duyệt Lãnh đạo phòng cần xem lại hồ sơ công việc ý kiến lãnh đạo (nếu có) phiếu trình để làm lại trình lại IV Tủ văn Tủ văn nơi để chứa tài liệu nhân tự quản lý Để vào tủ văn bản, menu trái, nhân bấm vào Để xem văn tủ văn bản, chọn tủ văn cần xem ví dụ chọn xem UBND bấm vào hiển thị văn có tủ Hình 4.1: Màn hình danh sách văn tủ Nếu muốn thêm tủ, hình bên phải bấm vào phần “Thêm tủ”, trang “Thêm tủ” điền tên tủ vào phần “Tên tủ” chọn tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để thêm Hình 4.2: Màn hình quản lý thư mục tủ văn cá nhân 46 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Nếu muốn sửa tủ văn bản, bấm chọn tủ cần sửa Tại phần “Sửa tủ văn bản” điền tên tủ văn vào phần “Tên tủ” chọn thư mục cha cho tủ Sau chọn xong bấm “Lưu” để sửa lại Nếu muốn xóa tủ bấm chọn tủ trang danh sách tủ để xóa tương ứng Hình 4.3: Màn hình quản lý tủ văn Để chuyển văn sang tủ văn khác, chọn văn cách bấm vào ô checkbox bấm vào “Chuyển sang tủ khác” Khi hình xuất thêm cửa sổ Nếu có tủ văn cần chuyển bấm vào tủ bấm Hình 4.4 : Chuyển văn sang tủ văn khác 47 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Khi muốn xóa văn khỏi Tủ hồ sơ, chọn vào văn ( bấm vào checkbox ) bấm chọn Để thêm văn vào tủ văn bản, trang danh sách văn đến/đi Bấm chọn văn muốn thêm vào tủ (bấm vào nút checkbox ) bấm vào Khi hình xuất thêm cửa sổ Chọn tủ văn để lưu vào bấm Hình 4.5 : Thêm văn vào tủ văn V Tủ hồ sơ 48 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Tủ hồ sơ dùng để lưu hồ sơ công việc nhân tự quản lý Để sử dụng tủ hồ sơ, menu trái , bấm chọn để vào trang danh sách tủ Muốn thêm bấm “Thêm tủ” trang danh sách tủ Hình 5.1: Màn hình trang danh sách tủ hồ sơ Muốn sửa tủ nào, bấm vào nút tủ để sửa Tại phần “Sửa tủ hồ sơ” điền tên cho tủ muốn sửa vào phần “Tên tủ” chon tủ cha cho tủ Sau chọn xong bấm để sửa lại Nếu muốn xóa tủ hồ sơ chọn tủ trang danh sách tủ để thực xóa tương ứng với Hình 5.2 : Sửa tủ hồ sơ Để xem hồ sơ có tủ, người dùng bấm vào tủ muốn xem bên trái để xem Hình 5.3 : Danh sách hồ sơ tủ Khi muốn xóa hồ sơ khỏi tủ, chọn hồ sơ cần xóa bấm phía danh sách 49 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH Muốn chuyển hồ sơ sang mục khác, bấm chọn hồ sơ cần chuyển( bấm vào nút checkbox ) bấm Một cửa sổ xuất hiện, bấm chọn tủ hồ sơ cần chuyển sang bấm “Chuyển” để lưu Nếu khơng muốn chuyển tắt cửa sổ Hình 5.4 : Chuyển hồ sơ sang thư mục khác VI Thống kê theo dõi Hình 6.1: Menu thống kê theo dõi Đây mục thống kê toàn văn đến, văn hồ sơ công việc lãnh đạo phòng Tìm kiếm nâng cao: Để hỗ trợ người dùng việc tìm kiếm văn đến/đi theo nhiều tiêu chí: Trích yếu, số hiệu, quan ban hành, lĩnh vực, loại văn bản,… Trên trang danh sách văn đến/ có phần tìm kiếm nâng cao VII Chức xử lý thông tin hỏi đáp Giới thiệu 50 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Chức sử dụng để cán bộ, chuyên viên trả lời ý kiến hỏi đáp người dân, doanh nghiệp thông qua hệ thống quản lý văn điều hành Hướng dẫn Các thay đổi xử lý khác biệt chức danh văn thư, chức danh khác xử lý mục hỏi đáp văn bình thường Chỉ có tài khoản đánh dấu quản trị có quyền đưa văn lên cổng thơng tin sử dụng chức đăng văn lên cổng c Tiếp nhận câu hỏi Tại tài khoản văn thư có mục tiếp nhận thơng tin hỏi đáp nằm mục quản lý văn đến Khi có câu hỏi người dân gửi đến, câu hỏi nằm mục Văn thư bấm vào sổ để tiếp nhận câu hỏi người dân Sau nhập đầy đủ thông tin văn thư bấm Lưu để lưu thông tin câu hỏi 51 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Câu hỏi sau lưu nằm mục văn đến chưa xử lý Lúc văn thư tiến hành gửi văn bản( câu hỏi) cho lãnh đạo văn bình thường Sau vào sổ, câu hỏi văn đến cần xử lý đơn vị Các cán bộ, chuyên viên xử lý văn câu hỏi văn khác d Trả lời câu hỏi lên cổng thông tin Sau cán chuyên viên xử lý xong câu hỏi người dân lãnh đạo duyệt ( thông qua hồ sơ công việc) Các văn nằm mục văn ký duyệt mục văn Văn thư vào sổ văn để phát hành văn cho người dân 52 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - Tại hình danh sách văn ký duyệt, văn thư bấm nút vào sổ bên tay phải để vào sổ văn Sau nhập đầy đủ thông tin cần thiết, văn thư bấm nút lưu để tiến hành vào sổ Sau bấm nút lưu, hình chi tiết văn hiển thị Văn thư bấm nút Đưa văn lên cổng thông tin để kết thúc chức trả lời hỏi đáp người dân 53 ... 52 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH - PHẦN 1: TỔNG QUAN I Giới thiệu Lãnh đạo bao gồm lãnh đạo quan lãnh đạo. .. chi tiết văn đến Các chức để lãnh đạo quan xử lý là: Bút phê đạo, Hoàn thành, Cất văn Quay lại trang trước TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH ... đạo  Khi lượng hồ sơ nhiều lên tìm kiếm hồ sơ điều cần thiết Lãnh đạo tìm hồ sơ theo tiêu đề hồ sơ, thời gian trạng thái hồ sơ 13 TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN – ĐIỀU HÀNH