TÀI LIỆU HƯỚNG dẫn HT QLVB điều HÀNH TỈNH bắc ninh van ban theo doi chi dao

UBND TỈNH BẮC NINH SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG  TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG VĂN BẢN THEO DÕI CHỈ ĐẠO Bắc Ninh, tháng 02 năm 2018 I Phần dành cho văn phòng UBND tỉnh Giới thiệu Chức sử dụng để giao nhiệm vụ, công việc cho đơn vị nghiệp thuộc UBND tỉnh quản lý Khi sử dụng chức này, hệ thống ghi lại văn đến, văn đi, hồ sơ cơng việc có liên quan để người xem nắm tình hình xử lý cơng việc đơn vị Chức sử dụng trường hợp: Khi có văn phủ, thủ tướng phủ giao nhiệm vụ: Đây văn từ văn phòng phủ giao việc cho UBND tỉnh Khi xử lý văn VPCP chọn mục - Khi ủy ban, chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh có nhiệm vụ giao đơn vị thực hiện: Đây nhiệm vụ chủ tịch UBND tỉnh trực tiếp giao việc thông qua kết luận, họp mà không xuất phát từ văn đơn vị - Khi đơn vị có kiến nghị cần ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết: Đây văn sở ban ngành gửi UBND tỉnh đề nghị giải công việc Điều kiện sử dụng - Chức theo dõi văn thêm vào cuối hình “thêm hồ sơ cơng việc” chun viên Chức sử dụng văn có đủ nội dung sau: - Hạn xử lý văn Nội dung xử lý văn Đơn vị nhận xử lý văn Nếu văn mà chun viên tạo lập khơng có đủ nội dung khơng cần bấm vào mục theo dõi văn Hướng dẫn sử dụng a Đối với văn Ủy ban, Chủ tịch UBND tỉnh giao nhiệm vụ: Bước 1: Người dùng bấm nút tạo hồ sơ công việc Bước 2: Nhập nội dung HSCV: Sau nhập đầy đủ thông tin, người dùng cần nhập thêm thông tin theo dõi đạo Bước 3: Nhập nội dung đạo điều hành Người dùng chọn giao việc lúc tất sở ban ngành, huyện thị xã thành phố, tổ chức đoàn thể hay quan địa phương Nếu cần thiết người dùng chọn đơn vị để giao việc với hạn xử lý nội dung cho đơn vị khác Sau nhập xong nội dung này, người dùng bấm lưu lưu trình để kết thúc q trình tạo hồ sơ Các cơng việc xử lý làm b Đối với văn cính phủ, thủ tướng phủ đơn vị có kiến nghị Đây văn đến từ đơn vị khác gửi cho UBND Vì để liên kết văn đến với văn đạo UBND, cán chuyên viên cần bấm nút tạo hồ sơ cơng việc hình chi tiết văn đến không bấm trực tiếp nút tạo hồ sơ công việc 4 Thống kê theo dõi văn đạo điều hành Khi muốn thống kê lại số lượng văn giao đơn vị để theo dõi, chuyên viên chọn mục “Văn theo dõi đạo” phía bên trái để xem Sẽ có mục theo dõi tương ứng với nhóm quan chọn mục tạo hồ sơ cơng việc Ở mục có báo cáo chi tiết số lượng để chuyên viên nắm thơng tin văn Màn hình báo cáo chi tiết Báo cáo số lượng gửi đơn vị Phần dành cho đơn vị nghiệp Giới thiệu II Chức dành cho lãnh đạo quan đơn vị sử dụng để theo dõi văn đạo từ Ủy ban nhân dân Tỉnh, qua biết cơng việc, nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao xử lý tiến độ xử lý công việc, nhiệm vụ giao Danh sách nhiệm vụ giao: Chức liệt kê toàn nhiệm vụ mà UBND tỉnh giao cho đơn vị thực Danh sách nhiệm vụ hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ đơn vị xử lý xong Danh sách nhiệm vụ chưa hoàn thành: Chức liệt kê nhiệm vụ mà đơn vị trình xử lý Danh sách nhiệm vụ hạn: Chức liệt kê nhiệm vụ đến hạn UBND tỉnh giao mà đơn vị chưa xử lý xong Khi xử lý văn cần theo quy trình xử lý văn hệ thống: Tiếp nhận văn đến => Tạo hồ sơ công việc = > Xử lý hồ sơ công việc => Ký hồ sơ công việc => Vào sổ văn => Phát hành văn trả lời Nếu khơng theo quy trình, hệ thống khơng liên kết văn với nhau, từ không thay đổi trang thái công việc thành hoàn thành Ghi chú: Các nhiệm vụ tính hồn thành có văn trả lời lại văn mà UBND giao Nhận biết văn đạo điều hành Các văn theo dõi đạo có dấu hiệu riêng hệ thống để người dùng phân biệt Các văn đánh dấu hiệu hình danh sách văn đén với biểu tượng quốc huy gắn kèm theo Ngoài ra, chi tiết văn bản, văn theo dõi đạo có thoogn tin đạo điều hành màu đỏ để người dễ nhìn 3 Hướng dẫn sử dụng Quy trình xử lý văn có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao giống văn điện tử từ đơn vị khác gửi đến mà đơn vị xử lý phần mềm Quản Lý Văn Bản Điều Hành Công Việc Khi văn văn thư tiếp nhận hiển thị mục “Văn theo dõi đạo” để lãnh đạo quan nắm tình hình xử lý Khi xử lý văn bản, cán bộ, chuyên viên cần lưu ý mục sau: a - Đối với chuyên viên, cán xử lý công việc: Phải tạo hồ sơ công việc soản thảo văn trả lời chi tiết văn đến - Nếu không tạo hồ sơ công việc đây, văn đến hồ sơ công việc không liên kết với Nếu tự tạo hồ sơ công việc, bắt buộc phải nhập số hiệu ngày phát hành văn đến vào hình tạo hồ sơ cơng việc Đối với cán văn thư Khi vào sổ văn phải vào sổ từ mục “Danh sách văn ký duyệt” để liên kết văn đến, với b - Nếu văn thư tạo văn đi, phải nhập số ký hiệu văn đến liên quan hình them mới: ... đơn vị - Khi đơn vị có kiến nghị cần ủy ban nhân dân tỉnh giải quyết: Đây văn sở ban ngành gửi UBND tỉnh đề nghị giải cơng việc Điều kiện sử dụng - Chức theo dõi văn thêm vào cuối hình “thêm hồ... hình chi tiết văn đến không bấm trực tiếp nút tạo hồ sơ công việc 4 Thống kê theo dõi văn đạo điều hành Khi muốn thống kê lại số lượng văn giao đơn vị để theo dõi, chuyên viên chọn mục “Văn theo. .. Ngoài ra, chi tiết văn bản, văn theo dõi đạo có thoogn tin đạo điều hành màu đỏ để người dễ nhìn 3 Hướng dẫn sử dụng Quy trình xử lý văn có nhiệm vụ từ UBND tỉnh giao giống văn điện tử từ đơn