Chương 4 Lập hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử• Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành

Trang 1

LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

Trang 2

MỞ ĐẦU

I KHÁI QUÁT CHUNG

1 Khái niệm

1.1 Văn bản điện tử, Tài liệu điện tử

1.2 Hồ sơ điện tử, Lập hồ sơ điện tử

2 Đặc điểm của hồ sơ điện tử

3 Yêu cầu của lập hồ sơ điện tử

4 Tiêu chuẩn của hồ sơ điện tử

5 Tình hình lập hồ sơ điện tử hiện nay

Trang 3

II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

1 Điều kiện triển khai lập hồ sơ điện tử

2 Quy trình lập hồ sơ điện tử

Trang 4

MỞ ĐẦU

• Trước thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, tài liệu điện tử- một loại hình tài liệu đặc biệt trở thành nguồn thông tin đóng vai trò quan trọng và được

sử dụng phổ biến trong hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

• Vì vậy, lập hồ sơ điện tử là yêu cầu mang tính cấp bách, một công việc có vai trò quan trọng trong quản lý tài liệu điện tử hiện nay

Trang 5

I KHÁI QUÁT CHUNG

1 Khái niệm

1.1 Văn bản điện tử, tài liệu điện tử 1.2 Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

Trang 6

Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

• Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên

kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

• Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

• Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên

kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.

Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

Trang 7

• Khoản 1, Điều 4 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định:

Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử

->Như vậy, lập hồ sơ điện tử là một yêu cầu bắt buộc phải thực hiện để quản lý tài liệu điện tử

Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử

Trang 8

2 Đặc điểm của hồ sơ điện tử

Thành phần của HSĐT bao gồm những VBĐT, TLĐT (có thể bao gồm nhiều định dạng: file PDF, OFFICE, video, MP3…) có liên quan với nhau về một vấn đề;

Để lập được HSĐT phải sử dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin (thông qua máy tính và phần mềm lập HSĐT)

Trước hết HSĐT phải được lập ở giai đoạn hiện hành (trong quá trình theo dõi, giải quyết CV) trong môi trường thông tin của hệ thống quản lý TLĐT;

HSĐT luôn gắn liền với dữ liệu đặc tả;

Trang 9

3 Yêu cầu của lập hồ sơ điện tử

Yêu cầu về

sự liên kết các văn bản của hồ sơ điện tử và liên kết HSĐT với

dữ liệu đặc

tả

Yêu cầu về

sự liên kết các văn bản của hồ sơ điện tử và liên kết HSĐT với

Đảm bảo

an toàn

hồ sơ điện tử

Đảm bảo yêu cầu mô

tả thông tin cho văn bản trong HSĐT, DLĐT của HSĐT

Đảm bảo yêu cầu mô

tả thông tin cho văn bản trong HSĐT, DLĐT của HSĐT

Trang 10

4 Tiêu

chuẩn của

HSĐT

Tiêu chuẩn về thành phần của HSĐT

Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập

của HSĐT

Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập

của HSĐT

Trang 11

• Thành phần bên trong của hồ sơ điện tử có thể bao gồm các loại tài liệu điện tử rất đa dạng được tạo lập bằng nhiều loại file có định dạng khác nhau như: file Office, PDF, video, âm thanh, hình ảnh, bảng tính điện tử…

• Các tài liệu, văn bản thuộc thành phần của hồ sơ điện tử phải được đưa vào mục lục văn bản của hồ sơ đó, được sắp xếp theo các tiêu chí phù hợp với đặc điểm của hồ sơ như: thời gian hình thành văn bản, tài liệu điện tử; tác giả; tên loại văn bản, tài liệu điện tử, định dạng tài liệu điện tử…

Trang 12

• Cũng như hồ sơ giấy, văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ điện tử phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình

tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc

• Các VBĐT, TLĐT thuộc một HSĐT phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính hay thiết bị lưu trữ điện tử và giữa chúng phải có sự liên kết với nhau

Sự liên kết này được thể hiện trong phần dữ liệu đặc tả của hồ sơ, ví dụ như VBĐT, TLĐT thuộc một HSĐT

sẽ có chung mã dữ liệu chẳng hạn như mã hồ sơ.

Trang 13

• Đối với TLĐT nói chung, đặc biệt đối với hồ sơ điện tử dữ liệu đặc tả là thành phần không thể thiếu và luôn đi kèm với tài liệu và HSĐT

• Ngoài các VBĐT, TLĐT bên trong HSĐT, để đảm bảo yêu cầu về tính xác thực, độ tin cậy và vấn đề quản lý, sử dụng HSĐT thì phải có dữ liệu đặc tả đi kèm theo

• Nếu thiếu dữ liệu đặc tả của HSĐT thì việc quản

lý và tra cứu HSĐT sẽ gặp khó khăn

Trang 14

• Trong quy định pháp lý của Việt Nam đã giải thích về khái niệm Dữ liệu đặc tả (Metadata):

Đó là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản

lý và lưu trữ dữ liệu

Bên cạnh đó, yêu cầu về dữ liệu đặc tả của hồ sơ cũng được khẳng định: khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch

sử, tài liệu lưu trữ điện tử phải được lập thành hồ sơ điện tử

và phải giao nộp dữ liệu đặc tả kèm theo Điều 3,Nghị định

số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ

Trang 15

b) Tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, xác thực, khả

năng truy cập của HSĐT

• Tính toàn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của HSĐT phụ thuộc vào việc tạo lập các VBĐT, TLĐT thuộc thành phần hồ sơ và phụ thuộc phương pháp kỹ thuật lập HSĐT:

- Ở giai đoạn tạo lập các VBĐT, TLĐT phải đáp ứng được tiêu chuẩn của Dữ liệu thông tin đầu vào.

Trang 16

- Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử phải đáp ứng được những yêu cầu chung của văn bản điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử: định dạng, chất lượng tài liệu… Bên cạnh đó, để đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử cần phải sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc thành phần của hồ sơ Hiện nay, chữ ký số là giải pháp và điều kiện gần như duy nhất để chứng minh độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử.

Trang 17

• Về mặt kỹ thuật công nghệ thông tin trong lập HSĐT thường gắn với những tính năng được lập trình trong phần mềm (hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử)

Các tính năng của phần mềm liên quan đến lập hồ sơ điện tử thường bao gồm: yêu cầu nhập thông tin mô tả tài liệu điện tử, hồ

sơ điện tử (tạo nguồn dữ liệu đặc tả của hồ sơ); tính năng liên kết các văn bản vào một hồ sơ, tạo số, ký hiệu cho hồ sơ điện tử

• Đối với những cơ quan không có phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử thì việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện theo phương pháp thủ công: tạo các folder chứa hồ sơ điện tử và các file văn bản; đặt tên cho hồ sơ điện tử; lập mục lục văn bản hồ sơ, liên kết các file văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ.

Trang 18

- HSĐT phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập khi cần thiết Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu

Chất lượng của hồ sơ điện tử phụ thuộc vào chất lượng của văn bản điện tử, tài liệu điện tử

Khi chúng đáp ứng được tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào sẽ đảm bảo khả năng truy cập của hồ sơ điện tử

Điều này có nghĩa là tài liệu điện tử được tạo lập phải đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử và được đánh giá là có khả năng bảo quản và sử dụng lâu dài Khoản 2, Điều 7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP.

Trang 19

Nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành của hồ sơ điện tử thể hiện ở sự tập hợp đầy đủ các văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ điện tử; sự sắp xếp các thành phần tài liệu theo một trình tự hợp lý, khoa học để phản ánh chính xác nội dung của hồ sơ điện tử

Điều này cũng liên quan chặt chẽ đến cấu trúc của hồ

sơ điện tử

Bên cạnh đó là cách thức mô tả thông tin về hồ sơ điện

tử sẽ đảm bảo yêu cầu về cấu trúc và thông tin bối cảnh của hồ sơ điện tử.

Trang 20

5 Tình hình lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức

ở Việt Nam hiện nay

- Công tác lập hồ sơ điện tử mới được triển khai bước đầu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;

Nguyên nhân?

Trang 21

Nguyên nhân

ÞĐiều kiện triển khai lập HSĐT của cơ quan, TC hiện nay còn gặp nhiều khó khăn do:

- Chưa có phần mềm, chi phí xây dựng phần mềm cao;

- Ngại thay đổi thói quen trong việc chuyển đổi từ TL giấy sang

làm việc với TLĐT, HSĐT;

- Nhà nước chưa ban hành đầy đủ những VB hướng dẫn về công tác lập hồ sơ điện tử;

- CQ, TC nhận thức chưa đúng về trách nhiệm công vụ trong việc

lập hồ sơ điện tử; Chưa thấy rõ tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ điện tử;

- Đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư – lưu trữ còn

thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu về khả năng làm việc với TLĐT và HSĐT…

Trang 22

II Quy trình lập hồ sơ điện tử

Phương pháp/ điều kiện triển khai lập HSĐT trong cơ quan, tổ chức:

1 Cài đặt và sử dụng phần mềm có tính năng

lập HSĐT theo đúng quy trình của công tác văn thư;

2 Xây dựng danh mục hồ sơ điện tử (bắt buộc);

3 Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử.

Trang 23

1 Cài đặt và sử dụng phần mềm có tính năng lập HSĐT theo đúng quy trình của công tác văn

thư, lưu trữ

Trang 24

2 Xây dựng danh mục hồ sơ điện tử

sơ cần lập,

dự kiến tiêu đề hồ

sơ và đơn

vị hoặc người lập

Xây dựng

mã HSĐT (số, ký hiệu) cho HSĐT

Dự kiến thời hạn bảo quản của HSĐT

Trang 25

3 Quy trình lập hồ sơ điện tử

sơ điện tử, mô tả thông tin đầu vào (dữ liệu đặc tả) cho HSĐT.

Trang 28

3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ và sắp xếp văn bản, tài liệu trong

Trang 29

• Cập nhật VB vào HS bằng cách nhấn mục

“Chuyển VB vào HS”

Trang 30

• Sau khi cập nhật VB vào HS bấm “Ghi nhận”

Trang 31

• Mở lại Danh mục hồ sơ sẽ hiện ra các Hồ sơ trong danh mục

Trang 32

3.3 Kết thúc hồ sơ

Khi công việc kết thúc, chuyên viên phải thực hiện:

- Xác định Hồ sơ kết thúc trong PHẦN MỀM QLHS;

- Hoàn thiện hồ sơ: Tiêu đề HS, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng, đặc điểm TL có trong HS trong PHẦN MỀM QLHS.

Trang 33

• Tất cả hồ sơ hoàn thiện được chuyển sang cơ

sở dữ liệu Hồ sơ tại đơn vị

• Đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan trong CSDL “Hồ sơ tại đơn vị” sẽ được chuyển vào Lưu trữ cơ quan và nối tiếp với hồ

sơ số đã có.

Trang 34

• Đối với các cơ quan không xây dựng và áp dụng phần mềm lập HSĐT.

•Bước 1: Cơ quan cần lập DMHSĐT tương tự như lập DMHS

giấy, trong đó từng hồ sơ được gắn với với từng mã hồ sơ riêng biệt

•Bước 2: Đăng kí các văn bản đi, đến, ý kiến giả quyết, chỉ đạo,

các tài liệu liên quan đến công việc được chuyên viên văn thư thực hiện đăng ký thủ công trên máy tính

Chuyển tất cả văn bản điện tử đến các cá nhân phụ trách giải quyết công việc Tại máy tính của Cơ quan, đơn vị các chuyên viên sẽ tạo lập “folder” chứa tất cả các văn bản, tài liệu

đi, đến cơ quan, đơn vị

Trang 35

Bước 3: Bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải quyết công

việc sẽ trực tiếp Lập HSĐT.

- Mở hồ sơ: Xác định mã HSĐT

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu: tạo Link liên kết tiêu

đề HS với Mục lục văn bản của HS, sau đó tạo Link liên kết tất cả các VB, TLĐT với từng phần tiêu đề VB trong Mục lục văn bản của HS;

- Kết thúc HS: Hoàn thiện Tiêu đề HS, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng, đặc điểm TL có trong HS (Phần này được làm theo biểu mẫu thiết kế để mô tả thông tin cho HSĐT)

Trang 36

III NHẬN XÉT

1 Tầm quan trọng lập HSĐT

- Đảm bảo giá trị của TLĐT;

- Giúp cho lãnh đạo cơ quan quản lý, kiểm soát được tiến độ thực hiện, giải quyết công việc của các nhân viên dưới quyền và của toàn cơ quan, tổ chức;

- Tạo cơ sở quản lý hiệu quả và khoa học phông lưu trữ điện tử của cơ quan;

- Tiết kiệm được chi phí, thời gian phân loại chỉnh lý

TL sau này;

- Phục vụ cho việc quản trị tri thức trong dài hạn của

CQ, TC

-….v.v

Trang 37

2 Nhận xét

Ưu điểm Lập HSĐT

Hồ sơ điện tử giúp cho việc tra tìm, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả

Xử lý công việc nhanh gọn, có hiệu quả và thuận lợi.

Giảm chi phí mua sắm thiết

bị, xây dựng kho tàng lưu trữ hồ

sơ

Giảm chi phí mua sắm thiết

bị, xây dựng kho tàng lưu trữ hồ

Trang 38

2 Nhận xét

Nhược điểm

Hồ sơ điện tử không gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào, do đó xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia

tăng đáng kể.

Hồ sơ điện tử không gắn kết vĩnh viễn với một phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào, do đó xảy ra hư hỏng hay sai lệch gia

tăng đáng kể.

Hệ thống máy tính hư hại thì hồ

sơ tài liệu cũng không thể bảo

quản an toàn.

Hệ thống máy tính hư hại thì hồ

sơ tài liệu cũng không thể bảo

quản an toàn.

Phải chuyển đổi hồ sơ thường

xuyên khi hệ thống thông tin,

công nghệ phát triển nhanh

chóng.

Phải chuyển đổi hồ sơ thường

xuyên khi hệ thống thông tin,

công nghệ phát triển nhanh

chóng.

Định dạng
Số trang	39
Dung lượng	761,26 KB