Chương 4 Lập hồ sơ điện tử

LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ MỞ ĐẦU I KHÁI QUÁT CHUNG Khái niệm 1.1 Văn điện tử, Tài liệu điện tử 1.2 Hồ sơ điện tử, Lập hồ sơ điện tử Đặc điểm hồ sơ điện tử Yêu cầu lập hồ sơ điện tử Tiêu chuẩn hồ sơ điện tử Tình hình lập hồ sơ điện tử II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ Điều kiện triển khai lập hồ sơ điện tử Quy trình lập hồ sơ điện tử III NHẬN XÉT Tầm quan trọng Nhận xét Ý kiến đề xuất KẾT LUẬN MỞ ĐẦU • • Trước thực tiễn ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan, tổ chức, tài liệu điện tử- loại hình tài liệu đặc biệt trở thành nguồn thơng tin đóng vai trò quan trọng sử dụng phổ biến hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức doanh nghiệp Vì vậy, lập hồ sơ điện tử yêu cầu mang tính cấp bách, cơng việc có vai trò quan trọng quản lý tài liệu điện tử I KHÁI QUÁT CHUNG Khái niệm 1.1 Văn điện tử, tài liệu điện tử 1.2 Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử • Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân • Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử Điều 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử • Khoản 1, Điều Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định: Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trình hoạt động quan, tổ chức phải lập hồ sơ, lựa chọn bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ kỹ thuật công nghệ thông tin hệ thống quản lý tài liệu điện tử ->Như vậy, lập hồ sơ điện tử yêu cầu bắt buộc phải thực để quản lý tài liệu điện tử Đặc điểm hồ sơ điện tử Trước hết HSĐT phải lập giai đoạn hành (trong trình theo dõi, giải CV) môi trường thông tin hệ thống quản lý TLĐT; Thành phần HSĐT bao gồm VBĐT, TLĐT (có thể bao gồm nhiều định dạng: file PDF, OFFICE, video, MP3…) có liên quan với vấn đề; HSĐT gắn liền với liệu đặc tả; Để lập HSĐT phải sử dụng phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin (thơng qua máy tính phần mềm lập HSĐT) Yêu cầu lập hồ sơ điện tử Đảm bảo yêu cầu HSĐT phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ Yêu cầu liên kết văn hồ sơ điện tử liên kết HSĐT với liệu đặc tả mô tả thông tin cho văn HSĐT, DLĐT HSĐT Đảm bảo an toàn hồ sơ điện tử Tiêu chuẩn thành phần HSĐT Tiêu chuẩn HSĐT Tiêu chuẩn tính toàn vẹn, xác thực, khả truy cập HSĐT Quy trình lập hồ sơ điện tử 3.1 Mở hồ sơ: Trong q trình giải cơng việc, sau xác định mã hồ sơ cho VB, TLĐT cần lập hồ sơ (theo DMHSĐT CQ, ĐV), chuyên viên mở hồ sơ điện tử, cách truy cập vào tính lập hồ sơ điện tử; đặt tiêu đề cho hồ sơ điện tử, mô tả thông tin đầu vào (dữ liệu đặc tả) cho HSĐT 3.2 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ xếp văn bản, tài liệu hồ sơ điện tử - Thu thập VBĐT, TLĐT có liên quan vào hồ sơ Bao gồm: + VB đến: Có chung mã hồ sơ xác định; + VB đi, tài liệu đạo, TLĐT khác: Có chung mã hồ sơ xác định; => Tất tài liệu có chung mã hồ sơ phải tích hợp thành HSĐT q trình giải cơng việc • Cập nhật VB vào HS cách nhấn mục “Chuyển VB vào HS” • Sau cập nhật VB vào HS bấm “Ghi nhận” • Mở lại Danh mục hồ sơ Hồ sơ danh mục 3.3 Kết thúc hồ sơ Khi công việc kết thúc, chuyên viên phải thực hiện: - Xác định Hồ sơ kết thúc PHẦN MỀM QLHS; Hoàn thiện hồ sơ: Tiêu đề HS, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng, đặc điểm TL có HS PHẦN MỀM QLHS • • Tất hồ sơ hoàn thiện chuyển sang sở liệu Hồ sơ đơn vị Đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ quan CSDL “Hồ sơ đơn vị” chuyển vào Lưu trữ quan nối tiếp với hồ sơ số có •Đối với quan khơng xây dựng áp dụng phần mềm lập HSĐT •Bước 1: Cơ quan cần lập DMHSĐT tương tự lập DMHS giấy, hồ sơ gắn với với mã hồ sơ riêng biệt •Bước 2: Đăng kí văn đi, đến, ý kiến giả quyết, đạo, tài liệu liên quan đến công việc chuyên viên văn thư thực đăng ký thủ công máy tính Chuyển tất văn điện tử đến cá nhân phụ trách giải công việc Tại máy tính Cơ quan, đơn vị chuyên viên tạo lập “folder” chứa tất văn bản, tài liệu đi, đến quan, đơn vị Bước 3: Bộ phận, cá nhân có trách nhiệm giải cơng việc trực tiếp Lập HSĐT - Mở hồ sơ: Xác định mã HSĐT - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu: tạo Link liên kết tiêu đề HS với Mục lục văn HS, sau tạo Link liên kết tất VB, TLĐT với phần tiêu đề VB Mục lục văn HS; - Kết thúc HS: Hoàn thiện Tiêu đề HS, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng, đặc điểm TL có HS (Phần làm theo biểu mẫu thiết kế để mô tả thông tin cho HSĐT) III NHẬN XÉT Tầm quan trọng lập HSĐT - Đảm bảo giá trị TLĐT; - Giúp cho lãnh đạo quan quản lý, kiểm soát tiến độ thực hiện, giải công việc nhân viên quyền toàn quan, tổ chức; - Tạo sở quản lý hiệu khoa học phông lưu trữ điện tử quan; - Tiết kiệm chi phí, thời gian phân loại chỉnh lý TL sau này; - Phục vụ cho việc quản trị tri thức dài hạn CQ, TC -….v.v Nhận xét Hồ sơ điện tử giúp cho việc tra Tạo mơi trường làm việc tìm, cung cấp thơng tin nhanh điện tử đại, minh bạch chóng, kịp thời, hiệu Ưu điểm Lập HSĐT Giảm chi phí mua sắm thiết bị, xây dựng kho tàng lưu trữ hồ sơ Xử lý cơng việc nhanh gọn, có hiệu thuận lợi Nhận xét Hồ sơ điện tử không gắn kết vĩnh viễn với phương tiện hay thiết bị lưu trữ cụ thể nào, xảy hư hỏng hay sai lệch gia tăng đáng kể Nhược điểm Phải chuyển đổi hồ sơ thường xuyên hệ thống thông tin, công nghệ phát triển nhanh chóng Hệ thống máy tính hư hại hồ sơ tài liệu khơng thể bảo quản an tồn ... Văn điện tử, Tài liệu điện tử 1.2 Hồ sơ điện tử, Lập hồ sơ điện tử Đặc điểm hồ sơ điện tử Yêu cầu lập hồ sơ điện tử Tiêu chuẩn hồ sơ điện tử Tình hình lập hồ sơ điện tử II QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ ĐIỆN... tài liệu điện tử I KHÁI QUÁT CHUNG Khái niệm 1.1 Văn điện tử, tài liệu điện tử 1.2 Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử Hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử • Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có... liệu điện tử, hồ sơ điện tử (tạo nguồn liệu đặc tả hồ sơ) ; tính liên kết văn vào hồ sơ, tạo số, ký hiệu cho hồ sơ điện tử Đối với quan phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử việc lập hồ sơ điện