Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh quảng ngãi

Vì vậy, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần sớm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

VÕ THỊ THANH CHÂU

XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP

LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH THUỘC TỈNH QUẢNG NGÃI

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC

4 Đối tượng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài 8

CHƯƠNG 1 HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP,

NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

17

1.4 Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 26

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG LẬP, NỘP LƯU

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI

30

2.1 Khảo sát các quy định, hướng dẫn hiện hành liên quan đến lập,

nộp lưu hồ sơ điện tử

30

2.1.1 Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 30

2.2 Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

39

2.3 Khảo sát trực tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

48

CHƯƠNG 3 XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN QUY

TRÌNH, PHƯƠNG PHÁP LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA

CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI

67

3.1 Xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 67

3.1.1 Xây dựng quy trình lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 67

3.1.2 Phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy trình được

xây dựng

71

3.2 Các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp

lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

3.2.3 Tổ chức tập huấn, hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử 92

3.2.4 Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết quả thực hiện lập, nộp lưu hồ

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Các từ, cụm từ, văn bản

chức danh nghề nghiệp

International Standards Organization

Trường ĐHKHXH&NV Hà

Nội

Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Hướng dẫn số

822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015

Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà

của Cục Văn thư và Lưu trữ

Thông tin và Truyền thông

Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông về hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản

lý văn bản và điều hành

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời đại ngày nay, chúng ta không thể phủ nhận mức độ phổ biến ngày càng tăng của việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức trên thế giới nói chung và tại Việt Nam nói riêng Sự phổ biến ấy không phải là ngẫu nhiên hay chỉ đơn giản là sự kéo theo không mục đích của thành tựu phát triển khoa học công nghệ Trên thực tế, tài liệu điện

tử với những ưu điểm phục vụ hoạt động quản lý rất hiệu quả, chính là lý do loại tài liệu này được sản sinh và sử dụng ngày càng nhiều

Ở Việt Nam, những vấn đề xoay quanh tài liệu điện tử bước đầu được đặt ra để tìm hiểu, nghiên cứu từ những năm 90 của thế kỷ 20 Năm 1997, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề

“Lưu trữ tài liệu điện tử”. Hội nghị này là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam

về việc thừa nhận và khẳng định sự hình thành một loại hình tài liệu mới, khởi đầu cho các vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu điện tử ở tất cả các cấp, các ngành Ngày nay, có thể nói, tại Việt Nam tài liệu điện tử đã và đang được sản sinh với khối lượng lớn Chính vì vậy, các vấn đề nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cũng như vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đang là thách thức đối với những người làm công tác lưu trữ, đòi hỏi phải được đầu tư nghiên cứu sâu rộng

Nếu như tài liệu truyền thống - thông tin được ghi trên giấy và con người

có thể cầm đọc được trực tiếp, trong bất cứ hoàn cảnh nào thì tài liệu điện tử - thông tin lại được ghi trên đĩa cứng, đĩa mềm, băng từ, đĩa CD, đĩa DVD, các thiết bị lưu trữ khác và chỉ có thể khai thác, sử dụng được thông qua máy tính

có chứa phần mềm tương thích

Đối với tỉnh Quảng Ngãi, cùng với quá trình ứng dụng công nghệ thông tin, tài liệu điện tử phát sinh trong quá trình hoạt động của các cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi hiện có số lượng rất lớn Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử và việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ của các

cấp, các ngành, các cơ quan của tỉnh Quảng Ngãi chưa thống nhất, chưa đáp ứng yêu cầu; do đó việc nộp lưu hồ sơ điện tử của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi chưa thực hiện được

Vì vậy tỉnh Quảng Ngãi cần phải đẩy nhanh, đẩy mạnh việc tổ chức lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để đáp ứng yêu cầu quản lý loại hình tài liệu mới nhất hiện nay

Hiện nay, các cơ quan có thẩm quyền quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đã ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, Chương 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước Tuy nhiên, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở tỉnh Quảng Ngãi chưa xây dựng được quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để tham mưu UBND tỉnh tổ chức thực hiện vấn đề này trên địa bàn tỉnh Đây đang là yêu cầu cấp bách đặt ra đối với Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi Cho đến nay, hệ thống các văn bản của tỉnh Quảng Ngãi quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất ít và chưa đáp ứng yêu cầu Bên cạnh đó, trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ của các cấp, các ngành, các cơ quan trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi còn hạn chế nên không thể tham mưu để tổ chức thực hiện tại cơ quan mình Vì vậy, Sở Nội

vụ tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ cần sớm phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi là cơ quan có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công nghệ thông tin; để tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi ban hành các quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; đồng thời ban hành văn bản hướng dẫn lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cụ thể, chi tiết để việc thực hiện trên địa bàn tỉnh thuận lợi, thống nhất, đúng quy định Vậy Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi sẽ thực hiện nhiệm vụ này như thế nào ? Đây là câu hỏi mà chúng tôi rất quan tâm, trăn trở trong thời điểm này Chính vì những lý

do này nên chúng tôi đã lựa chọn vấn đề “Xây dựng quy trình và phương

pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” làm

đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ngành Lưu trữ học

2 Mục tiêu của đề tài

Với lý do nêu trên, chúng tôi thực hiện đề tài này nhằm tới mục tiêu:

Thứ nhất, khảo sát, đánh giá chính xác thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ

điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; từ đó chỉ những hạn chế và đưa ra các yêu cầu, giải pháp khắc phục đối với việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Thứ hai, xây dựng quy trình và phương pháp để làm cơ sở hướng dẫn

các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, đồng thời tham mưu UBND tỉnh Quảng Ngãi chỉ đạo, ban hành các quy định

về việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Thứ ba, đề xuất các biện pháp để tổ chức thực hiện quy trình và phương

pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

3 Phương pháp nghiên cứu

Những phương pháp mà chúng tôi sử dụng trong đề tài này dựa trên cơ

sở phương pháp luận của lưu trữ học thể hiện ở ba nguyên tắc: nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp Đồng thời trong quá trình nghiên cứu chúng tôi sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác: phương pháp hệ thống và phân tích, phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp; phương pháp so sánh

- Phương pháp hệ thống và phân tích: Phương pháp hệ thống và phân

tích được chúng tôi sử dụng để tiến hành thu thập tài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu thông qua các văn bản, sách, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết tham luận tại các hội nghị khoa học; tìm hiểu một cách khái quát về mức độ hoàn chỉnh của vấn đề được đưa ra giải quyết; phân loại tài liệu đã thu thập thành các nhóm kiến thức phục vụ trực tiếp cho từng nội dung của đề tài Sau đó, chúng tôi nghiên cứu, phân tích và đưa ra những quan điểm, lập luận về những khía cạnh mà đề tài hướng tới

- Phương pháp khảo sát gián tiếp và trực tiếp: Phương pháp khảo sát

gián tiếp và trực tiếp được chúng tôi sử dụng để thu thập thông tin về thực

trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ, nhằm làm cơ sở phục vụ trực tiếp cho nội dung của đề tài Sử dụng phương pháp này, chúng tôi đã tiến hành khảo sát thông qua các biểu mẫu phiếu khảo sát; nghiên cứu quy định hiện hành; khảo sát trực tiếp thực tế về lập, nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ tại của một số sở, ngành và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi; trao đổi trực tiếp với các đối tượng là công chức, viên chức làm công việc liên quan tới tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử Trên cơ sở những thông tin thu thập được, chúng tôi phân tích, đánh giá để từ đó có cách nhìn đầy đủ hơn về vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp so sánh: Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng để

tìm ra những điểm khác biệt giữa tài liệu lưu trữ truyền thống và tài liệu lưu trữ điện tử cũng như sự khác nhau trong việc lập, nộp lưu hai loại hình tài liệu này Trên cơ sở so sánh các ý kiến, quan điểm, số liệu khác nhau về vấn

đề này, chúng tôi đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn

4 Đối tƣợng, giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài

4.1 Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài

Trong đề tài này, chúng tôi nghiên cứu quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử để áp dụng cho các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

4.2 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, chúng tôi tiến hành nghiên cứu vấn

đề chung nhất về quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử từ năm

2005 đến năm 2016 của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi (kể từ khi Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29/11/2005 và Luật Công nghệ thông tin

số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006 được ban hành)

Bên cạnh đó, chúng tôi nghiên cứu mở rộng vấn đề này tại một số cơ quan Trung ương như là Văn phòng Chính phủ, Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Ngân hàng Techcombank và Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, là những cơ quan, địa phương tiên phong đi đầu trong việc ứng dụng thông tin

vào quản lý tài liệu điện tử nhằm giúp chúng tôi có được cái nhìn khách quan nhất về thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ hiện nay

Phải khẳng định rằng các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử rất rộng cả

về quy mô và vĩ mô; rất nhiều vấn đề về công nghệ, kỹ thuật, ứng dụng, nghiệp vụ, bảo mật… đan xen lẫn nhau vẫn còn đang trong quá trình nghiên cứu Đặc biệt, vấn đề về công nghệ luôn luôn thay đổi với tốc độ “vũ bão” theo hướng phát triển vừa mang lại những thành quả to lớn nhưng cũng đòi hỏi sự thay đổi kịp thời của các đối tượng liên quan Tuy nhiên, là người làm công tác quản lý về lưu trữ, nên lượng kiến thức, kinh nghiệm, thời gian nghiên cứu về tài liệu điện tử phục vụ cho đề tài này có hạn; vì vậy để nghiên cứu tất cả các vấn đề liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là không thể Vì vậy trong đề tài này, từ góc độ quản lý về lưu trữ, chúng tôi tập trung nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ theo nguyên tắc: tuân thủ các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền; các yêu cầu thực hiện phải phù hợp với điều kiện thực tế của tỉnh Quảng Ngãi; có tính đến yếu tố công nghệ thay đổi thì vẫn đảm bảo tính kế thừa và mở rộng khi xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi” nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử, mà cụ thể hơn là tài liệu lưu trữ điện tử trong các LTCQ

5 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu mà đề tài đặt ra, chúng tôi phải thực hiện một số nhiệm vụ sau đây:

- Nghiên cứu, đánh giá các quy định của nhà nước về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

- Nghiên cứu, đánh giá thực trạng các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của một số cơ quan Trung ương; một số tỉnh, thành phố

Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, đánh giá trên; chúng tôi xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Để có thể tiếp cận, kế thừa những kết quả nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ

sơ điện tử của các nhà nghiên cứu và đồng nghiệp trước đây, chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu: các quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đang áp dụng tại một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố (qua các

kỷ yếu hội thảo về tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức từ năm 2005 đến nay); các đề tài khoa học cấp bộ, ngành; các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội); các bài viết đăng trên tạp chí ngành; các quy định, hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền liên quan đến quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Có thể nói, nghiên cứu về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đã và đang được tiến hành dưới nhiều góc độ, cả về lý luận và thực tiễn Đây là vấn đề mới nên cho đến nay, số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về vấn đề này còn rất hạn chế so với số lượng các bài viết, công trình nghiên cứu về các nội dung khác của tài liệu điện tử

Thứ nhất, các công trình nghiên cứu khoa học, các báo cáo tham gia hội

nghị, hội thảo liên quan tới tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức Cụ thể:

- Các báo cáo tại Hội nghị khoa học của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tại Hà Nội, ngày 9-10/11 năm 2005; ví dụ:

+ “Tài liệu điện tử và vai trò của ngành lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử” của KS Hoàng Quốc Tuấn, Trưởng Ban thư ký Ban Chỉ đạo

công nghệ thông tin của cơ quan Đảng Nội dung bài viết đề cập đến khái niệm tài liệu điện tử và đề xuất một số vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trong việc quản lý tài liệu điện tử

+ “Một số giải pháp công nghệ để thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện

tử ở Việt Nam hiện nay” của PGS, TS Vũ Duy Lợi Nội dung báo cáo trình

bày khái quát thực trạng quản lý tài liệu điện tử của một số cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp công nghệ thực hiện quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên thế giới và đề xuất việc lựa chọn công nghệ, mô hình triển khai ứng dụng phù hợp trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở Việt Nam

- Các báo cáo tham luận trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thực tiễn lập

hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức của Việt Nam” tháng 9/2016 Nội dung

của các báo cáo tập trung trao đổi, phân tích cụ thể về thực trạng, giải pháp về lập hồ sơ điện tử tại Việt Nam trong những năm gần đây Ví dụ:

+ “Tổ chức lập - quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề về lý thuyết và thực tế cần giải quyết”của Nhà báo Nguyễn Văn Kết Nội dung báo cáo trình

bày khái quát thực trạng về quy định và thực tế lập hồ sơ điện tử của một số

cơ quan, tổ chức ở Việt Nam; trình bày một số giải pháp nâng cao chất lượng lập hồ sơ điện tử như: tận dụng nội dung đăng ký quản lý văn bản để xác lập Mục lục văn bản của hồ sơ điện tử; áp dụng mã số, mã vạch cho lập và khai thác yếu tố Mã hồ sơ

+ “Quy định pháp luật về quản lý tài liệu điện tử - cơ sở của việc lập hồ

sơ điện tử trong các cơ quan, tổ chức”của TS Chu Thị Hậu và Ths Nguyễn

Ngọc Linh Trường Đại học Nội vụ, Hà Nội Nội dung báo cáo trình bày khái quát thực trạng quy định hiện hành về quản lý tài liệu điện tử và những vấn đề còn tồn tại trong các văn bản pháp luật về quản lý tài liệu điện tử; đồng thời trình bày một số giải pháp nhằm hoàn thiện, bổ sung các quy định về quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam

- Các đề tài khoa học của các nhà quản lý cấp bộ, ngành; ví dụ:

+ Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ “Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước hiện nay” của Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ

Chí Minh, năm 2008 do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm Đây là một đề tài nghiên cứu có phạm vi đề cập tương đối nhiều khía cạnh của vấn đề quản

lý tài liệu điện tử trong các cơ quan nhà nước

+ Đề tài khoa học cấp bộ “Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ

sơ, tài liệu điện tử” do ThS Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm, năm 2009

Nội dung của đề đã nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành và quản

lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, qua đó xây dựng cơ sở khoa học, yêu cầu và các giải pháp quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam

+ Đề tài khoa học cấp ban đảng “Nghiên cứu, xây dựng quy trình quản

lý, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việc cấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh” của Vũ Hồng Mây, năm 2010 Nội dung

đề tài là nghiên cứu xây dựng các quy trình nghiệp vụ liên quan đến tài liệu điện tử và đề xuất giải pháp quản lý tài liệu điện tử

Thứ hai, các đề tài luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp của sinh viên

ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng1; ví dụ: đề tài luận văn thạc sĩ khoa

học “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ” của tác giả Lê Tuấn Hùng, năm 2014; đề tài luận văn thạc sĩ khoa học “Nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 15489 vào quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các lưu trữ lịch sử hiện nay” của tác giả Nguyễn Thị Thùy Linh, năm 2012 Nội

dung các luận văn này nghiên cứu về quản lý văn bản điện tử và áp dụng các tiêu chuẩn ISO vào quản lý tài liệu điện tử

Thứ ba, việc nghiên cứu về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử cũng đã nhận

được rất nhiều sự quan tâm, điều này được thể hiện qua các bài viết đăng trên

tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam Ví dụ: bài viết: “Bàn về khái niệm tài liệu điện tử” của Cảnh Đương - Đức Mạnh, số 8/2008; “Văn bản điện tử hay số hóa với hồ sơ công việc trên mạng diện rộng” của Nguyễn Phương Nam, số 6/2011; “Eofiice và một số ứng dụng trong công tác văn thư” của Nguyễn

Thị Kim Bình - Lê Thị Thuận, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

Hà Nội, số 6/2011; “Lập hồ sơ điện tử - xu hướng có tính tất yếu trong công tác văn thư” của Đỗ Văn Học, Trường đại học Khoa học xã hội và Nhân văn

1 Đang lưu trữ tại Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội

Hà Nội, số 12/2013; “Quản lý hồ sơ điện tử: những vấn đề lý luận cần nghiên cứu” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân

văn Hà Nội, số 01/2017 Nội dung các bài viết này phân tích, trao đổi dưới góc độ lý luận và thực tiễn các vấn đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu điện tử

Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy các đề tài khoa học, các báo cáo khoa học, các bài viết chuyên đề đã tiếp cập tới rất nhiều khía cạnh của vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong vài năm gần đây Nhưng cán bộ văn thư, lưu trữ các cơ quan sẽ bắt đầu làm gì, thực hiện như thế nào, tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan những vấn đề gì để thực hiện việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vừa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; vừa đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và có khả năng truy cập thì chưa có đề tài, bài viết nào tập hợp/hệ thống những tiêu chuẩn, phương pháp cụ thể Đây là vấn đề được đặt ra và giải quyết một phần trong luận văn của chúng tôi

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã lựa chọn và sử dụng các nguồn tư liệu và tài liệu phong phú về nội dung và đa dạng về thể loại Cụ thể:

- Để trang bị kiến thức lý luận chung về vấn đề nghiên cứu, chúng tôi đã tìm đọc các sách, giáo trình liên quan về văn thư, lưu trữ, tài liệu điện tử chính thống của Đại học Quốc gia Hà Nội và một số trường đại học khác có đào tạo Ngành Lưu trữ học

- Để tiếp cận nguồn tư liệu về chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước và các quy định của quốc tế về công tác văn thư, lưu trữ; chúng tôi đã nghiên cứu: các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay; các văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định, hướng dẫn về tài liệu điện tử từ năm 2005 đến nay; các bộ tiêu chuẩn Việt Nam liên quan tới tiêu chuẩn ISO 15489; các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu

trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử là đối tượng được chọn để khảo sát trong quá trình làm luận văn… đây là những căn cứ để chúng tôi xây dựng “Quy trình

và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử cho các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi”

- Đồng thời, chúng tôi đã tham khảo, tiếp cận các nguồn thông tin như: các công trình nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sỹ về các vấn đề có liên quan được chúng tôi tham khảo từ Phòng Tư liệu của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội; các báo cáo tham luận, các bài viết liên quan đến tài liệu điện tử, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử được chúng tôi tham khảo từ các Kỷ yếu hội nghị chuyên đề do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức

và Tạp chí Văn thư - Lưu trữ Việt Nam Đây chính là các kết quả nghiên cứu, các quan điểm hoặc ý kiến trao đổi của các chuyên gia, các nhà chuyên môn về tài liệu điện tử, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Những nguồn tư liệu này đã cung cấp cho chúng tôi những kiến thức hữu ích về lý luận và thực tiễn, giúp chúng tôi hoàn thiện được luận văn này

- Để có cơ sở thực tế, chúng tôi đã khảo sát theo phương pháp trực tiếp

và gián tiếp tại các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời trao đổi trực tiếp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố Đà Nẵng

8 Đóng góp của đề tài

Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài tốt sẽ là cơ sở để giúp UBND tỉnh Quảng Ngãi, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi và Sở Thông tin - Truyền thông, nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của tỉnh trong thời gian qua; đồng thời có cơ sở giúp UBND tỉnh ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử thông qua các đề xuất, quy trình, phương pháp được chúng tôi nêu ở Chương III của đề tài

Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ đưa ra “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”; giúp Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi phối hợp với Công ty An ninh mạng Bkav điều chỉnh, nâng

cấp Phần mềm eOffice hợp lý; qua đó sẽ định hướng để các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi tổ chức thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ thống nhất, đúng quy định; giúp Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Ngãi định hướng các nguồn, thành phần hồ sơ điện tử sẽ thu thập

Đặc biệt, những kết quả đạt được của đề tài còn giúp cho các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh (Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố) tham khảo và vận dụng

9 Bố cục của đề tài

Ngoài phần nói đầu, phần kết luận và phần phụ lục, phần nội dung luận văn được chia làm các phần chính như sau:

Chương 1 Hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Ở chương này, chúng tôi khái quát lại những vấn đề lý luận liên quan đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử như: khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử vào LTCQ

Chương 2 Khảo sát thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi

Trên cơ sở lý thuyết ở Chương 1, chúng tôi tiến hành khảo sát thực tế thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay của một số cơ quan Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận xét, đánh giá về hiệu quả và hạn chế trong việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử hiện nay; nêu ra các nguyên nhân và giải pháp khắc phục những hạn chế, trong đó có việc xây dựng “Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”

Chương 3 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình, phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi

Từ kết quả khảo sát ở Chương 2, chúng tôi tiến hành xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phù hợp với điều kiện thực tế

của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; đồng thời chúng tôi cũng tiến hành xây dựng các biện pháp tổ chức thực hiện quy trình và phương pháp này cho các

sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi

Những quan điểm, vấn đề được chúng tôi nêu ra trong luận văn này sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Do đó chúng tôi rất mong nhận được sự

góp ý chân thành của quý thầy, cô cùng các bạn để hoàn thiện hơn “Quy trình

và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử”

Trong quá trình triển khai đề tài, chúng tôi đã gặp phải nhiều khó khăn Nhưng được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình từ phía cán bộ, công chức, viên chức của một số sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư

- Lưu trữ thành phố Đà nẵng; quý thầy, cô giáo của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội và đặc biệt là sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của PGS.TS Vũ Thị Phụng, chúng tôi đã hoàn thành được đề tài luận văn này Nhân đây, chúng tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự quan tâm, giúp đỡ quý báu đó./

Hà Nội, ngày 16 tháng 05 năm 2017

Học viên

Võ Thị Thanh Châu

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TRÁCH NHIỆM LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

1.1 Các khái niệm và thuật ngữ về hồ sơ điện tử

Vấn đề khái niệm là một trong những vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt

lý lý luận cần được nghiên cứu và giải quyết Theo khảo sát của chúng tôi, hiện nay trong các văn bản pháp lý hiện hành, diễn đàn khoa học có rất nhiều khái niệm liên quan đến hồ sơ điện tử, nhưng cách sử dụng, cách giải thích chưa thống nhất Do vậy, để có cơ sở khoa học tiến hành nghiên cứu đề tài, đồng thời hiểu rõ cốt lõi, bản chất của vấn đề nghiên cứu, chúng tôi sử dụng các khái niệm, giải thích thuật ngữ được ghi trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu Đối với các khái niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa từ các kết quả nghiên cứu của các đề án và luận văn liên quan để xác định

1.1.1 Tài liệu

Tài liệu, văn bản là những khái niệm quan trọng nhất trong công tác văn thư, lưu trữ và cũng là khái niệm cơ bản trong lĩnh vực công nghệ thông tin Theo nghĩa thông thường, tài liệu được hiểu là thông tin được ghi lại trên vật liệu nhất định Tài liệu có thể là văn bản, có thể là phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm thanh hay các loại vật liệu mang tin khác

Dưới góc độ pháp lý, theo quy định tại Khoản 2, Điều 2 Luật Lưu trữ số

01/2011/QH13 năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản,

dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê;

âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu

điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác” Trong khuôn khổ luận văn, chúng tôi sử dụng giải thích này của Luật

Lưu trữ

1.1.2 Tài liệu điện tử

Do tính chất phức tạp liên quan tới yếu tố công nghệ nên khái niệm về tài liệu điện tử hiện vẫn đang được đưa ra bàn luận trên các diễn đàn nghiên cứu trong nước Bên cạnh đó, trong các văn bản pháp lý hiện hành chưa giải nghĩa thuật ngữ này nên rất nhiều cơ quan, nhiều cán bộ chuyên môn bị lúng túng, vướng mắc khi thực hiện

Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy tại Việt Nam hiện nay xuất hiện nhiều quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử, từ khái quát đến cụ thể Song, có thể tổng hợp thành hai cách hiểu sau đây:

1) “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài liệu số hóa (digitalised)”.2

2) “Bởi vì, trong điều kiện hiện nay, thông tin từ tài liệu giấy có thể đọc được nhờ máy quét Cho nên, cần thiết phải có một khái niệm mới để thể hiện được những loại tài liệu hình thành trong môi trường điện tử Khái niệm đó phải bao quát được toàn bộ vòng đời của tài liệu dưới dạng điện tử - từ khi soạn thảo cho đến khi tiêu hủy” 3

Riêng trong đề tài này, chúng tôi sử dụng cách hiểu thứ nhất là: “Tài liệu điện tử là khái niệm để chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), bao gồm

cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (born-digital) và các tài

liệu số hoá (digitalised)”

1.1.3 Tài liệu lưu trữ điện tử

“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.” (Khoản 1, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13)

“Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.” (Khoản 2, Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13)

Để hiểu rõ hơn về thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử, cần chú ý thêm các thuật ngữ liên quan như:

- Thông điệp dữ liệu: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được

gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.” (Khoản 12,

Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11)

- Phương tiện điện tử: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”(Khoản 10, Điều 1 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11)

- Dữ liệu: “Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình

ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự.” (Khoản 5, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử

số 51/2005/QH11)

- Dữ liệu thông tin đầu vào: “Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông

tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 2 Nghị định số 01/2013/CP-NĐ)

- Dữ liệu đặc tả (Metadata): “Dữ liệu đặc tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu.” (Khoản 3, Điều 3 Nghị định số

64/2007/CP-NĐ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ

quan nhà nước)

“Dữ liệu đặc tả (Metadata) hay còn gọi là siêu dữ liệu mô tả ngữ cảnh, nội dung, cấu trúc và quản lý tài liệu theo thời gian.” (Mục 3.12 - Tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489) Hiểu một cách đơn giản thì siêu dữ liệu là dữ liệu để mô

tả dữ liệu Khi dữ liệu được cung cấp cho người sử dụng, thông tin metadata

sẽ cung cấp những thông tin cho phép họ hiểu rõ hơn bản chất về dữ liệu mà

họ đang có Những thông tin này sẽ giúp cho người dùng có được những quyết định sử dụng đúng đắn và phù hợp về dữ liệu mà họ có Tuỳ thuộc vào từng mục đích sử dụng khác nhau, từng loại dữ liệu khác nhau mà cấu trúc và nội dung dữ liệu metadata có thể có những sự khác biệt

Thực ra trong hoạt động tài liệu lưu trữ truyền thống, từ lâu đã có những khái niệm liên quan đến siêu dữ liệu Các sách chỉ dẫn các phông lưu trữ, mục lục hồ sơ, thẻ tra cứu, ấn phẩm thông tin giới thiệu tài liệu lưu trữ… là một dạng siêu dữ liệu của tài liệu lưu trữ Đối với các hồ sơ trên vật mang tin là

giấy, siêu dữ liệu chính là các yếu tố thông tin trên bìa hồ sơ (tiêu đề hồ sơ, tên phông, số lưu trữ, thời gian, ký hiệu hồ sơ…) Đối với các hồ sơ điện tử, siêu dữ liệu là tiêu đề hồ sơ, đường dẫn đầy đủ của hồ sơ (tương đương với số lưu trữ hồ sơ), thời gian, tên thư mục, phần mềm/chương trình quản lý hồ

sơ… Các yếu tố của siêu dữ liệu không chỉ mô tả bản thân tài liệu mà cả con người,quá trình và hệ thống đang quản lý, tạo lập, lưu giữ và sử dụng chúng, cũng như cả nguyên tắc mà tài liệu tuân theo

- Cơ sở dữ liệu: “Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ

chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.” (Khoản 4, Điều 4 L uật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11)

- Số hóa: “Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin

số - mà thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số.” (Khoản 2, 18, Điều 4 Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11)

- Số hóa tài liệu lưu trữ: “Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các

dạng dữ liệu truyền thống sang chuẩn dữ liệu trên các phương tiện điện tử và

được các phương tiện đó nhận biết.” [PGS TS Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng, văn thư, lưu trữ Việt Nam, Nhà

xuất bản Thông tin và Truyền thông, 22, tr 481]

Như vậy, theo chúng tôi để hiểu được thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử thì phải nghiên cứu các thuật ngữ liên quan nêu trên Qua nghiên cứu, chúng tôi tóm lược các vấn đề liên quan đến thuật ngữ tài liệu lưu trữ điện tử thành

04 nhóm sau:

- Về nguồn gốc của tài liệu lưu trữ điện tử: Tài liệu lưu trữ điện tử là các tài liệu lưu trữ được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số được gọi là dạng thông điệp dữ liệu và các tài liệu lưu trữ được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số được gọi là số hóa

- Về phương tiện để tạo ra và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử: đó là tài liệu lưu trữ được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự

- Về các loại dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu là thông tin dưới dạng ký hiệu, chữ viết, chữ số, hình ảnh, âm thanh hoặc dạng tương tự; được tập hợp, sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý; trong đó bao gồm:

dữ liệu thông tin đầu vào và dữ liệu đặc tả Dữ liệu thông tin đầu vào là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu; hiểu một cách đơn giản đó là các thông tin của tài liệu lưu trữ điện tử Dữ liệu đặc

tả (Metadata) là những thông tin mô tả các đặc tính của dữ liệu như nội dung, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình tìm kiếm, truy nhập, quản lý và lưu trữ dữ liệu; hiểu một cách đơn giản đó là các thông tin của cả tài liệu lưu trữ điện tử và hồ sơ điện tử

- Về tiêu chuẩn dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử: Dữ liệu của tài liệu lưu trữ điện tử phải đảm bảo tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập

Và cũng theo chúng tôi, nếu tài liệu lưu trữ đáp ứng đủ 04 vấn đề nêu trên thì đó là tài liệu lưu trữ điện tử.

1.1.4 Văn bản điện tử

“Văn bản điện tử là văn bản thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

(Khoản 8, Điều 3 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước)

Trong khi đó, “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Khoản 12, Điều 4 Luật

Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11) Như vậy, theo giải thích về văn bản điện tử này, trong đề tài này chúng tôi thống nhất “giới hạn thuật ngữ” văn bản điện tử, gồm:4

- Thứ nhất, là file được hình thành từ lúc bắt đầu soạn thảo văn bản, sau

đó được ký số bằng chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số con dấu

cơ quan lên file;

- Thứ hai, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy, sau đó

cơ quan ban hành văn bản ký bằng chữ ký số của cơ quan lên file;

- Thứ ba, là file được số hóa từ bản gốc, bản chính văn bản giấy và

không được ký bằng chữ ký số của cơ quan ban hành văn bản

Như vậy, thuật ngữ “văn bản điện tử - tài liệu điện tử ” đã có sự giải thích tương đối trùng nhau tại Mục này và Mục 1.1.2 Nhưng việc sử dụng chính xác trong cho những trường hợp nào thì rất khó xác định, phân biệt Do vậy, trong đề tài này, chúng tôi thống nhất sử dụng thuật ngữ “văn bản điện tử” khi đề cập đến văn bản điện tử hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và phải đảm đảm về tính xác thực; “tài liệu điện tử” khi bao gồm tài liệu, văn bản điện tử của các cơ quan, tổ chức, cá nhân nói chung

1.1.5 Hồ sơ điện tử

4Tham khảo theo Khoản 1, Điều 1 của Quyết định số 8849/QĐ-UBND ngày 23/12/2016 của Ủy ban nhân dân thành phố

Đà Nẵng về ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành trên địa bàn thành phố Đà Nẵng

“Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.” (Khoản 1, Điều 2 Nghị định số

01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013)

Qua thuật ngữ này, chúng tôi có nhận xét như sau:

- Về cơ bản thuật ngữ này không khác so với thuật ngữ hồ sơ được quy định tại Khoản 10, Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; trong đó cụm từ

“một tập tài liệu” được thay bằng cụm từ “tập hợp các tài liệu điện tử” Như vậy, trước tiên phải khẳng định rằng hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ

- Trong hồ sơ điện tử là “một tài liệu điện tử” hoặc “một tập tài liệu điện tử”, được “tập hợp” lại với nhau nhờ các phương tiện điện tử Vì vậy, hồ sơ điện tử chỉ tồn tại, sử dụng được thông qua các phương tiện điện tử; nếu không có phương tiện điện tử thì không có tài liệu điện tử, không có hồ sơ điện tử

- Để sử dụng, quản lý được hồ sơ điện tử thì phải có dữ liệu cho từng văn bản điện tử; dữ liệu đặc tả cho từng hồ sơ điện tử, từng phông lưu trữ đang quản lý hồ sơ đó

1.1.6 Lập hồ sơ điện tử

“Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử.” (Khoản 2, Điều 2 Nghị

định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013)

1.1.7 Khung phân loại hồ sơ

“Khung phân loại hồ sơ là hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức theo ngành, lĩnh vực.” (Điểm h,

Khoản 4, Phần 1 của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của

Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

1.7.8 Chức năng (trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin)

“Chức năng là một công việc hay tác vụ để máy tính thực hiện Trong

lập trình, chức năng thường là một trình thủ tục hay một thủ tục con.” (Đỗ

Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ Thông tin, Nhà xuất

bản Thống kê, tr 115)

Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông

tin và Truyền thông đã hướng dẫn 09 chức năng tối thiểu cần có là: quản trị danh mục, quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi, quản lý giao việc, quản lý văn bản nội bộ, quản lý hồ sơ công việc, báo cáo thống kê, quản trị người

dùng, quản trị hệ thống

1.1.9 File - trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin

“File là một đơn vị thông tin Một file máy tính có thể chứa một tài liệu như một văn bản, bức thư, một nhóm các bản ghi cơ sở dữ liệu hoặc một chương trình Các nội dung một file có thể được chứa trong nhiều cụm tin (cluster) khác nhau trên một đĩa cứng hay đĩa mềm Mỗi một file trên máy

tính có một tên.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ

Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 103)

1.1.10 Module trong các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin

“Module là một phần của một chương trình Một module thực hiện một tác vụ nằm trong chương trình Module thường được sử dụng khi viết các chương trình rất dài.” (Đỗ Duy Việt và nhóm công tác (1998), Từ điển Công nghệ Thông tin, Nhà xuất bản Thống kê, tr 172)

Ví dụ: Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông

tin và Truyền thông đã hướng dẫn 02 module tối thiểu cần có của chức năng quản lý hồ sơ công việc là: quản lý thư mục lưu trữ hồ sơ công việc, quản lý

hồ sơ công việc

1.2 Các yêu cầu của hồ sơ điện tử

Tại Khoản 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ đã quy định hồ sơ công việc phải đảm bảo các yêu

cầu: “a) Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết b) Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải

đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.” Theo chúng tôi, yêu cầu này có thể vận dụng cho hồ sơ giấy và hồ

sơ điện tử

1.3 Đặc điểm của hồ sơ điện tử

Khi nghiên cứu hồ sơ điện tử, chúng tôi nhận thấy hồ sơ điện tử có những đặc điểm sau đây:

- Toàn bộ quá trình lập, giao nộp, xác định giá trị, tiêu hủy, sử dụng hồ

sơ điện tử phụ thuộc hoàn toàn vào các phần mềm ứng dụng Vì vậy, quá trình tạo lập và tồn tại của hồ sơ điện tử, kể từ khi hình thành đến khi kết thúc thì phụ thuộc hoàn toàn vào môi trường mạng

- Hồ sơ điện tử rất dễ bị mất, bị hư hỏng do bị virus xâm nhập hoặc tính lỗi thời của công nghệ Khi vướng phải các lỗi này, có thể chỉ trong vài giây, vài phút hồ sơ điện tử sẽ bị mất, hư hỏng vĩnh viễn Vì vậy, để quản lý, bảo quản hồ sơ điện tử; các cơ quan phải định kỳ, thường xuyên sao lưu dự phòng; hoặc chuyển đổi sang công nghệ mới phù hợp

- Hồ sơ điện tử có thể dễ dàng bị chỉnh sửa, sao chụp trái phép, thậm chí hủy hoại rất dễ dàng, nhanh chóng mà không hề để lại bất kỳ một dấu vết nào

Vì vậy, để đảm bảo giá trị của chúng khi làm bằng chứng pháp lý thì các phần mềm quản lý hồ sơ điện tử phải được thiết kế để phân quyền sử dụng, để giữ lại những bằng chứng tin cậy, đảm bảo tính xác thực và an toàn về tất cả các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan, tổ chức

- Một trong những đặc điểm nổi trội của hồ sơ điện tử là cho phép nhất thể hóa các loại hình tài liệu khác nhau, như văn bản, âm thanh, hình ảnh, biểu đồ, thông tin tĩnh và động trong cùng một hồ sơ; và có thể sử dụng được mọi lúc, mọi nơi, không giới hạn số lượng người và số lượng hồ sơ Điều này cho phép các cơ quan lưu trữ có thể tổ chức phục vụ một số lượng người sử dụng nhiều hơn so với trong trường hợp phục vụ bằng nguồn tin truyền thống

1.4 Quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ

“Quy trình là các bước phải tuân theo khi tiến hành công việc nào đó” ;

và “Phương pháp là cách thức tiến hành để có hiệu quả cao” (Nguyễn Như

Ý – chủ biên (2013), Đại từ điển tiếng Việt, Nxb Quốc gia, TPHCM, trang

1308) trang 1276) Quy trình và phương pháp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, trong đó quy trình là cái có trước, phương pháp là cái có sau

Hiện nay, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ thể hiện ở các văn bản sau:

- Đối với hồ sơ công việc giấy: Tại Khoản 1, Điều 9 của Luật Lưu trữ năm 2011 và tại Khoản 4, Điều 3 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày

22/11/2012 của Bộ Nội vụ quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ” Bên cạnh đó, tại

Chương IV của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội

vụ quy định về trình tự lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ gồm những bước công việc: lập Danh mục hồ sơ, tổ chức lập hồ sơ, thực hiện nộp lưu hồ sơ vào LTCQ; đồng thời cũng quy định phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ

- Đối với hồ sơ điện tử: Việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử về bản chất tương tự như hồ sơ công việc giấy, nhưng được liên kết với nhau bằng biện pháp kỹ thuật công nghệ thông tin; nên quy trình, phương pháp có những điểm khác với hồ sơ công việc giấy Nhưng hiện nay, quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa được đề cập nhiều trong các quy định hiện hành Tại Khoản 3 Mục II của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành có quy định một số vấn đề như:

- Xây dựng Khung phân loại hồ sơ và Mã hồ sơ lưu trữ cho văn bản đi, văn bản đến;

- Tích hợp văn bản, tài liệu điện tử chung Mã hồ sơ để hợp thành “Hồ sơ đang giải quyết”;

- Hoàn thiện hồ sơ và chuyển sang “cơ sở dữ liệu của đơn vị”;

- Nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ

Với những nội dung này, theo chúng tôi Hướng dẫn số VTLTNN ngày 26/8/2015 không thể hiện rõ quy trình; quy trình và phương pháp bị đan xen lẫn lộn; hướng dẫn này có nhiều điểm chưa rõ ràng (vì chưa

822/HD-có quy định về Mã cơ quan, chưa xác định năm kết thúc hồ sơ, tích hợp văn bản điện tử thành hồ sơ điện tử, hợp chỉ tích hợp văn bản điện tử theo nhóm chức năng của cơ quan, các phần mềm chưa có module nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ, chưa phân công người thực hiện) Vì vậy, tính không khả thi của

Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 không cao

Những hạn chế trong những vấn đề nêu trên, chúng tôi sẽ làm rõ ở các phần sau của Luận văn này

1.5 Ý nghĩa của lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Lập, nộp lưu hồ sơ - kể cả 02 loại hồ sơ công việc giấy và hồ sơ điện tử

là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu thực hiện tốt việc lập, nộp lưu hồ sơ sẽ có ý nghĩa rất lớn:

- Giúp cơ quan, đơn vị quản chặt chẽ, đầy đủ các hồ sơ công việc của mình và giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, cơ quan, đơn vị

- Giúp cán bộ, công chức, viên chức thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu liên quan làm căn cứ khoa học trong giải quyết công việc; qua đó nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, tạo tác phong làm việc khoa học

- Tạo điều kiện thuận lợi cho LTCQ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm bảo quản và phục vụ tốt công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài

1.6 Trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định:

- Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ; trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bàn giao đầy

đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan

- Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào LTCQ

- Người đứng đầu đơn vị của cơ quan có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào LTCQ Tại Khoản 5, Điều 13 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định:

“Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.”

Khi nghiên cứu về hồ sơ điện tử, theo chúng tôi ngoài các trách nhiệm được quy định như trên, thì cần bổ sung quy định trách nhiệm của cán bộ công nghệ thông tin như: xây dựng, quản lý, hoàn thiện, đảm bảo an toàn phần mềm ứng dụng

Như vậy, tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều có trách

nhiệm lập hồ sơ về việc mình giải quyết (không phân biệt loại hình hồ sơ, tài liệu) và nộp lưu vào LTCQ đúng quy định

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Ở chương này, chúng tôi căn cứ vào các văn bản: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ; và một số hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu để hệ thống lại những vấn đề

lý luận liên quan đến tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử, lập và nộp lưu hồ sơ điện

tử như là các khái niệm, giải thích thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm; quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện

tử vào LTCQ

Đối với các khái niệm, giải thích thuật ngữ chưa được xác định trong văn bản luật, nghị định, thông tư, hướng dẫn liên quan đến đối tượng nghiên cứu; chúng tôi sẽ căn cứ vào tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489, các từ điển tra cứu chuyên ngành và kế thừa từ các kết quả nghiên cứu của đề án và luận văn liên quan để xác định

Qua trình bày ở trên, có thể thấy lý luận về các khái niệm, thuật ngữ, yêu cầu, đặc điểm của hồ sơ điện tử và trách nhiệm lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

cơ bản đã được làm rõ Tuy nhiên, cũng thấy rằng lý luận về quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa rõ ràng, tính pháp lý không đảm bảo Vì vậy, đây là vấn đề mà chúng tôi phải nghiên cứu, làm rõ trong các phần sau của Luận văn này

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG LẬP, NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ

CỦA CÁC SỞ, NGÀNH TỈNH QUẢNG NGÃI

Vấn đề lập, nộp lưu hồ sơ điện tử đang được các cấp, các ngành, các tỉnh, thành phố trong cả nước quan tâm thực hiện, trong đó có tỉnh Quảng Ngãi Để có cơ sở xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp lưu hồ sơ điện

tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; chúng tôi tiến hành khảo sát các quy định, hướng dẫn hiện hành của các cơ quan có thẩm quyền liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử; khảo sát thực trạng hiện nay về lập, nộp lưu hồ sơ điện

tử của các sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi Bên cạnh đó, chúng tôi cũng tiến hành khảo sát thêm một phần thực trạng hiện nay của một số bộ, ngành Trung ương, một số tỉnh, thành phố đi đầu về ứng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành để có cơ sở cho các nhận xét và đánh giá

2.1 Khảo sát các quy định, hướng dẫn hiện hành liên quan đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

2.1.1 Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

a) Các quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của cấp có thẩm quyền:

Khi nói đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trước hết phải nói đến các quy định của pháp luật và hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử và việc triển khai thực hiện chúng Thực tiễn chỉ ra rằng sự không kịp thời của pháp luật, hướng dẫn so với nhu cầu phát triển sẽ là những trở ngại lớn cho công tác văn thư, lưu trữ nói chung và lập, nộp lưu hồ sơ điện

tử nói riêng Vì vậy, khi nói đến lập, nộp lưu hồ sơ điện tử phải nghiên cứu, đánh giá cả về mặt pháp luật

Trong những năm gần đây, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã chỉ đạo, ban hành một số quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin vào

quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; nhưng quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử rất hạn chế, đó là:

- Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, tại Điều 38

đã quy định về việc tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ điện tử với các nội

dung sau: “1 Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử 2 Việc sao lưu hoặc các biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và phải kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử 3 Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào

hồ sơ lưu trữ theo cách đảm bảo tính xác thực, an toàn và khả năng truy cập văn bản điện tử đó.”

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Khoản 5 Điều 13

quy định về trách nhiệm lập hồ sơ điện tử như sau: “Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản

lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi giải quyết công việc và giao nộp

hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.”

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Điều 7 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử như sau:

“1 Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại

2 Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch

sử phải kiểm tra tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ

Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo

vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu

3 Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau: a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu; b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; c) Đơn vị,

cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; d) Lưu trữ cơ quan kiểm

tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc

đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan

4 Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử được thực hiện theo quy trình sau: a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển; b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo; c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút; d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng; đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch

sử

5 Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành công và được Lưu trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận 6 Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp luật.”

- Chỉ thị số 15/2011/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ

về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, từ dòng 03 điểm e khoản 4 Thủ tướng Chính phủ đã yêu cầu các cấp:

“… xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện việc gửi hồ sơ điện tử kèm theo hồ

sơ trình giấy tại các cấp từ Trung ương tới địa phương, đảm bảo đạt mục tiêu đến năm 2015 có 60% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa cơ quan được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử…”

- Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông, tại Điểm 6, Khoản 2 quy định chức năng quản lý hồ sơ công

việc trong đó có “Tạo lập hồ sơ công việc gồm: hồ sơ xử lý văn bản, hồ sơ giải quyết công việc, hồ sơ soạn thảo văn bản, hồ sơ văn bản liên quan, hồ sơ theo dõi hồi báo,…”

- Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tại Khoản 3 Mục II hướng dẫn quản lý hồ sơ trong môi

trường mạng, trong đó hướng dẫn xây dựng mã hồ sơ lưu trữ, lập hồ sơ điện

số 1759/QĐ-UBND ngày 09/8/2007 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc phê duyệt Quy hoạch phát triển công nghệ thông tin tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2007 - 2015 và định hướng đến năm 2020; Quyết định

số 42/2012/QĐ-UBND ngày 20/11/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi ban hành Quy định về tăng cường hoạt động ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi; Chỉ thị

số 22/2012/CT-UBND ngày 27/12/2012 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của

cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Quảng Ngãi; Quyết định số UBND ngày 15/10/2013 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt

1486/QĐ-lộ trình thực hiện trao đổi văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2013-2015; Quyết định số 57/2014/QĐ-UBND ngày 13/11/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định về

trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động các cơ

quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi; Quyết định số 916/QĐ-UBND ngày

26/5/2016 phê duyệt Kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi giai đoạn 2016 – 2020

- Tại Quyết định số 57/2014/QĐ-UBND ngày 13/11/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi quy định về trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi, đã quy định cụ thể về quy trình trao đổi và xử lý, danh mục văn bản trao đổi văn bản điện tử; như là:

+ Quy định: “Các văn bản điện tử trao đổi hoàn toàn trên môi trường mạng gồm: lịch công tác; giấy mời; thông báo; tài liệu phục vụ các cuộc họp, hội thảo; báo cáo định kỳ; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc; văn bản dự thảo xin ý kiến; hồ sơ điện tử thủ tục hành chính liên thông giữa các cơ quan, đơn vị; văn bản để biết.” (Tại Điều 7 và Điều 8)

+ Quy định: “Các văn bản trao đổi qua môi trường mạng, đồng thời gửi văn bản giấy qua đường công văn truyền thống gồm: văn bản chỉ đạo điều hành; văn bản quy phạm pháp luật, quyết định, tờ trình, các loại hồ sơ hành chính, tài chính, hồ sơ thủ tục hành chính, dự án (các văn bản này gửi qua môi trường mạng đã được xác thực bằng chữ ký số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp thì không phải gửi kèm theo văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản như: tài liệu thực hiện thủ tục hành chính, các quyết định cá biệt, văn bản giải quyết các công việc cá biệt (kê khai tài sản, kết luận thanh tra, hồ sơ chứng từ tài chính, )) (Tại Điều 7 và Điều 8)

+ Quy định: “Sử dụng bộ mã ký tự và mã hóa tiếng Việt theo tiêu chuẩn Unicode TCVN 6909:2001 để thể hiện nội dung trong văn bản điện tử… và định dạng văn bản điện tử đối với tài liệu văn bản có định dạng: *.txt, *.rtf,

*.doc; *.docx, *.odt; tài liệu bảng tính có định dạng: *.csv, *.xls, *.xlsx,

*.ods; tài liệu chỉ đọc có định dạng *.pdf; tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ họa phục

vụ quản lý chuyên ngành.” Bên cạnh đó, “văn bản điện tử được xác thực bằng chữ ký số và gửi qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu, văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại

cơ quan nhận văn bản).” (Tại Điều 4 khoản 2)

+ Các quy định về quy trình trao đổi và xử lý, danh mục văn bản trao đổi văn bản điện tử tại Chương II, III, IV đúng với các quy định về công nghệ thông tin và văn thư, lưu trữ của cơ quan có thẩm quyền (đúng với hướng dẫn tại Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông; và cơ bản đúng hướng dẫn tại Thông tư số 07/2012/TTLT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)

+ Quy định: “Các cơ quan, đơn vị xây dựng quy định, quy trình chi tiết

để việc trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị đảm bảo hiệu quả, an toàn, thực thi một cách toàn diện và đúng với mục đích sử dụng của từng hệ thống thông tin.” (Điểm b, Khoản 1, Điều 6)

+ Quy định xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ điện tử: “(1) Mỗi cơ quan, đơn vị phải thực hiện xây dựng danh mục hồ sơ điện tử cơ quan (2) Căn cứ vào danh mục hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật tất cả văn bản, tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ

sơ tương ứng (3) Cần thu thập và cập nhật kịp thời những nội dung thông tin trong các bài phát biểu, kết luận của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo liên quan đến hoạt động của cơ quan, đơn vị để đảm bảo

sự toàn vẹn, đầy đủ trong việc tạo lập hồ sơ điện tử của cơ quan, đơn vị (4) Các thông tin, dữ liệu phát sinh trong quá trình trao đổi, xử lý văn bản điện

tử phải được cập nhật thống nhất và phù hợp với quy định sử dụng của mỗi

hệ thống thông tin nhằm đảm bảo việc lưu trữ được thuận lợi.” (Điều 14)

+ Quy định về trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Nội vụ trong việc trao đổi, quản lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của các cơ quan nhà nước tỉnh Quảng Ngãi tại Chương V, từ Điều 15 đến 18 Trong đó, Văn phòng Ủy ban

nhân dân tỉnh có trách nhiệm: “ (1) Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị (2) Tiên phong triển khai sử dụng trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; làm đầu mối trung tâm trong việc sử dụng thư điện tử công vụ phục vụ cho việc gửi, nhận văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước.” Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm: “1 Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức, hướng dẫn triển khai thực hiện ” Sở Nội vụ có trách nhiệm: “(1) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông triển khai đào tạo, tập huấn cho Văn thư, cán bộ công chức, viên chức các cơ quan nhà nước về trao đổi, sử dụng văn bản điện tử (2) Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành quy định và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ, giao nộp và bảo quản văn bản điện tử, hồ sơ điện tử.”

- Tại Công văn số 1665/SNV-CCVTLT ngày 17/12/2012 của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi về hướng dẫn các huyện, thành phố lập hồ sơ hiện hành năm

2013; Sở Nội vụ đã hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu cho 16 cơ quan cấp huyện và tại Công văn số 1449/SNV-CCVTLT ngày 06/10/2014

của Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi về hướng dẫn xây dựng và ban hành Danh

mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; Sở Nội vụ đã hướng dẫn xây dựng Danh mục

hồ sơ mẫu cho 43 cơ quan tổ chức của tỉnh Các Danh mục hồ sơ mẫu hướng

dẫn tại 02 công văn này được áp dụng để lập hồ sơ công việc giấy và hồ sơ công việc điện tử

- Đối với các sở, ngành, theo kết quả khảo sát chỉ có 08/20 sở, ngành

(Thanh tra tỉnh, Sở Công thương, Sở Giao thông Vận tải, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Lao động, Thương binh

và Xã hội, Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tư pháp) đã ban hành quy định về sử

dụng Phần mềm eOffice, quản lý hồ sơ điện tử nhưng chưa cơ quan nào quy định về giao nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ

2.1.2 Nhận xét, đánh giá

a) Ưu điểm:

Trong thời gian vừa qua Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương liên quan đã ban hành các quy định, hướng dẫn về Chính phủ điện tử; ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, tạo lập và trao đổi văn bản điện tử; trách nhiệm của các chủ thể trong việc quản lý, lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Với các quy định, hướng dẫn này, bước đầu tạo hành lang pháp lý cho việc thực hiện lập, nộp lưu hồ sơ điện tử trong những năm vừa qua tại Việt Nam

Căn cứ các quy định, hướng dẫn Chính phủ và các bộ, ngành Trung ương; tỉnh Quảng Ngãi đã ban hành các chính sách, chủ trương, quy định, hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước của tỉnh, trong đó bước đầu đã có một số quy định, hướng dẫn về lập, nộp lưu hồ

sơ điện tử Bên cạnh đó, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi đã có văn bản hướng dẫn các sở ngành lập Danh mục hồ sơ hàng năm đối với hồ sơ điện tử

b) Hạn chế:

Các quy định, hướng dẫn của Chính phủ, các bộ, ngành Trung ương liên quan và tỉnh Quảng Ngãi về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa đầy đủ, tính pháp

lý chưa cao, chủ yếu mang tính khung cơ bản Vì vậy, các cấp, các ngành, các

cơ quan thiếu những căn cứ pháp lý để đánh giá việc thực hiện và xác định yêu cầu, tiêu chuẩn kỹ thuật để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Mặc dù Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013, tại Điều 7 đã quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện tử Nhưng tại Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10/4/2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông, tại Điểm 6 Khoản 2 quy định chức năng quản lý hồ sơ công việc, không có phần công việc/chức năng “nộp hồ sơ điện tử vào LTCQ quan” Như vậy, hệ thống quản lý văn bản và điều hành không thể thực hiện chức năng “nộp hồ sơ điện

tử vào LTCQ”; đồng thời chưa đáp ứng quy trình công tác văn thư được quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Bên cạnh đó, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước chỉ là văn bản mang tính chất hướng dẫn, không

phải là văn bản quy phạm pháp luật; và hướng dẫn chưa rõ ràng (hướng dẫn chưa rõ ràng việc xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ; hướng dẫn chưa rõ ràng nên dễ hiểu nhầm hồ sơ ban hành văn bản là hồ sơ điện tử; chưa hướng dẫn cách đặt tên file văn bản điện tử và đóng dấu đến trên văn bản điện tử)

Các hạn chế nêu trên chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến phần lớn hồ sơ điện tử chưa được lập theo yêu cầu và chưa thể giao nộp vào LTCQ; hồ sơ điện tử hiện đang tồn tại ở dạng hồ sơ ban hành văn bản hoặc ở dạng tập hợp các văn bản điện tử theo đặc trưng của văn bản: tác giả, tên loại, thời gian, ban, phòng

c) Nguyên nhân:

Qua kết quả khảo sát, chúng tôi thấy rằng hệ thống cơ sở pháp lý từ Trung ương đến tỉnh về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa bắt kịp sự đổi mới, phát triển, mở rộng ứng dụng công nghệ thông tin vào lập, nộp lưu hồ sơ điện

tử nên vừa thiếu, vừa chưa rõ ràng là tất yếu

Tỉnh Quảng Ngãi triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành công việc từ những năm 2007 theo các quy định, hướng dẫn từ Bộ Thông tin và Truyền thông Sau đó, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành 02 văn bản về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng là Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 và Công văn số 822/HD-VTLTN ngày 26/8/2015 Tuy nhiên, cả 02 văn bản này hướng dẫn này chưa rõ ràng, chưa cụ thể về xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ; khó triển khai thực hiện ngay đối với cả công chức tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; và công chức, viên chức văn thư, lưu trữ chuyên trách Như vậy, Sở Nội vụ tỉnh Quảng Ngãi không có cơ

sở để xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn để hướng dẫn các cơ quan lập, nộp lưu hồ sơ điện tử

Mặc dù Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ngãi đã có quy định về lập, nộp lưu hồ sơ điện tử Nhưng thực tế các quy định này chưa đáp ứng yêu cầu vì chưa có sự phối hợp chặt chẽ của Sở Nội vụ là cơ quan tham mưu Ủy ban

nhân dân tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ nhà nước với Sở Thông tin

và Truyền thông là cơ quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nước

về ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản và điều hành công việc

Vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin để tin học hoá các hoạt động của các

sở, ngành cơ quan có hiệu quả, nhưng ứng dụng công nghệ thông tin để lập, nộp lưu hồ sơ điện tử chưa hiệu quả

2.2 Khảo sát gián tiếp thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử tại các

sở, ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi

Việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử là công việc cuối cùng của công tác văn thư, liên quan đến toàn bộ công tác văn thư kể từ khi tiếp nhận văn bản đến, theo dõi và giải quyết văn bản, phát hành văn bản đi; lập, nộp lưu hồ sơ vào LTCQ Việc lập, nộp lưu hồ sơ điện tử về bản chất tương tự như hồ sơ công việc giấy, nhưng khác nhau ở chỗ các thao tác được thực hiện qua các ứng dụng phần mềm

Hiện nay, tại các sở, ngành của tỉnh Quảng Ngãi đều đang áp dụng

“Phần mềm Bkav eOffice văn phòng điện tử” (sau đây viết tắt là Phần mềm eOffice) của Công ty An ninh mạng Bkav thiết kế, xây dựng để phục vụ công

tác quản lý văn bản và điều hành Phần mềm eOffice chính thức được đưa vào

sử dụng tại tỉnh Quảng Ngãi từ năm 2009, khi UBND tỉnh Quảng Ngãi cho phép Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Quảng Ngãi tổ chức đấu thầu, lựa chọn giải pháp hệ thống quản lý văn bản và điều hành để triển khai chung toàn tỉnh5 Vì vậy, để tìm hiểu thực trạng lập, nộp lưu hồ sơ điện tử của sở, ngành tỉnh Quảng Ngãi; chúng tôi cần khảo sát cả quá trình, kể từ khi tạo lập văn bản điện tử đến khi lập thành các hồ sơ điện tử qua việc sử dụng các chức năng của Phần mềm eOffice

2.2.1 Kết quả khảo sát

Tỉnh Quảng Ngãi có 20 sở, ngành và tất cả đã ứng dụng Phần mềm eOffice để phục vụ công tác quản lý văn bản và điều hành Vì vậy, một mặt,

5 Quyết định số 1501/QĐ-UB ngày 29/10/2010 của Chủ tịch UBND tỉnh Quảng Ngãi về phát triên và ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011 – 2015 của tỉnh Quảng Ngãi