TIỂU LUẬN MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ

Là một thành viên của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khêđể tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức bộ máy hoạt động của đơn vị, nên em chọn đề tài nghiên cứu “Công t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP



TIỂU LUẬN MÔN KHOA HỌC QUẢN LÝ

Tên đề tài: Nghiên cứu công tác tổ chức bộ máy quản lý tại Ban Quản lý dự

án đầu tư xây dựng Huyện Cẩm Khê

Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Trần Hữu Dào

Sinh viên thực hiện : Lê Hoàng

Hà Nội, năm 2018

LỜI NÓI ĐẦU

Thời gian qua, công tác quản lý đầu tư xây dựng trên địa bàn huyện CẩmKhê đã đạt những kết quả tích cực, công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực xâydựng đã được tăng cường; ý thức chấp hành pháp luật của các chủ thể đã đượcnâng cao; trật tự xây dựng đã được chấn chỉnh; góp phần tạo điều kiện thuận lợicho các tổ chức, cá nhân đầu tư, hoạt động xây dựng trên địa bàn huyện

Tuy nhiên, theo quy định về hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng củaLuật Xây dựng năm 2003, thời gian qua đa phần các dự án đầu tư xây dựng sửdụng nguồn vốn nhà nước của tỉnh đều được áp dụng mô hình chủ đầu tư thànhlập Ban QLDA để trực tiếp quản lý thực hiện từng dự án đầu tư xây dựng đơn lẻ.Hình thức quản lý này đã bộc lộ không ít hạn chế như: thành lập quá nhiềucác Ban QLDA nhưng không có Ban QLDA chuyên nghiệp, trong khi đó nhânlực chủ chốt của Ban QLDA thường được điều động, bổ nhiệm từ các cơ quanquản lý nhà nước, chủ yếu mang tính chất kiêm nhiệm, chuyên môn còn chưaphù hợp Do đó không tách bạch được chức năng quản lý nhà nước với chứcnăng QLDA của các cơ quan được giao làm CĐT, chất lượng nhân lực của cácBan QLDA hạn chế, ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý, thực hiện đầu tư củacác CĐT, hiệu quả đầu tư công chưa cao

Là một thành viên của Ban Quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khêđể tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức bộ máy hoạt động của đơn vị, nên em chọn

đề tài nghiên cứu “Công tác tổ chức bộ máy quản lý tại Ban quản lý dự án

đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khê” làm đề tài nghiên cứu của mình Với mong

muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằmhoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Ban quản lý dự án đầu tư xâydựng huyện Cẩm Khê Nâng cao chất lượng cơ cấu tổ chức bộ máy tổ chức củaBan quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khê đúng ngành nghề, đảm bảođủ năng lực về chuyên môn và kinh nghiệm, đáp ứng yêu cầu về tính chuyênnghiệp, yếu tố bao quát theo khu vực; tập trung thực hiện công tác chuyên môn

khoa học và theo quy định; không kiêm nhiệm, phù hợp với quy định của Luật Xây dựng ngày 18/6/2014, Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng và Thông tư số 16/2016/TT-BXD ngày 30/6/2016 của Bộ Xây dựng hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị

định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18/6/2015 của Chính phủ

Bên cạnh đó việc vận dụng lý thuyết của bộ môn Khoa học quản lý

dưới sự chỉ bảo, hướng dẫn của thầy PGS.TS Trần Hữu Dào, em đã mạnh

dạn nghiên cứu tìm hiểu và lựa chọn đề tài này Với mong muốn vận dụngkiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấutổ chức bộ máy quản lý của Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khê

Đề tài của em gồm ba phần chính:

Chương I: Những vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.

Chương II: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Ban quản lý dự

án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khê.

Chương III: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng huyện Cẩm Khê.

Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũngnhư kinh nghiệm thực tế Vì vậy, dù đã cố gắng nhưng chắc chắn đề tài của emcòn nhiều thiếu sót, rất mong được ý kiến đóng góp của thầy để đề tài của emđược hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn!

 Trao cho họ các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực thông tin,quyền lực ra các quyết định nhất định.

 Xây dựng cơ chế phối hợp hoạt động của con người trong từng phân hệ

và toàn bộ hệ thống Trên cơ sở tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận,nhằm hướng tới thực hiện các mục tiêu của tổ chức

 Cơ cấu bộ máy tổ chức là tạo ra khuôn khổ cơ cấu và nhân lực quản lýcho quá trình triển khai các kế hoạch công tác, công tác tổ chức có ý nghĩa đặcbiệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức Một tổ chức làmcông tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp

3 Các yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức phải bảo đảm những yêu cầu sau:

 Tính thống nhất trong mục tiêu:

Một cơ cấu tổ chức được coi là có kết quả nếu nó cho phép mỗi cá nhân,góp phần công sức vào các mục tiêu của tổ chức nhằm thực hiện tốt các hoạtđộng của tổ chức

 Cơ cấu tổ chức mang tính tối ưu:

Cơ cấu tổ chức phải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người (Khôngthừa mà cũng không thiếu) để thực hiện các hoạt động cần thiết của tổ chức.Giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập được mối quan hệ hợp lý với sốcấp nhỏ nhất cùng với môi trường, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động cao,luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính tin cậy:

Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời đầy đủ các thông tinđược sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo phối hợp tốt các hoạt động vànhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ chức.

 Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt:

Cơ cấu tổ chức là một hệ thống tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả năngthích ứng linh hoạt đối với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhưngoài môi trường Sự thay đổi của cơ cấu tổ chức phải tiến hành rất thận trọng,

vì nó ảnh hưởng vận mệnh của nhiều người

 Quản lý sự thay đổi của tổ chức cần chú ý:

 Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi

 Dự báo được thay đổi có thể

 Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi củamôi trường

 Cơ cấu tổ chức bảo đảm tính hiệu quả:

Công cụ thực hiện mục tiêu của tổ chức với chi phí là nhỏ nhất, bởi vì chiphí cho cơ cấu tổ chức được tính vào giá thành của sản phẩm và dịch vụ

4 Nguyên tắc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý:

Được thừa nhận rộng rãi bởi các nhà lý luận và thực hành quản lý, cácnguyên tắc hoạt động với tư cách là chuẩn mực cơ bản cho quá trình tổ chức cókết quả Có những nguyên tắc cơ bản sau:

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải mang tính tối ưu: Cơ cấu bộ máy tổ chứcphải có đầy đủ các phân hệ, bộ phận, các vị trí công tác nhằm thực hiện tất cảcác hoạt động của tổ chức Mối quan hệ giữa các phân hệ, bộ phận, các vị trícông tác và giữa tổ chức với môi trường phải hợp lý

 Cơ cấu tổ bộ máy tổ chức phải phù hợp tương thích với sứ mệnh vàchiến lược của tổ chức Cơ cấu bộ máy tổ chức là công cụ chiến lược để thực thisứ mệnh và chiến lược của tổ chức

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính linh hoạt, cơ cấu bộ máy tổchức là hệ thống tĩnh Khi có sự thay đổi dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu bộ máytổ chức phải được tiến hành một cách rất thận trọng, bởi vì sự thay đổi này sẽlàm ảnh hưởng đến vận mệnh của nhiều người

 Quản lý được sự thay đổ của tổ chức

- Hiểu được tính tất yếu của sự thay đổi

- Dự báo được sự thay đổi có thể có

- Chủ động thay đổi cho tổ chức thích nghi sự thay đổi của môi trường

 Cơ cấu bộ máy tổ chức phải bảo đảm tính hiệu quả công cụ thực hiệnmục tiêu của tổ chức nó phải được thực hiện với chi phí là nhỏ nhất Bởi vì cơcấu bộ máy tổ chức được tính vào giá thành sản phẩm và dịch vụ

 Tuân thủ qui trình thiết kế cơ cấu bộ máy tổ chức Thiết kế đượchiểu là hoàn thiện, đổi mới hoặc xây dựng cơ cấu bộ máy tổ chức mới, qui trìnhthiết kế như sau:

5 Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định cơ cấu của một tổ chức.Ngược lại cơ cấu tổ chức chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố tố thuộc về môitrường bên trong và bên ngoài tổ chức, với mức độ tác động thay đổi theo từngtrường hợp Có những yếu tố cơ bản đó là:

 Chiến lược của tổ chức

1- Nghiên cứu và dự báo môi trường

Chiến lược của tổ chức là gì?

Xem xét thực trạng của cơ cấu bộ

máy tổ chức đó và đang tồn tại

như thế nào; điểm mạnh; điểm

yếu của cơ cấu bộ máy tổ chức cũ

2- Phân tích chiến lược của tổ chức để tiến hành tập hợp các chức năng, nhiệm vụ, hoạt động công việc

5- Xây dựng cơ chế phối hợp các nhóm, bộ phận

trong cơ cấu bộ máy tổ chức

4- Trao cho họ các vị trí, các bộ phận, các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin, quyền hạn,

 Qui mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức

 Công nghệ

 Thái độ ban lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân viên

 Môi trường

Chiến lược:

Chiến lược và cơ cấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời Cơ cấu tổ chức

là công cụ để thực hiện các mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức sẽ phải đượcthay đổi khi có sự thay đổi chiến lược Động lực khiến các tổ chức phải thay đổi

là cơ cấu kém hiệu quả của những thuộc tính cũ trong việc thực hiện chiến lược.Các nghiên cứu cho thấy quá trình phát triển của một tổ chức để đảm bảo sựtương thích với chiến lược thường trải qua các bước sau:

 Xây dựng chiến lược mới

 Phát sinh các vấn đề quản lý

 Cơ cấu tổ chức mới, thích hợp hơn được đề xuất và triển khai

 Đạt được thành tích mong đợi

Tuy nhiên, sự thay đổi về chiến lược không phải bao giờ cũng bắt buộcphải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức (như một số doanh nghiệp có thể tăng giábán để bù đắp cho sự kém hiệu qủa) các nghiên cứu nói chung ủng hộ ý tưởngrằng cơ cấu tổ chức phải đi theo chiều chiến lược

Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào thì nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và cơcấu tổ chức là hai mặt không thể tách rời Khi sự thay đổi nhiệm vụ sản xuấtkinh doanh thì cơ cấu tổ chức cũng thay đổi theo, vì thế nếu không thay đổi theothì cơ cấu tổ chức bộ máy cũ xẽ làm cản trở việc phấn đấu đạt được mục tiêuchung của doanh nghiệp Tuy nhiên không phải bao giờ sự thay đổi về nhiệm vụsản xuất kinh doanh cũng đòi hỏi phải có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức bộ máyquản lý; Song các kết quả nghiên cứu đều ủng hộ ý kiến bộ máy cần được thayđổi kèm theo nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

Qui mô của tổ chức và độ phức tạp của tổ chức:

Các tổ chức có qui mô càng lớn càng phức tạp thì hoạt động của tổ chứccũng phức tạp theo Tổ chức có qui mô lớn, thực hiện những hoạt động phức tạpthường có độ chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại

ít tập chung hơn các tổ chức nhỏ, thực hiện không quá phức tạp Do đó các nhàquản lý cần phải đưa ra một mô hình cơ cấu bộ máy quản lý sao cho đảm bảoquản lý được toàn bộ hoạt động của tổ chức đồng thời làm sao để bộ máy quản

lý không cồng kềnh và phức tạp về mặt cơ cấu

Công nghệ:

Tính chất và mức độ phức tạp của công nghệ mà tổ chức sử dụng có thểảnh hưởng đến cơ cấu của tổ chức Ví dụ: Các tổ chức chú trong đến công nghệcao thường có tầm quản lý thấp Cơ cấu phải được bố trí sao cho tăng cườngđược khả năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về côngnghệ Đáng tiếc là cơ cấu tổ chức đi sau công nghệ gây ra sự chậm trễ trong việckhai thác đầy đủ công nghệ mới Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường

có xu hướng sử dụng các cán bộ quản lý cấp cao có học vấn và kinh nghiệm về

kỹ thuật Các cán bộ quản lý thường có chủ trương đầu tư cho các dự án hướngvào việc hậu thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ, xem

cơ cấu tổ chức phù hợp với hệ thống công nghệ và đảm bảo sự điều phối mộtcách chặt chẽ trong việc ra các quyết định liên quan đến hoạt động của tổ chức

và công nghệ

Thái độ của lãnh đạo cấp cao:

Thái độ của lãnh đạo cấp cao: Tác động đến cơ cấu tổ chức các cán bộ quản

lý theo phương thức truyền thống, thường thích sử dụng hình thức tổ chức theochức năng với hệ thống thứ bậc Họ ít khi vận hành tổ chức theo ma trận haymạng lưới Hướng sự kiểm soát tập chung, họ cũng không muốn sử dụng các

mô hình tổ chức mang tính phân tán với các đơn vị chiến lược

Năng lực của đội ngũ nhân lực: Khi lựa chọn mô hình tổ chức cũng cầnxem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ kỹ năng cao thườnghướng tới các mô hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹthuật có trình độ tay nghề cao thường thích mô hình tổ chức theo có nhiều tổ,đội, bộ phận được chuyên môn hoá như tổ chức theo chức năng, vì các tổ chứcnhư vậy có sự phân định nhiệm vụ rỏ ràng hơn và tạo điều kiện cơ hội để liênkết những đối tượng có chuyên môn tương đồng

Môi trường của tổ chức:

Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và mức độthay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức Trong điều kiện phong phú về nguồnlực, đồng nhất, tập chung về nguồn lực và ổn định, tổ chức thường có cơ cấu về

cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính tập chung với những chỉ thị,nguyên tắc với những thể lệ cứng rắn có thể mang lại hiệu quả cao Ngược lại tổchức muốn thành công trong môi trường khan hiếm nguồn lực, đa dạng, phântán và thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ chức với các mốiliên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính chất phi tập chung với cácthể lệ mềm mỏng, các bộ phận liên kết chặt chẽ với nhau và các tổ đội đa chứcnăng

Địa bàn hoạt động:

Việc mở rộng hoặc phân tán địa bàn hoạt động của tổ chức đều có sự thayđổi về sự xắp xếp nhân lực nói chung và nhân lực quản lý nói riêng, do đó dẫnđến sự thay đổi về cơ cấu tổ chức quản lý Do vậy sự thay đổi địa bàn hoạt độngcủa tổ chức cũng làm ảnh hưởng tới cơ cấu của tổ chức bộ máy quản lý

II - MỘT SỐ MÔ HÌNH CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ

1- Mô hình cơ cấu bộ máy theo chức năng:

Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý được phân chia cho các bộ phậnriêng biệt theo chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm theo một chức năngnhất định

Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Mô hình tổ chức theo cơ cấu này là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các

cá nhân hoạt động trong cùng một lĩnh vực chức năng Do vậy sẽ hình thành nênngười lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng

Giám đốc

Trưởng phòng nhân sự

Phân xưởng 1

Phân xưởng 2

Lập kế hoạch tài chính

nhất định Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sựlãnh đạo của nhiều thủ trưởng.

Ưu điểm:

 Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lạihàng ngày

 Phát huy đầy đủ hơn những ưu thế của chuyên môn hoá nghành nghề

 Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu

 Đơn giản hoá việc đào tạo

 Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên

 Tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

 Giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo

Nhược điểm:

 Thường dẫn đến mâu thuẩn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra chỉ tiêu

và chiến lược

 Thiếu sự phối hợp và hành động giữa các phòng ban chức năng

 Chuyên môn hoá quá mức tạo ra cái nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý

 Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung

 Đổ vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho lãnh đạo cấp caonhất

Với mô hình tổ chức chức năng này chỉ phù hợp cho các tổ chức có qui

mô vừa và nhỏ, hoạt động trong lĩnh vực đơn sản phẩm và đơn thị trường

2- Mô hình cơ cấu bộ máy trực tuyến chức năng:

Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng

Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến và cơcấu theo kiểu chức năng Theo đó mối liên hệ cấp dưới và lãnh đạo là đườngthẳng, là quyền tự chủ trong quá trình quyết định, và quyền đòi hỏi sự tuân thủquyết định, gắn liền với một vị trí quản lý nhất định trong tổ chức Còn bộ phậnchức năng chỉ làm nhiệm vụ tham mưu, điều tra, khảo sát, nghiên cứu, phân tích

và đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phảiquan hệ Sản phẩm lao động của cán bộ hay bộ phận tham mưu là những lờikhuyên chứ không phải là quyết định cuối cùng

Ưu điểm:

Lợi dụng được các ưu điểm như; bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện cho việcthực hiện chế độ một thủ trưởng Thu hút được chuyên gia vào công tác lãnh

LÃNH ĐẠO CẤP 1

Lãnh đạo chức năng B

Lãnh đạo chức năng C

Lãnh đạo chức

năng A

Lãnh đạo cấp 2

Người lao động chức năng C

Người lao động chức năng B

đạo, có điều kiện sử dụng và phát huy tốt cán bộ hơn, đồng thời phát huy tốt tácdụng của những người có trình độ chuyên môn giỏi, giảm bớt gánh nặng chongười lãnh đạo Đồng thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạocấp cao của tổ chức.

Nhược điểm:

Cơ cấu phức tạp, nhiều vấn đề đòi hỏi người lao động phải thường xuyêngiải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với các bộ phận chức năng

3 Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức theo Ma trận:

Mô hình tổ chức theo ma trận (Sơ đồ 1.3) là sự kết hợp của hai hay nhiều

mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, ở đây các cán bộ quản lý theo chức năng vàtheo sản phẩm điều đó có vị thế ngang nhau Họ chịu trách nhiệm báo cáo chocùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họphụ trách

Ưu điểm:

 Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng

 Tập chung nguồn lực vào khâu xung yếu

 Kết hợp được năng lực của nhiều cán bộ quản lý và các chuyên gia

Tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi của môi trường

Nhược điểm:

 Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống nhất mệnh lệnh

 Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp dễ tạo

ra các xung đột

 Cơ cấu phức tạp và không bền vững

 Có thể gây nhiều tốn kém

Với những ưu và nhược điểm trên mô hình cơ cấu tổ chức này được sửdụng rộng dãi trong các tổ chức, đặc biệt là các tổ chức cần phải thực hiện nhiều

dự án nghiên cứu và triển khai

Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ phận theo ma trận