Đang tải... (xem toàn văn)
Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa những giao dịch đơn thuần nhất cũng cần được thể hiện bằng các văn bản, giấy tờ nhất định. Xong với tình hình thực tế hiện nay, nói đến việc liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm giấy tờ như khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân đều rất e ngại bởi trong suy nghĩ của họ các thủ tục hành chính quá rườm rà, phải chờ đợi thời gian khá dài. Trước tình hình đó, việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đã được đặt ra. Từ nhu cầu thực tế, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định 75 2000 NĐCP ngày 08 12 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18 05 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79 2007 NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ792007NĐCP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng phần nào những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Đến năm 2015 trước tình nhu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Chính phủ ban hành Nghị định 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây....................................
LỜI CẢM ƠN Lời Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Đại học phân hiệu Đà Nẵng trang bị cho kiến thức bổ ích chun mơn nghiệp vụ, hành trang để sau phục vụ công việc tốt Chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn: Tiến sĩ Đặng Văn Mỹ tạo điều kiện hướng dẫn tận tình để Tơi có thêm kiến thức cần thiết trình học tập xây dựng Báo cáo thực tập Kính chúc sức khỏe cảm ơn quan tâm lãnh đạo, cán công chức Uỷ ban nhân dân xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum tạo điều kiện, cung cấp cho số liệu cụ thể sát thực để tơi có sở hồn chỉnh Báo cáo thực tập Bản thân tơi nhìn nhận thực tập tốt nghiệp hội tốt cho học viên vận dụng kỹ thực hành vào nhiệm vụ chun mơn mình, học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tế cho thân Qua trình thực tập rút cho điểm mạnh điểm yếu thân, từ rút cho phương hướng phấn đấu để hồn thiện hồn thành tốt cơng việc sau Với tinh thần nổ lực thân truyền đạt giáo viên hướng dẫn, kinh nghiệm quý báu mà đơn vị thực tập dẫn giúp cho tơi hồn thành Báo cáo thực tập Trong thời gian thực tập, khơng tránh khỏi sai sót làm Kính mong giáo thơng cảm, dẫn thêm tơi hồn thành đợt thực tập Xin cảm ơn! HỌC VIÊN CHU ĐĂNG KHOA MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Trong thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa giao dịch đơn cần thể văn bản, giấy tờ định Xong với tình hình thực tế nay, nói đến việc liên hệ với quan nhà nước để làm giấy tờ khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân e ngại suy nghĩ họ thủ tục hành rườm rà, phải chờ đợi thời gian dài Trước tình hình đó, việc chứng thực sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đặt Từ nhu cầu thực tế, nhu cầu sao, kể chứng thực lớn Nghị định 75/ 2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 Chính phủ cơng chứng, chứng thực đời có đóng góp to lớn việc đáp ứng yêu cầu chứng thực nhân dân Tuy nhiên, q trình thực NĐ 75 bộc lộ hạn chế tình trạng ùn tắc, tải hoạt động công chứng, chứng thực giấy tờ, chữ ký phòng cơng chứng UBND huyện Nhận thấy cần thiết phải ban hành văn để thay cho văn cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký (Sau gọi NĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định đời với đời Luật công chứng 2007 đáp ứng phần yêu cầu nhân dân cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký thể tinh thần cải cách hành theo chế cửa, dấu, đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Đến năm 2015 trước tình nhu cầu nhân dân chứng thực sao, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng giao dịch Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Nghị định thực việc phân cấp đặc biệt phân cấp thẩm quyền chứng thực cho UBND cấp xã giấy tờ, văn tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân mở hệ thống rộng rãi cho UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay có Phòng cơng chứng UBND cấp huyện Nghị định số 75 trước Việc chứng thực theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thực gần năm thiếu hướng dẫn cụ thể Chứng thực giao cho Ban Tư pháp cấp xã, phường thách thức đội ngũ cán Tư pháp xã, phường không trang bị công cụ hỗ trợ để nhận biết văn giả mạo văn giấy tờ giả mạo ngày tinh vi, khó phát Trong thời gian thực tập địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, chứng thực người dân quan tâm, đặc biệt nơi em thực tập – UBND xã Vinh Quang – TP Kon Tum – Tỉnh Kon Tum, nhu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum, thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác chứng thực UBND xã Vinh Quang" để làm đề tài báo cáo thực tập Để làm rõ mặt làm được, chưa làm UBND xã Vinh Quang thực NĐ 23/2015/NĐ-CP từ hoạt động thực tế xã Vinh Quang, thân rút học kinh nghiệm có đề xuất, kiến nghị khắc phục, đặc biệt điều kiện đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp hội nhập kinh tế quốc tế đất nước ta Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhằm làm rõ việc triển khai thực văn pháp luật việc áp dụng văn pháp luật vào đời sống Đặc biệt văn bản, quy định ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống nhân dân có hoạt động cơng chứng, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Qua rút kinh nghiệm cho thân việc học tập cơng tác sau Bên cạnh đó, từ thực trạng mà cá nhân nắm bắt có đề xuất giải pháp để việc triển khai áp dụng pháp luật vào đời sống ngày thiết thực Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động chứng thực thực trạng công tác chứng thực, việc triển khai thực hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang Phương pháp nghiên cứu Nhận thức rõ tầm quan trọng thông tin phục vụ cho việc viết đề tài, suốt trình thực tập em xác định rõ định hướng mục tiêu cụ thể để có thơng tin có độ xác cao Được giúp đỡ tận tình cán Ban tư pháp nơi thực tập, quan tâm tạo điều kiện lãnh đạo địa phương với cố gắng thân nên em có kiến thức định để viết Những tài liệu phục vụ cho việc viết đề tài nằm rải rác nhiều nguồn tài liệu khác nhau, sách vở, tài liệu, giấy tờ, thực tiễn công việc Nó đòi hỏi người làm đề tài phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác Các phương pháp chủ yếu em sử dụng, là: phương pháp thống kê, phương pháp phân tích, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra khảo sát Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp dựa số liệu từ báo cáo, tờ trình, đề tài nghiên cứu khoa học, sau tổng hợp số liệu liên quan đến đề tài, từ phân loại số liệu cho mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp giúp người nghiên cứu hiểu khái quát hoạt động chứng thực địa bàn Đây phương pháp quan trọng khơng thể thiếu q trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài 4.2 Phương pháp so sánh Từ số liệu thống kê được, đem so sánh qua thời kỳ, năm… Để thấy nhu cầu thực tế tốc độ gia tăng nhu cầu chứng thực Ngoài so sánh quy định văn pháp luật qua thời kỳ để tìm điểm mới, điểm tiến pháp luật đồng thời thấy tồn chưa thể khắc phục Trên sở đưa đánh giá khách quan xác thực tiễn ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục hạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân 4.3 Phương pháp phân tích Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy tác động tích cực, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan 4.4 Phương pháp điều tra khảo sát: Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, tham khảo ý kiến người dân đến chứng thực ý kiến cán làm công tác chứng thực để đánh giá khách quan hoạt động chứng thực hiểu tâm tư nguyện vọng nhân dân Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài chia thành chương: Chương 1: Lý luận chung hoạt động chứng thực Chương 2: Hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum Chương 3: Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC 1.1 Khái niệm chứng thực “Cấp từ sổ gốc” việc quan, tổ chức quản lý sổ gốc, vào sổ gốc để cấp Bản từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc “Người thực chứng thực” Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn; công chứng viên Phòng cơng chứng, Văn phòng cơng chứng; viên chức ngoại giao, viên chức lãnh Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh Cơ quan khác ủy quyền thực chức lãnh Việt Nam nước “Chứng thực từ chính” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với “Chứng thực chữ ký” việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực “Bản sao” chụp từ đánh máy có nội dung đầy đủ, xác nội dung ghi sổ gốc “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch “Văn chứng thực” giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch chứng thực theo quy định Nghị định “Bản chính” giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp đăng ký lại; giấy tờ, văn cá nhân tự lập có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền "Chứng thực từ chính" việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch “Sổ gốc” sổ quan, tổ chức có thẩm quyền lập thực việc cấp theo quy định pháp luật, có nội dung đầy đủ, xác mà quan, tổ chức cấp 1.2 Thẩm quyền chứng thực UBND cấp xã Chứng thực từ giấy tờ, văn tiếng việt, cụ thể là: Chứng thực giấy tờ, văn tiếng việt quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp tiếng việt, có xen số từ tiếng nước ngồi (Ví dụ: Giấy chứng nhận kết người Việt Nam người nước ngồi, có ghi tên, địa người nước tiếng nước ) Chứng thực giấy tờ, văn có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu công dân Việt Nam, chứng tốt nghiệp trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học nước ngồi có ghi đầy đủ tiếng Việt tiếng nước ngoài) Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn tiếng Việt Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể sau: - Theo Luật Đất đai năm 2013 thì: Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, chấp, góp vốn quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất phải công chứng chứng thực, trừ trường hợp kinh doanh bất động sản quy định điểm b khoản này; Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà bên bên tham gia giao dịch tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản công chứng chứng thực theo yêu cầu bên; Văn thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất tài sản gắn liền với đất công chứng chứng thực theo quy định pháp luật dân sự; Việc công chứng thực tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thực Ủy ban nhân dân cấp xã - Theo Luật Nhà Ở năm 2014 thì: Các bên trực tiếp thông qua người đại diện thoả thuận mua bán, thuê, thuê mua, tặng cho, đổi, chấp, cho mượn, cho nhờ, uỷ quyền quản lý nhà (sau gọi chung hợp đồng nhà ở) Hợp đồng nhà phải có chứng nhận cơng chứng chứng thực Uỷ ban nhân dân cấp huyện nhà đô thị, chứng thực Uỷ ban nhân dân xã nhà nông thôn, trừ trường hợp sau đấy: + Cá nhân cho thuê nhà sáu tháng; + Bên bán, bên cho thuê nhà tổ chức có chức kinh doanh nhà ở; + Thuê mua nhà xã hội; + Bên tặng cho nhà tổ chức Ngày 15/5/2014, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất Tại khoản Điều Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm: Thực biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng địa phương để đáp ứng yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà tài sản khác gắn liền với đất; xem xét, định chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực sang tổ chức hành nghề công chứng địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng yêu cầu công chứng Như vậy, địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng u cầu cơng chứng có định Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh việc chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thực sang tổ chức hành nghề cơng chứng Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã nơi khơng thực chứng thực hợp đồng, giao dịch - Theo Bộ luật Dân năm 2015 người lập di chúc u cầu cơng chứng chứng thực di chúc 1.3 Người thực chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau gọi chung Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền trách nhiệm: Chứng thực từ giấy tờ, văn quan có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận; Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản; Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực quyền người sử dụng đất theo quy định Luật Đất đai; Chứng thực hợp đồng, giao dịch nhà theo quy định Luật Nhà ở; Chứng thực di chúc; Chứng thực văn từ chối nhận di sản; Chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản mà di sản tài sản quy định Điểm c, d đ Khoản Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực ký chứng thực đóng dấu Ủy ban nhân dân cấp xã 1.4 Thủ tục chứng thực loại việc thuộc thẩm quyền UBND cấp xã Trong công tác chứng thực người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực có quyền nghĩa vụ tham gia việc chứng thực Người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực phải thực thủ tục, quy trình việc chứng thực tham gia hoạt động chứng thực Hoạt động chứng thực UBND cấp xã quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 18/02/2015 gồm có nội dung: 1.4.1 Chứng thực từ Quy định người yêu cầu chứng thực từ sau: đến yêu cầu chứng thực phải xuất trình chính; cần chứng thực Người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu quan có thẩm quyền chứng thực như: Phòng Tư pháp cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã, Cơ quan đại diện Việt Nam nước ngồi, thực việc chứng thực mà khơng phụ thuộc vào nơi cư trú người yêu cầu chứng thực Có quyền u cầu giải thích rõ lý bị từ chối chưa đồng ý với giải thích quan có thẩm quyền có quyền khiếu nại theo quy định pháp luật Quy định người thực chứng thực từ sau: thực chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp chính, phát có dấu hiệu giả mạo đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, không chứng minh từ chối việc chứng thực Phải đối chiếu với chính, thấy với thực chứng thực ghi rõ: Chứng thực với chính, ngày, tháng, năm, ký, ghi rõ họ tên đóng dấu quan có thẩm quyền chứng thực, có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai Người thực chứng thực từ có quyền u cầu quan, tổ chức, cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp giấy tờ, văn Có quyền lập biên tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với quan có thẩm quyền việc xử lý trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo Có nghĩa vụ phải trung thực, khách quan, đảm bảo tính xác, đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu Khi từ chối chứng thực phải giải thích rõ lý do, không thuộc thẩm quyền quan phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến quan khác Phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc chứng thực Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực sao; không yêu cầu chứng thực từ giấy tờ, văn quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác với (Điều 19) Trong trường hợp giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận phải hợp pháp hóa lãnh theo quy định pháp luật trước yêu cầu chứng thực sao; trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh theo điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên theo nguyên tắc có đi, có lại (khoản Điều 20) Trường hợp người u cầu chứng thực xuất trình quan, tổ chức tiến hành chụp từ để thực chứng thực, trừ trường hợp quan, tổ chức khơng có phương tiện để chụp (khoản Điều 20) Bản giấy tờ, văn khơng dùng làm sở để chứng thực (Điều 22): + Bản bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung khơng hợp lệ + Bản bị hư hỏng, cũ nát, không xác định nội dung + Bản đóng dấu mật quan, tổ chức có thẩm quyền khơng đóng dấu mật ghi rõ không chụp + Bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân + Bản quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận chưa hợp pháp hóa lãnh theo quy định Khoản Điều 20 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP + Giấy tờ, văn cá nhân tự lập khơng có xác nhận đóng dấu quan, tổ chức có thẩm quyền Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân bị cấp lần đầu, bị hư hỏng… Pháp luật có hướng dẫn: Những cấp lại thay cho cấp lần đầu Bản dùng để đối chiếu chứng thực gồm: Bản cấp lần đầu; Bản cấp lại; Bản đăng ký lại 1.4.2 Trường hợp khơng chứng thực từ - Bản cấp sai thẩm quyền giả mạo; - Bản bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt bị hư hỏng, cũ nát xác định rõ nội dung; - Bản khơng phép phổ biến phương tiện thông tin đại chúng theo quy định pháp luật; - Đơn thư giấy tờ cá nhân tự lập khơng có chứng nhận, chứng thực xác nhận quan, tổ chức có thẩm quyền; - Các giấy tờ, văn khác mà pháp luật quy định không 1.4.3 Chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký việc quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nêu chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm nội dung giấy tờ, văn mà ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không yêu cầu chứng thực chữ ký giấy tờ, văn có nội dung quy định Khoản Điều 22 Khoản Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác thực chữ ký người yêu cầu chứng thực giấy tờ, văn (Điều 23) Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình giấy tờ sau đây: Bản có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu giá trị sử dụng; Giấy tờ, văn mà ký Người thực chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, thấy đủ giấy tờ theo quy định Khoản Điều này, thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức làm chủ hành vi việc chứng thực không thuộc trường hợp quy định Điều 25 Nghị định yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trước mặt thực chứng thực sau: Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định; Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu quan, tổ chức thực chứng thực ghi vào sổ chứng thực Đối với giấy tờ, văn có từ (02) hai trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối, giấy tờ, văn có từ 02 (hai) tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Đối với trường hợp chứng thực chữ ký phận tiếp nhận trả kết theo chế cửa, cửa liên thơng cơng chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra giấy tờ, nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định Khoản Điều 24 đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực chuyển cho người có thẩm quyền ký chứng thực (khoản Điều 24) Thủ tục chứng thực chữ ký quy định Khoản 1, Điều 24 nghị định số 23/2015/NĐ-CP áp dụng trường hợp sau đây: - Chứng thực chữ ký nhiều người giấy tờ, văn bản; - Chứng thực chữ ký người khai lý lịch cá nhân; - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn cá nhân tự lập theo quy định pháp luật; - Chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền trường hợp ủy quyền khơng có thù lao, khơng có nghĩa vụ bồi thường bên ủy quyền không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản Điều 24) - Trường hợp không chứng thực chữ ký (Điều 25): + Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức làm chủ hành vi mình; + Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân Hộ chiếu khơng giá trị sử dụng giả mạo; + Giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định Khoản Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP; + Giấy tờ, văn có nội dung hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp quy định Điểm d Khoản Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP trường hợp pháp luật có quy định khác Áp dụng trường hợp đặc biệt (Điều 26): Việc chứng thực chữ ký quy định Điều 23, 24 trường hợp không chứng thực chữ ký Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP áp dụng trường hợp chứng thực điểm người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký trường hợp người yêu cầu chứng thực ký, điểm Tùy theo trường hợp, nội dung lời chứng ghi theo mẫu quy định Nghị định số 23/2015/NĐ-CP 10 quan đại diện Việt Nam nước để chứng thực Đối với người yêu cầu chứng thực phải thực thủ tục quy định giấy tờ, văn trước đến yêu cầu chứng thực Người thực chứng thực cần phải thực thủ tục, quy trình nghiệp vụ quy định để phòng tránh sai sót xảy q trình thực Thời hạn chứng thực vấn đề không phần quan trọng công tác chứng thực Thời hạn chứng thực kéo dài làm ảnh hưởng đến công việc, quan hệ, giao dịch, thời người yêu cầu chứng thực Do vậy, người thực chứng thực phải thực quy định, cụ thể: Việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực buổi làm việc Trường hợp yêu cầu chứng thực số lượng lớn hẹn lại chứng thực sau không ngày làm việc * Lưu ý trường hợp chứng thực phải bảo đảm: - Thời điểm, địa điểm chứng thực (cụ thể, rõ ràng xác); - Năng lực hành vi dân bên giao dịch hợp đồng, văn thời điểm chứng thực (cán tư pháp - hộ tịch cần phải có nghiệp vụ chun mơn để đảm bảo chữ ký bên giao dịch người có đầy đủ lực hành vi dân sự); - Nôi dung thoả thuận bên giao dịch hợp đồng, văn không vi phạp điều cấp pháp luật, không trái đạo đức xã hội; - Tài sản giao dịch khơng có tranh chấp CHƯƠNG HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ VINH QUANG THÀNH PHỐ KON TUM 2.1 Tổng quan xã Vinh Quang 21 2.1.1 Vị trí địa lý -Diện tích tự nhiên: 2.140,05 - Dân số: 2.151 hộ- 10.509 - Mật độ dân số trung bình: 135 người/km2 - Đơn vị hành chính: 08 thơn, có 04 thơn người ĐBDTTS - Điều kiện tự nhiên: Đất đai chủ yếu đất triền đồi, độ dốc trung bình, tình chất đất chủ yếu pheralic nâu xám, pha cát, thích hợp công nghiệp dài ngày cao su, cà phê; phần nhỏ đất phù sa sông, suối bồi đắp phù hợp trồng lượng thực ngắn ngày lúa, ngô, xanh; phần sông ĐăkBla qua địa bàn 06 thôn: Kon rờ bàng 1- 2; Phương Quý 1- 2; Konhngokơtu thôn Trung Thành; 01 phần hệ thống suối Đăk Cấm suối ĐăkToreh Khí hậu nhiệt đới gió mùa, phân 02 mùa mưa, nắng rõ rệt năm Tài nguyên khoáng sản: nguyên liệu sét phục vụ sản xuất gốm, sứ, gạch ngói ( khoảng 40ha); cát, sỏi xây dựng trữ lượng nhỏ, phân bổ chủ yếu dọc sông, suối 2.1.2.Cơ cấu tổ chức UBND xã Vinh Quang Căn luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, kỳ họp lần thứ HĐND xã Vinh Quang khóa III nhiệm kỳ 2016 – 2021 bầu 02 đồng chí giữ lãnh đạo UBND xã gồm: Đồng chí A Hậu - Chủ tịch UBND xã Đồng chí Đồng chí Nguyễn Đình Nhiên - Phó Chủ tịch UBND xã Cán cơng chức UBND xã gồm: - Chức danh Văn hoá - Xã hội + 01 cán phân công nhiệm vụ văn hóa thơng tin, thể dục thể thao + 01 cán phân công nhiệm vụ công tác thương binh xã hội; - Chức danh Tư pháp - Hộ tịch + 01 cán phân công nhiệm vụ công tác công chứng chứng thực, theo dõi việc xây dựng thẩm định văn + 01 cán phân công nhiệm vụ công tác hộ tịch - Chức danh Văn phòng – Thống kê + 01 cán phân công nhiệm vụ tổng hợp, tổ chức xây dựng quyền + 01 cán phân công nhiệm vụ thống kê, thi đua khen thưởng, cải cách hành - Chức danh Tài – Kế tốn + 01 cán phân cơng nhiệm vụ tài - kế tốn, thống kê, lập dự tốn, báo cáo tài chính, bảo hiểm xã hội, y tế, loại phí lệ phí 22 - Chức danh Địa -Xây dựng – Đơ thị - mơi trường + 01 cán phân công nhiệm vụ địa quản lý đất đai, nơng lâm nghiệp + 01 cán phân công nhiệm vụ đô thị bảo vệ môi trường Uỷ ban nhân dân tháng họp bốn lần Các định Uỷ ban nhân dân tổng số thành viên Uỷ ban nhân dân biểu tán thành Uỷ ban nhân dân thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau đây: - Chương trình làm việc Uỷ ban nhân dân; - Kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, dự toán ngân sách, toán ngân sách hàng năm quỹ dự trữ địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Kế hoạch đầu tư, xây dựng cơng trình trọng điểm địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Kế hoạch huy động nhân lực, tài để giải vấn đề cấp bách địa phương trình Hội đồng nhân dân định; - Các biện pháp thực nghị Hội đồng nhân dân kinh tế - xã hội; thông qua báo cáo Uỷ ban nhân dân trước trình Hội đồng nhân dân; 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND xã Vinh Quang a Chức Về tổ chức quyền địa phương: Hiến pháp năm 2013 quy định khái quát theo hướng: “Chính quyền địa phương tổ chức đơn vị hành nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cấp quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân tổ chức phù hợp với đặc điểm nơng thơn, thị, hải đảo, đơn vị hành - kinh tế đặc biệt luật định” (Điều 111) Việc tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân cụ thể đơn vị hành quy định Luật tổ chức quyền địa phương sở tổng kết việc thực chủ trương Đảng thí điểm số nội dung tổ chức quyền thị kết tổng kết thực Nghị 26 Quốc hội, đáp ứng yêu cầu tổ chức quyền địa phương phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành - kinh tế đặc biệt nguyên tắc phân cấp, phân quyền Trung ương địa phương cấp quyền địa phương b Nhiệm vụ Có trách nhiệm quản lý kinh tế bao gồm ngành: nông nghiệp, công nghiệp, dịch vụ, thương mại, tài chính, địa chính, Quản lý trường, chợ, giao thông, thủy lợi sở hạ tầng kỹ thuật khác Thực nhiệm vụ đảm bảo an ninh trị, kinh tế xã hội địa bàn phường Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, pháp luật văn 23 quan Nhà nước cấp trên, Nghị HĐND phường quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chúc xã hội, an ninh quốc phòng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán cơng chức Giữ gìn trật tự an ninh xã hội, đảm bảo an ninh trị, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phòng tồn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú công dân, lại người nước địa phương Phòng, chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, tài sản quyền, lợi ích khác công dân; chống buôn lậu, ma tuý, tham nhũng, trừ mê tín dị đoan nhân dân Tuyên truyền vận động nhân dân tham gia tích cực vào cơng tác xã hội hóa địa phường 2.3 Thực trạng công tác chứng thực UBND xã Vinh Quang Tình hình kinh tế thay đổi, hoạt động giao dịch, chứng thực tăng lên nhiều nhằm đảm bảo quyền lợi ích hợp pháp cơng dân Theo đó, hoạt động chứng thực tăng lên thể vai trò quan trọng đời sống KTXH đất nước, góp phần thúc đẩy kinh tế, đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, tinh tế tổ chức cá nhân ngồi nước Luật cơng chứng 2014 có hiệu lực Luật cơng chứng có số điểm tách chức chứng thực khỏi chức công chứng Nghị định 23/2015/NĐ-CP ban hành thay Nghị định 79/2007/NĐ-CP khắc phục hạn chế Cụ thể: Việc giao cho UBND cấp xã thẩm quyền chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản tận dụng sở vật chất nhân lực sẵn có Thêm vào đa số trường hợp người thực chứng thực Ủy ban nhân dân cấp xã thường nắm rõ nhân thân, có mối quan hệ quen biết với chủ thể giao dịch, biết rõ đối tượng giao dịch đảm bảo nhanh gọn giảm bớt thời gian xác minh tiết kiệm thời gian làm việc Nghị Định 23/2015/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành cách mạnh mẽ đáp ứng mong mỏi nhân dân vấn đề Nghị định triển khai thực UBND cấp xã, nhiên nơi có cách thực khác cách làm khác 2.3.1 Thực trạng cấp từ sổ gốc UBND xã Vinh Quang quan lưu trữ sổ hộ tịch, thực việc cấp giấy tờ hộ tịch Khi tiếp nhận yêu cầu cấp từ sổ gốc theo quy định pháp luật phải thực thời hạn cấp ngày tiếp nhận yêu cầu Trên thực tế UBND xã Vinh Quang việc cấp từ sổ gốc thực theo quy định pháp luật Cán tư pháp đảm bảo nhiệm vụ Tuy nhiên bên cạnh mặt đạt đơi lúc nhũng vướng mắc thực tế xã Vinh Quang xã đa phần đồng bào dân tộc thiểu só sinh sống thuộc loại nghèo so với tồn thành phố, theo quy định Luật tổ chức quyền địa phương 2015 có Chủ tịch 24 01 phó Chủ tịch Vì có Chủ Tịch phó Chủ Tịch UBND xã bận họp khơng có mặt trụ sở làm việc để ký giấy tờ hộ tịch tư pháp xã thực tiếp nhận nên giải yêu cầu người dân mà phải hẹn lại sang ngày hôm sau giải Bên cạnh đội ngũ cán Tư pháp xã có 02 người, 01 cử học Trung cấp lý luận trị nên có lúc khơng thể giải kịp thời công việc hàng ngày để đáp ứng kịp thời nguyện vọng nhân dân Đối với yêu cầu gửi qua đường bưu điện chậm ba ngày làm việc, kể từ ngày nhận yêu cầu quan tổ chức tiếp nhận sao, phải gửi cho người yêu cầu Trên thực tế hoạt động UBND xã Vinh Quang nên có u cầu đại đa số cấp thời hạn theo quy định pháp luật Kết triển khai thực hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP 43 trường hợp 2.3.2 Thực trạng chứng thực từ Theo quy định pháp luật UBND xã, phường, thị trấn chứng thực từ giấy tờ tiếng tiếng việt Tại UBND xã Vinh Quang, công tác chứng thực thực cách trung thực, khách quan, xác đáp ứng đủ số lượng theo yêu cầu người yêu cầu chứng thực Tuy nhiên cơng tác chứng thực từ theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP thiếu hướng dẫn cụ thể nên công tác thực địa phương gặp nhiều khó khăn, lúng túng, thêm khả ngoại ngữ Cán phụ trách hạn chế nên gặp trở ngại không nhỏ Hiện lời chứng thực theo mẫu nên việc chứng thực thực nhanh chóng dễ dàng hơn, đảm bảo thời gian hình thức Theo quy định việc tiếp nhận yêu cầu chứng thực từ thời gian làm việc buổi sáng buổi chiều phải thực chứng thực buổi làm việc Nhìn chung UBND xã Vinh Quang thực tốt quy định nhiên số trường hợp để lại sang ngày hơm sau thực chất UBND xã, Chủ Tịch phó Chủ Tịch ký giấy tờ thường công tác, họp nên yêu cầu chứng thực người dân phải gác lại ngày hôm sau Điều không đảm bảo quy định pháp luật Theo quy định pháp luật cán tiếp dân phải mang thẻ cán vấn đề UBND xã Vinh Quang thực tốt Hiện nay, tình trạng giấy tờ văn giả mạo nhiều với cơng nghệ tinh cán tư pháp xã cẩn thận trọng vấn đề Đến nay, UBND xã Vinh Quang không xảy trường hợp Trong công tác chứng thực cán tư pháp thể tinh thần trách nhiệm cao, khách quan, trung thực, xác Tại UBND xã Vinh Quang, công tác chứng thực đảm bảo thực theo yêu cầu người dân thời gian, trình tự theo pháp luật 2.3.3 Thực trạng chứng thực chữ ký Chứng thực chữ ký nội dụng mà người dân yêu cầu quan tư pháp chứng thực chữ ký họ với văn bản, giấy tờ mà họ yêu cầu chứng thực 25 Tại UBND xã Vinh Quang, công tác cán Tư pháp thực việc chứng thực đảm bảo quy định pháp luật Các cá nhân đến yêu cầu chứng thực chữ ký phải xuất trình CMND, giấy tờ tùy thân giấy tờ văn ký vào Nếu có trường hợp chứng ký người yêu cầu chứng thực ký sẵn, ký trường Cán tư pháp phường yêu cầu chứng thực phải ký vào tờ giấy khác để so sánh kèm theo lưu trữ Trong công tác UBND xã Vinh Quang cán Tư pháp thực việc chứng thực ghi rõ ngày, tháng, năm chứng thực, địa điểm chứng thực, số giấy tờ tùy thân người yêu cầu chứng thực Về vấn đề chứng thực chữ ký người nước ngồi chưa có trường hợp thực xã Vinh Quang Tại UBND xã Vinh Quang thực thời hạn chứng thực cán tư pháp tiếp nhận yêu cầu chứng thực vào buổi thực chứng thực buổi Đối với số trường hợp cần phải xác minh nhân thân người yêu cầu chứng thực, cán Tư pháp hẹn lại thời hạn chứng thực không ba ngày làm việc Trong trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký lý khơng thể ký tên thực chứng thực điểm Như công tác địa bàn thị trấn thực nghiêm túc, khách quan Từ Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, hoạt động chứng thực từ thực Nghị định 79/2005/NĐ-CP kết hoạt động 05 năm từ ngày 01/01/2012 đến 5.630 2.3.4 Thực trạng chứng thực hợp đồng, giao dịch Thực Nghị định số 23/2015/NĐ-CP việc triển khai công tác chứng thực hợp đồng giao dịch phường đảm bảo quy định Mặc dù hoạt động chứng thực hợp động giao dịch liên quan đến tài sản dộng sảm hay bất động sản nội dung so với việc thực Nghị định 79/2005/NĐ-CP cán tư pháp công việc bận rộn đề cao tinh thần trách nhiệm chịu khó tìm tòi học hỏi kinh nghiệm từ đơn vị khác nên công tác chứng thực hợp đồng giao dịch thực đảm bảo khơng có tình trạng sai phạm xảy Việc tự lựa chọn quan có thẩm quyền chứng thực hợp đồng giao dịch liên quan đến tài sản động sản phần điều kiện thuận lợi cho nhân dân có nhu cầu Góp phần cải cách thủ tục hành gọn nhẹ, tiết kiệm nhiều thời gian cho nhân dân có nhu cầu chứng thực Tuy nhiên, hoạt động mới, công tác phổ biến tuyên truyền pháp luật chưa cụ thể, rõ nét nên số lượng cơng dân đến chứng thực hạn chế Cụ thể từ Nghị định 23/2015/NĐ-CP có hiệu lực thi hành đến (từ ngày 10/04/2015 đến 31/11/2016) có 118 số việc yêu cầu chứng thực UBND xã Vinh Quang 2.4 Kết năm hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang Năm Cấp Chứng thực Chứng thực Chứng thực hợp 26 từ sổ gốc chữ ký từ đồng, giao dịch 2012 36 181 631 63 2013 47 394 817 41 2014 61 672 753 53 2015 53 526 963 87 2016 43 630 1.126 118 Cho đến chưa có thơng tư hướng dẫn thi hành Nghị định 23, dù Sở Tư pháp tổ chức hội nghị tập huấn việc áp dụng thực tế số địa phương vướng mắc định Việc tăng thẩm quyền cho UBND cấp xã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân có quyền chọn lựa nơi yêu cầu chứng thực, song lại khiến cán sở lúng túng Bởi lẽ, cán lãnh đạo cấp xã rành luật, phải chứng thực hợp đồng phức tạp Một cán xã thẳng thắn thừa nhận, thực tế nay, trình độ, lực, kiến thức pháp luật số cán sở hạn chế nên chưa đáp ứng yêu cầu công tác chứng thực Trong đó, cán xã lại bảo, có vừa chứng, vừa… lo Nghị định 23 quy định thực thủ tục chứng thực chung hợp đồng, giao dịch, không quy định thủ tục riêng Điểm đảm bảo cải cách hành theo hướng phân cấp, giảm nhiều loại giấy tờ thủ tục chứng thực Khi thực hợp đồng, giao dịch, người dân cần chứng minh nhân dân, hộ chiếu bên, dự thảo hợp đồng, giấy chứng nhận quyền sở hữu quyền sử dụng đủ Chính q đơn giản thủ tục nên thực tế, quan chứng thực quy định thêm số loại giấy tờ khác, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, cán chứng thực yêu cầu phải có giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản cho… ăn! Nhưng, quy định thêm lại trái với tinh thần Nghị định 23 Thêm nữa, Nghị định 23 quy định chứng thực từ không lưu trữ Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu khơng lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… 3.6 Đánh giá chung 3.6.1 Ưu điểm Về cán Tư pháp UBND xã Vinh Quang làm việc nhiệt tình có tinh thần trách nhiệm cao Lãnh đạo UBND xã quan tâm giúp đỡ tạo điều kiện cho cán Tư pháp hồn thành cơng việc Ở UBND xã Vinh Quang cơng tác tun truyền phổ biến giáo dục pháp luật thực tốt nên người dân nắm bắt nhanh chóng quy định pháp luật 27 - Lãnh đạo UBND xã Vinh Quang nắm bắt kịp thời tâm tư nguyên vọng nhân dân - Nghị định 23/2015/NĐ-CP đời thể tinh thần cải cách hành lãnh vực tư pháp, đáp ứng nhu cầu cấp thiết nhân dân xã, phường, thị trấn Theo quy đỉnh Nghị định người yêu cầu chứng thực đến trụ sở UBND cấp xã toàn quốc để yêu cầu chứng thực sao, chứng thực chữ ký Nghị Định mạnh dạn xóa bỏ lệ thuộc hoạt động chứng thực mối quan hệ với hộ Người dân đến quan lưu trữ sổ gốc để yêu cầu cấp lại cho Nghị định đơn giản hóa việc xuất trình giấy tờ, rút ngắn thời gian giải chứng thực Nghị định cho phép người dân yêu cầu quan tổ chức cấp từ sổ gốc, chứng thực từ đường bưu điện, khơng thiết phải đến quan tổ chức Ngồi phân cấp thẩm quyền tạo điều kiện cho người dân đến liên hệ công tác giao dịch đảm bảo 2.3.2 Hạn chế Theo Quy định Luật Công chứng 2014 Nghị định 29/2015/NĐ-CP Chính phủ, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký việc cơng chứng sao, chữ ký văn tiếng Việt cấp xã, phường, thị trấn (gọi chung cấp xã) thực Thực Luật Công chứng văn hướng dân, năm qua, công tác chứng thực cấp uỷ đảng, quyền, ngành hữu quan quan tâm đạo thực nghiêm túc Tuy nhiên hoạt động công chứng chứng thực phường thời gian qua xuất số sai sót lĩnh vực chứng thực hợp đồng, bên tham gia giao kết hợp đồng chưa ghi đầy đủ thông tin không ký tắt vào trang hợp đồng; hồ sơ lưu trữ giấy tờ kèm theo thiếu; việc mở sổ sách theo dõi tuỳ tiện Về nguyên nhân tồn yếu nêu trên, chủ yếu là: việc tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình ký chứng thực hợp đồng, giao dịch cán địa thực dẫn đến nhiều hợp đồng chứng thực không ghi vào sổ, không lưu trữ hồ sơ chứng thực theo quy định; lực, trình độ phận cán làm công tác công chứng, chứng thực hạn chế; cán làm cơng tác cơng chứng, chứng thực mối quan hệ cá nhân nể nên dễ dàng bỏ qua thủ tục quy định pháp luật dẫn đến việc làm sai Một số trường hợp có hiểu biết pháp luật chủ quan sức ép từ người có thẩm quyền Những sai sót từ hoạt động gây số hậu đáng tiếc như: Xảy tranh chấp hợp đồng khơng có sở khó giải quyết; số trường hợp xảy mâu thuẫn, tranh chấp khiếu kiện gây mâu thuẫn, ổn định địa phương - Lãnh đạo xã có lúc bận họp định kỳ, đột xuất, giải cơng việc phát sinh nên có thời gian chưa thực tốt cơng tác giải hành chính, phải hẹn dân chờ đợi lâu Việc trang bị công cụ hỗ trợ cho phận Tư pháp xã để phát giấy tờ giả mạo chưa thực hiện, thực việc chứng thực mắt thường nghiệp vụ cán Tư pháp, chưa vi tính hóa 28 - Bộ phận tư pháp UBND xã có 02 cơng chức Tư pháp - Hộ tịch, công việc chuyên môn nhiều nhu cầu xin việc làm, chứng dạng văn người dân tăng cao nên đảm bảo giải trả kết hồ sơ ngày làm việc đơi lúc để người dân chờ đợi lâu CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC TẠI UBND XÃ VINH QUANG 3.1 Một số đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu công tác chứng thực UBND xã Vinh Quang Qua thời gian tham khảo hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang nơi em thực tập bên cạnh mặt tích cực quy định chứng thực bộc lộ số điểm chưa phù hợp, đòi hỏi phải sớm khắc phục để nâng cao hiệu hoạt động 29 chứng thực, góp phần đẩy mạnh cơng cải cách hành chính, tạo môi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực quyền, lợi ích hợp pháp thời kỳ hội nhập nay, thân xin có số kiến nghị sau: -Về văn pháp luật điều chỉnh hoạt động chứng thực Văn điều chỉnh trực tiếp hoạt động chứng thực dừng lại cấp độ Nghị định, đó, số văn điều chỉnh lĩnh vực khác có liên quan đến hoạt động chứng thực hầu hết ban hành cấp độ luật như: Bộ luật Dân sự, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Cơng chứng… Vì vậy, mức độ tuân thủ pháp luật chứng thực quan, tổ chức xã hội chưa mức, bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác -Về thủ tục chứng thực nhiều bất cập + Về thủ tục chứng thực chữ ký: Xét mặt chất, chứng thực chữ ký theo Nghị định 23 nhằm xác nhận, xác thực người yêu cầu chứng thực người ký chữ ký đó, tức xác nhận hình thức; nội dung giấy tờ, văn người yêu chứng thực chữ ký chịu trách nhiệm Tại Khoản Điều 25 Nghị định 23 có quy định: “Không chứng thực chữ ký giấy tờ, văn mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền cơng dân” + Đối với việc chứng thực chữ ký Giấy bán, tặng, cho xe - Tại điểm b khoản Điều 6, Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 Bộ Giao thơng vận tải có quy định mẫu Giấy bán, cho, tặng xe chuyên dùng: “Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người bán, cho, tặng xe đăng ký thường trú chứng thực chữ ký người bán, cho, tặng xe” - Tại điểm g khoản Điều 10, Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an quy định: “Giấy bán, cho, tặng xe cá nhân phải có cơng chứng theo quy định pháp luật công chứng chứng thực Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn chữ ký người bán, cho, tặng xe theo quy định pháp luật chứng thực” Thiết nghĩ, việc bán, cho, tặng xe chuyên dùng hay xe cá nhân giao dịch dân Nếu quy định việc chứng thực chữ ký loại việc chưa hợp lý, lý sau: Thứ nhất; chất việc bán, cho, tặng xe hợp đồng dân lại quy định cho UBND cấp xã chứng thực chữ ký Thứ hai, dù “giấy bán, cho, tặng xe” nội dung giấy bán, cho, tặng thể rõ thỏa thuận bên nội dung bán, cho, tặng xe bảo đảm đầy đủ nội dung, hình thức hợp đồng dân giống hợp đồng cho, tặng quyền sử dụng Do đó, UBND cấp xã thực việc ký vào giao dịch việc 30 “chứng” nội dung thỏa thuận đồng ký tên hai bên, “chứng” chữ ký “một bên bán, cho, tặng xe” Thứ ba, giấy bán, cho, tặng xe mà thực theo thủ tục chứng thực chữ ký theo quy định điều 24 Nghị định 23 cần 02 loại giấy tờ: “chứng minh nhân dân/ hộ chiếu giấy tờ, văn mà người có yêu cầu ký vào đó” Tuy nhiên, trường hợp chứng thực chữ ký giấy bán, cho, tặng xe bắt buộc phải có Giấy Chứng nhận quyền sở hữu xe, đối tượng giấy bán, cho, tặng xe Đây điều mâu thuẩn Nghị định 23 văn pháp luật liên quan chứng thực, tạo không thống quan chứng thực thực việc chứng thực hợp đồng giấy bán, cho tặng xe + Về thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch chưa phù hợp với thực tế Nghị định 23 có nhiều điểm mới, bảo đảm cải cách hành theo hướng phân cấp, giảm nhiều loại giấy tờ thủ tục chứng thực, hướng tới mục tiêu đưa hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch với chất hoạt động chứng thực Do vậy, Nghị định 23 quy định chung thủ tục đơn giản chứng thực hợp đồng, giao dịch (chỉ cần 03 loại giấy tờ: Chứng minh nhân dân/hộ chiếu bên; dự thảo hợp đồng; giấy chứng nhận quyền sở hữu/quyền sử dụng) Chính q đơn giản thủ tục, nên quan thực chứng thực gặp trường hợp để “chắc ăn” nên tự quy định thêm số loại giấy tờ, cụ thể như: - Khi thực chứng thực loại hợp đồng, giao dịch liên quan đến thừa kế, quan thực chứng thực yêu cầu phải có Giấy khai sinh, hộ khẩu… để chứng minh quan hệ với người để lại di sản; - Các trường hợp chứng thực văn khai nhận di sản thừa kế, văn thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, Nghị định 23 khơng có quy định thời gian niêm yết, dẫn đến nhiều địa phương lúng túng Trong đó, văn hướng dẫn công tác chứng thực trước Nghị định 75/2000/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT lại quy định cụ thể thủ tục; bên cạnh đó, Luật Công chứng năm 2014 quy định loại việc phải có niêm yết thời gian 15 ngày 3.2 Một số vấn đề khác: + Nghị định 23 quy định: “Chứng thực từ khơng lưu trữ” Tuy nhiên, thực tế lại phát sinh trường hợp chứng thực người yêu cầu chứng thực có hành vi gian dối sửa chữa sau chứng thực Nếu khơng lưu trữ quan thực chứng thực lại khơng có sở để đối chiếu có tranh chấp, sai sót xảy ra… - Việc nhận biết giấy tờ giả: Hiện nay, loại giấy tờ làm giả ngày tinh vi nên người thực chứng thực khó nhận giấy tờ giả, đâu giấy tờ thật Hệ “biến giấy tờ giả thành giấy tờ thật” Nguy gia tăng gặp phải loại giấy tờ quan có thẩm quyền nước cấp Do vậy, cần phải có chế giải pháp thiết thực để ngăn ngừa vấn đề 31 - Việc niên yết cơng khai thủ tục hành chính: Hiện nay, UBND xã có 02 bảng niên yết cơng khai, nhiên điều kiện sở vật chất có 01 treo bên ngồi phòng làm việc, 01 treo bên phòng phận tiếp nhận trả kết Việc chưa đảm bảo tạo điều kiện cho nhân dân đến tìm hiểu lúc đại đa số nhân dân địa bàn phường làm nông nghiệp nên ngồi hành nhân dân có nhu cầu tìm hiểu khơng 3.3 Một số giải pháp hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang Nghị định 23/2015/NĐ-CP triển khai thực hiện, UBND xã Vinh Quang công việc cán Tư pháp trở nên nhiều Vì vậy: Để nâng cao hiệu công tác chứng thực, đáp ứng nhu cầu nhân dân; bảo đảm tính an tồn pháp lý giao dịch tổ chức cá nhân cần thực tốt số giải pháp sau: Một là, nâng cao hoạt động công tác tuyên truyền sâu, rộng đến với nhân dân để nhân dân biết thẩm quyền chứng thực, hồ sơ, thủ tục chứng thực để thuận tiện khơng có nhiều thắc mắc liên hệ chứng thực Bên cạnh đó, việc thực niêm yết cơng khai trụ sở UBND xã thủ tục từ trình tự công chứng, chứng thực để nhân dân biết để tiện theo dõi, giám sát thực theo quy định Hai là, cần rà soát , đánh giá hoạt động đội ngũ cán bộ, công chức tư pháp đề từ có xếp bố trí cán làm công tác công chứng chứng thực phù hợp với lực, trình độ, tiêu chuẩn theo hướng dẫn văn cấp Ba là, tăng cường tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn công tác chứng thực cho cán làm công tác công chứng, chứng thực gắn với làm tốt công tác tra, kiểm tra để phát huy mặt tích cực, việc làm hay để nhân rộng, đồng thời kịp uốn nắn, khắc phục sai phạm Phòng Tư pháp thành phố cần tăng cường công tác tra, kiểm tra chuyên ngành việc chứng thực UBND cấp xã để kịp thời chấn chỉnh, uốn nắn sai sót Bốn là, lệ phí thu từ hoạt động chứng thực nên trích lại phần để đầu tư công cụ hỗ trợ phục vụ công tác chứng thực để hoạt động chứng thực nhanh chóng xác tránh sai sót xảy Năm là, để Nghị định 23/2015/NĐ-CP thực vào sống cần tổ chức tập huấn để nâng cao lực, trình độ đội ngũ cán làm cơng tác chứng thực xã phường, hạn chế tối đa rủi ro Cùng với đó, phòng Kiểm sốt thủ tục hành Sở Tư pháp tỉnh, thành phố cần tham mưu để triển khai thủ tục hành liên quan đến công tác chứng thực cho tốt Quy trình thủ tục tốt, chắn khơng phát sinh tiêu cực 32 KẾT LUẬN Sau thời gian học tập Phân hiệu Đại học Đà nẵng Kon Tum Được đồng ý Ban giám hiệu, em đăng ký thực tập UBND xã Vinh Quang từ hoạt động thực thi pháp luật quan thực tập, em lựa chọn đặng ký đề tài "Hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang thành phố Kon Tum, thực trạng giải pháp nâng cao hiệu công tác chứng thực UBND xã Vinh Quang” để làm báo cáo thực tập cho Qua việc nghiên cứu tìm hiểu đề tài em nhận thức vai trò tầm quan trọng công tác chứng thực nhu cầu người dân công cải cách hành Nhà nước Hoạt động chứng thực theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP 33 giải nhiều khó khăn cho người chứng thực người làm công tác chứng thực Tuy thời gian thực tập không nhiều khoảng thời gian em cọ sát với thực tế, vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công việc Bên cạnh em quan sát cách làm việc anh chị Ban tư pháp xã rút học kinh nghiệm cho thân Để trường em vững tin với kiến thức học trải nghiệm thực tế từ khố thực tập để phục vụ cho cơng việc sau Trong thời gian thực tập tốt nghiệp, em nhận giúp đỡ tận tình đầy đủ trách nhiệm cô giáo phụ trách thầy cô trường cán anh chị công tác UBND xã Vinh Quang, cho em bày tỏ lòng biết ơn đến quý thầy giáo, anh chị tận tình hướng dẫn hỗ trợ cho thân em thời gian qua để hồn thành việc học Dù lực kiến thức thân nhiều hạn chế nên báo cáo tốt nghiệp không tránh sai sót Rất mong góp ý tận tình Quý Thầy Cô giáo Em xin chân thành cảm ơn! Người viết DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20/6/2014 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng năm 2015 Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số diều luật cơng chứng Luật tổ chức quyền địa phương số 77/2015/QH13 ngày 19/06/2015 34 Bộ luật dân 2015 Luật đất đai 2013 Thông tư số 20/2010/TT-BGTVT ngày 30/7/2010 quy định cấp, đổi, thu hồi đăng ký, biển số xe máy chuyên dùng có tham gia giao thông đường Thông tư liên tịch số 04/2006/TTLT- BTP-BTNMT ngày13/06/2006 hướng dẫn việc công chứng, chứng thực hợp đồng, văn thực quyền người sử dụng đất Nghị định 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 công chứng, chứng thực Thông tư số 15/2014/TT-BCA ngày 04/4/2014 Bộ Công an quy định đăng ký xe 10 Các báo cáo năm 2012,2013,2014,2015,2016 tình hình phát triển kinh tế, văn hóa – xã hội, quốc phòng-an ninh UBND xã Vinh Quang – TP Kon Tum 35 ... hoạt động chứng thực Chương 2: Hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum Chương 3: Thực trạng giải pháp nâng cao hiệu hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum... ký, chứng thực hợp đồng lớn Với mong muốn phản ánh xác thực tế trình thực hoạt động UBND xã nơi em thực tập nên em chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum, thực. .. tham gia việc chứng thực Người yêu cầu chứng thực người thực chứng thực phải thực thủ tục, quy trình việc chứng thực tham gia hoạt động chứng thực Hoạt động chứng thực UBND cấp xã quy định Nghị