Hoạt động chứng thực tại UBND xã vinh quang, thành phố kon tum, thực trạng và giải pháp

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa những giao dịch đơn thuần nhất cũng cần được thể hiện bằng các văn bản, giấy tờ nhất định. Xong với tình hình thực tế hiện nay, nói đến việc liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm giấy tờ như khai sinh, khai tử, đăng ký kết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân đều rất e ngại bởi trong suy nghĩ của họ các thủ tục hành chính quá rườm rà, phải chờ đợi thời gian khá dài. Trước tình hình đó, việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đã được đặt ra. Từ nhu cầu thực tế, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn. Nghị định 75 2000 NĐCP ngày 08 12 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã có những đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tải trong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng và UBND huyện. Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế cho văn bản cũ, ngày 18 05 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79 2007 NĐCP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi là NĐ792007NĐCP). Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đã đáp ứng phần nào những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa, một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao. Đến năm 2015 trước tình nhu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng giao dịch. Chính phủ ban hành Nghị định 232015NĐCP ngày 16 tháng 02 năm 2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩm quyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thị trấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện như Nghị định số 75 trước đây....................................

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô Trường Đại học phân hiệu

Đà Nẵng đã trang bị cho tôi những kiến thức bổ ích về chuyên môn nghiệp vụ, đó cũng làhành trang để sau này tôi phục vụ công việc của mình được tốt hơn

Chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn: Tiến sĩ Đặng Văn Mỹ đã tạo điều kiện

hướng dẫn tận tình để Tôi có thêm những kiến thức cần thiết trong quá trình học tập và xâydựng Báo cáo thực tập của mình

Kính chúc sức khỏe và cảm ơn sự quan tâm của lãnh đạo, cán bộ công chức Uỷ bannhân dân xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum đã tạo điều kiện, cung cấp cho tôi những sốliệu cụ thể và sát thực để tôi có cơ sở hoàn chỉnh bài Báo cáo thực tập của mình

Bản thân tôi nhìn nhận thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho học viên vận dụng các

kỹ năng thực hành cơ bản vào nhiệm vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều kinhnghiệm thực tế cho bản thân Qua quá trình thực tập cũng rút ra cho mình những điểm mạnhcũng như các điểm yếu của bản thân, từ đó rút ra cho mình phương hướng phấn đấu để hoànthiện mình và hoàn thành tốt công việc của mình sau này

Với tinh thần nổ lực của bản thân và sự truyền đạt của giáo viên hướng dẫn, nhữngkinh nghiệm quý báu mà đơn vị thực tập đã chỉ dẫn giúp cho tôi hoàn thành Báo cáo thựctập Trong thời gian thực tập, cũng không tránh khỏi những sai sót trong khi làm bài Kínhmong cô giáo thông cảm, chỉ dẫn thêm để cho tôi hoàn thành đợt thực tập này

1 Tính cấp thiết của đề tài.

Trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa những giao dịch đơn thuần nhất cũngcần được thể hiện bằng các văn bản, giấy tờ nhất định Xong với tình hình thực tế hiện nay,nói đến việc liên hệ với các cơ quan nhà nước để làm giấy tờ như khai sinh, khai tử, đăng kýkết hôn hay chứng thực hợp đồng đại đa số nhân dân đều rất e ngại bởi trong suy nghĩ của

họ các thủ tục hành chính quá rườm rà, phải chờ đợi thời gian khá dài Trước tình hình đó,việc chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng đã được đặt ra Từ nhucầu thực tế, nhu cầu về bản sao, kể cả bản sao được chứng thực là rất lớn Nghị định 75/2000/ NĐ-CP ngày 08/ 12/ 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực ra đời đã cónhững đóng góp to lớn trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của nhân dân Tuy nhiên,trong quá trình thực hiện NĐ 75 còn bộc lộ những hạn chế như tình trạng ùn tắc, quá tảitrong hoạt động công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ, chữ ký tại các phòng công chứng

và UBND huyện Nhận thấy sự cần thiết phải ban hành ra một văn bản mới để thay thế chovăn bản cũ, ngày 18/ 05/ 2007 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/ 2007/ NĐ-CP về cấpbản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký (Sau đây gọi làNĐ79/2007/NĐ-CP) Nghị định này ra đời cùng với sự ra đời của Luật công chứng 2007 đãđáp ứng phần nào những yêu cầu của nhân dân về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký thể hiện tinh thần cải cách hành chính theo cơ chế một cửa,một dấu, đáp ứng được mong mỏi của nhân dân về vấn đề bản sao Đến năm 2015 trước tìnhnhu cầu của nhân dân về chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồnggiao dịch Chính phủ ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 vềcấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thựchợp đồng, giao dịch Nghị định đã thực hiện việc phân cấp đặc biệt là phân cấp về thẩmquyền chứng thực bản sao cho UBND cấp xã đối với các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt,tạo thuận lợi cho nhân dân và mở ra hệ thống rộng rãi cho các UBND cấp xã, phường, thịtrấn có thẩm quyền, chứng thực thay vì chỉ có Phòng công chứng và UBND cấp huyện nhưNghị định số 75 trước đây

Việc chứng thực bản sao theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP tuy đã thực hiện đượcgần 2 năm nhưng vẫn còn thiếu những hướng dẫn cụ thể Chứng thực được giao cho Ban Tưpháp cấp xã, phường đây cũng là một thách thức bởi đội ngũ cán bộ Tư pháp xã, phườngkhông được trang bị các công cụ hỗ trợ để nhận biết được những văn bằng giả mạo trong khicác văn bản giấy tờ giả mạo ngày càng tinh vi, rất khó phát hiện

Trong thời gian thực tập tại địa phương, nhận thấy hoạt động chứng thực, nhất làchứng thực được người dân quan tâm, đặc biệt là nơi em thực tập – UBND xã Vinh Quang –

TP Kon Tum – Tỉnh Kon Tum, thì nhu cầu chứng thực bản sao, chứng thực chữ ký, chứngthực hợp đồng là rất lớn Với mong muốn phản ánh chính xác và thực tế nhất quá trình thực

hiện hoạt động này tại UBND xã nơi em thực tập nên em đã chọn đề tài: " Hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác chứng thực tại UBND xã Vinh Quang" để làm đề tài báo cáo thực tập của

mình Để làm rõ hơn những mặt làm được, chưa làm được tại UBND xã Vinh Quang khithực hiện NĐ 23/2015/NĐ-CP và từ hoạt động thực tế tại xã Vinh Quang, bản thân có thể rút

ra bài học kinh nghiệm và có những đề xuất, kiến nghị khắc phục, đặc biệt là trong điều kiệnđẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp và hội nhập kinh tế quốc tế của đấtnước ta hiện nay.

2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài.

Nhằm làm rõ hơn việc triển khai thực hiện các văn bản pháp luật và việc áp dụng cácvăn bản pháp luật vào đời sống Đặc biệt là các văn bản, các quy định ảnh hưởng trực tiếpđến đời sống của nhân dân trong đó có hoạt động công chứng, chứng thực bản sao từ bảnchính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch Qua đó rút ra được những kinhnghiệm cho bản thân trong việc học tập và trong công tác sau này Bên cạnh đó, từ nhữngthực trạng mà cá nhân nắm bắt được sẽ có những đề xuất giải pháp để việc triển khai ápdụng pháp luật vào đời sống ngày càng thiết thực hơn

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động chứng thực tại và thực trạng công tác chứngthực, việc triển khai thực hiện hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang

4 Phương pháp nghiên cứu.

Nhận thức rõ tầm quan trọng của các thông tin phục vụ cho việc viết đề tài, trong suốtquá trình thực tập em đã xác định rõ định hướng và mục tiêu cụ thể để có thể có nhữngthông tin có độ chính xác cao nhất

Được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ Ban tư pháp nơi thực tập, và sự quan tâm tạođiều kiện của lãnh đạo địa phương cùng với những cố gắng của bản thân nên em đã cónhững kiến thức nhất định để viết bài

Những tài liệu phục vụ cho việc viết đề tài nằm rải rác ở nhiều nguồn tài liệu khácnhau, đó là trong sách vở, trong các tài liệu, giấy tờ, cũng như trong thực tiễn công việc Nóđòi hỏi người làm đề tài phải sử dụng kết hợp nhiều phương pháp thu thập khác nhau Cácphương pháp chủ yếu được em sử dụng, đó là: phương pháp thống kê, phương pháp phântích, phương pháp so sánh, phương pháp điều tra khảo sát

4 1 Phương pháp tổng hợp thống kê

Phương pháp này dựa trên những số liệu từ các báo cáo, tờ trình, các đề tài nghiêncứu khoa học, sau đó tổng hợp những số liệu liên quan đến đề tài, từ đó phân loại các số liệucho mỗi mục nhỏ để làm dẫn chứng Phương pháp này giúp người nghiên cứu hiểu đượckhái quát hoạt động chứng thực trên địa bàn Đây là một phương pháp quan trọng không thểthiếu trong quá trình tìm hiểu nghiên cứu đề tài này

4.2 Phương pháp so sánh

Từ số liệu đã thống kê được, đem so sánh qua từng thời kỳ, từng năm… Để thấy đượcnhu cầu thực tế cũng như tốc độ gia tăng của nhu cầu chứng thực Ngoài ra chúng ta so sánhquy định các văn bản pháp luật qua từng thời kỳ để tìm ra điểm mới, điểm tiến bộ của phápluật đồng thời thấy được tồn tại chưa thể khắc phục Trên cơ sở đó đưa ra đánh giá khách

quan chính xác về thực tiễn cũng như những ý kiến đề xuất hợp lý nhằm khắc phục nhữnghạn chế, ảnh hưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân.

4.3 Phương pháp phân tích

Đi sâu vào phân tích hoạt động chứng thực để thấy những tác động tích cực, ảnhhưởng tiêu cực đến đời sống nhân dân, nguyên nhân chủ quan, nguyên nhân khách quan

4.4 Phương pháp điều tra khảo sát:

Qua thực tế tìm hiểu hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang, tham khảo ýkiến của người dân đến chứng thực cũng như ý kiến của cán bộ làm công tác chứng thực tạiđây để đánh giá khách quan về hoạt động chứng thực cũng như hiểu được tâm tư nguyệnvọng của nhân dân

5 Bố cục của đề tài:

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, thì nội dung đềtài chia thành 2 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hoạt động chứng thực

Chương 2: Hoạt động chứng thực tại UBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum Chương 3: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động chứng thực tạiUBND xã Vinh Quang, thành phố Kon Tum

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CHỨNG THỰC

1.1 Khái niệm về chứng thực

“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc

để cấp bản sao Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổgốc

“Người thực hiện chứng thực” là Trưởng phòng, Phó trưởng Phòng Tư pháp huyện, quận,thị xã, thành phố thuộc tỉnh; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng; viên chức ngoại giao, viênchức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khácđược ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài

“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy địnhtại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính

“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị địnhnày chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực

“Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác nhưnội dung ghi trong sổ gốc

“Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghịđịnh này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vidân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch “Văn bản chứng thực” là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theoquy định của Nghị định này

“Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóngdấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền

"Chứng thực bản sao từ bản chính" là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy địnhtại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch

“Sổ gốc” là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chínhtheo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơquan, tổ chức đó đã cấp

1.2 Thẩm quyền chứng thực của UBND cấp xã

Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng việt, cụ thể là:

Chứng thực các giấy tờ, văn bản chỉ bằng tiếng việt hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩmquyền của Việt Nam cấp bằng tiếng việt, có xen một số từ bằng tiếng nước ngoài (Ví dụ:Giấy chứng nhận kết hôn của người Việt Nam và người nước ngoài, trong đó có ghi tên, địachỉ của người nước ngoài bằng tiếng nước ngoài )

Chứng thực các giấy tờ, văn bản có tính chất song ngữ (Ví dụ: Hộ chiếu của công dân ViệtNam, chứng chỉ tốt nghiệp của các trường đại học Việt Nam liên kết với trường đại học củanước ngoài trong đó có ghi đầy đủ bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài).

Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt

Chứng thực hợp đồng, giao dịch, cụ thể như sau:

- Theo Luật Đất đai năm 2013 thì:

Hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sửdụng đất và tài sản gắn liền với đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợpkinh doanh bất động sản quy định tại điểm b khoản này;

Hợp đồng cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liềnvới đất, hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượngquyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất màmột bên hoặc các bên tham gia giao dịch là tổ chức hoạt động kinh doanh bất động sản đượccông chứng hoặc chứng thực theo yêu cầu của các bên;

Văn bản về thừa kế quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất đượccông chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về dân sự;

Việc công chứng thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng, việc chứng thực thựchiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã

- Theo Luật Nhà Ở năm 2014 thì:

Các bên trực tiếp hoặc thông qua người đại diện thoả thuận về mua bán, thuê, thuê mua,tặng cho, đổi, thế chấp, cho mượn, cho ở nhờ, uỷ quyền quản lý nhà ở (sau đây gọi chung làhợp đồng về nhà ở) Hợp đồng về nhà ở phải có chứng nhận của công chứng hoặc chứngthực của Uỷ ban nhân dân cấp huyện đối với nhà ở tại đô thị, chứng thực của Uỷ ban nhândân xã đối với nhà ở tại nông thôn, trừ các trường hợp sau đấy:

+ Cá nhân cho thuê nhà ở dưới sáu tháng;

+ Bên bán, bên cho thuê nhà ở là tổ chức có chức năng kinh doanh nhà ở;

+ Thuê mua nhà ở xã hội;

+ Bên tặng cho nhà ở là tổ chức.

Ngày 15/5/2014, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2014/NĐ-CP về cấp giấy chứngnhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất Tại khoản 2Điều 4 Nghị định số 43/2014/NĐ-CP quy định: "Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm:Thực hiện các biện pháp phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương để đáp ứngyêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và cáctài sản khác gắn liền với đất; xem xét, quyết định chuyển giao việc chứng thực các hợpđồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đang thực hiện sang tổ chức hànhnghề công chứng ở địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng được yêu

cầu công chứng Như vậy, ở những địa bàn cấp huyện mà tổ chức hành nghề công chứngđáp ứng được yêu cầu công chứng và có quyết định của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh về việcchuyển giao việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch mà Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xãđang thực hiện sang tổ chức hành nghề công chứng thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xãnơi đó không thực hiện chứng thực các hợp đồng, giao dịch.

- Theo Bộ luật Dân sự năm 2015 thì người lập di chúc có thể yêu cầu công chứng hoặcchứng thực bản di chúc

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của

Ủy ban nhân dân cấp xã

1.4 Thủ tục chứng thực các loại việc thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã

Trong công tác chứng thực người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thựcđều có quyền và nghĩa vụ khi tham gia việc chứng thực Người yêu cầu chứng thực và ngườithực hiện chứng thực phải thực hiện đúng thủ tục, quy trình trong việc chứng thực khi thamgia hoạt động chứng thực

Hoạt động chứng thực tại UBND cấp xã được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CPngày 18/02/2015 gồm có các nội dung:

Nam ở nước ngoài, thực hiện việc chứng thực mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của ngườiyêu cầu chứng thực Có quyền yêu cầu giải thích rõ lý do khi bị từ chối nếu chưa đồng ý với

sự giải thích của cơ quan có thẩm quyền thì có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật

Quy định đối với người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau: khi thựchiện chứng thực phải kiểm tra tính hợp pháp của bản chính, nếu phát hiện có dấu hiệu giảmạo thì đề nghị người yêu cầu chứng thực chứng minh, nếu không chứng minh được thì từchối việc chứng thực Phải đối chiếu bản sao với bản chính, nếu thấy bản sao đúng với bảnchính thì thực hiện chứng thực và ghi rõ: Chứng thực bản sao đúng với bản chính, ngày,tháng, năm, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu bảnsao có từ hai trang trở lên phải đóng dấu giáp lai

Người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính có quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức,

cá nhân liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc xác minh tính hợp pháp của các giấy

tờ, văn bản Có quyền lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, phối hợp với cơquan có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo Có nghĩa vụphải trung thực, khách quan, đảm bảo tính chính xác, đáp ứng đủ số lượng bản sao theo yêucầu Khi từ chối chứng thực phải giải thích rõ lý do, nếu không thuộc thẩm quyền của cơquan mình thì phải hướng dẫn cho người yêu cầu chứng thực đến cơ quan khác Phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực

Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ,hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không đượcyêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác củabản sao đúng với bản chính (Điều 19)

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền củanước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quyđịnh của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợppháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có

đi, có lại (khoản 1 Điều 20)

Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chứctiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không

có phương tiện để chụp (khoản 2 Điều 20)

Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao (Điều22):

+ Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ

+ Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung

+ Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấumật nhưng ghi rõ không được sao chụp

+ Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiếntranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúcphạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

+ Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặcchứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP

+ Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơquan, tổ chức có thẩm quyền

Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân bị mất bản chính cấp lần đầu, bị hư hỏng…Pháp luật còn có hướng dẫn: Những bản chính cấp lại được thay cho bản chính cấp lần đầu.Bản chính được dùng để đối chiếu và chứng thực bản sao gồm: Bản chính cấp lần đầu; Bảnchính cấp lại; Bản chính đăng ký lại

1.4.2 Trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính

- Bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc giả mạo;

- Bản chính đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xácđịnh rõ nội dung;

- Bản chính không được phép phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng theo quyđịnh của pháp luật;

- Đơn thư và các giấy tờ do cá nhân tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xácnhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

- Các giấy tờ, văn bản khác mà pháp luật quy định không được sao

1.4.3 Chứng thực chữ ký.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số23/2015/NĐ-CP nêu trên chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người đãyêu cầu chứng thực

Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản

mà mình ký để yêu cầu chứng thực chữ ký; không được yêu cầu chứng thực chữ ký tronggiấy tờ, văn bản có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 và Khoản 4 Điều 25 của Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính xác thực vềchữ ký của người yêu cầu chứng thực trong giấy tờ, văn bản (Điều 23)

Người yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải xuất trình các giấy tờ sau đây:

Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giátrị sử dụng;

Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký

Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theoquy định tại Khoản 1 Điều này, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh

mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc cáctrường hợp quy định tại Điều 25 của Nghị định này thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực kýtrước mặt và thực hiện chứng thực như sau:

Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;

Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứngthực

Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếugiấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai

Đối với trường hợp chứng thực chữ ký tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế mộtcửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấyngười yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 Điều 24 thì đề nghị ngườiyêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm quyền kýchứng thực (khoản 3 Điều 24)

Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 và 3 Điều 24 của nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:

- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;

- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;

- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;

- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao,không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyểnquyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản (khoản 4 Điều 24)

- Trường hợp không được chứng thực chữ ký (Điều 25):

+ Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủđược hành vi của mình;

+ Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếukhông còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo;

+ Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4Điều 22 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP;

+ Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm

d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy địnhkhác

Áp dụng trong trường hợp đặc biệt (Điều 26): Việc chứng thực chữ ký quy định tại các Điều

23, 24 và trường hợp không được chứng thực chữ ký tại Điều 25 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứngthực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉđược Tùy theo từng trường hợp, nội dung lời chứng được ghi theo mẫu quy định tại Nghịđịnh số 23/2015/NĐ-CP

1.4.4 Thủ tục chứng thực hợp đồng, văn bản thực hiện quyền của người sử dụng đất

Trách nhiệm của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản:

Các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản phải chịu trách nhiệm về:

- Tính hợp pháp của các giấy tờ do mình xuất trình;

- Bảo đảm các nguyên tắc giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản theo quy định của phápluật về dân sự

Trách nhiệm của Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn:

Khi thực hiện chứng thực thì Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phảichịu trách nhiệm về:

Thời điểm, địa điểm chứng thực;

Năng lực hành vi dân sự của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản tại thời điểmchứng thực;

- Nội dung thoả thuận của các bên giao kết hợp đồng hoặc nội dung văn bản không viphạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội;

- Chữ ký của các bên giao kết hợp đồng hoặc xác lập văn bản

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản được thực hiện trong hai trường hợp:

- Chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn;

- Chứng thực hợp đồng, văn bản do người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

1.4.5 Chứng thực hợp đồng, văn bản đã được soạn thảo sẵn

a Thủ tục chứng thực

Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:

- Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản (Mẫu số 3 I/PYC);

- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; bản sao giấy tờ chứng minh thẩmquyền của người đại diện (nếu là người đại diện);

- Bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất được cấp theo quy định của Luật Đất đainăm 1987, Luật Đất đai năm 1993, Luật Đất đai năm 2003; Luật đất đai năm 2013; bản saoGiấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định củaNghị định số 60/CP ngày 05 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ; bản sao Giấy chứng nhậnquyền sở hữu nhà ở và quyền sử dụng đất ở được cấp theo quy định của pháp luật về nhà ở(sau đây gọi là Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);

khu bảo vệ nghiêm ngặt, phân khu phục hồi sinh thái thuộc rừng đặc dụng, trong khu vựcrừng phòng hộ;

- Đơn xin tách thửa, hợp thửa trong trường hợp thực hiện quyền của người sử dụng đất đốivới một phần thửa để;

Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người đểlại di sản và người được hưởng di sản, nếu là người được hưởng di sản theo pháp luật;

- Bản sao Di chúc, Giấy chứng tử của người để lại di sản, nếu là người được hưởng di sảntheo di chúc mà trong di chúc đó không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người;Bản sao Giấy chứng tử của người để lại di sản, giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người đểlại di sản và người được hưởng di sản mà người nhận thừa kế là người duy nhất;

Bản sao Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở được cấp theo quy định của pháp luật vềnhà ở, Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở và Giấy chứng nhận quyền sở hữu công trìnhxây dựng được cấp theo quy định của Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 củaChính phủ (gọi chung là Giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) đối vớitrường hợp có tài sản gắn liền với đất mà người sở hữu tài sản đó bán, cho thuê, thừa kế,tặng cho, thế chấp, góp vốn;

- Văn bản xác nhận tiền sử dụng đất, tiền nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã trảkhông có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước đối với trường hợp bên có quyền sử dụng đất là

tổ chức kinh tế được Nhà nước giao đất có thu tiền sử dụng đất; tổ chức kinh tế được Nhànước cho thuê đất trả tiền thuê đất hàng năm mà đã trả trước tiền thuê đất hàng năm chonhiều năm; tổ chức kinh tế được Nhà nước cho thuê đất trước ngày 01/7/2004 mà đã trả tiềnthuê đất cho cả thời gian thuê hoặc đã trả trước tiền thuê đất cho nhiều năm mà thời hạn thuêđất đã được trả tiền còn lại ít nhất là 5 năm;

Bản sao giấy phép xây dựng hoặc dự án đầu tư đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyềnphê duyệt đối với trường hợp thế chấp tài sản hình thành trong tương lai mà theo quy địnhcủa pháp luật thì tài sản đó phải được cấp phép xây dựng hoặc phải lập dự án đầu tư

Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn không được đòi hỏi người yêu cầu chứng thực nộp thêm giấy

tờ ngoài các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực nêu trên

b Trình tự chứng thực

- Người yêu cầu chứng thực nộp một (01) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực và xuất trình bảnchính của giấy tờ đã nộp bản sao để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch xã, thị trấn tiếp nhận

và kiểm tra hồ sơ yêu cầu chứng thực

Trường hợp người có bất động sản không có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất nhưng cómột trong các loại giấy tờ về quyền sử dụng đất quy định tại các khoản 1, 2 và 5 Điều 50 củaLuật Đất đai hoặc có Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất mà hiện trạng sử dụng đất biếnđộng so với nội dung ghi trong Giấy chứng nhận quyền sử đụng đất thì cán bộ địa chính xã,phường, thị trấn phải xác nhận các thông tin về thửa đất Trường hợp Giấy chứng nhận

quyền sử dụng đất có dấu hiệu đã bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần thiết phải xác minh thì

Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn gửi Phiếu yêu cầu (Mẫu số 33/PYCCC) đến Vănphòng đăng ký quyền sử dụng đất để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất Thời gian cungcấp thông tin về thửa đất của Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất không tính vào thời hạnchứng thực

- Trường hợp hồ sơ yêu cầu chứng thực hợp lệ thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch xã thị trấn ghivào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch (mẫu số 61/SCT) và trình Chủ tịch hoặc Phó Chủtịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện ký chứng thực hợp đồng, văn bản về bất độngsản Trường hợp không chứng thực được trong ngày nhận hồ sơ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch

xã, thị trấn ghi vào Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch và viết phiếu hẹn (Mẫu số 32/PH)trao cho người yêu cầu chứng thực

Nếu hồ sơ không hợp lệ hoặc khi giải quyết yêu cầu chứng thực mà phát hiện người có bấtđộng sản không đủ điều kiện thực hiện quyền của người có bất động sản theo quy định củapháp luật thì cán bộ tú pháp - hộ tịch xã thị trấn trả lại hồ sơ và thông báo rõ lý do bằng vănbản cho người yêu cầu chứng thực

Trường hợp chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, văn bản nhận tài sản thừa kế thìthời hạn niêm yết từ 15 ngày đối với việc phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kếkhông tính vào thời hạn chứng thực

Việc chứng thực hợp đồng, văn bản về bất động sản được thực hiện trong ngày nhận hồ sơ;nếu nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực sau ba (03) giờ chiều thì việc chứng thực được thực hiệnchậm nhất trong ngày làm việc tiếp theo; trường hợp hợp đồng, văn bản có tình tiết phức tạpthì thời hạn chứng thực không quá ba (03) ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

- Việc thu, nộp, quản lý và sử dụng phí lệ phí chứng thực của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấnthực hiện theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí

c Ký chứng thực

Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, thì trước khi ký, người yêu cầu chứngthực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện chứng thực đọc cho họ nghe Nếu họđồng ý toàn bộ nội dung ghi trong họp đồng thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trangcuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực và ký tắt vào từngtrang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng

Văn bản chứng thực có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ

ký tắt của những người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, riêng trang cuốiphải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản chứng thực

có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai

Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về công chứng, chứng thựcquy định việc ký của người yêu cầu chứng thực phải được thực hiện trước mắt người thựchiện chứng thực Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của tổ chức tín

dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan chứng thúc thì có thể cho phépngười đó ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họtrong hợp đồng với chữ ký mẫu, trước khi thực hiện việc chứng thực

Việc điểm chỉ được thay thế cho việc ký trong các giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu ngườiyêu cầu chứng thực không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký

Việc điểm chỉ cũng có thể được thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp sauđây:

+ Theo đề nghị của người yêu cầu chứng thực;

+ Theo yêu cầu của người thực hiện chứng thực, khi xem xét các giấy tờ xuất trình, nếu

xét thấy chưa rõ ràng về nhận dạng người yêu cầu chứng thực; người yêu cầu chứng thực ítkhi ký hoặc xét thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu chứng thực

Khi điểm chỉ, người yêu cầu chứng thực sử dụng ngón trỏ phải; nếu không thể điểm chỉbằng ngón trỏ phải, thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng haingón trỏ đó, thì điểm chỉ bằng ngón khác; sau khi điểm chỉ phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằngngón nào, của bàn tay nào

Hướng dẫn nêu trên cũng được áp dụng đối với việc điểm chỉ của người làm chứng

Hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu chứng thực hợp đồng, văn bản, bản chính vănbản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực đã xuất trìnhcác giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có Mỗi hồ sớ phải được đánh số theothứ tự thời giản phù hợp với việc ghi trong Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch, bảo đảm dễtra cứu

d Chứng thực ngoài trụ sở và ngoài giờ làm việc:

Việc chứng thực phải được thực hiện tại trụ sở cơ quan chứng thực, trừ các trường hợp sauđây có thể được thực hiện ngoài trụ sở: việc chứng thực hợp đồng, giao dịch và chữ ký củangười đang bị tạm giam hoặc thi hành án phạt tù, người bị bại liệt, người già yếu không thể

đi lại được hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở cơ quan chứng thực

Đối với mọi trường hợp đều phải ghi địa điểm chứng thực; riêng việc chứng thực đượcthực hiện ngoài giờ làm việc thì phải ghi thêm giờ, phút mà người thực hiện chứng thực kývào văn bản chứng thực

đ Việc sửa lỗi kỹ thuật

Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện chứng thực được sửa các lỗi

kỹ thuật trong hợp đồng đã được chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa

đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết

Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn trong văn bản chứng thực

Để xác định lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực có trách nhiệm đối chiếu từng lỗi cầnsửa với các giấy tờ trong hồ sơ chứng thực

Khi sửa lỗi kỹ thuật, người thực hiện chứng thực gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chú,dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký của mình và đóng dấu của cơ quan.Người thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản chứng thực phải là người đã thực hiệnviệc chứng thực đó Trong trường hợp người đã thực hiện việc chứng thực không còn làmcông tác đó nữa thì người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuậtđó.

1.4.6 Chứng thực hợp đồng, văn bản đó người thực hiện chứng thực soạn thảo giúp

Người yêu cầu chứng thực có thể đề nghị người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng Người yêu cầu chứng thực nêu nội dung của hợp đồng trước người thực hiện chứng thực.Người thực hiện chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu chứng thực

đã nêu; việc ghi chép có thể là viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính, nhưng phải bảođảm nội dung người yêu cầu chứng thực đã nêu; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật,đạo đức xã hội thì người thực hiện chứng thực soạn thảo hợp đồng

a Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng

Đối với hợp đồng đã được chứng thực thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợpđồng đó cũng phải được chứng thực và việc chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ

cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nào, trừ trường hợp việc công chứng hợp đồngliên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng

Vấn đề trên cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêucầu chứng thực việc huỷ bở họp đồng đó

chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên

quan Việc đối chiếu bản sao văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơquan nhà nước có thẩm quyền chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ

c Chế độ báo cáo

Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn phải thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo, thống kê số liệu vềchứng thực định kỳ 6 tháng và hàng năm

Nội dung báo cáo phải thể hiện đầy đủ tình hình tổ chức, cơ sở vật chất, phương tiện làmviệc và kết quả hoạt động chứng thực tại địa phương mình, đồng thời nêu rõ những khókhăn, vướng mắc phát sinh và những kiến nghị (nếu có).

Kèm theo báo cáo có biểu thống kê số liệu về chứng thực Số liệu thống kê kèm theo báocáo 6 tháng được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trước đến hết ngày 31 tháng 3 của năm báocáo; số liệu thống kê kèm theo báo cáo hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 10 năm trướcđến hết ngày 30 tháng 9 của năm báo cáo

Thời hạn gửi báo cáo được thực hiện như sau: báo cáo 6 tháng đầu năm được gửi cho Uỷban nhân dân thành phố Kon Tum (qua Phòng Tư pháp) trước ngày 10 tháng 4 hàng năm;báo cáo hàng năm được gửi trước ngày 10 tháng 10 của năm

d Giải quyết khiếu nại

Người yêu cầu chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối chứng thực không đúng với quyđịnh của pháp luật

Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn như sau:

- Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chốichứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn trong thời hạn không quá 5ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại

- Người yêu cầu chứng thức không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷban nhân dân xã, thị trấn, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện,quận, thị xã, huyện Như Xuân thuộc tỉnh Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầuchứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷban nhân dân xã, thị trấn và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dânhuyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh

Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếunại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh phải giải quyết vàthông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn đã giảiquyết khiếu nại trước đó biết

Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ bannhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch

Uỷ ban nhân dân tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương Trong trường hợp này, người khiếunại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhândân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, phường, thị trấn và các tài liệu liên quan(nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương

Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếunại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương phải giải quyết vàthông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị

xã, thành phố thuộc tỉnh, xã, thị trấn đã giải quyết khiếu nại trước đó biết Quyết định giải

quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là quyếtđịnh cuối cùng.

1.4.7 Chứng thực văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế

Trường hợp tài sản là bất động sản tại phường

Hồ sơ hợp lệ yêu cầu chứng thực bao gồm:

+ Phiếu yêu cầu chứng thực (theo mẫu 31/PYC);

+ Bản sao CMND;

+ Bản sao giấy chứng nhận (GCN) quyền sử dụng đất; GCN quyền sở hữu nhà ở vàquyền sử dụng đất ở hoặc một trong các loại giấy tờ được quy định tại Điều 100 của LuậtĐất đai 2013; người có tên trong sổ đăng ký ruộng đất hoặc sổ địa chính hiện do địa phươngquản lý (nơi có đất); Bản sao GCN quyền sở hữu công trình xây dựng được cấp

+ Văn bản phân chia tài sản thừa kế, nhận tài sản thừa kế (tối thiểu 02 bản chính cónội dung đầy đủ theo mẫu số 58/ PCTS và 59/KNTS);

+ Ngoài ra tùy vào từng trường hợp cụ thể mà hồ sơ còn có thêm một hoặc các giấy

tờ sau:

- Đơn xin tách thửa, hợp thửa (trong trường hợp chứng thực văn bản liên quan đếnmột phần của thửa đất hoặc thửa đất được chia làm nhiều phần);

- Bản sao giấy chứng tử, di chúc (biên bản công bố di chúc nếu có) của người để lại

di sản và các giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng disản như khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử (trong trường hợp thừa kế thế vị)hoặc các giấy tờ thay thế khác (trong trường hợp thừa kế theo pháp luật);

- Bản sao giấy tờ chứng minh người giám hộ, người được ủy quyền (nếu có)

Trình tự, thủ tục chứng thực:

+ Người yêu cầu chứng thực nộp 01 bộ hồ sơ và xuất trình bản chính của các giấy tờbản sao có trong hồ sơ để đối chiếu; cán bộ tư pháp - hộ tịch tiếp nhận và kiểm tra (trườnghợp hiện trạng sử dụng đất biến động so với nội dung ghi trong giấy tờ thì cán bộ địa chínhphường xã phải xác nhận các thông tin về thửa đất; trường hợp GCN QSDĐ có dấu hiệu đã

bị sửa chữa hoặc giả mạo, nếu cần xác minh thì gửi phiếu yêu cầu về Văn phòng Đăng kýQSDĐ để yêu cầu cung cấp thông tin về thửa đất);

+ Trường hợp hồ sơ hợp lệ thì cán bộ tư pháp - hộ tịch tiến hành niêm yết 30 ngày tạiUBND phường và nơi thường trú trước đây của người để lại di sản, nếu không xác địnhđược nơi thường trú thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn, nếu không xác định được cả hainơi trên thì niêm yết tại nơi có bất động sản (nội dung niêm yết phải ghi rõ: họ tên người đểlại di sản, họ tên những người thoả thuận hoặc người khai nhận và quan hệ với người để lại

di sản, danh mục di sản, các khiếu nại, tố cáo được gửi cho cơ quan thực hiện chứng thực);

+ Kiểm tra giấy tờ tuỳ thân và xác định xem đã đúng là những người được hưởng disản không, có bỏ sót người được hưởng di sản không và những người thừa kế có đầy đủ