Quy trình mở showroom và triển khai bán hàng tại công ty TNHH TM rồng việt

QUY TRÌNH MỞ SHOWROOM VÀ TRIỂN KHAI BÁN HÀNG TẠI CÔNGTY TNHH TM RỒNG VIỆT Ngày nay, các Công ty thành đạt và nổi tiếng luôn xem Quản trị hoạt động tác nghiệp là một công việc vô cùng qua

QUY TRÌNH MỞ SHOWROOM VÀ TRIỂN KHAI BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY TNHH TM RỒNG VIỆT

Ngày nay, các Công ty thành đạt và nổi tiếng luôn xem Quản trị hoạt động tác nghiệp là một công việc vô cùng quan trọng và cần thiết trong Công ty Trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới, Việt nam gia nhập WTO, hầu hết các doanh nghiệp Việt nam không đủ mạnh về tài chính và công nghệ để cạnh tranh với các Công ty khổng lồ trên Thế giới Do đó doanh nghiệp Việt nam phải dựa vào nguồn nhân lực

và xây dựng được các hoạt động tác nghiệp khoa học và hiệu quả Tuy nhiên, một thực tế là khoa học và nghệ thuật qủan trị hoat động tác nghiệp chưa được ứng dụng hiệu quả tại các doanh nghiệp Việt nam

Công ty TNHH TM Rồng Việt là một Công ty tư nhân được thành lập vào ngày 05/05/1994 Để đáp ứng nhu cầu mới phát triển theo thị hiếu tiêu dùng của xã hội, nhằm giới thiệu đến thị trường những sản phẩm mang thương hiệu Rinnai chất lượng cao với giá cả hợp lý phục vụ tốt hơn cho người tiêu dùng Công ty TNHH

TM Rồng Việt đã chính thức liên doanh, liên kết với tập đoàn Rinnai Nhật Bản từ đầu năm 1999 để thành lập nhà máy sản xuất bếp ga tại Việt Nam (nhà máy Rinnai thứ 9 tại Châu Á) mang nhãn hiệu Rinnai Việt Nam đặt tại khu công nghiệp Thuận An- Bình Dương

Hiện nay, các loại sản phẩm dùng ga, bếp gas do Rồng Việt phân phối đã có mặt trên khắp thị trường Việt Nam Nhằm đáp ứng nhu cầu cuả thị trường ngày càng cao với vai trò nhà phân phối Công ty TNHH TM Rồng Việt luôn tìm hiểu tâm lý và các nhu cầu sử dụng cuả khách hàng để nghiên cứu, tìm tòi để cùng với nhà máy Rinnai sản xuất được những sản phẩm tiện ích nhất làm vừa lòng quý khách hàng cả nước một cách tốt nhất

Trang : 1

hàng trải đều tại các tỉnh thành phí Bắc.

Với gần 3 năm công tác tại Công ty trong lĩnh vực quản lý tại Chi nhánh Miền Bắc, tôi nhận thấy rằng ,công tác quản trị hoạt động tác nghiệp của Công ty

vẫn còn nhiều bất cập, với những kiến thức được trang bị trong quá trình học tập tại

Trường Đại học Griggs nói chung và những kiến thức mà Giảng viên -Tiến sỹ Lê

Hiếu Học đã truyền đạt trong Môn học Quản trị hoạt động nói riêng và mong muốn

được đóng góp sức lực vào sự phát triển chung của Công ty, Tôi mạnh dạn chọn

“ QUY TRÌNH MỞ SHOWROOM & BÁN SHOWROOM ” làm bài tập phân tích

và đánh giá trong Môn học Quản trị hoạt động

Dưới đây là Lưu đồ thực hiện “Quy trình mở Showroom & ½ Showroom tại

Công ty TNHH TM Rồng Việt ”

- BPTBM: Bộ phận trưng bày mẫu - LĐPBH : Lãnh đạo phòng bán hàng

- BPĐH : Bộ phận đặt hàng - ĐDBH : Đại diện bán hàng

- ĐDKV : Đại diện khu vực - BPGN : Bộ phận giao nhận

BƯỚC

THỰC

HIỆN

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ THỜI

GIAN QUY ĐỊNH (ngày làm việc)

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ THỰC

HIỆN

HỖ TRỢ

I/ GIAI ĐOẠN I : ĐỀ XUẤT - KHẢO SÁT

BPTBM LĐPBH

BPTBM LĐPBH

Mẫu: 2a-QTSR/KS/T10-06 (Đề xuất mở điểm trưng bày)

B1: ĐDBH, ĐDKV hoặc

Khối thị tiếp nhận nhu cầu

Trang : 2

+ XÁC ĐỊNH NHU CẦU + ĐỀ XUẤT + ĐỀ XUẤT TÁI

KÝ

THỰC

HIỆN

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ THỜI

GIAN QUY

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ THỰC

HIỆN

HỖ TRỢ

Kèm hình ảnh cửa hàng (tối thiểu 3 tấm) :

*01 hình tổng thể bên ngơài CH

* 01 hình trực diện bên trong.

* 01 hình khu vực trưng bày.

+ Đề xuất mở SR của Cửa hàng (Nếu có).

từ cửa hàng, nhận định, đánh giá và làm đề xuất

mở SR hoặc bán SR

B2 : Chuyển BP TBM &

TPBH có ý kiến trước khi chuyển PGĐKD ký duyệt

* BP TBM có ý kiến căn

cứ vào :

+ Ngân sách cho phép QC trong năm

+ Tiêu chuẩn mở Showroom hoặc bán Showroom

+ Kế hoạch phát triển Showroom tại khu vực

PGĐKD GĐ/PTL 2 ngày

PGĐKD khi duyệt sẽ cho biết rõ quan điểm đồng ý hay không đồng ý.

=>Nếu đồng ý sẽ yêu cầu

BP TBM tiến hành đi khảo sát thực tế và báo cáo kết qủa.

ĐDKV/

ĐDBH Hoặc KSthị BPTBM

Đối tác thi công

Từ 04 -> 07 ngày :

- KV.T

P : 4

- KV

Mẫu: 02b-QTSR/KS/T10-06 (Biên bản ghi nhớ với CH)

B 1 : Sau khi đề xuất được

duyệt, BP TBM lập kế hoạch đi khảo sát thực tế

B2 : Lập Biên Bản Ghi

Nhớ với chủ Cửa hàng : Thoả thuận về việc trưng bày sản phẩm, quầy kệ và bảng hiệu

Trang : 3

XEM XÉT

- KHẢO

SÁT/ ĐÀM

PHÁN

- LẬP MQ

TỔNG THỂ

- LẬP DỰ

KIẾN CHI

PHÍ

-

BGĐ PHÊ DUYỆT

THỰC

HIỆN

LƯU ĐỒ

NHĐN SỰ THỜI

GIAN QUY

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ THỰC

HIỆN

HỖ TRỢ

Tỉnh:7

B3: Sau khảo sât BP TBM

lập bâo câo kết qủa + Đính kỉm MQ tổng thể (T.kế) +

dự kiến chi phí -> Trình BGĐ

II/ GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN

BPTBM Thiếtkế ĐDBH Khối SThị

BP Cnợ

- BP TBM

LĐ PBH

10 ngăy

Mẫu: 02c-QTSR/KS/T10-06 (Danh mục hăng hoâ + Mẫu:

02c-QTSR/KS/T10-06 (Danh mục hăng hoâ + p.thức t.toân)

Mẫu: 02d-QTSR/KS/T10-06 (Đề xuất PVC)

Mẫu:2e/QTSR/KS/T10-06 (H.đồng hợp tâc)

Mẫu:2f/QTSR/KS/T10-06 (Phụ lục hăng hóa) Mẫu:2g/QTSR/KS/T10-06 (BBTH hộp đỉn/ bảng hiệu)

Mẫu:2h/QTSR/KS/T10-06 (BBTT q.kệ)

* Sau khi bâo câo kết qủa khảo sât được BGĐ duyệt

vă đồng ý thực hiện, câc

BP thực hiện song song những công việc sau :

+ BPĐH : Lập bộ MQ chi

tiết chuyển đối tâc bâo giâ, đồng thời chuyển 1 bộ (photo) cho BP TBM : thời

gian 1 ngăy.

Lưu ý : MQ phải có kích thước chi tiết : Ngang - sđu - cao, mău sắc cụ thể

BPĐH Đơn vị thi công

BPTBM 10 - 15

ngăy

Mẫu: 02i-QTSR/KS/T10-06 (Hợp đồng thi công Q.kệ/

Bảng hiệu)

+ Sau khi BGĐ duyệt Maquette, bảng bâo giâ -> BPĐH lăm việc với đơn vị thi công để lập Hợp đồng thi công -> Trình Giâm

Trang : 4

- LẬP MQ

TỔNG THỂ

- LẬP DỰ

KIẾN CHI

PHÍ

-

LẬP MQ CHI TIẾT

BÂO GIẪ DMHH+

P.THỨC T.TOÂN

ÂP MÊ SP LÍN Q.KỆ

ĐỀ XUẤT GIÂ LẬP HĐ HỢP TÂC + P.LỤC LẬP BB Q.KỆ/B.HIỆU

LẬP H

ĐỒNG

THI

CÔNG

THI

CÔNG

THEO

DÕI THI

CÔNG /

NGHIỆM

THU

THỰC

HIỆN

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ THỜI

GIAN QUY

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ THỰC

HIỆN

HỖ TRỢ

đốc ký : thời gian 2 ngày Giam

* Trường hợp nếu có đặt cọc thì kèm phiếu thanh toán đợt 1.

III/ GIAI ĐOẠN TRIỂN KHAI KẾ HOẠCH TRƯNG BÀY

BPTBM ĐDBH/, ĐDKV

K ST B.HÀN

H BPĐH BPCNỢ BPGN

03 ngày

Mẫu 2j-QTSR/KS/T10-06 (Kế hoạch triển khai trưng bày)

Mẫu 2k-QTSR/KS/T10-06 (Biên bản bàn giao h.hoá)

Mẫu 2l-QTSR/KS/T10-06 (Biên bản bàn giao quầy kệ)

 BP TBM lập kế hoạch triển khai trưng bày chuyển các bộ phận liên quan trước 5 ngày đến :ĐDBH/

ĐDKV / KHỐI STHỊ/ BP.CNỢ/ P.BẢO HÀNH/ BP.GIAO NHẬN/ BPĐH + C/C BGĐ

* Đồng thời thông báo (bằng văn bản) cho KPP và Cửa hàng thời gian TBM tại CH để CH chuẩn bị nhân sự phối hợp

Lưu ý :

Đối với hàng ký gửi/ trả chậm/ thanh toán ngay : Phải xuất hàng trước 2 ngày

+ Đợt 1 : giao hàng : Phải

có mặt củ a ĐDBH/ CNợ/ BPGN

+ Đợt 2 : Nghiệm thu quầy

kệ (Có sp) : thành phần

Trang : 5

TRIỂN

KHAI

TRƯNG

BÀY SP

HIỆN QUY

gồm : TBM/ ĐDBH/ Bảo hành/ BPĐH

IV/ NGHIỆM THU – BÁO CÁO HOÀN TẤT

BPTBM ĐDBH Thiết kế Đối tác Chủ CH

02 ngày

Mẫu 2m-QTSR/KS/T10-06 (Nghiệm thu - bàn giao nội bộ)

Mẫu 2n-QTSR/KS/T10-06 -Bảng nghiệm thu chính thức (Căn cứ theo HĐ thi công )

* Thành phần tham dự

nghiệm thu:

1 BP TBM

2 BPĐH - Thiết kế

3 ĐDKV hoặc ĐDBH hoặc khối ST 4.Bảo hành + Nếu phải nghiệm thu lần thứ 3 : Đối tác phải chịu hoàn toàn chi phí cho NV Cty (Lương NV, chi phí xăng …)

+ Lập BB nghiệm thu

chính thức (nếu BB nghiêm thu nội bộ đạt yêu cầu)

ngày

Mẫu 2o-QTSR/KS/T10-06 (Báo cáo hoàn tất TBM)

+ BP TBM lập báo cáo hoàn tất chuyển ĐDKV ký xác nhận sau đó trình P.Giám Đốc KD và C/c PTL.

+ ĐDKV và ĐDBH tiếp nhận Showroom hoặc bán Showroom và có trách nhiệm theo dõi thường xuyên việc trưng bày, hiệu quả trưng bày thể hiện qua doanh số đạt được tại khu vực

Trang : 6

NGHIỆM

THU NỘI

BỘ VÀ BÀN GIAO

BÁO

CÁO

HOÀN

TẤT

NH H.SƠ

TT

ANH LÝ H.

ĐỒNG THI

CÔNG

THỰC

HIỆN

LƯU ĐỒ

NHÂN SỰ THỜI

GIAN QUY

BIỂU MẪU THỰC HIỆN

DIỄN GIẢI LƯU ĐỒ THỰC

HIỆN

HỖ TRỢ

BPTBM BPĐH

02 ngày

Mẫu 2p-QTSR/KS/10-06 (Thanh lý hợp đồng thi công)

* Hồ sơ thanh toán bao gồm:

+ Đề xuất mở điểm trưng bày

+ Báo cáo hoàn tất việc TBM + H.đồng Thi công Q.kệ-B.hiệu + Bảng dự toán chi phí + Bộ Maquette (bảng gốc) + BBNT nội bộ + chính thức + Hóa đơn tài chính sao y

* BPĐH chịu trách nhiệm tập hợp tất cả các hồ sơ đã được BGĐ duyệt để trình thanh toán (đợt cuối) cho đơn vị thi công.

+ Hồ sơ thanh toán sẽ trình

1 lần bao gồm : BBNT nội bộ/ BBNT chính thức/ hình ảnh.

1. Theo quy trình này, ta nhận thấy có một số bất cập trong công tác quản lý như

sau :

- Thời gian thực hiện : Thời gian thực hiện quá dài từ 37 ngày đến 45 ngày

- Quy trình thực hiện : Có quá nhiều cá nhân, bộ phận liên quan, công tác phối

hợp gặp khó khăn, quy trách nhiệm không rõ ràng Các bộ phận thực hiện phải chờ đợi, không chủ động được công việc

- Thủ tục hồ sơ rườm rà : nhiều giấy tờ, báo cáo, form mẫu biểu

- Rất khó kiểm soát chất lượng thi công của đối tác : Đặc biệt đối với phần phối

hợp màu sắc, quy cách, chất liệu

- Khó khăn trong việc quản lý, giám sát các công đoạn, các bước thực hiện

* Quy trình cần cải thiện một số các nội dung sau để việc thực hiện trở nên tốt

hơn :

- Rút ngắn thời gian thực hiện: Khoảng 25ngày - 30ngày

- Chỉ định một đầu mối thực hiện và chịu trách nhiệm chính trước BGĐ Công ty

: Bộ phận cấp phát vật dụng quảng cáo (VDQC)

- Quy hoạch lại form mẫu biểu, gộp lại nhằm giảm bớt các thủ tục giấy tờ

- Xây dựng bộ maquette chuẩn cho tất cả các loại hình ( Quầy kệ, bảng hiệu,

Trang : 7

2 Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh nghiệp, cụ thể trong

quy trình mở Showroom & bán Showroom xuất hiện những loại lãng phí trong

7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN như sau :

- Đợi chờ

- Thao tác

- Sản phẩm hỏng

* Loại bỏ những loại lãng phí này bằng một số cách như sau :

- Xây dựng lại quy trình mở Showroom & bán Showrooom với các bước thực hiện rõ ràng hơn, cụ thể hơn về trách nhiệm của các bộ phận, thời gian thực hiện Liên tục cải tiến quy trình nhằm phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp và đối tác

- Quy rõ trách nhiệm cho một bộ phận phụ trách thực hiện ( Bộ phận VDQC)

- Lựa chọn, đánh giá và xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác, nhà cung cấp, tổ chức đào tạo nhà cung cấp theo các loại hình, maquette chuẩn của Công ty ( Quy cách, kiểu dáng, màu sắc,vật liệu, …) nhằm tránh những

trường hợp sai hỏng, không đúng và phải làm lại

- Đào tạo, phát triển đội ngũ nhân viên chuyên trách

- Tổ chức thực hiện nguyên tắc 5S trong doanh nghiệp :

+ Sàng lọc/ Sort

+ Sắp xếp/ Simplify

+ Sạch sẽ /Shine

+ Sẵn sàng/ Standardize

+ Sâu sát / Sustain

Trang : 8

KẾT LUẬN

Quản trị hoạt động tác nghiệp tại các doanh nghiệp nói chung và Công ty TNHH

TM Rồng Việt nói riêng là một phần công việc vô cùng quan trọng đối với các nhà quản trị doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường hiện nay Một doanh nghiệp có thể có công nghệ hiện đại, chất lượng dịch vụ tốt, cơ sở hạ tầng vững chãi nhưng nếu hoạt động tác nghiệp tại doanh nghiệp không tốt, không chuyên nghệp và khoa học thì doanh nghiệp đó khó có thể tồn tại lâu dài và phát huy được các lợi thế cạnh tranh Có thể nói hoạt động tác nghiệp nghiệp là một phần tạo ra sự khác biệt giữa các doanh nghiệp

Do đó nhằm phát huy tốt nhất những lợi thế ,cũng như giảm thiểu những bất lợi trong các doanh nghiệp thì việc xây dựng các quy trình tác nghiệp khoa học, hiệu quả , đặc biệt là áp dụng mô hình tôt chức LEAN trong doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và cần thiết

Hà nội, ngày 29 tháng 8 năm 2009

Hoàng Văn Hưởng

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình Quản trị hoạt động của Trường Đại học Griggs

2 Hồ sơ sổ tay chất lượng của Công ty TNHH TM Rồng Việt

3 Quy trình mở Showroom & ½ Showroom của Công ty TNHH TM Rồng Việt

4 Giáo trình Quản trị nguồn nhân lực của Trường Đại học Griggs

Trang : 9

Trang : 10