Trình bày 2 phần: Phần 1: Lý luận về Quản lý HĐCM: Quản lý HĐCM chính là quản lý quá trình hoạt động thư viện, là sự tác động của cán bộ thư viện vào các hoạt động này thông qua các chức năng (lập kế hoạch, điều hành, tổ chức, ….) nhằm làm cho các hoạt động đó, thực hiện đạt được mục đích đề ra. Phần 2: Thực tế tại đơn vị
Trang 1Câu hỏi: Đánh giá hiệu quả quản lý hoạt động chuyên môn ở đơn vị anh (chị) công tác
Bài làm
Phần 1: Lý luận về Quản lý hoạt động chuyên môn
Quản lý hoạt động chuyên môn: Là quản lý quá trình hoạt động thư viện, là
sự tác động của cán bộ thư viện vào các hoạt động này thông qua dây truyền thông tin tư liệu
Quản lý HĐCM chính là quản lý quá trình hoạt động thư viện, là sự tác động của cán bộ thư viện vào các hoạt động này thông qua các chức năng (lập kế hoạch, điều hành, tổ chức, ….) nhằm làm cho các hoạt động đó, thực hiện đạt được mục đích đề ra
Tiêu chí đánh giá chất lượng hoạt động chuyên môn:
- Đúng quy trình
- Mức độ hợp lý so với quy trình
- Mức độ đáp ứng phù hợp nhu cầu thông tin các sản phẩm dịch vụ
Vậy hiệu quả cần được hiểu như thế nào?
Có thể nói khó khăn lớn nhất đối với nền công vụ chúng ta hiện nay đó chính
là đánh giá hiệu quả hoạt động Chúng ta rất khó nâng cao được hiệu quả hoạt động khi mà chúng ta chưa xác định được chính xác thế nào là hiệu quả cũng như chưa thiết lập được hệ thống các tiêu chí để đánh giá hiệu quả hoạt động của nền công vụ nói chung và các lĩnh vực cụ thể nói riêng trong đó có thư viện
Hoạt động thư viện phải được xem xét từ các góc độ kinh tế, góc độ xã hội với đầy đủ các yếu tố đầu vào, đầu ra, quá trình và kết quả
Một lẽ tất yếu là nếu như hiệu quả của thư viện được đánh giá bởi những tiêu chí như "thành tựu'', hay ''thực hiện đầy đủ'' hoặc ''về cơ bản đạt mục tiêu đã đề ra''… thì việc trách nhiệm của các cá nhân đối với công việc cũng được xác định một cách không rõ ràng, dù là thành công hay thất bại thì đó cũng là ''thành quả của tập thể'' hay ''trách nhiệm của tập thể''
Thực tế trên là do: các cá nhân, các nhà quản lý thiếu ý thức, do thiếu sự gắn kết giữa trách nhiệm với công việc Nếu như không thể tạo ra sự gắn kết chặt chẽ
Trang 2hoạt động với trách nhiệm của các cá nhân thì tình trạng ''làm việc cầm chừng'', ''trách nhiệm tập thể'' hiện nay trong các cơ quan nhà nước cũng như thư viện vẫn
sẽ khó có thể kiểm soát được
Trước đây tất cả sản phẩm của nền hành chính đều mang tính ''chung chung'', đều mang danh cái chung, vì cái chung, thành tựu chung và đương nhiên trách nhiệm cũng là trách nhiệm chung Dường như chúng ta gặp phải qua nhiều khó khăn trong việc xác định ranh giới cho các loại hoạt động, cho việc phân công nhiệm vụ, phối hợp giữa các cơ quan, các bộ phận và các cá nhân
Vì vậy, mục tiêu cuối cùng là kết quả hoạt động, quản lý, là con đường duy nhất giúp tổ chức đạt được mục tiêu Song nếu chỉ đơn thuần chạy theo kết quả mà không chú trọng đến quá trình thì chúng ta cũng sẽ không thể đạt được mục tiêu như mong muốn Quản lý là con đường nhưng đi qua con đường ấy bằng phương tiện gì, đi với tốc độ bao nhiêu, phải vượt qua những chướng ngại vật nào và trong thời gian bao lâu thì hoàn toàn không có câu trả lời cố định mà nó hoàn toàn phụ thuộc vào khả năng ''đọc'' tình huống, khả năng phân tích, tầm nhìn và khả năng hoạch định chính sách của các nhà quản lý Hiệu quả của quản lý không đơn giản
chỉ là việc chúng ta có đạt được mục tiêu hay không mà phải là việc “chúng ta đạt được mục tiêu với chi phí thấp nhất theo khả năng và phù hợp với thời gian đã định” Muốn làm được điều này thì chúng ta phải xem xét đến cả quá trình thực
hiện hay nói cách khác là tính quá trình của các hoạt động cụ thể trong thư viện
Nội dung quản lý hoạt động chuyên môn
Bước 1: Lập kế hoạch hoạt động chuyên môn: Xác định nhiệm vụ, nguồn lực, thời gian hoạt động cho toàn bộ tổ chức và cho từng bộ phận
Bước 2: Tổ chức
hoạt động: phải phân
công hợp lý trong các
phòng của thư viện
Bước 3: Điều hành
hoạt động chuyên môn:
các hoạt động có diễn ra
Trang 3nhịp nhàng, đều đặn theo những quy định không và có thực hiện các quyết sách, quy định không?
Bước 4: Kiểm tra các hoạt động: thường xuyên hay không thường xuyên, phát hiện những thiếu sót, rủi ro để chủ động điều chỉnh
Phần 2: Thực tế tại đơn vị
2.1 Vấn đề lập kế hoạch:
Do Trung tâm Thông tin – Thư viện là một đơn vị trực thuộc Trường đại học
vì thế Trung tâm Thông tin – Thư viện luôn luôn lập kế hoạch dài hạn 5-10 năm và
kế hoạch ngắn hạn (từng năm) cho các hoạt động của Trung tâm
Kế hoạch dài hạn thường được đưa ra khi Nhà trường xây dựng chiến lược phát triển cho giai đoạn từ 5 đến 10 năm tiếp theo, được thể hiện cụ thể trong tài liệu chiến lược phát triển của nhà trường Kế hoạch dài hạn chỉ nêu những vấn đề chung nhất như: mục tiêu xây dựng “các phòng học đa năng hiện đại và thư viện điện tử phục vụ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao”, giải pháp là “tạo lập ngân hàng gióa trình điện tử, xây dựng thư viện điện tử đáp ứng nhu cầu đào tạo và NCKH” “đến năm 2015 hiện đại hóa thư viện đạt tiêu chuẩn của trường trọng điểm Quốc gia” [1]
Kế hoạch ngắn hạn (từng năm) thường được soạn thảo vào đầu năm, được Bạn giám đốc Trung tâm thông qua và trình lên Ban giám hiệu trường Kế hoạch ngắn hạn xác định từng nhiệm vụ cần phải hoàn thành trong năm đó như: Công tác
tổ chức, nhân sự và xây dựng đội ngũ cán bộ; công tác chuyên môn, nghiệp vụ; công tác phục vụ bạn đọc; công tác cơ sở vật chất; công tác phong trào đoàn thể
….Trong đó, xác định rõ thời gian hoàn thành
Như vậy Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Mỏ - Địa chất đã làm tương đối tốt công tác lập kế hoạch cho các hoạt động chuyên môn Tuy nhiên theo tôi cần chi tiết hơn nữa cho từng nhiệm vụ Ngoài việc xác định cần làm gì? Phòng ban nào hay nhóm nào đảm nhận công việc? thì cần có định mức lao động
rõ ràng cho từng khối lượng công việc, từ đó có kế hoạch phân công, theo dõi, giám sát, đánh giá kết quả …
[1] Chiến lược phát triển Trường Đại học Mỏ - Địa chất giai đoạn 2008-2020 và tầm nhìn đến 2030
Trang 4SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ - ĐỊA CHẤT
2.2 Về tổ chức, điều hành, kiểm tra các hoạt động:
Do việc tổ chức, điều hành và kiểm tra các hoạt động thường là diễn ra đồng thời nên có thể xem xét ba khâu này theo quy trình công việc cụ thể như sau:
Về xây dựng vốn tài liệu
- Vốn tài liệu được bổ sung theo nội dung các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường; tài liệu kinh tế - chính trị, văn học nghệ thuật …
- Tài liệu được bổ sung bằng các phương thức:
+ Mua tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành hoặc các tổ chức, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh, xuất nhập khẩu sách, báo theo quy định của pháp luật; nhận theo chế độ lưu chiểu các xuất bản phẩm (luận án/ luận văn, đề tài, sách của học viên, nghiên cứu sinh và thầy cô trong Nhà trường)
+ Số hóa tài liệu nội sinh; Mua quyền truy cập cơ sở dữ liệu, tài liệu điện tử
+ Nhận các tài liệu của thầy cô trong Nhà trường viết và tặng, các tổ chức và cá nhân có mối quan hệ với Nhà trường và Thư viện
- Thực hiện thanh lọc tài liệu đối với tài liệu hư hỏng nặng hoặc nội dung không còn phù hợp (thay thế giáo trình mới)
Phòng Nghiệp vụ
Phòng đọc
Phòng mượn
Phòng bảo quản tài liệu
Phòng dịch vụ bán tài liệu
Phó giám đốc (Thư viện)
Văn
phòng
Kỹ thuật
Giám sát
Phó giám đốc
(Mạng - Máy tính)
Giám đốc
Trang 5Công tác xây dựng vốn tài liệu được giao cho một vài cá nhân Phòng nghiệp vụ đảm nhận và được thực hiện theo đúng quy trình:
Tuy nhiên còn nhiều nhược điểm như:
- Phần mềm chưa được trang bị modul bổ sung nên hầu hết các công đoạn đều phải làm thủ công
- Công tác bổ sung được giao cho một vài cá nhân đảm nhận nhưng không có kiếm tra, đánh giá trong từng hoạt động cũng như so sánh chất lượng tài liệu được nhập về
- Không kiểm tra kết quả thường xuyên để điều chỉnh
- Không có đánh giá chất lượng tài liệu mới được bổ sung sau thời gian
sử dụng nhất định
Về xử lý tài liệu
- Xử lý kỹ thuật (xử lý hình thức và xử lý nội dung) Việc xử lý tài liệu phải tuân thủ theo các quy tắc, quy chuẩn của nghiệp vụ thư viện; Thư viện sử dụng bảng phân loại DDC 23, biên mục theo chuẩn MARC 21
- Tận dụng kết quả xử lý nội dung tài liệu của các thư viện lớn, đầu ngành để đảm bảo tính chính xác, thống nhất và tiết kiệm thời gian, công sức
Trang 6và kinh phí của thư viện Thư viện tham khảo kết quả xử lý tài liệu của Thư viện Quốc hội Mỹ, Thư viện Quốc gia
Công tác xử lý tài liệu được giao cho một vài cá nhân Phòng nghiệp vụ đảm nhận và được thực hiện theo đúng quy trình
Tuy nhiên còn một số hạn chế sau:
- Do cơ quan mới chuyển đổi phần mềm nên chưa có sự phân quyền trong biên mục
- Thiếu văn bản thống nhất trong biên mục các loại hình tài liệu, thông tin điền vào các trường trong Marc21
Về tổ chức bộ máy tra cứu:
- Hệ thống tra cứu mục lục truyền thống;
- Hệ thống tra cứu điện tử (cổng điện tử của Nhà trường, xử lý qua phần mềm Kipos)
Việc tổ chức bộ máy tra cứu được thực hiện thường xuyên và cập nhật nhưng chưa được quan tâm, đánh giá chất lượng thông qua kết quả tìm kiếm
Về tổ chức tài liệu
- Các hình thức tổ chức tài liệu trong thư viện gồm: tài liệu giấy, tài liệu
số và tài liệu đa phương tiện
Hình thức tổ chức tài liệu là tổ chức kho mở
Về bảo quản tài liệu
- Tổ chức, sắp xếp tài liệu khoa học, tuân thủ các tiêu chuẩn kỹ thuật và môi trường;
- Gia cố, đóng bìa;
- Làm vệ sinh, khử nấm mốc;
- Phục chế kịp thời các tài liệu hư hỏng trong quá trình sử dụng;
- Chuyển dạng tài liệu quý hiếm
Việc bảo quản tài liệu được giao cho Phòng bảo quản tài liệu, nhưng chỉ
có 1 cán bộ đảm nhận công việc này và không đúng chuyên ngành Việc bảo quản tài liệu chưa đạt chất lượng do thiếu hầu hết các công cụ, vật tư cần thiết nên chỉ dừng lại ở công đoạn xử lý vật lý cho tài liệu
Trang 7Về kiểm kê, thanh lọc tài liệu:
- Kiểm kê tài liệu được thực hiện đối với tất cả các kho tài liệu được tổ chức trong thư viện
- Kiểm kê tài liệu được thực hiện thường xuyên định kỳ, gắn với công tác thanh lọc tài liệu trong thư viện;
- Việc kiểm kê đột xuất được thực hiện trong các trường hợp thay đổi viên chức phụ trách kho tài liệu hoặc khi có thiên tai, hỏa hoạn, hoặc khi có yêu cầu của đơn vị trực tiếp quản lý thư viện
Việc kiểm kê cũng còn tồn tại nhiều hạn chế do thiếu kế hoạch kiểm kê thường xuyên Việc kiểm kê hiện tại khá vất vả do chưa được tự động hoàn toàn
Về tổ chức dịch vụ thư viện
Dịch vụ thư viện được tổ chức theo phương thức dịch vụ thư viện truyền thống và dịch vụ thư điện tử, bao gồm: dịch vụ cung cấp thông tin, tài liệu; dịch vụ hỗ trợ việc học tập ngoài nhà trường; dịch vụ văn hóa và giải trí; dịch
vụ truy cập máy tính, dịch vụ tư vấn, hỗ trợ về tra tìm tài liệu
Việc tổ chức dịch vụ thư viện tại Trung tâm còn yếu kém và chưa được chú trọng Việc tổ chức dịch vụ thường bị động phụ thuộc vào nhu cầu của người dùng tin hơn là chủ động xuất phát từ kiến thức của cán bộ thư viện –
tổ chức các dịch vụ cung cấp đến tay người dùng tin
Về biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện
Ấn phẩm thông tin thư viện được biên soạn dưới dạng giấy, điện tử, bao gồm một số loại hình chủ yếu như: thông tin thư mục, thông tin chọn lọc Hiện tại Trung tâm thiếu hầu hết các ấn phẩm thông tin thư viện do công việc này chưa được tin học hóa và không có sự phân công trách nhiệm trong công tác này
Về hoạt động truyền thông, vận động
Bao gồm một số hình thức chủ yếu sau: giới thiệu sách mới, chuyên đề;
tổ chức các sự kiện văn hóa tại thư viện; tổ chức lấy ý kiến đánh giá của công
Trang 8chúng; xây dựng mạng lưới tổ chức, cá nhân có liên quan để phát triển hoạt động thư viện
Hoạt động truyền thông, vận động của Trung tâm còn yếu kém và bị động Chủ yếu là giới thiệu cho bạn đọc là sinh viên khóa mới, chưa có nhiều các buổi hội nghị, tọa đàm và các hình thức khác
Về thống kê thư viện:
Một số nội dung thống kê chủ yếu bao gồm: thống kê về tài liệu, thống
kê về người sử dụng và một số nội dung thống kê khác theo yêu cầu của cơ quan trực tiếp quản lý thư viện và cơ quan quản lý nhà nước về thư viện Mặc dù việc thống kê đã được tin học hóa một phần nhưng việc thống kê vấn chưa được chú trọng Do đó, việc đánh giá còn mang tính chủ quan
Như vậy, các công việc đều được tổ chức thực hiện Tuy nhiên còn nhiều tồn tại như:
- Công việc còn chồng chéo, một cá nhân có thể phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau, mang nhiều vai trò cùng một lúc
- Việc đánh giá hiệu quả từng công việc mới chỉ dừng lại ở kết quả tập thể, kết quả cuối quá trình; chưa có định mức cho từng cá nhân, đánh gia năng lực cá nhân trong quá trình hoạt động
- Chưa có những biện pháp kích thích nhu cầu “tự thể hiện bản thân” ở mỗi cá nhân Việc đánh giá nguồn nhân lực mới chỉ dừng lại ở tính hình thức
- Vấn đề lập kế hoạch mặc dù đã được triển khai đầy đủ nhưng thiếu phương tiện để truyền tải đến từng cá nhân
- Công tác kiểm tra, đánh giá từng sản phẩm dịch vụ được triển khai nhưng không thường xuyên
- Người cán bộ quản lý và các cá nhân còn thiếu kiến thức quản lý, trách nhiệm với công việc do thiếu sự ràng buộc
Trang 9Phần 3: Nhận xét và kiến nghị
3.1 Ưu điểm
- Xác định chính sách phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng NDT của Thư viện
- Tổ chức thu thập tài liệu bằng các hình thức khác nhau
- Tài liệu bổ sung vào thư viện được xử lý theo đúng quy tắc, quy trình của nghiệp vụ thư viện để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu và sử dụng
- Việc tổ chức tài liệu trong thư viện đảm bảo tính khoa học, phù hợp với quy
mô, loại hình, nội dung nguồn lực thông tin, mục đích và đối tượng sử dụng
- Việc bảo quản tài liệu được thực hiện với mọi tài liệu khi đưa ra phục vụ cũng như lưu trữ
- Thống kê thư viện được thực hiện theo quy định của pháp luật về thống kê
- Việc bố trí cán bộ tại Trung tâm có nhiều ưu điểm: Trong thời gian hồi cố tài liệu, thời điểm đông sinh viên mượn sách (tháng 4-6 và 9-11) cán bộ các phòng khác nếu ít công việc hơn được điều chuyển xuống phòng mượn sách để phụ giúp công việc cho mượn tài liệu Thời điểm khác khi phòng mượn ít sinh viên đến mượn sách, một vài cán bộ phòng mượn lại được điều động lên phòng nghiệp vụ
xử lý tài liệu
Việc điều chuyển cán bộ như trên mặc dù gây ra đôi chút xáo trộn: công việc của 1 cán bộ có thể bị dở dang và gây khó khăn cho người tiếp nhận công việc mới tuy nhiên việc điều chuyển buộc cán bộ thư viện phải chủ động hơn trong việc học tập, tiếp thu kiến thức mới và năng động hơn Một cán bộ không chỉ biết làm một công việc suốt đời tại tổ chức nhất là trong cơ chế tự chủ như hiện nay
- Thời gian phục vụ được thay đổi hợp lý theo nhu cầu của người dùng tin Do quá trình chuyển đổi từ học niên chế sang học theo tín chỉ, thời gian học tập không chỉ cố định trong khoảng 7h-17h nên thời gian phục vụ cũng được Trung tâm thay đổi phục vụ từ 8h-19h vào các tháng đông sinh viên
3.2 Nhược điểm
- Bộ máy tra cứu chưa cập nhật kịp thời các tài liệu mới bổ sung vào thư viện
- Việc tổ chức dịch vụ thư viện còn nghèo nàn
Trang 10- Việc biên soạn ấn phẩm thông tin thư viện chưa phải kịp thời, thường xuyên.
- Hoạt động truyền thông, vận động của thư viện chưa phong phú
3.3 Kiến nghị
- Cập nhật nhanh chóng, kịp thời và thường xuyên tài liệu mới nhập về Thư viện
- Phát triển sản phẩm và dịch vụ thông tin thư viện phù hợp, đáp ứng nhu cầu của đối tượng sử dụng mà thư viện có trách nhiệm phục vụ; bảo đảm việc tiếp cận bình đẳng, thuận lợi cho người sử dụng