Đang tải... (xem toàn văn)
Thu ngân chính là bộ phận phụ trách hoạt động thu tiền mặt trực tiếp của doanh nghiệp, ghi biên lai, ghi nợ thanh toán qua thẻ của khách hàng chi trả bằng thẻ, thanh toán bằng máy quẹt thẻ của ngân hàng. Đây là một bộ phận cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp vì bộ phận này gắn liền thực tiễn hoạt động thu tiền của doanh nghiệp. Một trong những dòng tiền đầu vào của công ty chính là bộ phận này đảm trách. Chính vì tầm quan trọng của tính chất công việc này nên kiểm soát nội bộ bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu quả thu lại dòng tiền của doanh nghiệp cũng như đảm bảo doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng, đạt được các mục tiêu và tăng trưởng và phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh. Kiểm soát bán hàng, phát hiện rủi ro gian lận và áp dụng các biện pháp khắc phục gian lận là cách mà kiểm soát nội bộ bán hàng phải đảm nhiệm và phải được coi trọng hàng đầu.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI TẬP LỚN Mơn: Kiểm sốt Đề tài: Kiểm sốt quy trình bán hàng phận thu ngân công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại Đảo Sen Hà Nội - 2016 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CP CMND DT HV KH KSNB KSBH pp HCNS Cổ phần Chứng minh nhân dân Doanh thu Hội viên Khách hàng Kiểm soát nội Kiểm soát bán hàng passport Hành – Nhân DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng 1.2 Bảng 1.3 Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN Bảng giá bóng tập cơng ty Nguyên nhân gian lận chế kiểm soát tương ứng MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen, quy trình bán hàng phận thu ngân công ty 1.1 Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 1.2 Giới thiệu quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 1.3 Giới thiệu phận thu ngân công ty Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 11 2.1 Rủi ro quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen .11 2.2 Nguyên nhân xảy rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen .12 Chương III: Cơ chế Kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 14 3.1 Cơ chế kiểm sốt giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 14 3.2 Chi phí giảm thiểu rủi ro công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen .15 KẾT LUẬN 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO .18 LỜI MỞ ĐẦU Cơng tác kiểm sốt bán hàng (KSBH) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quy trình doanh nghiệp dù sản xuất hay kinh doanh thương mại đảm bảo việc quay vịng vốn cho chu trình kinh doanh mà thu lợi nhuận để mở rộng sản xuất kinh doanh đem lại nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp Việc tiếp cận với hệ thống Kiểm sốt bán hàng từ thiết lập áp dụng thực tiễn công ty Cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen bước đầu có thành công việc giảm thiểu sai phạm, ngăn ngừa rủi ro Tại Việt Nam nay, hệ thống kiểm sốt nội (KSNB) đóng vai trị quan trọng hoạt động kinh tế doanh nghiệp KSNB giúp cho nhà quản trị quản lý hữu hiệu nguồn lực kinh tế đơn vị, góp phần hạn chế tối đa rủi ro trong trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp xây dựng tảng quản lỹ vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển tương lai Cơng tác kiểm sốt nội bán hàng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, thơng qua quy trình doanh nghiệp kiểm tra, kiểm sốt dịng tiền thu qua cơng tác bán hàng, kiểm tra kiểm sốt dịng sản phẩm, dịch vụ công ty cung cấp diễn nào, kiểm tra, kiểm soát số lượng khách hàng doanh nghiệp sao, …qua doanh nghiệp biết tình hình hoạt động sản xuất hay kinh doanh dịch vụ cơng ty gặp phải ưu điểm nhược điểm nào, đặc biệt hơn, cơng tác cịn có phận thu ngân đóng vai trị quan trọng trực tiếp đến dịng tiền doanh nghiệp Thu ngân phận phụ trách hoạt động thu tiền mặt trực tiếp doanh nghiệp, ghi biên lai, ghi nợ toán qua thẻ khách hàng chi trả thẻ, toán máy quẹt thẻ ngân hàng Đây phận quan trọng doanh nghiệp phận gắn liền thực tiễn hoạt động thu tiền doanh nghiệp Một dòng tiền đầu vào cơng ty phận đảm trách Chính tầm quan trọng tính chất cơng việc nên kiểm sốt nội bán hàng có ảnh hưởng đến hiệu thu lại dịng tiền doanh nghiệp đảm bảo doanh nghiệp thông qua hoạt động bán hàng, đạt mục tiêu tăng trưởng phát triển, mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát bán hàng, phát rủi ro gian lận áp dụng biện pháp khắc phục gian lận cách mà kiểm soát nội bán hàng phải đảm nhiệm phải coi trọng hàng đầu Chương I: Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen, quy trình bán hàng phận thu ngân cơng ty 1.1 Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Công ty Cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen đơn vị kinh doanh lĩnh vực cung cấp dịch vụ golf quy mô miền Bắc bao gồm: sân tập golf, nhà câu lạc bộ, trung tâm đào tạo golf, khu vui chơi giải trí kinh doanh dịch vụ đào tạo level chơi golf đào tạo cho người tập chơi, người biết chơi tay chơi thực thụ, ngồi cơng ty cịn đào tạo chơi golf cho trẻ em, thu hút hàng trăm triệu hội viên từ nhiều quốc gia khác Việt Nam, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan, Canada, Mỹ…hầu hết hội viên Câu lạc Đảo Sen lãnh đạo tổ chức, doanh nghiệp đại diện công ty nước ngồi Việt Nam, ngồi cơng ty cịn có lượng học viên đến học chơi golf, nói lượng khách hàng đến với cơng ty vơ lớn, đa dạng độ tuổi hội viên đến từ quốc gia khác Tên công ty: Công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Địa chỉ: 125 Nguyễn Sơn, Long Biên, Hà Nội Thành lập năm 2008 – sân tập gofl khu vực phía bắc Việt Nam Giới thiệu Công ty: Toạ lạc ốc đảo n bình, Sân tập Gơn Đảo Sen thiết kế xây dựng đại với trang thiết bị luyện tập tiên tiến dịch vụ hoàn hảo: Sân tập với 60 đánh tiêu chuẩn, sân tập thực hành ba gậy chuẩn, nhà hàng tiêu chuẩn 04 sao, trung tâm đào tạo Gôn với huấn luyện viên đẳng cấp quốc tế nhiệt tình giàu tâm huyết, cửa hàng dụng cụ gôn hệ thống dạy đánh gơn tiên tiến Tầm nhìn sứ mệnh: tạo dựng câu lạc Gôn Đảo Sen - nơi khách hàng cảm nhận khách hàng phần đặc biệt nơi Ý nghĩa hình ảnh thương hiệu - Về tổng thể: Nhãn hiệu có hình dạng bơng sen với chữ ĐẢO SEN nằm viền khuôn vuông bao bọc phía ngồi tạo vng vắn thể tính chân phương hồn thiện, nét đặc thù bao trùm suốt ngành dịch vụ ĐẢO SEN - Về chi tiết: Lô gô ĐẢO SEN thể hình ảnh đọng sắc văn hoá triết lý kinh doanh ĐẢO SEN: Với cuống sen uốn cong mềm mại cách điệu thành hình chữ S lồng từ “ĐẢO SEN”, chữ “ĐẢO SEN” nâng cao đài sen với cánh hoa rực rỡ thể tình đồn kết bền chặt thành viên công ty Bông hoa Sen mềm mại với cuống uốn cong hình chữ S tạo nên dịu dàng hồn mỹ từ dịch vụ ĐẢO SEN Ngoài S chữ đầu hai từ tiếng anh: Satisfaction and Success thể triết lý “thành công đạt cách nâng cao chất lượng dịch vụ, thoả mãn nhu cầu khách hàng nhân viên” Chữ S dáng hình đất nước Việt Nam, kết hợp với hoa Sen mộc mạc mà tao làm tôn lên giá trị logo ĐẢO SEN, tạo nên hình ảnh đậm đà sắc văn hoá dân tộc - Về màu sắc: Màu sắc logo ĐẢO SEN có hai màu màu xanh màu vàng, thể triết lý kinh doanh ĐẢO SEN + Màu xanh: Thể thân thiện với đối tác, khách hàng, đối thủ cạnh tranh với quan điểm: “Hợp tác để phát triển” Màu xanh thể tinh thần lạc quan, tin tưởng vào tương lai ĐẢO SEN Mầu xanh mầu sinh thái, mầu sống hình ảnh mùa xn cho cối đâm chồi nảy lộc Đó tất giá trị tốt đẹp ĐẢO SEN mong muốn đem lại cho khách hàng công chúng đối tác + Màu vàng: Màu vàng thể sung túc, thịnh vượng với tâm niệm: “Lợi ích khách hàng lợi ích ĐẢO SEN”, ĐẢO SEN mong muốn đối tác, khách hàng nhân viên phát triển thịnh vượng Điều đồng nghĩa ĐẢO SEN phát triển thịnh vượng không ngừng Màu vàng màu ấm cúng, tâm niệm ĐẢO SEN mang đến cho khách hàng thoải mái trước đón tiếp nồng hậu, phục vụ nhiệt tình chuyên nghiệp đội ngũ nhân viên đào tạo Sơ đồ cấu tổ chức: Chủ tịch HĐQT Giám đốc điều hành Phó giám đốc Dự án Phó giám đốc tài Phịng Dự án Phịng Kinh doanh tổng hợp Phịng Tài kế tốn Bộ phận Lễ tân - Thu ngân Bộ phận dịch vụ khách hàng Bộ phận Barnhà hàng (Nguồn: Phịng Tài kế tốn) Mơ tả cấu tổ chức: Như bạn thấy, tên Công ty công ty cổ phần theo sơ đồ cấu tổ chức khơng có Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Từ năm thành lập Cơng ty (năm 2008) đến cuối năm 2014, Công ty cổ phần với cổ đơng sáng lập với máy cấu theo luật pháp điều lệ công ty Cổ - - - phần Tuy nhiên vào đầu năm 2015, bất đồng ý kiến tranh chấp Đại hội đồng cổ đông, cổ đơng đứng lên mua lại tồn số cổ phần người cịn lại, tồn cổ phần người nắm giữ ta có sơ đồ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức công ty theo hình thức kiêm nhiệm nên có phịng ban Chức năng, nhiệm vụ phòng ban: Chủ tịch: Quản lý tồn hoạt động cơng ty Giám đốc: + Quyết định tất vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày công ty + Tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư công ty; + Kiến nghị phương án bố trí cấu tổ chức, quy chế quản lý nội công ty + Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức chức danh quản lý công ty, trừ chức danh Chủ tịch bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức + Quyết định lương phụ cấp (nếu có) người lao động cơng ty, kể cán quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm Giám đốc + Các quyền nhiệm vụ khác theo quy định pháp luật, Điều lệ cơng ty định Chủ tịch Phó giám đốc Dự án: + Giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành dự án công ty + Chủ động tích cực triển khai, thực nhiệm vụ phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc hiệu hoạt động Phòng dự án: thực dự án công ty điều hành Phó giám đốc Dự án Phó giám đốc Tài chính: + Phân tích cấu trúc & quản lý rủi ro tài + Theo dõi lợi nhuận chi phí; điều phối, củng cố đánh giá liệu tài chính; chuẩn bị báo cáo đặc biệt + Dự báo yêu cầu tài chính; chuẩn bị ngân sách hàng năm; lên kế hoạch chi tiêu; phân tích sai biệt; thực động tác sửa chữa + Thiết lập tình hình tài cách triển khai áp dụng hệ thống thu thập, phân tích, xác minh báo cáo thơng tin tài + Quản lý nhân viên + Phân tích đầu tư & quản lý danh mục đầu tư (nếu có) + Nắm bắt & theo dõi thị trường chứng khốn liên quan đến hoạt động cơng ty (nếu có) + Thiết lập & trì quan hệ với ngân hàng quan hữu quan + Theo sát đảm bảo chiến lược tài đề - Phòng kinh doanh tổng hơp: Tham mưu cho Giám đốc quản lý lĩnh vực sau: + Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược + Công tác thống kê tổng hợp kinh doanh + Công tác điều độ kinh doanh + Cơng tác lập dự tốn + Công tác quản lý hợp đồng kinh tế + Công tác tốn hợp đồng kinh tế + Cơng tác nhân + Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao - Bộ phận Lễ tân – Thu ngân: chịu trách nhiệm trực tiếp hoạt động check-in, check-out khách hàng đến tập golf - Bộ phận Dịch vụ khách hàng: nhân viên sân tập, kho bóng, kho gậy, tổ cỏ, quản lý tập, hoạt động phát sinh trình khách tập golf - Bộ phận Bar - nhà hàng: nhân viên nhà hàng, tạp vụ, dịch vụ nhà hàng: đồ ăn, đồ uống - Phịng Tài kế tốn: Tham mưu cho Giám đốc quản lý lĩnh vực sau: + Cơng tác tài chính; + Cơng tác kế tốn tài vụ; + Cơng tác kiểm tốn nội bộ; + Công tác quản lý tài sản; + Công tác toán hợp đồng kinh tế; + Kiểm soát chi phí hoạt động Cơng ty; + Quản lý vốn, tài sản Công ty, tổ chức, đạo cơng tác kế tốn tồn Cơng ty; + Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao Các tiêu kinh doanh Với hoạt động lĩnh vực cung cấp dịch vụ chơi golf, loại hình thể thao xa xỉ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt 20%, tiền thẻ hội viên thu hết xuất hoá đơn ghi nhân doanh thu, tiền thuế đóng vào ngân sách nhà nước tính xuất hố đơn, ta đánh giá tình trang kinh doanh công ty qua bảng tiêu doanh thu sau: Bảng 1.1: Chỉ tiêu kinh doanh – thuế nộp NSNN đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu Q2/2016 Q3/2016 Thu tiền dịch vụ golf – nhà hàng 120.040.820 167.887.000 Thu tiền thẻ hội viên 8.537.288.088 9.055.668.389 Tổng 8.657.328.908 9.223.555.389 Nộp thuế tiêu thụ đặc biệt 403.684.863 1.964.927.311 (Nguồn: Phòng tài kế tốn) 1.2 Giới thiệu quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Hiện hoạt động kinh doanh bán hàng cơng ty chủ yếu có lĩnh vực: - Bán thẻ hội viên - Nhận phục vụ khách tập golf Hoạt động thu tiền gồm có: - Thu tiền mặt - Thu tiền qua ngân hàng, ví tốn điện tử - Bảng 1.2: Bảng giá bóng tập công ty BẢNG GIÁ 2016 LOẠI (KIND) THẺ CÁ NHÂN (INDIVIDUAL MEMBERSHIP) THỜI GIAN (TIME) GIÁ (PRICE)/ VND tháng (3 months) 6:00- 21:00 11.500.000 tháng (6 months) 6:00- 21:00 22.500.000 12 tháng (12 months) 6:00- 21:00 40.500.000 6:00- 16:00 2.150.000 16:00-21:00 2.760.000 6:00- 16:00 3.300.000 16:00-21:00 4.400.000 3000 coupon COUPON 5000 coupon 100 Bóng (Balls) 80.000 6:00 - 16:00 NGÀY THƯỜNG (WEEKDAYS) 50 Bóng (Balls) 40.000 100 Bóng (Balls) 100.000 16:00 - 21:00 CUỐI TUẦN & NGÀY LỄ (WEEKENDS & HOLIDAYS) SÂN THỰC HÀNH (EXECUTIVE COURSE) 50 Bóng (Balls) 50.000 100 Bóng (Balls) 100.000 6:00 - 21:00 50 Bóng (Balls) 50.000 Miễn phí 30 phút/ ngày/ người đánh tối thiểu 100 bóng Free of charge for 30 m per day by hitting at least 100 balls Tập kỹ Putting- Chipping (Nguồn: Phòng Tài kế tốn) Quy trình thu ngân tổng qt công ty sau: Thu ngân nhận lại passport khách; Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay không; Kiểm tra order liệu phần mềm máy tính có khớp hay không Thiếu báo phận nhà hàng kho bóng nhập thêm, thừa chiết khấu tay; Trừ coupon chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon thẻ giảm giá; Thu tiền; Cuối ngày tổng hợp làm báo cáo nộp kế toán Quy trình thu ngân khách tập golf cơng ty thực qua bước sau: Bước 1: Khách hàng vào quầy Lễ tân – thu ngân làm thủ tục checkin: Khách điền thông tin vào phiếu checkin bao gồm tên, loại thành viên chữ ký Mỗi phiếu checkin có mã số riêng gồm liên, liên màu trắng Lễ tân – thu ngân cầm để nhập liệu vào phần mềm máy tính sau lưu lại cuối q nộp kế tốn, liên màu vàng để vào passport đưa cho khách cầm mang tập Thu ngân nhận lại passport khách; Bước 2: Kiểm tra mã passport có trùng với tên khách lúc checkin hay khơng Trường hợp khách lẻ với hội viên chiết khấu tay theo thẻ hội viên – passport khách yêu cầu Trường hợp khách không với hội viên tiến hành ghi tay order thu tiền trực tiếp phải nhập vào phần mềm máy tính thơng tin khách in bill khách yêu cầu; Bước 3: Kiểm tra order liệu phần mềm máy tính có khớp hay không Thiếu báo phận nhà hàng kho bóng nhập thêm, thừa chiết khấu tay order gồm có liên, liên màu trắng cho vào passport khách, liên màu hồng chuyển vào kho cho nhân viên kho bóng nhập liệu vào phần mềm, liên màu vàng nhân viên tự giữ lại cuối ca tổng hợp làm báo cáo; Bước 4: Trừ coupon chiết khấu thẻ giảm giá cho khách có coupon thẻ giảm giá; Bước 5: Khách tập xong mang pp Lễ tân toán Lễ tân kiểm tra order pp đối chiếu với liệu phận nhập máy tính Nếu có sai sót, gọi bơ đàm báo với phận kiểm tra lại, thiếu liệu nhập thêm, thừa Lễ tân chiết khấu tay Lễ tân in invoice toán xin chữ ký khách phải thực chiết khấu tay, liệu nhập chuẩn thu tiền theo invoice Lễ tân thu ngân thu tiền Trong trường hợp khách hàng có thẻ giảm giá Lễ tân thực chiết khấu cho khách theo % giảm giá loại thẻ; Bước 7: Cuối ngày lễ tân làm báo cáo doanh thu ngày, nộp tiền hoá đơn ba liên cho kế toán 1.3 Giới thiệu phận thu ngân công ty Công ty luôn tuyển mộ đào tạo nhân viên với chất lượng tốt chế độ đãi ngộ phù hợp Đến cơng ty có 90 cán CNV lễ tân thu ngân có người Bộ phận thu ngân công ty phận trực thuộc phòng Kinh doanh tổng hợp Với định hướng phù hợp với mơn thể thao xa xỉ, cơng ty có yêu cầu nhân viên Lễ tân – Thu ngân sau: Yêu cầu tuyển dụng - Gồm người; - Nữ tốt nghiệp CĐ, ĐH chuyên ngành Du lịch, Marketing, QTKD, Ngoại thương, Kinh tế, Ngoại giao… - Tuổi từ 22 – 25; - Ngoại hình khá, cao 1m60 trở lên; - Tiếng Anh giao tiếp tốt; Kỹ giao tiếp tốt; Giọng nói chuẩn - Nhanh nhẹn, chu đáo, tin cậy; - Thành thạo tin học văn phòng (word, excel, outlook…) Chế độ đãi ngộ - Lương : 4.000.000đ/tháng (Nhân viên thử việc tháng; Lương = 80% lương thức); - Phụ cấp trang điểm: 165.000đ/tháng; - Các khoản bảo hiểm, phúc lợi theo quy định Nhà nước; bữa ăn miễn phí cơng ty; - Được hưởng tiền hoa hồng hàng tháng; nhận tiền tip từ khách hàng; - Làm việc theo ca sáng chiều, lịch làm việc theo đăng ký tổ trưởng xếp Mô tả công việc - Tháng làm việc 26 ngày, nghỉ ngày; - Ngày chia ca làm việc, ca nhân viên Nếu ngày có người nghỉ ca sáng nhân viên, ca chiều nhân viên; Ca sáng: từ 6:00 – 13:30 Ca chiều: từ 13:20 – 21:00 Cơng việc: - Trực quầy Lễ tân, chào đón khách, hướng dẫn khách làm thủ tục check-in, check-out, thu ngân, trả lời gọi đến, kết nối phận; - Đảm bảo việc check-in khách xử lý cách xác, nhanh chóng lịch phù hợp với sách thủ tục sân tập; - Kiểm soát bán Coupon, thẻ thành viên, học phí đào tạo theo sách sân tập; - Liên lạc với phận khác thay mặt cho khách theo dõi để đảm bảo tất yêu cầu khách thực đảm bảo hài lòng khách; - Giao tiếp hiệu quả, lịch truyền tải thông tin liên quan đến thay đổi thông tin Invoice cho phận chịu trách nhiệm; - Đảm bảo tất Invoice, hóa đơn tốn xác rõ ràng; - Xem xét tất bảng giá sân tập thời để đảm bảo xác giá dịch vụ hàng hóa tính; - Xử lý hiệu vấn đề khiếu nại khách hàng; - Báo cáo kết công việc hàng ngày theo quy định 10 Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 2.1 Rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Căn vào nguồn gốc phát sinh chu trình kinh doanh dịch vụ sân gofl dịch vụ phụ trợ thường có rủi ro quy trình thu ngân sau: Gian lận phần mềm chưa hoàn chỉnh khiến cho nhân viên Thu ngân chỉnh sửa phần mềm thu thêm tiền khách Check-in khách lẻ thành Member khách Vip (Member miễn phí bóng tập; Khách Vip giảm giá bóng theo loại thẻ Vip 20%, 30%, 50%) Kho bóng Nhà hàng nhập đồ khơng xác Nhà hàng kho bóng nhập thừa Thu ngân không thực chiết khấu tay cho khách để lấy tiền Nhân viên sân tập nhà hàng qn khơng ký order => Thu ngồi mà không báo phận xác nhận Thu ngân khơng in phiếu tính tiền thu tiền khách Thu ngân sửa in lại phiếu tính tiền sau thu tiền khách Tất rủi ro liên quan đến phần mềm mà công ty sử dụng liên quan đến việc nhập xuất thơng tin vào hệ thống Quy trình gian lận lỗi phần mềm quy trình thu ngân tóm tắt theo sơ đồ sau: Khách hàng tốn check thơng tin tốn (1) Lễ tân nhận thông tin KH Chỉnh sửa phần mềm (2) Phần mềm lỗi Lễ tân thu tiền chỉnh sửa lại thông tin phần mềm ăn chênh lệch (5) KH toán tiền (4) in hoá đơn tiền khách (3) Nguồn: Nhóm sinh viên tự thực 11 Trên sở xác định rủi ro xảy quy trình bán hàng, có thống kê bước gian lận quy trình thu ngân sau: Bước 1: Khách hàng đến toán tiền cho Lễ tân – thu ngân; Bước 2: Lễ tân – thu ngân check lại thông tin toán khách hàng bao gồm: Khách hàng đối tượng (KH thành viên có thẻ Hội viên hay KH khách vãng lai), số bóng tập, đơn giá khách hàng sử dụng, chiết khấu cho KH (nếu có); Bước 3: Sau check thơng tin xong, lễ tân – thu ngân tính tốn số tiền khách cần toán tay ghi order nhập thông tin vào phần mềm Lợi dụng phần mềm lỗi chưa hoàn thiện, lễ tân – thu ngân nhập thơng tin tốn chênh lệch với chiết khấu tay phần mềm; Bước 4: Lễ tân – thu ngân in hoá đơn vừa nhập phần mềm đưa khách hàng xem Khách hàng toán trả tiền cho lễ tân - thu ngân; Bước 5: Lễ tân – thu ngân thu tiền tính tốn phần chênh lệch gian lận khách chỉnh sửa lại thông tin phần mềm giữ lại số tiền chênh lệch 2.2 Nguyên nhân xảy rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Có thể nhận dựa vào sơ hở phần mềm máy tính cách thức tinh vi nhanh gọn mà lễ tân – thu ngân tiến hành gian lận tiền khách hàng Ngoài bảng giá công ty áp dụng nhiều mức giá với nhiều hình thức khách hàng khác dẫn đến việc lễ tân mặc định khách hàng theo mục đích cá nhân nhằm mục tiêu gian lận Mặt khác, khách hàng chủ yếu người có tiền, họ có khả tốn sẵn sàng toán cho khả chi trả dịch vụ mà họ thường có thái độ chủ quan, không cẩn thận việc check lại thông tin dịch vụ sử dụng với bảng giá bóng bảng giá dịch vụ sử dụng Điều tạo sơ hở tiếp tay tạo hội gian lận phận Lễ tân kiêm thu ngân cơng ty Ngồi ra, cơng ty đa phần tuyển nhân viên người thân gia đình, lợi dụng tín nhiệm, thân tín người thân mà bốn lễ tân tiến hành thơng đồng, móc lối lẫn gian lận Đây hành vi liên quan đến đạo đức gian lận người 12 Bên cạnh đó, hình thức cơng ty Cổ phần máy tổ chức cơng ty khơng có Ban Kiểm soát hay phận Kiểm soát tạo quản lý lỏng lẻo, tạo hội cho gian lận xảy phận lễ tân thu ngân – trực tiếp thu tiền KH Ngồi ra, cơng ty nên đưa hình thức phạt, hình thức chưa công ty áp dụng chưa ban lãnh đạo cơng ty quy định nên việc kiểm sốt máy tổ chức quy trình quản lý mức phạt bất khả thi Bên cạnh cơng ty khơng có phịng HCNS nên việc tạo động lực cho nhân viên đào tạo nhân viên mặt đạo đức nghề nghiệp chưa có Đây vấn đề lớn với cơng ty có quy mơ 90 người lại chưa thành lập phòng ban quan trọng Cơ cấu tổ chức công ty thiếu phối hợp liên kết phòng ban, phòng ban quan tâm đến nhiệm vụ chức mà chưa quan tâm đến việc liên kết hệ thống tồn phịng ban cơng ty lại với Với mơ hình tổ chức máy thiếu kết hợp chặt chẽ phịng ban khơng dẫn đến phát gian lận quy trình Có thể nói, nguyên nhân dẫn đến gian lận quy trình thu ngân nhiều yếu tố tạo thành, quan trọng trực tiếp ngun nhân phần mềm cơng ty chưa hồn thiện Ngun nhân giữ vai trị chủ đạo trực tiếp tạo hội gian lận quy trình thu ngân, bên cạnh cách thức tổ chức máy cung cách quản lý cán quản lý công ty, thiế phối hợp chặt chẽ phòng ban cơng ty chưa có quy định phạt nhân viên rõ ràng… - điều kiện để tạo hội gian lận thứ cấp cộng với thiếu đạo đức nhân viên lợi dụng tín nhiệm người thân mà tạo gian lận quy trình gian lận cơng ty 13 Chương III: Cơ chế Kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 3.1 Cơ chế kiểm soát giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Như khái quát tổng kết chương II, khẳng định rủi ro gian lận quy trình thu ngân nghiêm trọng quy trình mà nhân viên lễ tân – thu ngân trực tiếp thu tiền mặt khách hàng nhiều Ta có bảng nguyên nhân gian lận phận lễ tân thu ngân chế kiểm soát tương ứng nhằm khắc phục gian lận giảm thiểu rủi ro quy trình thu ngân sau: Bảng 1.3: Nguyên nhân gian lận chế kiểm soát tương ứng Nguyên nhân gian lận Lỗi phần mềm máy tính Chủ quan khách hàng Tuyển dụng nhân Phương thức thu tiền Cơ chế kiểm sốt tương ứng Hồn thiện phần mềm cách nâng cấp phần mềm thay phần mềm chuyên nghiệp, an toàn hiệu hơn, nhân viên không phép chỉnh sửa Yêu cầu bắt buộc KH phải check thông tin order nhớ giá bóng giá dịch vụ sử dụng đề đề phịng gian lận Khuyến khích KH tốn thẻ, hạn chế toán tiền mặt Yêu cầu bắt buộc KH phải check thông tin order nhớ giá bóng giá dịch vụ sử dụng đề đề phịng gian lận Khuyến khích KH tốn thẻ, hạn chế tốn tiền mặt Cơng ty cần có quy chế khen thưởng răn đe rõ ràng mạnh dạn để họ có thái độ sợ mắc lỗi gian lận bị ảnh hưởng đến uy tín đạo đức nghề nghiệp nhân viên Cơng ty nên quy định rõ Lễ tân – thu ngân bị phát gian lận họ nhận hậu Đưa sách tốn thẻ qua ngân hàng với chiết khâu 7% cho khách hàng để hạn chế việc tiếp xúc tiền mặt lễ tân – thu ngân quy trình thu ngân 14 Bộ máy tổ chức chưa có Ban kiểm soát nhân viên Kiểm soát Lắp đặt hệ thống Camera giám sát quầy Lễ tân – thu ngân Quản lý loại Khách hàng Công ty nên thành lập Ban Kiểm soát tuyển dụng thêm nhân viên Kiểm sốt để hồn thiện chế kiểm sốt cơng ty Lắp camera việc kiểm tra theo dõi lễ tân thu ngân quy trình thu ngân cách check camera thường xun, có nhân viên trực camera để tìm hiểu hành vi thu tiền mà không nộp quỹ, ăn chênh lệch nhân viên, đánh giá nhân viên định Nên có nhân diện khách hàng riêng thông qua mã số thẻ (code) cấp cho khách hàng Hội viên hay khách vãng lai hay khách vãng lai với Hội viên công ty máy nhận dạng khách hàng hay thông qua dấu vân tay hó Điều hạn chế việc mặc định nhân viên lễ tân thu ngân quản lý tốn tiền thơng qua bảng giá, giúp việc quản lý công ty dễ dàng rõ ràng minh bạch (Nguồn: Nhóm sinh viên tự nghiên cứu) 3.2 Chi phí giảm thiểu rủi ro công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Từ chế Kiểm sốt trên, nhóm sinh viên nghiên cứu nhận chi phí phát sinh thêm (đơn vị tính đồng) tiến hành tính tốn sau: - Chi phí lắp đặt camera (2 người x 550.000/1 người), hàng tháng phát sinh chi phí kiểm tra camera người x 450.000 - Chi phí mua camera (4 x 4.300.000/1 chiếc) - Chi phí thuê thêm nhân viên giám sát (1 người x 4.000.000) - Chi phí mua máy máy nhận dạng vân tay thẻ (1 x 3.100.000) - Chi phí mua phần mềm kế tốn tự động (1 x 5.340.000) - Chi phí in order hố đơn sổ sách (2 tháng x 1.000.000) - Tổng chi phí phát sinh cho là: x 550.000 + x 4.300.000 + x 4.000.000 + x 3.100.000 + x 5.340.000 + 500.000 = 31.240.000 15 Từ kết tổng chí phí phát sinh ta nhận so với doanh thu công ty thu lại q, chi phí mà nhóm sinh viên tính tốn hồn tồn hợp lý cơng ty áp dụng được, phù hợp với nguyên nhân thực tiễn mà nhóm sinh viên thu hoạch tình hình thực tiễn cơng ty Có kết nguyên nhân nhóm sinh viên nghiên cứu thực tốt việc áp dụng tốt chế kiểm sốt quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen., tránh thất thoát tiền mặt lớn hành vi gian lận nhân viên thu ngân – lễ tân mang lại Qua ta thấy chế kiểm sốt đưa hồn tồn hợp lý, số tiền chi phí bỏ 31.240.000 (đồng), chênh lệch chi phí doanh thu mà cơng ty thu lại lại lớn hoàn toàn hợp lý 16 KẾT LUẬN Kiểm soát bán hàng quy trình quan trọng hoạt động tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp Hoạt động thu ngân – lễ tân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen minh chứng cho vấn đề gian lận tiền mặt nguồn thu doanh nghiệp Qua tìm hiểu tình hình thực tế hệ thống kiểm sốt quy trình bán hàng, phát gian lận phận thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen, nhóm sinh viên thực nhận mặt cơng ty kiểm sốt tốt, mặt cịn yếu cần hồn thiện như: hoàn thiện chất lượng đạo đức nhân viên, hoàn thiện chu trình giám sát thu tiền, hồn thiện sách bán hàng, hồn thiện mơi trường kiểm sốt thiết lập hệ thống nhân viên quản lý điều hành golf Cần có hoạt động “ban kiểm sốt” nội mơ hình “tổ chức máy cơng ty” với loại hình cơng ty cổ phần – quan thiếu quy định loại hình doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp 2014 quy định, phối hợp phòng ban lỏng lẻo chưa thực ăn nhập với nhau, ngồi cơng ty cần phải quy định rõ nghiêm quy định quy tắc thưởng phạt cần thể theo quy định đề Cần có quan tâm Ban lãnh đạo công ty thường xuyên theo dõi giám sát hàng ngày phòng ban, đặc biệt phận lễ tân – thu ngân, cần tách rõ nhiệm vụ phận lễ tân kiêm thu ngân để giảm thiểu rủi ro gian lận Qua đây, thấy tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội quy trình bán hàng phịng ngừa gian lận phận thu ngân giúp công ty ngăn ngừa gian lận, bảo vệ tốt tài sản Một hệ thống kiểm soát nội vững mang đến cho công ty tính an tồn cao mặt, xây dựng rủi ro để tạo phương pháp thủ tục kiểm sốt phịng tránh rủi ro phận thu ngân Kinh doanh dịch vụ golf ngành nghề bị đánh thuế tiêu thụ đặc biệt cao, mang lại lợi ích kinh tế cho nước nhà có nguồn thu góp vào ngân sách nhà nước khơng nhỏ, loại hình thể thao lành mạnh, đối tượng khách hàng chủ yếu nhà đầu tư lớn, tập đồn hộ gia đình giàu có, doanh nhân thành đạt Việc xây dựng hệ thống kiểm sốt nội nói chung vững hoạt động nhịp nhàng hiệu khép kín, hệ thống kiểm sốt nội quy trình bán hàng thu tiền nói riêng kiểm soát chặt chẽ từ đầu tránh tình trạng thất tài sản cho doanh nghiệp, tạo uy tín với cổ đơng thị trường 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Th.s Nguyễn Thị Phương Lan – Bài giảng mơn học Kiểm sốt trường ĐH Kinh tế Quốc dân [2] Tài liệu phịng Tài kế tốn phịng Kinh doanh tổng hợp – cơng ty cổ phần công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen [3] Tài liệu tạp chí, sách báo, Internet… 18 BẢNG ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN NHÓM Bảng phân cơng cơng việc nhóm Thành viên: _Giới thiệu khái quát doanh nghiệp bạn tìm hiểu: tên + năm thành lập + vẽ sơ đồ cấu tổ chức doanh nghiệp + mô tả cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phòng ban Quy trình bán hàng cơng ty -> bạn Ngọc Mai làm _ Xác định rủi ro xảy mà DN trình hoạt động nhìn cty bước nào, bước trình gặp nhiều rủi ro vẽ quy trình gặp nhiều rủi ro nhất, nội dung bước quy trình, với bước rủi ro rủi ro thường gặp -> Thu Hiền Nguyễn Đào Ngọc Thanh làm _ Với rủi ro xác định bạn mô tả hoạt động kiểm soát mà DN cần thực thi để giải rủi ro đưa biện pháp giảm thiểu rủi ro tương ứng để nhằm giảm thiểu rủi ro -> Nguyễn Thu Lam Hồng Cơng Hậu làm _ Với hoạt động kiểm soát xác định nêu biện pháp nhằm kiểm soát rủi ro với biện pháp tính chi phí: chi phí bỏ lợi ích thu lại biện pháp đưa hợp lý chưa? biện pháp đưa có hợp lý hay khơng? Mộtsớmmai Bình n, Đào Ngọc Thanh Minh Anh làm - Slide bạn Ngọc Mai Quỳnh Anh làm 2: Nhóm trưởng: Phân cơng cơng việc thành viên cho phù hợp, đôn đốc làm tổng hợp Bổ sung hầu hết thông tin số liệu Ghi chép bổ sung thảo luận lớp thông tin vào làm cuối In ấn chỉnh sửa tồn thơng tin viết Bảng đánh giá kết nhận xét nhóm trưởng Tên thành viên nhóm Kết thái độ làm việc Nguyễn Thị Ngọc Rất tích cực Mai Nguyễn Thị Thu Bình thường Hiền Nguyễn Thu Lam Bình thường Hồng Cơng Hậu Trần Quỳnh Anh Bình thường Phạm Minh Anh Phạm Thị Bích Yếu Phượng Đánh giá Bài làm đầy đủ thông tin, số liệu Bài làm sơ sài Bài làm sơ sài, bạn Lam kêu ca phàn nàn nhiều Có thái độ làm Chưa chủ động tham gia nhóm, chưa chủ động làm với thành viên phân công làm 19 ... ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen, quy trình bán hàng phận thu ngân công ty 1.1 Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen Công ty Cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen đơn vị kinh... Sen, quy trình bán hàng phận thu ngân công ty 1.1 Giới thiệu công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 1.2 Giới thiệu quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen ... thiệu phận thu ngân công ty Chương II – Rủi ro quy trình thu ngân công ty cổ phần dịch vụ thương mại Đảo Sen 11 2.1 Rủi ro quy trình thu ngân cơng ty cổ phần dịch vụ thương mại