Trung tâm thông tin – thư viện trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 1.1. Sơ lược vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Cơ sở vật chất 5 1.2. Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.2.2. Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 7 1.2.3. Trụ sở trang thiết bị 9 1.2.4. Nguồn lực thông tin 10 1.2.5. Phục vụ bạn đọc 11 1.2.6. Người dùng tin 14 1.2.7. Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện. 15 1.3. Xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15 1.4. Nội dung thực tập 16 1.4.1. Nội dung và quy chế làm việc của cơ quan Thư viện 16 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 23 2.1. Quy trình xử lý hình thức tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23 2.1.1. Đăng ký tài liệu 23 2.1.2. Đóng dấu thư viện 26 2.1.3. Dán nhãnthư viện 26 2.1.4. Biên mục mô tả: 27 2.2. Quy trình xử lý nội dung của tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31 2.2.1. Định từ khóa tài liệu 31 2.2.2. Tóm tắt tài liệu 31 2.2.3. Phân loại tài liệu: 32 2.3. Nhận xét về hoạt động xử lý tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35 2.3.1. Ưu điểm 35 2.3.2. Hạn chế 35 Chương 3. GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 36 3.1. Nhận xét 36 3.1.1. Ưu điểm 36 3.1.2. Hạn chế 37 3.2. Kiến nghị 38 3.2.1. Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu 38 3.2.2. Nâng cao trình độ cho cán bộ thông tin thư viện 38 3.2.3. Đào tạo bạn đọc 39 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý nghiệp vụ sách 40 3.2.5. Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thư viện 40 KẾT LUẬN 42 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44 PHỤ LỤC 45

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo, Th.S LêNgọc Diệp, Phó khoa Văn hóa - Thông tin & Xã hội và thầy giáo, Th.S PhạmQuang Quyền, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Thư viện, đã tận tình hướngdẫn, chỉ bảo, giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành tốt

kỳ thực tập

Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn các thầy, cô trong Khoa Văn hóaThông Tin & Xã Hội – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, những người đã trựctiếp giảng dạy, truyền đạt kiến thức và hướng dẫn, tạo mọi điều kiện tốt trongsuốt quá trình học tập cũng như thực tập của em

Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn các cán bộ, thầy cô giáo tạiTrung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chia sẻ nhiềukinh nghiệm quý báu giúp em hoàn thành tốt công việc được giao trong thờigian em thực tập tại cơ quan

Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng với lượng kiến thức còn hạn chế, vìvậy bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong nhậnđược những ý kiến đóng góp để bài báo cáo thực tập hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 03 năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Duy Sơn

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3

1.1 Sơ lược vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3

1.1.1 Lịch sử hình thành 3

1.1.2 Cơ sở vật chất 5

1.2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.2.2 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức 7

1.2.3 Trụ sở trang thiết bị 9

1.2.4 Nguồn lực thông tin 10

1.2.5 Phục vụ bạn đọc 11

1.2.6 Người dùng tin 14

1.2.7 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện 15

1.3 Xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15

1.4 Nội dung thực tập 16

1.4.1 Nội dung và quy chế làm việc của cơ quan Thư viện 16

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 23

2.1 Quy trình xử lý hình thức tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 23

2.1.1 Đăng ký tài liệu 23

2.1.2 Đóng dấu thư viện 26

2.1.3 Dán nhãnthư viện 26

2.1.4 Biên mục mô tả: 27

2.2 Quy trình xử lý nội dung của tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin –

Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 31

2.2.1 Định từ khóa tài liệu 31

2.2.2 Tóm tắt tài liệu 31

2.2.3 Phân loại tài liệu: 32

2.3 Nhận xét về hoạt động xử lý tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 35

2.3.1 Ưu điểm 35

2.3.2 Hạn chế 35

Chương 3 GIẢI PHÁP ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 36

3.1 Nhận xét 36

3.1.1 Ưu điểm 36

3.1.2 Hạn chế 37

3.2 Kiến nghị 38

3.2.1 Kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu 38

3.2.2 Nâng cao trình độ cho cán bộ thông tin thư viện 38

3.2.3 Đào tạo bạn đọc 39

3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động xử lý nghiệp vụ sách 40

3.2.5 Phát triển các sản phẩm và dịch vụ thư viện 40

KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

PHỤ LỤC 45

LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công nghệ thông tin, từng phút từng giờ trôi qua

số lượng thông tin ngày càng đa dạng và phong phú Thông tin đóng một vai tròquan trọng trong sự phát triển của loài người.Việt Nam đang xây dựng và phát

triển đất nước theo hướng “Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa”, trong bối cảnh cả

thế giới đang bước vào kinh tế tri thức Tri thức và thông tin đóng vai trò cực kỳquan trọng Sách báo và thư viện là một trong những kênh cung cấp thông tin vàtri thức được Đảng và Nhà nước đánh giá cao Từ nhận thức đó, trong nhữngnăm qua việc đầu tư để phát triển sự nghiệp thư viện nói chung, đặc biệt là đốivới hệ thống thư viện công cộng được Nhà nước hết sức quan tâm

Khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin đang phát triển một cách mạnh

mẽ đã làm thay đổi rõ nét các phương thức hoạt động của cơ quan Thông tin –Thư viện Các Trung tâm Thông tin - Thư viện không chỉ đơn thuần là nơi lưutrữ sách mà còn là nơi cung cấp và phổ biến tri thức thông tin Thư viện là nơiphục vụ rộng rãi các đối tượng, bám sát nhu cầu thông tin, học tập, công tác vàgiải trí của mọi tầng lớp nhân dân trong từng giai đoạn phát triển chính trị, kinh

tế, văn hoá xã hội của đất nước

Sự phát triển mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng phục vụ của các thưviện đang trên đường phát triển theo hướng hiện đại Dần trở thành những thưviện số hóa, liên kết các thư viện hiện đại tạo thành chuỗi thư viện nhằm đápứng nhu cầu của con người về chia sẻ và trao đổi thông tin giữa các thư việntoàn cầu Các thư viện đang áp dụng các mô hình đào tạo cũng như quản lý thưviện tiên tiến, đổi mới các trang thiết bị truyền thống sang hiện đại để ứng dụngtrong công việc của ngành, đây chính là xu hướng chung của các thư viện hiệnnay

Để nắm bắt, theo sát được xu hướng này, là một sinh viên chuyên ngànhKhoa học Thư viện, được sự đồng ý của các thầy cô, là lãnh đạo Khoa Văn hóa -Thông tin và Xã hội và Trung tâm Thông tin - Thư viện, nhằm đáp ứng yêu cầu

và nội dung quá trình học tập, em được thực tập tại Trung tâm Thông tin - Thưviện trường Đại học Nội vụ Hà Nội từ ngày 10 tháng 1 đến 10 tháng 3 năm

Chương trình thực tập tại Trung tâm Thông tin – Thư viện của nhà trường

là một giai đoạn quan trọng trong suốt quá trình đào tạo, học tập Đây hoạt độngquan sát, học hỏi, thực hành góp phần đáng kể trong việc củng cố kiến thức,giúp kết nối giữa lý thuyết với các công việc nghiệp vụ thực tế của Thư viện.Quan trọng hơn với chương trình thực tập đó là tạo điều kiện khởi đầu cho emhình dung gần hơn cũng như làm quen với những nghiệp vụ thực tế của Thưviện, thực tập là cơ hội để em có thể vận dụng, ứng dụng được những kiến thứctrong quá trình học tập vào một số quá trình xử lý nghiệp vụ trong cả hai mặttruyền thống và hiện đại của Trung tâm Thông tin - Thư viện Chương trình thựctập còn mang lại ý nghĩa hết sức to lớn, giúp em không chỉ trong thực hiện cáccông đoạn xử lý nghiệp vụ thư viện mà còn định hướng cho em có phong tháicủa nhân viên thư viện, cách ứng xử, văn hóa giao tiếp, làm việc trong một cơquan Từ đó, đã tạo nên cho em con đường đi và tiếp thu thêm nhiều kiến thức,kinh nghiệm để sinh viên như em càng yêu ngành nghề của mình

Ngoài lời cảm ơn, lời nói đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu thamkhảo, cơ cấu báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:

 Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

 Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

 Chương 3: Giải pháp nâng cao hiểu quả công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN TRƯỜNG

ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 1.1 Sơ lược vài nét về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.1 Lịch sử hình thành

Tiền thân của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là Trường Trung cấpVăn thư Lưu trữ (thành lập theo quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971,của Bộ trưởng phủ Thủ tướng); với nhiệm vụ chủ yếu đào tạo cán bộ vănthư lưu trữ, đến nay sau hơn 42 năm xây dựng, trường đã mở thêm nhiềuchuyên ngành đào tạo nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội

Tuy mới được ra quyết định trở thành Trường Đại học trong thờigian chưa dài (tháng 11 năm 2011), nhưng nhà Trường đã và đang từngbước hoàn thiện để trở thành trường đại học tiên tiến, đa ngành, xứngđáng với tầm vóc là Trường Đại học hàng đầu trong việc nghiên cứu, đàotạo cán bộ hành chính, công chức của cả nước

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được thành lập theo Quyết định số 2016/QĐ-TT ngày 14/11/2011 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở nâng cấp từTrường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội và là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệthống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ

Trường không chỉ thực hiện chức năng, nhiệm vụ của một trường đại họccông lập mà còn “Phục vụ chức năng quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ” Hiệnnay, Trường đang tổ chức đào tạo các ngành nghề với các trình độ như sau:

Các ngành đào tạo trình độ đại học, sau đại học gồm: Quản trị nhân lực;quản trị văn phòng; lưu trữ học; quản lý văn hóa; khoa học thư viện; quản lý nhànước

Các ngành đào tạo trình độ cao đẳng gồm: quản trị nhân lực; hành chínhvăn thư; lưu trữ học; quản trị văn phòng; thông tin thư viện; thư ký văn phòng;quản lý văn hóa; văn thư - lưu trữ; tin học; hành chính học; dịch vụ pháp lý

Các ngành đào tạo trung cấp chuyên nghiệp và đào tạo nghề gồm: Lưutrữ; thư ký văn phòng; hành chính văn thư; hành chính văn phòng; thông tin thưviện; tin học văn phòng; hành chính; quản trị doanh nghiệp vừa và nhỏ

Tính đến tháng 05/2015, Trường đã đào tạo được 52.370 học sinh, sinhviên các bậc, loại hình đào tạo, trong đó có 71 lưu học sinh, thực tập sinh nướcCộng hòa dân chủ nhân dân Lào Hầu hết sinh viên, học sinh của Trường sau khitốt nghiệp đều đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp và không ngừng trưởng thành.

Hiện nay, đội ngũ cán bộ, giảng viên, nhân viên của Trường là 358 người,trong đó có 303 giảng viên, gồm 03 giáo sư, phó giáo sư, 26 giảng viên có học

vị tiến sĩ, 164 giảng viên có học vị thạc sĩ, còn lại là trình độ đại học Đội ngũnày hiện đang được bố trí tại 03 cơ sở đào tạo của Trường là trụ sở chính tạiphường Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội, Cơ sở miền Trung tại Quảng Nam và Vănphòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh

Với đội ngũ cán bộ, giảng viên và cơ sở vật chất được Bộ Nội vụ quantâm đầu tư, Trường đang tổ chức đào tạo 06 ngành học bậc đại học với 4.425sinh viên hệ chính quy và 1.482 sinh viên hệ vừa làm, vừa học; bậc cao đẳng có1.974 sinh viên hệ chính quy và 506 sinh viên hệ vừa làm, vừa học; bậc trungcấp có 287 sinh viên Bên cạnh đó, nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, Trường cònđược Tổng cục Dạy nghề giao chỉ tiêu đào tạo 153 sinh viên bậc cao đẳng nghề

Dưới đây là sơ đồ tổ chức của Nhà trường:

1.1.2 Cơ sở vật chất

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gồm có 07 dãy nhà, trong đó: nhà A làdãy là hiệu bộ 7 tầng (tầng thứ 6 và 7 vẫn là các phòng học cho sinh viên), nhà

B và nhà C có 7 tầng, nhà D có 5 tầng, nhà E có 6 tầng, nhà G có 4 tầng và nhà

H có 5 tầng, đều là các dãy nhà phục vụ việc học tập cho sinh viên

Trường có đầy đủ các máy tính phục vụ cho mục đích, nhu cầu học tậpcủa sinh viên

Trung tâm Thông tin - Thư viện trong nhà trường có hàng ngàn đầu sáchphục vụ cho việc học tập của sinh viên và giảng dạy của giảng viên liên tục từ7h30 đến 11h30 sáng, từ 13h30 đến 17h30 chiều và trực thêm đến 20h các ngàytrong tuần (trừ chiều thứ 6) Các phòng đọc có đày đủ trang thiết bị phục vụ chosinh viên

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có 02 ký túc xá phục vụ cho sinh hoạt củasinh viên Các phòng trong ký túc khép kín với đầy đủ tiện nghi, sạch sẽ, thoángmát

1.2 Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Chức năng

Trung tâm Thông tin – Thư viện là đơn vị độc lập trực thuộc Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, có chức năng phục vụ hoạt động giảng dạy, học tập, nghiêncứu, đào tạo và quản lý của cán bộ, giảng viên, sinh viên nhà trường thông qua

tổ chức khai thác sử dụng các loại hình tài liệu

Bổ sung, phát triển nguồn lực thông tin trong và ngoài nước đáp ứng nhucầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Nhàtrường; thu nhận các tài liệu do nhà trường xuất bản, các công trình nghiên cứukhoa học đã được nghiệm thu, tài liệu hội thảo, khóa luận, luận văn thạc sĩ, luận

án tiến sĩ của cán bộ giảng viên, sinh viên, học viên, chương trình đào tạo, tậpbài giảng và các dạng tài liệu khác của nhà trường, các ấn phẩm tài trợ, biếutặng, tài liệu trao đổi giữa các thư viện

Tổ chức các hoạt động thông tin thư mục, giới thiệu kho tài liệu thư viện

và các hoạt động thông tin tư liệu khác tạo điều kiện cho người dùng tin khaithác và sử dụng hiệu quả các nguồn tin

Tổ chức các khóa học đầu năm hướng dẫn sinh viên sử dụng thư viện;thực hiện công tác hướng dẫn thực hành nghiệp vụ cho sinh viên chuyên ngànhthư viện, phục vụ cán bộ, giảng viên, sinh viên; hướng dẫn bạn đọc mượn giáotrình, sách báo, tài liệu tham khảo khác

Quản lý, sử dụng hiệu quả các tài sản được giao bao gồm toàn bộ cáctrang thiết bị, sách báo và các tài liệu tham khảo khác; kiểm kê định kỳ vốn tài

liệu, tài sản của thư viện theo quy định hiện hành.

Thực hiện các hoạt động nghiệp vụ: kiểm tra, phân loại, biên mục tài liệu,làm thư mục… theo đúng các quy định về công tác thông tin, thư viện Xâydựng hệ thống tra cứu, tìm và truy cập thông tin

Tổ chức các hoạt động, dịch vụ có thu phù hợp với chức năng, nhiệm vụđược giao và phù hợp với quy định của pháp luật

Thực hiện báo cáo định kỳ tháng, quý, 6 tháng, năm và báo cáo đột xuất

về tình hình hoạt động của Trung tâm với Hiệu trưởng

Ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến và công nghệ thôngtin và công tác thư viện; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộthư viện để phát triển nguồn nhân lực có chất lượng nhằm nâng cao hiệu quảcông tác, thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

Tiếp nhận tài trợ, giúp đỡ của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước.

Tham gia các hội nghề nghiệp trong nước và Quốc tế về thư viện

Xuất, nhập, lưu trữ, bảo quản giáo trình của trường theo yêu cầu của cấptrên, lưu trữ các tài liệu theo quy đinh của Chính phủ

1.2.2 Đội ngũ cán bộ và cơ cấu tổ chức

1 Ths Phạm Quang Quyền: Giám đốc Trung tâm Thông tin – Thư viện;

là người đại diện của Trung tân Thông tin – Thư viện trường Đại học Nội vụ HàNội, điều hành hoạt động hàng ngày của thư viện

2 Ths Nguyễn Thị Hồng Nhung, chức danh: Giảng viên – Phụ tráchphòng Xử lý nghiệp vụ và phòng đọc

3 ThS.Luyện Thị Trang, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòngBáo- Tạp chí và tài liệu nội sinh

4 CN Vũ Hải Âu, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòng Xử lýnghiệp vụ

5 CN Lê Quang Huy, chức danh: Thư viện viên – Phụ trách phòng Máy

và phòng dịch vụ

6 CN Phạm Thị Luân: Phụ trách dọn dẹp, vệ sinh tại Trung tâm

7 CN.Chu Thị Hằng: Phòng đọc

3. Ths Ngô T.Thu Huyền Giảng viên H402

Phòng báo, tạp chí, luận văn và tài liệu nội sinh

Phòng tin học

Phòng dịch vụ

1.2.3 Trụ sở trang thiết bị

Trụ sở của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đai học Nội vụ HàNội được đưa vào sử dụng từ tháng 12/2008; có không gian khép kín, biệt lập vàyên tĩnh Các phòng đọc, kho sách với bàn quầy, giá sách, bàn ghế mới; cổng từ,

hệ thống đèn quạt hợp lý, có điều hòa không khí, … phục vụ cho người dùng tin

có không gian tốt để nghiên cứu, học tập; đạt tiêu chuẩn của một Thư việnTrường Đại học, cao đẳng; có thể cùng lúc phục vụ từ 500 đến 700 người

Trụ sở của Trung tâm tọa lạc tại nhà H với 5 tầng, tổng diện tích sử dụng2000m2, đạt tiêu chuẩn của một thư viện trường đại học, cao đẳng, có thể cùnglúc phục vụ từ 500 – 700 người đọc Với các phòng chức năng được phân bốnhư sau:

- Tầng 2: Phòng Giám đốc; Phòng xử lý nghiệp vụ; Kho sách giáo trình

- Tầng 3: Phòng đọc báo – tạp chí – tài liệu nội sinh, phòng máy – tin học,phòng đọc cán bộ, phòng mượn

- Tầng 4: Kho sách tham khảo, phòng dịch vụ, phòng đọc

Các trang thiết bị hỗ trợ quản lý và khai thác Trung tâm Thông tin – Thưviện:

- Tủ đựng đồ cá nhân của sinh viên: 05 tủ lớn;

- Tủ trưng bày tài liệu:02 chiếc;

- Số lượng chỗ ngồi dành cho bạn đọc: 218

Bên cạnh đó, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng phần mềmWINISIS để quản lý vốn tài liệu, phục vụ tra cứu; mạng LAN kết nối Internettheo đường Leaseline Trung tâm có hệ thống an ninh thư viện là sử dụng cổng

từ 3M-3501 đặt trước lối ra/vào Trung tâm ở tầng 2

Cơ sở vật chất của Trung tâm tương đối hiện đại và phần nào đáp ứng yêucầu đào tạo nguồn nhân lực của Trường trong tình hình mới Tuy nhiên hoạt củaTrung tâm còn đơn sơ, do đó cần có sự đầu tư kinh phí mở rộng hoạt động củaTrung tâm, mở ra nhiều dịch vụ tiện ích cho người dùng tin.

Trước đây, Trung tâm sử dụng phần mềm BSC - EMIS Library Sau mộtthời gian triển khai xây dựng và sử dụng, phần mềm hoạt động hiệu quả ởmodule tra cứu, còn các module vẫn thiếu ổn định và lỗi

Trong thời gian tháng 6 năm 2008, Trung tâm đã triển khai tạo cấu trúc

cá CSDL thư mục đẻ quản lý các tài liệu hiện có của Trung tâm trên phần mềmCDS/ISIS for Windows do Unesco cung cấp

Từ năm 2009, Trung tâm đã bắt đầu sử dụng phần mềm ISIS FOR DOStrong hoạt động nghiệp vụ thư viện

Đến năm 2013, Trung tâm Thông tin – Thư viện sử dụng phần mềmKOHA và Dspace

1.2.4 Nguồn lực thông tin

Vốn tài liệu là điều kiện đầu tiên để thành lập thư viện và là bộ phận cấuthành của thư viện Điều 9 Pháp lệnh Thư viện Việt Nam năm 2000 quy định: “Thư viện được thành lập khi có những điều kiện sau:

1 Vốn tài liệu thư viện

2 Trụ sở, trang thiết bị chuyên dùng

3 Người có chuyên môn, nghiệp vụ thư viện

4 Kinh phí đảm bảo cho thư viện hoạt động ổn định và phát triển.”

“Vốn tài liệu là những tài liệu được sưu tầm, tập hợp theo nhiều chủ đềnội dung nhất định, được xử lý theo quy tắc, quy trình khoa học của nghiệp vụthư viện để tổ chức phục vụ người đọc đạt hiệu quả cao và được bảo quản” (mục

3, điều 2, trang 8, Pháp lệnh thư viện Việt Nam năm 2000)

Nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện gồm: Nguồn lựcthông tin truyền thống (sách, báo, tạp chí,…), nguồn lực thông tin điện tử(CSDL, CD ROM)

Bảng thống kê nguồn lực thông tin tại Trung tâm Thông tin – Thư việnTrường Đại học Nội vụ Hà Nội tính đến ngày 01 tháng 03 năm 2017:

Stt Loại tài liệu Số tên tài liệu Tổng số Ghi

chú

4 Luận văn, luận án Trên 200 tên Trên 200 cuốn

5 Báo cáo tốt nghiệp Trên 966 tên Trên 966 cuốn

6 Khóa luận tốt nghiệp Trên 140 tên Trên 140 cuốn

7 Đề tài nghiên cứu khoa học Trên 90 tên Trên 90 cuốn

8 Tập bài giảng Trên 14 tên Trên 25 cuốn

10 Kỷ yếu khoa học Trên 34 tên Trên 56 cuốn

11 Tài liệu bồi dưỡng Trên 27 tên Trên 27 cuốn

12 Đĩa CD ROM (Tài liệu nội

sinh)

75 đĩa CD ROM

14 CSDL toàn văn Dspace Hơn 1400 tài liệu

Loại hình tài liệu: 98% tài liệu của Trung tâm Thông tin Thư viện là tàiliệu truyền thống bằng giấy Tài liệu điện tử như: CD ROM, VCD rất ít, chủ yếu

là đi kèm theo sách được bổ sung

Về ngôn ngữ:

Tài liệu ngôn ngữ tiếng Việt là chủ yếu, tài liệu ngoại văn rất ít chỉ có 757quyển sách tham khảo ngoại văn

Bên cạnh đó có một số sách học tiếng Anh và tài liệu tiếng Pháp

Nguồn lực thông tin là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu họctập, giảng dạy và nghiên cứu

1.2.5 Phục vụ bạn đọc

Phục vụ cho thuê và bán tài liệu giáo trình do Phòng Bổ sung và xử lý

nghiệp vụ chịu trách nhiệm, Phòng được bố trí cạnh kho giáo trình nên nhiệm vụchính là cho các lớp thuê, mượn giáo trình Phương thức cho mượn là các lớp cóyêu cầu mượn giáo trình thì lên danh sách cho người đại diện lớp đó; lệ phímượn 7.000đ/1 quyển/1 học kỳ

Ngoài hình thức thuê giáo trình, Trung tâm còn phục vụ người dùng tin

dưới hình thức đọc tại chỗ nhưng số lượng cuốn còn hạn chế Bên cạnh hai hìnhthức trên Trung tâm còn sử dụng hình thức bán giáo trình chuyên ngành chosinh viên.

Phục vụ đọc Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh tại chỗ Để tạo điều kiện

cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu một cách dễ dàng, cán bộ thư viện củaPhòng Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh đã xây dựng mục lục thông báo sáchmới và đưa vào sử dụng từ tháng 6 năm 2012 Việc xây dựng mục lục thông báosách mới đã đem lại hiệu quả cao, đáp ứng được nhu cầu tìm tin của người dùngtin, rút ngắn được thời gian tra cứu

Phòng phục vụ theo hình thức bán mở: Báo – Tạp chí được phục vụ dướidạng mở Tài liệu sau khi được xử lý qua công tác phân loại, vào sổ đăng ký,đóng dấu, được đưa lên các ô tủ để phục vụ bạn đọc Các ô tủ được bố trí gầncác dãy bàn của bạn đọc tạo thuận lợi cho bạn đọc khi lấy báo, tạp chí Ngườidùng tin sau khi xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện, nếu có nhu cầu đọc báo, tạpchí sẽ lựa chọn theo yêu cầu của mình

Tài liệu nội sinh được phục vụ dưới dạng đóng Người dùng tin có yêucầu sử dụng tại liệu dạng này khi xuất trình thẻ cho cán bộ thư viện sẽ được cán

bộ thư viện phát phiếu yêu cầu, người dùng tin có trách nhiệm ghi đầy đủ thôngtin vào phiếu yêu cầu (tên, lớp, báo cáo tốt nghiệp về chuyên đề,…)

Phục vụ đọc sách tham khảo và ngoại văn tại chỗ Phục vụ tại phòng đọc

tài liệu tại chỗ ở tầng 4 nhà H Phục vụ chủ yếu là sách tham khảo và ngoại văn

Phương thức phục vụ: Kho đóng

Quy trình phục vụ kho đóng: 6 bước:

Ghi phiếu yêu cầu (lấy tại quầy tầng 2 hoặc tại phòng đọc);

Trình thẻ sinh viên/chứng minh thư và phiếu yêu cầu cho cán bộ;

Kiểm tra tài liệu đã nhận được từ cán bộ;

Ghi sổ phòng đọc;

Sử dụng đọc tại chỗ;

Trả lại tài liệu cho cán bộ trước khi nhận thẻ đi về

Phục vụ truy cập thông tin qua mạng Internet Hình thức phục vụ này

được thực hiện tại Phòng Máy – Tin học, phòng Máy được bố trí tại tầng 3 củaTrung tâm với diện tích 56m2, có 39 máy tính nối mạng Nhưng hiện này phòngvẫn chưa đưa vào phục vụ đông đảo sinh viên trong trường mà chỉ dừng lại ởviệc cho các lớp thuộc chuyên ngành thông tin – thư viện mượn cơ sở vật chất

để giảng dạy

Qua quá trình nghiên cứu thực trạng và điều kiện của Trung tâm Thôngtin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì hiện tại Trung tâm Thông tinThư viện cũng đang tiến hành số hóa tài liệu để xây dựng thư viện số, giúp bạnđọc có thể tìm kiếm thông tin tài liệu một cách nhanh chóng mọi lúc mọi nớitrên môi trường mạng mà không cần trực tiếp đến thư viện

Bảng thống kê số lượng bạn đọc giai đoạn 2010-2016

Đối tượng người dùng tin của Trung tâm gồm: Các cán bộ lãnh đạo, quản

lý, giảng viên, giáo viên, cán bộ nhân viên và sinh viên đang học tập tại Trường

* Các cán bộ lãnh đạo, quản lý

Là nhóm người dùng tin đặc biệt của Trung tâm bao gồm các cán bộ làm

công tác quản lý tại các bộ phận: Ban Giám hiệu; Trưởng, phó các Phòng, Khoa,Ban , Tổ bộ môn; Giám đốc, phó giám đốc các Trung tâm Nhu cầu thông tinchính của họ là những thông tin bao quát trên nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xãhội,… những vấn đề liên quan đến chiến lược phát triển giáo dục chung của cáctrường đại học Họ chiếm tỷ lệ không nhiều Trong đó họ đặc biệt quan tâm đếnnhững thông tin về lĩnh vực khoa học mà Nhà trường đã, đang và sẽ đào tạo Họ

là những người có trình độ chuyên môn, có khối lượng công việc lớn nên thờigian dành cho việc tìm tin ít, vì thế thông tin phục vụ cho nhóm này là nhữngthông tin chuyên đề, tổng luận, tổng quan

* Giảng viên và chuyên viên

Nhóm người dùng tin này bao gồm: các chuyên viên ở các phòng ban,các giảng viên trong Nhà trường Mục đích chủ yếu của họ là tìm những tài liệuliên quan tới môn học mà mình giảng dạy, nghiên cứu nhằm nâng cao chấtlượng giảng dạy đồng thời nghiên cứu thông tin tài liệu để nghiên cứu, xây dựngcác đề tài khoa học Mặt khác, nhóm người dùng tin này không chỉ sử dụngthông tin mà còn cung cấp thông tin qua những kết quả nghiên cứu đã đạt đượctrong quá trình sử dụng thông tin Cụ thể đó là những bài giảng, giáo trình, luậnvăn, luận án, những sáng kiến cải tiến phương pháp giảng dạy và học tập, nhữngkết quả công trình nghiên cứu khoa học… Chính vì thế tài liệu mà họ tìm kiếm

đó chính là tài liệu nội sinh, các tài liệu tham khảo về chuyên ngành cùng cáclĩnh vực khác hỗ trợ cho việc giảng dạy Nhờ đó tạo điều kiện cho cán bộ Trungtâm tiến hành lựa chọn, bổ sung tài liệu một cách hợp lý

* Học sinh, sinh viên

Đây chính là nhóm người dùng tin thường xuyên đến với Trung tâmchiếm tỷ lệ trong tổng số người dùng tin tại Trung tâm Thông tin Thư viện Nhucầu tin của họ rất phong phú về nội dung, đa dạng về loại hình tài liệu Họ đếnthư viện để tìm tài liệu liên quan đến các môn học chuyên ngành cũng như tàiliệu tham khảo nâng cao hiểu biết về chuyên ngành mà mình đang học tập Bêncạnh đó, sinh viên cũng tới thư viện để tìm kiếm thông tin thông qua truy cậpmạng Internet, tra cứu thông tin mới, đồng thời tìm những tài liệu những tài liệu

giải trí sau những buổi học căng thẳng.

Hình thức phục vụ cho nhòm này chủ yếu là những thông tin phổ biến vềnhững tri thức cơ bản dưới dạng các loại hình tài liệu như: sách giáo trình, báocáo thực tập, báo tạp chí và các loại hình tài liệu khác

1.2.7 Các sản phẩm và dịch vụ thông tin tại Thư viện.

Sản phẩm thư viện: Mục lục chữ cái; thư mục thông báo sách mới; mụclục tra cứu trực tuyến OPAC; thư mục chuyên đề; bộ sưu tập các tài liệu số hóatoàn văn trên phần mềm Dspace

Dịch vụ thư viện: Dịch vụ cung cấp tài liệu đọc tại chỗ; mượn về nhà;cung cấp thông tin theo yêu cầu; hỗ trợ tra cứu tìm kiếm thông tin; dịch vụ tracứu thông tin thư mục; tra cứu tài liệu toàn văn; dịch vụ upload dữ liệu theo môhình mạng ngang hàng

Sản phẩm và dịch vụ thông tin Thư viện đóng vai trò quan trọng – là nhân

tố quyết định trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của cơ quan Thông tin Thư viện,

là xu hướng tăng có tính lâu bền Phát triển dịch vụ Thông tin Thư viện nhằmmục đích tổ chức và sử dụng một cách thích hợp nguồn lực thông tin để kíchthích đổi mới, góp phần thúc đẩy nhanh việc phát triển kinh tế xã hội

1.3 Xử lý nghiệp vụ tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đối với sách, tài liệu nội sinh (luận án, luận văn, đề tài khoa học, báo cáothực tập, kỷ yếu hội nghị):

Đăng ký: Đăng ký tổng quát (Tài liệu nội sinh không có), đăng ký cá biệt.Đóng dấu;

Dán nhãn;

Dán chỉ từ (Đối với sách phòng đọc)

Biên mục hình thức: Trên phần mềm Koha

Biên mục nội dung: Phân loại, định từ khóa, tóm tắt (Trên phần mềmKoha)

Tổ chức kho và phục vụ bạn đọc: Kho phòng đọc, kho phòng mượn, khobáo tạp chí tài liệu nội sinh

Đối với báo, tạp chí:

sự hướng dẫn của cán bộ thư viện – Th.S, cô Luyện Thị Trang, em đã tham giavào các khâu trong công tác nghiệp vụ của thư viện:

 Nhận và đăng ký tài liệu

 Đóng dấu, dán nhãn, xếp giá

 Biên mục xử lý tài liệu

 Kiểm kê tài liệu trong kho

Photo, Scan tài liệu, luận án, báo, tạp chí…

Đây là một hoạt động hay nói cách khác là một dịch vụ khá mới củaTrung tâm Thông tin – Thư viện Với khả năng và trình độ kiến thức của emmới chỉ được tiếp cận, được học các môn chuyên ngành, chưa được đào tạo vềmáy móc và các phương tiện, trang thiết bị của Thư viện, nhưng với sự hướngdẫn, chỉ bảo và giúp đỡ tận tình, thầy Lê Quang Huy_cán bộ, thư viện viên củaTrung tâm đã tạo điều kiện cho em có thể làm quen và sử dụng một số tínhnăng, chức năng của máy photocopy: đó là chức năng Scan tài liệu

Hướng dẫn Scan tài liệu

Quy trình các bước thực hiện như sau:

Nhìn trên màn hình máy photo chọn chế độ scanner

Tiếp đến chọn Scan settings.

Màn hình sẽ hiện thị các chức năng cho chúng ta lựa chọn

Thứ nhất là tính năng Scan Type  Full Color : Text/ Photo nếu tài liệuscan là ảnh màu hoặc dấu đỏ chữ ký tươi mà ta muốn bản scan là màu Tuynhiên, không phải chiếc máy photo nào cũng có chức năng scan màu Mà chỉ cócác dòng máy đời cao như máy Photo Ricoh Mp 8001 mới có chế độ scan màu

Tiếp đến ta chọn chế độ Scan Size  màn hình sẽ mặc định các địnhdạng khổ giấy cho chúng ta chọn.Ví dụ nếu tài liệu scan thuộc kích cỡ giấy A4thì ta chọn A4  Chọn OK

Nếu tài liệu là sách thì ta sẽ xem trang cuối cuốn sách để biết được khổ giấy

Ví dụ cuốn sách có khổ 16 x 240 cm thì chúng ta chọn chức năng Custom Size

Trong chức năng Custom Size có 2 chức năng mà chúng ta cần chú ý đểđiền thông tin.

Chức năng Original Size gồm X1 và Y1.Căn cứ vào ví dụ scan 1 cuốnsách có khổ giấy 16 x 24 cm thì ta điền X1 sẽ là 320mm khi ra scan cả 2 trang 1lúc Y1 sẽ là 240mm

Chức năng thứ 2 là Scan Area gồm X3 và Y3.Ta sẽ điền X3 là 320mmcòn Y3 ta điền 230mm nhỏ hơn 10mm để bản scan ra kết quả sẽ đẹp hơn không

bị đen bản

Tiếp theo nếu tài liệu muốn scan 1 mặt hoặc 2 mặt thì ta chọn chức năngOriginal Feed Type - Chọn 1 sided Original nếu là scan 1 mặt hoặc 2 sidedOriginal nếu scan là 2 mặt - Chọn OK

Bước tiếp theo ta chọn chức năng Send File Type/ Name  Chọn SinglePage  Chọn Tiff/ Jpeg nếu tài liệu scan là dạng hình ảnh.

Chức năng Multi – Page  Chọn PDF nếu tài liệu scan muốn chuyểnđịnh sang flie PDF

Chức năng tiếp theo là File Name là chức năng đặt tên cho bản Scan Saukhi đặt tên xong thì kết thúc nhấn phím Ok

Bước cuối cùng, ta chọn đường dẫn để xuất File ra Chọn Folder  MrHuy Và việc còn lại là đặt tài liệu muốn scan lên khay mặt kính và thực hiệnthao tác scan nhấn nút Start cho mỗi lần lật trang Khi kết thúc tài liệu muốnScan ta nhấn phím #.

Như vậy chúng ta thực hiện chi tiết quy trình Scan tài liệu trên Máy PhotoRicoh Mp 8001 của trung tâm thư viện Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Phục vụ đọc sách tham khảo và ngoại văn tại chỗ

Phòng đọc sẽ phục vụ đọc tại chỗ đối với các loại sách tham khảo tiếng Việt và sách ngoại văn và phục vụ thông qua phiếu yêu cầu (nêu rõ)

Cấu trúc của phiếu yêu cầu:

PHIẾU YÊU CẦU

Phục vụ cho thuê và bán tài liệu giáo trình

Phòng Bổ sung và xử lý nghiệp vụ chịu trách nhiệm, các lớp thuê, mượngiáo trình Phương thức cho mượn là các lớp có yêu cầu mượn giáo trình thì lêndanh sách cho người đại diện lớp đó; lệ phí mượn 5.000đ/ 1 quyển/ 1 học kỳ.Bên cạnh hình thức trên Trung tâm Thông tin Thư viện còn sử dụng hình thứcbán giáo trình chuyên ngành cho sinh viên

Phục vụ đọc Báo – Tạp chí – Tài liệu nội sinh tại chỗ

Phòng Báo, tạp chí, tài liệu nội sinh phục vụ sử dụng tại chỗ đối với cácloại báo ngày, tạp chí và các tài liệu nội sinh như: Báo cáo thực tập, đề tàinghiên cứu khoa học, luận văn, kỷ yếu hội nghị

Báo – Tạp chí được phục vụ dưới dạng mở, tức là bạn đọc tự lấy báo, tạp chítrên giá đọc theo yêu cầu Tài liệu nội sinh được phục vụ dưới dạng đóng, thôngqua phiếu yêu cầu (mẫu phiếu yêu cầu)

Phục vụ truy cập thông tin qua mạng Internet:

Hình thức phục vụ này được thực hiện tại Phòng Máy – Tin học, phòngMáy được bố trí tại tầng 3 của Trung tâm với diện tích 56m2, có 39 máy tính nốimạng

Có 3 dịch vụ chính đang được cung cấp tại Trung tâm:

 Dịch vụ tra cứu thông tin thư mục (Sử dụng KOHA 3.16.04 bản cập nhậtmới nhất 9-2014)

 Dịch vụ tra cứu thông tin toàn văn (Sử dụng Dspace 4.2, bản mới nhấtcập nhật 8-2014).

 Dịch vụ chia sẻ dữ liệu theo mô hình mạng ngang hàng (Sử dụng weezo4.3 bản mới nhất cập nhật 6-2014)

Ngoài ra, còn tham gia một số công việc như: vệ sinh kho sách, phòngnghiệp vụ, thu thập tài liệu điện tử, hỗ trợ công việc các phòng tầng 2

Nội quy, quy chế

Luôn chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế làm việc của thư viện,hoàn thành công việc được giao, giữ gìn an ninh trật tự nơi làm việc và thực hiệnđúng thời gian quy định

Sáng: Từ 7h30 đến 11h30

Chiều: Từ 1h15 đến 16h45

Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (Trừ các ngày nghỉ và lễ, tết theoquy định của nhà nước)

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU NỘI SINH

TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 2.1 Quy trình xử lý hình thức tài liệu nội sinh tại Trung tâm Thông tin Thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.1 Đăng ký tài liệu

Đăng ký tổng quát:

Đây là hình thức đăng ký cung cấp những thông tin khái quát về vốn tàiliệu, tổng số tài liệu nói chung cũng như từng môn loại, từng ngôn ngữ nóiriêng, tình hình tài liệu nhập cũng như xuất qua từng thời kỳ

Đăng ký tổng quát đối với tài liệu nói chung và sách nói riêng được tiếnhành theo từng đợt tài liệu nhập hoặc xuất Mỗi chứng từ kèm theo là một đơn vịđăng ký và ghi trong một dòng trong sổ đăng ký tổng quát

Mẫu sổ đăng ký tổng quát tại Trung tâm Thông tin – Thư viện TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội gồm các phần sau:

Phần I: Tổng số sách báo nhập kho Trong cột này các cán bộ thư viện sẽ

ghi trên một dòng theo các mục chỉ dẫn, cuối trang phải tính tổng số đưa sangtrang mới Cuối mỗi quý sẽ được tổng hợp để đưa sang phần III

Phần II: Tổng số sách báo xuất kho Các sách báo được đưa ra khỏi kho

phải kèm theo các giấy tờ cần thiết như chứng từ và ghi đầy đủ chi tiết theo cácmục chung cũng như mục riêng cho từng môn loại khác nhau Cuối mỗi quý sẽtổng hợp để đưa sang mục III

Phần III: Tình hình sách báo hàng quý, năm Trong mục này sẽ cung cấp

các thông tin cần thiết về tình hình xuất kho, nhập kho theo hàng quý, hàng nămcũng như hiện trạng vốn tài liệu

Đăng ký cá biệt:

Trung tâm Thông tin - Thư viện của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hiệnnay sử dụng sổ đăng ký cá biệt điện tử để đăng ký Tài liệu, sách ở phòng đọc vàphòng mượn sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký cá biệt điện tử theo từng file riêng

biệt được đặt tên theo kho Mẫu sổ đăng ký cá biệt các kho sách đều thống nhấtgiống nhau, thực hiện theo đúng nguyên tắc đăng ký cá biệt nói chung, tức làmỗi trang đúng 25 quyển sách và mỗi sổ đăng ký có 2000 quyển sách

Hiện nay tính đến năm 2016 sổ đăng ký cá biệt kho đọc đã lên đến sốlượng là 6 quyển với hơn 10.000 quyển sách và sổ đăng ký cá biệt kho mượn đãlên đến số lượng là 2 quyển với hơn 4000 quyển sách và sổ đăng ký cá biệt khongoại văn là quyển 1 với 757 quyển

Sổ đăng ký cá biệt đối với sách tại Trung tâm Thông tin Thư viện gồmcác cột sau:

Cột 1: Số đăng ký cá biệt: Cột này chính là số thứ tự tài liệu được nhập về

thư viện Mỗi quyển sách có một số đăng ký cá biệt khác nhau không bao giờtrùng lặp

Cột 2: Tác giả Trong cột này các cán bộ thư viện sẽ ghi cụ thể họ tên tác

giả, người chủ biên Đối với tác giả người Việt Nam, người Châu Á thì thứ tự họtên sẽ giữ nguyên Đối với tác giả người Châu Âu, Châu Mỹ thì thứ tự họ tên sẽ

bị đảo giống tiêu đề mô tả đối với tác giả cá nhân

Ví dụ: Hồ Chí Minh

Huygô, V

Cột 3: Nhan đề Trong cột này các cán bộ thư viện sẽ ghi nhan đề của tài

liệu Cột này chỉ ghi nhan đề bằng ngôn ngữ chủ yếu trong tài liệu chứ khôngghi yếu tố nhan đề song song Nhan đề tài liệu sẽ được ghi đầy đủ

Cột 4: Nơi xuất bản Trong cột này các cán bộ thư viện sẽ ghi tên thành

phố hoặc tỉnh nơi mà nhà xuất bản quyển sách đó có trụ sở Đối với nơi xuất bản

là Hà Nội thì sẽ được ghi tắt là H

Cột 5: Năm xuất bản Trong cột này các cán bột thư viện sẽ ghi số năm

xuất bản của quyển sách

Cột 6: Giá tiền Trong cột này các cán bộ thư viện sẽ ghi giá tiền niêm yết

của quyển sách được thể hiện phía sau của trang bìa thứ 2 quyển sách Nếu sách

đó được tài trợ miễn phí thì trong cột này sẽ ghi cụm từ “Sách tặng”

Cột 7: Môn loại Trong cột này sẽ thể hiện yếu tố ký hiệu phân loại tổng

quát của tài liệu, không thể hiện ký hiệu phân loại chi tiết Ký hiệu phân loạitổng quát của tài liệu thường chỉ gồm 3 ký hiệu.

Ví dụ: Ký hiệu phân loại đầy đủ: 390.095

Được ghi vào cột 7 như sau: 390

Cột 8: Ký hiệu xếp giá Đối với sách phòng đọc, trong cột này các cán bộ

thư viện sẽ ghi sau khi biên mục hình thức và biên mục nội dung của quyển bởi

vì đặc trưng của phòng đọc là sách xếp theo môn loại nên phải có hai yếu tố là

ký hiệu phân loại đầy đủ và tiêu đề mô tả thì mới thành lập được ký hiệu xếpgiá Đối với sách phòng mượn được xếp theo số đăng ký cá biệt nên ký hiệu xếpgiá có cấu trúc gồm hai yếu tố là tên kho sách và số đăng ký cá biệt quyển sách

Ví dụ: Quyển sách: “Văn hoá dân gian Hoà Bình”

Ký hiệu xếp giá được ghi ở cột 8 sách phòng đọc: 398.095/VAN

Trong đó:

398.095: Ký hiệu phân loại đầy đủ

VAN: 3 ký tự đầu của tiêu đề mô tả “Văn hoá dân gian Hoà Bình”

Ký hiệu xếp giá được ghi ở cột 8 sách phòng mượn: M.3330

Trong đó:

M: Ký hiệu kho sách phòng mượn

3330: Số đăng ký cá biệt sách phòng mượn

Cột 9: Nhà xuất bản Trong cột này sẽ ghi tên nhà xuất bản xuất bản ra

cuốn sách cụ thể

Ví dụ: Văn hoá thông tin, Văn học, Thông tấn,…

Cột 10: Ghi chú Trong cột này sẽ ghi các thông tin cần thiết khác nều các

cán bộ thư viện thấy cần Thông thường các cán bộ thư viện thường ghi số biểughi của phần mềm Koha khi sách được xử lý hoàn chỉnh trên phần mềm Koha

để tạo lập các điểm tìm tin Các cán bộ thư viện ghi biểu ghi Koha với mục đíchkiểm tra và kiểm soát tốt số lượng tài liệu được xử lý tại Trung tâm và hồi cố dữliệu nếu xảy ra sai sót sau này

Sách sau khi được đăng ký cá biệt thì số đăng ký cá biệt sẽ được ghi ởtrang 17 và trang tên sách