CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU. 1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1. Những quan điểm về kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý luôn quan tâm đến việc hình thành và duy trì hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Cùng với sự thay đổi của thực tiễn quản lý, khái niệm về kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức. Trong suốt quá trình đó đã dẫn đến sự hình thành nhiều định nghĩa khác nhau về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Theo văn bản hướng dẫn kiểm toán quốc tế số 6 được Hội đồng Liên hiệp các nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) và Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa ra như sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là cơ cấu tổ chức cộng với những biện pháp, thủ tục do Ban quản trị của một tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu của Ban quản trị đảm bảo tăng khả năng thực tiễn tiến hành kinh doanh trong trật tự và có hiệu quả bao gồm: Tuyệt đối tuân theo đường lối của Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn và phát hiện gian lận, sai lầm, đảm bảo tính chính xác, hoàn thiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời và đáng tin cậy số liệu thông tin tài chính. Phạm vi của hệ thống kiểm soát nội bộ còn vượt ra ngoài những vấn đề có liên quan trực tiếp với chức năng của hệ thống kế toán. Mọi nguyên lý riêng của hệ thống kiểm soát nội bộ được xem như hoạt động của hệ thống và được hiểu là Kiểm soát nội bộ. - Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau: Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: • Tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; • Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của ban quản trị; • Giữ an toàn tài sản; • Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống Kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ. - Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA) định nghĩa kiểm soát nội bộ như sau : Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài. - Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC thì: Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước
GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Những quan điểm kiểm soát nội Kiểm soát nội khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý ln quan tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Cùng với thay đổi thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội hình thành phát triển trở thành hệ thống lý luận vấn đề kiểm soát tổ chức Trong suốt q trình dẫn đến hình thành nhiều định nghĩa khác hệ thống kiểm soát nội - Theo văn hướng dẫn kiểm toán quốc tế số Hội đồng Liên hiệp nhà kế toán Malaysia (Malaysian Assembly of Certificated Public Accountant - MACPA) Viện kế toán Malaysia (Malaysian Institute of Accountant - MIA) đưa sau: Hệ thống kiểm soát nội cấu tổ chức cộng với biện pháp, thủ tục Ban quản trị tổ chức thực thể chấp nhận, nhằm hỗ trợ thực thi mục tiêu Ban quản trị đảm bảo tăng khả thực tiễn tiến hành kinh doanh trật tự có hiệu bao gồm: Tuyệt đối tuân theo đường lối Ban quản trị, bảo vệ tài sản, ngăn chặn phát gian lận, sai lầm, đảm bảo tính xác, hồn thiện số liệu hạch toán, xử lý kịp thời đáng tin cậy số liệu thơng tin tài Phạm vi hệ thống kiểm sốt nội vượt ngồi vấn đề có liên quan trực tiếp với chức hệ thống kế toán Mọi nguyên lý riêng hệ thống kiểm soát nội xem hoạt động hệ thống hiểu Kiểm soát nội - Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant – EAA) định nghĩa hệ thống kiểm soát nội sau: Một hệ thống kiểm sốt tồn diện có kinh nghiệm tài lĩnh vực khác thành lập Ban quản lý nhằm: • Tiến hành kinh doanh đơn vị trật tự có hiệu quả; • Đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh ban quản trị; • Giữ an tồn tài sản; • Đảm bảo tính tồn diện xác số liệu hạch toán, thành phần riêng lẻ hệ thống Kiểm soát nội coi hoạt động kiểm tra hoạt động kiểm tra nội - Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant AICPA) định nghĩa kiểm soát nội sau : Kiểm soát nội bao gồm kế hoạch tổ chức tất phương pháp phối hợp đo lường thừa nhận doanh nghiệp để bảo đảm an tồn tài sản có họ, kiểm tra phù hợp độ tin cậy liệu kế tốn, tăng cường tính hiệu hoạt động khuyến khích việc thực sách quản lý lâu dài - Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant – IFAC thì: Hệ thống kiểm sốt nội kế hoạch đơn vị toàn phương pháp, bước SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập công việc mà nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểm soát nộ trợ giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu cách chắn theo trình tự kinh doanh có hiệu kể việc tơn trọng quy chế quản lý; giữ an tồn tài sản, ngăn chặn, phát sai phạm gian lận; ghi chép kế tốn đầy đủ, xác, lập Báo cáo tài kịp thời, đáng tin cậy Nhìn chung, định nghĩa nêu có điểm chung là: • • 1.2 Thứ nhất, Hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp hiểu có hai phần: Một là, chế kiểm sốt nội bao gồm toàn chế nghiệp vụ; quy trình, quy chế nghiệp vụ cộng với cấu tổ chức (xắp xếp, phân công, phân nhiệm, ủy quyền, v.v…) nhằm làm cho hoạt động doanh nghiệp hiệu quả, an toàn Hai là, phận kiểm tra giám sát chuyên trách, có kiểm toán nội nhằm đảm bảo cho việc vận hành chế kiểm sốt nội nói thực hữu hiệu hiệu Thứ hai, Hệ thống kiểm soát nội gắn liền với phận, quy trình nghiệp vụ tất nhân viên doanh nghiệp nhiều tham gia vào việc kiểm soát nội bộ, kiểm soát lẫn khơng đơn có cấp kiểm sốt cấp Hệ thống kiểm soát nội theo quan điểm COSO Đến năm 1992, COSO (Committee of Sponsorring Organization) – Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ việc chống gian lận Báo cáo tài đưa định nghĩa Kiểm sốt nội Báo cáo “Kiểm soát nội - Khuôn khổ hợp nhất” (Internal Control – Integrated Framework) định nghĩa đông đảo quốc gia chấp nhận, có Việt Nam Định nghĩa sau: “Kiểm sốt nội q trình Người quản lý, Hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm thực ba mục tiêu: - Báo cáo tài đáng tin cậy Các luật lệ quy định tuân thủ Hoạt động hữu hiệu hiệu quả.” Dựa theo định nghĩa Kiểm soát nội q trình Hoạt động kiểm sốt nội bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát phận đơn vị hợp thành thể thống Kiểm soát nội thiết kế vận hành người Chính người đặt mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát vận hành chúng Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý Một mục tiêu kèm với rủi ro định hệ thống kiểm sốt nội tốt hạn chế tối thiểu rủi ro gắn liền với mục tiêu đó, khơng thể khắc chế tồn đảm bảo chúng xảy Bởi nhiều nguyên nhân: sai lầm người vận hành hệ thống, thông đồng cá SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập nhân, lạm quyền định nhà quản lý quan trọng phù hợp lợi ích chi phí thực Khi chi phí cho q trình thực thủ tục kiểm sốt vượt q lợi ích mong đợi nhà quản lý có nhận thức đầy đủ rủi ro, họ khó thể áp dụng thủ tục Mục tiêu kiểm soát nội Cần lưu ý rằng, mục tiêu phận q trình quản lý khơng phải phận hệ thống kiểm sốt nội Khơng hệ thống nội thiết lập mà mục tiêu hoạt động Vì mục tiêu tiền đề để thiết lập hệ thống kiểm soát nội Mỗi đơn vị có nhiều mục tiêu, mục tiêu chung cho tồn đơn vị mục tiêu cụ thể cho phận riêng lẻ Nhưng mục tiêu áp dụng trên phận đơn vị thuộc ba nhóm sau: - - 1.3 Nhóm mục tiêu hoạt động: nhấn mạnh đến hữu hiệu hiệu việc sử dụng nguồn lực, thực chiến lược kinh doanh đơn vị, bảo mật thơng tin, nâng cao uy tín, v.v Nhóm mục tiêu Báo cáo tài chính: tập trung vào tính trung thực đáng tin cậy Báo cáo tài mà tổ chức cung cấp Nhóm mục tiêu tuân thủ: việc giúp cho nhà quản lý đảm bảo cho đơn vị tránh phạm phải hành vi không tuân thủ Pháp luật (giữa đơn vị với bên ngồi) hệ thống kiểm sốt nội cần phải hướng dẫn tất thành viên đơn vị tuân thủ quy định sách nội bộ, đảm bảo việc thực mục tiêu (nội bộ) Các phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội Mỗi đơn vị khác có quy mơ, tính chất hoạt động, mục tiêu khác nhau, việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội theo chiều hướng khác Nhưng có khác biệt hệ thống kiểm soát nội gồm phận hợp thành (cách phân chia hệ thống kiểm soát nội thành phận COSO đưa năm 1992 công nhận nhiều tổ chức IFAC, AICPA,…) Đó là: - Mơi trường kiểm soát Đánh giá rủi ro Hoạt động kiểm soát Thông tin truyền thông Giám sát 1.3.1 Mối quan hệ phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội Cả phận có mối quan hệ chặt chẽ với Từ môi trường kiểm soát đơn vị, nhà quản lý cần đánh giá rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu; hoạt động kiểm soát tiến hành nhằm đảm bảo thị nhà quản lý xử lý rủi ro; để đảm bảo q trình thực hiện, thơng tin thích hợp cần thu thập đầy đủ, trao đổi thông suốt toàn đơn vị cần giám sát điều chỉnh cần thiết SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập 1.3.2 Mối quan hệ mục tiêu tổ chức phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội Mục tiêu đích mà tổ chức thiết lập trì hoạt động Và phương tiện giúp cho nhà quản lý đạt mục tiêu đó, phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội (hình 1) Theo chiều ngang, phận hệ thống kiểm sốt nội cần thiết cho việc đạt ba nhóm mục tiêu (mục tiêu hoạt động, báo cáo tài tuân thủ) Ví dụ triết lý quản lý phong cách điều hành – nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoạt động, hay cam kết lực (nhân tố môi trường kiểm soát) ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động báo cáo tài chính, nhân tố tính trực giá trị đạo đức ảnh hưởng chủ yếu đến mục tiêu tuân thủ (hình 2) Theo chiều dọc, mục tiêu đạt thông qua phận hợp thành hệ thống kiểm sốt nội (hình 3) 1.3.3 Đánh giá mức độ hữu hiệu hiệu hệ thống kiểm sốt nội Tính hữu hiệu: mức độ hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu Tính hiệu quả: so sánh kết đạt nguồn lực sử dụng Để đạt mục tiêu có nhiều cách khác tùy thuộc vào định nhà quản lý Ví như, mục tiêu nhà quản lý đặt làm giảm thiểu chi phí sản xuất tăng lợi nhuận, có nhiều cách để đạt mục tiêu này: cắt giảm lượng tiêu hao nguyên vật liệu việc đặt định mức sử dụng nguyên vật liệu nhân công; áp dụng công nghệ kỹ thuật vào sản xuất, sử dụng máy móc thay cho người,….Nhà quản trị cân nhắc lợi ích thực tế mang lại so với nguồn lực bỏ để đạt mục tiêu Hệ thống kiểm soát nội tổ chức khác vận hành với mức độ hữu hiệu hiệu khác nhau; thân đơn vị mức độ khác nhiều thời điểm khác Tùy thuộc vào biến đổi hay kiện phát sinh môi trường bên SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập bên đơn vị (sự thay đổi nhân sự, tái thiết lập cấu tổ chức,…; thay đổi môi trường luật pháp, đối thủ cạnh tranh, xu hướng thị trường,…) mà hệ thống kiểm sốt nội có phản ứng lại thay đổi đó, phản ứng có hữu hiệu hiệu hay khơng tùy thuộc vào cách mà hệ thống kiểm soát đơn vị thiết lập vận hành Theo báo cáo COSO, để đánh giá hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu (xét thời điểm định) Hội đồng quản trị nhà quản lý đảm bảo hợp lý đạt ba tiêu chí: - Họ hiểu rõ mục tiêu hoạt động tổ chức đạt mức độ Báo cáo tài lập trình bày cách đáng tin cậy Pháp luật qui định tuân thủ Bên cạnh ta nên xem xét liệu phận cấu thành hệ thống kiểm sốt có hữu hoạt động hiệu Tuy vậy, phận không thiết phải hoạt động mức độ phận khác Bởi vì: - Có bù trừ tự nhiên phận hệ thống kiểm soát nội Một hoạt động kiểm soát phục vụ cho nhiều mục tiêu nhiều phận Nhà quản lý đề nhiều mức độ kiểm soát khác phận cho rủi ro cụ thể, không thiết phải đồng mức độ đối vỡi tất phận Nếu tất tiêu chí thỏa mãn giúp tổ chức nhận xét kiểm soát nội hữu hiệu mục tiêu đặt Có thể nói kiểm sốt nội q trình hữu hiệu thời điểm định lại thể nên tình trạng q trình KHN MẪU HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO BÁO CÁO CỦA COSO Nội dung Khn mẫu kiểm sốt nội theo báo cáo COSO việc đề cập đến năm phận Hệ thống kiểm sốt nội bộ: Mơi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm sốt, Thơng tin – truyền thơng, Giám sát Đây nội dung tảng cho việc thiết lập Hệ thống kiểm sốt nội hữu hiệu từ nghiên cứu, xây dựng hoạt động kiểm sốt nội theo chu trình: Doanh thu – Thu tiền; Chi phí (Mua hàng, sữa chữa, chi phí khác) – Chi tiền; Tiền lương 2.1 Môi trường kiểm sốt Mơi trường kiểm sốt phản ánh sắc thái chung tổ chức, tác động đến ý thức người đơn vị, tảng cho phận khác hệ thống kiểm soát nội Các nhân tố mơi trường kiểm sốt gồm: tính trung thực giá trị đạo đức, cam kết lực, triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý, cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm, sách nhân sự, đạo Hội đồng quản trị Những nhân tố thường thiết lập thông qua việc xây dựng ban hành quy định, sách mà tất thành viên phải tuân thủ để đạt mục tiêu Mơi trường kiểm sốt chịu ảnh hưởng văn hóa lịch sử tổ chức, đồng thời ảnh hưởng đến ý thức nhân viên tổ chức Ví như, GĐ kinh doanh với SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập phong cách điều hành linh hoạt, với khả gầy dựng lòng tin từ nhân viên cấp dưới, khuyến khích họ chủ động công việc bổ nhiệm thay cho người tiền nhiệm theo phong cách đối lập, nghiêm khắc, khơng kích thích tính sáng tạo hứng thú làm việc cho nhân viên Mặc dù, hai phong cách điều hành nêu giúp đơn vị đạt mục tiêu để ra, xét mặt lâu dài nhà quản lý theo phong cách cứng rắn khó lòng giữ nhân viên giỏi trung thành Như vậy, cá nhân nhà quản lý với phong cách quản lý (một nhân tố thuộc mơi trường kiểm sốt) có ảnh hưởng lớn đến ý thức nhân viên Các nhân tố mơi trường kiểm sốt có tầm quan trọng, với mức độ khác tùy vào đặc điểm đơn vị mà thiết lập Đối với doanh nghiệp nhỏ cấu tổ chức việc phân chia trách nhiệm, quyền hạn đơn giản doanh nghiệp lớn nhiên nhân tố tính trực giá trị đạo đức lại quan trọng 2.1.1 Tính trung thực giá trị đạo đức Giá trị đạo đức tính trung thực nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Sự hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội trước tiên phụ thuộc vào nhân tố Do vậy, nhà quản lý cao cấp cần phải xây dựng chuẩn mực đạo đức, hành vi cư xử đắn hay nói cách nhà quản lý cần phải xây dựng nên văn hóa tổ chức thiết lập tảng đạo đức cho tổ chức Danh tiếng doanh nghiệp tài sản có giá trị, nên chuẩn mực đạo đức cần cao việc đơn tuân thủ quy định Thái độ quan tâm nhà quản lý cao cấp hữu hiệu kiểm sốt nội cần phải lan tỏa tồn doanh nghiệp, bên cạnh đó, cần phổ biến tư tưởng đạo đức đến thành viên nhiều phương cách thích hợp (thơng qua việc thiết lập nên hệ thống quy định văn bản, họp, tổ chức buổi tiệc hay chuyến dã ngoại, hoạt động xã hội khác,… nhằm truyền đạt đến tất nhân viên văn hóa ứng xử tổ chức) chí cá nhân người quản lý cần phải gương cho cấp thực theo chuẩn mực đặt Các vấn đề cần lưu ý xây dựng tính trung thực giá trị đạo đức - Áp lực Cơ hội: cá nhân đơn vị thực hành vi gian lận đơn giản nơi họ làm việc tạo cho họ áp lực hội để họ thực Theo nghiên cứu tam giác gian lận Donald- R Cressey (1919-1987), nguyên nhân tạo nên áp lực từ việc khó khăn tài chính, hậu thất bại cá nhân, khó khăn kinh doanh, bị cô lập không tin tưởng sẻ chia, muốn ngang người khác – tham vọng cá nhân vượt khả thực hiện, mâu thuẫn mối quan hệ chủ - thợ Một cá nhân nhân viên phải gánh chịu hay nhiều áp lực nêu đồng thời họ có hội nắm bắt thơng tin kỹ thực khả xảy hành vi gian lận cao Để đối phó với hành vi gian lận có ba cách thường sử dụng: ngăn chận, phát trừng phạt; việc ngăn ngừa khơng cho áp lực hội thực gian lận xảy biện pháp đem lại kết tốt SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh - Báo Cáo Thực Tập Nguyên nhân thứ ba dẫn đến gian lận thiếu hiểu biết Trong trường hợp người thực không ý thức sai phạm đơi họ lại nhầm lẫn việc đem lại lợi ích cho tổ chức Cách hiệu để truyền đạt thông điệp hành vi đạo đức người lãnh đạo cần phải gương mẫu để nhân viên thực bên cạnh việc qui định văn tư tưởng tính trung thực giá trị đạo đức 2.1.2 Cam kết lực Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu lực cho công việc định cụ thể hóa thành yêu cầu kiến thức, kỹ Nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có kiến thức kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao phải giám sát, huấn luyện họ đầy đủ, thường xuyên 2.1.3 Hội đồng quản trị ủy ban kiểm toán Hội đồng quản trị Ủy ban kiểm tốn có đóng góp quan trọng cho việc thực mục tiêu đơn vị thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ độc lập kiểm toán nội bộ,… Do tầm quan trọng trên, hội đồng quản trị động tận tâm, hướng dẫn giám sát việc thực người quản lý nhân tố thiết yếu để kiểm soát nội hữu hiệu 2.1.4 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý Triết lý quản lý thể qua quan điểm nhận thức người quản lý Phong cách điều hành thể qua cá tính, thái độ người quản lý điều hành công việc Cách thức quản lý phong cách điều hành tác động đến cách thức doanh nghiệp điều hành Đối với mục tiêu, hai nhà quản lý khác với cách nhận thức khác dẫn đến hoạt động kiểm soát khác phù hợp với nhận thức cá nhân nhà quản lý Ví như, với mục tiêu lợi nhuận có nhà quản lý thích hoạt động mơi trường có rủi ro thấp mức sinh lợi không cao, số khác lại chấp nhận rủi ro với mức sinh lợi cao Từ đó, hệ thống kiểm soát nội xây dựng cho phù hợp với nhóm mức độ rủi ro mà nhà quản lý xác định chiến lược để đạt tới mục tiêu 2.1.5 Phân định quyền hạn trách nhiệm Phân định quyền hạn trách nhiệm việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn cá nhân nhóm người việc đề xuất giải vấn đề trách nhiệm báo cáo đến cấp liên quan Khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa văn quyền hạn trách nhiệm kèm thành viên mối quan hệ họ với nhau, giúp thành viên nhận biết nhiệm vụ họ ảnh hưởng đến phận khác việc hoàn thành mục tiêu Xu hướng tập trung quyền định vào nhà quản lý Áp dụng hữu hiệu doanh nghiệp có cấu nhỏ vừa - Ưu điểm: nhà quản lý nắm bắt thông tin hoạt động chi tiết toàn đơn vị SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh - Báo Cáo Thực Tập Nhược điểm: khối lượng công việc cần định lớn dễ dẫn đến định sai, khả dẫn đến gian lận từ việc lạm quyền định cao Xu hướng phân quyền định Là việc nhà quản lý ủy quyền cho cấp phép quyền định số nghiệp vụ kiện xảy Những nghiệp vụ kiện mang tính chất diễn thường xuyên, hàng ngày trình hoạt động tổ chức - - Phạm vi áp dụng: phù hợp với tất loại hình tổ chức Ưu điểm: giảm thiểu thời gian truyền đạt, định giải kịp thời kiện phát sinh; hạn chế rủi ro xảy gian lận việc tập trung quyền lực, giảm áp lực công việc cho nhà quản lý, nâng cao chất lượng dịch vụ - đáp ứng kịp thời yêu cầu khách hàng, khuyến khích chủ động sáng tạo tăng cường lực cạnh tranh Nhược điểm: nhà quản lý nắm bắt thông tin chung thông qua báo cáo, tăng chi phí quản lý cần đội ngũ nhân viên có lực cao hệ thống giám sát mạnh Mâu thuẫn việc phân quyền tập quyền định - - Về thơng tin hoạt động, dễ nhận thấy tập quyền định cao đem lại cho nhà quản lý nhìn sâu tình hình hoạt động bên tổ chức nhiên lại gánh nặng khối lượng cơng việc cần giải Còn tổ chức phân quyền trách nhiệm hợp lý đem lại nhìn tổng quan tình hình hoạt động phận người quản lý giảm thiểu khối lượng cơng việc mang tính chất lặp lại nhiều lần Bên cạnh đó, để đạt mức độ đáng tin cậy thông tin đơn vị hoạt động theo xu hướng phân quyền cần phải trì hệ thống kiểm soát mạnh, đơn vị theo xu hướng tập quyền rõ ràng không cần hệ thống kiểm sốt đòi hỏi cao Về chi phí hoạt động, theo phân tích trên, tổ chức thực phân quyền định có chi phí hoạt động cao phải trì hệ thống kiểm soát thực mạnh để đảm bảo độ tin cậy thơng tin Ngồi ra, việc phân quyền định đòi hỏi nhân viên có lực cao đủ để thay cho nhà quản lý việc định, làm tăng chi phí lương 2.1.6 Cơ cấu tổ chức Đây phân chia quyền hạn phận đơn vị Một cấu phù hợp sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Nhưng việc thiết kế cấu tổ chức không khiến cho hệ thống kiểm sốt nội khơng hữu hiệu chí tê liệt tác dụng kiểm sốt Ví như, thiết kế cấu phận bán hàng – thu tiền trực thuộc phòng kế tốn khơng thể ngăn chận thủ thuật gian lận skimming (chiếm đoạt tiền thu từ bán hàng không ghi sổ) SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập 2.1.7 Chính sách nhân Chính sách nhân tổ chức biểu thông qua việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng kỷ luật tổ chức Chính sách nhân thơng điệp doanh nghiệp không tới nhân viên thuộc đơn vị mà tới tất chủ thể khác bên ngồi đơn vị Nhìn vào sách nhân cho thấy mức độ quan tâm nhà quản lý mơi trường kiểm sốt đơn vị thơng qua nhân tố tính trực giá trị đạo đức, đảm bảo lực, triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 2.1.8 Áp dụng nghiên cứu mơ hình đơn vị có quy mơ nhỏ Mơi trường kiểm sốt thực tốt nội dung sau đảm bảo (áp dụng chung cho mơ hình tổ chức lớn, nhỏ vừa): Doanh nghiệp ban hành dạng văn quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo nhân viên lâm vào tình xung đột quyền lợi với doanh nghiệp, kể việc ban hành quy định xử phạt thích hợp quy tắc chuẩn mực bị vi phạm Doanh nghiệp phổ biến rộng rãi quy tắc, chuẩn mực nêu trên, yêu cầu tất nhân viên ký cam kết tuân thủ quy tắc, chuẩn mực thiết lập Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử hiệu công việc lãnh đạo gương sáng đế nhân viên noi theo Doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức hợp lý đảm bảo công tác quản lý (lập kế hoạch, tổ chức, quản lý nhân sự, lãnh đạo kiểm soát) triển khai xác, kịp thời, hiệu Doanh nghiệp có phận kiểm tốn nội hoạt động theo chuẩn mực kiềm toán Nhà nước kiểm toán quốc tế Bộ phận kiểm toán nội phải có khả hoạt động hữu hiệu trực tiếp báo cáo độc lập, cởi mở với quan kiểm toán cấp với lãnh đạo cao cấp tổ chức Doanh nghiệp có hệ thống văn thống quy định chi tiết việc tuyển dụng đào tạo, đánh giá nhân viên, đề bạt, trả lương, phụ cấp để khuyến khích người làm việc liêm chính, hiệu Doanh nghiệp sử dụng "Bản mô tả công việc” quy định rõ yêu cầu kiến thức chất lượng nhân cho vị trí tổ chức Doanh nghiệp không đặt chuẩn mực tiêu chí thiếu thực tế danh sách ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng bất hợp lý tạo hội cho hành vi vô kỷ luật, gian lận Doanh nghiệp áp dụng quy tắc, cơng cụ kiểm tốn phù hợp với chuẩn mực thơng dụng chấp nhận cho loại hình hoạt động sản xuất kinh doanh đảm bảo kết kiểm tốn khơng bị méo mó, sai lệch sử dụng chuẩn mực, cơng cụ kiểm tốn khơng phù hợp SV: Nguyễn Hồng Quang Page GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân khu vực vị trí nhạy cảm Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi người làm việc khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo quy định Tuy nhiên, đơn vị có quy mơ nhỏ vừa, giá trị đạo đức hay văn hóa cơng ty, sách nhân khơng cần phải ban hành dạng văn điều khơng có nghĩa việc khơng thừa nhận tồn sách hay giá trị vơ hình này, chúng cần truyền đạt đến toàn thể nhân viên đơn vị theo nhiều thể thức khác Bên cạnh đó, đơn vị nên có hội đồng quản trị ban kiểm sốt riêng mà nên có thành viên khơng phải nhà quản lý 2.2 Đánh giá rủi ro Mỗi đơn vị phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên lẫn bên ngồi Vì vậy, đơn vị cần phải nhận diện rủi ro trình hoạt động đánh giá mức độ ảnh hưởng chúng để thiết lập chế kiểm sốt phù hợp, nhằm hạn chế tối thiểu mức độ ảnh hưởng chúng gây Điều kiện tiên để đánh giá rủi ro thiết lập mục tiêu Mục tiêu phải thiết lập mức độ khác phải quán Đánh giá rủi ro trình nhận dạng phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt mục tiêu, từ quản trị rủi ro Do điều kiện kinh tế, đặc điểm hoạt động kinh doanh, quy định thay đổi, nên chế nhận dạng đối phó rủi ro phải liên kết với thay đổi 2.2.1 Mục tiêu Để đánh giá rủi ro, trước tiên cần xác định mục tiêu Xác định mục tiêu khơng phải nhân tố hệ thống kiểm sốt nội bộ, lại điều kiện tiên để hệ thống kiểm sốt nội thực Một kiện có trở thành rủi ro quan trọng tổ chức hay không phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực đến mục tiêu đơn vị 2.2.1.1 Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa sứ mệnh, hoạch định mục tiêu chiến lược, tiêu phải đạt ngắn hạn, trung dài hạn Việc xác định mục tiêu ban hành văn (trình bày thức) thơng qua nhận thức phát biểu hàng ngày người quản lý (ngầm hiểu) Có mức độ mục tiêu: mục tiêu cho toàn đơn vị mục tiêu cho phận Ở mức độ toàn đơn vị, mục tiêu truyền tải thông qua sứ mạng tổ chức, nguyên tắc hoạt động cam kết giá trị tổ chức xã hội Dựa vào đặc điểm môi trường hoạt động (cơ hội thách thức) đơn vị xây dựng chiến lược tổng thể, chiến lược trở thành sở phân bổ nguồn lực, xác định thứ tự ưu tiên để phân bổ Ở mức độ phận, mục tiêu cụ thể xuất phát từ chiến lược chung Thông qua việc xác định mục tiêu tổng thể chi tiết, đơn vị nhận dạng nhân tố chủ chốt để đạt mục tiêu chung, từ sách hoạt động phận nhà quản lý đưa áp dụng phù hợp, quán với chiến lược toàn đơn vị SV: Nguyễn Hồng Quang Page 10 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh - Báo Cáo Thực Tập Ban hành thành văn quy trình thực trách nhiệm cá nhân chu trình nghiệp vụ Thu sân cỏ nhân tạo Các thủ tục kiểm soát quan trọng: - - Phân chia trách nhiệm kế toán thu tiền từ nhân viên phụ trách sân cỏ Tức nhân viên phụ trách sân cỏ có trách nhiệm lập bảng kê khoản cho thuê sân nộp cho kế toán nộp tiền trực tiếp cho thủ quỹ Bố trí nhân viên thường xuyên kiểm tra đột xuất công tác cho thuê sân Đơn vị cần lưu ý hệ thống kiểm sốt nội khơng thể đảm bảo khơng có rủi ro xảy hạn chế tiềm tàng thông đồng nhân viên hay chi phí thực thủ tục kiểm sốt với lợi ích thu Do vậy, đơn vị có quy mơ nhỏ trung tâm thể dục thể thao Thống Nhất cần phải xây dựng giá trị đạo đức đơn vị cần phải có kiểm tra giám sát thường xuyên nhà quản lý 2.2.4 Đề xuất chu trình QUY TRÌNH LẬP - LN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN Phạm vi áp dụng cho nghiệp vụ Bán hàng – Thu tiền (bằng tiền mặt tiền gửi Ngân hàng): Chu trình áp dụng cho nghiệp vụ Thu tiền hoạt động Thu thường xuyên (thu từ hỗ trợ tổ chức thi đấu) nguồn thu từ hoạt động khác không thuộc hoạt động từ ngân sách Chứng từ sử dụng: • • • • • Đề nghị thu tiền Phiếu thu Hóa Đơn Giấy Báo Đề Nghị Thanh Tốn Giấy báo có Quy trình chung: Trường hợp khách hàng trả trước tiền mặt - Khách hàng trả tiền: Khách hàng lập phiếu Đề nghị thu tiền gửi cho phận kế tốn • Kế tốn nhận phiếu Đề nghị thu đối chiếu với Bảng theo dõi cho thuê mặt Sau xác nhận tính xác Đề nghị thu tiền kế tốn lập Phiếu thu gồm liên, Hóa Đơn gồm liên (liên HĐ cho khách hàng, liên HĐ lưu cuốn, liên HĐ lưu đề nghị thu tiền) Kế tốn chuyển tồn Phiếu thu cho TQ SV: Nguyễn Hồng Quang Page 64 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh • Báo Cáo Thực Tập TQ nhận tiền đối chiếu với Phiếu Thu đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” Sau gửi lại phận kế tốn liên đề ghi sổ, liên gửi cho Khách hàng, liên TQ lưu LƯU ĐỒ KHÁCH HÀNG TRẢ TRƯỚC BẰNG TIỀN MẶT KẾ TOÁN THỦ QUỸ Đối chiếu bảng theo dõi cho thuê mặt bằng, lập Phiếu thu KHÁCH HÀNG Nhận phiếu thu, thu tiền đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” Đề nghị thu tiền 3 Phiếu thu Phiếu thu “Đã thu tiền” Đề nghị thu tiền D D Ghi nhận nghiệp vụ KHÁCH HÀNG Phiếu thu “Đã thu tiền Trường hợp khách hàng trả tiền sau tiền mặt - Lập giấy báo đề nghị tốn: • Định kỳ kế toán theo dõi cho thuê mặt kiểm tra đối chiếu Sổ theo dõi cho thuê mặt lập Hóa đơn lập Giấy Báo Đề Nghị Thanh Tốn đến đơn vị đến hạn tốn Hóa đơn gồm liên, Giấy báo Đề nghị toán gồm liên Sau kế tốn chuyển tồn Hóa đơn Giấy báo Đề nghị toán cho GĐ ký xác nhận SV: Nguyễn Hồng Quang Page 65 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh • Báo Cáo Thực Tập Liên Hóa đơn Giấy báo Đề nghị tốn lưu phận kế toán để ghi sổ; liên Hóa đơn Giấy báo Đề nghị tốn gửi đến khách hàng; liên Hóa đơn lưu LƯU ĐỒ KHÁCH HÀNG TRẢ SAU BẰNG TIỀN MẶT Lập giấy báo đề nghị toán KẾ TỐN Định kỳ kế tốn theo dõi cơng nợ kiểm tra đối chiếu Bảng theo dõi cho thuê mặt lập Gấy báo đề nghị toán đến đơn vị đến hạn tốn Hóa đơn liên đóng dấu giáp lai Đề nghị tốn GĐ ký xác nhận, đóng dấu Đề nghị tốn Hóa đơn D KHÁCH HÀNG - Khách hàng trả tiền: • Khi khách hàng đến nộp tiền cần mang theo Giấy đề nghị tốn đến phòng tài chính, kế tốn đối chiếu chứng từ sau lập Phiếu Thu gồm liên (liên lưu phận, liên gửi khách hàng, liên Thủ Quỹ lưu) Sau lập Phiếu thu kế tốn chuyển tồn Phiếu thu cho Thủ Quỹ • Thủ quỹ nhận Phiếu thu từ kế tốn nhận tiền từ khách hàng sau đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” lên Phiếu thu SV: Nguyễn Hồng Quang Page 66 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh • Báo Cáo Thực Tập Liên Phiếu thu chuyển cho kế toán, liên chuyển cho Khách hàng liên TQ lưu lại LƯU ĐỒ KẾ TOÁN THỦ QUỸ KHÁCH HÀNG Đề nghị toán Đối chiếu chứng từ lưu, lập Phiếu thu liên Nhận Phiếu thu, thu tiền đóng dấu xác nhận “Đã thu tiền” Phiếu thu Phiếu thu Ghi nhận nghiệp vụ Sau lưu chứng từ liên quan KHÁCH HÀNG D D Trường hợp thu tiền gửi Ngân hàng: - Lập giấy báo đề nghị tốn: Thực chu trình thu tiền mặt - Khách hàng trả tiền: Sau nhận Giấy báo có từ Ngân Hàng kế tốn đối chiếu với Bảng theo dõi cho thuê mặt xác định phù hợp để ghi sổ sau lưu chứng từ liên quan SV: Nguyễn Hồng Quang Page 67 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập LƯU ĐỒ KẾ TỐN NGÂN HÀNG GIẤY BÁO CĨ Đối chiếu Bảng theo dõi cho thuê mặt bằng, ghi nhận nghiệp vụ Sau lưu chứng từ liên quan GIẤY BÁO CĨ D Chu trình Mua hàng – chi tiền 3.1 Nhận xét hệ thống kiểm soát nội chu trình Mua hàng – chi tiền theo quan điểm Báo cáo COSO Cả năm phận cấu thành nên hệ thống kiểm sốt nội chu trình Mua hàng – Chi tiền thiết kế vận hành tương tự chu trình Bán hàng – Thu tiền Mơi trường kiểm sốt Tính trực giá trị đạo đức nhà quản lý đặc biệt quan tâm, xây dựng Phân chia quyền hạn Quyền hạn tập trung tay nhà quản lý, tất nghiệp vụ chi tiền phải phê duyệt Giám đốc Đánh giá rủi ro Bởi đặc điểm nhỏ gọn cấu tổ chức quyền hạn tập trung cao vào nhà quản lý, thơng tin bất thường hoạt động ảnh hưởng đến mục tiêu thiết lập nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt xử lý Hoạt động kiểm soát Các hoạt động kiểm soát sử dụng: soát xét người quản lý cấp cao, kiểm soát trình xử lý thơng tin Riêng hoạt động kiểm sốt phân chia trách nhiệm, nhà quản lý cần có quan tâm theo dõi thường xuyên Bởi vì, kiêm nhiệm nhiều chức nghiệp vụ mua hàng SV: Nguyễn Hồng Quang Page 68 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập Thông tin truyền thông Đây lợi đơn vị có quy mơ vừa nhỏ, tầng cấp quản lý trung gian Do đó, thơng tin truyền thơng tỏ hữu hiệu Giám sát Hoạt động giám sát chủ yếu giám sát thường xuyên nhà quản lý 3.2 Đề xuất kiến nghị Hệ thống kiểm sốt nội chu trình Mua hàng – Chi tiền – Xây dựng Hệ thống kiểm soát nội chu trình Bán hàng – Chi tiền 3.2.1 Xác định mục tiêu - Mua hàng có chất lượng với chi phí mua hợp lý (bao gồm giá mua chi phí mua) - Chi tiền mục đích, nhu cầu sử dụng - Ngăn chận rủi ro nhân viên đánh cắp tài sản đơn vị - Các khoản mục liên quan đến chu trình Mua hàng – Chi tiền nợ phải trả, hàng tồn kho, tiền,… trình bày báo cáo tài trung thực hợp lý Các báo cáo, chứng từ, sổ sách đầy đủ đáng tin cậy 3.2.2 Nhận dạng rủi ro Nghiệp vụ mua Tài sản cố định, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm Rủi ro xảy chủ yếu nguyên nhân phận để xuất mua hàng đồng thời phận thực việc mua hàng, nhận hàng bảo quản hàng sử dụng - Rủi ro phận đề xuất mua hàng khơng mục đích sử dụng, mua hàng cho mục đích cá nhân Lập đề xuất mua hàng ảo để lấy tiền đơn vị Mua hàng với giá cao, chất lượng không tương xứng Mua hàng vượt mức độ sử dụng, mua thừa, khơng cần thiết Ngồi ra, trình lập, lưu chuyển chứng từ phận xảy sai sót sổ sách kế toán chứng từ Nghiệp vụ chi sửa chữa tài sản cố định - - Chi sửa chữa lớn tài sản cố định Hoạt động sửa chữa lớn quan tâm từ phía nhà quản lý việc kiểm tra giám sát thường xuyên Tuy nhiên tồn rủi ro liên quan đến việc chọn nhà cung cấp • Trong q trình tập hợp bảng báo giá, nhà thầu tác động đến phận kế tốn tài nhằm mục đích gây ảnh hưởng đến định lựa chọn nhà cung cấp • Một số rủi ro khác liên quan đến tính tuân thủ lựa chọn nhà thầu mức giới hạn bắt buộc phải tiến hành công tác đấu thầu, định thầu, số lượng bảng báo giá cần phải tập hợp,… Chi sửa chữa thường xuyên • Rủi ro nhân viên sử dụng bảo quản tài sản không dẫn đến việc thường xuyên làm hư hỏng mát tài sản Nguyên nhân chủ yếu đơn vị chưa quy SV: Nguyễn Hồng Quang Page 69 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh • Báo Cáo Thực Tập định cụ thể trách nhiệm quản lý bảo vệ tài sản cá nhân phận quản lý tài sản Rủi ro phận sửa chữa khai khống mức độ thiệt hại, mức sử dụng vật tư, số lượng giá trị hàng mua phục vụ sửa chữa,…để phục vụ cho mục đích riêng đánh cắp tài sản đơn vị Nguyên nhân dẫn đến rủi ro phận sửa chữa kiêm nhiệm nhiều chức chức đề nghị mua hàng, thực mua hàng, nhận hàng bảo quản sử dụng hàng mua phục vụ sửa chữa Các nghiệp vụ chi thường xuyên Do hoạt động chi tiêu phục vụ cho hoạt động hàng ngày nên rủi ro xảy tập trung quanh việc sử dụng hợp lý chi phí Ví dụ, chi phí điện thoại, chi phí điện nước hàng tháng - Rủi ro nhân viên lợi dụng quyền hạn sử dụng nguồn lực bên doanh nghiệp để phục vụ cho mục đích riêng - Các rủi ro mặt kế tốn như: chi hai lần cho hóa đơn, ghi nhận sai giá trị, làm hư hỏng thất lạc chứng từ kế toán,… 3.2.3 Đề xuất thủ tục kiểm soát rủi ro Nghiệp vụ mua tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, văn phòng phẩm Bởi trung tâm thể dục thể thao Thống Nhất có quy mơ tương đối nhỏ phục vụ cho hoạt động đặc thù (bộ môn điền kinh bóng đá) nên việc tách biệt chức đề xuất mua hàng phận với chức mua hàng khơng khả thi Các thủ tục kiểm sốt quan trọng: - - Tách biệt chức nhận hàng, bảo quản tài sản với phận đề nghị mua hàng Ví dụ, phận đề xuất mua hàng thực việc mua hàng, hàng hóa mua phải nhập vào kho Thủ kho có trách nhiệm bảo quản theo dõi trình xuất nhập kho theo mặt hàng phận Thiết lập hệ thống hạn mức sử dụng mặt hàng công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm phận phải tổ chức theo dõi thường xuyên mức độ sử dụng thực tế Thường xuyên định kỳ tổ chức kiểm tra rà sốt tính hợp lý hợp lệ chứng từ sổ sách kế toán Nghiệp vụ chi sửa chữa tài sản cố định Sửa chữa lớn tài sản cố định Thủ tục kiểm soát quan trọng: - Luân chuyển nhân viên liên hệ nhận bảng báo giá với nhà thầu Bố trí nhân viên độc lập chuyên trách kiểm tra giám sát trình lựa chọn nhà cung cấp Thường xuyên cập nhật văn pháp quy liên quan Sửa chữa thường xuyên SV: Nguyễn Hồng Quang Page 70 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh - Báo Cáo Thực Tập Quy định thành văn trách nhiệm sử dụng, bảo quản tài sản phòng ban có biện pháp chế tài hợp lý nhận viên làm hư hỏng, thất thoát tài sản Tách biệt chức đề nghị mua vật tư sửa chữa với phận lưu trữ bảo quản vật tư Bố trí nhân viên kiểm tra độc lập với việc thực nghiệp vụ Nghiệp vụ chi thường xuyên Quy định hạn mức sử dụng nguồn lực vào đầu kỳ, đối chiếu với thực tế sử dụng vào cuối kỳ 3.2.4 Đề xuất chu trình QUY TRÌNH LẬP - LN CHUYỂN CHỨNG TỪ CHU TRÌNH MUA HÀNG – CHI TIỀN Phạm vi áp dụng cho nghiệp vụ Mua hàng – Chi tiền (bằng tiền mặt tiền gửi Ngân hàng): Chu trình áp dụng nghiệp vụ Mua hàng phục vụ cho hoạt động chi thường xuyên đơn vị hoạt động chi Ngân sách Danh mục chứng từ sử dụng: • • • • • • • • Đề nghị mua hàng Tờ trình Lệnh xuất kho Phiếu xuất kho Đề nghị chi tạm ứng Bảng kê mua hàng Phiếu chi Phiếu thu Quy trình chung: MUA HÀNG CHI BẰNG TIỀN MẶT: - Đề nghị mua hàng: Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu Đề Nghị Mua Hàng liên (do trưởng phận lập, ký duyệt) kèm theo Tờ Trình người đề xuất - Bộ phận có yêu cầu mua hàng chuyển tồn phiếu Đề nghị mua hàng Tờ trình sang cho phận kế toán - Xét duyệt mua hàng: Bộ phận kế toán sau nhận đầy đủ chứng từ hợp lệ, đối chiếu với Thẻ Kho, định mức mua hàng phận - Có trường hợp: • Trường hợp hàng tồn kho đủ để cung cấp: SV: Nguyễn Hồng Quang Page 71 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập Kế toán lập Lệnh Xuất Kho phiếu Đề nghị mua hàng gồm liên sau chuyển cho GĐ phê duyệt xuất kho (liên giữ phận, liên gửi Thủ Kho) Thủ Kho sau nhận Lệnh xuất kho (2 liên), xuất kho lập Phiếu Xuất Kho gồm liên Liên lưu với Lệnh Xuất Kho, Đề nghị mua hàng đóng dấu “Đã xuất kho” gửi trả phận yêu cầu mua hàng, liên gửi lại phận kế toán để ghi nhận nghiệp vụ với Lệnh xuất kho đóng dấu “Đã xuất kho” LƯU ĐỒ: TRƯỜNG HỢP HÀNG TỒN KHO CÒN ĐỦ CUNG CẤP CHO BỘ PHẬN CĨ U CẦU KẾ TỐN BỘ PHẬN Phiếu đề nghị mua hàng Đối chiếu thẻ kho, Định mức sử dụng Tờ trình (nếu có) Tờ trình (nếu có) Lệnh xuất kho Phiếu đề nghị mua hàng GĐ phê duyệt Tờ trình (nếu có) Lệnh xuất kho Phiếu đề nghị mua hàng BỘ PHẬN Xuất kho, lập phiếu xuất kho, đóng dấu xác nhận “Đã xuất kho” lên Lệnh xuất kho Lệnh xuất kho “Đã xuất kho” D D SV: Nguyễn Hồng Quang Page 72 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh • Báo Cáo Thực Tập Trường hợp hàng tồn kho khơng đủ để cung cấp: Bộ phận kế toán lập Đề Nghị Chi Tạm ứng cho phận mua hàng dựa Phiếu Đề Nghị Mua Hàng (bộ phận mua hàng thường phận lập đề nghị mua hàng) sau gửi tồn Đề nghị chi tạm ứng Đề nghị mua hàng cho GĐ ký duyệt Đề nghị chi tạm ứng lập thành liên LƯU ĐỒ TẠM ỨNG KẾ TOÁN THỦ QUỸ BỘ PHẬN Phiếu đề nghị mua hàng Đối chiếu thẻ kho, Định mức sử dụng Tờ trình Đề nghị chi tạm ứng Chi tiền, đóng dấu “Đã chi tiền” Đề nghị chi tạm ứng D Phiếu đề nghị mua hàng Tờ trình (nếu có) GĐ phê duyệt Đề nghị chi tạm ứng Phiếu đề nghị mua hàng Bộ phận mua hàng Tờ trình (nếu có) Bộ phận mua hàng D SV: Nguyễn Hồng Quang Page 73 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập Mua hàng: Sau Đề nghị mua hàng Đề nghị chi tạm ứng GĐ ký duyệt, phận mua hàng gửi Đề nghị chi tạm ứng cho TQ sau nhận tiền để mua hàng TQ đóng dấu xác nhận “Đã chi tiền” Đề nghị chi tạm ứng sau lưu lại liên 2, liên chuyển cho phận kế toán Bộ phận mua hàng dựa Đề nghị mua số lượng mua, đơn giá thực tế lập Bảng Kê Mua Hàng gồm bảng Nhận hàng: Bộ phận nhận hàng (có thể Thủ Kho) dựa Đề nghị mua hàng Bảng kê mua hàng kiểm nhận hàng Nếu chấp nhận hàng ký tên xác nhận “Đã nhận hàng” NHẬN HÀNG BỘ PHẬN MUA HÀNG BỘ PHẬN NHẬN HÀNG Đối chiếu Đề nghị mua, kiểm nhận hàng, ký tên xác nhận “Đã nhận hàng” Mua hàng, lập bảng kê mua hàng Bảng kê mua hàng Bảng kê mua hàng Quyết toán tạm ứng với phận mua hàng D Tập hợp chứng từ mua hàng: hóa đơn, đề nghị chi tạm ứng, Hóa đơn Đề nghị tạm ứng Bảng kê mua hàng SV: Nguyễn Hồng Quang Page 74 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập Bộ phận mua hàng gửi toàn hóa đơn Bảng kê mua hàng đầy đủ chữ ký phận nhận hàng cho kế toán để toán tạm ứng Quyết toán tạm ứng mua hàng: o Trường hợp tạm ứng lớn giá trị mua: lập Phiếu chi Phiếu thu (2 liên) để thu hồi tạm ứng chuyển sang cho GĐ ký duyệt liên lưu phận, liên gửi Thủ Quỹ o Trường hợp tạm ứng nhỏ giá trị mua: kế toán lập Phiếu chi (2 liên) chuyển toàn Phiếu Chi sang Thủ Quỹ Thủ quỹ dựa vào Phiếu Chi Phiếu Chi Tạm ứng bồi hoàn lại phần tiền vượt mức tạm ứng cho phận Mua hàng, sau đóng dấu xác nhận “Đã chi tiền” lên Phiếu Chi (phiếu chi ghi rõ số tạm ứng số tiền chi thêm cho phận Mua hàng) LƯU ĐỒ QUYẾT TOÁN TẠM ỨNG TẠM ỨNG THIẾU HOẶC BẰNG TỔNG TRỊ GIÁ HÀNG MUA KẾ TOÁN THỦ QUỸ BP MUA HÀNG Nhận hóa đơn, bảng kê mua hàng Quyết toán tạm ứng với phận mua hàng Phiếu chi Đối chiếu Phiếu chi đề nghị chi tạm ứng, bồi hoàn phần chênh lệch cho Bộ phận Mua hàng Đóng dấu xác nhận “Đã chi tiền” Phiếu chi Hóa đơn, Bảng kê mua hàng, đề nghị tạm ứng D D SV: Nguyễn Hồng Quang Page 75 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập TẠM ỨNG THỪA KẾ TOÁN THỦ QUỸ BP MUA HÀNG Quyết toán tạm ứng lập Phiếu chi, Phiếu thu Phiếu chi Phiếu thu Đối chiếu phiếu chi, tạm ứng Thu lại khoản tiền tạm ứng thừa Đóng dấu xác nhận “Đã thu”’ “Đã chi” 2 Phiếu chi Phiếu thu D Hóa đơn, bảng kê, đề nghị tạm ứng D BP MUA HÀNG CHI MUA BẰNG TIỀN GỬI - Đề nghị mua hàng xét duyệt mua hàng: thực chu trình chi tiền mặt - Chi trả: Khi nhận Hóa Đơn, phiếu Đề nghị tốn Đề nghị chi tạm ứng dựa hợp đồng ký kết kế toán lập Lệnh chi tiền gửi ngân hàng (2 liên); liên giữ phận để ghi sổ; liên gửi NH (cả liên phải có chữ ký xét duyệt GĐ) SV: Nguyễn Hồng Quang Page 76 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh - Báo Cáo Thực Tập Sau nhận Giấy báo nợ NH kế tốn lưu Hóa Đơn, Hợp đồng, phiếu Yêu cầu toán, Đề nghị chi tốn, Lệnh chi NH LƯU ĐỒ KẾ TỐN BÊN NGỒI Hóa đơn, Đề nghị tốn, Đề nghị tạm ứng Lập lệnh chi Lệnh chi GĐ phê duyệt Lệnh chi Hóa đơn, Đề nghị toán, Đề nghị tạm ứng NGÂN HÀNG D CHI TIỀN MẶT - Kế tốn nhận Hóa Đơn, Đề nghị chi toán, phiếu Đề nghị chi tạm ứng hợp đồng (nếu có) sau xem xét tính hợp quy chứng từ kế toán lập Phiếu Chi (2 liên) chuyển cho GĐ ký duyệt (liên lưu phận với HĐ/ Đề nghị chi toán/ Đề nghị chi tạm ứng/ Hợp đồng, liên gửi Thủ Quỹ) Gửi liên Phiếu Chi cho Thủ quỹ - TQ nhận Phiếu Chi, chi tiền, đóng dấu xác nhận “Đã chi” sau gửi liên lại cho phận kế toán để ghi sổ lưu chứng từ khác, liên TQ lưu lại LƯU ĐỒ CHI THANH TOÁN BẰNG TIỀN MẶT SV: Nguyễn Hồng Quang Page 77 GVHD Nguyễn Thị Thùy Linh Báo Cáo Thực Tập KẾ TỐN Bên Ngồi Hóa đơn, Đề nghị toán, Đề nghị tạm ứng THỦ QUỸ Lập Phiếu chi Chi tiền, đóng dấu xác nhận “Đã chi tiền” Phiếu chi Phiếu chi GĐ phê duyệt D Phiếu chi Hóa đơn, Đề nghị toán, Đề nghị tạm ứng D LỜI KẾT Thực trạng rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu hoạt động trung tâm thể dục thể thao Thống Nhất nhà quản lý kiểm soát tốt, chủ yếu việc Giám đốc trực tiếp tham gia vào q trình kiểm sốt Chính vậy, rủi ro nguyên nhân khối lượng công việc lớn, lạm quyền định dẫn đến sai sót ảnh hưởng đến mục tiêu đơn vị tránh khỏi Trong q trình phát triển, đơn vị tăng quy mơ hoạt động, kinh doanh nhiều loại hình hơn, số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều Do gánh nặng cơng tác kiểm sốt đặt nặng lên vai người quản lý Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu hiệu hơn, giảm áp lực công việc khỏi số nhân vật chủ chốt điều tất yếu đơn vị tăng kích cỡ quy mơ tầm hoạt động SV: Nguyễn Hồng Quang Page 78 ... hỗn loạn tất yếu xảy phê chu n chia làm hai loại phê chu n chung phê chu n cụ thể Phê chu n chung: Là trường hợp người quản lý ban hành sách để áp dụng cho tồn đơn vị Phê chu n cụ thể: Là trường... mà khiến đơn vị bị phạt dẫn đến vi c bị đình hoạt động khơng tuân thủ pháp luật 3.2 Chu trình Bán hàng – thu tiền 3.2.1 Đặc điểm Chu trình bán hàng – thu tiền chu trình quan trọng đơn vị kinh... tảng cho vi c thiết lập Hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu từ nghiên cứu, xây dựng hoạt động kiểm sốt nội theo chu trình: Doanh thu – Thu tiền; Chi phí (Mua hàng, sữa chữa, chi phí khác) – Chi tiền;