Phân tích đặc điểm của quản trị dự án hiệu quả

Phân tích đặc điểm Quản trị Dự án hiệu I Tổng quan quản trị Dự án: Trong thực tế, quản trị Dự án việc làm thường xuyên thực hầu hết lĩnh vực, chẳng hạn: ngành công nghiệp, nông nghiệp, giáo dục, bất động sản … Một dự án có điểm bắt đầu, kết thúc nhằm đạt hay số mục tiêu cụ thể xác định Thông thường, dự án khơng thể có nguồn lực vơ tận mà việc sử dụng nguồn lực bị giới hạn Dự án thường bị chi phối ba yếu tố: chi phí, thời gian mục tiêu Thực tiễn cho thấy, lúc thỏa mãn ba yếu tố Thường chọn hai, yếu tố lại hệ lựa chọn hai yếu tố khác Do vậy, quản trị Dự án yêu cầu tất yếu nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị Dự án nhóm nguyên tắc, phương pháp kỹ thuật, mà người áp dụng nhằm vạch kế hoạch kiểm sốt cơng việc dự án cách hiệu Mục tiêu quản trị Dự án tối ưu hóa chi phí, thời gian chất lượng dự án Để quản trị tốt dự án, cần hiểu công việc dự án Các công việc bao gồm: - Đây loại công việc độc nhất, không lập lại, thường bao hàm thay đổi - Mục tiêu, trọng tâm hoàn thành dự án - Trách nhiệm quản lý quản lý công việc dự án - Ngân sách: tài trợ cho dự án cụ thể - Có thể khơng tn theo tiêu chuẩn cơng việc đặc thù không lặp lại - Quản trị xuyên văn hóa: Ít biến đổi theo văn hóa - Rủi ro: nhiều rủi ro, khó lường trước hết - Sự minh bạch: Được nhận biết cách rõ nét mục tiêu dự án chưa thực II Các nguyên tắc quản trị Dự án: Như trình bày phần trước, quản trị Dự án cần phải có nhóm nguyên tắc, phương pháp kỹ thuật Các nguyên tắc cần phải có quản trị Dự án bao gồm: Các kỹ Giám đốc dự án: Nhiều người trở thành nhà quản lý Dự án cách tình cờ Tuy nhiên, để quản lý Dự án tốt họ cần có kỹ Các kỹ Giám đốc dự án là: a) Kỹ người: Quản trị người việc làm phức tạp, đòi hỏi kỹ thuật nghệ thuật Thuyết X cho rằng, chất người lười biếng, cần phải có biện pháp mạnh để họ tuân thủ Ngược lại, thuyết Y cho rằng, chất người tốt đẹp, cần biện pháp động viên để nâng cao tinh thần làm việc họ Thuyết Z cho rằng, người tổ hợp xấu tốt Do vậy, cần có biện pháp thích hợp để phát huy tính tốt hạn chế tính xấu họ Thực vậy, cảm nhận người đạt khoảng 20%, giống phần tảng băng Phần lại nội tâm họ, giống phần chìm tảng băng, cần phải có phương pháp để khám phá thấu hiểu họ Trong tập thể bao gồm người có tính cách khác nhau, văn hóa khác nên dễ nảy sinh xung đột Nhà quản lý cần phải thuyết phục lẫn dùng thẩm quyền trực tiếp cách hợp lý, lúc, chỗ? Các giải pháp đề nghị áp dụng là: - Ghi nhận đóng góp cá nhân, nhu cầu người - Tiếp xúc để hiểu rõ người, đáp ứng yêu cầu đáng họ b) Các kỹ dự án: Các kỹ nhằm giúp cho Giám đốc dự án dự đốn chi phí chuẩn bị lịch trình khả thi kế hoạch ngân sách cách hợp lý c) Các kỹ hội nhập: Một dự án bao gồm nhiều thành phần, chẳng hạn: dự án phát triển khu nhà bao gồm: Giải phóng mặt bằng, qui hoạch, thiết kế mẩu nhà ở, nguồn vốn, thi cơng, tốn … Nhiệm vụ chủ chốt Giám đốc dự án điều phối thành phần cách khoa học nhịp nhàng nhằm đạt hiệu cao Nếu thành phần không đạt kết ảnh hưởng đến thành phần khác Ví dụ minh chứng Dự án khu dân cư Phường 1, Thành phố Cao Lãnh 01 hộ gia đình chưa di dời nên thực khoảng 50% công việc, phải tạm dừng đến 03 năm, gây thiệt hại đáng kể d) Các kỹ kỹ thuật: Giám đốc dự án không thiết phải am hiểu kỹ thuật chuyên gia lĩnh vực chuyên ngành Tuy nhiên, họ phải am hiểu hạng mục dự án cần phải thực mặt kỹ thuật Mặt khác, họ cần phải hiểu biết khó khăn tiềm ẩn xảy liên quan đến kỹ thuật Có thế, họ am hiểu khó khăn người làm việc quyền có giải pháp khắc phục khó khăn Ví dụ, năm 1984 Chung Ju Yung, cố Chủ tịch tập đoàn Huyndai định ngăn cửa biển để biến vùng đất ngăp mặn thành đất trồng lúa Khi đó, tảng đá dù to đến ngăn dòng bị nước trơi Ơng cộng nghĩ cách mua tàu chở dầu cũ, cho đầy đá vào nối kết đánh chìm Nhờ đó, cơng việc ngăn dòng thành cơng Phương pháp sau gọi phương pháp Chung Ju Yung e) Kiến thức tổ chức: Bao gồm yếu tố sau: - Quản trị xuyên văn hóa: Thực tế ngày dự án tập hợp nhiều người nhiều quốc gia khác Việc hiểu rõ tập quán Tôn giao Quốc gia … nhằm hạn chế xung đột yêu cầu quan trọng giúp cho người phối hợp hiệu - Xây dựng sách cụ thể, rõ ràng nhằm tơn vinh người có thành tích khiển trách vi phạm - Am hiểu khả thay đổi sách nơi có dự án, tránh rủi ro xảy Trong kỹ mà Giám đốc dự án cần có, họ làm việc cách hiệu với hai kỹ năng: + Các kỹ kỹ thuật trình bày + Các kỹ mềm Kỹ mềm hiểu nghệ thuật nhà quản lý Một kỹ mềm dẫn chứng kỹ người Xin lấy ví dụ người mệnh danh “Vua thép” Mỹ nghiệp phát triển ngành cơng nghiệp sắt thép ông ta Trên mộ bia ghi dòng chữ, đại ý: Đây nơi yên nghỉ người biết sử dụng người giỏi mình! Các cấu tổ chức chung: Tùy theo tính chất dự án mà có cấu tổ chức phù hợp Tuy nhiên, có ba cấu tổ chức chung sau đây: a) Tổ chức theo chức năng: Theo cấu tổ chức này, đơn vị chia làm nhiều cấp: - Tổng giám đốc chịu trách nhiệm chung - Các Giám đốc chịu trách nhiệm theo hoạt động hay theo chun mơn như: Tài chính, Kế hoạch, Sản xuất, Kinh doanh, Truyền thông … - Mỗi Giám đốc có Ban trực thuộc, chẳng hạn: Giám đốc sản xuất có ban cung ứng vật tư, nhà máy sản xuất - Mỗi Ban có phòng chức năng; - Mỗi phòng chức có phận Mơ hình có thuận lợi bất lợi sau: * Thuận lợi: đội/nhóm hiểu rõ nhiệm vụ mình; Hệ thống hành thiết lập rõ ràng; Nhân viên phận có sẵn; thuận lợi cho việc lập kế hoạch; Thẩm quyền rõ ràng * Bất lợi: dự án bị cô lập, không quan tâm mức; nguồn lực bị giới hạn, khó sử dụng nhân lực phận khác; qui trình quan liêu; tập trung vào việc hình thành phòng, ban, quan tâm mục tiêu chung * Đánh giá: phù hợp với loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ b) Tổ chức theo dự án: Theo mơ hình này, tồn doanh nghiệp chia thành dự án Trong dự án cấu thành phòng/Ban chức phòng/ ban chức có phận /Tổ chun mơn Tổng Giám đốc người điều hành cao chịu trách nhiệm chung * Thuận lợi: Thẩm quyền dự án rõ ràng; Truyền thông dự án đơn giản hóa; Tiếp cận chun mơn đặc biệt; Tập trung ưu tiên vào dự án * Bất lợi: Tăng gấp đôi nỗ lực; Động lực trung thành không rõ rệt; Sự ganh đua nội công ty * Đánh giá: Nhà quản lý dự án có đầy đủ thẩm quyền để định ưu tiên đạo công việc tất thành viên đội dự án c) Tổ chức theo ma trận: Đây mơ hình kết hợp Tổ chức theo chức Tổ chức theo dự án Theo mô hình này, thì: - Tổng Giám đốc người điều hành cao nhất, chịu trách nhiệm chung - Các phòng/Ban chun mơn chịu trách nhiệm lĩnh vực phụ trách - Các dự án triển khai sở sử dụng nguồn lực phòng/Ban chuyên môn * Thuận lợi: Trọng tâm dự án rõ ràng; Bố trí nhân lực linh hoạt; Khả thích ứng với kỹ nhu cầu quản lý; Các hội phát triển nhân viên; Khả thích ứng với thay đổi kinh doanh * Bất lợi: Các xung đội nội bộ; Sự phản kháng kết thúc; mối quan hệ thẩm quyền mệnh lệnh phức tạp; Các hệ thống ghi nhận (công lao) nhân viên phức tạp * Đánh giá: Nhà quản lý dự án chia sẻ trách nhiệm với nhà quản lý chức nhằm định ưu tiên đạo công việc cá nhân phân công làm việc dự án * Đề xuất áp dụng: nhân viên phận tham gia dự án làm việc tồn thời gian; kết thúc dự án họ trở phòng/Ban ☼ Thực tiễn công ty HIDICO: - Đang áp dụng tổ chức theo ma trận - Dự án thực hiện: tái cấu trúc công ty - Mục tiêu dự án: Đánh giá sản phẩm, tài chính, nhân nhằm tái cấu trúc chiến lược Tổ chức máy hệ thống tồn cơng ty - Phân cơng dự án: + Tổng Giám đốc: Trưởng Ban đạo; Phó Tổng Giám đốc tài chính: Phó Ban + Phó Tổng Giám đốc phụ trách Nhân sự, Kế hoạch: Tổ trưởng giúp việc + Tổ giúp việc: ♦ Giám đốc công ty trực thuộc: đánh giá chiến lược sản phẩm cơng ty ♦ TP.Kế hoạch: Tổng hợp đánh giá tồn sản phẩm cơng ty, tổng hợp báo cáo ♦ Giám đốc Tài chính: Đánh giá nguồn tài cơng ty ♦ TP Nhân - Hành chính: Đánh giá nguồn nhân lực công ty Sơ đồ tổ chức sau: TỔNG GIÁM ĐỐC P TỔNG GIÁM ĐỐC Nhân Dự án tái cấu trúc Cơng ty T.phòng CV Pluật P TỔNG GIÁM ĐỐC Kế hoạch Tài Kế tốn Cty Trưởng Trưởng Giám Phòng Phòng Đốc Sự cân yếu tố trách nhiệm, trách nhiệm giải trình thẩm quyền a) Các nhà quản lý dự án cần cân tốt việc giao trách nhiệm, trao quyền nắm giữ trách nhiệm giải trình người Khi quản lý dự án, yếu tố làm rõ có lợi cho công tác quản lý * Trách nhiệm: Người quản lý chịu toàn trách nhiệm kết cuối người khác chịu phần trách nhiệm Trong quản lý dự án, cần ý đến chi tiết dù nhỏ ý kiến phản biện thành viên nhóm * Trách nhiệm giải trình: Giúp người quản lý hiểu nguyên nhân cơng việc hiệu quả, từ có giải pháp phù hợp để khắc phục Trách nhiệm giải trình nhằm hướng tới bao hàm cơng việc mà thành viên giải trình muốn đạt Hiệu công việc tăng cao trách nhiệm giải trình song hành với trách nhiệm * Thẩm quyền: Tất thành viên dự án phải trao quyền tiếp cận nguồn lực cách hợp lý để hồn thành dự án Nếu khơng có thẩm quyền hợp lý, thành viên dự án giữ trách nhiệm giải trình cho cơng việc Thẩm quyền thành viên dự án quan trọng Do vậy, họ phải biết: - Những việc họ cần phải làm; - Thẩm quyền giới hạn nó; - Mối quan hệ với người khác; - Việc làm hiệu họ đâu Kinh nghiệm thực tiễn rằng, người quản lý dự án cần phải: - Có văn phân công cụ thể - Xác định nguồn lực cho dự án - Nếu thành viên khơng đủ kỹ làm việc khơng bố trí họ b) Nếu trao quyền quản lý dự án, cần cân yếu tố sau: - Chọn đội ngũ làm việc thích hợp Nếu được, chọn người có chức vụ cao tơi Như họ làm việc có hiệu tất muốn làm tốt để khẳng định họ Lúc này, tơi đóng vai trò người hoạch định, xem xét kết sơ đồ GANTT - Văn hóa qui định mang tính quan trọng trách nhiệm, trách nhiệm giải trình thảm quyền - Ủy quyền công việc cách hiệu qua bước: + Chuẩn bị kỹ trước giao việc, văn + Xác định cụ thể yêu cầu công việc Đảm bảo người nhận nhiệm vụ hiểu rõ công việc mà họ giao + Xác định rõ mốc thời gian hồn thành cơng việc + Định rõ phạm vi thẩm quyền mà người ủy thác sử dụng để hồn thành cơng việc (Quyền đề nghị, quyền thông báo khởi xướng, quyền hành động) + Xác định mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm đối chiếu tiến độ hướng dẫn cần thiết + Tổng kết công việc để trao đổi thành quả, thiếu sót, học kinh nghiệm III Kết luận: Quản trị Dự án cơng việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có kỹ kỹ thuật kỹ mềm Thành công quản lý dự án cách lãnh đạo đội ngũ nhóm làm việc Bài làm hẳn điều thiếu sót, mong dẫn thêm./ Tài liệu tham khảo: - Tập giảng môn Quản trị Dự án - Tài liệu đào tạo CEO Trường Doanh nhân PACE - Quyển “Người giỏi người làm tất cả” Tiến sĩ Donna M.Genett - Tự truyện “Không thất bại! Tất thử thách” Chung Ju Yung – người sáng lập tần đoàn Huyndai - Tài liệu công ty HIDICO Overview of Project Management In fact, Project Management is a regular job and is done in most areas, such as: industry, agriculture, education, real estate… A project has a starting point and an ending point in order to achieve one or more specific objectives to be identified Normally, a project can not have infinite resources but the use of resources is limited A project is usually dominated by three factors: cost, time and goal The reality shows that at the same these three factors can not be satisfied Normally, two factors are selected only, the remaining factor is the result of a choice of two other factors Therefore, project management is an essential requirement to achieve the goals set out Project Management is a group of principles, methods and techniques that people apply for planning and controlling the project work effectively 10 The goal of project management is to optimize the cost, time and the project quality In order to manage the project well, it is necessary to understand the works of the project These works are included: - This is the unique kind of work, not repeated, often involved change - The main objectives are the project completed - Management responsibility is management for the project - Budget: funding is for a specific project - It is possible not comply with the standards because of the particular job and not repeated - Managing across cultures: it is seldom changed as per each culture - Risk: much risk, it is difficult to anticipate all - Transparency: To be identified clearly if the project objectives have not been performed II The basic principles of project management: As stated above, the project management should have the group of principles, methods and techniques The basic principles are required to have in project management, including: The Project Manager’s skills: Many people become the project managers accidentally However, in order to manage the project well, they should have the skills The skills of the Project Manager are: a) The skills about people: People management is complex, it is required both technique and art Theory X states that human nature is lazy, it is necessary to apply the strong measures for their compliance In contrast, theory Y states that human nature is good, so there should be the encouraging measures to improve their working spirit Theory Z says that man is a combination of the bad ones and good ones Therefore, there should be appropriate measures to promote their good nature and limit their bad nature 11 Indeed, what we feel about the human being is only about 20%, like the emerged of the iceberg The rest is their interior part, like the submerged part of the iceberg, it is necessary to have methods to explore and understand them In a collective group, consisting of people with different personalities, different cultures are very easily to arise the conflicts The managers need to convince and use the direct power reasonably, timely, properly The proposed solutions are applied: - Recognizing the contribution of each individual, because it is everyone’s needs - Contacting to understand the people and meet their legitimate requirements b) The project skills These skills help the project manager possibly predict the costs and prepare the feasible schedule and plan a reasonable budget c) Integration skills A project consists of several components, for example: a new residential development project, including: ground clearance, planning, design of housing model, funding, construction, settlement… The key tasks of the Project Manager are to coordinate these components scientifically and rhythmically to achieve the highest efficiency If one of these components does not reach the achievement, it will affect the other components For example, the residential zone project in Ward 1, Cao Lanh City, because one household has not moved yet So the performance is only about 50% of the work, so far, the work has certainly been paused for 03 years, causing much damage d) The technical skills The Project Manager is not necessarily to understand technical issues as the experts in specialized fields However, what items of the project they must understand necessary to carry out technically On the other hand, they should understand the potential difficulties that may occur concerned with the engineering If so, they understand the difficulties of those who work under and together having the solutions to overcome those difficulties 12 For example, in 1984, Chung Ju Yung, the late Chairman of Hyundai Group decided to impede the sea gate to change a land with salt marsh into a paddy soil At that time, although how big the rocks are when impeding the water lines were washed away He and his colleagues thought that buying old tankers, for rocky to them and connected together and sink the rocky old tankers Thus, the impeding work was successful This method is then called the method of Chung Ju Yung e) Knowledge of organization: It is included with the following elements: - Managing across cultures: In fact, today a project can gather many people in many different countries Understanding the practices, religion, country is to limit the conflicts which are very important requirements to help people coordinate effectively - Developing the policies specifically and apparently to honor the people with achievements and reprimand those who violate - Understanding the possibility to change the policies at the project place, to avoid the possibly occurred risks For the skills that a project manager needs to have, they can work effectively with two skills: + Technical skills as described + The soft skills The soft skills are understood as an art of manager One of the soft skills is shown evidence of human skills I would like to take the example of the person who is known as the “Empire of Steel” of the United States for the development of his iron and steel industry On the grave, only one line is written, general idea as follow: This is the resting place of the man who knows how to use his better people! The general organizational structures Depending on the nature of the project, there will be an appropriate organizational structure However, there are three following general structures: a) Organized by function: Under this organizational structure, the unit is divided into levels: - General Director is responsible for the whole thing - The managers are responsible for the operation or for the profession such as: Finance, Planning, Production, Sales, Media… 13 - Each Director has the directly under Boards, such as: Production Manager has the supply Board of materials and the manufacturing plants - Each board has its function department; and - Each functional department has its divisions This model has the following advantages and disadvantages: * Advantages: the teams / groups understand their duties; the administrative system is clearly established; the staff of the divisions is available; it is convenient to plan; clear competence * Disadvantages: the projects are isolated, not interested properly; limited resources, difficult to use human resources of the other departments; bureaucratic processes; focused on the establishment of departments, divisions, little interested in the common objective * Assessment: it is only suitable for small and medium companies b) Organization by project According to this model, the entire company is divided into the projects In each project, the functional departments/divisions are made up and each functional department/division has its sections/professional teams The General Director is the highest managing person and overall responsibility * Advantages: the clear competence in the project; Communication in the project simplified; special professional approach; Focus and priority into the projects * Disadvantage: Increase of doubling efforts; motivation and loyalty are not clear; rivalry within the company * Assessment: The project manager has full authority to assign the priorities and to direct the works of all the members of the project team c) Organization by matrix: This model is a combination of functional organization and project organization According to this model, then: - General Director is the highest managing person, responsible for the overall - The professional departments/divisions are responsible for the field in charge of themselves 14 - The projects are deployed on the basis of using the resources of the professional departments/divisions * Advantages: clear project focus; flexible human resource arrangement; adaptable ability to the skills and management needs; staff development opportunities; Ability adaptable to the changes in business Disadvantage: internal conflicts; Resistance to the end; competent relationships and complex orders; complicated employee receiving systems (service) * Assessment: The project manager shares the responsibility with the functional managers to assign the priorities and to direct the works of individuals assigned to works in the project * Application suggestion: when the department employees take part in the project, they have to work full time; after the project is ended, they return to the department/division ☼ The reality at HIDICO Company: - The organization is being applied as per the matrix - Ongoing Project: company restructure - Project objectives: Evaluation of products, finance, human resources to restructure the strategy and organize the operational system for the whole company - Project assignment: + General Director: Head of the directing board; Deputy General Director of Finance: Deputy Head + Deputy General Director in charge of Human Resources, Planning: team leader of work help + Team of work help ♦ Directors of affiliated companies: product strategy assessment of the company ♦ Planning Manager: Overall assessment for the entire products of the company, summary reports ♦ Financial Director: financial resource assessment of the company ♦ Personnel – Administrative Manager: Company human resource assessment Organization chart General Director 15 Deputy General Director Company restructure project Personnel Planning Material manager Manager Deputy General Director Finance Accounting Manager Subsidiary Director The balance between the elements of responsibility, accountability and authority a) The project managers need a good balance in the allocation of responsibility, empowerment and holding accountability from other persons When managing the project, the factors are more clarified the management work is more profitable * Responsibilities: the Managers take full responsibility for the final result while others take only partial responsibility In project management, it is necessary to pay attention to every detail even the small details and the opponent criticisms of the team members * Accountability: To help the managers understand the causes of poor efficiency works, from which there are the suitable solutions to overcome The accountability is towards or covers the works the members explain to achieve The work result will increase if the accountability is parallel with the responsibility * Competence: All the members of the project must be given with power access to the resources properly to be able to complete the project If there is no reasonable authority, the project members can not hold accountability for the poor work The competence of each member of the project is very important Therefore, they have to know: - What works they need to do; - Authority and its limits; - Relationship with others; 16 - Where and when their poor efficient works are Practical experience shows that the project managers need to: - send the letter of specific assignment - identify the resources for projects - If the members not have enough job skills, then they should not arrange that works b) If the project management power is given, I need to balance three factors as follows: - Select the work team appropriately If possible, choose those with higher positions or by my position If so, they will work effectively because they all want to good to affirm themselves At this time, I only play the role as to plan, review the results on GATT diagram - Being documented the important regulations and responsibilities, accountability and authority - The work is authorized effectively through the steps: + Carefully prepared before assignment in writing + Identify specifically the job requirements Ensure that the persons receiving the works understand the works assigned to them + Define clearly the milestones for the work completion + Specify clearly the scope of the power that the trustee can use to complete the work (proposal right, the information right to and initiate actions) + Identify the timelines to test and compare them to compare the time progress and guidance if needed + Summary of work to discuss the achievements, shortcomings and experience 17 ... trước, quản trị Dự án cần phải có nhóm nguyên tắc, phương pháp kỹ thuật Các nguyên tắc cần phải có quản trị Dự án bao gồm: Các kỹ Giám đốc dự án: Nhiều người trở thành nhà quản lý Dự án cách... Các nhà quản lý dự án cần cân tốt việc giao trách nhiệm, trao quyền nắm giữ trách nhiệm giải trình người Khi quản lý dự án, yếu tố làm rõ có lợi cho cơng tác quản lý * Trách nhiệm: Người quản lý... việc để trao đổi thành quả, thiếu sót, học kinh nghiệm III Kết luận: Quản trị Dự án công việc phức tạp, đòi hỏi người quản lý phải có kỹ kỹ thuật kỹ mềm Thành công quản lý dự án cách lãnh đạo đội