slide quản trị điều hành dự án chương 4 phân tích đặc điểm và công việc dự án

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BỘ MÔN QUẢN TRỊ DOANH NGIỆP QUẢN TRỊ ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN CHƯƠNG PHÂN TÍCH ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠNG VIỆC DỰ ÁN CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Phân tích đặc điểm dự án Bước 1: Xác định phạm vi dự án Bước 2: Thiết lập ưu tiên dự án Bước 3: Tạo lập cấu trúc phân tách cơng việc (Work Breakdown Structure – WBS) Bước 4: Tích hợp WBS với tổ chức Bước 5: Tạo mã WBS cho hệ thống thông tin 4–2 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 1: Xác định phạm vi dự án • Phạm vi dự án – Là khái niệm kết cuối sứ mệnh dự án – sản phẩm hay dịch vụ cho khách hàng – với thuật ngữ cụ thể, hữu hình đo lường • Mục tiêu tuyên bố phạm vi dự án – Để xác định rõ ràng kết cho người sử dụng cuối – Để tập trung vào việc hồn thành thành cơng mục tiêu dự án – Được sử dụng chủ đầu tư người liên quan công cụ lập kế hoạch để đo lường thành công CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt 4–3 Bản tuyên bố phạm vi dự án Mục tiêu dự án: Xác định mục tiêu tổng thể Ví dụ: tạo phần mềm dịch thuật thời gian năm với chi phí khơng 1.5 triệu USD Các sản phẩm: theo giai đoạn Các mốc quan trọng: Các mốc cần đạt giai đoạn Các yêu cầu kỹ thuật: Ví dụ: phần mềm cần dịch ngơn ngữ nói chữ viết Các giới hạn: hạn chế phạm vi dự án Phê duyệt khách hàng 4–4 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Phạm vi dự án: Các thuật ngữ khái niệm • Bản tuyên bố phạm vi (Scope Statements) – Còn gọi tuyên bố công việc (statements of work - SOW) • Bản giao việc dự án – Có thể bao gồm phiên mở rộng tuyên bố phạm vi dự án – Là tài liệu trao quyền cho người quản lý dự án khởi động điều hành dự án • Sự trượt phạm vi (Scope Creep) – Khuynh hướng mở rộng phạm vi dự án theo thời gian thay đổi yêu cầu, đặc tính kỹ thuật ưu tiên 4–5 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 2: Thiết lập ưu tiên dự án • Lý đánh đổi dự án – Sự thay đổi tiêu chí quan trọng liên quan tới thơng số chi phí, thời gian thành • Ngân sách – Chi phí • Kế hoạch – Thời gian • Thành - Phạm vi 4–6 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 2: Thiết lập ưu tiên dự án • Quản lý ưu tiên đánh đổi trọng dự án – Hạn chế: tham số cố định – Cải thiện: Ưu tiên cải thiện tiêu chí tiêu chí khác – Chấp nhận: giảm (hoặc không đáp ứng được) yêu cầu tiêu chí 4–7 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 3:Tạo lập cấu trúc phân tách cơng việc (WBS) • Cấu trúc phân tách cơng việc (WBS) – Là phác thảo theo thứ bậc (bản đồ) xác định sản phẩm thành phần công việc liên quan đến dự án – Khái quát mối quan hệ sản phẩm cuối cùng, sản phẩm thành phần gói cơng việc – Phù hợp để thiết kế xây dựng dự án có đầu hữu hình dự án định hướng theo trình 4–8 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Cấu trúc phân tách công việc 4–9 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Cấu trúc phân tách cơng việc (ví dụ) 4–10 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Làm để WBS giúp nhà quản lý dự án • WBS – Tạo điều kiện cho tổ chức đánh giá chi phí, thời gian, thành mặt kỹ thuật dự án – Cung cấp thông tin phù hợp để quản lý phận tổ chức – Giúp phát triển cấu trúc phân tách tổ chức (Organization breakdown structure - OBS) nhằm phân công trách tới phận cá nhân – Giúp quản lý kế hoạch, thời gian biểu ngân sách – Xác định kênh trao đổi trợ giúp phối hợp thành phần dự án 4–11 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các gói cơng việc • Gói cơng việc mức thấp WBS – Có tính chất định hướng đầu ra, đó: Định nghĩa cơng việc (cái gì) Xác định thời gian hồn thành gói cơng việc (bao lâu) Xác định ngân sách cho giai đoạn để hồn thành gói cơng việc (chi phí) Xác định nguồn lực cần để hồn thành gói cơng việc (bao nhiêu) Xác định người chịu trách nhiệm cho khối lượng công việc (ai) Xác định điểm kiểm tra (các mốc quan trọng) để đo lường thành công 4–12 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 4:Tích hợp WBS vào tổ chức • Cấu trúc phân tách tổ chức (OBS) – Mô tả làm tổ chức cấu trúc để hoàn thành trách nhiệm cơng việc cho dự án • Cung cấp khuôn khổ để tổng hợp thành tựu phận thực cơng việc • Xác định trách nhiệm phận tổ chức gói cơng việc 4–13 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Bước 5: Mã hóa WBS cho hệ thống thơng tin • Hệ thống mã hóa WBS – Định nghĩa: • Các mức độ thành phần WBS • Các thành phần tổ chức • Các gói cơng việc • Thơng tin ngân sách chi phí – Cho phép báo cáo thống phận tổ chức 4–14 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Mã hóa WBS cho hệ thống thông tin 4–15 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Ma trân trách nhiệm • Ma trận trách nhiệm – Cịn gọi đồ thị trách nhiệm tuyến tính – Tổng hợp nhiệm vụ cần hoàn thành chịu trách nhiệm việc dự án • Liệt kê hoạt động dự án người tham gia • Làm rõ việc liên quan quan trọng cần phối hợp cá nhân phận • Cung cấp công cụ cho tất thành viên dự án nhìn trách nhiệm đồng thuận với giao việc • Làm rõ mức độ loại thẩm quyền mà người sử dụng 4–16 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Ma trân trách nhiệm 4–17 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kế hoạch giao tiếp dự án • Thơng tin cần thu thập nào? • Ai nhận thơng tin? • Phương pháp sử dụng để thu thập lưu trữ thông tin? • Giới hạn, có, việc quyền truy cập vào loại thơng tin gì? • Khi thơng tin cần truyền đạt? • Truyền đạt thông tin nào? 4–18 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kế hoạch giao tiếp dự án 4–19 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Kế hoạch giao tiếp dự án 4–20 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Các thông tin cần thiết • Các báo cáo tình trạng dự án • Các vấn đề liên quan đến sản phẩm • Thay đổi phạm vi • Các họp đội dự án • Các định quan trọng • Các thay đổi phê duyệt • Các báo cáo mốc quan trọng 4–21 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Key Terms Cost account Milestone Organization breakdown structure (OBS) Priority matrix Process breakdown structure (PBS) Project charter Responsibility matrix Scope creep Scope statement WBS dictionary Work breakdown structure (WBS) Work package 4–22 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt .. .Phân tích đặc điểm dự án Bước 1: Xác định phạm vi dự án Bước 2: Thiết lập ưu tiên dự án Bước 3: Tạo lập cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure – WBS) Bước 4: Tích hợp... (statements of work - SOW) • Bản giao việc dự án – Có thể bao gồm phiên mở rộng tuyên bố phạm vi dự án – Là tài liệu trao quyền cho người quản lý dự án khởi động điều hành dự án • Sự trượt phạm vi (Scope... phẩm thành phần gói cơng việc – Phù hợp để thiết kế xây dựng dự án có đầu hữu hình dự án định hướng theo trình 4? ??8 CuuDuongThanCong.com https://fb.com/tailieudientucntt Cấu trúc phân tách công việc