hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI.

Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải quan tâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Các nhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? và sản xuất như thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanh nghiệp phải trả lời được trước khi tiến hành sản xuất. Đối với các doanh nghiệp thương mại cũng vậy. Đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả lời được các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lưu chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá trình : bán hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải chú trọng hơn tới quá trình này. Trong thời kỳ bao cấp, lưu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệp thương mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của nhà nước, hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trường, các DNTM được khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nước. Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình. Qua trình mua, nhập hàng dự trữ , bán hàng như thế nào là do doanh nghiệp quyết định. Bất cứ doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế nào- cốt sao đạt được hiệu quả cao nhất. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lưu thông hàng hoá là một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mua, nhập hàng là bước khởi đầu dảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiện các bước tiếp theo của qúa trình lưu thông. Quá trình mua hàng được đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng được yêu cầu về số lượng, chất lượng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêu thụ. Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năng thanh toán cho người bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán mua hàng với phân tích tình hình thanh toán với người bán của doanh nghiệp để hoạt động thu mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn. Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty dược liệu TWI, em được biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng với người cung cấp nói riêng của công ty đã tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu quản lý hàng hoá trong công ty ở một mức độ nhất định. Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêm thì công tác kế toán mua hàng sẽ phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình. Do đó sau khi đi vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của công ty dược liệu TWI nhận thấy những mặt mạnh, những mặt chưa hoàn thiện, em đã lựa chọn đề tài"hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI" làm đề tài cho chuyên đề của mình. Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên bản chuyên đề của em không tránh khỏi thiếu xót. Em rất mong được sự góp ý chỉ bảo của các thầy cô giáo cũng như các bác , các cô các chị trong phòng kế toán của công ty. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Hải Long, các thầy cô giáo trong bộ môn kế toán, các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của công ty dược liệu TWI đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này. Bố cục của bản chuyên đề gồm 3 chương Chương 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay. Chương 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI. Chương3: Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI.

Lời mở đầu

Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải quantâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Cácnhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? vàsản xuất nh thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi doanhnghiệp phải trả lời đợc trớc khi tiến hành sản xuất

Đối với các doanh nghiệp thơng mại cũng vậy Đòi hỏi các doanh nghiệpphải trả lời đợc các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai? Trong đó luchuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quátrình : bán hàng- dự trữ- mua hàng, nhập hàng Đối với doanh nghiệp phải chútrọng hơn tới quá trình này

Trong thời kỳ bao cấp, lu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh nghiệpthơng mại thực chất chỉ là những" Tổng kho cấp phát" của nhà nớc, hoàn toàn thụ

động với sản xuất và tiêu dùng Trong cơ chế thị trờng, các DNTM đợc khuyếnkhích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất vàtiêu dùng trong nớc Các doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, tự chủtrong hoạt động kinh doanh của mình Qua trình mua, nhập hàng dự trữ , bánhàng nh thế nào là do doanh nghiệp quyết định Bất cứ doanh nghiệp đó thuộcthành phần kinh tế nào- cốt sao đạt đợc hiệu quả cao nhất Vì vậy tổ chức quản lý

và thực hiện tốt quá trình lu thông hàng hoá là một vấn đề hết quan trọng đối vớicác doanh nghiệp Mua, nhập hàng là bớc khởi đầu dảm bảo cho doanh nghiệp cóhàng hoá để thực hiện các bớc tiếp theo của qúa trình lu thông Quá trình muahàng đợc đánh giá là tốt khi quá trình đó đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng, chất l-ợng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết kiệm trong tất cả các khâu: thu mua- dự trữ- tiêuthụ

Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là mộtvấn đề quan trọng Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả năngthanh toán cho ngời bán Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán muahàng với phân tích tình hình thanh toán với ngời bán của doanh nghiệp để hoạt

động thu mua hàng hoá đạt hiệu quả cao hơn

Trong quá trình thực tập tại phòng kế toán của công ty dợc liệu TWI, em

đ-ợc biết công tác kế toán nói chung, kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng vớingời cung cấp nói riêng của công ty đã tơng đối tốt, đáp ứng đợc yêu cầu quản lýhàng hoá trong công ty ở một mức độ nhất định Tuy nhiên nếu hoàn thiện thêmthì công tác kế toán mua hàng sẽ phát huy hơn nữa vai trò quản lý của mình Do

đó sau khi đi vào tìm hiểu công tác kế toán mua hàng của công ty dợc liệu TWI

tài"hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệuTWI" làm đề tài cho chuyên đề của mình.

Tuy nhiên, do khả năng và thời gian có hạn nên bản chuyên đề của emkhông tránh khỏi thiếu xót Em rất mong đợc sự góp ý chỉ bảo của các thầy côgiáo cũng nh các bác , các cô các chị trong phòng kế toán của công ty

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trần Hải Long, các thầy cô giáo trong

bộ môn kế toán, các bác, các cô, các chị trong phòng kế toán của công ty dợcliệu TWI đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề này

Bố cục của bản chuyên đề gồm 3 chơng

Chơng 1: Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiềnhàng trong các doanh nghiệp hiện nay

Chơng 2: Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng và thanhtoán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

Chơng3: Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng

và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

ChƠNG I:

Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng trong các doanh nghiệp hiện nay

1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại

"Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam( đợc quốc hội khoá IV, kỳ họpthứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá, dịch vụ nhằmmục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội

Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của lao

động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện thôngqua mua bán trên thị trờng Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những hàng hoá,vật t mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản xuất và tiêudùng của xã hội

Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:

- Hàng hoá rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển, nhucầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng hoá ngàycàng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại

- Hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học, mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý;hoá; sinh học riêng Những đặc tính này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hànghoá trong quá trình thu mua, vận chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra

- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã, thông số kỹ thuật

- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử dụng.Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để đáp ứngnhu cầu tiêu dùng hay sản xuất

Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM Nghiệp vụ lu chuyểnhàng hoá với các quá trình: mua- nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán hàng

là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM Vốn dự trữ hàng hoá chiếm tỷtrọng lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%) Vốn lu động củadoanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của chu kỳ sản xuất là:

dự trữ, sản xuất và lu thông Quá trình này diễn ra lặp đi lặp lại không ngừng gọi

là sự tuần hoàn và chu chuyển của vốn lu động

- Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên trong quá trình lu chuyển hàng hoá tại cácdoanh nghiệp kinh doanh thơng mại, là quá trình vận động của vốn kinh doanh từvốn tiền tệ sang vốn hàng hoá

-Bán hàng: là giai đoạn cuối cùng, kết thúc quá trình lu thông hàng hoá, sựchuyển vốn kinh doanh từ vốn hàng hoá sang vốn tiền tệ

- Bảo quản và dự trữ hàng hoá: là khâu trung gian của lu thông hàng hoá.Hàng hoá vận động từ lĩnh vực sản xuất đến lĩnh vực tiêu dùng Để quá trình kinhdoanh diễn ra bình thờng, các doanh nghiệp phải có kế hoạch dự trữ hàng hoámột cách hợp lý

Có thể khẳng định rằng hàng hoá có một vị trí quan trọng trong hoạt độngkinh doanh của các DNTM Do đó, việc tập trung quản lý hàng hóa một cáchchặt chẽ ở tất cả các khâu từ thu mua, dự trữ đến tiêu thụ, trên tất cả các mặt: sốlợng, chất lợng, chủng loại giá cả là cần thiết và có ý nghĩa quan trọng trongviệc tiết kiệm chi phí vận chuyển, chi phí bảo quản, xác định giá vốn hàng bán,giá bán hàng hoá, tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp

Kế toán hàng hoá là công cụ quan trọng và không thể thiếu của quản lýhàng hoá cả về mặt hiện vật và giá trị nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu củaxã hội, ngăn ngừa, hạn chế đến mức thấp nhất những mất mát, hao hụt hàng hoátrong các khâu của quá trình kinh doanh thơng mại từ đó làm tăng lợi nhuận củadoanh nghiệp

1.2 Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng, thanh toán tiền hàng và nhiệm vụ

kế toán

1.2.1 Hàng mua và phạm vi hạch toán hàng mua

Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thơng mại là tổ chức lu thông hànghoá, đa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng Hàng hoá là hàng mua củadoanh nghiệp của doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho ngờibán và phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh toánnhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ

- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất quyền

sở hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá

- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia côngsau đó bán ra

Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi là hàng nhập khẩu:

- Hàng mua của nớc ngoài gồm máy móc, thiết bị, t liệu lao động, hàng tiêudùng, dịch vụ khác căn cứ cào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh nghiệpnớc ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nớc ngoài

- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lãm ở nớc ta sau đó bán lại cho cácdoanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ

- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các nghị

định th giữa chính phủ nớc ta với chính phủ các nớc, thực hiện thông qua cácdoanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu

1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng

1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng

Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng thứcsau:

- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp

Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của

ng-ời bán để lấy hàng Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó đã đợcxác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo quản hànghoá đó về kho của mình Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của hàng hoá đềuthuộc trách nhiệm của doanh nghiệp

- Mua hàng theo phơng thức chuyển hàng

Khi mua hàng doanh nghiệp căn cứ vào hợp đồmg đã quy định trớc để xác

định địa điểm đến nhận hàng và ngời bán sẽ chuyển hàng hoá đến địa điểm đó và

doanh nghiệp cử cán bộ của mình đến địa điểm đó để nhận hàng.Tại đây sau khinhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó mới thuộc quyền sở hữu của doanhnghiệp.

1.2.2.2 Các phơng thức thanh toán tiền hàng

- Trả tiền ngay:theo phơng thức này khi doanh nghiệp nhận quyền sở hữu vềhàng hoá thì mất quyền sở hữu về tiền tệ

- Trả chậm: theo phơng thức này khi nhận quyền sở hữu về hàng hoá doanhnghiệp cha mất quyền sở hữu về tiền tệ mà phải có trách nhiệm thanh toán chongời bán, nó tuỳ thuộc vào từng hợp đồng cụ thể mà thời gian đó dài hay ngắnkhác nhau.Trong thời gian đó nếu doanh nghiệp thanh toán tiền hàng sớm thì cóthể đợc ngời bán chiết giảm cho một khoản do thanh toán sớm

1.2.3 Giá cả hàng mua

Hàng hoá mua vào đợc hạch toán theo giá thực tế Giá thực tế của hàng mua

đợc xác định phù hợp với từng phơng pháp tính thuế giá trị gia tăng đợc áp dụngtại doanh nghiệp

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơngpháp khấu trừ thuế thì giá thực tế hàng hoá mua vào là giá không có thuế giá trịgia tăng đầu vào

+Chiphíthumua

_ Chiết khấu Th-

ơng mại, giảm giá hàng mua đ-

ợc hởng

+Thuếnhậpkhẩu(TTĐB)

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo phơngpháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không thuộc đối t-ợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là giá bao gồm cảthuế giá trị gia tăng đầu vào

+Chiphíthumua

_Chiết khấu th-

ơng mại, giảm giá hàng mua đ-

ợc hởng

+Thuế nhập khẩu (TTĐB)

Trong đó:

Giá mua của hàng hoá là số tiền mà doanh nghiệp phải trả cho ngời bántheo hợp đồng

Chi phí mua hàng bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá, chi phíbảo hiểm, tiền thuê kho thuê bãi, bảo quản hàng hoá trong quá trình mua hàng,chi phí hao hụt tự nhiên trong khâu mua, hoa hồng đại lý trong khâu mua Trờnghợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị giá bao bì phải

đợc bóc tách và theo dõi riêng

1.2.4 Nhiệm vụ kế toán

Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọngtrong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Đó là cơ sở đầu tiên cung cấp chocác nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua hàng, kếtoán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:

- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình muahàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời điểmmua hàng.

- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng theotừng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp đồng,tình hình thanh toán với ngời cung cấp

- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàngcho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết

định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ thống

kế toán hiện hành

1.3.1 Hạch toán ban đầu

Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hoá các nghiệpkinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hạch toánban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng và thanh toán cũng

nh sự luôn chuyển của chúng

Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán tiềnhàng bao gồm:

* Hoá đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có thuếGTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuúe GTGT

và tổnggiá thanh toán

* Nếu mua hàng của cơ sở kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theophơng pháp tính trực tiếp hoặc cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng nộp thuếGTGT thì chứng từ mua hàng là hoá đơn bán hàng hoặc phiếu xuất kho kiêm hoá

đơn bán hàng do bên bán lập

* Nếu mua hàng ở thị trờng thì chứng từ mua hàng là bảng kê mua hàng docán bộ mua hàng là bảng kê mua hàng do cán bộ mua hàng lập và phải ghi rõ tên

địa chỉ ngời bán, số lợng, đơn giá mua của từng mặt hàng và tổng giá thanh toán

* Phiếu nhập kho: phản ánh số lợng và trị giá hàng thực nhập kho làm căn

cứ ghi thẻ kho, thanh toán tiền hàng và xác định trách nhiệm vật chất với ngời cóliên quan, là cơ sở ghi sổ kế toán

* Biên bản kiểm nhận hàng hoá đợc sử dụng trong trờng hợp phát sinh hàngthừa, thiếu trong quá trình mua hàng

Ngoài ra trong quá trình thanh toán tiền hàng kế toán còn sử dụng cácchứng từ liên quan sau:

* Giấy báo nợ của ngân hàng

* Phiếu chi

* Giấy thanh toán tiền tạm ứng

* Chứng từ nộp thuế ở khâu mua

Hiện nay chứng từ đợc lập trong nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiềnhàng là khá nhiều do đó sẽ tốn thời gian cho nhân viên kế toán trong việc xử lýchứng từ Tổ chức hợp lý chứng từ nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng

sẽ làm giảm bớt hao phí lao động trong hạch toán, nâng cao chất lợng lao động,

đảm bảo giám sát chặt chẽ hơn, chính xác hơn nghiệp vụ mua hàng và thanh toántiền hàng

Bên cạnh việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán ban đầu nghiệp vụ muahàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ chức hợp lý quá trình hạch toán tổng hợp

và hạch toán chi tiết cũng hết sức quan trọng, nó giúp cho kế toán theo dõi đợcchặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp nhằm thựchiện tốt hơn nhiệm vụ của mình

1.3.2 Tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc bộ tài chính ban hành ngày01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụngtrong cả nớc ngày 01/01/1996 Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp dụngphơng pháp kế toán hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay kiểm kê

định kỳ mà lựa chọn sử dụng

- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai ờng xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:

th-+ Tài khoản 156 " Hàng hoá"

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động củacác loại hàng hoá của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và quầy

Kết cấu và nội dung của tài khoản

Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho

Chi phí thu mua hàng hoá phát sinh trong kỳ

Bên có: Phản ánh trị giá hàng hoá xuất kho

Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hoá bán ra trong kỳ

Trị giá hàng hoá thiếu hụt trong kiểm kê

SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho cuốikỳ

Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ

Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2

TK 1561 " phản ánh giá mua hàng hoá"

TK 1562 " chi phí thu mua"

+ Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đờng"

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua vào

đã xác định là hàng mua nhng hàng cha về nhập kho hoặc đã về đến doanhnghiệp nhng đang chờ kiểm nhận nhập kho

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ : Phản ánh trị giá hàng mua đã thuộc quyền ở hữu của doanhnghiệp nhng cha về nhập kho doanh nghiệp tăng trong kỳ

Bên có : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đang đi đờng đã về nhập khohoặc đã chuyển bán thẳng cho khách hàng

SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá, vật t đã mua nhng còn đang đi ờng

đ-+ Tài khoản 133 " Thuế GTGT đợc khấu trừ"

Tài khoản này dùng để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu vào đợc khấutrừ, đã khấu trừ và còn đợc khấu trừ

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ : Số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ

Bên có : Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào của hàng mua trả lại

Số thuế GTGT đầu vào không đợc khấu trừ đã kết chuyển

Số thuế GTGT đầu vào đã đợc hoàn lại

SDCK : Số thuế GTGT đầu vào còn đợc khấu trừ

Số thuế GTGT đầu vào đợc hoàn lại nhng ngân sách nhà

n-ớc cha hoàn trả

Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2

TK 1331- thuế GTGT đợc khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

TK 1332- thuế GTGT đợc khấu trừ của tài sản cố định

+ Tài khoản 331 " Phải trả cho ngời bán"

Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phảitrả của doanh nghiệp cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch vụ và ngời nhận thầu xâydựng cơbản

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ : Phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán( kể cả số tiền ứng trớc)

và các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại

Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch

vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản

SDCK : Số tiền còn phải trả ngời bán, nhận thầu xây dựng cơ bản

Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản cóliên quan nh

Tài khoản Tk 111- Tiền mặt

Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611 "Mua hàng"

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng

cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ

Kết cấu của tài khoản

Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụtồn kho đầu kỳ( theo kết quả kiểm kê)

Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụmua vào trong kỳ

Bên có: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua và trị giá hàng mua trả lại

Kết chuyển trị giá thực tế hàng hoá tiêu thụ trong kỳ

Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2

TK 6111- Mua nguyên liệu, vật liệu

TK 6112- Mua hàng hoá

Khi áp dụng phơng pháp kiểm kê định kỳ, các tài khoản 151,156 chỉ sửdụng để phản ánh vào thời điểm đầu kỳ và cuối kỳ Nội dung ghi chép của các tàikhoản này nh sau:

Bên nợ: Phản ánh trị giá thực tế hàng tồn kho cuối kỳ

Bên có: Phản ánh trị giá thực tế hàng hoá tồn kho đầu kỳ

1.3.3 Phơng pháp hạch toán

1.3.3.1 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

Sơ đồ hạch toán tổng hợp kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng theo

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên, nộp thuế GTGT theo phph-ơng pháp khấu trừ

(1a): hàng hoá mua về nhập kho

(2a): hàng mua đang đi đờng cuối tháng cha về nhập kho

(1b),(2b): thuế GTGT đầu vào của hàng mua

(3): hàng mua đi đờng về nhập kho

(4): nhà nớc cấp vốn, cổ đông đóng góp bằng hàng hoá

(5): hàng hoá thừa so với hoá đơn hoặc thừa do dôi thừa trong tự nhiên

(6): thuế nhập khẩu hàng mua

(7): đánh giá tăng hàng hoá

(8a): trị giá bao bì luân chuyển

(8b): thuế GTGT của bao bì

(9): hàng hoá kém phẩm chất trả lại, giảm giá hàng hoá, chiết khấu thơngmại

TK 111,112,331 TK 111,112,331 Hàng hoá mua về nhập kho Các khoản giảm giá hàng hoá

Đầu kỳ kết chuyển chi phí

Theo phơng pháp này cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giáthực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn thực tế xuất bán hàng trong kỳtheo công thức:

Trị giá vốn hàng Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn

xuất kho bán = hàng tồn kho + hàng mua vào _ hàng tồn khotrong kỳ đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ

1.3.3.3 Thanh toán với ngời bán

Quy trình hạch toán thanh toán với ngời bán đợc khái quát qua sơ đồ sau:

TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611 Trả tiền cho ngời bán Mua hàng cha trả tiền

sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng các sổ nhật

ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ đợc phản ánh vào sổ nhật ký chuyêndùng nh nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng); định

kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào sổ cái các tài khoảnliên quan

- Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: nghiệp vụ mua hàng đợc phản

+ NKCT số 5: ghi có TK 331- phải trả ngời bán

+ Hàng mua đang đi đờng phản ánh trên NKCT số 6

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

CHƯƠNG 2:

Thực trạng kế toán mua hàng và thanh toán

tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

2.1 Tổng quát chung về công ty dợc liệu TWI

2.1.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh.

2.1.1.1 Vài nét về quá trình hình thành và phát triển.

Công ty dợc liệu TW1 là một doanh nghiệp nhà nớc đợc hình thành01/04/1971 theo quyết định số 170/BYT Công ty có tên giao dịch làMEDIPANTER Là một doanh nghiệp thực hiện chế độ hạch toán độc lập, tựchủ về tài chính, có t cách pháp nhân, có tài khỏan riêng tịa ngân hàng, đợc sửdụng con dấu riêng theo thể thức Nhà nứơc quy định, hoạt động theo pháp luậtcủa Nhà nớc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Trụ sở hoạt động: Km 6- đờng Giải Phóng- quận Thanh Xuân - Hà Nội.Phone: 8643367-8643368-8641551

Fax: 04 8641584

Trớc đây công ty có tên là công ty dợc liẹu cấp | chuyên mua bán thuốcnam, bắc, cao đơn hoàn tán thuộc các tỉnh phía bắc và một số tỉnh phía nam đốitợng chủ yếu là trao đổi, mua bán với các công ty, xý nghiệp dợc cấp || và cấp |||,các bệnh viện và xuất nhập khẩu Hàng năm công ty thực hiện các chỉ tiêu pháplệnh cấp trên giao và đợc cụ thể bằng các hợp đồng kinh tế mua bán, trao đổihàng hoá hai chiều đảm bảo số lợng, chất lợng, số hàng hoá đó đợc chia đều chocác năm

Ngày nay, khi cơ chế thị trờng mở cửa, hầu hết các doanh nghiệp trong nớc

đều gặp rất nhiều khó khăn công ty cũng thuộc những doanh nghiệp nh vậy

Nh-ng sau một thời gian thích ứNh-ng với cơ chế mới côNh-ng ty đã và đaNh-ng từNh-ng bớc đi lên,luôn là lá cờ đầu trong ngành dợc, làm ăn có hiệu quả.

Hiện nay mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên nói chung chacao nh một số nghành trọng điểm nhng nhìn chung là ổn định, mọi chế độ u đãi,khen thởng, kỷ luật trong công ty đều đợc thực hiện tốt Hàng năm công ty đềuhoàn thành đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc, cung cấp các loại thuốc chữa bệnh vớichất lợng cao, đáp ứng nhu cầu của nhân dân

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của công ty dợc liệu TW1.

* Chức năng:

Công ty dợc liệu TW1 là doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Bộ y tế Công ty

có chức năng sản xuất và kinh doanh các mặt hàng thuốc chữa bệnh, trong đóhoạt động kinh doanh thơng mại là chủ yếu còn hoạt động sản xuất chỉ là phụ

* Nhiệm vụ:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh dựa trên cơ sở kếhoạch mà công ty đã đặt ra và thích ứng với nhu cầu của thị trờng về mặt hàngtân dợc cũng nh đông dợc

- Công ty có nhiệm vụ tự hạch toán kinh doanh đảm bảo bù đắp chi phí vàchịu trách nhiệm về việc duy trì và phát triển nguồn vốn do nhà nớc cấp

- Thực hiện quá trình sản xuất kinh doanh phải đảm bảo mục tiêu an toànlao động, bảo vệ môi trờng, tuôn thủ luật pháp về nghành nghề mà đơn vị đã

đăng ký

- Thực hiện đầy đủ các quyền lợi của cán bộ công nhân viên theo luật lao

động và tham gia các hoạt động có ích cho xã hội

Với chức năng và nhiệm vụ nh trên, công ty đã và đang tiến hành nhữnghoạt động sản xuất kinh doanh nhằm nâng cao vị thế trên thi trờng trong và ngoàinớc Để chuẩn bị trớc khi Việt Nam tham gia khối mậu dịch tự do AFTA vàchuẩn bị tham gia tổ chức thơng mại thế giới WTO, những mục tiêu mà công ty

đề ra là:

- Hoàn thiện và nâng cao trình độ bộ máy quản lý

-Tăng cờng phát triển nguồn tài chính

- Xây dựng đầu t phát triển hơn nữa cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại

- Nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng cách đào tạo dài hạn vàngắn hạn

- Tăng cờng hơn nữa việc mở rộng thị phần trong nớc và ngoài nớc

2.1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty đợc thực hiện theo phơng pháp quản lýtrực tiếp, tập trung để ban giám đốc có thể nắm bắt đợc tình hình sản xuất kinhdoanh một cách kịp thời tạo điều kiện giúp giám đốc thấy rõ đợc thực trạng củacông ty mình.

Cơ cấu tổ chức của công ty đợc chia làm 5 phòng ban, 3 phân xởng và một

hệ thống kho tàng cùng với nhiều cửa hàng phân bố ở nhiều địa điểm khác nhautrong thành phố Hà Nội

Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy công ty dợc liệu TW1

Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau:

- Giám đốc : vừa là ngời đại diện cho nhà nớc, vừa là ngời đại diện cho cán

bộ công nhân viên trong công ty, ngoài ra còn điều hành trực tiếp đối với phòngxuất khẩu, phòng kế toán, phòng tổ chức hành chính

- Phó giám đốc kinh doanh, phó giám đốc kỹ thuật: ngoài việc thực đúngcác chức năng, nhiệm vụ của mình còn có nhiệm vụ tham mu trực tiếp với giám

đốc trong việc tạo lập, tổ chức vận hành hoạt động của doanh nghiệp

- Phòng tổ chức hành chính: sắp xếp tổ chức thực hiện các chế độ theo bộluật lao động và pháp luật quy định

- Phòng kế toán: hạch toán ké toán , tạo vốn trong sản xuất kinh doanh, tổchức bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán

- Phòng xuất khẩu: thăm dò tìm kiếm thị trờng trong và ngoài nớc để ký kếtcác hợp đồng xuất khẩu hàng hoá ra nớc ngoài

Giám đốc

Phó giám đốcPhụ trách kỹthuậtPhó giám đốc

- Phòng kinh doanh nhập khẩu: tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty

về hàng nhập ngoại, ngoài ra còn có nhiệm vụ cung cấp bao bì, nguyên vật liệucho các xởng sản xuất và quản lý kho hàng

- Phòng kỹ thuật kiểm nghiệm: giám sát kiểm nghiệm chất lợng hàng

- Tổng kho: quản lý hệ thống kho tàng

ty dợc Việt Nam, sở tài chính Hà Nội, cơ quan thuế Đặc biệt việc quản lý tàichính hàng ngày đợc thực hiện bởi phòng tài vụ, thanh tra nhân dân do đại hộicông mhâm viên chức bầu ra

2.1.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

2.1.2.1 tổ chức bộ máy kế toán

Xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, tổ chức quản lý, xuất phát từ

điều kiện và trình độ quản lý, công ty dợc liệu TWI tổ chức bộ máy kế toán theohình thức tập trung Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc công ty

và toàn bộ nhân viên kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của kế toán trởng Hiện nayphòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành cácnhóm, các tổ

Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dợc liệu

Kế toán trởng

Phó phòng

Kế toán ngân hàng

Quan hệ chỉ đạo

Quan hệ cung cấp

Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng ngời:

+Trởng phòng kế toán( kế toán trởng) : có trách nhiệm điều hành toàn bộ hệthống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mu cho giám đốctrong việc quản lý và điều hành công ty

+ Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàngquý, hàng năm lên báo cáo quyết toán Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trởngphòng khi trởng phòng đi vắng

+ Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu dovậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tuỳ từng đối tợng

sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái

+ Kế toán TSCĐ, tiền lơng, BHXH: hàng tháng có nhiệm vụ tổng hợp phân

bổ cho các đối tợng sử dụng, lên bảng kê số 4, vào nhật ký sổ cái cho phù hợp

+ Kế toán các cửa hàng: làm nhiệm vụ tổng hợp trên các hoá đơn nhập vàxuất bán hàng, mỗi tháng kiểm kê một lần vào ngày cuối tháng, lên bảng kê, nhật

ký chung, sổ cái

+ Kế toán thanh toán ngân hàng: hàng ngày có nhiệm vụ giao dịch với ngânhàng: ngân hàng công thơng, ngân hàng ngoại thơng Căn cứ vào các uỷ nhiệmchi, séc chuyển khoản, séc lĩnh tiền mặt, kế toán lên bảng kê số 2, lên nhật kýchung cho các tài khoản 112,311

Kế toán các cửa hàng

Kế toán các kho hàng

Kế toán tiêu thụ sản phẩm và công nợ

Kế toán phân xởng và tính giá

thành sản phẩm

+ Kế toán thanh toán: hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, các hoá đơnnhập hàng, hoá đơn bán hàng để viết phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng cộng sổ, lênbảng kê số 1, nhật ký chung cho tài khoản 111.

+ Thủ quỹ: làm nhiệm vụ thu chi tiền mặt khi có phiếu thu, chi Ngoài racòn phải đi ngân hàng nộp và rút tiền

+ Kế toán tiêu thụ sản phẩm và theo dõi công nợ: căn cứ vào các chứng từgốc và các hoá đơn nhập, xuất bán, kế toán có nhiệm vụ theo dõi chi tiết cáccông nợ đối vớitừng khách hàng tránh sự nhầm lẫn.

+ Ngoài các nhân viên của các bộ phận, còn các nhân viên kế toán phụ tráchcác phân xởng, trực thuộc phòng tài vụ Các nhân viên kế toán này có nhiệm vụtrực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu trách nhiệm tínhgiá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích hoạt động của phân x-ởng

Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanhcủa công ty đều đợc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng và theotrình tự thời gian Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho phòng kếtoán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp thông tin mộtcách kịp thời, chính xác

2.1.2.2 Hình thức và phơng pháp kế toán áp dụng tại công ty dợc liệu TWI

Công ty dợc liệu TWI là công ty có quy mô các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtơng đối lớn và phức tạp Do vậy nhằm góp phần cho công tác hạch toán đảm bảochính xác tuyệt đối, nhanh gọn, thông tin kịp thời dễ hiểu Công ty đã áp dụngchế độ kế toán sau:

-Niên độ kế toán hàng năm từ ngày 01/01 đến ngày 31/12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam

- Hình thức kế toán áp dụng: nhật ký chung

- Phơng pháp kế toán tài sản cố định

+ Nguyên tắc đánh giá tài sản cố định: giá vốn mua vào

+ Phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho: theo phơng pháp giá đích danh

+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờngxuyên

- Phơng pháp hạch toán các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoànnhập dự phòng: theo quy định của nhà nớc

Trình tự kế toán theo hình thức nhật ký chung đợc thể hiện qua sơ đồ:

- Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tính toán, kết hợp lập bảngphân bổ Từ các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, có của ngân hàng đã đợc vào sổ kếtoán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp Theo lĩnh vực đợc phân công các cán bộ nhânviên lên các bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ cái.

Sau khi nhật ký chung hoàn thành thì chuyển đến kế toán tổng hợp kiểm tra

đối chiếu với các bảng kê tổng hợp chi tiết và có nhiệm vụ vào sổ cái các tàikhoản

Cuối mỗi quý, dựa vào các tài liệu có liên quan kế toán trởng lập báo cáo tàichính và lên kế hoạch một số chỉ tiêu cho quý sau

Hiện nay công ty đã đa hệ thống máy tính vào sử dụng Do vậy công táchạch toán kế toán trở nên nhanh gọn, việc quản lý đợc chặt chẽ và làm đáng kểkhối lợng công việc

2.2 Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

2.2.1 Hạch toán ban đầu

Trong tháng khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các nhân viên kế toán theocác chức năng đã phân công thực hiện việc hạch toán ban đầu Tổ chức hạch toánban đầu là tổ chức hệ thống chứng từ, quy định hớng dẫn cách ghi chép vào các

Sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi

tiết Nhật ký chung

Sổ cái

Bảng báo cáo tài chính Bảng kê

chứng từ và tổ chức việc luân chuyển, bảo quản chứng từ trong doanh nghiệptheo quy định hiện hành Việc hạch toán ban đầu tại công ty gồm:

- Xác định các loại chứng từ sử dụng trong từng bộ phận, từng kho hàng,cửa hàng Các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàngphải đợc ghi chép, sử dụng theo đúng quy định của bộ Tài Chính Bên cạnh đó docông việc, mặt hàng kinh doanh của công ty có đặc thù riêng biệt ( kinh doanhthuốc các loại, nguyên vật liệu sản xuất, chế biến thuốc, hoá nỹ phẩm ) nêncông ty và tại các kho hàng, cửa hàng có thể sử dụng thêm một số chứng từ luânchuyển nội bộ mà vẫn không ảnh hởng đến quá trình chung

-Kế toán trởng hớng dẫn việc ghi chép chứng từ phải đầy đủ cả về nội dunglẫntính hợp lệ, hợp pháp

- Quy định trình tự luân chuyển các chứng từ ban đầu từ các bộ phận lênphòng kế toán và công tác bảo quản lu trữ chứng từ

Chất lợng của công tác kế toán( tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, rõ ràng,

đảm bảo tính hợp pháp hợp lệ) đợc quyết định trớc hết ở chất lợng hạch toán ban

đầu Do đó kế toán không chỉ hớng dẫn nghiệp vụ ghi chép chứng từ mà còn phảităng cờng công tác kiểm tra giám sát, nhằm đảm bảo các hoạt kinh tế tài chính đãphản ánh trong chứng từ đúng chế độ chính sách và các hiện tợng hành vi tiêucực trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công ty dợc liệu TWI là doanh nghiệp kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuếgiá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ thuế Vì vậy ngoài các chứng từ sử dụngnội bộ, công ty sử dụng các chứng từ hoá đơn do bộ tài chính ban hành theoquyết định số 855/1988/QĐ-BTC ngày 16/7/1998,:

- Hoá đơn GTGT( hoá đơn đỏ): căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký với ngờibán, công ty yêu cầu ngời bán giao lại hoá đơn( liên 2) Đây là căn cứ đầu tiênmang tính chất pháp lý nhất Trong đó ngời bán cần ghi đầy đủ, đúng các yếu tố

đã quy định:

+ Giá bán: cha có thuế GTGT

+ Thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT

+ Tổng giá thanh toán( đã có thuế GTGT)

- Hoá đơn bán hàng sử dụng trong trờng hợp khi công ty mua hàng của đơn

vị tính thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp hoặc không có thuế GTGT

- Bảng kê thu mua nông sản, lâm sản, thuỷ sản của ngời trực tiếp sản xuất

- Phiếu nhập kho: khi hàng hoá đợc vận chuyển đến kho của doanh nghiệp,

bộ phận nghiệp vụ đối chiếu chứng từ giao hàng của bên bán Nếu phù hợp tiếnhàng kiểm tra và làm thủ tục nhập kho Thủ kho ký nhận vào hoá đơn GTGT giaotrả liên chứng từ của ngời bán, một liên gửi bộ phận làm nghiệp vụ thanh toán Số

liệu ghi trên phiếu nhập kho đợc lấy từ hoá đơn GTGT Phiếu nhập kho đợc lậpthành 2 liên

+ Một liên giao cho kế toán kho

+ Một liên giao cho kế toán thanh toán với ngời bán làm căn cứ ghi sổ chitiết tài khoản 331

Trong trờng hợp khi mua hàng đơn vị thanh toán ngay cho ngời cung cấp thìthủ kho ký xác nhận vào hoá đơn, sau đó chuyển lên cho kế toán thanh toán, kếtoán viết phiếu chi, ký duyệt và chuyển lên cho thủ quỹ rút tiền để trả cho ngờibán

- Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá mua vào Căn cứ vào hoá đơn, chứng

từ mua hàng hoá, dịch vụ, kế toán ghi ngay số thuế GTGT đợc khấu trừ theo từnghoá đơn vào bảng kê

- Đối với nghiệp vụ mua hàng từ nớc ngoài( nhập khẩu hàng hoá) Sau khihoàn tất bộ chứng từ nhập khẩu theo đúng quy định hiện hành và thủ tục đã ký.Doanh nghiệp theo dõi quá trình vận chuyển hàng, thủ tục nhập hàng, giao nhậnhàng làm thủ tục hải quan hợp pháp hợp lệ Tổ chức đa hàng về kho của công ty,kiểm tra làm thủ tục nhập kho, lên phiếu nhập kho, các bảng kê tơng ứng

vật t (sản phẩm hàng

hoá)

M Mã

số

Đ

Đơn vị tính

Số lợng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

Cộng thành tiền ( viết bằng chữ) : năm chín triệu chín trăm tám tám nghìnsáu trăm đồng

Tổng cộng tiền thanh toán 59988600

Số tiền viết bằng chữ: năm chín triệu chín trăm tám tám nghìn sáu trăm đồng

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

- Họ, tên ngời giao hàng: TENAMYD CANADA

- Theo: …… …….số ngày…….tháng…….năm 200…….của………

số

Đơn vị tính

Số lợng Đơn

giá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

1 Elastic first aid Hộp 20000 0.85 17000 USD

TO ORDER OF INCOMBANK DONG DA BRANCH CONSIGNEE) MEDIPLANTEX NOTIFY: MEDIPLANTEX HA NOI 358 HA NOI

THANH XUAN DISTRICT HA NOI, VIET NAM OTHER REFERENCES

DEBARTURE DATE CONTRACT NO: 15802

DECEMBER 15,2002 KALTENAMYD CANADA VESSE IL FLIGHT FROM DATE: OCTOBER 16, 2002

BY SEA BUSAN POST, SOUTH KOREA

TO: HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM TERMS OF DELIVERY AND SHIPPING MARKS NO AND KILD OF PAYMENT: BY L/C AT SIGHT KGS GOOD DESCRIPTION CIF SEA HOCHI MINH CITY ELASTIC PORT, VIET NAM

FIRST AID BANDAGE WITH ACRINOL QUANTITY UNITPRICE BOX OF 100 STRIPS BOX USD STRIP OF 72 MM X 18 MM 20,000 0.85

TOTAL: 100CARTONS

TOTAL: CIF HOCHIMINH CITY PORT, VIET NAM USD 17 000 000