Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng

Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Thương mại Thái Bình Dương

LỜI NÓI ĐẦU Đại hội đảng toàn quốc lần thứ IV đã đưa nên kinh tế nước ta bước sang trang mới, đó là sự chuyển đổi sang cơ chế thị trường có sự điều tiết của nhà nước. Doanh nghiệp là những đơn vị kinh tế phải luôn luôn sáng tạo để đứng vững trên thị trường. Muốn vậy, các nhà doanh nghiệp phải biết sử dụng các công cụ quản lý tài chính sao cho phù hợp cho từng công đoạn sản xuất kinh doanh để đạt hiệu quả cao nhất. Xuất phát từ nhu cầu trên, kế toán trở thành công cụ quan trọng, đắc lực trong việc quản lí, điều hành các hoạt động, tính toán và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, hàng hoá, tiền vốn nhằm đảo bảo tài chính cũng như chủ động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Mục đích của doanh nghiệp nào cũng là tối đa hoá lợi nhuận một cách hợp pháp nghĩa là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải có hiệu quả. Hơn thế nữa phai là hiệu quả càng cao, lãi càng nhiều thì càng tốt. Quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp thì phát sinh quan hệ thanh toán với nhiều đối tượng như khách hàng, người bán, NSNN, đơn vị trong nội bộ, cá nhân trong đơn vị về các khoản tiền bán hàng, tiền mua hàng .Thông quan quan hệ thanh toán có thể đánh giá được tình hình tài chính và chất lượng hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nhận thức được tính thiết thực của vấn đề này, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần thương mại Thái Bình Dương, em đã lựa chọn nghiên cứu đề tài: "Kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng" làm đề tài cho bài báo tốt nghiệp của mình. Bài báo cáo gồm ba phần chính: Phần I: Đặc điểm tình hình của công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương 1 Phần II:Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty cổ phần Thương mại Thái Bình Dương Phần III: Nhận xét và kết luận 2 PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI THÁI BÌNH DƯƠNG 1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương a. Công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương từ khi thành lập đến năm 2004 Công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương được thành lập ngày 11 tháng 6 năm 2001. Theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0103000392 do sở kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp. - Tài khoản số 2804559 tại Ngân hàng cổ phần thương mại Á Châu - Hà Nội. - Mã số thuế: 0101135998 - Tên giao dịch quốc tế: THAI BINH DUONG TRADING JOIN STOCK COMPANY - Tên viết tắt: THAI COM.,JSC - Trụ sở chính: 63 Phố Huế - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội - Số điện thoại: 04.394.0002 - Email: Thaicom@hn.Vnn.Vn - Fax: 39434567 - Webside: WWWthai.com.vn - Thiết lập và đăng ký nhãn hiệu thaicom từ năm 2002 tại thị trường nội địa. - Thiết lập và đăng ký nhãn hiệu thaicom từ năm 2003 tại thị trường Mỹ và 26 nước cộng đồng EU. b) Công ty Cổ phần Thương mại Thái Bình Dương từ năm 2004 đến nay. - Công ty thành lập nhà máy may Thaicom (chi nhánh công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương) với diện tích 15.000m 2 vào ngày 18/2/2004 tại 3 số 8 đường B10 - Khu công nghiệp Tiên Sơn - Huyện Tiên Du - Tỉnh Bắc Ninh. - Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất hàng may mặc, tiêu dùng và thời trang dịch vụ Thương Mại, đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá, thiết kế mẫu thời trang và may mặc, dịch vụ tư vấn hàng may mặc, đào tạo nghề may (chỉ hoạt động sau khi được cơ quan có thẩm quyền cho phép). c) Quá trình phát triển Với gần 10 năm ra đời và phát triển công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương từ các xưởng sản xuất nhỏ từ 100m đến 1000m tại Hà Nội. Từ năm 2003 Công ty thiết lập hệ thống bản sỉ trên toán quốc. Các công ty phân phối như Mêtrô, BigC. Tham gia các hội triển lãm danh tiếng trong nước từ năm 2003 đến nay đã đạt huy chương vàng từ các dòng sản phẩm chủ đạo của công ty. Quá trình thành lập và phát triển hệ thống bán lẻ từ 01 cửa hàng đến 07 cửa hàng trưng bày sản phẩm trong các quận nội thành Hà Nội. Công ty cổ phần Thương mại Thái Bình Dương (Thai com) đã phát triển và không ngừng lớn mạnh. Qua gần 10 năm hoạt động đến nay công ty đã cho mình một tiền đề vô cùng vững chắc để sẵn sàng hội nhập cùng thế giới. 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất - kinh doanh và phân cấp quản lý tài chính của Công ty Cổ phần Thương mại Thái Bình Dương a) Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Người chỉ đạo trực tiếp và ra quyết định trong công ty là Giám đốc. Mỗi phòng ban thực hiện nhiệm vụ khác nhau và dưới sự điều hành của Ban giám đốc. Ngoài những nhiệm vụ chung mỗi phòng ban tuỳ thuộc chức năng đảm nhiệm còn thực hiện nhiều chức năng, nhiệm vụ khác cụ thể như: 4 + Hội đồng quản trị: Gồm chủ tích hội đồng quản trị - Phó chủ tịch hội đồng quản trị và 5 uỷ viên. Tổ chứ và điều hành mọi hoạt động của công ty. Chịu hoàn toàn trách nhiệm hoạt động kinh doanh của Công ty trước pháp luật và tập thể cán bộ công nhân viên. + Đứng đầu doanh nghiệp là giám đốc. Chịu trách nhiệm trước nhà nướ về tổ chức điều hành mọi hoạt động của công ty, là người đại diện mọi quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp luật và cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống và việc làm ổn định cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Đồng thời thực hiện nghĩa vụ với nhà nước, chính sách chế độ với người lao động, xét duyệt ký các phương án kinh doanh cũng như hợp đồng kinh tế. Duyệt các quyết toán thuế, tờ khai thuế hàng tháng, quản lý và điều hành quá trình hoạt động của phòng kế toán, phòng kinh doanh. + Phó giám đốc công ty. Chịu trách nhiệm về kỹ thuật và sản xuất tại nhà máy (chi nhánh tại Bắc Ninh) Phó giám đốc chỉ đạo nhà máy, triển khai sản xuất theo kế hoạch đảm bảo tiến bộ giao hàng. Sử dụng hiệu quả, an toán, tiết kiệm, hiệu quả thiết bị sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng và kỹ thuật của từng sản phẩm. Để hoàn thiện bộ máy quản lý công ty còn có hệ thống các phòng ban bao gồm: Công ty còn có ban kiểm soát để thay mặt cổ đông, để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành của công ty. + Phòng tổ chức hành chính: Nhiệm vụ là xây dựng tổ chức bộ máy tổ chức cán bộ của công ty, chỉ đạo và thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động, công tác hoạt động tiền lương và chế độ BHXH. Chủ trì hoặc tham gia thảo nội quy, quy chế, chuyên đề về lĩnh vực quản lý người lao động, tổ chức đào tạo tay nghề 5 cho công nhân. Đồng thời theo dõi về nhân sự kịp thời báo cáo cho giám đốc về tình hình nhân sự của công ty. + Phòng kế hoạch - kinh doanh Tham mưu cho giám đốc công ty xây dựng kế hoạch sản xuất kinh dianh, đồng thời lập kế hoạch mua hàng, nguyên vật liệu đầu vào. Báo cáo cho giám đốc tình hình bán hàng và có kế hoạch sản xuất những mặt hàng của công ty tiêu thị tốt trên thị trường để nhằm mục đích nâng cao doanh thu và lợi nhuận cho công ty. + Phòng tài chính - kế toán. Tổ chức hạch toán kế toán và điều hành công tác kế toán , thống kê trong công ty theo đúng luật kế toán, thống kế hiện hành và các quy định hướng dẫn của bộ tài chính. Phản ánh đầy đủ kịp thời các thông tin kế toán cho HĐQT, giám đốc công ty và các phòng ban liên quan phục vụ cho việc quản lý điều hành tài chính của lãnh đạo công ty. Quản lý chặt chẽ các kho hàng, quỹ tiền mặt, theo định kỳ tháng kiểm tra tình hình sử dụng tài sản vật tư, nguyên vật liệu ở các bộ phận. Thực hiện nghiêm chế độ kiểm kê, quyết toán quý, năm theo đúng quy định của luật kế toán, và các chuẩn mực khác của bộ tài chính. + Các phân xưởng sản xuất tại nhà máy: Sự điều hành trực tiếp của Phó giám đốc công ty là quản đốc. Quản đốc chịu trách nhiệm bố trí lao động hợp lý, phù hợp với dây chuyền và yêu cầu công việc hàng ngày đặt ra. Đề xuất kịp thời với lãnh đạo công ty những việc phát sinh ngoài khả năng xử lý. Đồng thời duy trì nghiêm túc tổ chức kỷ luật lao động, an toàn lao động trong các phân xưởng của nhà máy. 6 Tổ chức bộ máy hoạt động được khái quát bằng sơ đồ sau: b) Đặc điểm phân cấp quản lý tài chính Công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương do bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình trực tuyến nên công ty có sự phân cấp quản lý tài chính một cách rõ ràng có hiệu quả, thông suốt và thực sự thống nhất từ trên xuống dưới. Dưới sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp từ giám đốc.Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện hoạt đọng tài chính của công ty là kế toán trưởng. Giám sát mọi hoạt động tài chính, lập kế hoạch và chương trình công tác của phòng theo tháng, quý, năm, làm báo cáo tài chính theo định kỳ. Phân công từng phần hành kế toán cho từng kế toán viên đảm nhiệm. Theo dõi đôn đốc việc thực hiện nhiệm vụ và đánh giá năng lực của từng kế toán viên trong phòng. Các thành viên có mối quan hệ mật thiết tương hỗ với nhau đảm bảo được sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của giám đốc công ty. 7 HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC Hệ thống phân phối Nhà máy Phòng tổ chức hành chính Phòng kế hoạch kinh doanh Phòng kế toán tài chính Phòng thiết kế mẫu Bộ phận cắt Bộ phận may 3.Tổ chứ công tác kế toán của đơn vị a) Tổ chức bộ máy kế toán Do đặc điểm của tình hình thực tế, công ty đã xây dựng bộ máy kế toán gọn nhẹ và linh hoạt phù hợp với yêu cầu trình độ quản lý, nhận thức của đội ngũ nhân viên phòng kế toán, do đó bộ máy kế toán, được tổ chứ theo mô hình trực tuyến đa chức năng đứng đầu là kế toán trưởng. Những nhân viên kế toán được phân công đảm nhận những chức năng nhiệm vụ khác nhau dưới sự điều hành, quản lý và giám sát của kế toán trưởng. Do vậy các công việc của phòng kế toán được thực hiện một cách linh hoạt và hiệu quả. Bộ máy kế toán được xây dựng dựa trên chức năng và nhiệm vụ của từng cán bộ của công ty. * Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra kiểm soát các hoạt động kinh tế - tài chính của chủ sở hữu. Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cải tiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với quy phạm pháp luật, phản ánh trung thực, chính xác kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính hoạt động tài chính của công ty. * Kế toán tiền mặt: Hàng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt thường xuyên đổi chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. * Kế toán nguyên vật liệu và tài sản cố định. - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng tài sản cố định trong phạm vi toàn công ty, cũng như từng bộ phận sử dụng tài sản cố định, tạo điều kiện 8 cung cấp thông tin để kiểm tra, giám sát thường xuyên việc giữ gìn bảo quản, bảo dưỡng tài sản cố định và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong công ty. - Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của TSCĐ và chế độ tài chính. - Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định, tập hợp và phân bổ chính xác chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh. * Kế toán tiền lương: Tổ chức, ghi chép phản ánh tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động. Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp, phụ trợ cho người lao động lập các báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và quản lý doanh nghiệp. * Kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung để túnh giá thành sản phẩm. Đối tượng tập hợp chi phí theo từng loại sản phẩm, từng phân xưởng, từng thời điểm, từng khoản mục chi phí. Kế toán giá thành cũng có nhiệm vụ theo dõi tình hình giá thành thực tế với giá thành kế hoạhc, xem xét giá thành của một mặt hàng mới, định kỳ lập báo cáo chi phí giá thành theo các khoản mục yếu tố. * Kế toán bán hàng và công nợ Có nhiệm vụ theo dõi tình hình thanh toán với những nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng. 9 * Kế toán tổng hợp: Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản. Chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng, lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng quy định của nhà nước. * Thủ quỹ: Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng quy định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành kiểm kê đối chiếu với kế toán tiền mặt, hàng ngày về số lượng tiền trong két, thực hiện thu từ ngân hàng, từ các chủ đầu tư. Báo cáo nhanh chóng về tổng thu, tổng chi của ngày hôm trước với số dơ đầy ngày báo cáo. Ta có sơ đồ bộ máy kế toán của công ty cổ phần thương mại Thái Bình Dương. b) Chính sách kế toán của công ty - Chế độ kế toán áp dụng ở công ty là chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quy định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Hình thức nhật ký chung 10 Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán NVL và TSCĐ Kế toán tiền lương Kế toán CPSX và GTSP Kế toán bán hàng và công nợ Thủ quỹ Kế toán tổng hợp