Phương hướng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dược liệu TWI

Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI 3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán ti

Phơng hớng và biện pháp hoàn thiện kế toán nghiệp

vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

3.1 Đánh giá khái quát công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

Sau thời gian thực tập tại phòng kế toán của công ty dợc liệu TWI, đợc tìm hiểu tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng đối hợp lý nhng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề cha hợp lý Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nh sau

3.1.1 Những u diểm

Thứ nhất: trong điều kiện cơ chế quản lý mới, tơng ứng với mô hình quản lý

và đặc điểm tổ chức kinh doanh, hệ thống kế toán của công tyn dợc tổ chức tơng

đối gọn và hoàn chỉnh, có kế hoạch sắp xếp và chỉ đạo từ trên xuống Căn cứ vào

đặc điểm tổ chức kinh doanh, tính chất quy mô hoạt động kinh doanh, khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán của mình công ty chọn hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán Hình thức tổ chức này tạo điều kiện để kế toán có thể kiểm tra, giám sát các bộ phận, các cửa hàng và các đơn vị trực thuộc trong toàn công ty, hạn chế bớt những khó khăn trong việc phân công lao động, chuyên môn hoá nâng cao nghiệp vụ

Thứ hai: các phần việc kế toán đợc phân công tơng đối rõ ràng cho từng kế

toán viên trong phòng, có sự phối hợp chặt chẽ và đồng bộ giữa các phần hành với nhau, đảm bảo tính thống nhất về phạm vi tính toán, ghi chép Từ đó tạo điều kiện cho việc kiểm tra đối chiếu đợc dễ dàng phát hiện những sai xót để sửa chữa kịp thời, đảm bảo cung cấp trung thực những thông tin giúp ban lãnh đạo, các phòng ban có chức năng đánh giá đợc hiệu quả kinh doanh phù hợp với yêu cầu của thị trờng

Thứ ba: về chứng từ và luân chuyển chứng từ công ty sử dụng và chấp hành

nghiêm chỉnh mọi hoá đơn chứng từ theo mẫu của bộ Tài Chính Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc phản ánh trên các hoá đơn chứng từ phù hợp về cả số

l-ợng, nguyên tắc ghi chép cũng nh yêu cầu của công tác quản lý chứng từ Chứng từ

là những cơ sở ban đầu để thực hiện xong công việc hạch toán, do đó các chứng từ

đều đợc ký hiệu và đánh số theo thứ tự thời gian và đợc kiểm tra thờng xuyên về nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra các chứng từ gốc kèm theo, kiểm tra

về các con số, các chữ ký, các định khoản Việc kiểm tra này giúp cho việc tổng hợp, phân loại thông tin kinh tế để ghi sổ tổng hợp hay sổ chi tiết

Bên cạnh việc tổ chức kiểm tra chứng từ thờng xuyên kế toán không ngừng hợp lý hoá các thủ tục lập và xử lý chứng từ nh giảm các thủ tục xét duyệt, ký chứng từ đến mức tối đa, đồng thời thực hiện chơng trình luân chuyển chứng từ theo đúng quy định và phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ kinh doanh Khi áp dụng luật thuế GTGT, công tác quản lý chứng từ thuế GTGT đầu ra và thuế GTGT đầu vào đợc chia thành hai mảng rõ ràng thuận tiện cho việc kê khai thuế GTGT và thực hiện nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc

Thứ t: hệ thống tài khoản công ty sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ mua

hàng và thanh toán tiền hàng đợc chi tiết tơng đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Với quy mô hoạt động kinh doanh tơng đối lớn, quan hệ với nhiều công ty xí nghiệp nên tài khoản 331 đợc chi tiết cho từng chủ nợ chẳng hạn

nh thanh toán với các công ty thì sử dụng TK 3311, thanh toán với cá nhân là TK

3316 sau đó lại chi tiết cho từng công ty, từng cá nhân

Thứ năm: công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán

hàng tồn kho Phơng pháp này đảm bảo cung cấp thông tin chính xác, thờng xuyên

về tình trạng biến động của hàng hoá trên các mặt tiêu thụ, dự trữ và cung ứng, tạo

sự quản lý và bảo quản tốt hàng hoá cả về số lợng và giá trị

Thứ sáu: hiện nay tất cả nhân viên trong phòng kế toán đều đợc trang bị máy

tính do đó giúp cho công việc kế toán nhanh và chính xác Khi cần thông tin kế toán sẽ đợc đáp ứng ngay, giảm đợc khối lợng công việc tính toán cho các kế toán viên Giúp cho việc theo dõi đối chiếu, kiểm tra đợc dễ dàng thuận lợi hơn

Thứ bảy: đội ngũ cán bộ và nhân viên kế toán trong công ty có trình độ

nghiệp vụ, nắm vững và am hiểu các kỹ thuật nghiệp vụ, các chế định tài chính và thanh toán, có trình độ tin học và ngoại ngữ Đặc biệt là kế toán trởng là ngời luôn sắp xếp phân công công việc hợp lý, đúng ngời, đúng việc, còn các cán bộ kế toán

là những ngời có trách nhiệm với công việc

Thứ tám: việc lập kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế hoạch do

phòng kinh doanh của công ty đảm nhận với đội ngũ nhân viên trẻ, năng động, có trình độ Do đó các kế hoạch mua hàng luôn đợc hoàn thành tốt, đáp ứng nhu cầu

về hàng hoá dùng cho kinh doanh của công ty

3.1.2 Những tồn tại cần khắc phục

Bên cạnh những thành tích đạt đợc, tổ chức công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty vẫn còn một số tồn tại nhất định cần hoàn thiện

Thứ nhất: Sử dụng tài khoản 151 Hàng mua đang đi đờng

Theo chế độ kế toán hiện hành, TK 151 hàng mua đang đi đờng dùng để phản

ánh tình hình vật t, hàng hoá cha về nhập kho doanh nghiệp Trong công ty xảy ra trờng hợp hoá đơn về mà hàng cha về( nhất là hàng nhập khẩu) nhng công ty không hạch toán mà đợi cho đến khi hàng về hạch toán thẳng vào TK 156 nh bình thờng Tuy cách làm trên giảm nhẹ công tác kế toán nhng thực tế lại hạn chế tới việc quản lý chặt chẽ, kịp thời hàng hoá của công ty( đặc biệt là công ty có hàng hoá nhập khẩu)

Thứ hai: công ty dợc liệu TWI là công ty có quy mô kinh doanh lớn hàng

ngày phải nhập, xuất một lợng hàng khá lớn với nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau Do vậy hiện tợng hàng hoá nhập kho bị thiếu, thừa hay không đúng quy cách, phẩm chất so với hợp đồng đã ký là không tránh khỏi Vì vậy kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng nên sử dụng" Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho"

3.2 Phơng hớng và biên pháp hoàn thiện quá tình hạch toán kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

3.2.1 Nội dung và yêu cầu của việc hoàn thiện

Trong nền kinh tế thị trờng với sự định hớng của nhà nớc xuất hiện rất nhiều thành phần kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt Các doanh nghiệp kinh doanh phải đối mặt thờng xuyên với sự biến động của môi trờng kinh doanh trong nớc và quốc tế Chính vì vậy, muốn đạt đợc hiệu quả kinh doanh đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng hoàn thiện công tác tổ chức hoạt động kinh doanh ở đơn vị mình Để

đạt đợc mục tiêu đó, công tác kế toán phải không ngừng hoàn thiện đặc biệt ở công ty dợc liệu TWI

-Hoàn thiện đúng phạm vi và thời điểm xác định là hàng mua đã thuộc quyền

sở hữu của công ty đây là yêu cầu rất quan trọng, có xác định đúng thì mới có thể

đảm bảo ghi chép, phản ánh một cách kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Hoàn thiện phơng pháp kế toán nhằm đáp ứng tốt nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho công tác quản lý của doanh nghiệp

Mặc dù chế độ kế toán đợc ban hành thống nhất trong cả nớc, song công ty với đặc điểm riêng về cơ cấu, ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh đã áp dụng chế độ

kế toán mới ban hành theo số 1141 TC/QĐ/CKĐT ngày 1/11/1995 Không phải mọi doanh nghiệp đều áp dụng một cách dập khuôn máy móc mà họ vận dụng linh hoạt sao cho đảm bảo đúng chế độ và hiệu quả kinh tế vẫn cao

Trong nền kinh tế thị trờng mở cửa tự do cạnh tranh, kế toán không chỉ đơn thuần là việc ghi chép lại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ, mà nó còn là công cụ đắc lực cho việc quản lý, đa ra những quyết định thích hợp Nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan trọng và ảnh hởng lớn đến các quá trình sau của lu chuyển hàng hoá Vì vậy hoàn thiện công tác kế toán nghiệp

vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo những yêu cầu sau:

- Phải phù hợp với chính sách kinh tế tài chính, chế độ thể lệ hiện hành về kế toán của nhà nớc Đặc biệt trong kế toán tài chính, các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2, các nội dung kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải đảm bảo theo đúng hớng dẫn của chế độ kế toán Điều đó có nghĩa là kế toán tài chính phải vận dụng hợp lý các nguyên tắc chuẩn mực kế toán thừa nhận

- Việc hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu quản lý cảu doanh nghiệp Là một doanh nghiệp vừa sản xuất vừa kinh doanh, cững nh các doanh nghiệp khác mục tiêu chiến lợc của công ty là phải đạt tới mức lợi nhuận cao nhất với chi phí thấp nhất Nh vậy, việc tăng lợi nhuận và giảm chi phí kinh doanh chính là động lực cho việc hoàn thiện công tác kế toán và nâng cao chất l-ợng thông tin kế toán

- Phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa kế tài chính và kế toán quản trị Chức năng của hạch toán kế toán là thu thập , xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho quá trình quản lý Trong nền kinh tế thị trờng, ngời

sử dụng thông tin kế toán bao gồm nhiều đối tợng khác nhau nh chủ doanh nhgiệp, nhà cung cấp, nhà đầu t, các nhà cung cấp tín dụng Căn cứ vào đối tợng sử dụng thông tin kế toán, hệ thống kế toán đợc phân định thành kế toán tài chính và kế toán quản trị

Kế toán quản trị cung cấp thông tin phục vụ trong nội bộ doanh nghiệp, sử dụng để quản lý điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

Kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin phục vụ cho các đối tợng bên ngoài nh nhà đầu t, các bên có quan hệ mua bán hàng hoá, cơ quan thuế

Mặc dù hiện nay ở Việt Nam kế toán quản trị là lĩnh vực còn mới mẻ, việc nhận thức và hiểu biết về kế toán quản trị trong nền kinh tế thị trờng còn hạn chế

và cha thống nhất, hiện còn nhiều quan điểm khác nhau Dù có nhiều quan điểm khác nhau, kế toán quản trị có những điểm giống và khác nhau nhng kế toán quản trị và kế toán tài chính là hai bộ phận của hệ thống kế toán phải kết hợp chặt chẽ với nhau trong cùng bộ máy, trong cùng một quá trình xử lý thông tin trên một hệ thống tài khoản thống nhất Để phục vụ yêu cầu quản lý và nhu cầu sử dụng thông tin kế toán thì phải kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, giữa

kế toán quản trị và kế toán tài chính

- Hoàn thiện công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi và tính hiệu quả cao Bất kỳ một phơng án tổ chức kinh doanh hoặc một phơng án tổ chức quản lý nào ngời ta đều phải tính toán đến tính hiệu quả và tính khả thi của nó không thể thực hiện bằng mọi giá Vì vậy hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải chú ý đến việc tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và khả năng áp dụng trong doanh nghiệp Để thực hiện đợc yêu cầu này hoàn thiện kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng phải tỉ mỉ, thận trọng và có cơ sở khoa học

3.2.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI

Thông qua những suy nghĩ, nhận xét đánh giá về công tác kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng tại công ty dợc liệu TWI ở trên, ta thấy những

điểm nổi bật cũng nh những vấn đề còn tồn tại cần đợc hoàn thiện trong công tác

kế toán hoạt động mua hàng và thanh toán tiền hàng của công ty Qua nghiên cứu

lý luận và thực tiễn công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty nhằm góp phần tăng cờng quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh nói chung và hoạt động mua hàng nói riêng

3.2.2.1 Công ty nên sử dụng TK 151 hàng mua đang đi đờng để hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về.

Công ty không thực hiện hạch toán nghiệp vụ hoá đơn về, hàng cha về mặc dù thực tế có xảy ra trờng hợp này Nh vậy kế toán sẽ không có đợc thông tin chính xác về tình hình hiện có và sự biến động của hàng mua đang đi đờng Do đó công

ty nên sử dụng TK 151 để hạch toán nghiệp vụ hàng đang đi đờng Trình tự hạch toán nh sau:

-Trong tháng, nếu hoá đơn về, hàng cha về thì kế toán lu hoá đơn vào tập hồ sơ" hàng mua đang đi đờng" Nếu trong tháng hàng về thì ghi sổ bình thờng nhng nếu cuối tháng hàng vẫn cha về thì hạch toán vào TK 151, sang tháng hàng về thì hạch toán vào nợ TK 1561 nh sau"

+ Cuối tháng hàng cha về căn cứ vào hoá đơn GTGT kế toán ghi

Nợ TK 151

Nợ TK 133

Có TK 111,112,331

+ Sang tháng hàng về Nợ TK 156 Có TK 151 3.2.2.2 Về chứng từ ban đầu liên quan đến quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng Khi hàng hoá mua về, đơn vị tiến hành nhập kho Trên thực tế không phải lúc nào số thực nhập cũng khớp với số trên hoá đơn chứng từ Đặc biệt trong nghiệp vụ nhập khẩu hàng từ nợc ngoài, hàng hoá mua về phải vận chuyển trên đờng một thời gian dài nên chất lợng hàng hoá mua về sẽ không đợc nh ban đầu Do mặt hàng kinh doanh của công ty là thuốc chữa bệnh cho nhân dân, công ty luôn đặt chất l-ợng, phẩm chất lên hàng đầu Để thực hiện mục đích đó công ty nên sử dụng mẫu "Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập " Mẫu: Biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho Số: Căn cứ: số ngày tháng năm

Bản kiểm nhận gồm:

Phó phòng nghiệp vụ:

Kế toán mua hàng:

Thủ kho:

Ngời giao nhận:

S

TT

Tên, nhãn hiệu,

quy cách phẩm chất

vật t ( sản phẩm

hànghoá)

M Mã

số

Đơn vị tính

l-ợng

Ghi chú Theo

chứng từ

Thực nhập

Ngày tháng năm Phòng nghiệp vụ Ngời giao hàng Kế toán Thủ kho

( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họtên)

Công ty dợc liệu TWI là công ty lớn, hàng ngày thờng xuyên có rất nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh Trong tình hình nh hiện nay, với trình độ trình môn, kinh nghiệm làm việc của các nhân viên kế toán, máy tính thay cho một số công việc thủ công Công ty áp dụng hình thức" Nhật ký chung" là hợp lý Đồng thời với việc theo dõi số hàng thừa hoặc thiếu kế toán nên lập bảng kê theo dõi TK 1381 và

TK 3381 Cơ sở ghi chép của hai bảng kê này là mẫu" biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho" Bảng kê này đợc mở cho từng tháng

Ngoài ra, để nâng cao hơn nữa hiệu quả của nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng kế toán nên thờng xuyên vào cuối tháng căn cứ vào kết quả lu chuyển hàng hoá trong tháng cùng với phòng kế hoạch, lên kế hoạch cho tình hình mua hàng trong tháng tới, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc thừa hàng gây nên việc tồn kho quá lớn Cần tăng cờng việc quản lý chặt chẽ những khoản chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng và thanh toán tiền hàng

Mẫu:

Bảng kê theo dõi Tk 3381( 1381)

Từ ngày đến ngày tháng năm

S

TT

dung

Cộng:

Ngày tháng năm Ngời lập biểu Kế toán trởng

( ký, họ tên) ( ký, họ tên)

Để theo dõi hàng thừa, thiếu và xử lý, kế toán sử dụng 2 tài khoản

TK 1381 " Tài sản thiếu chờ xử lý"

TK 3381 " Tài sản thừa chờ giải quyết"

Căn cứ vào mẫu biên bản kiểm nhận hàng hoá nhập kho khi phát sinh thiếu hàng kế toán ghi

+ Phát sinh hàng thiếu cha rõ nguyên nhân

Nợ TK 1381

Có TK 111,112,156,331

+ khi xác định đợc nguyên nhân của số hàng thiếu

Nợ TK 632: giá tị hàng hoá hao hụt mất mát không truy cứu đợc trách nhiệm

Nợ TK 1388,334,111: phần bắt cá nhân bồi thờng

Có TK 1381

Kết luận

Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các doanh nghiệp thơng mại với lợng vốn dự trữ hàng hoá chiếm khoảng 80-90% trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp Muốn kinh doanh đợc thì các doanh nghiệp thơng mại phải có hàng hoá

mà trớc hết là thực hiện tốt qúa trình thu mua đầu vào Vì vậy, việc tổ chức công tác kế toán mua hàng một cách đúng đắn là điều cần thiết để quản lý tốt quá trình này và góp phần quyết định đến công tác kế toán Tổ chức kế toán mua hàng gắn liền tình hình thanh toán với ngời bán sẽ đa lại hiệu quả cao hơn cho hoạt động thu mua hàng hoá

Là một sinh viên chuyên ngành kế toán, qua thời gian thực tập nghiệp vụ tại phòng kế toán của công ty dợc liệu TWI, em nhận thấy công tác kế toán mua hàng

và thanh toán tiền hàng của công ty có những điểm mạnh cũng nhng cũng có những điểm ha hoàn thiện Vì vậy em đã chọn đề tài này để làm đề tài cho chuyên

đề tốt nghiệp của mình Tuy nhiên do thời gian nghiên cứu và hiểu biết có hạn, trong chuyên đề này em mới chỉ đi vào nghiên cứu một số vấn đề cơ bản về cơ sở

lý luận của công tác mua hàng và thanh toán tiền hàng nói chung, thực trạng tại công ty dợc liệu nói riêng Từ cơ sở lý luận góp phần làm sáng tỏ hơn những tồn tại trong công tác kế toán mua hàng và thanh toán tiền hàng ở công ty

Một lần nữa en xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trong khoa kế toán, đặc biệt là thầy giáo Trần Hải Long, cùng toàn thể các cô, các bác trong phòng kế toán của công ty dợc liệu TWI đã tạo điều kiện giáp em hoàn thành đề tài này