Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp

Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một trong những nội dung cơ bản nhất của quá trình quản trị nhân lực vì nhờ công tác này mà các nhà quản lý lựa chọn cho mình một đội ngũ lao động phù hợp với nhu cầu công việc, thoả mãn các mục tiêu của doanh nghiệp cũng như lợi ích của cá nhân người lao động. Trong thời kỳ bao cấp trước kia, các chuyên gia kế hoạch hoá về tài nguyên nhân sự thì hầu như thụ động, làm việc một cách máy móc bởi những dự kiến về lao động, việc phân bố cán bộ công nhân viên của quá trình sản xuất kinh doanh đều do nhà nước đề ra. Chính vì lẽ đó, vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong tổ chức hầu như không được chú ý. Ngày nay chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chóng mặt, sự bùng nổ như vũ bão của nền kinh tế. Do vậy mỗi doanh nghiệp đều phải tự quyết định về nhu cầu lao động cho doanh nghiệp cũng như phương hướng phát triển và hoàn thiện nguồn lao động của mình. Hơn lúc nào hết yêu cầu về kế hoạch hoá và tổ chức lực lượng lao động trở thành một nhu cầu bức thiết để có thể thu hút, bảo tồn và phát triển nguồn nhân lực – đó cũng là một trong những điều kiện để đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Muốn có một đội ngũ lao động mạnh về số lượng cũng như chất lượng để phù hợp với mục tiêu của tổ chức, người làm công tác quản trị nhân lực phải biết kế hoạch hoá nguồn nhân lực hiện tại cũng như dự báo để xác định nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài. Nhận thấy kế hoạch hoá nguồn nhân lực trở lên cấp bách hơn bao giờ hết, em đã chọn đề tài “Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp’’ cho bài viết của mình nhằm củng cố lại kiến thức cũng như hoàn thiện hơn nữa tầm hiểu biết của mình về vai trò và tầm quan trọng của kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nói riêng và trong quản trị nhân sự nói chung. Kết cấu bài viết môn học gồm : Lời nói đầu Chương I: Tổng quan về kế hoạch hoá nguồn nhân lực Chương II: Tiến trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực Chương III: Thực trạng và kiến nghị Kết luận

LỜI MỞ ĐẦU Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là một trong những nội dung cơ bản nhất của quá trình quản trị nhân lực vì nhờ công tác này mà các nhà quản lý lựa chọn cho mình một đội ngũ lao động phù hợp với nhu cầu công việc, thoả mãn các mục tiêu của doanh nghiệp cũng như lợi ích của cá nhân người lao động. Trong thời kỳ bao cấp trước kia, các chuyên gia kế hoạch hoá về tài nguyên nhân sự thì hầu như thụ động, làm việc một cách máy móc bởi những dự kiến về lao động, việc phân bố cán bộ công nhân viên của quá trình sản xuất kinh doanh đều do nhà nước đề ra. Chính vì lẽ đó, vai trò của kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong tổ chức hầu như không được chú ý. Ngày nay chúng ta đang sống trong một thời đại mà nhịp độ thay đổi diễn ra với tốc độ chóng mặt, sự bùng nổ như vũ bão của nền kinh tế. Do vậy mỗi doanh nghiệp đều phải tự quyết định về nhu cầu lao động cho doanh nghiệp cũng như phương hướng phát triển và hoàn thiện nguồn lao động của mình. Hơn lúc nào hết yêu cầu về kế hoạch hoá và tổ chức lực lượng lao động trở thành một nhu cầu bức thiết để có thể thu hút, bảo tồn và phát triển nguồn nhân lực – đó cũng là một trong những điều kiện để đảm bảo cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững. Muốn có một đội ngũ lao động mạnh về số lượng cũng như chất lượng để phù hợp với mục tiêu của tổ chức, người làm công tác quản trị nhân lực phải biết kế hoạch hoá nguồn nhân lực hiện tại cũng như dự báo để xác định nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài. Nhận thấy kế hoạch hoá nguồn nhân lực trở lên cấp bách hơn bao giờ hết, em đã chọn đề tài “Kế hoạch hoá nguồn nhân lực trong các doanh nghiệp’’ cho bài viết của mình nhằm củng cố lại kiến thức cũng như hoàn thiện hơn nữa tầm hiểu biết của mình về vai trò và tầm quan trọng của kế hoạch hoá 1 nguồn nhân lực trong doanh nghiệp nói riêng và trong quản trị nhân sự nói chung. Kết cấu bài viết môn học gồm : Lời nói đầu Chương I: Tổng quan về kế hoạch hoá nguồn nhân lực Chương II: Tiến trình kế hoạch hoá nguồn nhân lực Chương III: Thực trạng và kiến nghị Kết luận 2 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC I. ĐỊNH NGHĨA Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế hoạch hoá nguồn nhân lực. Tuy nhiên, tất cả đều có một điểm chung đó là việc phân tách nhu cầu nhân sự trong tương lai và đề ra các kế hoạch cụ thể để có nguồn lực đó. * Kế hoạch hoá nguồn nhân lực : “Là một quá trình mà thông qua đó các doanh nghiệp được bảo đảm đầy đủ về số lượng, chương trình làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc” “ Là quá trình xác định nhu cầu của nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch hoá nguồn nhân để đáp ứng nhu cầu đó ’’ * Hoạch định nguồn nhân lực : “ Là quá trình triển khai và thực hiện các kế hoạch, các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng về số lượng đúng số người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ” ( 1 ) “ Là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về nhân lực để đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu” (2) II.MỘT SỐ KHÁI NIỆM KHÁC CÓ LIÊN QUAN ( 3 ) Hoạch định nghĩa là tiên liệu, tiên đoán hay dự báo những thay đổi biến thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong tương lai. 1(1) Shimon L. Dolan and Randall S .Schuler , Human Resource Managent ( Ontario , Neslo Canada ,1994) ,P.90 2(2) R. Wayne Mondy and Robert M. Noe , Fourth Edition , Op. Cit , p.146 3(3) Nguyễn Hữu Thân , Quản trị nhân sự , NXB Thông tin 1998. 3 * Xu hướng lâu dài hay xu hướng trường kỳ : Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối với sản phẩm hoặc nhân sự của một hãng, thường là 5 năm trở lên trong tương lai. Thấy trước xu hướng này là điều rất quan trọng bởi vì một hãng sẽ không tìm được đủ người có trình độ theo nhu cầu nếu họ không chuẩn bị tuyển dụng và đào tạo nhân sự trước * Biến thiên theo chu kỳ : Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta mà ta có thể tiên đoán được một cách hợp lý về tuyến xu hướng xảy ra trong giai đoạn hơn một năm. Hiểu được rõ vấn đề này là rất quan trọng bởi vì chúng ta có thể tăng thêm nhân sự để đáp ứng với các nhu cầu của chu kỳ, mặc dầu chúng ta tiên đoán rằng nhu cầu về lâu dài là vẫn ổn định. * Những biến thiên theo mùa : Biến thiên theo mùa là những thay đổi có thể tiên đoán được một cách hợp lý thường xảy ra trong giai đoạn một năm. * Những biến thiên ngẫu nhiên : Biến thiên ngẫu nhiên là những thay đổi không theo mô hình nào cả. Ngay cả những kỹ thuật dự báo tinh vi nhất cũng không thể thấy trước những thay đổi này. III . VAI TRÒ CỦA KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC . Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là điều kiện giúp cho tổ chức có thể thực hiện thắng lợi các mục tiêu và nhiệm vụ của mình. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là cơ sở để xây dựng hợp lý các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực . Đây là một hướng phát triển lâu 4 dài của doanh nghiệp nhằm đáp ứng mọi nhu cầu về lao động trong bất kỳ sự thay đổi nào của khoa học, kỹ thuật hay trong kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho các doanh nghiệp nắm được thực chất đội ngũ làm việc và trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các tiềm năng cần được khai thác để có thể nâng cao tốc độ phát triển sản xuất của doanh nghiệp. Nhu cầu sử dụng lao động có sự khác biệt lớn về kỹ năng, kiến thức, giới tính, lứa tuổi và phụ thuộc vào các mức trả công lao động. Không giống như đối với nguồn lực về tài chính, nguồn lực về lao động không phải lúc nào cũng sử dụng ngay được như vậy cần có kế hoạch về hiện tại cũng như trong tương lai về nguồn nhân lực khi cần thiết kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho bộ phận nguồn nhân lực xác định được nhu cầu đó. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ giúp cho doanh nghiệp dự kiến được số người bổ sung do yêu cầu của sản xuất và số lượng cần được thay thế do các nguyên nhân xã hội để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho tổ chức có thể hoàn thiện được việc bố trí, sử dụng nguồn nhân lực của mình cũng như xác định được số tiền công để trả cho người lao động. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp có thể tuyển mộ, tuyển chọn một cách có hiệu quả và kinh tế. Cùng với bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc, nó xác định những yêu cầu và cách thức thực hiện công việc đó đối với người lao động. Từ đó cho phép doanh nghiệp tuyển dụng đúng số người vào làm việc, với những ai thì đáp ứng được yêu cầu công việc để đảm bảo mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sẽ dẫn tới nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin về nguồn nhân lực để trợ giúp cho các hoạt động của bộ phận nguồn nhân lực cũng như hoạt động của tất cả các bộ phận chức năng, từ đó sẽ giúp cho chúng ta tạo ra sự hài hoà và sự phối hợp các chương trình nguồn nhân lực trong tổ chức. 5 IV. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI NGUỒN NHÂN LỰC Kế hoạch hoá nguồn nhân lực là khâu vô cùng quan trọng do vậy , nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau cả bên trong cũng như bên ngoài - chúng phải được đánh giá tỉ mỉ trước khi tuyển chọn nhân sự cho doanh nghiệp. 1. Những yếu tố bên ngoài bao gồm : trình độ học vấn; những quan điểm thịnh hành trong xã hội (như quan điểm về lao động) những luật lệ và qui định có ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên, những điều kiện về kinh tế và vấn đề về cung cầu về những người quản lý . 2. Những yếu tố bên trong : * Kế hoạch chiến lược : Mỗi một doanh nghiệp cũng đều phải đáp ứng được những thay đổi về môi trường doanh nghiệp để có thể tồn tại và phát triển, những quyết định sẽ tạo nên những lợi thế cho những kế hoạch chiến lược . Kế hoạch chiến lược giao cho các bộ phận phải hoàn thành các mục tiêu dài hạn như là tỉ lệ tăng trưởng và loại lao động cần có trong tương lai đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngân sách : Ngân sách là nguồn cung cấp cho mọi hoạt động của doanh nghiệp .Trong ngắn hạn , những nhà hoạch định phải tìm cách sao cho kế hoạch chiến lược hoạt động trong khuôn khổ của ngân sách cho phép. Ngân sách tăng hay giảm đều là dấu hiệu ảnh hưởng tới nhu cầu nguồn nhân lực trong ngắn hạn. - Những dự báo về sản phẩm và khối lượng bán : Điều này sẽ cung cấp những thông tin về sự thay đổi ngắn hạn nhu cầu nguồn nhân lực của doanh nghiệp . - Những dự án kinh doanh mới : 6 Đây là một trong những yếu tố quyết định cho sự thay đổi nhu cầu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khi một dự án kinh doanh mới đi vào hoạt động, thời gian đầu sẽ cần đến những nhà hoạch định tài nguyên nhân sự để xác định số người cần thiết cho những công việc mới trong dự án kinh doanh đó .Đồng thời có những kế hoạch dài hạn nguồn nhân lực trong một dự án kinh doanh mới ra đời để quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn ổn định và hiệu quả. Ngoài các mục tiêu, chiến lược của tổ chức, kế hoạch kinh doanh còn bao gồm các yếu tố như nghiệp vụ, công nghệ, loại người được tuyển dụng, cung và cầu về người quản lý trong nội bộ doanh nghiệp, hệ thống khen thưởng, các loại chính sách khác nhau . 3.Tính bất định của môi trường có ảnh hưởng sâu rộng vì chúng ảnh hưởng đến toàn bộ các bước tiếp theo của quá trình quản trị nhân sự (4) 3.1 Môi trường vĩ mô : - Các yếu tố kinh tế : Phát triển kinh tế có thể dễ nhận thấy nhất nhưng lại là những yếu tố khó dự báo và có thể lường trước được. Các doanh nghiệp cần chon lọc để nhận biết được các tác động trực tiếp ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Các yếu tố luật lệ của Nhà nước : Các yếu tố này ngày càng ảnh hưởng mạnh tới doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tuân theo những quy định của nhà nước như chính sách tiền lương, an toàn lao động, vệ sinh lao động… từ đó ảnh hưởng tới quá tình kế hoạch chiến lược lâu dài của doanh nghiệp từ đây mà ảnh hưởng tới kế hoạch nguồn nhân lực như xác định những nhu cầu về lao động, hay luật thuế của nhà nước cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Các yếu tố văn hoá xã hội : Những yếu tố về văn hoá xã hội sẽ có ảnh những ảnh hưởng tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Sự trung thành tin cậy của lao động đối với doanh 4(4 ) PTS. Nguyễn Thanh Hội, Quản trị nhân sự, NXB Thống Kê 1999 7 nghiệp hay ảnh hưởng của đời sống xã hội tác động đến họ sẽ là yếu tố thúc đẩy hay cản trở đến sự thực hiện công việc của họ. - Các yếu tố tự nhiên: Ảnh hưởng một cách trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có ảnh hưởng một cách gián tiếp đến nguồn nhân lực của doanh nghiệp đó. 3.2 Môi trường tác nghiệp. Bao gồm các yếu tố trong ngành và các yếu tố ngoại cảnh đối với doanh nghiệp, quyết định tính chất và mức độ cạnh tranh trong ngành kinh tế. Có 5 yếu tố cơ bản là: đối thủ cạnh tranh, người mua, người cung cấp, các đối thủ tiềm ẩn và hàng (sản phẩm ) thay thế. 3.3. Hoàn cảnh nội bộ: Hoàn cảnh nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm tất cả các yếu tố và hệ thống bên trong của doanh nghiệp. Chỉ qua xem xét hoàn cảnh nội bộ của doanh nghiệp cũng thấy rằng sự sống còn của một doanh nghiệp suy cho cùng phụ thuộc vào khả năng doanh nghiệp có nhận được các nguồn lực từ môi trường bên ngoài hay không. Các nguồn lực chủ yếu để doanh nghiệp tồn tại bao gồm: tiền vốn, con người và nguyên liệu. Mỗi bộ phận chức năng của doanh nghiệp chịu trách nhiệm tìm kiếm hoặc bảo toàn một hoặc nhiều nguồn nhân lực nói trên. 8 CHƯƠNG II TIẾN TRÌNH KẾ HOẠCH HOÁ NGUỒN NHÂN LỰC I. NHU CẦU VÀ DỰ BÁO CẦU VỀ NGUỒN NHÂN LỰC : Sau khi dự báo nhu cầu về sản xuất kinh doanh, nhà quản trị sẽ dựa vào đó mà dự báo nhu cầu về tài nguyên nhân sự một cách cụ thể từ đó đưa ra phương hướng phát triển trong tương lai. Còn dự báo khả năng sẵn có về nhân lực sẽ cung cấp cho cấp quản trị các phương tiện ước tính phải cần bao nhiêu công nhân, loại nào, từ đó xác định nhu cầu về việc làm và nhu cầu về sức lao động. 1. Yếu tố và căn cứ xác định nhu cầu nhân lực trong tương lai. Nhu cầu nhân lực trong tương lai của doanh nghiệp chính là phần trọng tâm của kế hoạch hoá nguồn nhân lực, do vậy doanh nghiệp cần xem xét và xác định rõ các yếu tố liên quan đến việc xác định nhu cầu trong tương lai. 1.1 các yếu tố thuộc về bên ngoài. a. Kinh tế. Các ảnh hưởng của yếu tố kinh tế bao gồm như lãi suất ngân hàng, các giai đoạn chu kỳ kinh tế, cán cân thanh toán, chính sách tài chính và tiền tệ. Vì các yếu tố này tương đối rộng nên các doanh nghiệp cần chọn lọc để nhận biết được tác động cụ thể sẽ ảnh hưởng trực tiếp nhất với doanh nghiệp. b. Chính trị, xã hội, luật pháp. 9 Có ảnh hưởng ngày càng to lớn tới đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp chính là yếu tố luật pháp. Chính trị, xã hội thường biến đổi hoặc tiến triển chậm nên đôi khi thường khó nhận biết. c. Công nghệ: Ít có ngành công nghiệp và doanh nghiệp nào mà lại không phụ thuộcvào cơ sở công nghệ ngày càng tinh vi. Chắc chắn sẽ có nhiều công nghệ tiên tiến tiếp tục ra đời, tạo ra các cơ hội cũng như nguy cơ đối với các doanh nghiệp. d. Các đối thủ cạnh tranh. Có liên quan trực tiếp tới nhu cầu nhân sự của một doanh nghiệp ảnh hưởng tới số lượng cũng như chất lượng lao động. 1.2 Các yếu tố phụ thuộc về bên trong. Các doanh gnhiệp phải cố gắng phân tích một cách cặn kẽ các yếu tố nội bộ của doanh nghiệp mình nhàm xác định rõ các ưu điểm và nhược điểm. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp nhằm giảm bớt nhược điểm và phát huy ưu điểm để đạt được lợi thế tối đa. Các yếu tố này bao gồm các lĩnh vực chức năng như : nguồn nhân lực, kế hoạch chiến lược của doanh nghiệp, ngân sách, dự báo bán hàng và sản xuất, tổ chức và thiết kế công việc, nghiên cứu và phát triển sản xuất, tài chính kế toán, marketing và lề nếp tổ chức chung. 1.3 Các yếu tố thuộc về người lao động. Là một trong các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp và liên quan tới nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các yếu tố đó bao gồm : nghỉ hưu, thôi việc, vắng mặt hoặc chết, các yếu tố này ảnh hưởng tới việc bố trí sắp xếp lại nhân công cũng như công việc của một doanh nghiệp sao cho hợp lý và hiệu quả nhất. 2.Các phương pháp dự báo : 2.1 Dự báo nhu cầu ngắn hạn. Khi một doanh nghiệp dự báo cầu ngắn hạn trong tương lai là xác định nhu cầu nguồn nhân lực đáp ứng những đòi hỏi của công việc trong ngắn hạn nhằm mục đích : 10