7Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

Cùng với việc mở rộng nền kinh tế thị trường trong những năm qua Đảng và nhà nước ta đã đề ra nhiều chủ trương, chính sách phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữa và mở rộng quan hệ kinh tế đối ngoại với nước ngoài. Thêm vào đó sự đổi mới sâu sắc về cơ chế quản lý đã làm cho nền kinh tế nước ta có những bước đi vững chắc và đã từng bước hoà nhập với xu thế phát triển của thế giới. Với tư cách là công cụ quản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, kế toán đảm nhiệm chức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế. Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiêu thụ đóng vai trò đặc biệt quan trọng để tạo ra nguồn tiền và các khoản tương tương đương tiền trong tương lai cho doanh nghiệp, quyết định sự tồn vong và phát triển của doanh nghiệp. Thông qua quá trình tiêu thụ mới biết được quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đạt kết quả ra sao? Lãi lỗ như thế nào? Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí không thể thiếu để thúc đẩy quá trình tiêu thụ. Người xưa có câu “Khéo ăn thì no, khéo co thì ấm’, việc xác định đúng và quản lý chi phí tiết kiệm hợp lý sẽ giúp nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả. Vậy cần tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp như thế nào để xác định được kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý, đánh giá đúng chất lượng và hiệu quả kinh doanh? Đây là một vấn đề mà mọi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đều rất chú trọng. Xuất phát từ nhận thức trên, em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

LỜI NÓI ĐẦU

Cùng với việc mở rộng nền kinh tế thị trường trong những năm quaĐảng và nhà nước ta đã đề ra nhiều chủ trương, chính sách phát triển nền kinh

tế hàng hoá nhiều thành phần, đa dạng hoá các loại hình sở hữa và mở rộngquan hệ kinh tế đối ngoại với nước ngoài Thêm vào đó sự đổi mới sâu sắc về

cơ chế quản lý đã làm cho nền kinh tế nước ta có những bước đi vững chắc và

đã từng bước hoà nhập với xu thế phát triển của thế giới Với tư cách là công

cụ quản lý, kế toán gắn liền với hoạt động kinh tế xã hội, kế toán đảm nhiệmchức năng cung cấp thông tin hữu ích cho các quyết định kinh tế

Trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, tiêu thụ đóng vai trò đặcbiệt quan trọng để tạo ra nguồn tiền và các khoản tương tương đương tiềntrong tương lai cho doanh nghiệp, quyết định sự tồn vong và phát triển củadoanh nghiệp Thông qua quá trình tiêu thụ mới biết được quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp đạt kết quả ra sao? Lãi lỗ như thế nào?

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phíkhông thể thiếu để thúc đẩy quá trình tiêu thụ Người xưa có câu “Khéo ăn thì

no, khéo co thì ấm’, việc xác định đúng và quản lý chi phí tiết kiệm hợp lý sẽgiúp nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng nguồn vốn một cách hiệu quả Vậycần tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp nhưthế nào để xác định được kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý, đánh giá đúngchất lượng và hiệu quả kinh doanh? Đây là một vấn đề mà mọi doanh nghiệpsản xuất kinh doanh đều rất chú trọng

Xuất phát từ nhận thức trên, em đã lựa chọn đề tài “Tổ chức hạch toán

chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh” để tìm hiểu và nghiên cứu.

Mục đích nghiên cứu là để nắm bắt được cách thức hạch toán từ đó làm

rõ bản chất của đề tài Không đi vào lối mòn của việc sao chép lại những bảnmẫu đề án đã có, hi vọng qua quá trình tự tìm hiểu đề tài sẽ tích luỹ được đôichút kiến thức phục vụ cho công việc sau này

Trên cơ sở phạm vi đề tài nghiên cứu, bản đề án này gồm 2 chương:

Chương I : Lý luận chung về tổ chức hạch toán chi phí bán hàng, chi phí

quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh hợp lý

Chương II : Vận dụng chuẩn mực kế toán mới về việc ghi nhận chi phí bán

hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp với việc xác định kết quả kinh doanhhợp lý trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh

-

-2-CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CHI PHÍ BÁN HÀNG, CHI PHÍ QUẢN

LÝ DOANH NGHIỆP VỚI VIỆC XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

- Hoạt động sản xuất - kinh doanh: là hoạt động sản xuất, tiêu thụ sảnphẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ của các ngành sản xuất – kinhdoanh chính và sản xuất – kinh doanh phụ

- Hoạt động tài chính: Là hoạt động đầu tư về vốn và đầu tư tài chínhngắn hạn, dài hạn với mục đích kiếm lời

- Hoạt động khác: Là hoạt động xẩy ra ngoài dự kiến của doanhnghiệp

Tương ứng với những loại hình hoạt động kinh doanh trên là nhữngloại thu nhập mà doanh nghiệp có được:

- Thu nhập từ hoạt động sản xuất – kinh doanh

- Thu nhập tài chính

- Thu nhập khác

2 Phải xác định chính xác thời điểm ghi nhận doanh thu

Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu

về sản phẩm, hàng hoá, lao vụ Nói cách khác, thời điểm ghi nhận

doanh thu là thời điểm người mua trả tiền hay chấp nhận nợ về lượnghàng hoá, vật tư đã được người bán chuyển giao.

3 Phải nắm vững nội dung và cách xác định các chỉ tiêu liên quan đếndoanh thu, chi phí và kết quả

Tuỳ thuộc vào phương pháp tính thuế VAT, nội dung của các chỉ tiêuliên quan đến chi phí, doanh thu và kết quả có sự khác nhau Đối vớicác doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, trong chiphí không bao gồm số thuế VAT đầu vào Tương tự, chỉ tiêu doanh thubán hàng, thu nhập hoạt động tài chính, thu nhập khác cũng như cáckhoản giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán trả lại là giá bán hoặc thunhập chưa có VAT đầu ra phải nộp (kể cả các khoản phụ phí thu thêmngoài giá bán – nếu có) Ngược lại, đối với các cơ sở tính thuế VATtheo phương pháp trực tiếp hoặc đối với các đối tượng không chịu thuếVAT, trong chi phí bao gồm cả thuế VAT đầu vào và trong doanh thu(hay thu nhập) gồm cả VAT, thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt đầu

ra (kể cả các khoản phụ phí thu thêm ngoài giá bán – nếu có) Vì thế.các chỉ tiêu về doanh thu hàng bán, giảm giá, doanh thu hàng bán trảlại đều bao gồm cả thuế VAT đầu ra

II Kế toán chi phí bán hàng:

1 Khái niệm:

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ sảnphẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ trong kỳ như chi phí bao gói, vận chuyển,tiếp thị, quảng cáo, chào hàng

-4 Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng

- Kết chuyển chi phí bán hàng

TK 641 không có số dư và được chi tiết theo các tiểu khỏan

TK641(1) : Chi phí nhân viên

Có TK 152: (chi tiết tiểu khoản)

- Các chi phí về dụng cụ, đồ dùng phục vụ cho việc tiêu thụ:

Có TK155: Chi sản phẩm đổi cho khách hàng

Có TK 334,338 Các chi phí khác.

- Giá dịch vụ mua ngoài liên quan đến hàng bán:

Nợ TK 641 (6417): Trị giá dịch vụ mua ngoài

(Nợ TK 1331: Thuế VAT đầu vào được khấu trừ

Có TK 331: Tổng giá thanh toán

- Chi phí theo dự toán tính vào chi phí bán hàng trong kỳ:

Nợ TK 641 (Chi tiết tiểu khoản)

Có TK 142 (1421)/TK242: Phân bổ dần chi phí trả trước

Có TK 335: Trích trước chi phí phải trả theo kế hoạch và chi phí bán hàng.

- Các chi phí bằng tiền phát sinh trong kỳ:

-6-SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG QUÁT CHI PHÍ BÁN HÀNG

Tk214 kinh doanh trong kỳ Chi phí công cụ bán hàng (Nếu chi phí nhỏ hoặc (loại phân bổ một lần) chu kỳ kinh

doanh ngắn)

TK1421,242

TK1422,242 Phân bổ dần chi phí trả trước Đưa vào

Chi phí chờ

TK335 kết chuyển

Trích trước chi phí (nếu chi phí kết phải trả theo kế hoạch lớn hoặc với chuyển doanh trừ vào TK331,111,112 nghiệp có thu chu kỳ nhập Giá không kinh doanh

h ngàtrừ v oàthunhậptrong

kỳ hayđưa

v o chiàphíchờ kếtchuyểnđểđảmbảophùhợpgiữachi phívàdoanhthu

GTGT

-

-8-III Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp:

1 Khái niệm:

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là những khoản chi phí phátsinh có liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của cả doanhnghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt độngnào Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều loại nhưchi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và chi phíchung khác

- Chi phí quản lý doanh nghiệp là loại chi phí gián tiếp sản xuấtkinh doanh cần được lập dự tính (lập dự toán) và quản lý chitiêu tiết kiệm hợp lý Do liên quan đến mọi hoạt động trongdoanh nghiệp nên cuối kỳ cần được tính toán, phân bổ, kếtchuyển để xác định kết quả kinh doanh hợp lý Trường hợpdoanh nghiệp sản xuất kinh doanh có chu kỳ sản xuất dài,trong kỳ không có hoặc có ít sản phẩm tiêu thụ, hoặc doanhnghiệp thương mại có biến động lớn về lượng hàng hoá dự trữgiữa kỳ thì chi phí quản lý doanh nghiệp cũng cần tính toán,phân bổ cho sản phẩm hàng hóa còn lại chưa tiêu thụ cuối kỳ

2 Tài khoản sử dụng:

Kế toán sử dụng tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh, tập hợp và kết chuyển các chi phí quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và các chi phí liên quan đến hoạt động chung của cả doanh nghiệp

Bên Nợ: Tập hợp toàn bộ chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ

Bên Có:

- Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành các tiêu khoản:

TK642(1) : Chi phí nhân viên

TK642(2) : Chi phí vật liệu quản lý

Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, TK 642

có thể được mở thêm một số tiểu khoản khác để theo dõi các nội dung,yếu tố chi phí thuộc quản lý doanh nghiệp

3 Phương pháp hạch toán

Về cơ bản, chi phí quản lý doanh nghiệp hạch toán tương tự như chi phíbán hàng Quá trình tập hợp và kết chuyển chi phí quản lý được kháiquát qua sơ đồ (Sơ đồ 2)

-

-10-SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG QUÁT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

(Sơ đồ 2)

TK 642

TK334, 338 TK 111,112,1388

Tập hợp chi phí nhân viên Các khoản thu hồi ghi

quản lý doanh nghiệp chi phí quản lý doanh nghiệp

TK152

Tập hợp chi phí vật liệu TK 911 quản lý Trừ vào kết quả

TK 153

Chi phí dụng cụ quản lý

doanh nghiệp (loại phân bổ 1 lần)

Tk214 kinh doanh trong kỳ Chi khấu hao TSCĐ (Nếu chi phí nhỏ hoặc dùng cho quản lý doanh nghiệp chu kỳ kinh

Giá không chu kỳ nhập thuế GTGT kinhdoanh

v o chiàphí chờkếtchuyển

để đảmbảo phùhợpgiữa chiphí vàdoanhthu

thuế

GTGT

-

-12-IV Kế toán xác định kết quả hoạt động kinh doanh

1 Khái niệm và tài khỏan sử dụng:

Kết quả hoạt động kinh doanh là kết quả tiêu thụ sản phẩm, hànghoá, lao vụ, dịch vụ Kết quả đó được tính bằng cách so sánh giữa mộtbên là doanh thu thuần (doanh thu sau khi trừ các khoản giảm giá hàngbán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biêt, thuế xuất khẩu) với giávốn hàng tiêu thụ, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp vàđược biểu hiện qua chỉ tiêu lợi nhuận (hoặc lỗ) về tiêu thụ

Thông thường, cuối kỳ kinh doanh hay sau mỗi thương vụ, kế toántiến hành xác định kết quả của hoạt động kinh doanh Công việc nàyđược thực hiện trên tài khoản 911 - Xác định kết quả kinh doanh Đây làtài khoản dùng để xác định toàn bộ kết quả kinh doanh, kết cấu của nónhư sau:

Bên Nợ:

- Chi phí sản xuất, kinh doanh liên quan đến hàng tiêu thụ (Giávốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp)

- Chi phí hoạt động tài chính và chi phí bất thường

- Kết chuyển kết quả các hoạt động kinh doanh

Bên Có:

- Tổng số doanh thu thuần về tiêu thụ trong kỳ

- Tổng số doanh thu thuần hoạt động tài chính và hoạt động bấtthường

- Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh

2 Phương pháp hạch toán:

Trình tự hạch toán xác định kết quả được thể hiện bằng sơ đồ (Sơ đồ 3)

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN TỔNG QUÁT XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG

SẢN XUẤT KINH DOANHS

TK 632 TK 911 TK 511,512 Kết chuyển giá vốn Kết chuyển

hàng tiêu thụ trong kỳ doanh thu thuần

TK 641,642

Trừ vào thu TK 421 trong kỳ Kết chuyển lỗ về tiêu thụ

TK1422

chờ kết Kết

chuyển chuyển

Kết chuyển lãi về tiêu thụ

V Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh

nghiệp:

Trong những hình thức hạch toán kế toán, hình thức kế toán

chứng từ ghi sổ được áp dụng rất phổ biến đối với mọi loại quy mô

doanh nghiệp, kế cấu sổ sách đơn giản dễ ghi chép nên phù hợpvới cả điều kiện lao động thủ công và kế toán máy Trong chuyên

đề này xin lấy hình thức hạch toán kế toán chứng từ ghi sổ để áp

dụng cho việc hạch toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanhnghiệp và xác định kết quả hoạt động kinh doanh.

Sơ đồ tổ chức hạch toán hình thức kế toán Chứng từ Ghi sổ

(Sơ đồ 4)

Ghi chú:

Ghi vào cuối tháng (hoặc định kỳ) :

Báo cáo kế toánBảng cân đối t i khoà ản

- Sổ cái

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

- Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản (bảng cân đối tài khoản)

- Các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết

Hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp phải sử dụng ít nhất những sổ tổng hợp sau:

1 Sổ tổng hợp:

- Chứng từ ghi sổ: được lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảngtổng hợp chứng từ gốc cùng loại có cùng nội dung kinh tế.Chứng từ gốc được lập hàng ngày hoặc định kỳ (3-5 ngày,hoặc lâu hơn, tuỳ mức độ phát sinh nghiệp vụ nhiều hay ít.)

- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng

để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gianđồng thời dùng để quản lý chứng từ ghi sổ, kiểm tra, đốichiếu với bảng cân đối số phát sinh Đặc điểm: Sổ này do kế

-

-16-toán tổng hợp ghi trên cơ sở chứng từ ghi sổ do kế -16-toán phầnhành chuyển đến, và:

Tổng số tiền trên = Tổng PS Nợ (Tổng PS Có) = TổngPS Nợ(Tổng PSCó)

“Sổ đăng kýCT-GS” của mọi TK trên “sổ cái” của mọi TK trên “BCĐSPS”

SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ

Năm ….

Chứng từ ghi sổ Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền

Số hiệu Ngày tháng Số hiệu Ngày tháng

- Sổ cái: là sổ tổng hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinhtheo tài khoản đã được trong chế độ tài khoản kế toán áp dụngtại doanh nghiệp Số liệu trên Sổ cái được dùng để đối chiếu

số liệu với bộ phận kế toán chi tiết và là căn cứ để lập báocáo kế toán Sổ cái được kế toán tổng hợp ghi trên cơ sở cácchứng từ ghi sổ đã được vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Sổ cáiNăm…

Số tiềnSố

hiệu

Ngàytháng

Số dư đầu kỳCộng PS trong kỳ

Số dư cuối kỳ

CHƯƠNG II

VẬN DỤNG NHỮNG CHUẨN MỰC KẾ TOÁN MỚI VỀ VIỆC GHINHẬN CHI PHÍ BÁN HÀNG VÀ CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

VỚI VIỆC XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH HỢP LÝ

Ta vẫn biết lợi nhuận là thước đo kết quả hoạt động kinh doanh củadoanh nghiệp Các yếu tố liên quan trực tiếp đến việc xác đinh lợi nhuận làDoanh thu, thu nhập khác và Chi phí Để có được kết quả kinh doanh hợp lýcần xuất phát từ chi phí hợp lý và doanh thu hợp lý

1 Khái niệm

Theo “Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam” do Bộ tài chính phát hànhtháng 1-2003, các yếu tố Doanh thu, thu nhập khác và chi phí được định nghĩanhư sau:

- Doanh thu và thu nhập khác:

Là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kếtoán phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường và các hoạtđộng khác của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu, không baogồm khoản góp vốn của cổ đông hoặc chủ sở hữu

- Chi phí:

Là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dướihình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản, hoặc phát sinhcác khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm các khoảnphân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu

Chi phí bao gồm các chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh trong quátrình hoạt động kinh doanh thông thường của doanh nghiệp như: Giá vốn -

-18-hàng bán, chi phí bán -18-hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi tiềnvay và các chi phí khác liên quan đến hoạt động cho các bên sử dụng tàisản sinh ra lợi tức, tiền bản quyền… Những chi phí này phát sinh dướidạng tiền và các khoản tương đương tiền, hàng tồn kho, khấu hao máymóc, thiết bị.

Chi phí khác là chi phí bao gồm các chi phí ngoài các chi phí sản xuấtkinh doanh phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thườngcủa doanh nghiệp, như: chi phí về thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, cáckhoản tiền bị khách hàng phạt do vi phạm hợp đồng,…

2 Điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý

- Chi phí sản xuất kinh doanh (bao gồm cả chi phí bán hàng và chiphí quản lý doanh nghiệp ) và các chi phí khác được ghi nhậntrong kết quả hoạt động sản xuất - kinh doanh khi các khoản chiphí này làm giảm bớt lợi ích kinh tế trong tương lai có liên quanđến việc giảm bớt tài sản hoặc tăng nợ phải trả và chi phí này phảiđược xác định một cách đáng tin cậy, với đầy đủ chứng từ chứngthực nghiệp vụ đã phát sinh

- Các chi phí được ghi nhận trong kết quả hoạt động sản xuất - kinhdoanh phải tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí(theo một tỷ lệ nhất định)

- Lợi ích kinh tế dự kiến thu được trong nhiều kỳ kế toán có liênquan đến doanh thu và thu nhập khác được xác định một cách giántiếp thì các chi phí liên quan được ghi nhận trong kết quả hoạtđộng sản xuất kinh doanh trên cơ sở phân bổ theo hệ thống hoặctheo tỷ lệ

- Một khoản chi phí được ghi nhận ngay vào kết quả hoạt động sảnxuất kinh doanh trong kỳ khi chi phí đó không đem lại lợi íchkinh tế trong các kỳ sau

3 Điều kiện ghi nhận doanh thu và thu nhập khác hợp lý