Sau khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Các doanh nghiệp được quyền chủ động trong việc tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh diễn ra rất gay gắt, quyết liệt trên mọi lĩnh vực và rộng khắp trong các ngành, trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại, đứng vững và phát triển được đòi hỏi phải có chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng đắn phù hợp làm ăn phải có hiệu quả. Muốn vậy, yêu cầu các doanh nghiệp phải có biện pháp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí của mình, trong đó cần quan tâm tới chi phí về nhân công trong doanh nghiệp, mà điều này lại có liên quan trực tiếp tới cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Mặt khác, chính cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiểu quả mọi yếu tố cấu thành quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng và đạt hiểu quả cao.
LỜI NÓI ĐẦU Sau khi nền kinh tế nước ta chuyển từ cơ chế quản lý tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Các doanh nghiệp được quyền chủ động trong việc tổ chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong nền kinh tế thị trường, sự cạnh tranh diễn ra rất gay gắt, quyết liệt trên mọi lĩnh vực và rộng khắp trong các ngành, trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại, đứng vững và phát triển được đòi hỏi phải có chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh đúng đắn phù hợp làm ăn phải có hiệu quả. Muốn vậy, yêu cầu các doanh nghiệp phải có biện pháp giảm thiểu tối đa các khoản chi phí của mình, trong đó cần quan tâm tới chi phí về nhân công trong doanh nghiệp, mà điều này lại có liên quan trực tiếp tới cơ cấu tổ chức bộ máy của doanh nghiệp. Mặt khác, chính cơ cấu tổ chức bộ máy có vai trò đặc biệt quan trọng, quyết định tới hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là nhằm hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh với chất lượng cao, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiểu quả mọi yếu tố cấu thành quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng và đạt hiểu quả cao. Như vậy, một bộ máy quản lý không kồng kềnh, phức tạp, tốn kém mà ngược lại rất gọn nhẹ, thích hợp, hoạt động có hiệu quả là mong muốn của các doanh nghiệp hiện nay và trong tương lai. Và thực tế đây là vấn đề bức xúc đặt ra cho các doanh nghiệp. Xuất phát từ cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của vấn cộng với việc nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, em đi tới quyết định tìm hiểu đề tài: “Một số ý kiến nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở Công ty Mỏ - INCODEMIC”. 1 Nội dung bài viết chia làm 3 phần: . Chương I : Lý luận chung về bộ máy quản lý trong các doanh nghiệp Chương II :Thực trạng cơ cấu bộ máy quản lý ở Công ty Mỏ - INCODEMIC. Chương III : Một số biện pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Mỏ 2 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1. QUAN ĐIỂM CƠ BẢN VỀ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm quản lý: Khi đề cập đến khái niệm về quản lý doanh nghiệp đã có nhiều quan điểm khác nhau nhưng chung quy lại ta có thể hiểu quản lý trên hai lĩnh vực: 1.1.1 Xét theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý là quá trình tính toán lựa chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng các công cụ quản lý như: Kế hoạch, định mức, thống kê, kế toán, phân tích kinh doanh thông tin kinh tế để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu: Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm. Phải đảm báo sản xuất kinh doanh có lãi. Tôn trọng pháp luật của nhà nước. 1.1.2 Xét theo lĩnh vực kinh doanh: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống đến một mục tiêu đã định trong bối cảnh của môi trường biến động. 1.2 Vai trò của quản lý: Xuất phát từ quan điểm trên, làm tốt công tác quản lý trong doanh nghiệp giữ một vai trò quan trọng thể hiện trên các mặt sau: Một là: Quản lý là nhân tố quan trọng trong việc quyết định sự thành công hay thất bại (phá sản) của doanh nghiệp. Hai là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp hạn chế rủi ro ngăn ngừa phá sản và thất nghiệp. Ba là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp luôn chọn được phương án tối ưu trong sản xuất kinh doanh. Bốn là: Nhờ có quản lý tốt mới tạo điều kiện cho các doanh nghiệp luôn luôn phát huy được quyền chủ động, sáng tạo trong mọi lĩnh vực sản xuất kinh doanh. 3 Năm là: Nhờ có quản lý tốt mới giúp cho các doanh nghiệp luôn luôn duy trì và mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, thông qua cơ chế có thái độ đối xử tốt với khách hàng truyền thống, khách hàng tiêu thụ khối lượng hàng lớn và những khách hàng đến với doanh nghiệp lần đầu. Phương thức thanh toán phải linh hoạt, mềm dẻo. Sáu là: Nhờ có vai trò của công tác quản lý mới có khả năng giúp các doanh nghiệp thực hiện được phương châm sử dụng phải đi đôi với đào tạo để không ngừng nâng cao năng lực và trình độ của cán bộ quản lý để thích ứng với cơ chế thị trường. 2. CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Có hai cách phân loại các chức năng của quản lý: 2.1.1 Phân loại theo nội dung của quá trình quản lý: Quản lý (còn gọi là quản trị) bao gồm: Chức năng dự kiến, chức năng tổ chức, chức năng phối hợp, chức năng chỉ huy, chức năng kiểm tra. 2.1.2 Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp với lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh thì chức năng quản lý bao gồm: Chức năng kỹ thuật, chức năng kế hoạch hoá và điều độ sản xuất, chức năng thương mại, chức năng nhân sự, chức năng lao động và thù lao lao động, chức năng tài chính, chúc năng hạch toán, chức năng kiểm tra và phân tích, chức năng hành chính pháp chế và bảo vệ doanh nghiệp, chức năng tổ chức đời sống . Trong thực tiễn của doanh nghiệp, cả hai cách phân loại này phải dược xem xét cẩn trọng, chúng đều cần thiết và phải được kết hợp với nhau. Hai chức năng này có mối quan hệ trực tiếp, liên kết hữu cơ và không thể thiếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Các hoạt động này giúp cho bộ máy quản lý làm tốt hơn công tác điều hành sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, giúp cho nhà quản lý quản lý thành công. 3. BỘ MÁY QUẢN LÝ 4 3.1 Khái niệm về bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là một cơ quan chức năng trong doanh nghiệp bao gồm hệ thống các phòng, ban .chức năng có nhiệm vụ cơ bản giúp giám đốc doanh nghiệp quản lý, chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, bảo đảm quá trình sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. 3.2 Khái niệm bộ máy quản lý doanh nghiệp Bộ máy quản lý doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ chặt chẽ và phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản lý doanh nghiệp. 4. CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NỘI DUNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Càng có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sản xuất càng có nhiều cơ hội phát triển, nếu có sự hợp lý. Mỗi kiểu cơ cấu có một cách áp dụng cụ thể khác nhau, đồng thời ở mỗi kiểu cơ cấu đều có những ưu điểm và nhược điểm của nó. Nhưng một doanh nghiệp không thể áp dụng nhiều kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy mà chỉ chọn ra một kiểu phù hợp, thích ứng với quy mô sản xuất và cách thức quản lý của cán bộ doanh nghiệp, áp dụng nó trong những điều kiện cụ thể nhất định. 4.1 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy Tuỳ theo từng doanh nghiệp khác nhau mà bộ máy quản lý của các doanh nghiệp đó có chức năng và nhiệm vụ khác nhau. Nhìn chung bộ máy quản lý của các doanh nghiệp nhiệm vụ sau: Một là: Bộ máy quản lý phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao trong quy chế chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn từng người, từng bộ phận mà doanh nghiệp đã xây dựng. Hai là: Bộ máy quản lý phải thực hiện nghiêm túc chế độ một thủ trưởng và chế độ trách nhiệm cá nhân. 5 Ba là: Với quy mô và đặc điểm kinh tế kỹ thuật của doanh nghiệp,trong quá trình chuyển đổi cơ chế thì việc tiếp thu kinh nghiệm của các đơn vị bạn phải quán triệt nguyên tắc kế thừa nhưng phải trên cơ sở sáng tạo, không rập khuôn máy móc. Bốn là: Phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, ít đầu mối trung gian nhưng phải có hiệu lực. Tên gọi Phòng, Ban, số lượng phòng, ban do Giám đốc qui định. Nhưng về mặt biên chế bộ máy quản lý nên khống chế trong khoảng 8-12% so với số lượng CNVC là hợp lý nhất. 4.2 Một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý Trong nền kinh tế thị trường hiện nay có nhiều mô hình tổ chức bộ máy khác nhau nhưng tập chung chủ yếu vào hai loại: 4.2.1 Mô hình bộ máy quản lý doanh nhỏ Mô hình này chỉ có một giám đốc, một phó giám đốc và bốn phòng ban 4.2.2 Mô hình bộ máy quản lý doanh nghiệp vừa Với mô hình này có một giám đốc, hai phó giám đốc và bẩy phòng ban chức năng 6 GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI VỤ PHÒNG ĐIỀU HÀNH SX PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÒNG TÀI VỤ Các phòng ban chức năng có các nhiệm vụ sau: - Phòng kinh doanh: Đảm nhận các khâu thị trường, kế hoặch, vât tư, xuất nhập khẩu, tiêu thụ sản phẩm. - Phòng điều hành sản xuất: Vạch ra kế hoạch để sản xuất, định mức quản lý lao động sản xuất,lượng sản phẩm, công nghệ, kiểm tra phục vụ sản xuất. - Phòng kế toán tài chính: Phụ trách mảng tài chính, thống kê, hạch toán, kiểm kê tài sản, kiểm tra kiểm soát tài liệu kế toán. - Phòng nội chính: Tuyển dụng, sa thải, quản lý nhân viên, bảo vệ doanh nghiệp, lo hành chính, đời sống, y tế và các phòng chức năng khác như: chuẩn bị các quyết định theo nhu cầu được giao, theo dõi hướng dẫn các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Không có quyền chỉ huy, phối hợp tốt giữa các phòng ban. 4.3 Các kiểu cơ cấu tổ chức sau đây: 7 PHÒNG KINH DOANH PHÒNG TÀI VỤ PHÒNG ĐIỀU HÀNH SX PHÓ GIÁM ĐỐC-SX PHÒNG HÀNH CHÍNH PHÓ GIÁM ĐỐC-SX PHÒNG NỘI CHÍNH PHÒNG TỔNG HỢP VĂN PHÒNG PHÒNG KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ 4.3.1 Cơ cấu trực tuyến (đường thẳng ) . . . . . (1) (2) (3) (4) (1), (2), (3), (4): những người thừa hành nhiệm vụ sản suất. Đặc điểm: Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất trong đó có một cấp trên và một cấp dưới. Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một đường thẳng. Các cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành sản xuất và chịu trách nhiệm về sự tồn tại của doanh nghiệp. Ưu điểm: mệnh lệnh được thi hành nhanh dễ thực hiện chế độ một thủ trưởng, tăng cường trách nhiệm cá nhân, mỗi cấp dưới phải thực hiện mệnh lệnh của cấp trên. Nhược điểm: Mỗi thủ trưởng phải có kiến thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, không tận dụng được các chuyên gia triệt để. 4.3.2 Cơ cấu chức năng (song trùng lãnh đạo) . . . (1) (2) . . . (3) (4) 8 LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP LÃNH ĐẠO TUYẾN 1 LÃNH ĐẠO TUYẾN 2 LÃNH ĐẠO DN LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG A LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG B Đặc điểm: Cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ, đến các phân xưởng, các bộ phận sản xuất. Ưu điểm: Thu hút các chuyên gia vào công tác quản lý. Giảm bớt gánh nặng cho người lãnh đạo chung. Nhược điểm: Một cấp dưới có quá nhiều cấp trên trực tiếp vi phạm chế độ một thủ trưởng, dễ sinh ra tình trạng trách nhiệm không rõ ràng. 4.3.3 Cơ cấu trực tuyến tuyến( chức năng) (1) (2) (3) Theo kiểu cơ cấu này quyền quyết định mọi vấn đề thuộc về thủ trưởng đơn vị tuy nhiên có sự giúp sức của các lãnh đạo chức năng và chuyên gia . từ đó cùng dự thảo ra các quyết định cho những vấn đề phức tạp để đưa xuống cho người thực hiện và người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của người lãnh đạo doanh nghiệp. Do đó phát huy hết năng lực chuyên môn của các bộ phận chức năng và nó đảm bảo quyền chỉ huy của hệ thống trực tuyến. Kiểu cơ cấu này được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay do nó có nhiều ưu điểm nhất và nó đã khắc phục được những khiếm khuyết của các cơ cấu khác. Song nó có nhược điểm: Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Ngoài ra mỗi khi cac lãnh đạo của các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau sẽ gây ra tranh luận căng thẳng, họp hành nhiều dễ dẫn đến việc không ra được các quyết định như mong muốn. 9 LÃNH ĐẠO DN LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG A LÃNH ĐẠO CHỨC NĂNG B 4.3.4 Cơ cấu trực tuyến tham mưu Cơ cấu trực tuyến tham mưu giống cơ cấu trực tuyến chức năng chỉ khác là bộ phận chức năng được thay bằng một nhóm cán bộ tham mưu gọn nhẹ hơn và không tổ chức thành các phòng ban kồng kềnh. 4.3.5 Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận F : Các phòng chức năng O : Các sản phẩm, các công trình, các dự án . Đặc điểm : Khi cần thực hiện một dự án O sẽ cử ra 1 chủ nhiệm dự án, các đơn vị chức năng F sẽ cử ra các cán bộ tương ứng cùng tham gia thực hiện dự án.Khi dự án kết thúc người nào sẽ trở về vị trí ban đầu của người đó. Ưu điểm: Có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để thực hiện các dự án khác nhau. Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuyên môn cao. Giảm bộ máy cồng kềnh của các dự án. Nhược điểm: Hay xảy ra mâu thuẫn giữa những người quản lý dự án và lãnh đạo các bộ phận chức năng. Đòi hỏi phải có tinh thần hợp tác cao. 10 LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP F 1 F 3 F 2 0 1 0 3 0 2