Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội

X• hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất. Để quá trình này diễn ra thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là vật liệu - đầu vào sản xuất. ở nước ta, ngành công nghiệp đang trên đà phát triển, số lượng chủng loại vật liệu rất cần thiết và luôn được quan tâm hàng đầu. Xét dưới góc độ doanh nghiệp, vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vì thế việc tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu được và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Hạch toán vật liệu đảm bảo được các yêu cầu trên thì sẽ đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa l•ng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp. Để làm được điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu từ khoá học, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội"

Lời nói đầu Xã hội tồn tại và phát triển qua các giai đoạn là nhờ quá trình sản xuất. Để quá trình này diễn ra thống nhất từ khâu đầu đến khâu cuối, một yếu tố không kém phần quan trọng là vật liệu - đầu vào sản xuất. ở nớc ta, ngành công nghiệp đang trên đà phát triển, số lợng chủng loại vật liệu rất cần thiết và luôn đợc quan tâm hàng đầu. Xét dới góc độ doanh nghiệp, vật liệu là đối tợng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Vì thế việc tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu đợc và phải đảm bảo cả ba yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời và toàn diện. Hạch toán vật liệu đảm bảo đợc các yêu cầu trên thì sẽ đảm bảo cho việc cung cấp vật liệu kịp thời và đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa lãng phí vật liệu, giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cho doanh nghiệp. Để làm đợc điều này, các doanh nghiệp cần phải sử dụng các công cụ quản lý mà kế toán là một công cụ quản lý giữ vai trò trọng yếu nhất. Cùng với những kiến thức bổ ích tiếp thu từ khoá học, em mạnh dạn đi sâu vào nghiên cứu đề tài "Tổ chức công tác kế toán vật liệu tại công ty cổ phần Giầy Hà Nội". Qua đó nhằm kết hợp những lý luận đã học trong khoá học vào yêu cầu thực tế của công ty. Ngoài phần mở đầu và kết luận, chuyên đề đợc chia làm 3 phần chính. Phần 1: Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội. 1 Phần 3: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu ở công ty cổ phần Giầy Hà Nội. Tuy nhiên với thời gian và trình độ còn hạn chế nên quá trình nghiên cứu sẽ không thể tránh khỏi những sai sót về lý luận cũng nh kiến thức. Em rất mong sự góp ý của thầy giáo để chuyên đề đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! 2 Phần thứ nhất Những vấn đề chung về tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. I. Sự cần thiết của tổ chức công tác kế toán vật liệu ở doanh nghiệp sản xuất. 1. Đặc điểm, vị trí của vật liệu trong sản xuất. Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: lao động, t liệu lao động, và đối tợng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tợng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên, đối tợng lao động đợc chia làm hai loại: Loại thứ nhất là có sẵn trong tự nhiên, loại thứ 2 là đã qua chế biến. Vật liệu là đối tợng lao động nhng không phải đối tợng nào cũng là vật liệu. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ dới dạng chi phí tiêu hao vật liệu để tạo ra giá trị sản phẩm mới. Trong tổng giá trị sản xuất sản phẩm mới, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng khá lớn. Chính vì thế các doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt công việc quản lý, tổ chức các quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Sản xuất sẽ không tiến hành đợc nếu không có nguyên vật liệu, chất lợng nguyên vật liệu kém thì chất lợng sản phẩm cũng kém và sẽ làm ảnh hởng đến giá thành. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần thực hiện các yêu cầu sau: + Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nớc và yêu cầu quản trị. 3 + Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp đợc số liệu về tình hình có và sự biến động tăng giảm của vật liệu sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất. 2. Phân loại vật liệu Phân loại vật liệu là căn cứ vào tiêu thức nào đó tuỳ theo yêu cầu quản lý để sắp xếp thành từng thứ, từng loại vào cùng một tiêu thức. Công tác quản lý và hạch toán vật liệu đợc tổ chức tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định đợc tầm quan trọng của từng loại để từ đó có kế hoạch quản lý chúng. Căn cứ vào nội dung kinh tế, chức năng của vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh đợc chia thành. + Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế. + Thiết bị xây dựng cơ bản + Phế liệu. 3. Đánh giá vật liệu Đánh giá vật liệu là xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định, về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu chỉ phản ánh theo giá vốn thực tế. a. Đánh giá vật liệu theo giá vốn thực tế. 4 *) Đối với giá vốn thực tế nhập kho, tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá vốn thực tế đợc xác định nh sau: - Đối với vật liệu mua ngoài thì giá vốn thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn (cha có thuế GTGT) + thuế nhập khẩu (nếu có) + chi phí thu mua thực tế(chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản .) - các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có). - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế gồm: giá vật liệu xuất kho gia công chế biến và các chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế là giá trị thực tế vật liệu xuất thuê chế biến cộng các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trờng hợp đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhân. - Phế liệu đợc đánh giá theo ớc tính. *) Đối với giá vốn thực tế xuất kho, khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu, đối tợng khác nhau. Việc tính giá thành thực tế của vật liệu xuất kho có thể trích theo các phơng pháp sau: + Phơng pháp 1: Tính theo giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ Giá thực tế xuất kho = Số lợng xuất kho x đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ = + Phơng pháp 2: Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Về cơ bản phơng pháp này giống nh phơng pháp trên nhng đơn giá vật liệu đợc tính bình quân cho cả tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. 5 = + Phơng pháp 3: Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này áp dụng cho những loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập, xuất và số lợng xuất kho theo từng lần nhập đó. + Phơng pháp 4: Tính theo giá thực tế nhập trớc xuất trớc. Theo phơng pháp này, vật liệu tồn đầu kỳ sẽ đợc xuất trớc tiên, sau đó đến vật liệu theo thứ tự chúng đợc mua vào, số tồn kho cuối kỳ bao gồm những hàng mua vào sau cùng. Phơng pháp này áp dụng đối với những vật liệu có quy định thời gian bảo quản. + Phơng pháp 5: Tính theo giá thực tế nhập sau xuất trớc. Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập kho lần cuối hiện có trong kho vào lúc xuất kho sau đó mới lần lợt đến các lần nhập trớc để tính giá thực tế xuất kho. + Phơng pháp 6: Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán Giá hạch toán của vật liệu là giá quy định thống nhất trong phạm vi xây dựng và đợc ổn định trong thời gian dài. Sử dụng giá hạch toán trong kế toán chi tiết vật liệu sẽ làm giảm công việc hàng ngày của kế toán tuy nhiên, khi sử dụng giá hạch toán trong công tác kế toán hàng ngày, tình hinh xuất, nhập, tồn cuối tháng thành giá vốn thực tế nhằm đảm bảo chính xác giá vốn vật liệu xuất kho, tồn kho . II. Tổ chức và kế toán chi tiết vật liệu 1. Tổ chức kế toán vật liệu a. Chứng từ sử dụng: 6 Theo quy định 114/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/95 thì các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật t theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT) Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02 - BH) Hoá đơn cớc vận chuyển (mẫu 03 - BH) b. Sổ chi tiết vật liệu Tuỳ thuộc vào phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp mà kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số d c. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu * Phơng pháp thẻ song song Nội dung của phơng pháp này hạch toán chi tiết giữa kho và phòng kế toán. - ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lợng. - ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập xuất tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. 7 Phơng pháp này ghi chép đơn giản nhng lại trùng lắp quá nhiều giữa thủ kho và phòng kế toán. Nó đợc áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu các nghiệp vụ phát sinh ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. * Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển: - ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập xuất tồn giống nh phơng pháp trên. - ở phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho, trên cơ sở các chứng từ nhập xuất do thủ kho định kỳ gửi lên. Phơng pháp này giảm đợc khối lợng ghi chép nhng việc ghi sổ vẫn còn trùng lắp và nó chỉ thích hợp cho những doanh nghiệp có ít nghiệp vụ nhập xuất phát sinh, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu. * Phơng pháp sổ số d: - ở kho: Thủ kho vẫn dùng thẻ kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho về mặt số lợng, đồng thời cuối tháng phải ghi số tồn kho đã tính đợc trên thẻ kho và số d theo chỉ tiêu số lợng. - ở phòng kế toán: Kế toán mở số số d theo từng kho sử dụng cho cả năm để ghi sổ tồn kho cuối tháng của từng thứ, từng nhóm, loại vật liệu theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu giá trị. Phơng pháp này có nhiều u điểm: giảm bớt khối lợng công việc để kiểm tra giám sát thờng xuyên. Tuy nhiên do chỉ ghi sổ theo chỉ tiêu giá trị nên khó kiểm tra về mặt số lợng mà phải xem số liệu trên thẻ kho. Do đó nó đợc áp dụng ở các doanh nghiệp có các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra thờng xuyên, nhiều chủng loại, yêu cầu quản lý cao và trình độ chuyên môn của cán bộ tơng đối cao. 2. Kế toán tổng hợp vật liệu. 8 Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và yêu cầu quản lý mà sử dụng một trong hai phơng pháp sau: a. Phơng pháp kê khai thờng xuyên: Phơng pháp này ghi chép một cách thờng xuyên liên tục, nó đợc áp dụng ở phần lớn các doanh nghiệp sản xuất và thơng mại kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn. * TK sử dụng: 152 - nguyên vật liệu Bên nợ: Giá thực tế NVL nhập kho và các nghiệp vụ làm tăng giá trị Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: Giá thực tế NVL tồn kho Chiết khấu hàng mua giảm giá và hàng mua trả lại Các nghiệp vụ làm giảm giá trị NVL Kết chuyển giá thực tế NVL tồn đầu kỳ (phơng pháp kiểm kê định kỳ). D nợ: Giá thực tế NVL tồn kho Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu quản lý mà mở TK cấp 2 chi tiết theo từng đối tợng khác nhau: TK 331 - Phải trả ngời bán Bên nợ : + Số tiền đã thanh toán cho ngời bán + Số tiền ngời bán chấp nhận giảm giá số hàng theo hợp đồng + Giá trị vật t hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại ngời bán. + Chiết khấu mua hàng đợc ngời bán chấp nhận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả. + Số tiền ứng trả trớc cho ngời bán, nhng cha nhận đợc hàng hoá lao vụ. 9 Bên có: + Số tiền phải trả cho ngời bán + Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của số hàng về khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. D có: Số tiền còn phải trả cho ngời bán D nợ (nếu có): Số tiền đã ứng hoặc trả thừa cho ngời bán TK 331 đợc mở theo dõi cho từng đối tợng cụ thể, từng ngời bán. TK 151 - Hàng mua đang đi trên đờng Bên nợ : + Giá trị hàng đang đi trên đờng + Kết chuyển giá thực tế hàng đang đi đờng cuối kỳ (Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) Bên có: + Giá trị hàng đi đờng đã về nhập kho hoặc chuyển giao cho các đối tợng sử dụng hay khách hàng. + Kết chuyển giá trị thực tế hàng đang đi đờng đầu kỳ (theo phơng pháp kiểm kê định kỳ) D nợ: Giá trị hàng đang đi đờng cha nhập kho Ngoài ra còn có các TK liên quan nh: 111 - Tiền mặt 112 - Tiền gửi ngân hàng 141 - Tạm ứng 222 - Góp vốn liên doanh 241 - XDCB dở dang 411 - Vốn kinh doanh 621 - Chi phí NVL trực tiếp 627 - Chi phí sản xuất chung 10