Hạch toán kế toán vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn, xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội

Sản xuất kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển về kinh tế của một x• hội, bất kỳ x• hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải sản xuất kinh doanh. Sản xuất vật chất là quá trình con người sử dụng công cụ lao động, lực lượng lao động để tác động vào các vật thể dạng vật chất của tự nhiên để tạo ra hàng háo cho con người sử dụng, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khách quan của con người muốn tồn tại duy trì sự sống. Hầu hết nền kinh tế các nước trên thế giới là nền kinh tế thị trường tự do. ở Việt Nam là nền kinh tế thị trường có sự quản lý của Nhà Nước. Để đáp ứng đòi hỏi của kinh tế thị trường, yêu cầu đặt ra cho các nhà sản xuất là phải có những phương pháp giảm tối thiểu chi phí để giảm giá bán mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trường Chi phí lớn nhất trong sản xuất kinh doanh là chi phí nguyên vật liệu. Vì vậy, muốn đạt được mục tiêu các doanh nghiệp phải tổ chức quản trị tốt để tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính, đảm nhiệm việc cung cấp thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự tham gia của ba yếu tố cơ bản là: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động. Hạch toán chi phí sản xuất là bộ phận rất quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán ,trong đó việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính xác, khoa học, có phương pháp hợp lý để vật liệu được sử dụng một cách triệt để, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời phản ánh cho người quản lý những ý kiến, phương pháp tốt nhất để giảm được chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu. Vì những lý do như vậy nên qua thời gian nghiên cứu công tác hạch toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội, em đ• chọn cho mình đề tài:Hạch toán kế toán vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn, xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội’’ làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình.

Lời mở đầu Sản xuất kinh doanh đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển về kinh tế của một xã hội, bất kỳ xã hội nào muốn tồn tại và phát triển đều phải sản xuất kinh doanh. Sản xuất vật chất là quá trình con ngời sử dụng công cụ lao động, lực lợng lao động để tác động vào các vật thể dạng vật chất của tự nhiên để tạo ra hàng háo cho con ngời sử dụng, đáp ứng nhu cầu đòi hỏi khách quan của con ngời muốn tồn tại duy trì sự sống. Hầu hết nền kinh tế các nớc trên thế giới là nền kinh tế thị tr - ờng tự do. ở Việt Nam là nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà Nớc. Để đáp ứng đòi hỏi của kinh tế thị tr ờng, yêu cầu đặt ra cho các nhà sản xuất là phải có những phơng pháp giảm tối thiểu chi phí để giảm giá bán mà vẫn giữ đợc chất lợng sản phẩm để cạnh tranh trên thị trờng Chi phí lớn nhất trong sản xuất kinh doanh là chi phí nguyên vật liệu. Vì vậy, muốn đạt đợc mục tiêu các doanh nghiệp phải tổ chức quản trị tốt để tiết kiệm nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm. Hạch toán kế toán là công cụ quản lý kinh tế tài chính, đảm nhiệm việc cung cấp thông tin kinh tế đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các nhà quản lý ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Nó phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác sự tham gia của ba yếu tố cơ bản là: Đối tợng lao động, t liệu lao động và sức lao động. Hạch toán chi phí sản xuất là bộ phận rất quan trọng trong toàn bộ công tác hạch toán ,trong đó việc hạch toán vật liệu đòi hỏi phải chính xác, khoa học, có phơng pháp hợp lý để vật liệu đợc sử dụng một cách triệt để, có hiệu quả, đem lại lợi ích cao nhất. Đồng thời phản ánh cho ngời quản lý những ý kiến, phơng pháp tốt nhất để giảm đợc chi phí nguyên vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Vì vậy việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm nguyên vật liệu có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn trong công tác hạch toán chi phí nguyên vật liệu. Vì những lý do nh vậy nên qua thời gian nghiên cứu công tác hạch toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội, em đã chọn cho mình đề tài:Hạch toán kế toán vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn, xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội làm đề tài cho báo cáo tốt nghiệp của mình. - 1 - Nội dung báo cáo gồm ba phần: Phần I :Lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Phần II: Thực trạng hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà- Hà Nội Phần III: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán vật liệu tại Công ty trách nhiệm hữu hạn xây dựng công trình Hoàng Hà - Hà Nội - 2 - Phần I Lý luận cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh I- Tầm quan trọng của việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh 1- Khái niệm, đặc điểm Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động đợc thể hiện d- ới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu đợc chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu, để cấu thành thực thể của sản phẩm.Nó là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới Nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào quan trọng nhất của quá trình sản xuất kinh doanh, nó chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm về mặt giá tri nguyên vật liệu chuyển dịch một lần hoàn toàn vào giá trị của sản phẩm mới tạo ra. 2- Vai trò, yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh 2.1- Vai trò của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu ( đối tợng lao động ), là nhân tố cấu thành lớn nhất của thực thể sản phẩm. Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục, phải thờng xuyên đảm bảo cho các loại nguyên vật liệu, năng lợng, đủ về số lợng và đúng về quy cách phẩm chất. Đây là một vấn đề bắt buộc, nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc 2 2.2- Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản. Tình hình nhập - xuất - tồn kho, tính giá thực tế của nguyên vật liệu. - áp dụng đúng phơng pháp và kỹ thuật hạch toán hàng tồn kho theo đúng chế độ, phơng pháp quy định. - 3 - - Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu. - Định kỳ tham gia kiểm kê, đánh giá lại hàng tồn kho theo đúng chế độ nhà nớc quy định. 2.3- Nhiệm vụ của công tác kế toán nguyên vật liệu Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu , vai trò và tác dụng của nguyên vật liệu , công dụng hạch toán của nguyên vật liệu mà có những nhiệm vụ sau: -Ghi chép phản ánh kịp thời số hiện có, tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giá trị và hiện vật, tính toán đúng giá trị vốn thực tế xuất kho. -Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về mua nguyên vật liệu, kế hoạch sử dụng nguyên vật liệu -Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho. Cung cấp thông tin cho việc lập báo cáo tài chính và phân tích hoạt động và sản xuất kinh doanh II- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1- Phân loại: Nguyên vật liệu đợc sử dụng trong các doanh nghiệp thờng có nhiều loại, có vai trò và công dụng khác nhau. Trong quá trình sản xuất kinh doanh chúng thờng biến động tăng giảm liên tục, trớc điều kiện đó, đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại vật liệu theo từng loại, từng nhóm, từng danh mục, nhằm thống nhất tên gọi, ký- mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán thì mới tổ chức tốt việc quản lý doanh nghiệp. Do đó việc phân loại nguyên vật liệu có thể dựa trên nhiều tiêu thức khác nhau. 1.1- Theo vai trò công dụng của nguyên vật liệu trong sản xuất. Cách phân loại này dựa vào vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh để sắp xếp nguyên vật liệu theo những nhóm nhất định . Theo đặc trng này nguyên vật liệu đợc chia thành các loại khác sau: - Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến, cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm . - Nguyên vật liệu phụ : Là loại vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất , đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện va nâng cao tính năng chất lợng của sản phẩm, để đảm bảo cho công cụ lao động dợc hoạt động bình thờng, hoặc - 4 - đợc sử dụng để đảm bảo cho nhu cầu kỹ thuật, quản lý (keo hồ, giẻ lau, xà phòng, dầu nhờn .) - Nhiên liệu : là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh than, xăng dầu, hơi đốt , khí đốt . - Phụ tùng thay thế : Là loại vật t dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vạn tải sản xuất. Phụ tùng thay thế do doanh nghiệp bỏ tiền mua để dự trữ. - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( Cần lấp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ .) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản . - Phế liệu thu hồi : là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh ly tài sản , có thể sử dụng hay bán ra ngoài ( Phôi bào, vải vụn, gạch sắt .) - Vật liệu khác : bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì , vật đóng gói , các loại vật t đặc chủng . Việc phân loại nh trên có u điểm là giúp ngời quản lý thấy rõ vai trò và tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh . Qua đó đa ra quyết định về quản lý và hạch toán từng loại nhằm nâng cao hiệu quả huy động và sử dụng nguyên vật liệu . Tuy nhiên cách phân loại này còn bộc lộ một số nhợc điểm : Nhiều khi rất khó phân loại ở một doanh nghiệp , có lúc nguyên vật liệu chính đợc sử dụng nh nguyên vật liệu phụ. 1.2- Phân loại theo nguồn hình thành - Nguyên vật liệu mua ngoài - Nguyên vật liệu tự sản xuất : L - Nguyên vật liệu thuê ngoài gia công , chế biến : - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh,liên kết hoặc tự biếu tặng,cấp phát:. 1.3- Phân loại theo quyền sở hữu : - Nguyên vật liệu tự có - Nguyên vật liệu nhận gia công chế biến hay giữ hộ Cách phân loại này giúp doanh nghiệp có thể theo dõi , nắm bắt đợc tình hìng hiện có của nguyên vật liệu để từ đó lên kế - 5 - hoạch thu mua , dự trữ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp . Để quản lý và hạch toán tốt nguyên vật liệu , kết hợp với các cách phân loại trên thì doanh nghiệp phải lập Sổ danh điểm nguyên vật liệu . Sổ này dùng để thống nhất tên gọi , quy cách , phẩm chất , đơn vị tính , cách ghi mã số , đơn giá thanh toán của nguyên vật liệu . 2- Đánh giá vật liệu và phơng pháp tính giá 2.1 - Đánh giá vật liệu Đánh giá nguyên vật liệu là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định Nguyên tắc cơ bản là nguyên vật liệu phải đợc đánh giá theo giá thực tế ( Bao gồm giá mua + chi phí thu mua ) Do nguyên vật liệu có nhiều loại, thờng xuyên tăng, giảm trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác kế toán là nguyên vật liệu phải đợc phản ánh kịp thời, chính xác tình hình biến động và số hiện có của nguyên vật liệu. Vì vậy công tác hạch toán nguyên vật liệu còn đợc đánh giá theo giá hạch toán. 2.2- Các ph ơng pháp tính giá nguyên vật liệu 2.2.1- Giá trị thực tế của vật liệu nhập kho . a ) Với vật liệu mua ngoài Giá thực Giá mua Chi phí Thuế nhập Các khoản Tế VL = (ghi trên + thu + khẩu - giảm Mua ngoài hoá đơn) mua (nếu có) trừ b)Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến. Giá thực Giá vật chi phí chi phí tế nguyên = liệu xuất + thuê ngoài + vận chuyển vật liệu chế biến gia công bốc xếp c)Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế. - 6 - Giá thực tế giá thực tế vật liệu Chi phí trong quá Nguyên vật liệu = xuất để sản xuất + trình sản xuất d)Với vật liêu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức cá nhân tham gia liên doanh. Giá thực tế của nguyên vật liệu là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có). e) Với phế liệu. Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dựng đợc hay giá thu hồi tối thiểu. f) Với vật liệu đợc tặng thởng. Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phí liên quan tới việc tiếp nhận. 2.2.2 - Giá trị vật liệu xuất kho. Nguyên tắc cơ bản là nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá cả đó. Nhng thực tế do nguyên vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ và thời gian nhập kho khác nhau cho nên phải áp dụng phơng pháp tính giá trị chung cho nguyên vật liệu tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán. Có thể áp dụng một trong các ph - ơng pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán.Nừu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. a )Phơng pháp giá đơn vị bình quân. Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tính theo công thức. Giá thực tế = Số lợng vật * giá đơn vị xuất dùng liệu suất dùng bình quân Trong đó giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba dạng sau: Dạng 1 : Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. - 7 - Giá đơn Giá thực tế vật liệu Giá thực tế vật liệu vị bình tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ quân = cả kỳ Số lợng vật liệu + Số lợng vật liệu dự trữ tồn kho đầu kỳ nhập trong kỳ Dạng 2 : Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc Giá đơn vị Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ binh quân = (hoặc cuối kỳ trớc ) cuối kỳ Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ trớc (hoặc cuối kỳ tr ớc ) Dạng 3 : Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Giá thực tế vật liệu tồn kho Giá đơn vị sau mỗi lần bình quân sau mỗi = lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập b)Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ( Fi Fo) Phơng pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trớc thì xuất trớc, xuất hết số nhập trớc mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phơng pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trớc sẽ dùng làm giá để tính thực tế vật liệu xuất trớc và do vậy giá tự vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phơng pháp này thích hợp trong trờng hợp giá cố định hoặc có xu hớng giảm - 8 - c) Phơng pháp nhập sau, xuất trớc (Lifo) Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cũng sẽ đ ợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên. Phơng pháp nhập sau, xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát. d) phơng pháp trực tiếp Theo phơng pháp này, vật liệu dợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trờng hợp điều chỉnh).Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, ph ơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh và thờng sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. e) Phơng pháp giá hạch toán Theo phơng pháp này toàn bộ vật liệu biến động trong kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế của vật liệu Giá hạch toán của vật Hệ số giá xuất dùng trong kỳ = Liệu xuất dùng trong kỳ * vật liệu (hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuối kỳ) Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu , chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý. Hệ số Giá thực tế của vật Giá thực tế vật liệu Giá vật = liệu tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ Liệu Giá hạch toán của Giá hạch toán của Vật liệu tồn đầu kỳ + vật liệu nhập trong kỳ III.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. 1- Chứng từ : Vừa là phơng tiện chứng minh tính hợp của nghiệp vụ kinh tế, vừa là phơng tiện thông tin về kết quả nghiệp - 9 - vụ kinh tế đó. Các chứng từ đợc sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu ở doanh nghiệp thờng bao gồm: *Chứng từ nhập : Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng. Hoá đơn mua hàng (Mẫu số 01 - 3LL) Biên bản kiểm nghiệm (Mẫu số 05 - BT) Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 - VT) Biên bản kiểm kê vật t thừa ( Mẫu số 08 - VT) *Chứng từ xuất : Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 - VT) Biên bản kiểm nghiệm vật t thiếu (Mẫu số 08 - VT) 2-Quá trình hạch toán ban đầu. 2.1- Nhập kho nguyên vật liệu * Nhập kho nguyên vật liệu mua ngoài. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, doanh nghiệp ký kết với nhà cung cấp. Khi nguyên vật liệu về đến doanh nghiệp, lập ban kiểm nghiệm vật t để kiểm tra số lợng, chất lợng, mẫu mã, quy cách của vật t và lập biên bản kiểm nghiệm. Trên cơ sở hoá đơn, biên bản kiểm nghiệm, phòng kế hoạch( phòng vật t ) lập thành 03 liên phiếu nhập kho, đặt giấy than viết một lần. Sau đó ng ời lập phiếu ký và chuyển cho ngời phụ trách hoặc thủ trởng đơn vị ký. Ngời giao hàng ký vào phiếu nhập kho, thủ kho căn cứ vào số lợng hàng thực tế nhập kho ghi vào cột thực nhập và ký phiếu nhập kho. Ba liên phiếu nhập kho đợc luân chuyển nh sau: Liên 1: Lu lại quyển gốc. Liên 2: Giao cho ngời nhập kho. Liên 3: Lu chuyển để ghi thủ kho và số kế toán. Cuối ngày hoặc định kỳ 3-5 ngày, thủ kho tập hợp phiếu nhập kho chuyển cho bộ phận kế toán, ( kế toán nguyên vật liệu ) ghi đơn giá và ghi số kế toán ( số chi tiết nguyên vật liệu ). Sau đó kế toán bảo quản và lu giữ phiếu nhập kho: - 10 -