Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Bia Hà Nội - Hải Phòng

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI-HẢI PHÒNG ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM DỐC 1 PHÓ GIÁM DỐC 2 PHÒNG TIÊU THỤ SẢN KHO PHÂN XƯỞNG BIA

MỤC LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BIA HÀ NỘI-HẢI PHÒNG 2

PHẦN A: GIỚI THIỆU .3

PHẦN B: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC .4

PHẦN I: PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC 4

1.1/ Chuyên môn hóa công việc .4

1.2/ Hình thành các bộ phận .7

1.3/ Cấp quản lý và tầm quản lý .7

1.4/ Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức .8

1.5/ Tập trung và phi tập trung trong quản lý 10

1.6/ Phối hợp các bộ phận của tổ chức 11

PHẦN II: ĐÁNH GIÁ THEO 5 YÊU CẦU 12

2.1/ Tính thống nhất trong mục tiêu 12

2.2/ Tính tối ưu 12

2.3/ Tính tin cậy 13

2.4/ Tính linh hoạt 13

2.5/ Tính hiệu quả 13

PHẦN C: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT 14

PHẦN I: NHẬN XÉT 14

PHẦN II: ĐỀ XUẤT 15

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN

BIA HÀ NỘI-HẢI PHÒNG

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

GIÁM ĐỐC

PHÓ GIÁM DỐC

1

PHÓ GIÁM DỐC

2

PHÒNG TIÊU THỤ SẢN

KHO

PHÂN XƯỞNG BIA SỐ 2 (QUÁN TRỮ)

PHÂN XƯỞNG BIA SỐ

1 (LẠCH TRAY)

PHÒNG TỔNG HỢP

PHÒNG KỸ THUẬT KCS

PHÒNG TÀI CHÍNH, KẾ TOÁN

BAN KIỂM SOÁT

PHẦN A: GIỚI THIỆU

Công ty cổ phần bia Hà Nội – Hải Phòng tiền thân là Xí nghiệp Nước đá Việt Hoa được thành lập ngày 15 tháng 6 năm 1960 theo quyết định số 150/ QĐUB của UBHC Thành phố Hải Phòng theo hình thức Công ty hợp doanh

Ngày 23/9/2004 UBND Thành phố Hải Phòng ra quyết định số 2519/QĐUB chuyển đổi Công ty bia Hải Phòng là Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần bia Hải Phòng Công ty cổ phần bia Hải Phòng được thành lập với số vốn điều lệ là 25.500.200.000 VNĐ, với tỷ lệ vốn của cổ đông nhà nước là 65 %, vốn của các cổ đông trong doanh nghiệp là 29,5%, vốn của các cổ đông ngoài doanh nghiệp là 5,5% Công ty

cổ phần Bia Hải Phòng chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0203001024 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày 20/09/2004

Tháng 10 năm 2005, UBND Thành Phố Hải Phòng đồng ý chuyển nhượng phần vốn Nhà nước tại Công ty cổ phần bia Hải Phòng cho Tổng Công ty Bia – Rươụ – Nước giải khát Hà Nội (theo thông báo số 4510/UBND-KHTH, ngày 24/8/2005) và Hội đồng Quản trị Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội đồng ý nhận chuyển nhượng phần vốn nhà nước tại Công ty cổ phần bia Hải Phòng (số 45/QĐ-TCKT ngày 06/09/2005) Công ty cổ phần bia Hải Phòng gia nhập Tổng công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội hoạt động theo mô hình Công ty mẹ – Công ty con

Theo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty cổ phần Bia Hải Phòng họp ngày 23/10/2005: Công ty cổ phần Bia Hải Phòng được đổi tên thành Công ty

cổ phần Bia Hà Nội – Hải Phòng, với số vốn điều lệ là 25.500.200.000 VNĐ, trong đó tỷ

lệ vốn của cổ đông nhà nước do Tổng Công ty Bia – Rượu – Nước giải khát Hà Nội nắm giữ là 65 %, vốn của các cổ đông trong doanh nghiệp là 29,5%, vốn của các cổ đông ngoài doanh nghiệp là 5,5%

PHẦN B: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC

PHẦN I: PHÂN TÍCH CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1/ Chuyên môn hóa công việc

Mỗi bộ phận của công ty Bia Hà Nội-Hải Phòng đảm nhiệm một nhiệm vụ riêng như sau:

Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông có nhiệm vụ chuyên môn là định hướng phát triển cho công ty, quyết định những vấn đề quan trọng nhất của công ty liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh ở mức chiến lược, điều lệ công ty, các thành viên cấp cao của công

ty

Hội đồng quản trị

Hội đồng quản trị nhân danh Công ty quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ HĐQT

có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công ty

Ban kiểm soát

Ban kiểm soát của công ty cổ phần Bia Hà Nội-Hải Phòng Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản

lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp của các cổ đông

Ban Giám đốc

Ban Giám đốc của Công ty bao gồm ba người: 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc Giám đốc điều hành, quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Các Phó Giám đốc giúp việc Giám đốc quản lý điều hành các phòng ban chức năng

Phòng tiêu thụ sản phẩm:

Có nhiệm vụ thu thập thông tin, đánh giá tình tình thị trường, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm Nghiên cứu giá bán sản phẩm, chính sách quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý Tư vấn cho khách hàng về sử dụng thiết bị bảo quản, kỹ thuật bán hàng, thông tin quảng cáo Theo dõi và quản lý tài sản,

thiết bị, công cụ, dụng cụ bán hàng: keg chứa bia hơi, tủ bảo quản, vỏ bình CO2 , vỏ chai, két nhựa trong lưu thông, biển quảng cáo của Công ty trên thị trường v.v Kết hợp với phòng Kế toán Tài chính quản lý công nợ các đại lý và khách hàng tiêu thụ sản phẩm; Quản lý hóa đơn và viết hóa đơn, thu tiền bán hàng

Phòng Tổng hợp:

Nhiệm vụ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; Mua sắm, làm thủ tục nhập, xuất vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế, dụng cụ cho sản xuất; Tham mưu và làm các thủ tục pháp lý trong việc ký kết, giám sát thực hiện, thanh quyết toán các hợp đồng kinh tế với các nhà cung cấp.Tham gia xây dựng phương án, kế hoạch giá thành sản phẩm của Công ty; Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh và các báo cáo thống kê theo quy định và yêu cầu quản trị của Công ty Lập kế hoạch đào tạo và tuyển dụng lao động, xây dựng định mức lao động và đơn giá tiền lương hàng năm Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động theo luật định và quy chế của Công ty; Theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật Thực hiện các nhiệm vụ của công tác hành chính, văn thư lưu trữ, quản lý xe ôtô con, vệ sinh môi trường, ngoại cảnh, công tác bảo vệ 2 nhà máy Phối hợp xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch bảo vệ,

an ninh, phòng chống cháy nổ, phòng chống bão lụt hàng năm

Phòng kỹ thuật:

Nhiệm vụ tác xây dựng, tiếp nhận chuyển giao và quản lý các quy trình vận hành thiết bị, công nghệ sản xuất, định mức kinh tế kỹ thuật, kỹ thuật an toàn và vệ sinh an toàn thực phẩm; Thực hiện các chương trình nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải tiến

kỹ thuật,áp dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất; Xây dựng các yêu cầu, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, vật tư nguyên liệu; Kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa đầu ra, chất lượng vật tư, nguyên liệu đầu vào cho sản xuất; Quản lý hồ sơ lý lịch hệ thống máy móc thiết bị; xây dựng và theo dõi kế hoạch duy tu bảo dưỡng máy móc thiết bị; Kết hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện nội dung chương trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho công nhân hàng năm

Phòng Tài chính Kế toán:

Phòng tài chính kế toán có chức năng chuyên môn về tài chính kế toán Phòng có nhiệm vụ xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm; Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty; Thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ; chịu trách nhiệm kiểm tra việc lập hóa đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kế toán; hướng dẫn tổng hợp báo cáo thống kê

Đội kho:

Quản lý các kho vật tư, nguyên liệu, thành phẩm, bao bì, chai két, công cụ dụng

cụ phục vụ sản xuất, bán hàng; Thực hiện công tác xuất, nhập vật tư, nguyên liệu, theo dõi, đối chiếu, lập các bảng kê bán hàng, báo cáo nhập xuất tồn hàng ngày, tuần, tháng gửi các phòng Nghiệp vụ của công ty và Tổng Công ty theo quy định

Phân xưởng Bia số 1 – 16 Lạch Tray:

Có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm bia hơi các loại Thực hiện các công đoạn sản

xuất theo đúng quy trình công nghệ từ khâu nghiền nguyên liệu đến nấu bia, bảo quản và

xử lý men giống, lên men bia, lọc trong bia và chiết rót phục vụ bán hàng tại 16 Lạch Tray Thực hiện việc ghi chép, lưu trữ và báo cáo số liệu sản xuất hàng ngày, tuần, tháng cho các bộ phận quản lý của Công ty theo quy định

Phân xưởng bia số 2 – Quán Trữ:

Có nhiệm vụ sản xuất sản phẩm bia hơi, bia chai các loại Chiết rót bia hơi thành phẩm nhập kho và giao cho khách hàng Thực hiện các công đoạn trong sản xuất bia chai, chiết rót, hoàn thiện sản phẩm bia chai và nhập kho theo đúng quy trình công nghệ; Thực hiện việc ghi chép, lưu trữ và báo cáo số liệu sản xuất hàng ngày, tuần, tháng cho các bộ phận quản lý của Công ty và Tổng Công ty theo quy định

Sự phân chia công việc giúp cho công ty tăng năng suất sản xuất đồng thời có thể tiến hành các hoạt động thương mại và tài chính đồng thời, tạo nên tính chuyên nghiệp của hệ thống

1.2/ Hình thành các bộ phận

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Bia Hà Nội-Hải phòng được thể hiện ở bên trên được thiết kế theo mô hình tổ chức theo chức năng Trong tổ chức của công ty, các bộ phận được tạo thành đều nhằm thực hiện một nhiệm vụ đặc trưng nào đó Các bộ phận của công ty được chia làm cấp chiến lược ( Đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị), cấp tác nghiệp ( ban giám đốc, các phòng ban cấp dưới) Trong đó Ban Kiểm Soát hoạt động hoàn toàn độc lập với các cơ quan quản lý (HĐQT và Ban giám đốc)

Cụ thể hơn, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị có chức năng quyết định tổ chức, định hướng phát triển, lập kế hoạch chiến lược, giám sát Ban giám đốc ( giám đốc

và hai phó giám đốc ) có chức năng lập kế hoạch hoạt động sản xuất, kiểm soát các hoạt động sản xuất và kinh doanh Các phòng Ban cấp dưới có chức năng trực tiếp thực hiện các hoạt động tác nghiệp sản xuất kinh doanh.Ở cấp tổ chức phòng ban còn tồn tại tổ chức theo địa dư: Phân xưởng bia số 1 ( Lạch Tray) , Phân xưởng bia số 2 ( Quán Trữ )

Mô hình tổ chức kiểu chức năng kết hợp địa dư làm cơ cấu tổ chức khá rõ ràng

và logic, giúp tổ chức phát huy ưu thế chuyên môn hóa, người lao động nhận thức rõ chức năng, nhiệm vụ của mình, nên tạo hiệu quả cao trong công việc chuyên môn, tránh tình trạng bị chồng chéo nhiệm vụ

1.3/ Cấp quản lý và tầm quản lý

Cơ cấu quản lý theo cơ cấu hình tháp: 5 cấp bậc quản lý, mô tả công việc chi tiết Cấp cao nhất là Đại hội đồng cổ đông và thấp nhất là các phòng chức năng

Mặc dù là cơ cấu hình tháp nhưng chúng ta thấy các cấp từ phó giám đốc trở xuống hoạt động tương đối độc lập Từ cấp giám đốc trở lên đã được bổ sung bởi ban kiểm soát góp phần giúp các cấp cao như đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và giám đốc đưa ra những quyết định chính xác, hợp lý hơn giúp các cấp dưới dễ dàng hơn trong việc thực thi nhiệm vụ và đạt hiệu quả cao hơn

Tầm quản lý không rộng tuy nhiên không hề cứng nhắc vì có thêm Ban kiểm soát

và có sự tương tác qua lại của các bộ phận

Có sự rõ ràng trong việc xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cấp bậc, bộ phận

1.4/ Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

- Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất của Công ty

- Hội đồng quản trị (HĐQT): Là tổ chức quản lý cao nhất do ĐHĐCĐ bầu ra HĐQT có trách nhiệm giám sát hoạt động của Giám đốc và những cán bộ quản lý khác trong Công

ty Quyền của HĐQT do Pháp luật, Điều lệ Công ty và Nghị quyết ĐHĐCĐ quy định

- Ban kiểm soát (BKS): Có trách nhiệm tham mưu, kiểm tra về việc quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong tổ chức công tác kế toán

- Giám đốc: Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Có thể thực hiện trao quyền và ủy quyền cho hai phó giám đốc trong hoạt động sản xuất kinh doanh

- Hai phó Giám đốc: Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nội dung công việc được phân công, chủ động giải quyết những công việc được Giám đốc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

- Phòng tiêu thụ sản phẩm: Tham mưu cho Phó Giám đốc 1 về giá bán sản phẩm, chính sách quảng cáo, phương thức bán hàng, hỗ trợ khách hàng, lập các hợp đồng đại lý

- Phòng Tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước Công ty về việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý, năm; tham mưu xây dựng cơ cấu tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, quy hoạch cán bộ

- Phòng kỹ thuật: Kết hợp với các bộ phận liên quan xây dựng và thực hiện nội dung chương trình đào tạo, tổ chức thi nâng bậc kỹ thuật cho công nhân hàng năm Chỉ đạo thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 và hệ thống vệ sinh an toàn thực phẩm HACCP Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về công tác đầu

tư, xây

dựng cơ bản và công tác môi trường

- Phòng Tài chính Kế toán: kiểm tra các hóa đơn chứng từ ban đầu, có trách nhiệm báo cáo tình hình tài chính theo quy định của công ty

- Đội kho: Chịu sự kiểm soát trực tiếp của giám đốc

- Phân xưởng Bia số 1 – 16 Lạch Tray, Phân xưởng bia số 2 – Quán Trữ: Chịu sự chỉ đạo,

kiểm soát trực tiếp của phó giám đốc phụ trách sản xuất, có trách nhiệm thực hiện chức năng sản xuất, báo cáo trực tiếp lên phó giám đốc phụ trách

Như vậy:

Về quyền hạn tham mưu:

- Ban kiểm soát có quyền tham mưu cho ĐHĐCĐ, HHĐQT và Giám đốc

- Hai Phó Giám đốc có quyền hạn tham mưu cho Giám đốc

- Phòng tổng hợp có quyền hạn tham mưu cho Ban Giám đốc

- Phòng tiêu thụ sản phẩm có quyền hạn tham mưu cho Phó Giám đốc 1

Về quyền hạn trực tuyến:

- Thể hiện rõ trên sơ đồ cơ cấu tổ chức, ứng với các mũi tên từ trên xuống dưới thể hiện quyền hạn trực tuyến của cấp cao hơn so với cấp thấp hơn Đi từ cao xuống thấp, các cấp cao hơn có thể trực tiếp ra quyết định cho cấp dưới

Về quyền hạn chức năng:

- Thể hiện ở chỗ cấp cao trao cho 1 cá nhân hay bộ phận cấp dưới ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận khác

Ví dụ:

+ ĐHĐCĐ cho phép BKS kiểm soát mọi hoạt động của Giám đốc để hạn chế sai sót, khắc phục kịp thời khi gặp sự cố

+ Giám đốc trao cho Phòng tổng hợp quyền được theo dõi, giám sát việc chấp hành nội quy lao động, nội quy, quy chế của Công ty và thực hiện công tác kỷ luật của các phòng khác

1.5/ Tập trung và phi tập trung trong quản lý

Tuy có cơ cấu tổ chức khá giản đơn nhưng mức độ tập trung và phi tập trung của

tổ chức lại khác nhau ở các cấp quản lý Điều đó biểu hiện ở chỗ:

+ Đại hội đồn cổ đông: Là cơ quan quyền lực cao nhất của tổ chức Ở cấp lãnh đạo cao này nhiệm vụ chủ yếu là thông qua các quyết định, kế hoạch chính sách được đề lên bởi cấp dưới Quyền hạn về quyết định sửa đổi, bổ sung vốn điều lệ của Công ty; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; và quyết định tổ chức lại, giải thể Công ty… lại theo cơ chế tập trung, tức là quyền hạn tập trung ở cấp quản lý này

+ Hội Đồng Quản Trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, gồm 1 chủ tịch và

4 thành viên hội đồng quản trị Đây là cấp lãnh đạo chiến lược, quyền lực giám sát và quyết định chiến lược tập trung vào cấp lãnh đạo này

+ Cấp tác nghiệp gồm ban giám đốc và các phòng ban tác nghiệp cơ sở: Hoạt động theo cơ chế phi tập trung, tức là các hoạt động tác nghiệp được ủy quyền và trao quyền nhiều hơn Giám đốc trao quyền, ủy quyền ( tùy từng trường hợp công viêc) cho cấp phó, cấp phó lại giao nhiệm vụ cho các trưởng phòng, trao,ủy quyền cho họ quyết định, trên cơ sở có hoặc không có báo cáo phản hồi với cấp trên ( tùy vào ủy quyền hay trao quyền)

Nhận thấy, ở cấp Lãnh đạo cấp chiến lược ( ĐHĐCĐ và HĐQT ) , mức độ tập trung cao hơn, trong khi ở cấp tác nghiệp thì mức độ phi tập trung lại cao hơn Mức độ phi tập trung ở các cấp tác nghiệp làm cho tỷ lệ và mức độ quan trọng, phạm vi tác động của quyết định ở các cấp Phó và các trưởng phòng cao hơn, các phó giám đốc và các trưởng phòng có mức độ hoạt động độc lập cao hơn

Sự phân bổ tính tập trung như cơ cấu này là rất phù hợp, nó không làm giảm chất lượng của các quyết định mạng tính chiến lược Đồng thời không làm mất đi quyền hạn đáng phải có của các cấp tác nghiệp, tăng tính tích cực, sáng tạo, linh hoạt ở các các cấp

đó Cơ chế báo cáo sẽ đảm bảo tính nhất quán trong tổ chức Như vậy sự kết hợp tập trung và phi tâp trung đã tạo nên tính hiệu quả, linh hoạt, sáng tạo cho tổ chức