Thực trạng về công tác kế toán thu – chi tại Bảo hiểm xã hội Hà tĩnh

Bảo hiểm x• hội Hà Tĩnh được thành lập từ tháng 6 năm 1995 và đi vào hoạt động từ 01/7/1995, tiếp nhận bàn giao nhiệm vụ, cán bộ, tài sản... từ các ngành đó là : Sở Lao động - TB và XH, và Liên đoàn lao động, Sở Tài chính, Cục thuế. Là một tỉnh có mức thu nhập thấp nhất trong cả nước, kinh tế - x• hội phát triển chậm, chủ yếu là sản xuất nông nghiệp... Với hơn 40% x• miền núi, có 10 đơn vị hành chính khi mới thành lập ( Hiện nay có 11 đơn vị hành chính), bước đầu thành lập hệ thống BHXH từ tỉnh đến huyện, thị x• gặp rất nhiều khó khăn. Nhưng với sự quan tâm của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, cùng với sự chỉ đạo trực tiếp của Bảo hiểm x• hội Việt Nam, và với sự phấn đấu không ngừng, năng động sáng tạo của tập thể cán bộ công chức, Bảo hiểm x• hội Hà Tĩnh đ• phát huy những thành tích đạt được và khắc phục những tồn tại để đạt được mục tiêu lớn về thu, chi BHXH, quản lý chế độ chính sách cũng như việc xây dựng bộ máy, chương trình hoạt động của hệ thống Bảo hiểm x• hội. BHXH được xem như là một tổ chức x• hội - kinh tế rất quan trọng, nó mang nhiều ý nghĩa thiết thực của cuộc sống, nhiều hệ thống trong nước vẫn chưa có mạng liên đới với quốc tế, nhưng riêng ngành BHXH đ• có mặt trên 160 quốc gia trên thế giới.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ Chuyên đề: Thực trạng về công tác kế toán thu chi tại Bảo hiểm xã hội Hà tĩnh I. Tình hình cơ bản của bảo hiểm xã hội hà tĩnh 1. Quá trình hình thành và phát triển của BHXH Hà Tĩnh. Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh đợc thành lập từ tháng 6 năm 1995 và đi vào hoạt động từ 01/7/1995, tiếp nhận bàn giao nhiệm vụ, cán bộ, tài sản . từ các ngành đó là : Sở Lao động - TB và XH, và Liên đoàn lao động, Sở Tài chính, Cục thuế. Là một tỉnh có mức thu nhập thấp nhất trong cả nớc, kinh tế - xã hội phát triển chậm, chủ yếu là sản xuất nông nghiệp . Với hơn 40% xã miền núi, có 10 đơn vị hành chính khi mới thành lập ( Hiện nay có 11 đơn vị hành chính), bớc đầu thành lập hệ thống BHXH từ tỉnh đến huyện, thị xã gặp rất nhiều khó khăn. Nhng với sự quan tâm của Tỉnh uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân tỉnh, cùng với sự chỉ đạo trực tiếp của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, và với sự phấn đấu không ngừng, năng động sáng tạo của tập thể cán bộ công chức, Bảo hiểm xã hội Hà Tĩnh đã phát huy những thành tích đạt đợc và khắc phục những tồn tại để đạt đợc mục tiêu lớn về thu, chi BHXH, quản lý chế độ chính sách cũng nh việc xây dựng bộ máy, chơng trình hoạt động của hệ thống Bảo hiểm xã hội. BHXH đợc xem nh là một tổ chức xã hội - kinh tế rất quan trọng, nó mang nhiều ý nghĩa thiết thực của cuộc sống, nhiều hệ thống trong nớc vẫn cha có mạng liên đới với quốc tế, nhng riêng ngành BHXH đã có mặt trên 160 quốc gia trên thế giới. Qua hơn 8 năm hoạt động, Bảo hiểm xã hội Hà tỉnh đã từng bớc áp dụng nội dung quy định của Bộ Luật Lao động. Đến nay về cơ bản mọi hoạt động đã đi vào nề nếp, 1268 đơn vị tham gia với hơn 42.674 ngời đóng và hởng Bảo hiểm xã hội chiếm 3,23 % dân số Hà Tĩnh. Trên 5,7 vạn ngời hởng lơng hu và trợ cấp BHXH thờng xuyên hàng tháng với tổng số tiền hơn 20 tỷ đồng. Giải quyết cho hàng vạn ngời hởng chế độ BHXH đúng theo quy định của pháp luật. 1.1. Kết quả Thu Bảo hiểm xã hội : 6 tháng năm 1995 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 7,3 tỷ đồng Năm 1996 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 21 tỷ đồng Năm 1997 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 23 tỷ đồng Năm 1998 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 33 tỷ đồng Năm 1999 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 33,2 tỷ đồng Năm 2000 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 42,8 tỷ đồng Năm 2001 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 52,9 tỷ đồng Năm 2002 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 63,1 tỷ đồng Trần Thị Trang 1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ Năm 2003 thu Bảo hiểm xã hội đạt : 75,9 tỷ đồng 1.2. Thực hiện chi trả lơng hu và trợ cấp BHXH Năm 1995 chi trả : 60 tỷ đồng Năm 1996 chi trả : 130,7 tỷ đồng Năm 1997 chi trả : 170 tỷ đồng Năm 1998 chi trả : 157,3 tỷ đồng Năm 1999 chi trả : 158,7 tỷ đồng Năm 2000 chi trả : 201,8 tỷ đồng Năm 2001 chi trả : 246,3 tỷ đồng Năm 2002 chi trả : 297,2 tỷ đồng Năm 2003 chi trả : 302,5 tỷ đồng Sắp xếp đối chiếu hồ sơ với danh dách chi trả cho hơn 5,7 vạn đối tợng đang hởng Bảo hiểm xã hội hàng tháng. Hoàn thành thủ tục tờ khai cấp sổ BHXH theo điều 182,183 Bộ Luật Lao động đợc trên 3,8 vạn trong số 4,26 vạn ngời thuộc diện cấp sổ BHXH. Điều lệ Bảo hiểm xã hội nhằm cụ thể hoá chơng XII Bộ Luật Lao động, sau hơn 8 năm thực hiện đã thực sự đi vào đời sống chính trị, kinh tế và xã hội, có tác dụng tích cực trong mối quan hệ giữa ngời sử dụng lao động và ngời lao động, thực sự phát huy quyền làm chủ của mỗi ngời lao động, tạo điều kiện cho ngời lao động hoạt động theo cơ chế thị trờng, giúp ngời sử dụng lao động có điều kiện sử dụng đúng ngời, đúng việc, hợp lý hoá trong tổ chức lao động đáp ứng yêu cầu của việc tổ chức lại sản xuất. Nhà nớc thông qua cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý và hạch toán đợc nguồn thu và chi Bảo hiểm xã hội, từng bớc tách quỹ Bảo hiểm xã hội ra khỏi Ngân sách Nhà nớc, đa sự nghiệp Bảo hiểm xã hội hoạt động theo xu thế phát triển chung của các nớc. Nguồn thu vào quỹ Bảo hiểm xã hội năm sau cao hơn năm trớc, năm 1996 đạt 21 tỷ đồng, năm 2003 đạt 75,9 tỷ đồng. Quỹ Bảo hiểm xã hội tập trung thống nhất quản lý dới sự chỉ đạo trực tiếp của chính phủ, đảm bảo an toàn, quỹ đợc bảo toàn và phát triển, các chế độ Bảo hiểm xã hội đợc áp dụng chung cho các thành phần kinh tế. Quyền lợi hởng của ngời lao động đợc đảm bảo, phần chi của quỹ BHXH cho các chế độ ngày càng tăng và giảm chi Ngân sách theo tỷ lệ tơng ứng, đạt đợc mục đích an ninh xã hội. Quỹ đợc hạch toán theo từng chế độ Bảo hiểm xã hội đúng với quy định tài chính Nhà nớc. BHXH tỉnh trực thuộc Trung Ương là đơn vị trực thuộc BHXH -Việt Nam, đặt tại tỉnh Hà Tĩnh nằm trong hệ thống tổ chức của BHXH -Việt Nam, giúp Tổng giám đốc quản lý quỹ BHXH và thực hiện các chế độ, chính sách BHXH trên địa Trần Thị Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ bàn tỉnh. BHXH tỉnh chịu sự quản lý trực tiếp toàn diện của BHXH Việt Nam, chịu sự quản lý hành chính nhà nớc trên địa bàn lãnh thổ của UBND tỉnh. BHXH áp dụng thông tin công nghệ vào công tác xét duyệt chế độ BHXH, cải tiến thủ tục hành chính, đơn giản thủ tục nhng vẫn đảm bảo đợc việc quản lý chặt chẽ các đối tợng tham gia hởng chế độ BHXH đợc đầy đủ, thuận tiện và đúng thời hạn. BHXH có t cách pháp nhân, có trụ sở đặt riêng tại tỉnh có con dấu và tài khoản riêng. 2. Tổ chức bộ máy kế toán của BHXH Hà Tĩnh 2.1. Tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán. Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kế hoạch - Tài chính là thu nhập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về các khoản thu, các khoản chi BHXH, về các nguồn kinh phí đợc cấp, đợc tài trợ và tình hình sử dụng các khoản kinh phí tại đơn vị . Việc lựa chọn hình thức kế toán là một trong những nội dung quan trọng để tổ chức công tác kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị. Hình thức kế toán phù hợp nhất là hình thức kế toán tập trung. Cơ cấu tổ chức của phòng kế hoạch - tài chính gồm có 8 ngời và đợc phân công cụ thể nh sau: Đơn vị sử dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Trần Thị Trang 3 Trưởng phòng KH - TC Phó trưởng phòng KH - TC Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán chi BHXH Kế toán chi hoạt động Kế toán khám chữa bệnh Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ II. Tổ chức hạch toán kế toán các khoản chi hoạt động. 1. Những nguyên tắc về Chi phí quản lý hoạt động thờng xuyên của Hệ thống Bảo hiểm xã hội Việt Nam. Từ năm 1998 đến năm 2003 chi phí quản lý thờng xuyên của hệ thống BHXH Việt Nam trích từ quỹ BHXH, đợc tính bằng 4% trên số thực thu BHXH hàng năm do ngời lao động và chủ sử dụng lao động đóng. Hàng năm căn cứ vào kế hoạch thu BHXH đợc hội đồng quản lý thông qua, hàng tháng BHXH Việt Nam đợc tạm trích từ quỹ BHXH để cấp cho các đơn vị có kinh phí hoạt động. Năm sau căn cứ vào số liệu quyết toán thu BHXH năm trớc để xác định số đợc trích chi phí quản lý bộ máy của năm trớc, nếu số trích của năm trớc vợt quá mức đợc trích thì phải trừ vào kế hoặch năm sau, nếu trích cha đủ thì đợc tính bổ sung vào kế hoạch năm sau. Nội dung chi phí quản lý thờng xuyên của hệ thống BHXH Việt Nam theo định mức, tiêu chuẩn hiện hành của nhà nớc. Những khoản chi đặc thù khác của hệ thống BHXH Việt Nam do hội đồng quản lý BHXH Việt Nam quy định theo thẩm quyền đợc chính phủ cho phép. Cũng là đơn vị hành chính sự nghiệp nhng riêng ngành BHXH, mà cụ thể ở đây là về kế toán chi hoạt động không lấy trực tiếp từ nguồn ngân sách nhà nớc cấp mà lấy từ nguồn quỹ Bảo hiểm xã hội theo quy định của Chính phủ. 2. Sự cần thiết phải chi tiêu đúng chế độ: Hiện nay hơn 50% số chi của NSNN hàng năm giành cho chi thờng xuyên thông qua các tổ chức hành chính sự nghiệp trong cả nớc. Để giúp cho các đơn vị quản lý tốt nguồn kinh phí đợc NSNN cấp phát, giúp cho các cơ quan kiểm tra, kiểm soát của nhà nớc trong việc kiểm tra kiểm soát việc chấp hành các chế độ chi tiêu, ngăn chặn kịp thời sự tham nhũng, lãng phí trong chi tiêu, nhằm đảm bảo cho việc chi tiêu đúng mục đích, tiết kiệm kinh phí thì một trong những biện pháp phải làm là có một chế độ kế toán hành chính sự nghiệp bao quát đợc các nội dung hoạt động nh dễ làm, dễ hiểu, dễ kiểm tra, kiểm soát. Phải chi tiêu đúng chế độ là vì đặc trng cơ bản của các đơn vị hành chính sự nghiệp là đợc trang trải các chi phí hoạt động, và thực hiện nhiệm vụ chính trị đợc giao bằng nguồn kinh phí từ ngân quỹ nhà nớc, hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp. Điều đó đòi việc quản lý chi tiêu, hạch toán kế toán phải tuân thủ pháp luật, đúng mục đích trong phạm vi dự toán đã đợc duyệt của từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn định mức của nhà nớc. Trần Thị Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ Cần phải tổ chức hạch toán chi tiết theo từng năm để đảm bảo chi tiêu đúng chế độ, tiết kiệm và đồng thời mang lại hiệu quả cao. 3.Tài khoản sử dụng: TK 661 Chi hoạt động " Tài khoản 661 dùng để phản ánh số chi phí đã sử dụng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị Bảo hiểm xã hội từ Trung Ương đến địa phơng. Các chi phí hoạt động này đợc trang trải bằng nguồn kinh phí hoạt động do đợc trích bằng tỷ lệ % trên tổng thu Bảo hiểm xã hội theo chế độ quy định, do Ngân sách Nhà nớc cấp hoặc cấp trên cấp, do nhận viện trợ, tài trợ. 3.1. Hạch toán tài khoản 661 cần tôn trọng một số quy định sau : - Phải mở sổ kế toán chi tiết chi phí hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo niên độ kế toán, niên khoá ngân sách và theo phân loại của mục lục NSNN. - Hạch toán chi hoạt động phải đảm bảo sự khớp đúng, thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ và báo cáo tài chính. - Hạch toán vào tài khoản này (TK 661 ) những khoản chi thuộc kinh phí hàng năm của đơn vị, bao gồm cả những khoản chi thờng xuyên và những khoản chi không thờng xuyên. Không hạch toán vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất kinh doanh dịch vụ, chi phí đầu t XDCB bằng nguồn vốn đầu t, các khoản chi thuộc chơng trình, đề tài, dự án, chi BHXH. - Đối với các đơn vị dự toán cấpI, cấp II., tài khoản 661 Chi hoạt động, ngoài việc tập hợp chi hoạt động của đơn vị còn dùng để tổng hợp số chi hoạt động của tất cả các đơn vị trực thuộc (trên cơ sở quyết toán đã đợc duyệt của các đơn vị này) để báo cáo với cấp trên và cơ quan tài chính. - Hết niên độ kế toán, nếu quyết toán cha đợc duyệt thì toàn bộ số chi hoạt động trong năm đợc chuyển từ TK 6612 năm nay sang TK 6611 năm trớc để theo dõi cho đến khi quyết toán đợc duyệt. 3.2. Kết cấu và nội dung của Tài khoản 661 Chi hoạt động : * Bên Nợ : - Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị - Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc * Bên Có : - Các khoản đợc phép ghi giảm chi và những khoản đã chi không đợc duyệt y. - Kết chuyển số chi hoạt động với nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán đợc duyệt y. TK 661 có 02 tài khoản cấp hai : Trần Thị Trang 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ TK 6611 - Năm trớc : Dùng để phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc kinh phí năm trớc cha đợc quyết toán. TK 6612 - Năm nay : Phản ánh các khoản chi hoạt động thuộc năm nay. 3.3. Phơng pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu: * Xuất vật liệu, dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động, ghi : Nợ TK 661 Có TK 152 * Xác định tiền lơng phải trả cho cán bộ, nhân viên của đơn vị, ghi : Nợ TK 661 Có TK 334 * Hàng tháng trích Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn : Nợ TK 661 Có TK 332 (3321,3322,3328) * Phải trả về các dịch vụ Điện, nớc, điện thoại, bu phíđơn vị đã sử dụng nhng cha thanh toán ( căn cứ vào hoá đơn của bên cung cấp dịch vụ ), ghi: Nợ TK 661 Có TK 331 (3311) * Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe đi phép, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu, ghi : Nợ TK 661 Có TK 111,112, 331 * Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi hoạt động của đơn vị, ghi : Nợ TK 661 Có TK 312 * Trờng hợp mua TSCĐ bằng kinh phí hoạt động hàng năm, các nghiệp vụ kinh tế liên quan đợc phản ánh nh sau : - Khi mua Tài sản cố định đã hoàn thành đa vào sử dụng, ghi : Nợ TK 211 Có TK 111, 112, hoặc 461 Đồng thời ghi : Nợ TK 661 Có TK 466 * Khi chuyển tiền kinh phí hoạt động cho đơn vị Bảo hiểm xã hội cấp dới, ghi : Nợ TK 341 Có TK 111, 112 Trần Thị Trang 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ * Cuối năm, nếu quyết toán cha đợc duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trớc, ghi : Nợ TK 6611 Có TK 6612 * Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiếu chuẩn định mức, không đ- ợc duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi : Nợ TK 311 Có TK 661 ( 6611) * Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động đợc duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí, ghi : Nợ TK 461 Có TK 661 * Khi số chi hoạt động phát sinh ở Bảo hiểm xã hội huyện đợc Bảo hiểm xã hội tỉnh xét duyệt, ghi : Nợ TK 342 Có TK 661 Sơ đồ hạch toán kinh phí chi hoạt động TK 461 TK 111, 112 TK 342 TK 661 TK 311.8 (1) (3) (2) (4) (5) (6) (1) - Nhận kinh phí cấp trên chuyển về (2) - Cấp ứng kinh phí cho huyện (3) -BHXH huyện thanh toán các khoản chi (4) - Số chi sai bị xuất toán (5) - BHXH tỉnh chi trực tiếp (6) - Quyết toán đợc duyệt Trần Thị Trang 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ 4. Kế toán chi hoạt động tại Bảo hiểm xã hội Hà tĩnh sử dụng một số tài khoản sau đây : 4.1. TK 152 Vật liệu, dụng cụ . Dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động giá trị các loại vật liệu, công cụ, dung cụ trong kho. Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế; Dụng cụ bao gồm các loại dụng cụ, công cụ không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ. Trần Thị Trang 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ sơ đồ hạch toán vật liệu, dụng cụ TK 461,462, 312,111,112,331 TK 152 TK 241,631, 661, 662 (1) (6) TK 441, 461, 462 TK511 (2) (7) TK 241,662,661,631 TK 341 (3) (8) TK 511 TK 311 (4) TK 331 (9) (5) (1) Mua ngoài nhập kho (2) Tiếp nhận kinh phí, nhận, tặng, biếu, viện trợ (3) Sử dụng không hết nhập lại kho (4) Thu thanh lý, nhợng bán TSCĐ (5) Giá trị vật t thừa nhập kho (6) Xuất kho sử dụng (7) Bán vật liệu, dụng cụ không cần dùng (8) Cấp cho cấp dới (9) Giá trị vật liệu, dụng cụ thiếu 4.2. TK 211 " TSCĐ hữu hình" Tài khoản 211 dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của toàn bộ TSCĐ hữu hình của đơn vị theo nguyên giá. Trần Thị Trang 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lớp KT10CĐ sơ đồ hạch toán tài sản cố định hữu hình TK211 TK466 111,112,441,461,462 661,662 (1) 331 441 (5) 241 152 431 (3) 214 (2) 461,462 (4) (1) Tăng TSCĐ do mua sắm (2) Chi phí mua sắm TSCĐ (3) Tăng TSCĐ do XDCB , mua sắm hoàn thành (4) Tăng TSCĐ do Tặng, biếu, viện trợ, cấp phát (5) Giảm TSCĐ do thanh lý, nhợng bán, điều động . (6) Kết chuyển nguồn KP khi mua sắm XDCB hoàn thành. 4.3. TK 311 "Các khoản phải thu " Tài khoản 311 dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phải thu của cơ quan Bảo hiểm xã hội với khách hàng, với các đơn vị và cá nhân trong và ngoài đơn vị. Trần Thị Trang 10 (6)