phong cách lãnh đạo và tổ chức làm việc theo nhóm tại công ty CP cáp quang và thiết bị điện

PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO VÀ TỔ CHỨC LÀM VIỆC THEO NHÓM TẠI CÔNG TY CP CÁP QUANG VÀ THIẾT BỊ ĐIỆN I Đặt vấn đề Sau học xong môn Quản trị hành vi tổ chức, cho phép gửi đến giảng viên lời cảm ơn chân thành Môn học đem đến cho nhiều kiến thức hữu ích cơng tác lãnh đạo Đứng phương diện Phó Tổng Giám đốc cơng ty, tơi thấy cần phải thay đổi phương pháp quản trị để nâng cao hiệu làm việc nhân viên cải thiện suất lao động Công ty Một phương pháp việc nhìn nhận hành vi phản ứng nhân viên vận dụng hiệu việc khích lệ, động viên toàn thể nhân viên làm việc tốt Công ty Trong giới hạn tập nhận thấy cơng ty cần thay đổi số hành vi cá nhân văn hóa tổ chức, đặc biệt phong cách lãnh đạo và tổ chức làm việc theo nhóm để phát huy nguồn lực, xây dựng Cơng ty phát triển mạnh tài người, tạo chỗ đứng thương trường lĩnh vực Bưu Viễn thơng ngồi nước Giới thiệu chung: - Tên tiếng Việt : Công ty Cổ phần Công nghệ Cáp quang Thiết bị Bưu điện - TFP - Tên giao dịch tiếng Anh: Post and Telecommunication Technology of Optical Fiber and Equipment Joint – Stock company - Địa văn phòng: Phòng 401 B – Tòa nhà LICOGI 13 - 16 Khuất Duy Tiến – Quận Thanh Xuân – Hà Nội - Điện thoại: 04 3553.6969 Fax: 04 3553.7989 - Website : http://www.tfp.com.vn Email: info@tfp.com.vn - Mã số thuế : 0102239710 - Tài khoản : 12310000085321 Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung, Hà Nội - Nhà máy: Dốc Vân – Yên Viên – Gia Lâm – Hà Nội - Điện thoại: 04.36991925 Fax: 04 36991965 Công ty Cổ phần Công nghệ Cáp quang Thiết bị Bưu điện thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103017110 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hà nội cấp ngày 07/05/2007 với số vốn điều lệ 85.000.000.000 đồng Tuy thành lập, Công ty TFP xây dựng đồng quy trình theo tiêu chuẩn ISO 9001-2000, Công ty trở thành đơn vị dẫn đầu việc sản xuất cung cấp loại cáp quang chất lượng cao thị trường Việt Nam nước ngồi Với vị trí thuận lợi nằm khu cơng nghiệp Tập đồn Bưu Viễn thông Việt Nam (VNPT) Cùng với thiết bị, dây chuyền đồng châu Âu đại Việt Nam, Cơng ty có khả sản xuất cung cấp thị trường 500.000 Km cáp quang/năm Các chủng loại cáp quang cơng ty sản xuất có dung lượng từ 4÷288 sợi Việc kiểm sốt chất lượng sản phẩm chặt chẽ việc sử dụng hệ thống máy đo kiểm tra chất lượng sản phẩm đồng bộ, đại, kiểm tra thơng số cáp quang công đoạn tuân thủ theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCN 68-165), tiêu chuẩn quốc tế (ITU-T, IEC, …) Với định hướng phát triển năm tới, Cơng ty đáp ứng tồn yêu cầu khách hàng từ việc tư vấn giải pháp tổng thể, phát triển hệ thống truyền dẫn quang, thiết kế hệ thống, cung cấp sản phẩm sau cáp quang, thiết bị đầu cuối, phụ kiện, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng II Các sở lý thuyết để giải vấn đề: Phong cách lãnh đạo Có nhiều cách tiếp cận, hay nói xác phong cách lãnh đạo quản lý Những phong cách hình thành dựa hệ thống giả định luận thuyết riêng Mỡi người lựa chọn cho phong cách lãnh đạo riêng dựa kết hợp yếu tố bao gồm niềm tin, giá trị tiêu chuẩn cá nhân liên quan, cấp độ lớn yếu tố văn hóa doanh nghiệp chuẩn mực chung hệ thống tổng thể chung 1.1 Phân loại phong cách lãnh đạo Phong cách lãnh đạo cá nhân dạng hành vi người thể nỡ lực ảnh hưởng tới hoạt động người khác Phong cách lãnh đạo cách thức làm việc nhà lãnh đạo, hệ thống dấu hiệu đặc trưng hoạt động quản lý nhà lãnh đạo, quy định đặc điểm nhân cách họ Có loại phong cách lãnh đạo thường gặp: • Phong cách lãnh đạo độc đốn • Phong cách lãnh đạo dân chủ • Phong cách lãnh đạo tự a Phong lãnh đạo độc đoán Kiểu quản lý mệnh lệnh độc đoán đặc trưng việc tập trung quyền lực vào tay người quản lý, người lãnh đạo - quản lý ý chí mình, trấn áp ý chí sáng kiến thành viên tập thể Phong cách lãnh đạo xuất nhà lãnh đạo nói với nhân viên xác họ muốn nhân viên làm làm mà không kèm theo lời khuyên hay hướng dẫn Đặc điểm: • Nhân viên thích lãnh đạo • Hiệu làm việc cao có mặt lãnh đạo, thấp khơng có mặt lãnh đạo • Khơng khí tổ chức: gây hấn, phụ thuộc vào định hướng cá nhân b Phong cách lãnh đạo dân chủ: Kiểu quản lý dân chủ đặc trưng việc người quản lý biết phân chia quyền lực quản lý mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo định Kiểu quản lý còn tạo điều kiện thuận lợi cấp phát huy sáng kiến, tham gia vào việc lập kế hoạch thực kế hoạch, đồng thời tạo bầu khơng khí tâm lý tích cực q trình quản lý Đặc điểm: • Nhân viên thích lãnh đạo • Khơng khí thân thiện, định hướng nhóm, định hướng nhiệm vụ • Năng suất lao động cao, kể khơng có mặt lãnh đạo c Phong cách lãnh đạo tự Với phong cách lãnh đạo này, nhà lãnh đạo cho phép nhân viên quyền định, nhà lãnh đạo chịu trách nhiệm định đưa Phong cách lãnh đạo uỷ thác sử dụng nhân viên có khả phân tích tình xác định cần làm làm Bạn khơng thể ôm đồm tất công việc, bạn phải đặt thứ tự ưu tiên công việc uỷ thác số nhiệm vụ Đặc điểm: • Nhân viên thích lãnh đạo • Khơng khí tổ chức thân thiện, định hướng nhóm, định hướng vui chơi • Năng suất thấp, người lãnh đạo vắng mặt thường xuyên 1.2 Các đặc điểm Phong cách lãnh đạo: Lãnh đạo trình tạo ảnh hưởng: Khả để thúc đẩy người khác làm việc đó, tin vào điều hành động theo phương pháp định Phong cách lãnh đạo mơ hình cư xử bạn sử dụng bạn cố gắng tạo ảnh hưởng lên nhân viên Rất nhiều người thuộc khu vực xã hội/ khơng lợi nhuận mà bị đẩy vào vị trí lãnh đạo họ khơng đào tạo cách thích hợp Tuy nhiên điều khơng phải khó học, có nhiều trường lớp giảng dạy phương pháp lãnh đạo hiệu Và đặc điểm mà Zimmerman Lehman tìm kiếm cho hình mẫu lãnh đạo lí tưởng: a Tầm nhìn: Có khả nhìn vào tương lai ngôn ngữ đơn giản hiệu quả: Một sự nhấn mạnh xảy điều xảy Đó đặc điểm mà hầu hết giám đốc cần để nhà lãnh đạo tốt Chúng ta có cách nhìn khác tương lai, cho dù bạn có thích hay khơng Một nhà lãnh đạo phải có khả mường tượng cách rõ ràng thành công công ty để đến b Bạn phải hiểu để thúc đẩy người khác: Những động lực đơn giản chối cãi bao gồm: Sự khen ngợi (nói với họ họ thật sự làm tốt, khơng thay được), đánh giá cao (một câu nói "cám ơn" đơn giản tạo lòng tin nơi nhân viên bạn), sự công nhận (giải thưởng, sự tin cậy hay thư tiến cử) Học cách đưa phản hồi tích cực điều bản! Xây dựng tinh thần làm việc đồng đội cách tốt để tạo nên sự hợp tác trách nhiệm Đôi khi, cần động lực cách thể quan điểm cách rõ ràng hệ số hành động không tốt c Nhạy bén cảm xúc (EI): Vài người gọi "nhìn sâu vào bên hay tìm hiểu cảm xúc người khác" Nó định nghĩa thông cảm tìm kiếm EI bạn thấy hàng triệu cách lí giải khác "EI" bao gồm xác định, sử dụng, hiểu điều khiển cảm giác Có thể "đọc" người khác (hiểu họ cần muốn) điều vô giá Và hàng triệu người nói bạn khơng sinh với điều này, bạn học nó! d Bạn phải có khả ủy quyền cho người khác: Người lãnh đạo hướng dẫn nhân viên làm cách để hồn thành nhiệm vụ - đừng làm điều thay cho họ, bạn làm điều nhanh nhiều bạn khơng đủ thời gian Nói với họ điều bạn mong muốn họ, đưa cho họ công cụ họ cần để làm việc để tự họ thực nhiệm vụ Hãy học cách lắng nghe, điều cần thiết q trình ủy quyền e Bạn phải người đáng tin cậy: Hành động bạn phải liền với lời nói Điều giúp người có quan điểm khác với bạn khâm phục bạn Bởi khơng nghe lời người lãnh đạo không trung thực thiếu công f Một người lãnh đạo phải biết chấp nhận rủi ro thử thách: Điều nghe lỡi thời bạn làm giống người làm, bạn nhận nhiêu mà Hãy mạnh dạn với thử thách đem lại cho bạn kết xứng đáng g Một người lãnh đạo phải tập trung kiên định: Đó sự xác định mục tiêu tuân thủ mục tiêu đặt Biết cần phải làm thực (hoặc ủy quyền cho có khả thực được) nhân tố quan trọng làm nên lãnh đạo giỏi h Và cuối cùng, người lãnh đạo cần chút hài hước: Khả mỉm cười trước người biểu trình độ hiểu biết cách dễ dàng để làm cho người có thiện cảm với bạn Hài hước liều thuốc cho sự căng thẳng khơng phù hợp có dùng để chế giễu hay xem thường Tổ chức làm việc theo nhóm Chúng ta phải nhìn nhận, phương thức làm việc theo nhóm quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công công việc Vậy làm để xây dựng nhóm làm việc hiệu quả? Để xây dựng nhóm làm việc dựa tinh thần đồng đội, phải tạo môi trường mà nhân viên cảm thấy thoải mái, tự tin tin tưởng lẫn để làm việc, hợp tác hỗ trợ để đạt đến mục tiêu chung đặt Điều bản, thành viên nhóm tin sự cống hiến cho tập thể cấp đánh giá đắn, xác nhận sự tưởng thưởng xứng đáng, khơng có sự khơng rõ ràng ảnh hưởng đến quyền lợi mỗi người Những thành viên nhóm phải định hướng thành tập thể có từ sự đóng góp tích cực mỡi người Có bốn chiến lược cơng tác xây dựng nhóm: 2.1 Xây dựng nhóm theo vai trò: Sẽ khuyến khích thành viên nhóm nhận thức rõ vai trò định hướng vai trò nhóm họ Sau nhận thức rõ, thành viên nhóm chỉnh sửa vai trò hoạt động với định hướng tâm lý rõ ràng trách nhiệm trước mắt Hình thức xây dựng nhóm theo vai trò giúp người nắm lợi ích việc làm việc phối hợp nhóm hiểu rõ giá trị vai trò nhóm 2.2 Xây dựng nhóm theo mục tiêu đặt ra: Một số hình thức can thiệp xây dựng nhóm phân biệt rõ mục tiêu, nâng cao động lực nhóm để hồn thành mục tiêu đặt thành lập chế phản hồi có hệ thống q trình hồn thành mục tiêu nhóm Hình thức tương đối giống với hình thức đặt mục tiêu cá nhân, khác điều mục tiêu đặt cho nhóm 2.3 Xây dựng nhóm theo hướng giải vấn đề: Hình thức xây dựng nhóm trọng việc định, bao gồm việc nhận thức vấn đề tìm hướng giải nhóm Để nâng cao kỹ giải vấn đề mình, số nhóm tham dự vào trò chơi mơ đòi hỏi nhóm phải đưa định tuỳ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể game 2.4 Xây dựng nhóm theo quy trình giao tiếp thành viên: Hình thức trọng tăng khả giao tiếp thành viên nhóm Mục đích hình thức nhằm xây dựng lòng tin đề phương pháp liên lạc thành viên nhóm nhờ giải vướng mắc tổ chức họp kín Hình thức bao gồm họp đối thoại, thành viên nhóm tham gia tranh luận đến hướng giải tâm lý chung Khi thành viên nhận thức mơ hình tâm lý nhận định nhau, họ bắt đầu hình thành mơ hình chung cho cách tư nhóm III Phát triển đề xuất xác định bước hành động để thay đổi vấn đề Công ty TFP Những vấn đề mà Ban Lãnh đạo công ty TFP gặp phải cần phải thay đổi, cụ thể sau: - Kỹ giao việc ủy quyền còn yếu kém, thông thường Ban lãnh đạo thường giao việc cho cấp khơng ủy quyền cho họ giải công việc, Lãnh đạo thường ôm đồm, quán xuyến nhiều mảng công việc mà không giao cho phòng, ban cách dứt khốt - Ban lãnh đạo cơng ty thời cần phải thay đổi tầm nhìn lãnh đạo, phải có định hướng phát triển tương lai nguồn lực phát triển mối quan hệ với chủ đầu tư, phải nhận thấy sự thành công tương lai Thay đổi cách nghĩ thúc đẩy mọi người, phải thổi luồng khơng khí làm việc cho người lao động, thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên, xây dựng tinh thần làm việc đồng đội cách tốt để tạo nên sự hợp tác trách nhiệm - Hay áp đặt suy nghĩ lạc hậu không phù hợp với thực tế, ban lãnh đạo thời có nhiều kinh nghiệm sống cơng việc, lợi để đánh giá sử dụng nhân viên vào việc hợp lý "đọc" người khác (hiểu họ cần muốn) - Lãnh đạo công ty phải hành động liền với lời nói, điều giúp người có quan điểm khác khâm phục Một điều phải biết lắng nghe tôn trọng ý kiến nhân viên, cách để giảm bớt sự chuyên quyền Đặc điểm chấp nhận rủi ro thử thách: điểm yếu ban lãnh đạo thời, họ không nhạy bén với thị trường, không mở rộng phạm vi công việc Để thay đổi điều này, phải chấp nhận rủ ro, thử thách phải tin tưởng vào sự thành công tương lai Lãnh đạo phải tập trung kiên định sự xác định mục tiêu tuân thủ mục tiêu đặt Biết cần phải làm thực (hoặc ủy quyền cho có khả thực được) nhân tố quan trọng tạo lên sự nghiệp thành công Để trở thành người lãnh đạo hiệu nên áp dụng số tình lãnh đạo cụ thể sau: Lãnh đạo theo giai đoạn phát triển tập thể: - Giai đoạn bắt đầu hình thành giai đoạn tập thể chưa ổn định, thành viên thường thực công việc giao theo nhiệm vụ, nhà lãnh đạo nên sử dụng phong cách độc đoán - Giai đoạn tương đối ổn định, thành viên chưa có sự thống nhất, tự giác hoạt động, tính tích cực, sự đoàn kết chưa cao, nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt - Giai đoạn tập thể phát triển cao, tập thể có bầu khơng khí tốt đẹp, có tinh thần đồn kết, có khả tự quản, tự giác cao, nên dùng kiểu lãnh đạo dân chủ hoặc tự do; Lãnh đạo theo trình độ nhân viên nên sử dụng phong cách lãnh đạo uỷ thác nhân viên hiểu rõ công việc thân nhà lãnh đạo Nhà lãnh đạo ôm đồm tất thứ, giao việc ủy quyền kỹ cần thiết nhà Lãnh đạo, nhân viên cần làm chủ công việc họ vậy, trường hợp giúp nhà lãnh đạo có điều kiện để làm công việc khác cần thiết hơn; - Lãnh đạo dựa theo tuổi dùng kiểu lãnh đạo tự người tuổi, với người nhỏ tuổi dùng kiểu lãnh đạo độc đốn; Lãnh đạo cần độc đốn với người ưa chống đối, khơng có tính tự chủ, thiếu nghị lực, tính sáng tạo cần dân chủ với người có tinh thần hợp tác, có lối sống tập thể; - Lãnh đạo nên tự với người khơng thích giao thiệp, có đầu óc cá nhân chủ nghĩa Khi gặp tình bất trắc đòi hỏi người lãnh đạo phải hành động khẩn trương kịp thời, nỗ lực phải dốc hết vào xử lý tình huống, doanh nghiệp cần sự lãnh đạo cứng rắn uy quyền Khi có sự bất đồng tập thể, trước sự thù địch, chia rẽ nội bộ, nhà quản trị cần phải áp dụng kiểu lãnh đạo độc đoán, sử dụng tối đa quyền lực Trong tình gây hoang mang sự xáo trộn tập thể thay đổi, cải tổ…không biết nên phải làm gì, người hoang mang Nhà quản trị phải tỏ gần gũi, gặp gỡ trao đổi, thông báo, tạo mối quan hệ thân mật để trấn an nhân viên Cơng ty cần lập nhóm làm việc theo nhóm Vấn đề cơng ty TFP cá nhân làm việc độc lập, nhiều người tải cơng việc, nhiều người q nhàn rỡi Đồng thời tính chất cơng việc nên đòi hỏi nhân viên phải có trình độ chun mơn phù hợp với cơng việc Trong mỡi dự án, nên thành lập nhóm thực cơng việc theo nhóm Nhóm từ hai đến ba người có trình độ chun mơn phù hợp với dự án thực tế Khi lập nhóm làm việc, cần phải thực yêu cầu sau: Phương thức thực - Nhóm là tập hợp người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm lĩnh vực liên quan: Việc lập nhóm tốt hết nên hội đủ người với nhiều thành phần khác Và việc lựa chọn thành viên nhóm nên vào mục tiêu dự án mà nhóm phải thực Với điều kiện nhân lực thực tế công ty, nên bố trí thành viên nhóm gồm chuyên viên chuyên ngành: kinh tế, kỹ thuật nghiên cứu phát triển - Phân công phù hợp với khả năng: Sự phân công công việc phù hợp giúp người làm việc dễ dàng Các công việc phải có tính chất liên hệ, gắn kết với độc lập - Đảm bảo công bằng: Ai có quyền phát biểu ý kiến mình, khơng nên phản bác sự nhiệt tình họ chưa xác định rõ ràng thực tế, ý tưởng sai, sự chê bai khơng phương pháp thích hợp để nhận xét ý kiến - Xây dựng lòng tin thành viên: Hãy khẳng định thành viên tham gia vào nhóm, trừ người trưởng nhóm Mọi người có trình độ, sự hiểu biết tay nghề tham gia vào nhóm Mỡi người mạnh riêng, tích cách riêng Do ý kiến, ý tưởng mỡi người có giá trị trình làm việc Hãy nhớ rằng, thành đến từ sự cống hiến tin tưởng lẫn thành viên nhóm - Phải có mục tiêu rõ ràng: Tất thành viên nhóm hiểu mục tiêu chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Thơng tin đến với người xác - Trưởng nhóm: Đây người có nhiệm vụ dẫn dắt tập thể q trình thực dự án Do đó, người phải có khả kêu gọi điều khiển người Những thành viên nhóm, dù chức vụ có lớn hơn, phải tuân thủ theo yêu cầu người trưởng nhóm - Động viên để trì: Là người lãnh đạo, thường xuyên đến tìm hiểu, hỏi thăm tiến độ dự án, tình hình nhóm Điều kích thích nhóm làm việc tốt họ cảm nhận sự quan tâm thật sự từ lãnh đạo sự nhắc nhở cơng việc nhóm - Khen thưởng kịp thời và rõ ràng: Hãy xác định rõ phần thưởng mà tổ chức dành cho tập thể họ đạt mục tiêu, đảm bảo sự khen thưởng dành cho tập thể Không nên khen thưởng cá nhân mà thành công việc đến từ sự cật lực làm việc nhóm - Hành động: Cho nhóm biết rằng, họ tự tin thực ý tưởng mà nhóm thống thành hành động cụ thể Sau mỡi lần khơng thành, nhóm gắn kết tin tưởng đương nhiên, người học hỏi nhiều điều Sự thất bại không quy cho riêng cá nhân nào, tập thể - Trang bị kỹ làm việc nhóm: Để việc quản lý nhóm nhóm hoạt động hiệu quả, người trưởng nhóm phải trang bị kiến thức, kỹ cần thiết để kết hợp người, khai thác, phân tích ý kiến, ý tưởng, công việc người IV Kết luận Nghiên cứu môn hành vi tổ chức giúp cho hiểu sâu hành vi tổ chức doanh nghiệp, xác định hành vi thân, cho tơi nhiều kiến thức bổ ích, định hướng cho hành vi cư xử sống để đạt thành công Môn học với tài liệu cụ thể, ngồi còn có hệ thống tập phong phú đòi hỏi sự nghiên cứu tổng hợp cao Theo tơi, đứng trước tình phải ln bình tĩnh xem xét góc độ, tơi hiểu vị trí tổ chức, để tạo tổ chức bền vững, phát triển ổn định mỡi cá nhân phải biết điều chỉnh thân cho phù hợp với mơi trường tổ chức Chúng ta mang chủ nghĩa cá nhân, đề cao nhu cầu thân tổ chức, điều dẫn đến mâu thuẫn với thành viên khác tổ chức, mâu thuẫn với mục tiêu tổ chức… Nghiên cứu hành vi tổ chức, nhà khoa học quan hệ mục tiêu cơng ty mục tiêu cá nhân, mong muốn đạt mục tiêu công ty dẫn đến việc đạt mục tiêu cá nhân Như vậy, sống làm việc tổ chức, tách rời khỏi mục tiêu tổ chức mà phải ln cố gắng, nỡ lực làm việc để thực mục tiêu nghĩa làm để thỏa mãn mục tiêu cá nhân Phải trì sự đồn kết, thống tồn cơng ty, tránh tư tưởng cục bộ, cá nhân, bè phái để tạo lên sức mạnh tập thể thực tốt nhiệm vụ giao Tích cực tham gia hoạt động, làm việc nhiệt tình mục tiêu chung tổ chức Nâng cao kiến thức hiểu biết mình, đặc biệt kiến thức hành vi tổ chức để làm tốt công việc phân công TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị hành vi tổ chức- Chương trình MBA, Đại học Griggs Việt Nam http://my.opera.com/lethihonggam/blog/2008/12/27/tam-dac-diem-cua-phongcach-lanh-dao http://www.kynang.edu.vn/ky-nang-lanh-dao-danh-cho-nha-quan-ly/100-kynang-lanh-dao-cac-phong-cach-lanh-dao.html http://www.apave.com.vn/home/forum.aspx?g=posts&m=2775 ...- Điện thoại: 04.36991925 Fax: 04 36991965 Công ty Cổ phần Công nghệ Cáp quang Thiết bị Bưu điện thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số... Việt Nam (VNPT) Cùng với thiết bị, dây chuyền đồng châu Âu đại Việt Nam, Cơng ty có khả sản xuất cung cấp thị trường 500.000 Km cáp quang/ năm Các chủng loại cáp quang công ty sản xuất có dung lượng... truyền dẫn quang, thiết kế hệ thống, cung cấp sản phẩm sau cáp quang, thiết bị đầu cuối, phụ kiện, hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng II Các sở lý thuyết để giải vấn đề: Phong cách lãnh đạo Có