Kỹ Năng Quản Trị

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN EDUTOP - TỔ HỢP GIÁO DỤC TOPICA -o0o - BÀI TẬP NHĨM MƠN: KỸ NĂNG QUẢN TRỊ (TXQTKD16) Phân tích nội dung chuẩn bị đàm phán? Cho ví dụ minh họa? MỤC LỤC: LỜI MỞ ĐẦU……………………………………………………………………2 I CÁC BƯỚC TRONG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN ………………………… Xác định mục tiêu đàm phán …………………………………………… Thu thập thông tin đàm phán………………………………………………….4 Xác định phương án thay …………………………………………… 4 Tìm hiểu đối tác đàm phán…………………………………………………5 Tìm hiểu đối tác đàm phán…………………………………………………6 Một số chuẩn bị khác………………………………………………………… II Ví dụ minh họa chuẩn bị kỹ đàm phán ………………………… - LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh doanh, đàm phán đóng vai trò quan trọng Đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, trì củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng, đối tác, nhà cung ứng… Ngược lại, sai lầm đàm phán khiến cho doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mát, chí phá sản Thành cơng hay thất bại đàm phán nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Đàm phán thành công với khách hàng đem lại doanh thu lợi nhuận nhiều Đàm phán thành công với nhà cung ứng giúp doanh nghiệp giảm khoản chi phí kinh doanh nâng cao chất lượng sản phẩm Đàm phán thành cơng với đối tác mở cho doanh nghiệp hội mới… Quan trọng cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, trì củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm đàm phán khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mát, chí phá sản Khơng có quy tắc cho tất đàm phán Xong nhà đàm phán giỏi thường người giàu kinh nghiệm Họ học hỏi thông qua kinh nghiệm thành cơng hay thất bại thân Trong tập này, chúng em xin phép phân tích nội dung chuẩn bị đám phán để hiêu rõ bước chuẩn bị đàm phán, việc cần làm để chuẩn bị đàm phán Mặc dù trình tìm hiểu nhóm cố gắng hết sức, song lượng kiến thức hạn chế nên trình bày nhiều thiếu sót Mong nhận góp ý chân thành để nhóm hồn thiện Chúng em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô giảng viên hướng dẫn chúng em môn học - I CÁC BƯỚC TRONG CHUẨN BỊ ĐÀM PHÁN Chuẩn bị công việc quan trọng cần thiết trước làm điều Đối với đàm phán, chuẩn bị cơng việc thiết yếu để đàm phán thành công Chuẩn bị giúp cho người đàm phán tự tin cần thiết đàm phán Ngược lại, không chuẩn bị chuẩn bị không chu đáo khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu rơi vào bất lợi Chuẩn bị đàm phán bao gồm công việc cụ thể sau: Xác định mục tiêu đàm phán Một nguyên nhân đàm phán thất bại xác định sai mục tiêu đặt mục tiêu không khả thi Do cần xác định mục tiêu đàm phán - Xác định nhu cầu: Đàm phán để thoả mãn nhu cầu hiểu rõ nhu cầu sở cho việc xác định mục tiêu đàm phán Người đàm phán cần hiểu rõ thực cần Cần phân biệt rõ điều cần với điều muốn Như xác định nhu cầu thực giúp người đàm phán không định hướng trình đàm phán linh hoạt việc tìm giải pháp thoả mãn nhu cầu Xác định phạm vi đàm phán: Việc tất mong muốn đáp ứng thường xảy Trong đàm phán, mong muốn thường bị giới hạn mong muốn đối tác đàm phán Luôn nhớ, đàm phán q trình trao đổi lợi ích bên người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi Chuẩn bị trao đổi nghĩa phải xác định mức độ nhượng mong muốn mong muốn hy sinh, mong muốn khơng thể Để làm điều cần phải xác định phạm vi mong muốn - Xác định phạm vi cho mong muốn mình: Là xác định giới hạn giới hạn Chúng ta ngưng đàm phán vượt qua giới hạn - Phân loại mong muốn: Có thể chia mong muốn thành nhóm sau:  Thiết yếu: Những mong muốn định phải đáp ứng  Quan trọng: Những mong muốn cần đáp ứng -  Có tốt: Những mong muốn bỏ qua mà không ảnh hưởng nhiều Các yêu cầu đặt việc phân loại tầm quan trọng yêu cầu khác doanh nghiệp khác Đối tác đàm phán có yêu cầu phân loại chúng Thu thập thông tin đàm phán Thông tin tài sản quan trọng đàm phán mang đến cho người đàm phán lợi trình đàm phán giúp cho người đàm phán tự tin đánh giá đề nghị đối tác thông tin mà họ đưa Có nhiều cách thu thập thơng tin:  Thông qua phương tiện thông tin đại chúng  Thông tin từ nhà cung cấp trung gian môi giới  Kinh nghiệm bạn bè, đồng nghiệp Các thông tin người đàm phán cần biết xoay xung quanh vấn đề đàm phán như: giá cả, chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, nhà cung cấp, người mua, yêu cầu đưa có khả thi không… Kết việc thu thập thông tin giúp người đàm phán:  Đánh giá tính khả thi yêu cầu điều chỉnh mục tiêu  Lựa chọn một vài đối tác đàm phán  Xác định phương án khác thỏa mãn nhu cầu doanh nghiệp Xác định phương án thay Xác định phương án khác thoả mãn nhu cầu doanh nghiệp Các bước để xây dựng phương án thay tốt là: - Bước 1: Nghĩ nhiều phương án thay tốt Ví dụ: Nếu không đàm phán mặt hàng Bánh Bèo với bên A, liệu có mặt hàng bên A đáp ứng nhu cầu bên B lúc ? Có bên A sư lựa chon lúc hay bên C khác đáp ứng nhu cầu bên B - Bước 2: Lựa chọn phương án triển vọng biến chúng thành thực - Ví dụ: Gần bên C lên mặt hàng tương ứng mảng thực phẩm chức bánh khơng bèo, liệu phương án có thay trường hợp không đàm phán thành công với bên A Mà bên B cần hàng để phục vụ dịp tết âm lịch ? - Bước 3: Đánh giá xem phương án thay tốt nhất: Để đánh giá cần có tiêu chí đánh giá mức độ đáp ứng nhu cầu phương án VD: sau suy xét tinh toán thấy chi phí triển khai với bên A thành cơng 25 triêu Kỳ vọng lãi ròng tháng 60 triệu Chi phí triển khai với bên C thành cơng 15 triệu Kỳ vọng lãi ròng tháng 30 triệu Trường hợp xấu Mr P chọn bên thành công trước đàm phán để có hàng tung dịp tết, tạo cơng việc cho nhân viên Trong thực tế, nhà đàm phán thường trọng việc đàm phán mà quên xem xét phương án thay cho đàm phán Hiểu giá trị phương án thay tốt có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nó khơng giúp người đàm phán tránh đàm phán khơng cần thiết mà giúp họ tránh thoả thuận bất lợi Ngoài phương án thay tốt sở khách quan để biết nên rút lui Tìm hiểu đối tác đàm phán Sau chọn đối tác đàm phán, doanh nghiệp cần tìm hiểu thông tin đối tác đàm phán Chưa hẳn có nhiều thơng tin tốt mà quan phải có thơng tin cần thiết Những thơng tin quan trọng là:  Mục tiêu đàm phán họ tình hình tài chính, doanh số họ thời gian gần đây,…?  Phương án thay tốt đối tác không đạt thoả thuận gì? Nếu việc đàm phán khơng thành công bên A kỳ vọng bên B chuyển thành mua đứt bán đoạn điều khả để ngỏ để làm liệu đàm phán leo thang  Các thành viên tham gia đàm phán (Ai? Làm gì? có nhiều kinh nghiệm khơng? Có phải nhà đàm phán chun nghiệp khơng? Có vai trò gì? Có quyền định khơng? Thói quen, sở thích họ? ) -  Đối tác đàm phán có biết doanh nghiệp khơng? Có thể tìm kiếm thơng tin đối tác thơng qua:  Hỏi đối tác  Tìm hiểu đàm phán tương tự đối tác khứ  Tình hình hoạt động đối tác đàm phán  Những thơng tin thị trường có liên quan đến đối tác đàm phán Thường biết tất thông tin đối tác đàm phán, phải đưa giả định dựa kinh nghiệm dựa nguồn thơng tin sẵn có Trên sở thông tin mục tiêu đàm phán đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán để dự đốn vấn đề đàm phán Xác định chiến lược chiến thuật đàm phán Phải xác định chiến lược cụ thể để đạt mục tiêu đề Những việc cần phải làm: - Thành lập đồn đàm phán Đàm phán diễn hai cá nhân hai nhóm Những đàm phán lớn, vấn đề phức tạp đòi hỏi tham gia nhiều người Lợi có với nhóm đàm phán là:  Kiến thức nhóm rộng khả đa dạng  Các thành viên đảm nhận nhiệm vụ khác nhau, chí đóng vai trò khác  Tuy nhiên, nhóm đàm phán có bất lợi như: phối hợp không ăn ý, mâu thuẫn thành viên Do lập nhóm đàm phán cần phải ý: o Nếu nhóm đàm phán lớn, việc phối hợp trở nên khó khăn Nhưng nhóm đàm phán nhỏ, thành viên nhóm bị phân tán nhiều vai trò nhiệm vụ khác o Nên lựa chọn thành viên nhóm có kỹ năng, khả kinh nghiệm bổ sung lẫn o Phải phân cơng rõ vai trò nhiệm vụ thành viên o Các thành viên phải tin tưởng lẫn - Các thành viên đoàn đàm phán thường đảm nhận ba vai trò sau: • Vai trò lãnh đạo: Người đảm nhận vai trò thường trưởng đoàn đàm phán thường đảm nhận nhiệm vụ: điều khiển thảo luận, đưa đề xuất trọn gói, đề nghị trao đổi điều kiện, đề nghị tạm dừng đàm phán • Vai trò tổng kết (gây khó khăn): Người đóng vai trò ln cảnh giác với đối tác nói hay làm thường đảm nhận nhiệm vụ như: Đặt câu hỏi cho phía đối tác, giải thích thắc mắc đối tác để làm rõ vấn đề, tóm tắt nội dung thảo luận vào thời điểm thích hợp, “câu giờ” người lãnh đạo có thời gian suy nghĩ, đảm bảo đàm phán hướng, không bỏ qua ý kiến nào, bảo vệ mục tiêu • Vai trò quan sát (tạo thuận lợi): Người đóng vai trò thúc đẩy việc đạt thoả thuận hiểu quan điểm đối tác Những nhiệm vụ mà người thường đảm nhận bao gồm: theo dõi thảo luận, lắng nghe, ghi chép, phán đoán thật bị che dấu trình đàm phán giữ yên lặng Khi phân cơng vai trò cho thành viên, cần cân nhắc phù hợp khả nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận Để nhóm đàm phán phối hợp hiệu quả, thành viên nhóm đàm phán cần chuẩn bị kỹ đàm phán hiểu biết vấn đề đàm phán - Chuẩn bị chương trình nội dung đàm phán Xây dựng chương trình cụ thể việc cần phải làm, vấn đề đề cập, thời gian cho nội dung giúp bên đàm phán chủ động q trình đàm phán Để khơng xảy tranh cãi bên đàm phán, nên soạn thảo chương trình đề nghị đối tác điều chỉnh, bổ sung Sau bên thống chương trình làm việc cụ thể - Những chiến thuật sử dụng đàm phán Chiến thuật hành động, cách đối phó với đối tác đàm phán Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh bối cảnh đàm phán cụ thể - khơng có chiến thuật cho đàm phán Nhưng tất chiến thuật phải bổ sung phù hợp với chiến lược Một số chiến lược thường sử dụng như:  Nếu người bán, đề nghị cao sau giảm từ từ Nếu người mua, đề nghị thấp sau tăng dần  Khơng cường điệu sản phẩm  Khi đạt thoả thuận vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác  Giữ lời hứa  Biết tạm ngừng lúc  Không nhượng cách vô điều kiện  Nhượng từ từ ngày  Để cho đối tác có cảm giác họ đạt thoả thuận tốt  Thay đổi giá  Sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng  Hứa với đối phương cách chung chung đề giành ưu  Không gây áp lực  Ghi chép tỉ mỉ  Xây dựng biểu mẫu để văn minh thống  Lấy sách cơng ty làm cơng cụ thương lượng  Sẵn sàng chấp nhận rủi ro lường trước  Chỉ có lựa chọn Một số chuẩn bị khác Ngoài nên ý tới việc chuẩn bị số cơng việc khác như: địa điểm đàm phán, vị trí bàn đàm phán, phong cách đàm phán tài liệu cần thiết… Trong thời gian đàm phán ý đến phong cách dễ gần, cầu thị hợp tác Tránh sang cứng nhắc Bên cạnh bên B cần ý giấy tờ , hành lang pháp lý sản phẩm đàm phán bên A Tránh rủi ro phát sinh trách nhiệm luật phát tương lai -  Kết luận : Kỹ đàm phán tổng hòa kỹ nhân kỹ tư Để đàm phán thành cơng cần có kiến thức giao tiếp, am hiểu tâm lý học, nhiều lĩnh vực khác Ngoài ra, đàm phán cần đến kinh nghiệm Người đàm phán giỏi tắc kè hoa, ln biết biến để phù hợp với môi trường xung quanh Người đàm phán phải cứng đá mềm cỏ Vì nhà quản trị phải tích lũy dần kiến thức kinh nghiệm, nắm nguyên tắc để trở thành nhà đàm phán giỏi chuyên nghiệp Việc chuẩn bị giai đoạn trước đàm phán có tinh chất đinh 50% vào thành cơng việc đàm phán Cổ nhân có câu Biết địch biết ta trăm trận trăm thắng Còn đàm phán“biết địch biết ta trăm trận không thua thành cơng” II Ví dụ minh họa chuẩn bị kỹ đàm phán Tình đàm phán vấn đề lương xin việc chị Đặng Thị Ngọc Mai Chị Đặng Thị Ngọc Mai sinh năm 1985, tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân khoa quản trị kinh doanh Hiện chị phó phòng kinh doanh Ngân hàng TMCP Quân Đội Với năm kinh nghiệm lĩnh vực Ngân hàng, chị có nhiều thành công, lôi kéo nhiều khách hàng lớn đến với Ngân hàng Với nhiệt tình cơng việc, hòa đồng với người quan nên chị nhiều người quý mến đến năm 27 tuổi chị phó phòng kinh doanh Được biết Ngân hàng Sacombank chi nhánh Hà Nội, tuyển vị trí trưởng phòng kinh doanh Với khả kinh nghiệm tích lỹ thời gian qua, chị nọp CV vào ngân hàng này, ngân hàng mời vấn vào ngày 10/12/2016 Để vấn thành công, chị chuẩn bị cho đàm phán sau, cụ thể chuẩn bị cho đàm phán thương lượng lương trình vấn - - Xác định nhu cầu đàm phán + Mong muốn: trúng tuyển vào vị trí trưởng phòng Ngân hàng Sacombank với khả năng, kinh nghiệm mức lương phù hợp với trình độ, lực làm việc + Nhu cầu: Nâng cao vị thân, phát triển trước cơng việc với mức lương phù hợp để tiền đề cho nhu cầu tiến xa - Xác định phạm vi đàm phán: Mong muốn: trúng tuyển Ngân hàng với mức lương 20tr/tháng Tối thiểu: Trúng tuyển vào ngân hàng Lý tưởng: trúng tuyển vào Ngân hàng Tối đa: trúng tuyển vào ngân hàng với mức lương 25tr/tháng - Phân loại: Quan trọng: Trúng tuyển vào vị trí trưởng phòng Ngân hàng - Thu thập thông tin đàm phán: + Qua người thân: Chị Mai có bạn thân làm bên Ngân hàng sacombank, biết mức lương chi cho nhân viên nằm top khác Ngân hàng hoạt động, môi trường làm việc chuyên nghiệp Khi vào làm hội cho nhân viên phát triển thân Ngoài Ngân hàng Sacombank có chế độ thưởng nóng, nhân viên đạt thành tích tốt + Qua q trình tìm hiểu thơng tin mạng xã hội, Ngân hàng tạo nhiều uy tín, thiện cảm khách hàng, 02 năm gần Sacombank tăng trưởng mạnh doanh số huy động, cho vay, dịch vụ…nằm top 10 ngân hàng lớn Việt Nam Lợi nhuận năm 2015 tăng 35% so với năm 2014 Đây tiền đề đàm phán lương, cho chị + Thông tin từ trưởng phòng, lãnh đạo… người quen làm vị trí để đưa lời khuyên Họ nhận định Ngân hàng có tiềm phát triển - - Xác định phương án thay thế: + Đưa phương án Phương án 1: Làm vị trí trưởng phòng kinh doanh với mức lương 18 trđ/tháng suốt trình làm việc Phương án 2: Làm trưởng phòng kinh doanh với lương thử việc vòng tháng đầu 15trđ/tháng, thời gian thử việc làm việc tốt nâng mức lương lên 20 trđ/tháng Phương án 3: năm làm việc 15trđ/tháng, sau năm đạt tiêu, tăng trưởng tốt lương 25trđ/tháng Phương án tốt triển vọng phương án - Tìm hiểu đối tác đàm phán: + Đối tác đàm phán bao gồm: giám đốc chi nhánh, trưởng phòng nhân hội sở, giám đốc khối kinh doanh Đây người có tầm hiểu biết lớn kinh doanh lĩnh vực ngân hàng, tầm nhìn sử dụng người công việc Họ nắm rõ chuyên môn, nghiệp vụ kinh nghiệm ứng viện tham gia trao đổi đàm phán Vì cần chuẩn bị tốt kiến thức, ngồi hình, cách thể tham gia đàm phán - Xác định chiến lược, chiến thuật đàm phán Cách thể tự tin, thân người có lực, thể hết khả mình, đưa thành tích đạt trình làm việc để khảng định phù phù hợp với công việc lựa chọn việc đắn - - Chuẩn bị chương trình nội dung đàm phán: Xây dựng lộ trình đàm phán, từ giới thiệu, chào hỏi tạo ấn tượng cho nhà tuyển dụng, trả lời câu hỏi, nói thành tích bân thân, kinh nghiệm quan hệ, đưa mức lương phù hợp Chiến thuật: tự tin, mỉm cười, tạm ngừng lúc, lấy sách lương thưởng Cơng ty để thương lượng Đưa tình xử lý cơng việc cụ thể phân tích tình khảng định việc làm tình phù hợp thời điểm - Một số chuẩn bị khác: Cách trang điểm phù hợp khơng q nhạt nhòa khơng q đậm Tóc để mầu đen, xõa ngang vai Trang phục cơng sở, giầy cao gót Phong cách thể hiện: nhanh nhẹn, động, vui vẻ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “ Kỹ quản trị”, PGS TS Ngô Kim Thanh TS Nguyễn Thị Hoài Dung chủ biên, NXB Đại học kinh tế Quốc dân Giáo trình Kỹ quản trị - trường Đại học kinh tế Quốc dân - Hệ đào tạo từ xa Các sách tham khảo đàm phán, giao dịch kinh doanh khác - ... DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình “ Kỹ quản trị , PGS TS Ngô Kim Thanh TS Nguyễn Thị Hoài Dung chủ biên, NXB Đại học kinh tế Quốc dân Giáo trình Kỹ quản trị - trường Đại học kinh tế Quốc dân... dụ minh họa chuẩn bị kỹ đàm phán Tình đàm phán vấn đề lương xin việc chị Đặng Thị Ngọc Mai Chị Đặng Thị Ngọc Mai sinh năm 1985, tốt nghiệp Đại học kinh tế quốc dân khoa quản trị kinh doanh Hiện... phán bên A Tránh rủi ro phát sinh trách nhiệm luật phát tương lai -  Kết luận : Kỹ đàm phán tổng hòa kỹ nhân kỹ tư Để đàm phán thành công cần có kiến thức giao tiếp, am hiểu tâm lý học, nhiều