Quản trị kinh doanh : Phát triển kỹ năng quản trị part 4 doc

CHƯƠNG QUẢN LÝ SỰ CĂNG THẲNG TĂNG CƯỜNG HIỆU QUẢ CÁ NHÂN THƠNG QUA QUẢN LÝ STRESS Stress gây tác động phá hoại Hậu chúng khả tập trung, lo lắng, suy nhược đến rối loạn tiêu hoá, kháng thể bệnh tật, bệnh tim Đối với tổ chức, hậu chúng vắng mặt, tinh thần công nhân thấp đến tai nạn tỷ lệ thuyên chuyển cao (Sailer, Schlacter, Edwards 1982; Selye, 1976) Đáng tiếc, diễn đàn khoa học tập trung vào hậu stress Rất đề cập đến làm để đối phó hiệu với stress chí cách phịng ngừa Chúng ta thảo luận mơ hình để hiểu stress học cách đối phó với chúng Mơ hình xác định loại stress gặp phải chủ yếu người quản lý, hành động stress, số nguyên nhân mà trải qua nhiều hành động tiêu cực (tiết lộ công việc) người khác Phần sau trình bày số quy tắc chung để quản lý thích nghi với stress, với số ví dụ cụ thể hướng dẫn thuộc hành vi Mô hình stress đưa hình 2.1 bao gồm thành phần Thứ nhất, cảm nhận stress đến từ loại stress Chúng xem tác nhân gây phản ứng cá nhân sinh lý tâm lý cá nhân Mặc dù mức độ stress vừa phải hướng đến việc tăng kết thực thoả mãn Mức stress cao thời kỳ dài đến bệnh lý (lo âu, bệnh tim, suy nhược thần kinh) Bốn loại stress - thời gian, lường trước, tình trạng, đối phó Mỗi loại tạo kết tiêu cực Tuy nhiên cá nhân khác mức độ loại stress này, dẫn đến kết bệnh lý hay tâm thần Những mà Eliot Breo (1984) gọi “hot reactors” có nghĩa họ chịu đựng phản ứng tiêu cực cao từ stress, số người khác có khả phục hồi tốt Điều kiện thể lực, đặc tính nhân cách, chế hỗ trợ xã hội việc giảm nhẹ stress Khả đối phó với stress xem khả phục hồi Về tác động, phục hồi hoạt động tiêm chủng để chống lại ảnh hưởng stress Điều giúp giải thích vận động viên thực tốt trận “thi đấu lớn” người khác thực tồi tệ Một số nhà quản lý trơng nhà chiến lược tài ba tình lâm nguy, người khác ẩn áp lực NGƯỒN STRESS Đối đầu Thời gian Tình Lường trước PHẢN ỨNG LẠI Sinh lý học Tâm lý học PHỤC HỒI Cơ thể Tâm lý học Xã hội học ẢNH HƯỞNG TIẾP CẬN THỜI GIAN YÊU CẦU HẠN CHẾ STRESS Thường xuyên Chủ động Dài hạn PHÁT TRIỂN CHIẾN LƯỢC PHỤC HỒI Lâu dài Tiên phong Thời gian vừa phải HỌC CƠ CHẾ ĐỐI PHÓ TẠM THỜI Ngắn hạn Phản ứng lại Trực tiếp Hình 2.1 – Mơ hình stress Các cá nhân muốn sử dụng phương pháp khác để đối phó với stress Một số phương pháp, rút lui, tham chiến, chán nản có khuynh hướng phản tác dụng Các phương pháp khác cải thiện điều kiện sức khoẻ cảm xúc, thiết lập hệ thống hỗ trợ xã hội, thư giãn, cho phép nhà quản lý khai thác lợi ích tích cực từ stress, kiểm tra kỹ giải vấn đề, giao tiếp Trong việc quản lý stress, sử dụng cách tiếp cận phân tầng cụ thể xem hiệu nghiệm Thứ nhất, cách hiệu để quản lý stress hạn chế tối thiểu hoá stress với chiến lược chủ động Những điều tạo môi trường cho cá nhân khơng có stress (Weick, 1979) Một cách tiếp cận thứ hai cho cá nhân tăng cường khả họ để khống chế stress, tăng khả hồi phục Cách gọi cách tiếp cận tiên phong thiết kế với hành động chủ động nhằm chống lại tác động tiêu cực stress Thứ ba, việc phát triển kỹ thuật ngắn hạn để đối phó với stress cần thiết yêu cầu phản hồi trực tiếp Chúng cách tiếp cận bị động mà người áp dụng chổ phương thuốc để giảm tạm thời tác động stress QUẢN LÝ STRESS Trong phần sau, ba thành phần mơ hình stress bàn bạc chi tiết Chúng ta theo trình tự chủ đề hình 2.1 Các nguồn gây stress Có nhóm nguồn stress liệt kê bảng 2.1, nhóm minh hoạ câu chuyện người lái xe cứu thương để bắt đầu chương Thứ nhất, stress thời gian, nói chung có nhiều việc phải làm khoảng thời gian ỏi Loại stress xác định nguồn stress phổ biến thông thường mà nhà quản lý gặp phải tổ chức Hoa Kỳ (Mintzberg, 1973; Carlson, 1951; Sayles, 1964) Một lý mà văn hoá Hoa kỳ nhạy cảm thời gian, điều tăng lên hàng năm Chẳng hạn, 15 năm trước bạn hỏi thời gian người trả lời “khoảng 2:30” Bây giờ, họ trả lời “2:28, chí 2:28:43’” Một nhấn mạnh vào thời gian chứng cho nhiều cách mà nói thời gian Chúng tơi có thời gian, giữ thời gian, mua thời gian, tiết kiệm thời, ghi thời gian, chi tiêu thời gian, bán thời gian, thời gian, giết thời gian, Ngược lại với người da đỏ Hopi tây nam Hoa kỳ, người chí khơng sử dụng từ “thời gian” Họ sử dụng từ theo khứ, tại, tương lai Một nhóm stress thứ hai stress đối đầu, stress xuất phát từ tương tác cá nhân Hầu hết người chịu tác động suy yếu từ cãi vã với bạn bè, bạn phòng, vợ chồng, hay phải cố gắng làm việc với công nhân hay người giám sát mà trước có xung đột cá nhân; hay cố gắng thực cơng việc nhóm thiếu tin tưởng hay liên kết Những loại stress bắt nguồn từ đối đầu giao tiếp xung đột Loại stress đối đầu thường xảy người quản lý Thường có ba kiểu xung đột - xung đột vai trị nơi mà có xung đột vai trò trò thực thành viên nhóm; xung đột vấn đề - bất đồng cách giải vấn đề; xung đột tương tác - cá nhân thất bại việc liên kết với nhau, hay đối lập với người khác (Hamner Organ, 1978) Nhiều tác giá minh chứng stress đối đầu tổ chức gây tác động tiêu cực suất thoả mãn (Argyris, 1964; Likert, 1967), stress đối đầu định nghĩa Schutz (1958) trái tim hoạt động bất thường hầu hết tổ chức Dĩ nhiên stress đối phó thường xuyên tác động nhà quản lý có trách nhiệm liên quan đến người thiết bị Mức độ cao stress đối đầu tồn nhà quản lý phải thường xuyên phải làm việc với người khác, người chịu trách nhiệm cá nhân nơi làm việc (French Caplan, 1972) Quan hệ tồi người gây mức stress Zand (1972) đưa vào phần diễn đàn tin tưởng giao tiếp, cho biết thiếu tin tưởng cá nhân không ngăn cản giao tiếp có chất lượng, chia thơng tin, định hoàn hảo, khả giải vấn đề, mà cịn gây mức stress cao cho cá nhân Một nhóm stress thứ ba stress hồn cảnh, phát sinh mơi trường nơi mà cá nhân tồn hay từ hoàn cảnh cá nhân Một hình thức stress hồn cảnh thông thường điều kiện làm việc không phù hợp Nhóm stress sau stress lường trước mà bao gồm kiện khơng tán thành tiềm có nguy xảy - điều khơng may mắn chưa xảy xảy Các kết stress từ lường trước (sợ hãi) Trong trường hợp người lái xe cứu thương Sự lường trước lặp lại người chứng kiến nỗi đau đớn chết biểu thị stress lường trước Chẳng hạn, tin Mỹ Iran Beirut bị stress nặng nề nỗi đe doạ chết hay trừng phạt người bắt cóc Schein (1960) báo cáo thay đổi hành vi tâm lý đáng kể diễn tù nhân Mỹ chiến tranh Triều Tiên Ơng ta xác định stress lường trước (đe doạ bị phạt phục dịch) yếu tố chi phối đến bệnh lý liên quan đến tâm sinh lý người tù Stress lường trước không thiết khơng hài lịng hay phục vụ gây stress Schachter (1959), Milgram (1963), số tác giả khác đúc kết mức độ stress cao số chủ đề nói lên họ chịu đựng tiếng ồn, sốc nhẹ, hay trở nên khơng thoải mái hành động họ Nỗi sợ hãi lúng túng trước đồng nghiệp thuộc loại stress lường trước thông thường Nỗi lo sợ hưu, nhiệt huyết theo tuổi tác xác định Levison (1978), Hall (1976), biểu khác bệnh lý thông thường HẠN CHẾ STRESS Bởi hạn chế stress chiến lược giảm stress thường xun, ưu thích Và khơng thể chí khơng mong đợi cá nhân để hạn chế stress họ gặp phải Họ hạn chế cách hữu hiệu stress nguy hại Một cách để chủ động với mơi trường bị động (Weick, 1979) Các cá nhân tích cực làm việc để tạo nhiều hồn cảnh mơi trường thích hợp để sống làm việc, làm điều hạn chế stress cách hợp lý Hạn chế stress thời gian thông qua quản lý thời gian Như đề cập trước đây, stress thời gian nguồn stress lớn nhà quản lý chẳng hạn, nghiên cứu Minzberg (1973) Kotter (1982) cho biết nhà quản lý thường ngắt (khoảng 50% cơng việc họ sau chín phút hay hơn); họ gắn kết kế hoạch dài hạn, phân mảnh, chia nhỏ định rõ thời gian sử dụng đa dạng Một nghiên cứu cổ điển khác sử dụng thời gian quản lý cho biết, trung bình, khơng có người quản lý làm việc 20 phút lúc mà khơng có ngắt quảng, hầu hết thời gian người quản lý bị chi phối người quấy nhiễu, cố chấp hay cấp (Carlson, 1951) Guest (1956) phát quản đốc gặp phải từ 237 đến 1073 rắc rối rải rác ngày Quản lý thời gian hiệu cho phép nhà quản lý năm kiểm soát thời gian họ tổ chức thành phần công việc môi trường hỗn độn Điều quan trọng cách quản lý thời gian sư nhận thức Thông thường, stress thời gian gây tính cách cá nhân nhu cầu mạnh mẻ quyền lực, kiểu nhận thức tập trung vào chi tiết, hay khuynh hướng nhận nhiều công việc Trừ người nhận thức nhu cầu, khuynh hướng hay kiểu hành vi, điều tốt để đưa số kinh nghiệm việc quản lý thời gian Chẳng hạn, người quản lý biểu tính cách loại A- người có đặc tính thù địch, cạnh tranh, khẩn trương, kiểu hành vi nổ - gợi ý nên thực chuyến nghỉ mát hay thực bước để lấy lại mức cân có lẽ chẳng để ý Những gợi ý đối lập với bảng đánh giá tính cách loại A; nghỉ mát thành phần công việc Bạn hồn tất bảng đánh giá tính cách loại A phần tiền đánh giá, bàn cách chi tiết sau Điểm mấu chốt khả tự nhận thức sở quan trọng để xây dựng thời gian quản lý stress Bảng 2.2 Các chiến lược quản lý nhằm hạn chế stress LOẠI STRESS CHIẾN LƯỢC HẠN CHẾ Thời gian Quản lý thời gian Uỷ quyền Đối đầu Uỷ quyền Khả giao tiếp Hoàn cảnh Thiết kế lại công việc Lường trước Sắp xếp ưu tiên Hoạch định Việc thực chiến lược quản lý thời gian yêu cầu nhận thức khuynh hướng người việc sử dụng thời gian theo cách cụ thể Một danh sách đề nghị bảng 2.3 cho biết số mẫu hành vi chung hầu hết cá nhân cách thức sử dụng thời gian họ Trong nhiều tình huống, xu hướng biểu phản hồi thích hợp Ví dụ, “chúng ta làm cơng việc hoạch định trước việc chưa hoạch định”, số cơng việc quan trọng khơng hồn thành Bởi “chúng ta làm công việc khẩn cấp trước công việc quan trọng”, tự nhận thức việc kiểm soát khẩn cấp đặn sở ngắn hạn thay lập thời gian biểu cho việc hoạch định dài hạn Bởi “chúng ta làm cơng việc dễ trước cơng việc khó khăn”, thời gian bị chiếm công việc đời thường vấn đề dễ dàng giải vấn đề quan trọng lại chưa giải Thời gian loại stress phổ biến, quản lý thời gian công cụ hữu hiệu để đối phó với stress, đưa công cụ phần tiền đánh giá để giúp chuẩn đoán khả quản lý thời gian bạn - điều tra quản lý thời gian Phần điều tra áp dụng cho người; phần thứ hai áp dụng cá nhân quản lý hay làm việc tổ chức Thông tin điểm số trang 547 phụ lục I cho biết bạn quản lý thời gian có tốt người khác khơng Kinh nghiệm giải thích phía tương ứng với số mục điều tra tiền đánh giá Bảng 2.3 Một số cạm bẫy tiềm quản lý thời gian Chúng ta làm công việc mà Chúng ta sẵn sàng phản ứng lại muốn trước công việc công việc cấp thiết khẩn cấp Chúng ta làm công việc thú vị mà không muốn làm Chúng ta làm công việc mà trước công việc nhàm tẻ Chúng ta làm công việc thuận lợi biết làm chúng nhanh với mục tiêu cá nhân những cơng việc mà khơng cơng việc mang tính trị biết phải làm Chúng ta làm công việc dể dàng Chúng ta thường đợi đến thời hạn cuối trước cơng việc khó khăn trước sẵn sàng bắt tay thực Chúng ta làm cơng việc Chúng ta làm công việc thời thời gian trước công việc hạn gần kết thúc Chúng ta phản ứng lại sở nhiều thời gian Chúng ta làm cơng việc có sẵn mong muốn Chúng ta phản ứng lại dựa tác nguồn lực Chúng ta làm công việc động việc làm hay lên kế hoạch (chẳng hạn, họp) khơng làm cơng việc Chúng ta đề cập đến công việc trước công việc đột xuất Chúng ta làm công việc nhỏ trước công việc lớn Chúng ta thực công việc theo kế hoạch trước cơng việc trình tự đến ngồi kế hoạch Chúng ta đáp ứng yêu cầu Chúng ta làm công việc theo người khác trước yêu cầu chúng nguyên lý bánh xe cót két (bánh xe cót ta két cần mỡ bơi trơn) Chúng ta làm công việc khẩn cấp Chúng ta làm việc theo ảnh hưởng trước công việc quan trọng nhóm Điều tra quản lý thời gian liệt kê kỹ thuật kinh nghiệm dựa nghiên cứu quản lý thời gian Trong khi, stress thời gian không thường xuyên phải gặp nhà quản lý sinh viên có nhiều thời gian nhàn rỗi (trở nên chán) Vì thế, kinh nghiệm liên quan đến vấn đề ngược lại có q thời gian gây nên q tải Thực tế khơng có cá nhân hay phải thực tất kỹ thuật quản lý thời gian lúc Thời lượng cho việc cố gắng thực kỹ thuật trở nên tràn lan lại dẫn đến gia tăng stress thời gian Vì thế, cách tốt phối hợp vài kỹ thuật thời điểm ngày hay nơi làm việc Việc sử dụng thêm 10% thời gian hay sử dụng thêm 30 phút ngày tạo nên kết việc đáng kể so với hàng tháng hay năm Quản lý thờigian hữu hiệu không giúp cá nhân nhiều ngày làm việc, mà hạn chế cảm giác stress tải liên quan đến áp lực thời gian Các nguyên tắc quản lý thời gian Qui tắc - đọc có chọn lọc - chủ yếu áp dụng cá nhân có nhiều tài liệu mà họ phải đọc thư từ, tạp chí, báo, sách, sách tham khảo, dẫn, Ngoại trừ bạn đọc với mục đích thư giản, hầu hết việc đọc phải thực theo cách đọc lướt hầu hết chúng, đồng thời nên dừng lại chỗ xem quan trọng Thậm chí hầu hết tựa đề không thiết phải đọc, trừ điểm quan trọng thường đầu đoạn hay phần Hơn nữa, bạn gạch dịng hay làm bật mà bạn cho quan trọng, bạn có thêm xem lại chúng cách nhanh chóng bạn cần Qui tắc - làm danh sách công việc thực công việc ngày - qui tắc thông thường bạn hoạch định trước công việc ngày mà khơng cần phải sử dụng trí nhớ (bạn ghi công việc danh sách, đừng để nhiều mẫu giấy nhỏ) Qui tắc - có khơng gian cho việc giữ việc khơng gian Đừng để thứ vào nơi làm thời gian bạn cách: bạn cần nhiều thời gian để tìm số thứ cần, bạn tạm thời bị ngắt công việc bạn làm vài thứ khác Chẳng hạn, tài liệu vài dự án đặt tất bàn, bạn chuyển từ dự án sang dự án khác, bạn phải đưa mắt di chuyển tài liệu Qui tắc - ưu tiên công việc - nghĩa ngày bạn tập trung vào công việc quan trọng nhất, đừng để công việc khẩn cấp chi phối việc khác Hầu hết người gặp phải yêu cầu khẩn cấp thời gian, chúng không phân loại ưu tiên, bạn dể dàng đến cuối ngày tự hỏi chưa làm điều Trong suốt chiến thứ II, với vô số công việc phải thực Tướng Dwright D Eisenhower thành công việc quản lý thời gian theo qui tắc cách chặt chẽ Anh ta lập luận công việc chưa khẩn cấp đợi; khơng quan trọng thực cơng việc khác Qui tắc - thực công việc quan trọng thời điểm, số công việc thông thường lúc - nghĩa bạn thực nhiều cơng việc lúc cơng việc thường ngày hay yêu cầu suy nghĩ Qui tắc cho phép nhà quản lý hồn tất nhiều cơng việc thơng thường với thời gian (ký thư nói chuyện điện thoại) Qui tắc - làm danh sách công việc từ đến 10 phút thực theo ý thích giúp sử dụng khoảng thời gian nhỏ mà hầu hết người có ngày (chẳng hạn phải đợi bắt đầu, họp hay kiện, chí nói chuyện điện thoại) Tuy nhiên, cần nhận thức công việc nhỏ nhặt thực khoảng thời gian phải theo trình tự cơng việc có mức ưu tiên cao Qui tắc - chia nhỏ dự án lớn - giúp bạn tránh cảm giác mức từ công việc khẩn cấp, quan trọng lớn Cảm giác công việc lớn để thực ảnh hưởng đến cảm giác tải chần chừ Qui tắc - xác định 20% công việc trọng yếu - liên quan đến luật pareto, phát biểu 20% cơng việc tạo 80% kết Vì thế, điều quan trọng để phân tích cơng việc nằm 20% công việc quan trọng để tập trung thời gian bạn cho cơng việc Qui ắtc - dành thời gian tốt bạn cho vấn đề quan trọng - cho biết thời gian dành cho công việc vặt không nên thời gian tốt bạn Hãy thực công việc thông thường mức lực thấp nhất, đầu óc bạn khơng sắc bén, hay thời điểm đỉnh cao bạn Việc dành thời gian lúc lực lên cao để thực công việc khẩn cấp quan trọng Như Carlson (1951) người quản lý giống rối bị kéo sợi dây từ đám đông lạ vô tổ chức Đừng để công việc khác làm ngắt quảng thời gian tốt bạn với yêu cầu khơng mong muốn Bạn phải kiểm sốt nó, không khác Qui tắc 10 - gợi ý bạn phải chiến đấu dành số thời gian ngày công việc khác không cần Bạn sử dụng thời gian để thực công việc quan trọng khẩn cấp, hay để suy nghĩ Nó khoảng thời gian trước người thức dậy hay sau người ngủ hay nơi đến Điều quan trọng nên cần tránh gây cấn suốt ngày hay ngày, mà kiểm sốt cá nhân theo dịng thời gian bạn Qui tắc 11 - đừng chần chừ - gợi ý bạn thực công việc tức khắc, bạn thời gian cơng sức bạn trì hỗn Dĩ nhiên, bạn phải đảm bảo không nên thời gian cho bận tâm việc vặt mà xao lãng công việc quan trọng Ranh giới chần trừ thưòi gian một, bạn phải giữ đầu qui tắc bảng 2.3, bạn tránh chần chừ gánh nặng chuyện vặt vãnh Qui tắc 12 - kiểm sốt dịng thời gian sử dụng - điều chiến lược quản lý tồn thời gian Khơng thể cải tiến cách thức quản lý thời gian hay giảm stress thời gian trừ bạn phải sử dụng thời gian bạn Bạn phải kiểm soát phân đoạn nhỏ thời gian để thực hoạt động cần thiết, không nên ngắn mà tạo nên gánh nặng ghi nhận (các thời kỳ khoảng 30 phút) Các phần thực hành ứng dụng kỹ khuyên bạn kiểm sốt thời gian thành phân đoạn tuần Một cách để phân tích phân đoạn thời gian sau chúng ghi nhận sử dụng điểm số đánh giá bảng 2.4 loại hoạt động mà trùng hợp với C’s D’s Qui tắc 13 - thiết đặt thời hạn cuối - giúp bạn cải thiện hiệu sử dụng thời gian Các công việc mở rộng có nhiều thời gian, bạn không thời hạn cuối, công việc bị kéo dài bạn cần Qui tắc 14 - thực công việc phát sinh đợi - hiểu đơn giản tránh đánh khoảng 20% thời gian trung bình người ngày Trong đợi, cố gắng đọc, hoạch định, chuẩn bị, nhẩm lại, xem lại, tóm lược, hay thực cơng việc khác mà giúp hồn thành phần cơng việc bạn Bảng 2.4 mơ hình phân tích phân đoạn thời gian Mỗi cơng việc phân tích đánh giá theo chiều sau: TẦM QUAN TRỌNG SỰ UỶ THÁC a Rất quan trọng - phải thực a Chỉ có tơi làm b Quan trọng - nên thực b Có thể uỷ quyền cho gần gũi với (con, hay thuộc cấp) c Không quan trọng - hữu c Có thể uỷ quyền cho người khơng ích khơng thiết gần gũi (bên ngồi gia đình, nhân d Khơng quan trọng - khơng thực viên) TƯƠNG TÁC TÍNH KHẨN CẤP a Tơi phải nhìn thấy người a Rất khẩn cấp - phải thực b Khẩn cấp - nên thực sớm c Khơng khẩn cấp - thực sau d Thời gian khơng thành vấn đề ngày b Tơi cần nhìn thấy người thường xuyên (không phải hàng ngày) c Tôi cần nhìn thấy người d Tơi khơng cần nhìn thấy người Qui tắc 15 - làm cơng việc bề bộn vào lúc ngày Bởi vì, tự nhiên để cơng việc đơn giản khỏi cơng việc khó khăn (bảng 2.3) ấn định khoảng thời gian cụ thể để thực cơng việc bề bộn nhằm đảm bảo tránh sử dụng thời gian không hữu hiệu Từ chối trả lời thư hay đọc tạp chí ngoại trừ thời điểm cụ thể để đảm bảo hoạt động không chỗ khoảng thời gian ưu tiên Qui tắc 16: kinh nghiệm quan trọng để giảm stress quản lý thời gian - cố gắng hoàn tất hay hồn tất cơng việc ngày Vào cuối ngày mà chẳng có cơng việc hồn tất làm gia tăng tải trọng stress thời gian Mặt khác, việc hồn tất cơng việc tạo ý nghĩa niềm tin giải phóng stress Qui tắc 17 - lập thời khoá biểu cá nhân - thời gian diễn liên tục Bạn sử dụng khoảng thời gian ngắn trạng thái Thời gian nên sử dụng lên kế hoạch, xếp ưu tiên, mua cổ phiếu, cầu nguyện, dàn xếp, hay thư giãn Thời gian cá nhân giúp bạn trì tự nhận thức Qui tắc 18 liên quan đến kiểm soát não - đừng có lo lắng cách liên tục điều Chỉ cho phép lo lắng thời gian cụ thể nhằm giải phóng đầu óc, lực tập trung vào công việc tới Qui tắc 19 - có mục tiêu dài hạn - cách để trì tính kiên định cơng việc hoạt động Bạn hữu hiệu tổ chức tốt khơng thể hồn thành việc trừ bạn có định hướng rõ đầu bạn Qui tắc 20 - gợi ý đơn giản người nên tìm tịi liên tục cách thức để cải tiến quản lý thời gian họ Các qui tắc nhà quản lý Một danh sách qui tắc thứ hai phù hợp việc thực hành nhà quản lý bao gồm hoạt động mà nhà quản lý cam kết thực nơi làm việc Chẳng hạn, chín nguyên tắc đầu liên quan đến việc điều hành họp Từ nhà quản lý cho biết xỉ 70% thời gian họ sử dụng họp (Mintzberg, 1973; Cooper Davidson, 1982), kinh nghiệm hữu ích việc hạn chế hao phí thời gian họp Qui tắc - tổ chức họp thường nhật vào cuối ngày - kinh nghiệm cho biết lực mức sáng tạo cao vào đầu ngày khơng nên phí thời gian cho vấn đề lặt vặt Hơn nữa, thời hạn kết thúc đặt cho họp Qui tắc - tổ chức họp ngắn - đơn giản đảm bảo cho họp diễn nhanh chóng Tạo nên thoải mái cho họp dài Qui tắc - đặt giới hạn thời gian - thiết đặt mong đợi họp kết thúc tạo bầu khơng khí thoải mái suốt thời gian họp Qui tắc - huỷ họp - gởi thông báo tổ chức vào dịp khác thấy cần thiết Vì thế, họp phải tổ chức cho có hiệu hiệu thời gian Qui tắc 5, - có chương trình nghị sự, đánh dấu mục quan trọng, xem xét chúng vài phút - giúp người chuẩn bị họp, đánh dấu vào chủ đề, trì định hướng cho công việc Nhiều vấn đề bị đề cập bên họp chúng thảo luận chương trinh thức Người quản lý phải nói rõ chương trình nghị vào đầu buổi họp Ghi nhớ lại nội dung họp để đảm bảo khơng bỏ sót vấn đề Qui tắc - bắt đầu họp - nhằm đảm bảo người đến (một số người quản lý đưa thời gian họp với thời gian lẽ, chẳng hạn 10:13 AM để đảm bảo có vài phút linh động) Qui tắc - chuẩn bị nhanh vài phút theo dõi - đưa lần nội dung chưa giải Nó tạo mong đợi hầu hết công việc phải thực bên họp Qui tắc 10 - khuyến khích cấp đề xuất cách giải vấn đề - đề cập phần sau uỷ thác Mục đích hạn chế khuynh hướng uỷ thác ngược, điều có nghĩa cấp uỷ thác số vấn đề khó khăn cho người quản lý bị yêu cầu ý tưởng giải pháp Nó hiệu người quản lý lựa chọn người uỷ thác phù hợp với khả họ Qui tắc 11 - gặp gở khách mời bên Qui tắc 12 - đến văn phòng cấp Qui tắc 13 - đừng bỏ qua kế hoạch ngày Qui tắc 14 - có người để trả lời điện thoại Qui tắc 15 - có khơng gian làm việc liên tục Qui tắc 16 - làm rõ công việc mẫu giấy nhỏ Qui tắc 17 - giữ cho nơi làm việc Qui tắc 18, 19 20 liên quan đến vấn đề uỷ thác - kỹ thuật quản lý thời gian Nhà quản lý tốt uỷ thác công việc cho người khác (qui tắc 18) Qui tắc 19 20 nhắm vào yếu tố quan trọng uỷ thác hiệu Hạn chế stress đối đầu hồn cảnh thơng qua uỷ thác khéo léo Hầu hết kỹ thuật quản lý thời gian liên quan đến việc thay đổi thói quen công việc hay hành vi cá nhân Cải tiến thời gian sử dụng diễn cá nhân định tiến hành thay đổi cá nhân Những hành động mà người khác không để ý Tuy nhiên quản lý thời gian hiệu phải quan tâm đến hành vi người khác Một số người khác tạo trở ngại cho việc sử dụng thời gian hiệu Một yếu tố quan trọng hạn chế stress đối đầu hồn cảnh, hay cịn gọi uỷ thác khéo léo Uỷ thác tiến trình giao trách nhiệm hoạt động cơng việc cho cấp Điều quan trọng uỷ thác hiệu nhấn mạnh học giả quản lý hàng đầu, L 10 Urwick, ơng thấy “khơng có uỷ thác, khơng có tổ chức hoạt động hiệu Quan điểm hỗ trợ xem xét lợi ích uỷ thác Như trình bày bảng 2.5, uỷ thác hợp lý tăng cường chất lượng làm việc, khả cam kết công nhân, hiệu lực quản lý Bảng 2.5 thuận lợi uỷ thác khéo léo Uỷ thác làm tăng thời gian tự cá Uỷ thác tăng cường cam kết nhân nhà quản lý, cho phép thuộc cấp cơng việc nhiều quản lý thời gian hiệu tổ chức Sự tham gia vào việc Uỷ thác giúp phát triển khả định cải thiện tinh thần hiểu biết kiến thức thuộc cấp tính hiệu cơng việc, thúc đẩy hồn thành cơng thuộc cấp tăng lên, tăng việc hiệu quản lý Uỷ thác thường cải thiện chất lượng Uỷ thác chứng tỏ niềm tin tin cậy công việc tiếp nhận thông tin mang đến từ thuộc cấp, người tiếp xúc gần gũi vào thuộc cấp mà dẫn đến thực cơng việc tốt giao tiếp cá nhân công việc hàng ngày nhà quản lý tốt Uỷ thác tăng hiệu người quản lý tổ chức với cơng việc thực với chi phí uỷ thác tăng cường lực cá nhân nhà quản lý tổ chức Các hạn chế uỷ thác Một vài điều tra quản lý dã thu thập số nguyên nhân không thực uỷ thác, xem nguyên tắc uỷ thác (preston Zimmerer, 1978; Newman Warren, 1977) Những nguyên lý tổ chức thành nhóm Quan điểm thuộc cấp Những người uỷ thác không hiệu nghĩ thuộc cấp không đủ khả thực công việc, không quan tâm đến việc nhận nhiều trách nhiệm hơn, khơng nên dính dáng đến công việc liên quan đến xếp Thiếu tự tin cá nhân Nhiều nhà quản lý sợ họ bị thừa nhận phần thưởng liên quan đến công việc thực hiện, không mong muốn chia chun mơn hay hay “bí mật thương mại”, họ cảm nhận họ biết tất chi tiết dự án phân công, hay không mong muốn chịu trách nhiệm lỗi thuộc cấp Sở thích cá nhân Người quản lý khơng uỷ thác thường thích làm cơng việc thường ngày họ, thích thực cơng việc uỷ thác quan tâm đến đào tạo thuộc cấp, hay cảm giác bách phải nhiều vào đơn vị công việc Quyết định uỷ thác 11 Trước hết, người quản lý phải định thích hợp thuộc cấp việc thực cơng việc định Các trả lời cho câu hỏi hỗ trợ cho nhà quản lý định Những câu hỏi thích hợp cơng việc giao uỷ thác cho người hay nhóm Thuộc cấp có thơng tin cần thiết, chun mơn hay khơng? Các thuộc cấp nhiều trường hợp có chất lượng tốt việc định thực cơng việc họ gần gũi với khách hàng, chi phí ẩn, tiến trình sản xuất, vân vân Họ gần gũi với hoạt động thường ngày Thuộc cấp có cam kết cần thiết thành công dự án hay khơng? Sự tham gia tiến trình định làm tăng cam kết kết cuối Khi người công nhân cung cấp quyền thực cơng việc (cái gì, thực công việc), họ sẽ tham gia vào tiến trình định để đảm bảo tính hợp tác Trong tham gia tăng thời gian yêu cầu cho việc định, giảm đáng kể thời gian yêu cầu thực cơng việc Khả thuộc cấp có mở rộng công việc giao hay không? Sự uỷ quyền trở nên tồi tệ xem chế mà xếp dùng để đẩy cơng việc khơng mong muốn Vì thế, uỷ thác phải phù hợp phải phản ảnh triết lý quản lý tổng quát nhấn mạnh đến phát triển công nhân Tăng cường khả mối quan tâm thuộc cấp phải trọng tâm cơng việc uỷ thác Thuộc cấp có chia (với quản lý người khác) giá trị hay triển vọng chung? Nếu thuộc cấp không chia quan điểm, giải pháp chấp nhận, phương tiện khơng thích hợp, sai sót kéo dài mà yêu cầu giám sát kiểm soát thường xuyên Sự trùng khớp viễn cảnh rõ ràng mục tiêu thuộc cấp điều cốt lõi Người quản lý có điều cơng việc mà phải nói với người uỷ thác: gì, nào, Các nghiên cứu cho thấy người quan trọng ln nói sao, người quan trọng thường đơn nói Các thuộc cấp nói làm mà nhà quản lý phân loại chúng thông điệp mà họ đưa Nó phải bao gồm Liệu có đủ thời gian để thực công việc uỷ thác hiệu quả? Nó thời gian để tiết kiệm thời gian Để tránh hiểu nhầm, điều cấp thiết nhà quản ly nhiều thời gian để giải thích cơng việc thảo luận phương án hay trình tự lựa chọn, xếp để kiểm tra tiến trình đặt câu hỏi Năm điều xem xét cho phép nhà quản trị định chuẩn tắc uỷ thác Chúng hữu ích việc định hình thức uỷ thác mà phù hợp định hay vấn đề Đó là, để định uỷ thác công việc, nhà quản lý phải định có liên quan đến cá nhân hay nhóm uỷ thác Nếu định đưa hình thức nhóm, điều quan trọng định thẩm quyền nên có (chẳng hạn, điều tra vấn đề khám phá lựa chọn, hay định cuối cùng), liệu nhà quản lý có phải tham gia vào hoạt động nhóm Bảng 2.6 cho khung phân thích cho lựa chọn cá hình thức uỷ thác khác Bảng 2.6 Các dẫn cho việc lựa chọn mơ hình khác uỷ thác 12 CÁC CÂU HỎI Bạn có nên uỷ thác cho thuộc cấp hay khơng? Bạn có nên dẫn thuộc cấp hình thành nhóm hay khơng? CÁC CÂN NHẮC A Uỷ thác Họ có thơng tin hay kỹ phù hợp Sự chấp nhận hay hiểu biết họ quan trọng Phát triển cá nhân kết Thời gian khơng yếu tố then chốt Các xung đột không tăng lên B Hình thành nhóm Sự tương tác cấu trúc rõ ràng vấn đề Tương tác làm tăng thúc đẩy Sự bất động dẫn đên giải pháp tốt Xung đột bất thường không tăng lên Thời gian khơng yếu tố quan trọng Bạn có nên uỷ thác quyền định cho nhóm hay khơng? Bạn có thêm tham gia vào nhóm hay khơng? C Uỷ thác cho nhóm Nhóm thực thành thạo thời gian bạn tiết kiệm Sự tự làm tăng thúc đẩy công việc thực tốt Thông tin đầy đủ trí tuệ tồn thành viên nhóm D Tham gia vào nhóm Khơng khác lãnh đạo đợc nhóm Nhóm cần thơng tin đưa từ bạn Sự diện bạn khơng phá vỡ dịng tự ý tưởng, thông tin hay cảm giác Thời gian bạn sử dụng hiệu nhóm Uỷ thác cơng việc thích hợp Khi định uỷ thác cơng việc hình thức thích hợp uỷ thác lựa chọn, việc quản lý uỷ thác bắt đầu Đầu tích cực uỷ thác đề cập đầu phần ngẫu nhiên nhà quản lý theo ngun lý sau tồn tiến trình Uỷ thác hồn tồn rõ ràng Có mức độ chủ động - Đợi bảo phải làm - Hỏi phải làm - Gợi ý, thực hành động đề nghị - Báo cáo sau hành động thực - Hành động cách độc lập, mà khơng có cần thiết sau Cho phép tham gia việc uỷ thác công việc giao Thiết lập bình đẳng quyền hạn trách nhiệm Làm việc cấu trúc có tổ chức Cung cấp hỗ trợ đầy đủ công việc uỷ thác Hướng vào tường trình kết 13 Uỷ thác cách quán Tránh uỷ thác ngược Tóm lại, nguyên lý uỷ thác tập trung vào lợi ích quản lý thời gian người quản lý hội phát triẻn cá nhân từ việc uỷ thác công việc phù hợp với mức trách nhiệm, quyền hạn, tường trình, có tầm nhìn Hơn nữa, uỷ thác giúp cho người quản lý hạn chế số vấn đề stress đối đầu cách nôi dưỡng mối quan hệ phát triển hỗ trợ với thuộc cấp Yï nghĩa nhóm làm việc, tin cậy thành từ uỷ thác hữu hiệu cách thức lâu dài hướng đến việc khắc phục stress đối đầu mà gây tai hại cho nhà quản lý Sự phát triển kỹ giao tiếp hạn chế nhóm stress đối đầu Khả xung đột quản lý, xây dựng nhóm làm việc hiệu suất cao, tiến hành họp hiệu quả, huấn luyện tư vấn công nhân, cung cấp phản hồi tiêu cực theo cách thức xây dựng, tác động đến quan điểm người khác, thúc đẩy lực công nhân - tất điều nhằm hạn chế stress liên quan đến quan hệ không phù hợp Chương sau đề cập đến khía cạnh cốt lõi giao tiếp cung cấp kỹ thuật dẫn hành vi để hỗ trợ nằhm tăng cường khả giao tiếp Sau hoàn thành sách - bao gồm thực hành kiểm tra vận dụng - bạn cải thiện kỹ giao tiếp số lĩnh vực cốt lõi, kết khả bạn việc hạn chế stress đối đầu gặp phải Hạn chế stress hoàn cảnh thông qua việc thiết kế công việc Uỷ thác hiệu xây dựng khả cam kết thuộc cấp làm tăng thời gian tư cho nhà quản lý nữa, nguyên lý uỷ thác hạn chế stress nhà quản lý bị tải thuộc cấp bị thất vọng Tuy nhiên, uỷ thác tập trung chủ yếu vào khía cạnh “ai làm gì” quản lý Để bổ sung vào bàn luận uỷ thác, cần xem lại tính chất cơng việc giao nguồn stress hồn cảnh Thơng qua thảo luận chi tiết mơ hình thiết kế lại công việc dời đến chương thúc đẩy người khác (chương 6) Chúng ta mô tả vắn tắc cách điều trị căng thẳng công việc tạo stress Các công việc phối hợp Hình thành đơn vị cơng việc đồng Thiết lập mối quan hệ khách hàng Tăng quyền hạn định Mở kênh phản hồi Các thực tiễn được sử dụng rộng rãi ngày tất kiểu tổ chức, từ tổ quan an toàn xã hội đến General Motor Tóm lại, khía cạnh thực thiết kế lại cơng việc hạn chế hiệu stress hồn cảnh liên quan đến cơng việc Hạn chế stress lường trước thông qua việc phân loại ưu tiên hoạch định 14 Trong thiết kế lại công việc giúp cấu trúc môi trường nơi mà stress tối thiểu Thật khó để hạn chốctàn stress lường trước cá nhân Lý stress liên quan đến việc dự báo kiện nhiều tích số lo lắng thuộc tâm lý hoàn cảnh công việc Để hạn chế nguồn stress yêu cầu thay đổi tiến trình suy nghĩ cá nhân, ưu tiên kế hoạch Trong chương trước phát triển tự nhận thức, tập trung vào phần trung tâm kiểu nhận thức (các tiến trình suy nghĩ), giá trị (các ưu tiên), tính trưởng thành đạo đức (nguyên tắc cá nhân) quản lý hiệu Một mơ hình đơn giản giúp xác định ưu tiên liên quan đến quản lý thời gian đề cập Nó đợc tóm ắtc hình 2.2, mơ hình đề xuất stress phân nhóm thành chiều: mức độ khẩn cấp với hồn cảnh (liệu có hay khơng có tác động trung gian phải dược rõ bây giờ) mức độ tầm quan trọng liên quan đến hồn cảnh (chúng có tác động trọng yếu hay quan trọng) Hoàn cảnh khủng hoảng hay phàn nàn khách hàng bao gồm khẩn cấp quan trọng (ô 1), điện thoại reo hay thư đến hay ngưng không báo trước ví dụ khẩn cấp khơng phải hoạt động quan trọng tiềm (ô 2) hoạt động quan không khẩn cấp bao gồm hội phát triển, cải tiến, hoạch định ưu tiên, vân vân (ô 3) Cuối cùng, không quan không khẩn cấp trốn cơng việc thường nhật mà người thường thực kết quả, ví dụ giao tiếp xã hội, việc lặt vặt mà người khác làm, việc tranh luận Hình 2.2 Các kiểu hoạt động để xác định thời gian sử dụng CAO THẤP CAO Các khủng hoảng Các hội phát triển Các phàn nàn khách Việc cải tiến hàng Hoạch định THẤP Thư Trốn tránh Điện thoại reo Công việc thường ngày Ngưng không báo trước Tranh cãi Các ưu tiên hầu hết nhà quản trị thành công tâp trung ô số - hoạt động mà cho kết thời gian dài, tạo khác biệt có ý nghĩa người khác mà tăng cường khả kiểm sốt tự do, dẫn đến cải tiến liên tục Một người hiệu đưa ưu tiên cho hoạt động thực ácc kế hoạch hay tiến trình họ (Covey, 1988) Các cá nhân khơng đặt tính khẩn cấp bên ngồi lựa chọn xem xét họ cảm thấy giá trị Việc thiết đặt kế hoạch ngắn hạn giúp hạn chế stress lường trước cách tập trung vào việc thực mục tiêu trung hạn thay sợ tương lai Tuy nhiên, việc hoạch định ngắn hạn ám nhiều việc rõ đầu mong đợi Mơ hình hình 2.3 tóm tắc tiến trình bước cho việc hoạch định ngắn hạn thành công 15 Bước đơn giản xác định mục tiêu mong muốn thực hiện, thiết đặt mục tiêu, thực - phần thưởng, hay chương trình quản lý theo mục tiêu (MBO) bước này, hầu hết dừng lại Rất tiếc bước nàycũng khơng dẫn đến việc đạt mục tiêu hay hạn chế stress Bước 2, Bước xác định cách cụ thể hoạt động hành vi đến thực mục tiêu Càng khó khăn việc thực mục tiêu, phải nghiêm ngặt cụ thể cho hoạt động hành vi Hình 2.3 Một mơ hình cho hoạch định nắgn hạn xác định mục tiêu Thiết đặt mục tiêu Xác định tiêu chí cho thành cơng phần thưởng Chỉ rõ hành động yêu cầu hành vi Tạo tường trình chế báo cáo Bước liên quan đến chế báo cáo để đảm bảo tường trình Nguyên lý là: thật khó để tạo cho chúng ổn định thay đổi Điều thực người có liên quan nhằm đảm bảo gắn bó với kế hoạch, thiết lập mạng lưới hỗ trợ mang tính xã hội để cung cấp khích lệ, thiết đặt phạt cho việc không thực Bước nhằm thiết đặt hệ thống đánh giá thưởng phạt thành công Bằng chứng cho biết mục tiêu đạt được? Với việc giảm cân, trở nên cân đối Với việc cải thiện kỹ quản lý, trở nên người bạn tốt Việc phát triển tính kiên nhẫn, thiết lập nhiều quan hệ hữu hiệu vân vân Tiêu chí cho thành công không dể dàng xác định Hiện việc tóm tắc cách cẩn thận tiêu chí bước phục vụ động lực hướng đến việc thực mục tiêu cách làm cho định dể dàng quan sát đo lường Điểm tỏng qt cho mơ hình hoạch định nắgn hạn hạn chế stress lường trước cách thiết lập tập trung định hướng cho hoạt động Sự lo lắng liên quan đến không chắn vấn đề tiêu cực tiềm xua tan lực trí tuệ thể đợc tập trung vào hoạt động có chủ đích XÂY DỰNG SỰ HỒI PHỤC ĐỂ KIỂM SOÁT STRESS 16 ... triết lý quản lý tổng quát nhấn mạnh đến phát triển công nhân Tăng cường khả mối quan tâm thuộc cấp phải trọng tâm cơng việc uỷ thác Thuộc cấp có chia (với quản lý người khác) giá trị hay triển. .. quan trọng nhóm Điều tra quản lý thời gian liệt kê kỹ thuật kinh nghiệm dựa nghiên cứu quản lý thời gian Trong khi, stress thời gian không thường xuyên phải gặp nhà quản lý sinh viên có nhiều... lên hàng năm Chẳng hạn, 15 năm trước bạn hỏi thời gian người trả lời “khoảng 2:3 0” Bây giờ, họ trả lời “ 2:2 8, chí 2:2 8 :4 3’” Một nhấn mạnh vào thời gian chứng cho nhiều cách mà nói thời gian Chúng