phương pháp đo lường dùng trong công tác kiểm tra của nhà quản trị ở công ty cổ phần sữa vinamilk

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ, PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG CHO CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ 3 1. Khái niệm về quản trị 3 2. Khái niệm về nhà quản trị 3 3. Kiểm tra trong hoạt động của Nhà quản trị 5 3.1 Khái niệm 5 3.2 Vai trò của kiểm tra trong quản lý 6 3.3 Tiến trình kiểm tra 6 3.4 Các nguyên tắc kiểm tra 8 4.Các phương pháp đo lường dùng trong công tác kiểm tra của nhà quản trị 10 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 13 1. Khái quát về công ty cổ phần Vinamilk 13 1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Vinamilk 13 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần sữa Vinamilk. 13 1.3.Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần Vinamilk trong những năm qua 15 1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và triết lý kinh doanh của công ty 16 1.5.Điểm mạnh, điểm yếu về hoạt động kinh doanh: 16 2.Thực trạng sử dụng các phương pháp đo lường trong công tác kiểm tra của nhà quản trị ở công ty cổ phần Vinamilk 18 2.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, công tác kiểm tra của nhà quản trị 18 2.2 Thực trạng sử dụng các phương pháp đo lường trong công tác kiểm tra của nhà quản trị tại công ty cổ phần Vinamilk 20 3.Đánh giá các phương pháp đo lường dùng cho công tác kiểm tra của nhà quản trị. 23 3.1 Ưu điểm 24 3.2 Nhược điểm 24 CHƯƠNG III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TAI LIỆU THAM KHẢO 28

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ, PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG CHO CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ.3 1 Khái niệm về quản trị 3

2 Khái niệm về nhà quản trị 3

3 Kiểm tra trong hoạt động của Nhà quản trị 5

3.1 Khái niệm 5

3.2 Vai trò của kiểm tra trong quản lý 6

3.3 Tiến trình kiểm tra 6

3.4 Các nguyên tắc kiểm tra 8

4.Các phương pháp đo lường dùng trong công tác kiểm tra của nhà quản trị 10

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Ở CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK 13

1 Khái quát về công ty cổ phần Vinamilk 13

1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Vinamilk 13

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần sữa Vinamilk 13

1.3.Tình hình kinh doanh của công ty cổ phần Vinamilk trong những năm qua 15

1.4.Tầm nhìn, sứ mệnh và triết lý kinh doanh của công ty 16

1.5.Điểm mạnh, điểm yếu về hoạt động kinh doanh: 16

2.Thực trạng sử dụng các phương pháp đo lường trong công tác kiểm tra của nhà quản trị ở công ty cổ phần Vinamilk 18

2.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, công tác kiểm tra của nhà quản trị 18

2.2 Thực trạng sử dụng các phương pháp đo lường trong công tác kiểm tra của nhà quản trị tại công ty cổ phần Vinamilk 20 3.Đánh giá các phương pháp đo lường dùng cho công tác kiểm tra của nhà quản trị 23 3.1 Ưu điểm 24 3.2 Nhược điểm 24

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TAI LIỆU THAM KHẢO 28

LỜI MỞ ĐẦU

Để thực hiện chức năng quản trị, các nhà quản lý cần thục hiện nhiều nhữngnhiệm vụ và chức năng của mình để đưa công ty, doanh nghiệp mình phát triển bềnvũng Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo thì mô hìnhhoạt động của doanh nghiệp vẩn chưa hoàn chỉnh Do vậy nhà quản trị phải tiếnhành kiểm tra và đánh giá công việc nhằm hạn chế tới mức tối đa các sai sót, hay cóthể nói nhà quản trị đã tiến hành chức năng kiểm soát

Kiểm tra được coi là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhàquản trị Kiểm tra là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mụctiêu của tổ chức đặt ra không, cũng như lý do tại sao được hoặc không đạt được.Đối với hầu hết mọi người, từ “kiểm tra”, “kiểm soát” thường mang ý nghĩa tiêucực, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo Nhiều nhân viên haykhách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát bởi vìchúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân

Vì lý do này, kiểm soát thường là tâm điểm của tranh luận và những đấutranh chính sách trong tổ chức Tuy nhiên, kiểm tra là cần thiết và hữu ích Kiểm trahiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn.Kiểm tra là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện dù rằng kết quảcông việc của các bộ phận do họ quản lý đều đạt đúng theo kế hoạch đề ra

Nhà quản trị không thể xác định mức độ hoàn thành công việc của bộ phậnnếu không đo lường được việc đã thực hiện và so sánh với tiêu chuẩn Nó còn giúpcác nhà quản trị nhận thấy những khiếm khuyết trong hệ thống của tổ chức, trên cơ

sở đó có thể đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời Mặt khác, các hoạt độngkiểm soát đảm bảo cho sự tồn tại và duy trì tính hiệu quả của mỗi cá nhân, mỗinhóm, mỗi bộ phận và tổ chức

Tuy nhiên để thục hiện chức năng kiểm tra của mình, các nhà quản trị phải

sử dụng đến các phương pháp đo lường Vì thế trong bài tiểu luận này, em sẽ tìmhiểu về các phương pháp đo lường cho công tác kiểm tra của nhà quản trị Cùng vớiviệc liên hệ việc áp dụng các phương pháp đo lường trong công ty cổ phầnVinamilk sẽ làm rõ hơn vai trò, chúc năng của từng phương pháp

Bài tiểu luận ngoài lời nói đầu, kết thúc, danh mục tài liệu tham khảo gồm 3chương sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về quản trị, phương pháp đo lường dùng trong côngtác kiểm tra của nhà quản trị

Chương 2 Thực trạng áp dụng các phương pháp đo lường dùng trong côngtác kiểm tra của nhà quản trị ở công ty cổ phần sữa Vinamilk

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả của các phương pháp đolường

Bài tiểu luận của em còn nhiều thiếu sót, kính mong nhân được sự giúp đỡ,đóng góp của thầy cô để bài làm của em được hoàn thiện hơn Em xin chân thànhcảm ơn!

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ, PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG CHO CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

1 Khái niệm về quản trị

Thuật ngữ quản trị có nghĩa là một phương thức hoạt động hướng đến mụctiêu được hoàn thành với hiệu quả cao, bằng và thông qua những người khác Hoạtđộng quản trị là những hoạt động tất yếu phát sinh khi con người kết hợp với nhau

để cùng hoàn thành mục tiêu Trong bộ tư bản, Mác có đưa ra một hình ảnh về hoạtđộng quản trị, đó là hoạt động của con người chỉ huy dàn nhạc, người này khôngchơi một thứ nhạc cụ nào mà chỉ đứng chỉ huy các nhạc công tạo nên bản giaohưởng

Ngày nay, về nội dung, thuật ngữ quản trị có nhiều cách hiểu khác nhau, sauđây là một vài cách hiểu:

Quản trị là một quá trình do một hay nhiều người thực hiện nhằm phối hợpcác hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hoạtđộng riêng rẽ không thể nào đạt được Với cách hiểu này, hoạt động quản trị chỉphát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức

Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị nhằm thựchiện các mục tiêu đã vạch ra một cách tối ưu trong điều kiện biến động của môitrường Với cách hiểu này, quản trị là một quá trình, trong đó chủ thể quản trị là tácnhân tạo ra các tác động quản trị; đối tượng quản trị tiếp nhận các tác động của chủthể quản trị tạo ra; mục tiêu của quản trị phải được đặt ra cho cả chủ thể quản trị vàđối tượng quản trị, được xác định trước khi thực hiện sự tác động quản trị

Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát công việc

và những nổ lực của con người, đồng thời vận dụng một cách có hiệu quả mọi tàinguyên, để hoàn thành các mục tiêu đã định

2 Khái niệm về nhà quản trị

Nhà quản trị là tên gọi chung để chỉ những người hoàn thành mục tiêu thông qua và bằng người khác, họ là những người thực hiện công việc quản trị Nhà quản trị thực hiện việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra việc phân bổ các

nguồn lực con người, cơ sở vật chất, tài chính và thông tin để đạt được các mục tiêu

của tổ chức

- Vai trò của nhà quản trị

Vai trò của Nhà quản tri với tổ chức gồm ba nhóm lơn như sau:

Thứ nhất: Nhóm vai trò quan hệ với con người

Vai trò đại diện, hay tượng trưng, có tính chất nghi lễ trong tổ chức : Có

nghĩa là bất cứ một tổ chức nào cũng đều phải có người đại diện cho tổ chức đónhằm thực hiện các giao dịch, đối thoại với các cá nhân và tổ chức bên ngoài Ngay

cả từng bộ phận trong tổ chức cũng phải có người đứng đầu bộ phận đó để lĩnh hộicác ý kiến, chính sách, kế hoạch của cấp trên

Vai trò lãnh đạo: Vai trò này phản ảnh sự phối hợp và kiểm tra của nhà quảntrị đối với cấp dưới của mình

Vai trò liên lạc: Thể hiện mối quan hệ của nhà quản trị đối với người khác cả

bên trong và bên ngoài tổ chức

Thứ hai: Nhóm vai trò thông tin

Vai trò tiếp nhận và thu thập thông tin liên quan đến tổ chức : Nhà quản trịphải thường xuyên xem xét, phân tích môi trường xung quanh tổ chức nhằm xácđịnh môi trường tạo ra những cơ hội gì cho tổ chức, cũng như những mối đe dọanào đối với tổ chức Vai trò này được thực hiện thông qua việc đọc sách báo, vănbản hoặc qua trao đổi tiếp xúc với mọi người…

Vai trò phổ biến thông tin : Có những thông tin cần tuyệt đối giữ bí mật,

nhưng cũng có những thông tin mà các nhà quản trị cần phổ biến đến cho các bộphận, các thành viên có liên quan trong tổ chức, thậm chí phổ biến đến cho nhữngngười đồng cấp hay cấp trên của mình nhằm làm cho mọi người cùng được chia sẻthông tin để góp phần hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

Vai trò cung cấp thông tin cho bên ngoài: Tức nhà quản trị thay mặt cho tổchức của mình cung cấp các thông tin cho bên ngoài nhằm để giải thích, bảo vệ haytranh thủ một sự đồng tình, ủng hộ nào đó

Thứ ba: Nhóm vai trò quyết định

Vai trò doanh nhân : Đây là vai trò phản ảnh việc nhà quản trị tìm mọi cách

cải tiến tổ chức nhằm làm cho hoạt động của tổ chức ngày càng có hiệu quả Chẳng

hạn điều chỉnh kỹ thuật mà tổ chức đang áp dụng hay áp dụng một kỹ thuật mới nàođó…

Vai trò giải quyết xáo trộn: Bất cứ một tổ chức nào cũng có những trườnghợp xung đột xảy ra trong nội bộ dẫn tới xáo trộn tổ chức như sự đình công củacông nhân sản xuất, sự mâu thuẫn và mất đoàn kết giữa các thành viên, bộ phận

….Nhà quản trị phải kịp thời đối phó, giải quyết những xáo trộn đó để đưa tổ chứcsớm trở lại sự ổn định

Vai trò phân phối các nguồn lực: Nếu các nguồn lực dồi dào (tiền bạc, thời

gian, quyền hành, máy móc, nguyên vật liệu, con người …) thì nhà quản trị sẽ tiếnhành phân phối một cách dễ dàng; Nhưng ngày nay, khi các nguồn lực ngày càngcạn kiệt đòi hỏi nhà quản trị phải phân bổ các nguồn lực đó cho các thành viên, từng

bộ phận sao cho hợp lý nhằm đảm bảo cho các thành viên, bộ phận hoạt động mộtcách ổn định và hiệu quả

Vai trò thương thuyết : Tức phản ảnh việc thương thuyết, đàm phán thay mặtcho tổ chức trong các giao dịch với các cá nhân, tổ chức bên ngoài Ví dụ đàm phán

ký kết hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế…

3 Kiểm tra trong hoạt động của Nhà quản trị

3.1 Khái niệm

Kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so sánh với những điều

đã được hoạch định, đồng thời sửa chữa những sai lầm để đảm bảo việc đạt đượcmục tiêu theo như kế hoạch hoặc các quyết định đã được đề ra

Khi triển khai một kế hoạch, cần phải kiểm tra để dự đoán những tiến độ đểphát hiện sự chệch hướng khỏi kế hoạch và đề ra biện pháp khắc phục Trong nhiềutrường hợp, kiểm tra vừa tạo điều kiện đề ra mục tiêu mới hình thành kế hoạch mới,cải thiện cơ cấu tổ chức nhân sự và thay đổi kỹ thuật điều khiển

Những công cụ kiểm tra trong quản trị là những tỷ lệ, tiêu chuẩn, con sốthống kê và các sự kiện cơ bản khác, có thể được biểu diễn bằng các loại hình đồthị, biểu bảng nhằm làm nổi bật những dữ kiện mà các nhà quản trị quan tâm

Những biện pháp kiểm tra hiệu quả phải đơn giản (càng ít đầu mối kiểm tracàng tốt) cần tạo sự tự do và cơ hội tối đa cho người dưới quyền chủ động sử dụng

kinh nghiệm, khả năng và tài quản trị của mình để đạt kết quả cuối cùng mongmuốn về những công việc được giao

Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ nhà quản trị cao cấp đến cácnhà quản trị cấp cơ sở trong một đơn vị Mặc dù qui mô của đối tượng kiểm tra vàtầm quan trọng của sự kiểm tra thay đổi tùy theo cấp bậc của các nhà quản trị, tất cảmọi nhà quản trị đều có trách nhiệm thực hiện các mục tiêu đã đề ra, do đó chứcnăng kiểm tra là một chức năng cơ bản đối với mọi cấp quản trị

3.2 Vai trò của kiểm tra trong quản lý

Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch được thựchiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lực của tổ chức (ở đâu,

ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng hiệu quả hơn những nguồn lựcnày

Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm kiếmnguyên nhân và biện pháp khắc phục

Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết để đảmbảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề ra Ngoài ra chứcnăng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó với sự thay đổi của môi trường

3.3 Tiến trình kiểm tra

Xây dựng các tiêu chuẩn và chọn phương pháp đo lường việc thực hiện:Tiêu chuẩn là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thực hiện Trong hoạtđộng của một tổ chức, có thể có nhiều loại tiêu chuẩn Do đó tốt nhất cho việc kiểmtra, các tiêu chuẩn đề ra phải hợp lý và có khả năng thực hiện được trên thực tế Xâydựng một hệ thống tiêu chuẩn vượt quá khả năng thực hiện rồi sau đó phải điềuchỉnh hạ thấp bớt các tiêu chuẩn này là một điều nên tránh ngay từ đầu Các phươngpháp đo lường việc thực hiện cần phải chính xác, dù là tương đối Một tổ chức tựđặt ra mục tiêu “phải là hàng đầu” nhưng không hề chọn một phương pháp đo lườngviệc thực hiện nào cả, thì chỉ là xây dựng tiêu chuẩn suông mà thôi

Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp, đồng thời nắmvững kỹ thuật nhận định xem thực sự cấp dưới đang làm gì, đang đứng ở chỗ nàothì sự việc đánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng Tuy nhiên trong

điều kiện hội nhập kinh tế thế giới, cùng với sự phát triển công nghệ không ngừng,

sự đa dạng hóa các mẫu loại sản phẩm là những vấn đề thách thức kiểm tra

Đo lường việc thực hiện:

Nếu các tiêu chuẩn được vạch ra một cách thích hợp và nếu có các phươngtiện để xác định một cách chính xác rằng cấp dưới đang làm gì, các nhà quản trị cóthể đánh giá thành quả thực tế của những nhân viên dưới quyền của họ Tuy nhiên,

sự đánh giá đó không phải bao giờ cũng thực hiện được Có nhiều hoạt động khó cóthể nêu ra các tiêu chuẩn chính xác, và có nhiều hoạt động khó cho sự đo lường Ví

dụ, nếu người ta có thể đo lường số sản phẩm của một phân xưởng sản xuất mộtcách tương đối dễ dàng, thì ngược lại rất khó để kiểm tra công việc của Phòng Giao

tế công cộng trong xí nghiệp Gặp trường hợp này, các nhà quản trị thường dùngnhững tiêu chuẩn gián tiếp, ví dụ thái độ của báo chí và công chúng đối với xínghiệp, hay uy tín của xí nghiệp trong xã hội

Điều chỉnh các sai lệch:

Nếu những tiêu chuẩn đặt ra phản ánh được cơ cấu tổ chức và hoạt động củadoanh nghiệp thì hiệu quả công việc cũng được kiểm định trên cơ sở những tiêuchuẩn đó Khi khám phá ra sự sai lệch, người quản trị cần phải tập trung phân tích

sự kiện tìm nguyên nhân sai lệch Nếu đã biết rõ nguyên nhân thì ông ta không khókhăn gì thực hiện các biện pháp thích hợp để điều chỉnh

Sự khắc phục những sai lầm trong công việc có thể là điều chỉnh sai lệchbằng cách tổ chức lại bộ máy trong xí nghiệp, phân công lại các bộ phận, đào tạo lạinhân viên, tuyển thêm lao động mới, thay đổi tác phong lãnh đạo của chính họ, hoặcthậm chí có thể phải điều chỉnh mục tiêu

Ở các trung tâm thương mại, các siêu thị, nhờ hoạt động kiểm tra thườngxuyên người ta có thể biết ngay số tồn kho, số lượng bán được, doanh số, lợi nhuận,các sai lệch ngay khi chúng mới xuất hiện

Ở các xí nghiệp sản xuất thường có hệ thống kiểm tra hữu hiệu để có thể báocáo bất kỳ thời điểm nào về mức sản xuất đã đạt, số giờ lao động đã được thực hiệnnhờ đó người ta biết được kế hoạch đúng hạn hay bị chậm trễ trong quá trình sảnxuất để có những điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết

3.4 Các nguyên tắc kiểm tra

Tất cả các nhà quản trị đều muốn có một cơ chế kiểm tra thích hợp và hữuhiệu để giúp họ trong việc duy trì các hoạt động trong tổ chức diễn ra theo đúng kếhoạnh và đạt được mục tiêu đã đề ra Vì mỗi tổ chức đều có những mục tiêu hoạtđộng, những công việc, và những con người cụ thể riêng biệt, cho nên các biện pháp

và công cụ kiểm tra của mỗi xí nghiệp đều phải được xây dựng theo những yêu cầuriêng Có 7 nguyên tắc mà các nhà quản trị phải tuân thủ trong quá trình kiểm tracủa mình đó là:

Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức vàcăn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra:

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch Do vậy, nó phảiđược thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức Mặt khác, kiểm tra còn cần đượcthiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của phógiám đốc tài chánh sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của một cửa hàngtrưởng Sự kiểm tra hoạt động bán hàng cũng sẽ khác với sự kiểm tra bộ phận tàichánh Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với sự kiểm tra các xínghiệp lớn

Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quảntrị:

Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên việcquan trọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhàquản trị thông hiểu Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mànhà quản trị không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽkhông còn ý nghĩa

Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu:

Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác địnhnên kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vicần kiểm tra Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tratrên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm

tra không đạt được hiệu quả cao.

Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ Một

số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quantrọng lớn hơn Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao độngtrong doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắmnếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù Hậu quả là trong việckiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối vớihoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếutrong doanh nghiệp

Kiểm tra phải khách quan:

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quảntrị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không,thì không phải là sự phán đoán chủ quan

Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng

ta được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quảkiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn

Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quátrình thực hiện nó Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kếtluận kiểm tra được chính xác

Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp:

Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và cácnguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp Nếu doanh nghiệpphong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được pháthuy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp vàquá chặt chẽ Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quảntrị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viêncấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểmtra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người

Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế:

Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành

Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kếtquả thu hoạch được do việc kiểm tra lại không tương xứng.

Việc kiểm tra phải đưa đến hành động:

Việc kiểm tra chỉ được coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạchđược tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức;điều động và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo Nếu tiếnhành kiểm tra, nhận ra cái sai lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, thì việckiểm tra là hoàn toàn vô ích

Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với cácchức năng hoạch định, tổ chức nhân sự Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phảnhồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị Với quan niệm quản trị học hiện đại,vai trò của kiểm tra bao trùm toàn bộ tiến trình này

Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, liên quan chặt chẽ đến cácchức năng khác, và về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùngcủa tiến trình quản trị và không thể thiếu được đối với nhà quản trị giỏi

4.Các phương pháp đo lường dùng trong công tác kiểm tra của nhà quản trị

Đo lường việc thực hiện nhiệm vụ là sử dụng theo các tiêu chuẩn để xác địnhkết quả thực hiện tại một thời điểm được xác định, để phát hiện được những sai lệch

có thể xảy ra và tránh được chúng bằng những phương thức hành động thích hợp.Nếu các chỉ tiêu được vạch ra một cách thích hợp, và nếu các phương tiện có khảnăng xác định một cách chính xác các cấp dưới đang làm gì, thì đánh giá việc thựchiện thực tế và khả năng thực hiện tương đối dể dàng

Có nhiều loại hoạt động khác nhau, có loại có thể xây dựng tiêu chuẩn dễdàng, có loại hoạt động không thể định lượng được, đối với loại này đo lường kếtquả thực hiện là khó khăn Trên thực tế, để đo lường những hoạt động có thể xácđịnh được chỉ tiêu cụ thể, người ta dựa trên những tiêu chuẩn mờ như: sức mạnhcủa doanh nghiệp là không có đình công, tập thể đoàn kết và làm việc tự giác, tinhthần hợp tác cao Việc đánh giá theo tiêu chuẩn mờ cần phải được kết hợp với việcđánh giá theo tiêu chuẩn đã được định lượng rõ ràng thì việc đánh giá chung mới

được coi là thích hợp.

Qua quá trình nghiên cứu lý luận cũng như tìm hiểu các vấn đề thực tiễn vềcác phương pháp đo lường phục vụ trong công tác kiểm tra của nhà quản trị, có thểrút gọn trong 3 phương pháp đo lường sau đây:

Thứ nhất: Đo lường bằng đơn vị số lượng vật chất: giờ công, ngày công, sốlượng sản phẩm, phế phẩm Trên thực tế, khi kiểm tra hoạt động lao động, làm việctại các công ty, các nhà quản lý thường dựa vào bảng chấm công, giờ công để đưa

ra những quyết định Nhờ đó mà họ biết được tình hình làm việc của nhân viên,công nhân cấp dưới để có những phương pháp điều chỉnh mang tính thích hợp vàđưa ra những quyết định hợp lý Cùng với việc theo dõi ngày công, giờ làm, các nhàquản trị cũng rất chú ý đến khối lượng sản phẩm làm ra hay số lượng phế phẩm.Nhờ vào đó, họ phần nào nắm được một cách bao quát, tổng thể sự phát triển, vậnhành của cơ quan tổ chức mình Phương pháp đo lường bằng số lượng đơn vị vậtchất là một phương pháp đơn giản và dễ áp dụng nhất để phục vụ cho công tác kiểmtra của nha quản trị

Thứ hai, đo lường bằng đơn vị tiền tệ như chi phí, doanh thu, lợi nhuận Đây

là cách mà các nhà quản trị nắm được một cách rõ ràng nhất về hiệu quả hoạt độngcủa công ty, doanh nghiệp mà họ quản lý

Đã từ lâu, khi bàn tới hiệu quá kinh doanh, nhiều nhà khoa học kinh tế đã đềcập đến mức chuẩn hiệu quả (hay còn gọi lại tiêu chuẩn hiệu quả) Từ công thứcđịnh nghĩa về hiệu quả kinh tế; chúng ta thấy khi thiết lập mối quan hệ tỉ lệ giữa

“đầu ra” và “đầu vào” sẽ có thể cho một dãy các giá trị khác nhau Vấn đề được đặt

ra là trong các giá trị đạt được thì các giá trị nào phản ánh tính có hiệu quả (nằmtrong miền có hiệu quả), các giá trị nào sẽ phản ánh tính hiệu quả cao cũng nhưnhững giá trị nào nằm trong miền không đạt hiệu quả (phi hiệu quả)

Chúng ta có thể hiểu mức chuẩn hiệu quả là giới hạn, là thước đo, là căn cứ,

là một cái “mốc” xác định ranh giới có hiệu quả hay không có hiệu quả về một chỉtiêu hiệu quả đang xem xét Ở đây, xét một cách rõ ràng nhất là sự hạch toán giữachí phí và doanh thu để xác định mức lợi nhuận mà tổ chức thu về Đây là phươngpháp đo lường vừa tổng quát, vừa cụ thể để nhìn nhận một cách trực tiếp hiệu quả

kinh doanh của tổ chức Nó là một phương pháp hỗ trợ một cách tối ưu cho nhàquản trị khi thực hiện chức năng kiểm tra của mình.

Thứ ba, đo lường bằng định tính như nâng cao chất lượng phục vụ kháchhàng, sự vui lòng của khách hàng, cải tiến uy tín của doanh nghiệp…Có thể nóingoài hai phương pháp đã nêu trên thì đây được đánh giá là phương pháp “mềm”nhưng có một vị trí vô cùng quan trọng trong công tác kiểm tra cửa nhà quản trị.Thực tế cho thấy, một thương hiệu tạo được lòng tin, là doanh nghiệp đó phải đápứng được nhu cầu của khách hàng, chất lượng phục vụ tốt, tạo nên uy tín của doanhnghiệp Như vậy có nghĩa là, hiệu quả càng cao thì uy tín càng lớn, càng nhận được

sự ủng hộ của quý khách hàng, bở khách hàng chính là nguồn sống cho doanhnghiệp, cho tổ chức, công ty Khi nhà quản trị sử dụng phương pháp này, giúp cho

họ có những cái nhìn không chỉ sâu sắc mà còn toàn diện hơn về công ty, tổ chứcmình, từ đó làm cơ sở để giao nhiệm vụ, ra quyết định cho các tổ chức, bộ phận cấpdưới chấp hành và thực hiện

Trên đây là các phương pháp đo lường cơ bản để cho các nhà quản trị sửdụng trong công tác kiểm tra cua mình Các phương pháp đo lường có thể sẽ biếnđổi theo từng môi trường cụ thể và từng hoàn cảnh cụ thể tùy thuộc vào yêu cầukiểm tra của nhà quản lý Tuy nhiên ba phương pháp đo lường đã nêu trên đây lànhững phương pháp mang tính cơ bản và được áp dụng rộng rãi trong hoạt độngquản trị hiện nay

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ÁP DỤNG CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜNG DÙNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM TRA CỦA NHÀ QUẢN TRỊ Ở CÔNG

TY CỔ PHẦN SỮA VINAMILK

1 Khái quát về công ty cổ phần Vinamilk

1.1 Giới thiệu chung về công ty cổ phần Vinamilk

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam được thành lập trên cơ sở quyết định số155/2003QĐ- BCN ngày 01 tháng 10 năm 2003 của Bộ Công nghiệp về việcchuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần SữaViệt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kếhoạch và Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 1 tháng 12năm 2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp

- Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

- Tên viết tắt: VINAMILK

- Điện thoại: (08) 9300 358 Fax: (08) 9305 206

- Web site: www.vinamilk.com.vn - Email: vinamilk@vinamilk.com.vn

1.2 Lịch sử hình thành và phát triển công ty cổ phần sữa Vinamilk.

Vinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam Dairy