Các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định quản trị

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ . 3 1.1 Khái niệm quyết định quản trị 3 1.2 Bản chất, vai trò và chức năng của quyết định trong quản trị 3 1.3 Công cụ hỗ trợ việc ra quyết định 6 Chương 2 : Các loại công cụ chính hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị 7 2.1 Các công cụ định lượng. 7 2.2 Công cụ bán định lượng 10 2.3 Các kỹ năng dự báo 11 Chương 3 : Nhà quản trị với việc sử dụng công cụ hỗ trợ hiểu quả và nâng cao hiệu quả của quyết định 13 3.1 Nâng cao hiệu quả của quyết định 13 3.2 Vai trò của nhà quản trị trong việc sử dụng công cụ hiệu quả 15 KẾT LUẬN 16 TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ VÀ CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 3

1.1 Khái niệm quyết định quản trị 3

1.2 Bản chất, vai trò và chức năng của quyết định trong quản trị 3

1.3 Công cụ hỗ trợ việc ra quyết định 6

Chương 2 : Các loại công cụ chính hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị 7

2.1 Các công cụ định lượng 7

2.2 Công cụ bán định lượng 10

2.3 Các kỹ năng dự báo 11

Chương 3 : Nhà quản trị với việc sử dụng công cụ hỗ trợ hiểu quả và nâng cao hiệu quả của quyết định 13

3.1 Nâng cao hiệu quả của quyết định 13

3.2 Vai trò của nhà quản trị trong việc sử dụng công cụ hiệu quả 15

KẾT LUẬN 16

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

LỜI MỞ ĐẦU

Cuộc sống là một chuỗi vấn đề đòi hỏi con người cần phải giải quyết và ra quyết định Nếu giải quyết vấn đề tốt, ra quyết định tốt chúng ta sẽ thành công,

và ngược lại nếu không giải quyết được vấn đề chúng ta sẽ thất bại Đối với nhà quản trị việc giải quyết vấn đề ra quyết định lại càng quan trọng hơn và là yếu tố không thể thiếu trong các hoạt động thường nhật Ra quyết định chỉ là bước cuối cùng trong việc giải quyết vấn đề bao gồm, tìm hiểu vấn đề, tìm hiểu giải pháp, lựa chọn giải pháp tối ưu và thực thi quyết định Việc ra quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của tổ chứ, cơ quan hay doanh nghiệp, Người quản trị phải thật sự có năng lực phán đoán, năng lực làm việc và nhận định tình hình thì việc ra quyết định mới thuận lợi và thành công tốt đẹp được

Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng nhất của nhà quản trị

Quyết định quản trị có thể có ảnh hưởng đến vấn đề rất quan trọng của tổ chức như sự tồn tại và phát triển của tổ chức đó, hoặc có thể ảnh hưởng đến vấn

đề thứ yếu hơn như mức lương khởi điểm trả cho nhân viên tập sự là bao nhiêu Tuy nhiên, tất cả các quyết định đều có ảnh hưởng, dù lớn hay nhỏ, đến kết quả hoạt động của của tổ chức Vì sự sống còn của các tổ chức, những nhà quản trị cần phải phát triển được những kỹ năng ra quyết định.Có thể nói chất lượng các quyết định quản trị chính là thước đo tính hiệu quả của những nhà quản trị đối với tổ chức Thật vậy, như Lee Lacocca - giám đốc hãng xe hơi Chrysler nói:

“Nếu phải tổng hợp thành một từ để nói lên phẩm chất của một giám đốc giỏi,

tôi sẽ nói rằng đó là ‘Tính quyết định’ Bạn có thể sử dụng những máy tính tuyệt

vời nhất thế giới, bạn có thể thu thập mọi số liệu và biểu đồ, nhưng sau cùng phải kết hợp mọi thông tin lại với nhau, vạch ra một thời khóa biểu chung và hành động”.Việc ra quyết định lại phải dựa trên rất nhiều yếu tố trong đó có các công cụ đắc lực để việc ra quyết định được chính xác và tốt đẹp

Chính vì những lý do đó em đã chọn đề tài “Các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định” để làm đề tài tiểu luận kết thúc học phần môn quản trị học này

Bài tiểu luận này em thực hiện gồm 3 chương :

Chương I : Cơ sở lý luận chung về quyết định quản trị và các công cụ

hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị

Chương II : Các loại công cụ chính hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị

Chương III : Nhà quản trị với việc sử dụng công cụ hỗ trợ hiểu quả.

CHƯƠNG I : CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

VÀ CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ CHO VIỆC RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

1.1 Khái niệm quyết định quản trị

Quyết định là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề có tính cấp bách trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống

Làm quyết định thành công bao gồm việc xác định: Ai phải làm quyết định (Who)? Quyết định cái gì(What)? Quyết định khi nào (When)? Ở đâu (Where)? Ai thực hiện (Who)? và thực hiện như thế nào thì tốt (How to decide)?

1.2 Bản chất, vai trò và chức năng của quyết định trong quản trị

Trong mọi tổ chức luôn luôn tồn tại nhu cầu giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị Để giải quyết các vấn đề này người ta thường phải xây dựng và lựa chọn các phương án tối ưu, đòi hỏi các nhà quản trị phải cân nhắc, lựa chọn và đi đến quyết định

* Bản chất

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin của hệ thống đó

* Vai trò

Các quyết định quản trị có vai trò rất quan trọng vì:

- Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động về quản trị

- Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của nhà quản trị

- Không thể thay thế các quyết định quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự

tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động hóa bằng máy móc tinh xảo nào

- Mỗi quyết định quản trị là một khâu trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức có sự tương tác lẫn nhau rất phức tạp Không thận trọng trong việc ra các quyết định, thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

* Chức năng của các quyết định

Quyết định là trái tim của mọi hoạt động quản trị nó cần phải thực hiện được những chức năng chủ yếu sau:

- Lựa chọn phương án tối ưu

- Định hướng

- Bảo đảm các yếu tố thực hiện

- Phối hợp hành động

- Chức năng động viên, cưỡng bức

- Bảo đảm tính thống nhất trong thực hiện

- Bảo đảm tính hiệu quả trong kinh doanh

- Bảo đảm tính hiệu lực

- Bảo mật

* Nguyên tắc của việc ra các quyết định

Những nguyên tắc chung về quản trị cũng là những nguyên tắc về việc ra quyết định, tuy nhiên trong việc ra quyết định người ta thường đặc biệt chú trọng thực hiện các nguyên tắc sau:

- Quyết đoán;

- Khoa học;

- Khách quan;

- Thống nhất;

- Gắn chặt quyền lợi, quyền hạn và trách nhiệm;

- Tạo ra sự năng động sáng tạo trong tổ chức;

- Không chồng chéo;

- Kịp thời;

- Hiệu quả;

Áp dụng các nguyên tắc vào từng trường hợp ra quyết định cụ thể đòi hỏi các nhà quản trị phải vận dụng, phải sáng tạo, không được cứng nhắc, phải phù hợp với hoàn cảnh thực tế ở mỗi đơn vị

* Môi trường ra quyết định

Trong điều kiện lý tưởng thì các nhà quản trị sẽ ra quyết định khi biết mọi thông tin và có đủ nguồn lực cần thiết để giải quyết vấn đề Tuy nhiên trong thực tế họ luôn phải đối phó với những rủi ro, bất trắc từ môi trường

Môi trường ra quyết định là những lực lượng và yếu tố bên ngoài hệ thống

ra quyết định nhưng lại có ảnh hưởng sâu sắc tới việc ra quyết định Nhận thức đúng đắn ảnh hưởng của môi trường để cải tạo, thích nghi và để tạo ra những điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra được những quyết định đúng đắn và khoa học là một việc cần quan tâm

* Các yếu tố cấu thành môi trường ra quyết định:

- Môi trường bên ngoài doanh nghiệp: xã hội, kinh tế, pháp luật, tự nhiên, gia đình

- Môi trường bên trong doanh nghiệp: văn hóa công ty, cơ cấu tổ chức, cơ

sở vật chất, quan hệ

Để tạo ra bầu không khí ra quyết định được thuận lợi và thoải mái, người

ta phải biết cách phân tích ảnh hưởng của môi trường tới quá trình ra quyết định Nội dung của những cuộc phân tích này là nhằm vào việc phân tích cơ chế, qui luật ảnh hưởng của từng yếu tố môi trường đến các mặt của hoạt động ra quyết định Trên cơ sở những phân tích môi trường ra quyết định người ta sẽ tìm ra các giải pháp thích hợp để cải tạo, biến đổi, thích nghi và tồn tại chung với chúng một cách có lợi nhất

1.3 Công cụ hỗ trợ việc ra quyết định

Công cụ hỗ trợ việc ra quyết định đó chính là các kỹ năng các phương pháp, thuật toán dùng để hỗ trợ , giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn và chính xác nhất

Các công cụ hỗ trợ việc ra quyết định bao gồm:

Các công cụ định lượng

Ma trận kết quả kinh doanh

Cây quyết định

Các công cụ bán định lượng

Kỹ thuật Delphi: Sử dụng trong các quyết định tập thể, nó không đòi hỏi

sự hiện diện của các thành viên

Kỹ thuật tập thể danh nghĩa

Chương 2 : Các loại công cụ chính hỗ trợ cho việc ra quyết định quản trị

2.1 Các công cụ định lượng.

- Ma trận kết quả kinh doanh

Số bán cao ( xác suất) Số bán thấp

1 Gía trị định lượng của A =0,4x45000+0,6x(-10000) =12000 usd

Ma trận kết quả kinh doanh giúp cho doanh nghiệp cơ quan, tổ chức tính được giá trị định lượng tính được lãi suất và lợi nhuận của mình để có phương

án cụ thể làm việc

- Cây quyết định

Trong lý thuyết quyết định (chẳng hạn quản lí rủi ro), một cây quyết

định (tiếng Anh: decision tree) là một đồ thị của các quyết định và các hậu quả

có thể của nó (bao gồm rủi ro và hao phí tài nguyên) Cây quyết định được sử

dụng để xây dựng một kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu mong muốn Các cây quyết định được dùng để hỗ trợ quá trình ra quyết định Cây quyết định là một dạng đặc biệt của cấu trúc cây

So với các phương pháp khai phá dữ liệu khác, cây quyết định là phương pháp có một số ưu điểm:

 Cây quyết định dễ hiểu Người ta có thể hiểu mô hình cây quyết định sau khi được giải thích ngắn

 Việc chuẩn bị dữ liệu cho một cây quyết định là cơ bản hoặc không cần thiết Các kỹ thuật khác thường đòi hỏi chuẩn hóa dữ liệu, cần tạo các biến

phụ (dummy variable) và loại bỏ các giá trị rỗng.

 Cây quyết định có thể xử lý cả dữ liệu có giá trị bằng số và dữ liệu có giá trị là tên thể loại Các kỹ thuật khác thường chuyên để phân tích các bộ dữ

liệu chỉ gồm một loại biến Chẳng hạn, các luật quan hệ chỉ có thể dùng cho các biến tên, trong khi mạng nơ-ron chỉ có thể dùng cho các biến có giá trị bằng số

 Cây quyết định là một mô hình hộp trắng Nếu có thể quan sát một tình huống cho trước trong một mô hình, thì có thể dễ dàng giải thích điều kiện

đó bằng logic Boolean Mạng nơ-ron là một ví dụ về mô hình hộp đen, do lời giải thích cho kết quả quá phức tạp để có thể hiểu được

 Có thể thẩm định một mô hình bằng các kiểm tra thống kê Điều này làm cho ta có thể tin tưởng vào mô hình

 Cây quyết định có thể xử lý tốt một lượng dữ liệu lớn trong thời gian ngắn Có thể dùng máy tính cá nhân để phân tích các lượng dữ liệu lớn trong một thời gian đủ ngắn để cho phép các nhà chiến lược đưa ra quyết định dựa trên phân tích của cây quyết định

* Nhược điểm của cây quyết định - khó giải quyết được những vấn đề có

dữ liệu phụ thuộc thời gian liên tục - dễ xảy ra lỗi khi có quá nhiều lớp chi phí tính toán để xây dựng mô hình cây quyết định cao

- Công cụ định lượng như báo cáo, biểu đồ

Biểu đồ và đồ thị thống kê là các hình vẽ, đường nét hình học dùng

để mô tả có tính quy ước các số liệu thống kê Khác với bảng thống kê, đồ thị hay biểu đồ thống kê sử dụng các số liệu kết hợp với hình vẽ, đường nét hay màu sắc để tóm tắt và trình bày các đặc trưng chủ yếu của hiện tượng nghiên cứu, phản ánh một cách khái quát các đặc điểm về cơ cấu,

xu hướng biến động, mối liên hệ, quan hệ so sánh của hiện tượng cần nghiên cứu

Vì dùng các hình vẽ, đường nét và màu sắc để biểu hiện các đặc trưng của hiệntượng nên tài liệu thống kê rất sinh động, có sức hấp dẫn lôi cuốn người đọc, giúp cho người xem nhận thức được những biểu hiện của hiện tượng một cách nhanh chóng, từ đó nhận ra được những nội dung chủ yếu của vấn đề nghiên cứu

Vi du: Đồ thị hình tròn thể hiện cơ cấu tổng sản phẩm quốc nội theo giá thực tế phân theo ngành kinh tế

2.2 Công cụ bán định lượng

- Kỹ thuật Delphi

` Là kỹ thuật thông tin liên lạc có cấu trúc, có nguồn gốc từ phương pháp

dự đoán đối xứng và dự báo tương tác dựa trên bảng trả lời câu hỏi của các chuyên gia

Trong phiên bản chuẩn, các chuyên gia tạo thành nhóm và trả lời bảng câu hỏi trong hai hoặc nhiều vòng hơn Sau mỗi vòng, người hỗ trợ cung cấp một bản tóm tắt bất kỳ các dự đoán của các chuyên gia từ vòng trước cũng như

lý do tại sao họ đưa ra để hỗ trợ cho lựa chọn của mình Vì vậy, các chuyên gia được khuyến khích xem lại câu hỏi và cân nhắc phản hồi của thành viên khác trong bảng trả lời của mình Người ta tin rằng thông qua quy trình này, vùng câu trả lời sẽ giảm xuống và nhóm chuyên gia sẽ tiệm cận đến câu hỏi đúng Cuối cùng, quy trình kết thúc sau khi một tham số được định nghĩa trước dừng lại (ví

dụ như số vòng, tính ổn định của kết quả, đạt được đồng thuận) và điểm trung bình ở vòng cuối cùng xác định kết quả

được sử dụng phổ biến trong các tài liệu nghiên cứu về lĩnh vực sức khỏe cộng đồng và giáo dục Ngoài ra, ứng dụng của Phương pháp Delphi là tạo điều kiện

để đạt đến sự đồng thuận nhóm và giúp tạo ra những ý tưởng sáng tạo

+ Thiết kế câu hỏi và mỗi thành viên sẽ trả lời các câu hỏi một cách độc lập và vô danh

+ Câu trả lời sẽ được tập hợp và in ra

+ Mỗi thành viên sẽ nhận được một bản trả lời tổng hợp

+ Mỗi thành viên sẽ đưa ra giải pháp

+ Lặp lại bước trên nhiều lần khi đạt sự nhất trí

- Kỹ thuật tập thể danh nghĩa

Là một nhóm các nhà quản trị có trách nhiệm ra quyết định họp lại để tìm

ra giải pháp trên cơ sở đánh giá các phương án của mỗi cá nhân Phương pháp này có những bước sau :

+ Những thành viên họp lại, trước khi thảo luận mỗi người tự ghi những

ý kiến của mình

+ Sau đó mỗi người lần lượt trình bày những ý kiến của mình, và cứ tiếp tục như vậy cho tới khi không còn ý kiến của ai nữa, tất cả những ý kiến đều được ghi lại đầy đủ

+ Tập thể thảo luận những ý kiến cho rõ ràng và đánh giá các ý kiến và đánh giá chung

+ Mỗi thành viên cho điểm những ý kiến, quyết định sau cùng là ý kiến được nhiều điểm nhất

2.3 Các kỹ năng dự báo

- Khái niệm dự báo

Dự báo vừa là nghệ thuật và là khoa học tiên đoán các sự việc xảy ra trong tương lai Nghệ thuật dự báo được thể hiện ở cả chiều rộng, cả chiều sâu của tư duy, kinh nghiệm về kinh doanh, cũng như khả năng vận dụng linh hoạt các phương pháp ước đoán theo từng tình thế cụ thể của sự việc xảy ra trong thời gian tới

Trong doanh nghiệp, để xây dựng các kế hoạch sản xuất kỹ thuật, tài chính, người ta sử dụng ba loại dự báo chủ yếu sau:

+Dự báo kinh tế;

+ Dự báo công nghệ;

+ Dự báo về nhu cầu

* Vai trò của dự báo

Dự báo là hoạt động cần thiết và không thể thiếu được của bất kỳ một doanh nghiệp nào

Bởi vì dự báo, đặc biệt là dự báo về nhu cầu hàng hoá và dịch vụ của doanh nghiệp có những vai trò chủ yếu sau:

- Nhờ dự báo, mới có thể có những căn cứ khoa học cho việc định hướng phát triển doanh nghiệp trong từng thời kỳ nhất định

- Nhờ dự báo mới có thể lường trước được những khó khăn, thuận lợi sẽ đến với doanh nghiệp như thị trường, uy tín, các đối thủ cạnh tranh hoặc sẽ cạnh tranh với doanh nghiệp v.v

- Kết quả của dự báo là căn cứ cho việc quyết định mở rộng hay thu hẹp thị trường, việc lựa chọn quy mô cần phát triển của doanh nghiệp

- Nó là căn cứ để doanh nghiệp xây dựng các chiến lược kinh doanh, các

kế hoạch tác chiến khác, như kế hoạch tài chính, kế hoạch cung cấp vật tư - kỹ thuật, kế hoạch nhân sự v.v

- Kết quả của dự báo cho phép ước tính được giá bán sản phẩm hàng hoá dịch vụ và kết quả hoạt động của doanh nghiệp

Chương 3 : Nhà quản trị với việc sử dụng công cụ hỗ trợ hiểu quả và nâng

cao hiệu quả của quyết định

3.1 Nâng cao hiệu quả của quyết định

Các nhà quản trị thường tư duy và lập luận trước khi hành động Như vậy, hiểu biết về cách thức ra quyết định của mọi người có thể sẽ rất hữu ích nếu chúng ta muốn giải thích và dự đoán hành vi của họ

Trong một số tình huống quyết định, nhà quả trị thường theo mô hình tối

ưu hóa Nhưng đối với hầu hết mọi người, và đa số những quyết định trên thực

tế lại không hoàn toàn theo mô hình này Hầu như không có quyết định quan trọng nào đủ đơn giản và rõ ràng để có thể áp dụng cho các giả thuyết của mô hình tối ưu hóa Vì vậy, các cá nhân tìm kiếm các giải pháp thỏa mãn hóa hơn là các giải pháp tối ưu Khi đó ra quyết định sẽ dựa vào trực giác và dễ dẫn tới thiên lệch và thiên vị

Dựa trên thực tế trong các tổ chức, các nhà quản lý có thể xem xét một số hướng để nâng cao hiệu quả của cá nhân trong việc ra quyết định như sau:

Thứ nhất, cần phân tích tình huống Điều chỉnh kiểu ra quyết định của cá nhân theo nền văn hóa dân tộc mà trong đó cá nhân đang hoạt động và theo những tiêu chí mà tổ chức đánh giá cao và khen thưởng Chẳng hạn, nếu người

ra quyết định ở một đất nước không đánh giá cao tính hợp lý, thì đừng cảm thấy

bị bắt buộc phải theo mô hình ra quyết định hợp lý hoặc thậm chí đừng cố gắng làm cho quyết định của mình rỏ ra hợp lý Các tổ chức có các giá trị văn hóa riêng nên cách thức ra quyết định cá nhân cần được điều chỉnh để phù hợp với văn hóa của tổ chức

Thứ hai, cần suy xét, cân nhắc các thiên lệch có thể xảy ra Tất cả chúng

ta đều có nguy cơ thiên lệch khi ra quyết định Nếu người ra quyết định hiểu