Một số vấn đề về xây dựng và thực hiện Kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty AIT

Hiện nay ngành công nghệ thông tin ở nước ta làm một trong những ngành có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất. Đối với nước ta hiện nay điều đó có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì ngành này đòi hỏi ít vốn mà giá trị gia tăng mà nó tạo lên lại rất cao. Nó rất phù hợp với điều kiện nước ta vì nước ta hiện nay còn nghèo và thiếu vốn. Khi ngành công nghệ thông tin đã phát triển thì nó sẽ là động lực quan trọng góp phần thúc đẩy nền kinh tế càng phát triển hơn. Trong thời gian vừa quan chúng ta thấy có những sự kiện hết sức quan trọng diễn ra trong nghành công nghệ thông tin như: Chủ tịch tập đoàn phần mềm hàng đầu thế giới Billgate sang thăm Việt Nam, tập đoàn phần cứng hàng đầu thế giới Intel đầu tư hơn nửa triệu USD vào nước ta. Điều đó cho thấy nghành công nghệ thông tin của nước ta trong tương lai sẽ là một ngành hết sức quan trọng. Việt Nam trong tương lai sẽ là một điểm sáng về công nghệ thông tin. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay hầu hết các công ty công nghệ thông tin ở Việt Nam còn gặp tương đối nhiều khó khăn trong kinh doanh, nguyên nhân thì có nhiều nhưng trong thời gian thực tập tại công ty AIT em thấy một trong những nguyên nhân cơ bản cản trở sự phát triển của công ty đó là: Khâu lập và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh chưa tốt. Việc xây dựng Kế hoạch kinh doanh là một vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi phải tính đến các vấn đề thuận lợi và khó khăn bên trong và bên ngoài trên cơ sở chiến lược kinh doanh đã đề ra của công ty sao cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Trong nền kinh tế thị trường, để thích ứng với môi trường luôn thay đổi, công ty AIT muốn thành công cần phải có khả năng ứng phó với mọi tình huống. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải nắm được những xu thế đang thay đổi, tìm ra những yếu tố then chốt đảm bảo thành công, biết khai thác những ưu thế, hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu của mình và của các đối thủ cạnh tranh, hiểu được mong muốn của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty, biết cách tiếp cận thị trường nhằm tìm ra các cả hội kinh doanh, từ đó vạch ra kế hoạch kinh doanh đúng đắn.

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay ngành công nghệ thông tin ở nước ta làm một trong những ngành có tốc độ tăng trưởng nhanh nhất. Đối với nước ta hiện nay điều đó có một ý nghĩa hết sức quan trọng, bởi vì ngành này đòi hỏi ít vốn mà giá trị gia tăng mà nó tạo lên lại rất cao. Nó rất phù hợp với điều kiện nước ta vì nước ta hiện nay còn nghèo và thiếu vốn. Khi ngành công nghệ thông tin đã phát triển thì nó sẽ là động lực quan trọng góp phần thúc đẩy nền kinh tế càng phát triển hơn. Trong thời gian vừa quan chúng ta thấy có những sự kiện hết sức quan trọng diễn ra trong nghành công nghệ thông tin như: Chủ tịch tập đoàn phần mềm hàng đầu thế giới Billgate sang thăm Việt Nam, tập đoàn phần cứng hàng đầu thế giới Intel đầu tư hơn nửa triệu USD vào nước ta. Điều đó cho thấy nghành công nghệ thông tin của nước ta trong tương lai sẽ là một ngành hết sức quan trọng. Việt Nam trong tương lai sẽ là một điểm sáng về công nghệ thông tin. Tuy nhiên trên thực tế hiện nay hầu hết các công ty công nghệ thông tin ở Việt Nam còn gặp tương đối nhiều khó khăn trong kinh doanh, nguyên nhân thì có nhiều nhưng trong thời gian thực tập tại công ty AIT em thấy một trong những nguyên nhân cơ bản cản trở sự phát triển của công ty đó là: Khâu lập và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh chưa tốt. Việc xây dựng Kế hoạch kinh doanh là một vấn đề hết sức phức tạp, đòi hỏi phải tính đến các vấn đề thuận lợi và khó khăn bên trong và bên ngoài trên cơ sở chiến lược kinh doanh đã đề ra của công ty sao cho hoạt động kinh doanh của công ty đạt hiệu quả cao nhất. Trong nền kinh tế thị trường, để thích ứng với môi trường luôn thay đổi, công ty AIT muốn thành công cần phải có khả năng ứng phó với mọi tình huống. Điều này đòi hỏi nhà quản trị phải nắm được những xu thế đang thay đổi, tìm ra những yếu tố then chốt đảm bảo thành công, biết khai thác những ưu thế, hiểu được những điểm mạnh, điểm yếu của mình và của các đối thủ cạnh tranh, hiểu được mong muốn của khách hàng và khả năng đáp ứng của công ty, biết 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp cách tiếp cận thị trường nhằm tìm ra các cả hội kinh doanh, từ đó vạch ra kế hoạch kinh doanh đúng đắn. Mục tiêu nghiên cứu: Qua việc chọn đề tài này để nghiên cứu, em muốn làm sáng tỏ hơn lý thuyết về xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh. Vận dụng những lý thuyết đó và kiến thức đã học cộng với thời gian đi thực tập để nêu ra nhưng khó khăn về xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh đang xẩy ra trong công ty TNHH AIT. Từ đó, đề ra những giải pháp góp phần tháo gỡ những khó khăn cho công ty. Thông qua đó làm cho công ty TNHH AIT hoạt động hiệu quả hơn. Với mục tiêu nghiên cứu những vấn đề lý luận, phương pháp luận và phương pháp cụ thể để xây dựng kế hoạch kinh doanh trong doanh nghiệp thương mại, nghiên cứu cả sở hình thành các chính sách, biện pháp về chỉ đạo, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty AIT. Bên cạnh đó, để phân tích thực trạng tình hình xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty AIT trong thời gian từ năm 2001 đến nay, nhận thức được mặt mạnh cũng như mặt yếu cần khắc phục trong vấn đề này, qua đó đề ra những giải pháp giúp công ty xây dựng được Kế hoạch kinh doanh đúng đắn, thực hiện Kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty hiệu qủa hơn; em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: "Một số vấn đề về xây dựng và thực hiện Kế hoạch kinh doanh máy tính và các thiết bị tin học của công ty AIT". 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian nghiên cứu ngắn, kiến thức cũng có hạn, phạm vi và lĩnh vực nghiên cứu mới nên em chỉ tập trung vào việc đánh giá sơ bộ hiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty TNHH AIT thông qua số liệu em thu thập được của một số năm gần. Nêu ra một số khó khăn điển hình của công ty trong giai đoạn hiện nay. Đồng thời cũng làm rõ một số bất cập trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch, vận dụng vào trường hợp cụ thể là công ty TNHH AIT. Từ đó đề ra những giải pháp để để nhằm mục đích tháo gỡ những khó khăn cho công ty TNHH AIT. Phương pháp nghiên cứu * Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập số liệu qua các báo cáo và tài liệu của cơ quan nơi em thực tập. Chủ yếu là ở các phòng sau, Phòng Hành chính và Phòng Kế toán của Công ty AIT. Ngoài những dữ liệu sơ cấp thu thập được, em còn sử dụng các dữ liệu thứ cấp thu thập từ các báo cáo, tài liệu của cơ quan thực tập, các tạp chí chuyên ngành, thông tin trên báo chí, truyền hình, internet và các nghiên cứu trước đây. * Phương pháp phân tích dữ liệu Chủ yếu em sử dụng một số các phương pháp sau:  Phương pháp tổng hợp số liệu dựa trên: các báo cáo, tài liệu của cơ quan thực tập, các số liệu thống kê  Phương pháp so sánh: theo thời gian, theo chỉ tiêu…  Phương pháp đồ thị và biểu đồ: bằng hình ảnh, tính chất của đồ thị để phân tích mối quan hệ, mức độ biến động của các chỉ tiêu phân tích.  Phương pháp chuyên gia cùng với việc phân tích các dữ liệu thu thập được, em còn tham khảo ý kiến của các chuyên gia để đưa ra các nhận định, rút ra kết luận có tính chính xác hơn Trong thời gian thực tập và nghiên cứu tại công ty TNHH ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin AIT, mặc dù đã có nhiều cố gắng, song 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp do kiến thức cũng như thực tiễn còn nhiều hạn chế nên bài viết này sẽ không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong được sự quan tâm góp ý của các thầy cô và bạn đọc để bài viết được hoàn thiện hơn nữa. Qua đây em xin bày tỏ sự cảm ơn sâu sắc tới cô giáo hướng dẫn PGS.TS Lê Thị Anh Vân thuộc khoa Khoa học quản lý- trường Đại học Kinh tế quốc dân và tập thể các anh chị cô chú của công ty AIT đã tận tình chỉ bảo, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại đây để em hoàn thành tốt bài viết này. Sinh viên thực hiện Thanouvan LEUANGMANY 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN NỘI DUNG Chương I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ HOẠCH KINH DOANH I. VAI TRÒ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH 1. Khái niệm: Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định làm sao đạt được những mục tiêu dài hạn của tổ chức với các nguồn lực có thể huy động được. Như vậy, về mặt nội dung, lập kế hoạch là quá trình xây dựng chiến lược và không ngừng hoàn thiện, bổ sung chiến lược khi cần thiết. Nói cách khác, lập kế hoạch xoay quanh việc xây dựng kế hoạch dưới các hình thức: chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, các chương trình, các ngân quỹ; và dưới các cấp độ của kế hoạch: 2. Vai trò của lập kế hoạch kinh doanh - Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp theo sát tình hình thị trường và đối phó được với sự thay đổi của môi trường. Là một doanh nghiệp kinh doanh, các tình hình các đối thủ cạnh tranh, sự thay đổi của môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá là những yếu tố cực kỳ nhạy cảm có tác động trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Lập kế hoạch giúp doanh nghiệp có thể đối phó được những biến động này từ phía môi trường. - Lập kế hoạch có ý nghĩa quyết định trong việc liên kết giữa hành động của các cá nhân trong một tập thể là doanh nghiệp để thực hiện mục tiêu. Có kế hoạch, sự liên kết và phối hợp giữa các cá nhân sẽ trở nên chặt chẽ hơn, từ đây tạo ra sức mạnh liên kết tiến tới mục tiêu. - Lập kế hoạch là căn cứ cho công tác kiểm tra, thanh tra. Lập kế hoạch kinh doanh là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được những mục tiêu đó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và các 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nhân viên của họ có rất ít cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu phải làm gì. Lúc này việc kiểm tra sẽ trở nên rất phức tạp. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi cũng ảnh hưởng xấu tới tương lai của toàn bộ tổ chức. 3. Các loại hình kế hoạch Kế hoạch được phân theo cấp bao gồm hai cấp kế hoạch cơ bản là: kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp. Các kế hoạch chiến lược do những nhà quản lý cấp cao cuả tổ chức thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể thiết kế nhằm xác định những mục tiêu tổng thể cho tổ chức. Các kế hoạch tác nghiệp bao gồm những chi tiết cụ thể hoá của các kế hoạch chiến lược thành những hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, hàng tuần thậm chí hàng ngày như là kế hoạch phân công, kế hoạch nhân công, kế hoạch tiến độ, kế hoạch nguyên liệu tồn kho. Giữa hai loại kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp, sự khác biệt chủ yếu trên 3 mặt: - Thời gian: kế hoạch chiến lược thường cho khoảng thời gian từ 2, 3 năm trở lên, trong một số trường hợp có thể lên tới 10 năm. Trong khi đó, kế hoạch tác nghiệp thường chỉ cho một năm trở xuống. - Phạm vi hoạt động: kế hoạch chiến lược tác động tới các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của toàn bộ tổ chức. Kế hoạch tác nghiệp chỉ có một phạm vi hạn hẹp ở trong một mảng hoạt động của tổ chức - Mức độ cụ thể: Các mục tiêu chiến lược thường cô đọng và tổng thể (thuê về tính định tính). Trong khi đó, các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể, chi tiết (thiên về định lượng). 4. Các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch 4.1. Khả năng cạnh tranh của tổ chức: Xem xét nhân tố này đựơc cân nhắc dựa trên mô hình phân tích “Năm lực lượng” của M. Porter. Mô hình này xem xé khả năng cạnh tranh 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tổ chức trong môi trường hoạt động của nó được xác định bởi các nguồn lực kỹ thuật và kinh tế của tổ chức và năm lực lượng môi trường: - Khả năng thương lượng với nhà cung cấp; - Khả năng thương lượng với khách hàng; - Mối đe doạ từ các đối thủ cạnh tranh; - Mối đe doạ từ những sản phẩm, dịch vụ thay thế; - Tính khốc liệt của cạnh tranh giữa các đối thủ trong ngành. 4.2. Mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường Với mục đích là để xác định một sự cân đối giữa các ngành của tổ chức và phân bổ các nguồn lực của tổ chức vào các ngành một cách hợp lý. Mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường cũng có ảnh hưởng lớn tới quá trình xây dựng và thực hiện kế hoạch của tổ chức. Nghiên cứu mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường quyết định sản phẩm của tổ chức thuộc loại sản phẩm nào: sản phẩm Ngôi sao, sản phẩm Nghi vấn, sản phẩm Con bò sữa, hay chỉ là sản phẩm bỏ đi. Qua phân tích về mức độ tăng trưởng và thị phần của tổ chức trên thị trường đưa ra kế hoạch, chiến lược như: phân đoạn thị trường, chiến lược tiếp quản và sát nhập, chiến lược liên minh (hỗn hợp). 4.3. Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ của tổ chức: Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu hay còn gọi là phân tích bên trong trên các giác độ như: nhân sự, tài chính, công nghệ, uy tín, danh tiếng, mối quan hệ, văn hoá, truyền thống… của tổ chức. Việc đánh giá này chỉ mang tính tương đối, chủ yếu có sự so sánh với mặt bằng chung trong ngành. Trong thực tế, mô hình SWOT được sử dụng khá rộng rãi trong việc đánh giá các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe doạ của tổ chức, đây cũng là một công cụ hữu hiệu cho tổ chức trong việc xây dựng và thực thi các kế hoạch và chiến lược lớn của mình nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II. NỘI DUNG CỦA XÂY DỰNG KẾ HOẠCH VÀ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH 1. Nội dung của quá trình xây dựng kế hoạch Quá trình xây dựng kế hoạch kinh doanh trải qua các bước sau: 1.1. Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức Sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức được xác định thông qua việc trả lời câu hỏi “chúng ta là ai ?”, “Mục tiêu định hướng cho chúng ta là gì?” Những mục tiêu chung này tạo ra những phương hướng rộng lớn cho việc ra quyết định và nó không thay đổi trong nhiều năm. 1.2. Phân tích những đe dọa và cơ hội, những điểm mạnh và điểm yếu Chúng ta phải phân tích được các yếu tố của môi trường kinh doanh, đánh giá các cơ hội và đe dọa có thể có trong tương lai. Để phân tích cơ hội đe doạ thì chúng ta phải tiến hành phân tích các yếu tố sau:  Phân tích các y ế u t ố bên ngoài: Phân tích các yếu tố bên ngoài bao gồm các yếu tố thuộc phạm vi vĩ mô như kinh tế (lạm phát, lãi suất, tỉ giá…), chính trị luật pháp (các văn bản pháp luật, chính sách nhà nước), điều kiện tự nhiên (thổ nhưỡng, khí hậu…), mức độ công nghệ và các yếu tố xã hội của thị trường mục tiêu lẫn các yếu tố vi mô (tác nghiệp) như là yếu tố người tiêu thụ, người cung ứng và các đối thủ cạnh tranh ở thị trường mục tiêu để giúp công ty nhận biết, đánh giá cơ hội và nguy cơ ở thị trường mục tiêu. Từ đó, công ty tổ chức phát triển chiến lược phù hợp với mục tiêu dài hạn và thiết kế kế hoạch, chính sách phù hợp với mục tiêu ngắn hạn bằng cách tận dụng những cơ hội từ môi trường và hạn chế những nguy cơ do môi trường mang lại.  Phân tích các y ế u t ố bên trong: Phân tích các yếu tố bên trong nhằm tìm ra điểm mạnh và yếu 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của doanh nghiệp thông qua việc đánh giá các yếu tố chủ yếu của công ty như kinh doanh, tài chính, kế toán, nhân sự và sản xuất và cả mối quan hệ giữa các yếu tố này. Từ điểm mạnh và điểm yếu của mình, công ty sẽ thiết lập mục tiêu kết hợp cùng với các cơ hội và nguy cơ từ bên ngoài để tận dụng điểm mạnh và khắc phục điểm yếu.  Tổng h ợ p các y ế u t ố ảnh h ư ởng: Phân tích mối quan tâm của công ty đối với các yếu tố ảnh hưởng bằng các ma trận có cấu trúc như sau: Các yếu tố ảnh hưởng Mức độ quan trọng của yếu tố đối với ngành Mức độ quan trọng của yếu tố đối với công ty Tính chất tác động Điểm cộng dồn (1) (2) (3) (4) (5) (1) Liệt kê lần lượt các yếu tố ảnh hưởng đến ngành nói chung và công ty nói riêng. (2) Mức độ quan trọng: được đo lường từ 1 (thấp nhất) đến 3 (cao nhất) cho mỗi yếu tố. Đây là mức tương ứng với mức ảnh hưởng từng yếu tố đối với ngành. (3) Phân loại: điểm số chạy từ 1 (thấp nhất) đến 3 (cao nhất) thể hiện mức độ quan trọng hiện thời của mỗi yếu tố đối với công ty. (4) Tính chất tác động: có 2 biến cố :trừ (-) yếu tố gây nên nguy cơ hay là điểm yếu còn (+) tạo nên cơ hội hay điểm mạnh. (5) Số điểm quan trọng: con số này được tính bằng “mức độ quan trọng × phân loại”, với các yếu tố có điểm âm thì công ty có chính sách hạn chế, khắc phục, còn điểm dương thì cố gắng phát huy tuỳ theo độ lớn của số điểm. 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Cụ thể như sau:  Ma trận các y ế u t ố bên ngoài : Để tổng hợp mức độ quan trọng của các yếu tố bên ngoài đối với ngành và mức quan trọng các yếu tố này đối với công ty, có thể sử dụng các ma trận tổng hợp các yếu tố bên ngoài. Từ các ma trận này cho phép công ty tóm tắt và đánh giá từng yếu tố để có cái nhìn tổng quát mức độ ảnh hưởng từng cơ hội và nguy cơ đối với ngành.  Ma trận các y ế u t ố bên trong: Ma trận này sẽ xác định mức độ quan trọng từng yếu tố nội bộ trong tổng thể 1 công ty (xây dựng điển hình theo ngành) và đánh giá mức độ điều chỉnh cơ cấu nội bộ của công ty có phù hợp với yêu cầu của ngành trong tình hình hiện nay không?  Phân tích SWOT : Phân tích SWOT là đặt các cơ hội và nguy cơ, điểm mạnh và điểm yếu ảnh hưởng đến vị thế hiện tại và tương lai của doanh nghiệp trong mối quan hệ tương tác lẫn nhau, sau đó phân tích xác định vị thế chiến lược của mỗi quan hệ. Sơ đồ 2: Mô hình ma trận SWOT Mặt mạnh (Strengths) Mặt yếu (Weaknesses) Cơ hội (Opportunities) Chiến lược kết hợp SO Chiến lược kết hợp WO Nguy cơ (Threats) Chiến lược kết hợp ST Chiến lược kết hợp WT Trong đó: - Chiến lược SO- chiến lược “phát triển”: kết hợp yếu tố cơ hội và điểm mạnh cuả công ty để thực hiện bành trướng rộng và phát triển đa dạng hoá. 10