V. PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH KINH DOANH CÁC SẢN PHẨM CNTT VÀ CÁC THIẾT BỊ TIN HỌC
1.Tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng
1.1. Đối với các mặt hàng nhập lại từ một số đối tác trong nước:
Đối với một số mặt hàng nhập lại từ một số đối tác trong nước, kế hoạch mua hàng của công ty phụ thuộc vào một số yếu tố sau:
- Yêu cầu của khách hàng.
- Tình hình thị trường, bao gồm các yếu tố sau: + Giá cả của các mặt hàng
+ Khách hàng là ai?
- Tình hình tài chính của công ty
Bên cạnh đó, cũng cần nhận thấy rằng kế hoạch mua hàng có một vai trò rất quan trọng. Kế hoạch mua hàng không chỉ có tác dụng phục vụ công tác phân phối, mà còn phục vụ cho dự án (bao gồm việc thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế, để từ đó đưa ra kế hoạch chấp nhận thời gian đặt hàng).
Trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng, công ty đã đảm bảo thực hiện đúng yêu cầu của khách hàng; đảm bảo được tình hình tài chính ổn định không để xảy ra tình trạng thu không đủ chi, để tồn nợ đọng của nhà cung cấp hay khách hàng. Có thể thấy rõ việc này qua đánh giá hai chỉ tiêu: Phải thu khách hàng và phải trả người bán qua 3 năm 2003 – 2005.
Chỉ tiêu 2003 2004 2005
1. Phải thu khách hàng 319 278 749 56 033 123 201 164 032 2. Phải trả người bán 33 211 409 762 690 377 451 859 512
Nguồn: Bảng cân đối kế toán Công ty TNHH AIT năm 2003-2005.
Số liệu qua ba năm gần đây cho thấy: nhìn chung khoản phải thu khách hàng đã giảm đi nhất là so với năm 2003 là năm có số phải thu khách hàng lớn nhất, điều này cho thấy tình hình công ty bị chiếm dụng vốn đã giảm đi rõ rệt. Song so với năm 2004 thì chỉ tiêu này cũng cho thấy khoản phải thu khách hàng đã có sự gia tăng lớn (gấp gần 4 lần năm 2004). Qua đây cho thấy công ty cần có những biện pháp nhất định trong kế hoạch mua hàng và kế hoạch bán hàng, tránh để xảy ra tình trạng để khách hàng nợ đọng quá nhiều, hàng lưu tồn kho quá lớn, làm giảm vốn lưu động, vốn bị chiếm dụng.
1.2. Mặt hàng nhập khẩu:
Đối với mặt hàng nhập khẩu, Công ty đưa ra kế hoạch nhập hàng phân phối. Đây là kế hoạch dựa trên đánh giá của các cán bộ kinh doanh và quyết định cuối cùng của giám đốc kinh doanh về:
- Sức mua của từng chủng loại sản phẩm, hàng hoá;
- Giá cả của hàng hoá (vì đây là nhân tố hàng đầu có ảnh hưởng tới lợi nhuận)
- Cân đối tài chính của công ty, bao gồm các vấn đề sau: + Vấn đề quỹ của công ty
+ Vấn đề công nợ của khách hàng
+ Vấn đề lưu kho (các chi phí lưu kho, hàng tồn kho, chi phí quản lý, bảo quản, bảo vệ…)
Sau khi có quyết định cuối cùng về việc nhập hàng, quyết định sẽ được chuyển cho bộ phận vật tư, tiến hành các thủ tục nhập hàng.
1.3. Kế hoạch nhập hàng theo dự án
Căn cứ vào yêu cầu của phòng kinh doanh với sự chấp thuận của giám đốc, kế hoạch nhập hàng sẽ được thực hiện theo tiến trình từ bước 1-5 như sau:
Bước 1: Tìm kiếm nhà cung ứng Bước 2: Khảo sát giá
Bước 3: Khảo sát tiến độ đặt hàng
Bước 4: Khảo sát chính sách tài chính của nhà cung ứng
Bước 5: Quyết định nhập hàng với sự chấp thuận của giám đốc và kế toán trưởng.
Đối với mặt hàng nhập theo dự án có sự quản lý chặt chẽ hơn so với việc nhập lại hàng từ các nhà phân phối khác. Điều này là phù hợp với những yêu cầu về mặt kinh tế của các mặt hàng là sản phẩm CNTT, thiết bị tin học có giá trị lớn, cần có sự kiểm tra chặt chẽ cả về thời gian giao hàng, giá cả, chất lượng của hàng hoá.
Qua tiến trình năm bước của kế hoạch nhập hàng của công ty cho thấy tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng của công ty là khá chặt chẽ, đảm bảo tránh được những rủi ro nhất định về mặt tài chính cho công ty.