Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông tân phát

Chủ đề: Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Côngty cổ phần dịch vụ viễn thông Tân Phát Trong bối cảnh chung của nền kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn và suy th

Chủ đề: Thực trạng và giải pháp trong công tác tuyển dụng nhân sự tại Công

ty cổ phần dịch vụ viễn thông Tân Phát

Trong bối cảnh chung của nền kinh tế toàn cầu đang gặp khó khăn và suy thoái như hiện nay, để hoạt động kinh doanh hiệu quả, thì điều cần chú trọng nhất chính là yếu tố con người trong tổ chức Tuyển dụng và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực luôn là một bài toán khó cho các Doanh nghiệp và các Tổ chức Kinh doanh.

1 Thực trạng về hoạt động tuyển dụng tại Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Tân Phát

a Giới thiệu về Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Tân Phát.

Công ty Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Tân Phát thành lập ngày 11/09/1995,

là một trong những công ty đầu tiên Kinh doanh về mặt hàng máy Văn phòng (máy photocopy, máy in, máy fax … ) tại Việt Nam Bằng năng lực nghiên cứu và ứng dụng của mình, Công ty Tân Phát luôn cố gắng mang tới cho khách hàng những giải pháp linh hoạt, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng Nhận biết được rằng dịch vụ

là một phần không thể tách rời của sản phẩm, Công ty Tân Phát luôn nỗ lực mang đến những sản phẩm hiệu quả cao và làm hài lòng khách hàng Sản phẩm chính của Công ty cung cấp bao gồm máy photocopy đen trắng, máy photocopy màu, máy văn phòng đa chức năng trên cơ sở kỹ thuật số và đặc biệt là các sản phẩm có tính năng riêng biệt như máy ảnh, máy in khổ lớn và máy in chuyên nghiệp Đồng thời, Tân Phát cũng cung cấp những sản phẩm công nghệ thông tin, viễn thông, thiết bị văn phòng khác như máy fax, máy in, máy vi tính, thiết bị mạng, điện thoại, tổng đài…

Về mảng dịch vụ, Siêu Thanh có dịch vụ Bảo hành, sửa chữa và cho thuê máy.Với đội ngũ kỹ thuật viên hùng hậu gồm hơn 120 người được đào tạo và huấn luyện chính quy bới các chuyên gia hàng đầu của nhà sản xuất, Công ty luôn cố gắng tạo

sự tin tưởng tuyệt đối cho khách hàng vào dịch vụ sau bán hàng khi mua sản phẩm Các giải pháp tiện lợi, linh hoạt và hiệu quả luôn được Tân Phát quan tâm xem xét Cũng vì thế, Công ty Cổ Phần dịch vụ viễn thông Tân Phát đã hoàn thiện chương trình cho thuê các thiết bị văn phòng đặc biệt chú ý đến khách hàng không có nhu cầu sử dụng dài hạn hoặc chưa có khả năng mua sắm Khách hàng cần thuê máy photocopy, fax, máy chiếu đa chức năng và các thiết bị văn phòng khác cho công việc đột xuất hay trong khoảng thời gian ngắn - Công ty sẵn sàng đáp ứng

b Phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần D ịch vụ viễn thông Tân Phát

Với nhu cầu ngày càng phát triển, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh, hàng năm, Công ty Siêu Thanh đều có những đợt tuyển dụng nhân sự mới cho các phòng ban, đặc biệt là 2 phòng Kinh doanh trực tiếp là: Phòng Kinh doanh bán lẻ và Phòng Kỹ thuật

Theo quy trình tuyển dụng hiện tại, Công ty Tân Phát đang áp dụng 3 hình thức tuyển dụng chính:

- Tuyển thẳng: Đây là trường hợp được tuyển thẳng không qua thi tuyển, được Tổng giám đốc trực tiếp mời về đảm nhận những vị trí quan trọng (như Trưởng, phó phòng các phòng chức năng…) Thông thường những người được tuyển thẳng như vậy đều là những cá nhân có nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty

- Tuyển thông qua thi tuyển

- Tuyển cán bộ chuyển công tác: Chuyển công tác nhân viên giữa các phòng ban trong công ty

Các bước tuyển dụng:

Bước 1: Tổ chức thông báo tuyển dụng:

Trên cơ sở kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo duyệt, Phòng Hành chính nhân sự lập thông báo tuyển dụng Thông báo này được đưa lên website của Công ty: www.sieuthanh.com.vn , đăng trên 2 báo điện tử: www.vnexpress.net và www.24h.com.vn , đăng trên 1 báo giấy: báo Lao động Đồng thời, thông báo tuyển dụng cũng được dán trên bảng Thông báo chung của Công ty Thời gian từ lần đăng đầu tiên đến ngày nhận hồ sơ ít nhất là 7 ngày Nội dung thông tin sẽ đăng chi tiết yêu cầu đối với từng vị trí tuyển dụng Dưới đây là một ví dụ về mẫu thông báo tuyển dụng mà Công ty đã sử dụng:

Công ty Cổ Phần dịch vụ Tân Phát - Công ty hàng đầu cung cấp các sản phẩm, dịch vụ kỹ thuật trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, nhà phân phối chính thức của hãng Fuji Xerox liên tục tuyển dụng nhân sự làm việc tại các vị trí sau:

NHÂN VIÊN PHÒNG KINH DOANH

1 Vị trí: Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài

2 Vị trí: Nhân viên kinh doanh

3 Vị trí: Nhân viên văn phòng

Yêu cầu:

- Nam, nữ tuổi từ 22 đến 30

- Ưu tiên tốt nghiệp Đại học, đặc biệt chuyên ngành Marketing và Ngoại ngữ

- Đối với vị trí Phụ trách kinh doanh khối khách hàng nước ngoài, yêu cầu

sử dụng Tin học văn phòng và Tiếng Anh thành thạo

- Ngoại hình ưa nhìn, giao tiếp tốt

Mô tả công việc chính: Nghiên cứu thị trường; Tìm kiếm khách hàng; Bán hàng

theo các kênh: Bán hàng Đại lý; Bán hàng cho khối Khách Hàng nước ngoài; Bán lẻ hoặc cho thuê máy văn phòng

NHÂN VIÊN PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ

Yêu cầu:

- Nữ tuổi từ 25 đến 30

- Tốt nghiệp Đại Học chuyên ngành Quản trị Kinh Doanh, Quản Trị nhân sự

- Ưu tiên người có kinh nghiệm

- Tiếng Anh: Tối thiểu Bằng A

- Tin học: Thành thạo tin học văn phòng

- Nhiệt tình, gắn bó lâu dài với công việc

Mô tả công việc chính: Thực hiện các công việc quản trị nhân sự và quản trị hành

chính

PHỤ TRÁCH/ NHÂN VIÊN BỘ PHẬN MARKETING & CHĂM SÓC

KHÁCH HÀNG

Yêu cầu:

- Nam, nữ tuổi từ 25 đến 30

- Sử dụng vi tính thành thạo ( Word, Excel, mạng cơ bản… )

- Ưu tiên các ứng viên tốt nghiệp chính quy các trường Đại Học chuyên ngành Marketing, ngoại ngữ, ngoại thương;

- Ưu tiên người có kinh nghiệm tại vị trí tương đương

- Đối với vị trí Phụ trách bộ phận yêu cầu Tiếng Anh thành thạo

Mô tả công việc chính: Quản lý, hoạch định và điều hành hoạt động chung của

Phòng Marketing

Quyền lợi chung

- Lương thỏa thuận

- Môi trường làm việc chuyên nghiệp; chế độ đãi ngộ thỏa đáng

- Các quyền lợi khác theo đúng quy định của Nhà nước

Hồ sơ dự tuyển bao gồm

- Đơn xin việc viết tay (bắt buộc)

- Các văn bằng, chứng chỉ liên quan (Bản sao có công chứng)

- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của địa phương (06 tháng gần nhất)

- Giấy chứng nhận sức khỏe (06 tháng gần nhất)

- 2 ảnh 4*6 mới nhất

- Chứng Minh Nhân Dân (Bản photocopy)

Thời hạn nộp hồ sơ: Hết ngày 30 tháng 6 năm 2009.

Địa chỉ nhận hồ sơ:

Số 20 ngách 1 ngõ 16 – Huỳnh Thúc Kháng - Quận Đống Đa - Hà Nội

Gặp anh: Trần Xuân Tuấn - Phòng Hành chính Nhân sự.

(Lưu ý: Chỉ thông báo cho những ứng viên đủ điều kiện- không liên hệ qua điện thoại)

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra hồ sơ được nộp và chỉ nhận những hồ sơ

đủ tiêu chuẩn theo quy định Trong trường hợp thí sinh mới thi tốt nghiệp chưa có bằng hoặc chưa có chứng nhận tốt nghiệp thì có thể sử dụng bảng điểm của nhà trường Sau khi thí sinh đã trúng tuyển sẽ đối chiếu, hoàn thiện hồ sơ theo quy định

Bước 3: tuyển chọn hồ sơ

Phòng Hành chính nhân sự sẽ sàng lọc những hồ sơ phù hợp với nhu cầu tuyển dụng của Công ty, loại bỏ những hồ sơ không đạt yêu cầu và lập danh sách sơ tuyển

Ví dụ: khi Công ty có nhu cầu tuyển Kỹ thuật viên thì yêu cầu tối thiểu là hồ

sơ của thí sinh phải có bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp một trường trung cấp hoặc cao đẳng về Điện tử

Bước 4: Lập danh sách sơ tuyển

Đây là danh sách những thí sinh có hồ sơ đạt yêu cầu và qua được vòng tuyển chọn hồ sơ

Bước 5: Thành lập hội đồng thi

Tùy từng nhu cầu tuyển dụng mà Công ty sẽ tổ chức những nội dung thi khác nhau Với nhu cầu tuyển dụng nhân viên Kinh doanh thì Công ty sẽ tổ chức một bài thi viết và Phỏng vấn Còn với nhu cầu tuyển dụng kỹ thuật viên, Công ty sẽ tổ chức

3 bài thi viết gồm: 1 bài về tin học, 1 bài về điện tử và 1 bài thi về tiếng Anh

Bước 6: Thông báo lịch thi

Sau khi chuẩn bị đầy đủ các điều kiện tổ chức thi tuyển và danh sách thí sinh

đã được duyệt, Phòng Hành chính nhân sự sẽ thực hiện việc thông báo lịch thi và phát thẻ dự thi Thông báo lịch thi (bằng điện thoại hoặc bằng giấy mời) đến các thí sinh trước ít nhất 3 ngày trước ngày thi, dán thông báo lịch thi tại Bảng Thông báo của Công ty

Bước 7: Tổ chức thi

Hội đồng thi tuyển xây dựng đề thi, đáp án (trình Tổng Giám đốc phê duyệt)

và tổ chức thi cụ thể như sau:

- Đối với Nhân viên Kinh doanh bán lẻ: Thi viết, tổ chức phỏng vấn

- Đối với Nhân viên Kỹ thuật: Thi viết

Bước 8: Tổng hợp kết quả thi

Thư ký Hội đồng thi chịu trách nhiệm tổng hợp kết quả từng môn thi, kết quả trung bình các môn

Bước 9: Duyệt danh sách trúng tuyển.

Hội đồng thi đề xuất danh sách trúng tuyển trình Tổng giám đốc quyết định

Bước 10: Công bố kết quả tuyển dụng

Bước 11: Ký hợp đồng thử việc.

Bước 12: Ký hợp đồng lao động chính thức.

2 Hạn chế của công tác tuyển dụng tại Công ty Cổ Phần dịch vụ viễn thông Tân Phát:

- Quá trình tuyển dụng tập trung kéo dài mất nhiều thời gian, quá nhiều công đoạn, gây nhiều lãng phí, tốn kém cho Công ty

- Việc áp dụng cơ chế tuyển dụng thông qua thi tuyển mà nguồn tuyển dụng là những sinh viên tốt nghiệp từ những trường trung cấp, cao đẳng và đại học khiến chi phí đào tạo tăng thêm khi những sinh viên mới ra trường này hầu hết đều chưa

có kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty Và nhân viên kinh doanh mới của công ty chỉ có thể làm việc sau khi hoàn thành các buổi học về sản phẩm,

về kỹ năng bán hàng, giao tiếp…

- Đối với nhân viên Kỹ thuật, sau khi trúng tuyển không thể làm việc được ngay do tính đặc thù công việc là sửa chữa, bảo trì máy Văn phòng - sẽ phải tham

dự một lớp đào tạo sửa chữa máy do Công ty tổ chức kéo dài 3-6 tháng Chi phí đào tạo cao, lại nhiều rủi ro Kỹ thuật viên sau khi học nghề xong sẽ xin làm chỗ khác cũng là một hạn chế

- Mặc dù cơ chế tuyển dụng có áp dụng 3 hình thức tuyển dụng tuy nhiên hàng năm công tác tuyển dụng chủ yếu được thực hiện qua hình thức thi tuyển tự do, không linh hoạt trong quá trình tuyển dụng

- Yếu tố phỏng vấn trong thi tuyển đôi khi chưa thực sự được khách quan, một phần là do các mối quan hệ trong nội bộ, phần khác là do người phỏng vấn thiếu

kinh nghiệm, quá quan tâm đến ý muốn chủ quan của mình, hoặc đi sâu quá nhiều vào những đặc tính không liên quan gì đến công việc của ứng viên sau này

3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân sự tại Công ty

Cổ Phần Dịch Vụ Viễn Thông Tân Phát.

Để khắc phục những hạn chế nêu ra trên đây với mục đích hoàn thiện công tác tuyển dụng nhằm xây dựng một đội ngũ nhân lực trẻ, trình độ cao, có tính phấn đấu góp phần vào sự phát triển của Công ty Tân Phát cần:

- Áp dụng linh hoạt các hình thức tuyển dụng, tập trung hơn nữa vào việc tuyển dụng những người đã có thâm niên và kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty, đưa ra các chế độ đãi ngộ ưu đãi để mời những nhân viên giỏi của các Công ty đối thủ hoặc những Công ty trong cùng ngành

- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và phân bổ chính xác nguồn nhân lực dựa trên nhu cầu thực tế của từng phòng ban chức năng Tránh trường hợp phòng thừa vẫn thừa còn phòng thiếu vẫn thiếu nhân sự

- Cần tập trung chú ý vào việc tuyển lựa những ứng viên có các kỹ năng, trình

độ phù hợp với bản mô tả công việc cho từng vị trí tuyển dụng

Tuyển dụng là một quá trình phức tạp kết hợp nhiều yếu tố nhằm mục tiêu xây dựng được một đội ngũ nhân sự có trình độ cao phục vụ cho việc phát triển của doanh nghiệp, tổ chức Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là thiết kế và xây dựng một quy trình tuyển dụng hiệu quả đảm bảo tính khách quan có tác dụng hoàn thiện đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp và phát triển người lao động

Tài liệu tham khảo:

1 Quy trình tuyển dụng Công ty Cổ Phần Siêu Thanh HN năm 2008.

2 Tài liệu môn học “Quản trị nguồn nhân lực” trong chương trình GaMBA của Đại học Griggs – Hoa Ky

3 Trang web: www.sieuthanh.com.vn