Đánh giá thành tích nhân viên tại công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Kon Tum

Nhà quản lý doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác đánh giá thành tích nhân viên sẽ có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên của mình trong tổ chức, giúp kiểm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

ĐÀO CAO NGƯƠN

ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng, Năm 2013

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

ĐÀO CAO NGƯƠN

ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã số: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN QUỐC TUẤN

Đà Nẵng, Năm 2013

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tác giả

Đào Cao Ngươn

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Đóng góp của đề tài 3

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan về tài liệu 4

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP 8

1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN 8

1.1.1 Khái niệm nhân viên trong doanh nghiệp 8

1.1.2 Khái niệm đánh giá thành tích nhân viên 8

1.1.3 Tầm quan trọng của đánh giá thành tích nhân viên 9

1.1.4 Mục đích đánh giá thành tích nhân viên 10

1.2 NỘI DUNG CỦA ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN 10

1.2.1 Xác định mục tiêu đánh giá 10

1.2.2 Xác định tiêu chí đánh giá 11

1.2.3 Các phương pháp đánh giá thành tích nhân viên 14

1.2.4 Xác định thời điểm đánh giá thành tích 18

1.2.5 Đối tượng thực hiện đánh giá thành tích nhân viên 18

1.2.6 Thực hiện đánh giá, phản hồi thông tin và kết quả đánh giá 21

1.3 TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ THEO TIẾP CẬN ĐÁP ỨNG YÊU CẦU 21

1.3.1 Giới thiệu quan điểm đánh giá thành tích tiếp cận đáp ứng yêu cầu khách hàng 21

1.3.2 Tiến trình đánh giá thành tích tiếp cận đáp ứng yêu cầu 22

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH

TÍCH NHÂN VIÊN 28

1.4.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài 28

1.4.2 Các yếu tố môi trường bên trong 28

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM 30

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH MTV XSKT Kon Tum30 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ 31

2.1.4 Tổ chức bộ máy Công ty 32

2.1.5 Về nguồn nhân lực của Công ty TNHH MTV XSKT Kon Tum 33

2.1.6 Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty qua các năm 34

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM 35

2.2.1 Thực trạng việc xác định mục đích đánh giá 35

làm cơ sở xét thi đua, khen thưởng của Công ty 39

2.2.2 Các tiêu chí đánh giá đang sử dụng tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum 41

2.2.3 Phương pháp đánh giá thành tích đang sử dụng 43

2.2.4 Đối tượng thực hiện đánh giá thành tích 44

2.2.5 Thời điểm đánh giá thành tích 45

2.2.6 Đánh giá và phản hồi kết quả đánh giá 46

2.3 ĐÁNH GIÁ CHUNG 46

CHƯƠNG 3 HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON

TUM 48

3.1 CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG GIẢI PHÁP 48

3.1.1 Chiến lược kinh doanh của Công ty thời gian đến 48

3.1.2 Các mục tiêu và chính sách nguồn nhân lực của Công ty 49

3.1.3 Các quan điểm khi đánh giá thành tích nhân viên 49

3.1.4 Mục tiêu của đánh giá thành tích 49

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM THEO TIẾP CẬN ĐÁP ỨNG YÊU CẦU 50

3.2.1 Xác định mục tiêu của tổ chức 50

3.2.2 Xác định yêu cầu đối với vị trí công việc 52

3.2.3 Xác định kết quả vị trí công việc 55

3.2.4 Xác định trọng số kết quả 57

3.2.5 Xác định tiêu chuẩn và mục tiêu của tiêu chuẩn (đo lường đánh giá) 59

3.2.6 Cách thức tiến hành đánh giá 74

3.2.7 Phản hồi và sử dụng kết quả đánh giá 77

KẾT LUẬN 79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao)

PHỤ LỤC

2.6 Tiêu chuẩn và thang điểm đánh giá thành tích nhân viên làm

cơ sở xét thi đua, khen thưởng của Công ty 39

2.7 Kết quả điều tra về thực trạng tiêu chuẩn đánh giá thành

3.1 Mục tiêu của nhân viên tương ứng với mục tiêu Công ty 52 3.2 Bảng xác định kết quả của vị trí công việc 55 3.3 Kết quả công việc theo tiêu chuẩn đánh giá 56

3.5 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Lãnh đạo văn phòng đại diện” 60 3.6 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Quản lý Công ty” 62 3.7 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Nhân viên văn phòng đại diện” 64 3.8 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Nhân viên văn phòng đại diện” 66 3.9 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Nhân viên nghiệp vụ văn

3.10 Tiêu chuẩn đánh giá vị trí “Nhân viên nghiệp vụ vé xổ số” 69 3.11 Bản đánh giá thành tích cho vị trí công việc "Lãnh đạo văn

DANH MỤC HÌNH

Sô hiệu

1.1 Ví dụ về sơ đồ vị trí công việc : "Quản lý phân phối" 23

3.1 Sơ đồ vị trí công việc “Lãnh đạo văn phòng đại

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Với quan điểm con người là động lực của sự phát triển thì một trong những mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp là tạo lập một môi trường làm việc chuyên nghiệp và nhân văn Một môi trường mà ở đó tất cả nhân viên đều có điều kiện để phát triển năng lực, được đối xử công bằng, say mê và gắn bó với công việc, không ngừng sáng tạo, cống hiến và được doanh nghiệp tôn trọng, đánh giá đúng mức những đóng góp cá nhân

Đánh giá thành tích nhân viên là tiến trình đánh giá những đóng góp của nhân viên cho tổ chức trong một giai đoạn Đánh giá thành tích nhân viên nhằm củng cố và duy trì thành tích của nhân viên, cải thiện nâng cao thành tích, xác định mục tiêu phát triển nghề nghiệp, xác định nhu cầu đào tạo Nhà quản lý doanh nghiệp khi thực hiện tốt công tác đánh giá thành tích nhân viên sẽ có được một bức tranh rõ nét, hoàn chỉnh và khách quan về nhân viên của mình trong tổ chức, giúp kiểm soát và sử dụng nguồn nhân lực một cách hữu hiệu, kiểm soát hiệu quả, chất lượng công việc

Đánh giá thành tích đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hành vi mà nhân viên thực hiện trên công việc nhất quán với mục tiêu của doanh nghiệp Nó là công cụ được sử dụng để củng cố giá trị và văn hoá doanh nghiệp Là lợi thế cạnh tranh giữa các doanh nghiệp và là nhân tố then chốt liên quan đến thành công trong dài hạn của một doanh nghiệp

Xác định tầm quan trọng của công tác đánh giá thành tích nhân viên mang lại, với mục đích đảm bảo mục tiêu phát triển của Công ty, Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Kon Tum đã thường xuyên thực hiện việc đánh giá thành tích của nhân viên Tuy nhiên, thực chất công tác đánh giá thành tích nhân viên còn nhiều hạn chế, đánh giá dựa trên quan điểm của người quản lý trực tiếp và các quy định mang tính hành chính, nói chung còn hình

thức, cảm tính và chưa chuyên sâu Điều này ảnh hưởng đến các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như khen thưởng, trả lương, đào tạo, đề bạt Không đạt được mục đích phát triển nhân viên, không tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hơn, đôi lúc có thể tạo phản ứng ngược lại

Với những lợi ích của công tác đánh giá thành tích nhân viên, tôi chọn

đề tài “Đánh giá thành tích nhân viên tại công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết

Kon Tum” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ kinh tế của mình

2 Mục đích, đối tượng, phạm vi nghiên cứu

2.1 Mục đích nghiên cứu

- Khái quát lý luận về đánh giá thành tích nhân viên

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum thời gian qua

- Đưa ra giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum thời gian tới

2.2 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Là những vấn đề lý luận, thực tiễn liên quan đến công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum

3 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thống kê tổng hợp để tổng hợp số liệu, dữ liệu

- Phương pháp phân tích số học, so sánh, phương pháp điều tra khảo sát bằng bảng câu hỏi nhằm đánh giá thực trạng và dự báo đơn giản để giải quyết vấn đề

Dữ liệu liệu phục vụ nghiên cứu là dữ liệu thứ cấp, một số dữ liệu sơ cấp thu thập từ bảng câu hỏi

4 Đóng góp của đề tài

Đề tài cung cấp những lý luận cơ bản về đánh giá thành tích nhân viên trong doanh nghiệp, tiến trình đánh giá theo hướng tiếp cận đáp ứng nhu cầu Đồng thời trên cơ sở phân tích thực trạng về công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum, những tồn tại hạn chế và tác động của nó đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Từ

đó, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum phù hợp hơn

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục, danh mục các bảng, hình, sơ đồ, biểu đồ, phụ lục, luận văn được kết cấu gồm

3 chương cụ thể như sau:

Chương 1: Những cơ sở lý luận về đánh giá thành tích nhân viên trong

doanh nghiệp

Chương 2: Thực trạng công tác đánh giá thành tích nhân viên tại Công

ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thành tích

nhân viên tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum

6 Tổng quan về tài liệu

Đánh giá thành tích nhân viên là một bộ phận của quản trị nguồn nhân lực Đánh giá thành tích nhân viên có vai trò rất quan trọng, tác động và ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện các chức năng khác của quản trị nguồn nhân lực Do đó đánh giá thành tích nhân viên là mảng đề tài được sự quan tâm của nhiều giới nghiên cứu Để phục vụ cho việc nghiên cứu đề tài, tôi đã chọn và tham khảo các tài liệu sau :

- Sách "Quản trị nguồn nhân lực" của tác giả : Nguyễn Quốc Tuấn, Đoàn gia Dũng, Đào Hữu Hòa, Nguyễn Thị Loan, Nguyễn Thị Bích Thu, Nguyễn Phúc Nguyên, do Nhà xuất bản Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2006;

- Sách "Quản trị nguồn nhân lực" của PGS.TS Trần Kim Dung, Nhà xuất bản Thống kê năm 2009

- Một số bài viết về quản trị nguồn nhân lực và đánh giá thành tích nhân viên trên các website

- Tài liệu tiếng Anh : "A hand book for measuring employee performance : Aligning employee performance plans with organizational goals" của nhóm

United States Office of Personnel Management (OPM), năm 2001

- Tài liệu tiếng Anh “How to measure employee performance" của Jack Zigon, 2002

Theo tài liệu “Quản trị nguồn nhân lực" của nhóm tác giả Trường Đại

học Kinh tế Đà Nẵng, tiến trình đánh giá thành tích bao gồm 6 bước để cung cấp nền tảng cho một tiến trình hệ thống:

Bước 1 : Kết quả phân tích công việc

Bước 2 : Thiết lập tiêu chuẩn thành tích

Bước 3 : Thiết kế hệ thống đánh giá thành tích

Bước 4 : Tiến hành đánh giá thành tích

Bước 5 : Xem xét thành tích của người được đánh giá

Bước 6 : Thảo luận kế hoạch hành động tương lai

Bắt đầu cho tiến trình đánh giá là phân tích công việc bởi vì các tiêu chuẩn thành tích được xác định từ thông tin phân tích công việc và từ thông tin này xây dựng các cấp độ thành tích từ thấp đến cao Về nội dung đánh giá, tài liệu nêu ra 3 loại đánh giá : Đánh giá dựa trên đặc điểm, đánh giá dựa trên hành vi, đánh giá dựa trên kết quả Mỗi loại đánh giá có những thuận lợi và hạn chế

Theo tài liệu “Quản trị nguồn nhân lực" của PGS TS Trần Kim Dung:

đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm các mục đích : cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên, kích thích động viên nhân viên sáng tạo

và tạo công bằng trong việc trả lương, thưởng, thăng cấp, kỷ luật

Trình tự đánh giá kết quả thực hiện công việc gồm 5 bước :

Bước 1 : Xác định các tiêu chí cơ bản cần đánh giá

Bước 2 : Lựa chọn phương pháp đánh giá thích hợp

Bước 3 : Xác định người đánh giá và huấn luyện kỹ năng đánh giá

Bước 4 : Thông báo cho nhân viên về nội dung, phạm vi đánh giá

Bước 5 : Thực hiện đánh giá và xác định mục tiêu mới cho nhân viên

Về phương pháp đánh giá, tài liệu nêu và giải thích một số phương pháp đánh giá : Phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp bảng điểm, phương pháp lưu giữ, phương pháp quan sát hành vi, phương pháp quản trị theo mục tiêu

Theo tài liệu "A hand book for measuring employee performance", quá trình đánh giá thành tích nhân viên trải qua 8 bước :

Bước 1 : Quan sát bức tranh tổng thể của đơn vị

Bước 2 : Xác định kết quả cần có của đơn vị/bộ phận

Bước 3 : Xác định kết quả của cá nhân

Bước 4 : Chuyển kết quả thành yếu tố thành tích

Bước 5 : Xác định các tiêu chuẩn thành tích

Bước 6 : Xây dựng thang đo

Bước 7 : Xây dựng cách thức giám sát thành tích

Bước 8 : Kiểm tra và đối chiếu kế hoạch thành tích

Theo tài liệu này, đánh giá thành tích nhân viên theo hướng tập trung vào kết quả chứ không mô tả và đo lường hành vi thực hiện Quá trình đánh giá thành tích nhân viên gắn liền với mục tiêu của tổ chức Tuy nhiên, việc đánh giá thành tích của nhân viên gắn chặt với thành tích của đơn vị bộ phận Thành tích từng cá nhân phụ thuộc quá nhiều vào thành tích của bộ phận Theo Jack Zigon trong tài liệu “How to measure employee performance”, quá trình đánh giá thành tích nhân viên trải qua 7 bước :

Bước 1 : Xác định mục tiêu của tổ chức

Bước 2 : Xác định các đối tượng và nhu cầu mà vị trí công việc đáp ứng Bước 3 : Liệt kê các kết quả đạt được

Bước 4 : Xác định trọng số

Bước 5 : Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá thành tích

Bước 6 : Xác định mục tiêu cho tiêu chuẩn

Bước 7 : Tạo hệ thống theo dõi

Tài liệu “How to measure employee performance” của Jack Zigon, tác giả thấy có nhiều nội dung quan trọng, tiến trình đánh giá có hệ thống từ việc xác định mục tiêu tổ chức, xác định các yêu cầu của vị trí công việc, thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thành tích nhân viên theo hướng đáp ứng nhu cầu Tài liệu tập trung vào việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá và cách thức đo lường đánh giá trên cơ sở đáp ứng yêu cầu Với quan điểm mỗi vị trí công việc tồn tại là nhằm đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan, đó là cấp trên, cấp dưới, các bộ phận chuyên môn, các tổ chức và cá nhân trong và ngoài tổ chức có nhu cầu

từ vị trí công việc Do đó việc xây dựng tiêu chuẩn đánh giá cũng trên cơ sở kết quả của vị trí công việc tạo ra đáp ứng yêu cầu của các bên liên quan và gắn liền với mục tiêu của tổ chức

Mặc dù vậy, tiến trình đánh giá cuốn sách vẫn còn hạn chế Tiến trình 7 bước của Jack Zigon không đưa ra cách thức áp dụng cụ thể tiêu chuẩn và thang điểm đánh giá Cuốn sách cũng không đề cập đến việc phản hồi và sử dụng kết quả đánh giá Do đó, tác giả áp dụng cách thức của Jack Zigon và bổ sung vào tiến trình đánh giá để dễ dàng áp dụng trong thực tiễn tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum Quá trình đánh giá thành tích nhân viên sẽ bao gồm các bước :

+ Xác định mục tiêu của tổ chức

+ Xác định yêu cầu đối với từng vị trí công việc

+ Xác định các kết quả vị trí công việc tạo ra

+ Xác định trọng số kết quả

+ Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá có thể đo lường được

+ Xây dựng cách thức tiến hành đánh giá

+ Phản hồi và sử dụng kết quả đánh giá

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN

1.1.1 Khái niệm nhân viên trong doanh nghiệp

Nhân viên trong doanh nghiệp là một người cụ thể đảm nhận một chức vụ hay vị trí công tác nào đó trong tổ chức

Nhân viên trong doanh nghiệp thông thường được chia thành 2 nhóm:

Nhóm thứ nhất: Nhóm cán bộ quản lý, gồm các nhà quản trị và các cấp

điều hành bao gồm quản trị viên cấp cao, quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở

Nhóm thứ hai: Là nhân viên thừa hành công việc bao gồm nhân viên

gián tiếp làm công tác chuyên môn nghiệp vụ và lao động trực tiếp

1.1.2 Khái niệm đánh giá thành tích nhân viên

- Khái niệm đánh giá thành tích nhân viên: Tác phẩm Quản trị nguồn nhân lực của trường Đại học kinh tế Đà Nẵng, 2006 “Đánh giá thành tích nhân viên là tiến trình đánh giá những đóng góp của nhân viên cho tổ chức trong một giai đoạn"

Đánh giá thành tích là một hệ thống quản lý chính thức nhằm đánh giá chất lượng thực hiện công việc của một cá nhân trong một tổ chức Việc đánh giá thường được bộ phận nhân sự trực tiếp chuẩn bị Tuy nhiên, trong các tổ chức đánh giá nghiêm túc và có thệ thống đánh giá thành tích là một quá trình liên tục và không chỉ đơn thuần là một sự kiện hàng năm Nó được thực hiện theo một mô hình bốn giai đoạn : Hoạch định thành tích, Thực hiện, Thẩm định và Xem xét thành tích (Dick Grote, 2002)

Trong tác phẩm "Quản trị nguồn nhân lực" của tác giả Nguyễn Hữu

Thân (2008) thì "Đánh giá thành tích nhân viên hay đánh giá sự hoàn thành công tác hay đánh giá thành tích công tác là một hệ thống chính thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ"

Đánh giá thành tích nhân viên là tiến trình đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên theo những mục tiêu đã đặt ra trong một giai đoạn nào

đó Đây cũng chính là đánh giá kết quả công việc của một nhân viên

1.1.3 Tầm quan trọng của đánh giá thành tích nhân viên

Đánh giá thành tích nhân viên nhằm tạo ra cơ chế kiểm soát, đem lại thông tin phản hồi không chỉ cho từng nhân viên mà còn đánh giá phần việc đang tiến hành của tổ chức giúp nhà quản lý biết được nhân viên có thực hiện đúng mục tiêu, cách thức và tiêu chuẩn mong muốn hay không

a Đối với doanh nghiệp

Đánh giá thành tích nhân viên giúp truyền đạt những mục tiêu chiến lược của tổ chức đến từng phòng ban, các nhân viên, gắn kết mục tiêu phát triển của tổ chức và mục tiêu phát triển của cá nhân nhân viên, đảm bảo sự nhất quán giữa hành vi công việc của nhân viên và chiến lược của tổ chức

b Đối với nhà quản lý

Quy trình đánh giá với những tiêu chí rõ ràng, chiêu chuẩn cụ thể và

có tính bắt buộc cao giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên khách quan, công minh, tạo động lực làm việc tốt hơn cho nhân viên Đồng thời khắc phục những lỗi của nhà quản lý trong đánh giá thành tích nhân viên như không khách quan, bỏ qua thiếu sót của nhân viên

Cung cấp các thông tin cơ bản khi quyết định các hoạt động quản trị nguồn nhân lực như vấn đề đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức, phát triển nhân viên

c Đối với người lao động

Thông tin phản hồi từ đánh giá thành tích sẽ giúp nhân viên biết được

các nhận xét, đánh giá chính thức của nhà quản lý về mức độ hoàn thành công việc của họ khi so sánh với tiêu chuẩn mà tổ chức đề ra Đồng thời tạo cơ hội

để người lao động cải thiện tình hình thực hiện công việc hiện tại và phát triển các tiềm năng của họ trong tương lai

1.1.4 Mục đích đánh giá thành tích nhân viên

(Theo tài liệu : "The Performance Appraisal Question and Answer

Book" của Dick Grote, 2002)

- Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên

- Xác định người được thăng tiến

- Ra các quyết định sa thải hoặc thu hẹp

- Khuyến khích cải thiện thành tích

- Thúc đẩy nâng cao thành tích

- Thiết lập và đo lường mục tiêu

- Tư vấn cho nhân viên có thành tích thấp

- Xác định các chuyển đổi và nhiệm vụ công việc

- Khuyến khích tư vấn và huấn luyện

- Hỗ trợ lập kế hoạch nguồn nhân lực

- Xác định đào tạo nhân viên và kế hoạch phát triển

- Xác định cấu trúc tổ chức và nhu cầu phát triển

- Xác nhận tính đúng đắn của quyết định tuyển dụng

- Cung cấp những pháp lý cho các quyết định nhân sự

- Cải thiện thành tích tổng thể tổ chức

1.2 NỘI DUNG CỦA ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN

Đây là các nội dung cung cấp nền tảng cho một tiến trình hệ thống đánh giá thành tích nhân viên

1.2.1 Xác định mục tiêu đánh giá

Mục tiêu đánh giá là nhằm trả lời câu hỏi : "Đánh giá thành tích nhân

viên để làm gì ?"

Đánh giá thành tích nhằm mục đích để tuyển chọn nhân viên, xếp loại hàng năm, đánh giá tiềm năng phát triển nhân viên, quy hoạch, đề bạt, bổ nhiệm; điều động luân chuyển cán bộ; chế độ đã ngộ; đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Xác định mục tiêu đánh giá để quyết định tiêu chí đánh giá, phương pháp đánh giá, đối tượng đánh giá, biểu mẫu đánh giá, thời điểm đánh giá Nếu không xác định đúng mục tiêu đánh giá sẽ dẫn đến các tiêu chí đánh giá không phù hợp, phương pháp không hợp lý, đối tượng đánh giá không rõ ràng, không khuyến khích động lực làm việc cho nhân viên, gây tốn kém lãng phí và không phục vụ các quyết định quản trị nguồn nhân lực

1.2.2 Xác định tiêu chí đánh giá

a Khái niệm tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên

Tiêu chí đánh giá thành tích nhân viên: là hệ thống chỉ tiêu, thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc Đây là mốc chuẩn cho việc

đo lường mức độ đạt được của công việc khi đánh giá

Việc xác định tiêu chí đánh giá thể hiện đích phấn đấu của nhân viên cũng như kỳ vọng của nhà quản lý Vì vậy khi xác định tiêu chí đánh giá, người ta thường dựa vào các thông tin về phạm vi công việc, kết quả cần đạt được và mục tiêu của tổ chức, năng lực nhân viên và mục tiêu phấn đấu của nhân viên

Thông qua các tiêu chí đánh giá thành tích mà nhà quản lý có thể đánh giá được một cách đầy đủ và khách quan thành tích công tác thực tế của nhân viên Đồng thời các nhân viên xem việc đánh giá như là mục tiêu phấn đấu đạt được thành tích cá nhân đạt ra

b Các yêu cầu đối với tiêu chí đánh giá

- Khi xây dựng tiêu chí đánh giá cần đáp ứng nguyên tắc SMART

S (Specific) : Tiêu chí đánh giá phải cụ thể, rõ ràng, có thể so sánh

được, có thể hiểu được

M (Measurable) : Tiêu chí đánh giá thành tích có thể đo lường được

A (Achievable) : Tiêu chí đánh giá thành tích có thể đạt được, phản ánh

một cách hợp lý các mức độ yêu cầu về số lượng và chất lượng trong việc thực hiện công việc

R (Relevant) : Tiêu chí đánh giá thể hiện liên quan, gắn kết mục tiêu tổ

chức với mục tiêu cá nhân

T (Time framed) : Tiêu chí đánh giá thành tích có giới hạn trong khuôn

khổ thời gian, tức là có sự thống nhất rõ ràng về thời gian áp dụng và hoàn thành công việc

- Loại bỏ các lỗi đánh giá

+ Đảm bảo vấn đề pháp luật về đối xử công bằng với tất cả nhân viên, không phân biệt về màu da, chủng tộc, giới tính, xuất xứ, tình trạng hôn nhân

c Các loại tiêu chí đánh giá

Tùy vào mục tiêu đánh giá cụ thể để lựa chọn tiêu chí đánh giá cho phù hợp Các tiêu chí đánh giá bao gồm :

- Đánh giá dựa trên các tố chất, đặc điểm cá nhân

Một số các tố chất, đặc điểm của nhân viên như tính cách, thái độ, hình thức, tính chủ động được coi là cơ sở cho một số đánh giá Loại tiêu chí đánh giá này chú trọng việc tìm hiểu nhân viên là người như thế nào, nhưng lại ít chú trọng về những điều mà họ thực sự làm vì có khả năng các tố chất đó hoặc

là không liên quan đến công việc hoặc là khó định nghĩa

- Đánh giá dựa trên các hành vi

Các tổ chức có thể đánh giá hành vi liên quan đến công việc của một nhân viên Chẳng hạn: Phong cách lãnh đạo, bồi dưỡng người khác, tinh thần hợp tác trong làm việc nhóm, định hướng dịch vụ khách hàng

Việc đánh giá này phù hợp khi được sử dụng để nhấn mạnh đến cách thức để hoàn thành công việc là rất quan trọng Theo cách đánh giá này, nhân viên được đánh giá dựa trên những cách thức hành vi để mang lại hiệu quả trong công việc

Sự thiếu hụt có thể là một nhược điểm khi xác lập các tiêu chuẩn hành

vi bởi vì chúng thường không bao hàm tất cả hành vi có thể dẫn đến hiệu quả công việc Đối với một vài công việc, thành tích tốt có thể đạt được qua việc

sử dụng hành vi khác nhau

- Đánh giá dựa trên kết quả thực hiện công việc

Các tiêu chí kết quả thực hiện công việc hay còn được gọi là mức độ đạt mục tiêu được sử dụng khi mà mục đích quan trọng hơn các phương tiện, kết quả công việc quan trọng hơn cách thức thực hiện, hoặc khi có nhiều cách thức sử dụng để đạt được kết quả

Các kết quả được xác định cần phải nằm trong tầm kiểm soát của cá nhân hoặc là nhóm làm việc đó Đánh giá dựa trên kết quả có thể khó đo lường trong một vài trường hợp và đối với một vài công việc Sử dụng duy nhất tiêu chí kết quả để đánh giá có thể nuôi dưỡng một trạng thái tâm lý “có kết quả bằng bất cứ giá nào” trong số nhân viên Thành tích của nhóm sẽ bị

tác động nếu các cá nhân lo cho kết quả của mình và không góp phần giúp đỡ đồng nghiệp

- Đánh giá dựa trên năng lực

Các năng lực được lựa chọn để đánh giá thành tích phải là những năng lực có liên quan mật thiết đến thành công trong công việc

Một số các năng lực khác lại liên quan đến các hành vi và kết quả cần thiết để đáp ứng công việc tương lai được xem là tiềm năng phát triển của nhân viên Loại tiêu chuẩn này sử dụng trong các trường hợp xem xét đề bạt nhân viên

Mỗi loại tiêu chuẩn đánh giá thành tích đều có những thuận lợi, những hạn chế riêng, vì vậy căn cứ vào mục tiêu đánh giá nhà quản lý sử dụng những tiêu chuẩn đánh giá khác nhau, quan trọng là lựa chọn loại tiêu chuẩn nào để đánh giá thành tích phù hợp với từng loại nhân viên Trên thực tế, các doanh nghiệp thường sử dụng kết hợp nhiều loại tiêu chí để hỗ trợ nhau nhằm có thể đánh giá thành tích ở nhiều góc độ nhằm đạt được kết quả đáng tin cậy và hữu ích nhất

Trong các loại tiêu chuẩn đánh giá trên thì tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc là tiêu chuẩn quan trọng nhất để đánh giá thành tích nhân viên, và cũng sẽ là vô nghĩa nếu một nhân viên có phẩm chất cá nhân tốt, kỹ năng làm việc tốt và có tiềm năng phát triển nhưng lại không đạt được kết quả công việc

1.2.3 Các phương pháp đánh giá thành tích nhân viên

a Phương pháp thang điểm đánh giá

Đây là phương pháp đánh giá thành tích truyền thống được sử dụng rộng rãi nhất Người đánh giá tiến hành đánh giá nhân viên trên mỗi tiêu thức thành tích thông qua việc sử dụng thang điểm liên tục Trong phương pháp thang điểm, người đánh giá căn cứ vào thông tin về thành tích thực tế của nhân viên để tiến hành đánh giá và xem xét nhân viên rơi vào mức nào trong thang đánh giá trên

mỗi tiêu thức đánh giá Các thang điểm trên bảng đánh giá phản ánh mức khác biệt về thành tích có thể ấn định hoặc quy đổi sang điểm số

Tổng số điểm của mỗi nhân viên có được bằng cách cộng tất cả các điểm

số về các tiêu thức đánh giá Nếu một vài tiêu thức đánh giá có mức độ quan trọng hơn đóng góp vào việc hoàn thành công việc của nhân viên, các tiêu thức có thể được phân bổ tầm quan trọng (trọng số cho mỗi tiêu chuẩn)

b Phương pháp xếp hạng

Là kỹ thuật đơn giản nhất Theo đó, người đánh giá được xếp hạng theo

thứ tự mỗi đặc tính hay yếu tố Người ta áp dụng phương pháp này thành hai phương pháp là phương pháp xếp hạng luân phiên và so sánh cặp

+ Phương pháp xếp hạng luân phiên: Xếp hạng từng cá nhân trong danh sách đánh giá trên từng tiêu chuẩn đánh giá dựa vào việc so sánh khả năng của cá nhân đó với các thái cực (thấp nhất, cao nhất) đối với mỗi tiêu chuẩn đánh giá

+ Phương pháp so sánh cặp: Từng cặp nhân viên lần lượt được đem so sánh về những yêu cầu chính

c Phương pháp ghi chép các sự kiện điển hình

Để đánh giá thành tích bằng sự kiện điển hình, người đánh giá phải ghi chép và lưu trữ các thông tin về nhân viên, ghi chép những sự kiện về hành vi hoặc thành tích là hiệu quả hoặc không hiệu quả Các sự kiện được thu thập ngay khi có thể Vào cuối giai đoạn đánh giá, dữ liệu này được sử dụng để đánh giá thành tích của nhân viên

d Phương pháp quan sát hành vi

Phương pháp quan sát hành vi được thực hiện trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên Căn cứ vào 2 yếu tố: Số lần quan sát và tần số nhắc lại của các hành vi, người lãnh đạo sẽ đánh giá được tình hình thực hiện công việc của nhân viên Yêu cầu đặt ra là các tiêu thức phải đảm bảo phân biệt được nhân viên thành công và nhân viên kém Thang điểm

5 giúp người đánh giá mức độ thường xuyên mà nhân viên thể hiện

e Phương pháp quản trị bằng mục tiêu (MBO)

Theo phương pháp này, các nhân viên đều tham gia vào việc đề ra các mục tiêu, cùng thống nhất phương cách đạt được mục tiêu đó Tiêu chuẩn để đánh giá đó là kết quả đạt được so với mục tiêu đã đề ra Trong đó, các mục tiêu phải là sự hoàn thành công việc chứ không phải là đặc tính cá nhân Vì vậy nhà quản trị nên phân quyền cho nhân viên để họ chủ động hoàn thành mục tiêu đề ra, cho họ toàn quyền lựa chọn phương pháp thực hiện nhưng ràng buộc họ về trách nhiệm của họ về kết quả

MBO là chu trình khép kín từ thiết lập mục tiêu của cá nhân, cách đạt được mục tiêu cho đến việc cấp trên và nhân viên thảo luận đánh giá sự hoàn thành mục tiêu, cụ thể gồm các bước sau:

- Nhân viên thảo luận bản mô tả công việc với cấp trên và họ đồng ý với nội dung công việc, các nhiệm vụ chính cần làm và trách nhiệm đối với việc thực hiện các nội dung đã thống nhất

- Nhân viên đề ra các mục tiêu thành tích cho mỗi trách nhiệm trong thời gian tới

- Nhân viên gặp cấp trên để thảo luận chương trình mục tiêu hay kế hoạch hành động của cá nhân

- Nhân viên và cấp trên đề ra các chỉ tiêu đánh giá tiến độ và đề ra cách

để đo lường tiến độ đó

- Thảo luận cuối giai đoạn đánh giá về các kết quả, nỗ lực của nhân viên có đạt các mục tiêu đề ra hay không

Phương pháp MBO khó thực hiện do đòi hỏi trình độ quản lý cao và yêu cầu cao đối với nhân viên khi thiết lập mục tiêu

g Phương pháp phân tích định lượng (Phân tích trọng số)

Bước 1: Xác định các yêu cầu chủ yếu khi thực hiện công việc

Nhà quản lý cần chỉ cho nhân viên biết là họ có những yêu cầu chủ yếu

gì để thực hiện công việc Các công việc khác nhau sẽ có các yêu cầu khác

nhau về chuyên môn nghiệp vụ, về phương pháp thực hiện

Bước 2: Phân loại mức độ thoả mãn yêu cầu khi thực hiện công việc

Mỗi yêu cầu thường được phân thành 5 mức độ: xuất sắc, khá, trung

bình, yếu và kém Ở mỗi mức độ nên có thang điểm minh hoạ cụ thể

Bước 3: Đánh giá tầm quan trọng của mỗi nhóm yêu cầu đối với hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

Các yêu cầu khác nhau có tầm quan trọng khác nhau đối với hiệu quả thực hiện công việc, điều này cần được thể hiện qua điểm trọng số của từng yêu cầu Tầm quan trọng của mỗi yếu tố chủ yếu trong hoạt động của nhân viên sẽ không giống nhau ở các doanh nghiệp khác nhau

Bước 4: Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc

Một nhân viên có thể được đánh giá xuất sắc về mặt này, khá về mặt khác Đánh giá tổng hợp về năng lực thực hiện công việc của nhân viên sẽ được căn cứ trên điểm số trung bình của các yêu cầu, có tính đến trọng số của các yêu cầu đó, theo công thức:

ån

1 Ki x Gi Gt/b =

Ki: Điểm số chỉ tầm quan trọng của tiêu chuẩn thành tích i

Gi: Điểm số đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên theo

tiêu chuẩn i

Căn cứ vào số điểm Gt/b, nhân viên sẽ được đánh giá như sau:

Nếu Gt/b ≥ 8,5 Nhân viên được đánh giá là xuất sắc

Nếu 7 ≤ Gt/b < 8,5: Nhân viên được đánh giá là khá

Nếu 5,5 ≤ Gt/b < 7,0 Nhân viên được đánh giá là đạt yêu cầu

Nếu Gt/b < 5,5 Nhân viên được đánh giá là yếu

Ưu điểm của phương pháp này giúp cho nhà quản lý có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên, đồng thời giúp cho nhân viên hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của họ trong quá trình thực hiện công việc và hiểu rõ chính xác yêu cầu của doanh nghiệp Nhược điểm là tốn nhiều thời gian

Mọi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng Nhà quản trị cần cân nhắc khi sử dụng trên cơ sở mục đích đánh giá và đối tượng đánh giá

1.2.4 Xác định thời điểm đánh giá thành tích

Thời điểm đánh giá cũng là vấn đề cần lưu ý trong quá trình thực hiện việc đánh giá Có một số loại hình đánh giá được thực hiện thường xuyên hoặc thực hiện theo chu kỳ, có một số loại hình đánh giá khác rất hẹp và chỉ được thực hiện vào một thời điểm nhất định Đánh giá hiệu quả và đánh giá hiệu suất được thực hiện thường xuyên, thậm chí là công việc hàng ngày, trong khi đó đánh giá tiềm năng của nhân viên ít được thực hiện và mang tính thời điểm

1.2.5 Đối tượng thực hiện đánh giá thành tích nhân viên

Đối tượng thực hiện đánh giá thành tích là người trực tiếp tiến hành công việc đánh giá thành tích nhân viên

a Tự đánh giá

Nếu nhân viên hiểu được mục tiêu và tiêu chuẩn hoàn thành công việc

họ sẽ có thể tự đánh giá Khi đối tượng là chính mình, sẽ động viên được bản thân phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ cũng như tích cực tham gia vào tiến

trình đánh giá Sử dụng đối tượng đánh giá này rất hữu ích đối với chương trình quản trị mục tiêu

b Cấp trên trực tiếp đánh giá

Đây là cách đánh giá phổ biến nhất Cách đánh giá này được hầu hết các doanh nghiệp áp dụng vì cấp lãnh đạo trực tiếp là người biết rõ nhất công việc

cụ thể của nhân viên và họ luôn theo dõi được mức độ hoàn thành công việc của cấp dưới

c Cấp dưới đánh giá

Đối với việc đánh giá cấp trên, một số doanh nghiệp để cho cấp dưới thực hiện Họ cho rằng cấp dưới đứng ở vị trí thuận lợi nhìn thấy rõ khả năng quản trị của cấp trên Phương pháp này sẽ làm cấp trên ý thức đến nhu cầu của cấp dưới và sẽ quản trị tốt hơn Tuy nhiên phương pháp này cũng sẽ làm cấp trên có khuynh hướng xuề xòa, dễ dãi với cấp dưới

d Đồng nghiệp đánh giá

Một số nghiên cứu chỉ ra rằng đồng nghiệp đánh giá sát nhất thành tích của nhân viên do có thể nắm bắt các tiêu thức quan trọng của thành tích, tập trung vào các kỹ năng liên quan đến thành tích Theo các chuyên gia, đồng nghiệp đánh giá được sử dụng khi người giám sát không có cơ hội quan sát nhân viên nhưng đồng nghiệp thì thực hiện được, hoặc làm việc theo nhóm có tác động qua lại lẫn nhau Đối tượng này không được sử dụng rộng rãi

e Khách hàng đánh giá

Đây là hình thức đánh giá rất phổ biến đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, nơi mà có mức độ tham gia của khách hàng cao và khi nhân viên dịch vụ ở xa so với nhân viên khác hoặc người giám sát Thông tin có thể thu thập bằng cách phỏng vấn trực tiếp, gián tiếp Tuy nhiên thông tin này chính xác hay không tùy thuộc vào nhận thức và tâm lý khách hàng

g Đánh giá 360 o

Đây là hình thức đánh giá mà thông tin đánh giá được thu thập đồng thời từ cấp dưới, đồng nghiệp, khách hàng, người giám sát và bản thân nhân viên Phương pháp này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về hành vi công việc, phương pháp xem xét con người ở nhiều khía cạnh Tuy nhiên phương pháp này tốn rất nhiều thời gian

Bảng 1.1 Các đối tượng thực hiện đánh giá thành tích

Tự đánh giá

Động viên nhân viên tham gia vào tiến trình đánh giá Hạn chế lỗi thái quá Hữu ích cho người giám sát

Thường bị lỗi bao dung

Đồng nghiệp

đánh giá

Có thể năm bắt các tiêu thức quan trọng của thành tích, tập trung vào những kỹ năng liên quan đến thành tích

Thường bị lỗi bao dung

Cấp dưới đánh giá

Kết quả rất đáng tin cậy Cấp trên dễ có khuynh

hướng xuề xoà, bình dân hoá và dễ dãi với cấp dưới để làm vừa lòng họ Khách hàng

Đánh giá 3600 Xem xét thành tích của

nhân viên ở nhiều khía cạnh

Thực hiện cùng lúc nhiều hình thức thu thập thông tin nên tốn nhiều kinh phí

1.2.6 Thực hiện đánh giá, phản hồi thông tin và kết quả đánh giá

Đây là khâu rất quan trọng trong tiến trình đánh giá thành tích nhân viên Chỉ ra việc đánh giá thành tích mang lại kết quả như thế nào đối với nhân viên: Giúp nhà lãnh đạo hiểu rõ hơn về nhân viên; xác định mức độ ảnh hưởng của kết quả đánh giá đối với nhân viên; mối quan hệ giữa các nhân viên như thế nào; kết quả có khuyến khích nhân viên làm việc không Phản hồi kết quả đánh giá nhằm vào nhiều mục đích khác nhau của tổ chức

1.3 TIẾN TRÌNH ĐÁNH GIÁ THEO TIẾP CẬN ĐÁP ỨNG YÊU CẦU

1.3.1 Giới thiệu quan điểm đánh giá thành tích tiếp cận đáp ứng yêu cầu khách hàng

(Theo tài liệu How to measure the employee perfomance của tác giả

Cách tiếp cận này có tính hệ thống và thông qua 7 bước :

- Xác định mục tiêu của tổ chức

- Xác định khách hàng và nhu cầu của họ

- Xác định kết quả của vị trí công việc

- Xác định trọng số kết quả

- Xác định tiêu chuẩn đánh giá kết quả

- Đặt ra mục tiêu cho các tiêu chuẩn

- Thiết lập hệ thống theo dõi

1.3.2 Tiến trình đánh giá thành tích tiếp cận đáp ứng yêu cầu

a Xác định mục tiêu của tổ chức

Trước mỗi tiến trình đánh giá thành tích, phải xác định rõ ràng mục tiêu của tổ chức nhằm hướng sự chú ý của quá trình đánh giá đến kết quả quan trọng nhất cho tổ chức Điều đó đảm bảo hành vi nhân viên thực hiện nhất quán với chiến lược của tổ chức

Mục đích của bước này là nhằm đảm bảo chắc chắn rằng những người quản trị đánh giá thành tích và những người ở mỗi vị trí công việc phải nắm bắt chính xác mục tiêu của tổ chức, tương ứng với mục tiêu của vị trí công việc là gì Sau đó ghi lại những mục tiêu và tiêu chuẩn trong bản tiêu chuẩn của vị trí công việc

Việc xác định mục tiêu của tổ chức còn nhằm rà soát ở mỗi vị trí công việc có bao gồm bao nhiêu mục tiêu của tổ chức cũng như của nhà quản trị Người thực hiện đánh giá có hiểu được vai trò của mỗi vị trí công việc trong việc đạt được những mục tiêu của tổ chức và kiểm tra những mục tiêu mà vị trí công việc đó có thể ảnh hưởng đến

Sau khi nắm bắt được mục tiêu của tổ chức, phải xác định được khách hàng của mình là ai, khách hàng cần gì ở vị trí công việc và những kết quả nào của vị trí công việc đó là quan trọng nhất đối với yêu cầu khách hàng

Mục tiêu của tổ chức cần được xem xét cụ thể trên khía cạnh chính sách nguồn nhân lực của tổ chức, nó gắn kết một cách sát thực với mục tiêu đánh giá thành tích nhân viên

b Xác định khách hàng và nhu cầu của họ

Một vị trí công việc tồn tại là nhằm để đáp ứng nhu cầu khách hàng của vị trí công việc đó Khách hàng là những người mà vị trí công việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ cho nhu cầu của họ

Nếu vị trí công việc tồn tại để thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng,

thì “một công việc tốt” phải được liệt kê vào bản mô tả những gì khách hàng yêu cầu ở vị trí công việc Yêu cầu của khách hàng chính là mục tiêu của vị trí công việc

Cần thu thập thông tin đầy đủ để đặt vị trí công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các bộ phận, đối tượng công việc khác trong cơ cấu tổ chức Đó chính là các khách hàng của vị trí công việc Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng cách vẽ sơ đồ khách hàng Sơ đồ sẽ chỉ ra vị trí công việc và các khách hàng bên trong, khách hàng bên ngoài mà vị trí công việc

đó đáp ứng, các sản phẩm và dịch vụ khách hàng cần

Hình 1.1 : Ví dụ về sơ đồ vị trí công việc : "Quản lý phân phối"

c Xác định kết quả của vị trí công việc

Kết quả là sản phẩm do các hoạt động của vị trí công việc tạo ra, góp phần làm tăng thêm giá trị của tổ chức Kết quả của vị trí công việc là cơ sở hàng đầu để đánh giá thành tích Lấy kết quả làm cơ sở xác định tiêu chuẩn đánh giá có nhiều ưu điểm :

- Ít tốn thời gian : Cơ sở đánh giá dựa trên kết quả vị trí công việc sẽ

tốn ít thời gian hơn là xem xét từng hành vi (hoạt động) của vị trí công việc Khi có nhiều cách thức để đạt kết quả cuối cùng thì việc đánh giá dựa ngay trên kết quả sẽ nhanh hơn là xem xét các cách thức thực hiện

- Thu thập thông tin phản hồi ít tốn kém hơn : Đánh giá dựa trên hành

vi công việc phải theo dõi cả quá trình hoạt động Trong khi đó đánh giá kết quả công việc đơn giản chỉ nhìn vào kết quả

- Tập trung vào những gì thực sự quan trọng : Việc đánh giá sẽ đặt tầm

quan trọng vào kết quả công việc và giá trị tạo ra trong khi đánh giá dựa vào hành vi lại tập trung vào quá trình hoạt động

Kết quả vị trí công việc có thể được mô tả bằng : Đầu ra của công việc, những đóng góp về giá trị gia tăng, kết quả cuối cùng, sản phẩm, thành tựu

Tuy nhiên có những công việc không thể định lượng được kết quả cụ thể : Công việc đào tạo, marketing, hoạch định chiến lược, lập kế hoạch với những mục tiêu định tính như : sự thuận lợi, chất lượng, năng suất, an toàn

d Xác định trọng số kết quả

Trọng số là một tỷ lệ phần trăm mô tả tầm quan trọng tương đối của một kết quả Trọng số sẽ giúp nhân viên và nhà quản lý thảo luận về những

ưu tiên và thống nhất với nhau điều gì là thực sự quan trọng trong công việc

Xác định trọng số là nhằm thiết lập những kết quả chính hoặc quan trọng mà doanh nghiệp mong đợi cá nhân đó sẽ đạt được trong công việc sau một khoảng thời gian nhất định

e Xác định tiêu chuẩn để đánh giá kết quả

Để thực hiện việc đánh giá kết quả công việc, cần có một tiêu chuẩn để đối chiếu so sánh việc hoàn thành công việc với các kỳ vọng về kết quả

Sơ đồ khách hàng chỉ ra các kết quả mà vị trí công việc cần đáp ứng, Tuy nhiên danh mục kết quả còn quá chung chung nên không thể thực hiện việc đánh giá Do đó cần phải viết bảng mô tả kết quả dưới dạng các tiêu chuẩn cụ thể để căn cứ vào đó định lượng được kết quả công việc của nhân viên Các chuẩn mực sẽ được dùng làm “tiêu chuẩn so sánh” để đo lường kết quả công việc và phải hướng các tiêu chuẩn này theo những con số kết quả cụ thể

Tiêu chuẩn là thước đo được sử dụng để đánh giá kết quả đạt được Tiêu chuẩn chung chỉ ra điểm quan trọng khái quát nhất trong mỗi kết

quả Tiêu chuẩn chung được sử dụng khi khó xác định tiêu chuẩn cho một kết quả cụ thể Có 4 loại : Số lượng, chất lượng, hao phí, kịp thời

Tiêu chuẩn cụ thể mô tả bộ phận nào của kết quả được quan tâm Nó

cho biết các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, hao phí, kịp thời thì tiêu chuẩn nào được đáp ứng Có 2 loại tiêu chuẩn cụ thể : Tiêu chuẩn số và tiêu chuẩn mô tả Tuy nhiên không phải mọi thứ đều đo được bằng số Một tiêu chuẩn tốt là tiêu chuẩn có thể được xác nhận bởi người khác và có thể quan sát được

Cách xác định tiêu chuẩn

Bước đầu tiên trong việc xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá kết quả là xác định ra được những kết quả quan trọng có thể đo lường được của vị trí công việc Các kết quả có thể đo lường được là kết quả hoặc đầu ra có thể lượng hóa hoặc đánh giá định tính được Đây cũng có thể là những kết quả cần phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định

Xem xét các kết quả trong bảng xác định kết quả vị trí công việc để tìm xem trong đó kết quả nào là cụ thể và có thể đo lường được

Các tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc là mức độ thực hiện công việc mà một cá nhân có khả năng và được đào tạo đầy đủ có thể đạt được khi thực hiện vị trí công việc đó

g Đặt ra mục tiêu cho các tiêu chuẩn

Nếu mỗi tiêu chuẩn là thước đo để đánh giá thành tích nhân viên thì mục tiêu cho tiêu chuẩn là sự sắp xếp thang điểm để định lượng cho thành tích tốt Tiêu chuẩn là cái để đánh giá còn mục tiêu là cái xác định định lượng Khi đã xác lập các tiêu chuẩn cho kết quả công việc thì việc xác định mục tiêu sẽ dễ dàng hơn

- Đối với các tiêu chuẩn số, việc xác định mục tiêu là để trả lời cho các câu hỏi : Kết quả dự kiến sẽ tạo ra bao nhiêu? Khách hàng yêu cầu bao nhiêu? Mức độ thành tích đạt được là gì để giúp đạt được mục tiêu của tổ chức Sau đó viết ra các mục tiêu theo thứ tự từ cao đến thấp Cao nhất là những thành tích vượt trội, thấp nhất là đạt được mức độ chấp nhận cần thảo luận và giữa đó được xem là có thể đáp ứng kỳ vọng

- Đối với các tiêu chuẩn mô tả : việc xác định mục tiêu là để trả lời cho các câu hỏi : Đối với mỗi yếu tố, điều gì chỉ ra kết quả công việc đáp ứng được kỳ vọng hoặc khách hàng cho biết đáp ứng được kỳ vọng

Các tiêu chí thiết lập mục tiêu : Có thể kiểm chứng; có thể đạt được; theo dõi và giám sát được; xác định được mức độ đáp ứng kỳ vọng; hoàn hảo; gắn liền với mục tiêu của tổ chức; sử dụng tiêu chuẩn số để định lượng; chỉ định đánh giá và những mô tả xác định được khi tiêu chuẩn đã đáp ứng

h Thiết lập hệ thống theo dõi

Sau khi đã thiết lập danh mục kết quả và mục tiêu, bước này chỉ ra cách thức làm thế nào để theo dõi và kiểm soát những dữ liệu đó

Thông tin phản hồi là những thông tin nhằm hướng dẫn và định hướng đúng đắn thành tích Một hệ thống theo dõi được thiết lập từ các tài liệu và

thủ tục dùng để thu thập và tóm tắt dữ liệu cho mục đích phản hồi Để có những hướng dẫn hữu ích, thông tin phản hồi phải chỉ ra cho nhân viên cái gì đúng, cái gì chưa đúng trong công việc của họ

Thông tin phản hồi phải đảm bảo phản ánh đầy đủ, đúng đắn cả mặt tích cực và cả mặt tiêu cực trong kết quả công việc của nhân viên Nếu chỉ phản ánh một mặt đều không mang lại kết quả đánh giá tốt cũng như tạo nên hiệu ứng xấu cho mục đích đánh giá thành tích của tổ chức

Một hệ thống theo dõi hiệu quả phải đảm bảo :

- Có liên quan : Nhân viên nhận được thông tin liên quan trực tiếp đến mục tiêu của họ

- Thường xuyên : Thông tin phản hồi càng thường xuyên càng tốt nhằm giúp nhân viên tránh thực hiện sai lệch mục tiêu

- Kịp thời : Thông tin phản hồi càng sớm càng tốt

- Cụ thể : Phản hồi phải cụ thể và có thể định lượng được để nhân viên đối chiếu với mục tiêu của họ

Việc thiết lập hệ thống theo dõi là hết sức quan trọng vì nếu không có thông tin hai chiều giữa nhân viên, khách hàng của họ và người quản lý một cách chính xác, họ không biết gì về công việc của họ thì cả nhân viên và người quản lý chỉ có thể đánh giá một cách chủ quan

Một hệ thống theo dõi phải dựa trên cách thức thu thập những dữ liệu cần thiết dựa trên các quyết định :

- Quyết định dữ liệu gì cần thu thập

- Quyết định khi nào thu thập dữ liệu

- Quyết định ai nên thu thập dữ liệu

- Quyết định ai nên nhận dữ liệu theo dõi

- Quyết định làm thế nào thu thập dữ liệu

1.4 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN

1.4.1 Các yếu tố môi trường bên ngoài

- Chủ trương, chính sách, pháp luật của Nhà nước: quy định về quyền

lợi của người lao động như: Bộ luật lao động, Luật Công đoàn, Luật bảo hiểm

xã hội và các quy định khác liên quan đến người lao động Vì thế phương pháp đánh giá thành tích được doanh nghiệp sử dụng phải đảm bảo công bằng

và không vi phạm quyền lợi, nhân phẩm của người lao động theo quy định của pháp luật

- Văn hoá - xã hội: Việc hội nhập quốc tế có xu hướng thay đổi thái độ

làm việc nghỉ ngơi của nhân viên ảnh hưởng đến nguồn nhân lực và quản trị nguồn nhân lực

1.4.2 Các yếu tố môi trường bên trong

- Các tổ chức Đảng, đoàn thể trong doanh nghiệp thường có những áp lực quan trọng đối với nhà quản lý

- Cơ cấu tổ chức của đơn vị càng phức tạp, nhiều cấp quản lý, nhiều nhân viên sẽ ảnh hưởng đến công tác đánh giá thành tích

- Đặc thù công việc ở mỗi bộ phận khác nhau, độ phức tạp công việc, khả năng hoàn thành công việc nhanh hay chậm đều ảnh hưởng

Tóm lại: Việc đánh giá thành tích giúp định hướng hoạt động của toàn

thể các bộ phận và nhân viên trong công ty, mọi người cùng hướng tới mục tiêu chung và làm cơ sở cho hệ thống quản lý và đánh giá hiệu quả công việc Nhân viên được định hướng rõ ràng trong công việc, kế hoạch, mục tiêu và chỉ tiêu được cụ thể hóa, từ đó tạo động lực cố gắng hoàn thành công việc để được tưởng thưởng xứng đáng Công ty có hệ thống đánh giá thành tích công việc nhân viên khoa học, khách quan, khuyến khích nhân viên quan tâm nhiều hơn đến kết quả thực hiện cuối cùng và có nhiều đóng góp để hạn chế

các rủi ro, hậu quả xấu nhất có thể xảy ra, dẫn tới năng suất làm việc nhân viên cao hơn, hiệu quả hơn và Công ty chi ra khoản lương phù hợp hơn với tình hình kinh doanh vào từng thời điểm Ngoài ra còn giúp Công ty thuận lợi trong công tác xét thưởng, trong việc đề ra các chiến lược mới và theo dõi việc thực hiện nó, phát hiện những nhân viên không đủ khả năng để có kế hoạch đào tạo kịp thời, góp phần gia tăng hơn nữa năng suất lao động

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM

2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN XỔ SỐ KIẾN THIẾT KON TUM

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Kon Tum (gọi tắt là Công ty) là doanh nghiệp hạng II, 100% vốn Nhà nước, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Công ty là doanh nghiệp hạch toán độc lập, hiện có trụ sở chính tại 198 Bà Triệu - thành phố Kon Tum, tỉnh Kon Tum

Tiền thân của Công ty TNHH một thành viên Xổ số kiến thiết Kon Tum

là Công ty Xổ số kiến thiết Kon Tum (doanh nghiệp nhà nước) được thành lập vào tháng 10/1991 sau khi tỉnh Gia Lai - Kon Tum được chia tách Năm 2004, Công ty chuyển đổi sang loại hình Công ty TNHH một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn theo chủ trương sắp xếp lại doanh nghiệp nhà nước Mặc dù vậy nhưng cơ sở vật chất, tài sản, vốn, lao động, đặc điểm chính hoạt động kinh doanh ngành nghề vẫn không có nhiều thay đổi

2.1.2 Đặc điểm kinh doanh của Công ty TNHH MTV XSKT Kon Tum

Hoạt động xổ số là công cụ tài chính của Nhà nước nhằm điều tiết, phân phối lại thu nhập quốc dân, khai thác thêm nguồn thu cho ngân sách nhà nước Đây là lĩnh vực nhà nước tiếp tục độc quyền Chủ trương của Chính phủ là không cổ phần hóa các công ty xổ số kiến thiết, không cho phép các loại hình kinh doanh góp vốn của đối tác nước ngoài

Kinh doanh xổ số là hoạt động kinh doanh dựa trên các sự kiện có kết

quả ngẫu nhiên, được tổ chức theo nguyên tắc doanh nghiệp thu tiền tham gia

dự thưởng của khách hàng và thực hiện trả thưởng cho khách hàng khi trúng

thưởng (Nghị định số 30/2007/NĐ-CP ngày 01/03/2007 của Chính phủ)

Đặc điểm chủ đạo trong hoạt động kinh doanh của các Công ty xổ số kiến thiết là khai thác doanh thu từ nguồn tiền nhàn rỗi trong dân cư thông qua việc phát hành các loại hình vé xổ số, và các hình thức nhận giải thưởng ngẫu nhiên Các công ty xổ số cũng hạch toán kinh doanh như những doanh nghiệp khác Tuy nhiên, là ngành nghề kinh doanh đặc thù và có điều kiện nên hoạt động kinh doanh xổ số kiến thiết còn chịu sự điều chỉnh của một hệ thống văn bản pháp luật đặc thù

Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Kon Tum kinh doanh với ngành nghề kinh doanh chính là xổ số kiến thiết Ngoài ra, Công ty còn kinh doanh dịch vụ khách sạn tại Khách sạn Xổ số Ngọc Hồi

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ

a Chức năng chính

- Trực tiếp kinh doanh hoạt động xổ số kiến thiết với 4 loại hình vé xổ

số : Vé xổ số truyền thống, vé xổ số lô tô, và xổ số Cào, Bóc biết kết quả ngay trong khu vực 14 tỉnh Miền Trung

- Tổ chức điều hành kinh doanh, tổ chức các hoạt động nghiệp vụ xổ số phù hợp với quy định của pháp luật có sự kiểm tra, kiểm soát đồng thời của Hội đồng giám sát xổ số kiến thiết

- Kinh doanh dịch vụ khách sạn tại Khách sạn Xổ số Ngọc Hồi