Xây dựng KPI trong hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại công ty TNHH MTV thí nghiệm điện miền trung (t)

Mục đích nghiên cứu - Hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản liên quan đến việc đánh giá thành tích của nhân viên trong tổ chức - Phân tích thực trạng đánh giá thành tích nhân viên t

Mã số: 60.34.01.02

Đà Nẵng - 2018

Công trình được hoàn thành tại

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Người hướng dẫn KH: TS NGUYỄN THỊ BÍCH THU

Phản biện 1: PGS.TS TRƯƠNG HỒNG TRÌNH

Phản biện 2: TS HUỲNH HUY HÒA

Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 01 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng

- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nhân tố then chốt liên quan đến thành công trong dài hạn của một tổ chức là khả năng đo lường mức độ thực hiện công việc của nhân viên Đánh giá thành tích là tiến trình nhằm đảm bảo rằng nhân viên đạt được các tiêu chuẩn hiện hành và cải thiện việc thực hiện công việc qua thời gian Việc xây dựng một hệ thống đánh giá tốt không những giúp tổ chức đạt được những mục tiêu mà còn tối ưu được năng lực tổ chức và đặc biệt là thu hút, duy trì và phát triển nguồn nhân lực

Vấn đề đặt ra đối với hệ thống đánh giá thành tích là việc tạo

ra được động lực làm việc, kích thích, thu hút, khai thác mọi tiềm năng và sức sáng tạo của nhân viên Trong quá trình đánh giá thành tích, việc đảm bảo khía cạnh đạo đức và nhất là làm cho nhân viên cảm thấy công bằng và chính xác là vô cùng quan trọng, việc đánh giá đúng và đủ thành tích mà một nhân viên làm được sẽ là công cụ

để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, tạo sự công bằng trong toàn Công ty Để đạt được điều này hệ thống đánh giá thành tích phải thực hiện tốt việc thu thập thông tin lưu giữ trong quá khứ và có thể truy xuất khi thực hiện đánh giá thành tích nhân viên

Thực tế tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung (gọi tắt là Công ty) đã xây dựng Quy chế thi đua làm cơ sở đánh giá kết quả thực hiện công việc Từ đó phân bổ quỹ tiền lương và tiền thưởng cho các cá nhân, tập thể trong công ty Tuy nhiên, khi áp dụng quy chế vào đánh giá do hệ thống thông tin giám sát việc thực hiện công việc của nhân viên và cách thức lưu trữ để phục vụ việc đánh giá hiện nay tại Công ty còn thực hiện thủ công, gần như không được truy xuất phục vụ cho việc đánh giá nên việc đánh giá thành

tích thực chất dựa trên Quy chế này chưa thật sự rõ ràng, còn nhiều điểm bất cập, chỉ được xem là thủ tục bắt buộc để phục vụ cho việc chi trả thu nhập tăng thêm và xếp loại, khen thưởng nhân viên hằng năm Việc này chưa thật sự đúng với mục tiêu vốn có của nó về cải thiện thành tích nhân viên, phục vụ cho đào tạo, phát triển nhân lực

và hoạch định nhân sự Từ thực trạng như vậy, tôi chọn nghiên cứu

đề tài “Xây dựng KPI trong hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung” làm

luận văn tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu

- Hệ thống hóa và làm rõ các lý luận cơ bản liên quan đến việc đánh giá thành tích của nhân viên trong tổ chức

- Phân tích thực trạng đánh giá thành tích nhân viên tại Công

ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung trong thời gian qua

- Đề xuất xây dựng KPI trong hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung trong thời gian đến

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Hướng đến toàn bộ cán bộ công nhân viên tại Công ty + Các chỉ số KPI liên quan đến công tác đánh giá thành tích tại Công ty

+ Dữ liệu dùng để phân tích trong khoảng thời gian từ

2015-2016

+ Đề xuất áp dụng từ 2017 đến năm 2020

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tác giả tiến hành nghiên cứu các tài liệu liên quan đến công tác đánh giá thực hiện công việc cho người nhân viên, các báo cáo về tình hình thực hiện công việc, kết quả đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên

- Phương pháp so sánh: tác giả phân tích so sánh các thông tin,

số liệu thu được từ tài liệu, báo cáo với thực tế đã điều tra để từ đó rút ra nhận xét về thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc cho nhân viên

- Phương pháp điều tra xã hội học:

+ Phỏng vấn chuyên gia: Tác giả thực hiện phỏng vấn chuyên gia khoa học quản lý nguồn nhân lực ghi nhận những ý kiến, nhận định chiều sâu về đánh giá thực hiện công việc của nhân viên và ứng dụng phương pháp mới

+ Phỏng vấn sâu: Tác giả thực hiện phỏng vấn vị trí cấp lãnh đạo, quản lý và nhân viên để so sánh hiệu quả giữa lý thuyết và ứng dụng vào thực tiễn, quy trình xây dựng và ứng dụng đánh giá, những điểm mạnh và điểm yếu cần khắc phục

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phụ lục và tài liệu tham khảo, đề tài được trình bày gồm ba chương sau:

Chương 1 Cơ sở lý luận về đánh giá thành tích nhân viên trong doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng công tác đánh giá thành tích tại Công

ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung

Chương 3 Giải pháp xây dựng KPI trong hệ thống đánh giá thành tích nhân viên tại Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung

6 Tổng quan tài liệu nghiên cứu

Các tài liệu nghiên cứu về đánh giá thành tích rất đa dạng và

phong phú, để có những định hướng đúng trong phân tích đề tài, tác

giả đã tham khảo một số tài liệu như sau:

- Nguyễn Quốc Tuấn, Đoàn Gia Dũng, Đào Hữu Hòa, ThS

Nguyễn Thị Loan, Nguyễn Thị Bích Thu, Nguyễn Phúc Nguyên,

(2006), “Giáo trình quản trị nguồn nhân lực”, Nhà xuất bản thống

kê Giáo trình giới thiệu tổng quan về quản trị nguồn nhân lực Nội

dung có tính chất bao quát, tập trung cung cấp kiến thức lý luận và

thực tiễn về quản trị nguồn nhân lực; hệ thống hóa các quan điểm lý

luận về quản trị nguồn nhân lực; cung cấp thông tin và các phương

pháp để đo lường, đánh giá các chương trình đảm bảo đạt đến mục

tiêu đề ra; đồng thời lưu ý các kỹ năng thực hành qua đó giúp người

đọc tiếp cận nhanh chóng với thực tiễn quản trị nguồn nhân lực tại

doanh nghiệp

- Trần Kim Dung (2011), “Quản trị nguồn nhân lực”, tái bản

lần thứ 8, Nhà xuất bản tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh Phần nội

dung đề cập vấn đề đánh giá thành tích trong quản trị nguồn nhân lực

được dẫn dắt từ các khái niệm cho đến những mô hình qua các tình

huống cụ thể, từ đó phân tích và thảo luận các quan điểm, cách thức

giải quyết vấn đề trong thực tiễn

Trên đây là hai giáo trình trình về quản trị nguồn nhân lực và

đánh giá thành tích là một chương trong đó, được viết như phân tích

một chức năng trong quản trị nguồn nhân lực, khái niệm, vai trò, tầm

quan trọng mà quản trị nguồn nhân lực phải có

- Tác giả David Parmenter (2007), trong công trình nghiên

cứu: “Key Performance Indicators: Developing, Implementing and

Using Winning KPIs” (Các chỉ số đo lường hiệu suất: Xây dựng và

ứng dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu có sức thuyết phục) đã nghiên

cứu sâu về việc kết hợp các chỉ số KPI và các viễn cảnh của thẻ điểm cân bằng nhằm giúp cho tổ chức phát triển một cách ổn định và bền vững Trong công trình nghiên cứu này, tác giả đã tạo ra sự liên kết giữa mô hình thẻ điểm cân bằng của Kaplan và Norton với thực tế của việc áp dụng đo lường hiệu suất trong một tổ chức, đồng thời chỉ dẫn một cách chi tiết các bảng biểu, các mẫu báo cáo, các bước xây dựng, áp dụng hệ thống KPI dựa trên 6 viễn cảnh (được phát triển thêm từ 4 viễn cảnh của Kaplan và Norton) của thẻ điểm cân bằng trong doanh nghiệp

- Trong cuốn sách “Kỹ năng quản lý doanh nghiệp” của

Nguyễn Thơ Sinh (2010), Nhà xuất bản Phụ nữ, đề cập đến những kỹ năng cần thiết trong đánh giá thực hiện công việc và hiệu quả công việc của người lao động, tác giả cũng đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc như đánh giá thực hiện công việc của người lao động theo phương pháp KPI

- NCS Nguyễn Minh Đạt (2015), bài báo “ Đánh giá thành tích công tác theo chỉ số đo lường sự hoàn thành công việc cốt yếu”, Tạp chí Khoa học xã hội, Viện Khoa học xã hội vùng Nam bộ Bài báo chỉ ra sự khó khăn trong đánh giá hoàn thành công việc tại các doanh nghiệp ở Việt Nam và nhận định việc đánh giá thành tích dựa vào chỉ số KPI theo “Thẻ điểm cân bằng” là một công cụ tác động mạnh mẽ tới các cấp quản trị nhằm tạo ra một môi trường năng động, tạo động lực thúc đẩy tinh thần nhân viên và định hướng mọi hoạt động hướng vào viễn cảnh của tổ chức một cách toàn diện

- Nghiên cứu “Ứng dụng mô hình thẻ điểm cân bằng BSC trong việc nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp” của tác giả Phạm Xuân Thành & Trần Việt Hùng đăng trên Tạp chí Tài chính

(số 5, 2014) đã chỉ ra phương pháp đánh giá hiệu quả hoạt động thông qua thẻ điểm cân bằng BSC (Balanced Scorecard) Thông qua thẻ điểm cân bằng tác giả đã đưa ra cụ thể các chỉ số đo lường KPI

để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, phân tích chuyên sâu vào hệ thống các chỉ số đo lường KPI trong đánh giá thực hiện công việc, ứng dụng mô hình thẻ điểm BSC để đánh giá hiệu quả hoạt động Tuy nghiên nghiên cứu chưa đi sâu vào công tác đánh giá thực hiện công việc tại doanh nghiệp

- Nghiên cứu “Quản trị và đánh giá hoạt động của trường đại học thông qua bảng điểm cân bằng BSC” của tác giả Trần Minh Tâm

& Nghiêm Văn Lợi đăng trên Tạp chí Kinh tế & Phát triển (số 189, tháng 3/2013) đã phân tích chuyên sâu về công cụ đánh giá bảng điểm cân bằng nhằm đánh giá hiệu quả quản lý của trường đại học Thông qua thẻ điểm BSC tác giả xây dựng hệ thống đo lường, thu thập dữ liệu và phân tích trong mối quan hệ giữa 4 khía cạnh: Học hỏi & phát triển, quá trình nội bộ, khách hàng, tài chính Theo tác giả đây là một công cụ vô cùng hữu hiệu trong đánh giá thực trạng quản

lý nguồn nhân lực tại trường đại học, tuy nhiên trong bài viết của mình tác giả cũng chưa phân tích chuyên sâu về công tác đánh giá thực hiện công việc

- Tác giả Nguyễn Hoài An (2012), “Tìm hiểu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI quản trị nguồn nhân lực và khả năng áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam”, công trình này trình bày thành 2 phần

nghiên cứu Phần 1 nghiên cứu những vấn đề cơ bản nhất về quản trị nguồn nhân lực, chú trọng phân tích về hoạt động đánh giá thành tích nhân viên Phần 2 tìm hiểu về bộ chỉ số KPI liên quan đến quản trị nguồn nhân lực tại các doanh nghiệp ở Việt Nam Tác giả chỉ dừng lại ở mức tìm hiểu trên cơ sở lý luận

Qua tham khảo các tài liệu trên, tác giả nhận thấy rằng các bài viết đã nêu lên những kiến thức, kinh nghiệm cơ bản về KPI, đưa ra các nguyên tắc, phương pháp xây dựng chỉ số KPI Tuy nhiên, KPI trong hoạt động đánh giá thành tích chỉ dừng lại ở các tiêu chí còn khá chung, chưa chi tiết cụ thể, chưa thấy sự khác biệt giữa các loại hình doanh nghiệp Các chỉ tiêu đưa ra mới dừng lại ở KPI cơ bản,

mà chưa thực sự nhấn mạnh vào các KPI mục tiêu Chính vì vậy, trong nghiên cứu này, qua việc phân tích các chỉ số đánh giá thành tích và thực trạng tại doanh nghiệp, tác giả đề xuất giải pháp xây dựng KPI trong đánh giá thành tích cho một doanh nghiệp Việt Nam,

cụ thể là Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH NHÂN VIÊN

TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH

1.1.1 Khái niệm đánh giá thành tích

Đánh giá thành tích là một tiến trình đánh giá những đóng góp của nhân viên cho tổ chức trong một giai đoạn Thông tin phản hồi từ đánh giá thành tích sẽ giúp nhân viên biết được mức độ hoàn thành công việc của họ khi so sánh với tiêu chuẩn mà tổ chức đề ra Đánh giá thành tích là quá trình có thể bị chi phối nhiều bởi tình cảm; ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ của nhân viên và chính bản thân họ Nếu

sử dụng một cách không thích hợp, tiến trình đánh giá có thể có những tác động tai hại

1.1.2 Mục đích của đánh giá thành tích

Đánh giá việc thực hiện công việc của nhân viên là rất cần thiết vì nó giúp cho việc quản lý nhân viên hiệu quả Đánh giá giúp

phát triển cá nhân, làm cho hoạt động của tổ chức tốt hơn và giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh Đánh giá thành tích có thể được sử dụng theo một vài cách thức khác nhau để khuyến khích phát triển nhân viên Đánh giá thành tích đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố và cải thiện thành tích cũng như trong việc xác

định hướng nghề nghiệp và nhu cầu đào tạo

1.1.3 Vai trò của đánh giá thành tích

Đánh giá thành tích là hoạt động rất quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực Trên thực tế hầu như mọi tổ chức đều cố gắng thực hiện các công việc sau:

- Thiết kế công việc và xác định hệ thống công việc nhằm đạt được mục tiêu tổ chức

- Thuê nhân viên với khả năng và ước muốn thực hiện công việc một cách hữu hiệu và hiệu quả

- Đào tạo, động viên và khen thưởng nhân viên về thành tích

và hiệu suất công việc

1.3.1 Khái niệm về chỉ số KPI

KPI – Key Performance Indicators trong tiếng Anh được hiểu

là các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu, hay chỉ số đo lường sự thành công ( KSI - Key Success Indicators), hay còn được gọi bằng tên phổ biến là chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động, được xây dựng nhằm

đánh giá hiệu quả, sự tăng trưởng của các hoạt động trong doanh nghiệp so với mục tiêu đề ra

1.3.2 Đặc điểm của chỉ số KPI

KPI của mỗi cá nhân hay các tổ chức là không giống nhau, cần được phát triển dựa trên các mục tiêu chiến lược, các đặc thù của sản phẩm/dịch vụ và thực trạng của cá nhân hay đơn vị đó Từ những KPI phản ánh đúng thực tế và khả năng đạt mục tiêu trong tương lai, người nhân viên mới đảm bảo thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí chức danh cụ thể Các chỉ số mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể tạo điều kiện nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc

1.3.3 Mối quan hệ giữa KPI, KRI và KI

Thuật ngữ KRI và PI được hiểu như sau:

KRI (Key Result Indicator): Chỉ số kết quả cốt yếu

PI (Performance Indicator): Chỉ số hiệu suất

Hình 1.3 Biểu đồ mô tả mối quan hệ giữa KPI, PI và KRI

KRI được xem xét lại trong một chu kỳ tương đối dài, thông thường là hàng tháng hoặc hàng quý Vì vậy, thuật ngữ “chỉ số kết quả cốt yếu” ra đời nhằm hướng sự tập trung chủ yếu vào các hoạt động chính theo tháng hoặc theo quý, không có ý nghĩa tác động cải

thiện hiệu suất diễn ra hàng ngày KRI thông thường chỉ bao gồm một số yếu tố mang tính phổ quát, chung, còn KPI đi sâu vào chi tiết phân tích hơn KPI chỉ ra và theo dõi các bước đi để đạt được mục tiêu mà KRIs hướng đến

Ở giữa các KRI và KPI là các chỉ số hiệu suất PI, chỉ số hiệu suất cho bạn biết bạn phải làm những gì, khác với chỉ số hiệu suất cốt yếu trả lời câu hỏi “phải làm gì để tăng hiệu suất lên một cách đáng kể” Các chỉ số này tập trung vào hiệu suất hơn KRI nhưng lại

ít mạnh mẽ hơn KPI

1.3.4 Quy trình xây dựng và áp dụng KPI

Theo David Parmenter trong cuốn “Các chỉ số đo lường hiệu suất KPI”, quy trình xây dựng và ứng dụng các chỉ số đo lường hiệu quả công việc theo hệ thống KPI có thể gồm 12 bước như sau:

Bước 1: Sự cam kết của ban lãnh đạo công ty

Bước 2: Thành lập nhóm dự án thực thi các KPI

Bước 3: Xây dựng văn hóa khuyến khích nhân viên hành động

Bước 4: Kế hoạch xây dựng KPI phù hợp với quy mô, chức năng, đặc điểm các phòng ban công ty

Bước 5: Phổ biến hệ thống KPI đến tất cả nhân viên của công ty

Bước 6: Xác định các yếu tố quyết định thành công của công

ty

Bước 7: Xây dựng KPI chung cho cả công ty

Bước 8: Xác định mục tiêu, chức năng nhiệm vụ cấp độ nhóm, cá nhân trong công ty

Bước 9: Xây dựng KPI cho nhóm, cá nhân

Bước 10: Xây dựng khung báo cáo ở tất cả các cấp

Bước 11: Tiến hành áp dụng KPI vào thực tế công việc Bước 12: Điều chỉnh KPI cho phù hợp với thực tế công việc

1.3.6 Vai trò của chỉ số KPI trong quản trị nguồn nhân lực

và quản trị thành tích

Việc áp dụng KPI sẽ giúp công ty gia tăng khả năng cạnh tranh vì có thể sử dụng và khuyến khích được nhân viên phát huy được tối đa hiệu quả công việc, đồng thời tạo sự liên kết chặt chẽ ở các phòng ban

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH TẠI CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG 2.1 ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÍ NGHIỆM ĐIỆN MIỀN TRUNG ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ THÀNH TÍCH

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Công ty TNHH MTV Thí nghiệm Điện miền Trung là đơn vị được thành lập với chức năng thí nghiệm, hiệu chỉnh thiết bị điện; thiết kế, lắp ráp thiết bị điện ở khu vực phía Trung Sau hơn 25 năm hoạt động đến nay, Công ty đã trở thành một trong những công ty thí nghiệm điện lớn của cả nước, có năng lực và kinh nghiệm thí nghiệm hiệu chỉnh, đáp ứng được yêu cầu về chất lượng, độ tin cậy

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH MTV Thí nghiệm điện miền Trung là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Điện lực miền Trung Cơ cấu tổ chức của Công ty gồm có 01 Giám đốc, 01 Kiểm soát viên chuyên trách, 02 Phó Giám đốc, 12 phòng, phân xưởng và 13 Trung tâm Thí nghiệm điện đóng trên địa bàn các tỉnh miền Trung và Tây Nguyên