Đang tải... (xem toàn văn)
Giai đoạn năm 2010 đến năm 2015 A. BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG LƯU TRỮ UBND XÃ THÁI HỌC I. Xã Thái Học là một xã của huyện Bảo Lâm cách trung tâm huyện lỵ 8km, tổng diện tích tự nhiên là 4605,62 ha địa hình phức tạm chủ yếu là núi cao, vực sâu địa hình chia cắt, đưỡng xã đi lịa khó khăn được phân bố thành 3 vùng rõ rệt vaungf cao, vùng lưng trùng và vùng thấp có conn sông nhó chạy dọc từ đầu xã đến cuối xã là nguồn cung cấp nước tiểu chủ yếu cho đồng ruộng ở vùng thấp. Và có các khe núi đề có nước mỏ cung cấp nước tế tiêu và nước sinh hoạt cho vùng cao vùng lưng trừng. Cơ sở hạ tầng còn thiếu chưa đáp ứng được theo yêu cầu hiện nay nhất là đường giao thông và công trình thủy lợi, tỷ lệ hộ nghèo còn cao, trình độ dân trí không đồng đều việc áp dụng các biên phá khoa học kỹ thuận vảo sản xuất còn nhiều hạn chế xã có 13 xóm hành chính Tổng dân số có 673 hộ, 3.476 nhân khẩu có 6 dân tộc anh em cùng chung sống ( Tày, Nùng, Mông, Dai, Sán Chỉ, Kinh), nền kinh tế của xã chủ yếu sản xuất nông nghiệp chiếm 98,7% và 1,3% số hộ buôn bán, sản xuất kinh doanh ở khu chợ Bản Bó. Thái Học là một xã thuộc vùng sâu vùng xã, nằm ở phía Tây Nam huyện Bảo Lâm tỉnh, Cao Bằng. Phía Đông giáp xã Thái Sơn huyện Bảo Lâm; Phía tây giáp với xã Yên Phong huyện Băc Mê tỉnh Hà Giang; Phía Nam giáp với xã Yên Thổ huyện Bảo Lâm và xã Phú Nam huyện Bắc Mê tỉnh Hà Giang; Phía Bắc giáp Thị Trấn Pác Mầu và xã Mông Ân huyện Bảo Lâm. . Điều kiện và hoàn cảnh lịch sử UBND xã Thái Học có từ ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng. UBND xã đã sản sinh, hình thành ra tài liệu và cũng hình thành nên phông lưu trữ của UBND xã Thái Học, bảo quản tài liệu lưu trữ trong quá trình hoạt động hình thành ra những loại tài liệu như: Tài liệu là các văn bản hành chính. II. Ngày tháng năm bắt đầu hoạt động Từ ngày miền Nam hoàn toàn giải phóng bắt đầu hoạt động, qua quá trình hoạt động đã đi vào ổn định, chuyên nghiệp và từng bước phát triển vững về kinh tế xã hội lẫn quốc phòng an ninh. Khi cơ quan nhà nước đang hoạt động thì phông lưu trữ đó là phông lưu trữ “mở”, còn khi cơ quan đã ngừng hoạt động thì đó là phông lưu trữ “đóng”.Với quan điểm như trên và cũng theo quy định của Nhà nước, Phông lưu trữ UBND xã Thái Học thành lập cũng là lúc tài liệu được sản sinh ra và hình thành. Hàng năm UBND xã Thái Học ban hành và thu nhận một số lượng văn bản tài liệu chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu khác do UBND xã ban hành. III. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động
LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ THÁI HỌC Giai đoạn năm 2010 đến năm 2015 A BẢN LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHƠNG LƯU TRỮ UBND XÃ THÁI HỌC I Xã Thái Học xã huyện Bảo Lâm cách trung tâm huyện lỵ 8km, tổng diện tích tự nhiên 4605,62 địa hình phức tạm chủ yếu núi cao, vực sâu địa hình chia cắt, đưỡng xã khó khăn phân bố thành vùng rõ rệt vaungf cao, vùng lưng trùng vùng thấp có conn sơng nhó chạy dọc từ đầu xã đến cuối xã nguồn cung cấp nước tiểu chủ yếu cho đồng ruộng vùng thấp Và có khe núi đề có nước mỏ cung cấp nước tế tiêu nước sinh hoạt cho vùng cao vùng lưng trừng Cơ sở hạ tầng thiếu chưa đáp ứng theo yêu cầu đường giao thơng cơng trình thủy lợi, tỷ lệ hộ nghèo cịn cao, trình độ dân trí khơng đồng việc áp dụng biên phá khoa học kỹ thuận vảo sản xuất cịn nhiều hạn chế xã có 13 xóm hành Tổng dân số có 673 hộ, 3.476 nhân có dân tộc anh em chung sống ( Tày, Nùng, Mông, Dai, Sán Chỉ, Kinh), kinh tế xã chủ yếu sản xuất nông nghiệp chiếm 98,7% 1,3% số hộ buôn bán, sản xuất kinh doanh khu chợ Bản Bó Thái Học xã thuộc vùng sâu vùng xã, nằm phía Tây Nam huyện Bảo Lâm tỉnh, Cao Bằng - Phía Đơng giáp xã Thái Sơn huyện Bảo Lâm; - Phía tây giáp với xã Yên Phong huyện Băc Mê tỉnh Hà Giang; - Phía Nam giáp với xã Yên Thổ huyện Bảo Lâm xã Phú Nam huyện Bắc Mê tỉnh Hà Giang; - Phía Bắc giáp Thị Trấn Pác Mầu xã Mông Ân huyện Bảo Lâm Điều kiện hoàn cảnh lịch sử UBND xã Thái Học có từ ngày miền Nam hồn tồn giải phóng UBND xã sản sinh, hình thành tài liệu hình thành nên phơng lưu trữ UBND xã Thái Học, bảo quản tài liệu lưu trữ trình hoạt động hình thành loại tài liệu như: Tài liệu văn hành II Ngày tháng năm bắt đầu hoạt động Từ ngày miền Nam hồn tồn giải phóng bắt đầu hoạt động, qua trình hoạt động vào ổn định, chuyên nghiệp bước phát triển vững kinh tế - xã hội lẫn quốc phòng - an ninh Khi quan nhà nước hoạt động phơng lưu trữ phơng lưu trữ “mở”, cịn quan ngừng hoạt động phơng lưu trữ “đóng”.Với quan điểm theo quy định Nhà nước, Phông lưu trữ UBND xã Thái Học thành lập lúc tài liệu sản sinh hình thành Hàng năm UBND xã Thái Học ban hành thu nhận số lượng văn tài liệu chủ yếu tài liệu hành tài liệu khác UBND xã ban hành III Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động Chức Việc thực chức năng, nhiệm vụ quyền hân cấu tổ chức UBND xã Thái Học thực theo Luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; UBND xã Thái học chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cung cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp, phát triển kinh tế xã hội, củng cố Quốc phòng an ninh thực sách khác địa phương UBND xã Thái Học thực chức nagw quản lý Nhà nước địa phương góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống nhât máy hành Nhà nước từ Trung ương tới sỏ Nhiệm vụ quyền hạn Tuyên truyền giáo dục pahp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp Luật văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp quan Nhà nước Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội thực nhiệm xây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng Quốc phịng tồn dân, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, việc cư trú lại người nước địa phương Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước công dân; chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác Quản lý tổ chức biên chế lao động tiền lương đào tạo cacns công chức bảo hiểm xã hội Tổ chức đạo thi hành án địa phương Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương Quản lý địa giớ hành điịa phương Thu thập bổ sung tài liệu, tài liệu lưu trữ quan tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm quyền giao Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức máy UBND xã Thái Học thể sau: - Ban Chủ tịch gồm + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch - Các Ban ngành đơn vị gồm: + Văn phịng - Thống kê + Địa - Xây dựng + Tài - Kế tốn + Văn hóa - Xã hội + Chỉ huy Quân + Đồn niên + Hội nơng dân + Hội Phụ nữ + Thương binh xã hội + Ban Công an + Tư pháp - Hộ tịch IV Những hoạt động quan qua thời kỳ Từ thành lập UBND xã Thái Học trải qua khó khăn, thử thách để xây dựng quan vững mạnh ngày hôm Quản lý nhà nước tất hoạt động nên tạo điều kiện thuận lợi cho phát triển mặt V Chế độ công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư: UBND xã bố trí cán làm cơng tác văn thư có đầy đủ chun mơn nghiệp vụ để thực nhiệm vụ Mọi công văn, giấy tờ quan tập trung văn thư để giải quyết, văn thư làm việc theo chế độ tập trung Văn thư xử lý tất văn đến quan Công tác lưu trữ: Hàng năm thu thập, bổ sung, chỉnh lý bảo quản theo quy định, phục vụ kịp thời cho nhu cầu khai thác tài liệu cán công chức nhân dân địa bàn, bố trí cán chuyên trách làm công tác nên thực tốt công tác quản lý nhà nước địa bàn xã lĩnh vực B BẢN LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ THÁI HỌC I Giới hạn tài liệu Phơng lưu trữ tồn tài liệu hình thành quan, đơn vị, tổ chức có ý nghĩa mặt kinh tế,văn hóa, khoa học kỹ thuật ý nghĩa khác bảo quản kho lưu trữ Phông lưu trữ UBND xã tồn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan UBND xã có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử, thu thập bảo quản kho lưu trữ UBND xã Cơ quan thành lập phông lưu trữ quan gồm điều kiện sau: - Một là, quan thành lập văn pháp quy quan cấp có thẩm quyền quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức quan Đây điều kiện quan trọng khẳng định tính pháp lý quan - Hai là, có tổ chức biên chế riêng Nghĩa quyền tuyển dụng cán nhân viên theo tổng số biên chế cấp phân bổ - Ba là, có tài khoản riêng Tức độc lập giao dịch thanh, toán với quan tài chính, ngân hàng quan khác - Bốn là, có văn thư dấu quan riêng Tên Phông: Phông lưu trữ UBND xã Thái Học Thời gian tài liệu: Từ năm 2010 đến 2015 II Khối lượng tài liệu: Tài liệu _ Tổng số hộp ( cặp) 120 hộp _ Tổng số hồ sơ ( đơn vị bảo quản): 600 hồ sơ/ đơn vị bảo quản; _ Quy mét: 32 mét Tài liệu chua chỉnh lý: 32 mét III Thành phần nội dung tài liệu Trong q trình quản lý điều hành hoạt động, quyền cấp xã sản sinh khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác Trong bao gồm thành phần chủ yếu sau: - Tài liệu hành chính: Đây thành phần chủ yếu có khối lượng nhiều hình thành trình hoạt động quyền cấp xã Loại tài liệu viết giấy HĐND, UBND cấp xã sản sinh quan quản lý nhà nước cấp (quận, huyện, thành phố) quan hữu quan khác gửi tới Tài liệu hành phản ánh hoạt động quản lý nhà nước mặt trị, kinh tế, văn hố, giáo dục v.v… biểu hình thức văn Nghị HĐND, Quyết định, Chỉ thị UBND hình thức văn hành khác - Tài liệu khoa học kỹ thuật: loại hình tài liệu cấp xã không nhiều, nội dung chủ yếu vẽ kỹ thuật văn liên quan cơng trình xây dựng địa phương xây dựng trụ sở làm việc, trạm y tế, trường học, nhà trẻ mẫu giáo, nhà văn hố, nghĩa trang liệt sĩ, trùng tu di tích lịch sử địa phương, cơng trình thuỷ lợi v.v… - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình( tài liệu nghe nhìn): Ở cấp xã loại hình tài liệu có ít, chủ yếu băng video tài liệu ảnh(dương bản) ghi lại kiện địa phương như: lễ hội truyền thống, ngày lễ trọng đại tổ chức địa phương, kỳ họp HĐND, chuyến thăm lãnh đạo Đảng Nhà nước, lãnh đạo thành phố, lãnh đạo quận, huyện địa phương Ngoài thành phần tài liệu chủ yếu trên, q trình hoạt động quyền cấp xã loại tài liệu đặc thù khác như: Các loại sổ sách hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng ký tạm trú tạm vắng, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụ qn Ngồi tài liệu quyền cấp xã cịn có loại đồ : Bản đồ quy hoạch xây dựng, đồ quản lý đất nông nghiệp, đồ quản lý rừng, đồ giao thông, đồ địa giới hành chính, đồ đường điện, cáp quang hệ thống cấp thoát nước PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI CỦA PHÔNG UBND XÃ THÁI HỌC ( Giai đoạn 2010 _ 2015) Căn vào bảng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; Căn vào tình hình thực tế phơng; Căn cú vào yêu cầu tổ chức xếp khai thác tổ chức tài liệu, Phương án phân loại: Áp dụng phương án thời gian mặt hoạt động T rước tiên phân loại tài liệu theo măt sau phân loại theo mặt hoạt động Cụ thể sau: Bước Phân chia tài liệu phông UBND xã Thái Học theo năm II 2010 II 2011 III.2012 IV.2013 V.2014 VI 2015 Bước Chia tài liệu năm mặt hoạt động I 2010 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nơng nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, 2.6 Khối giao thơng xây dựng bản, II 2011 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, III 2012 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, IV 2013 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, 2.6 Khối giao thông xây dựng bản, V 2014 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, VI 2015 Khối tài liệu Hội đồng Nhân dân Khối tài kiệu Ủy ban Nhân dân 2.1 Khối tổng hợp, 2.2 Khối nội chính, 2.3 Khối kinh tế, 2.4 Khối nông nghiệp, lâm ngiệp _ khoa học ký thuật, 2.5 Khối văn hóa xã hội, 2.6 Khối giao thơng xây dựng bản, Bước Chia tài Liệu nhóm lớn thành nhóm vùa I 2010 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân I.1 I.2 I.3 I.4 Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 2.1.4 Cơng tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Cơng tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng II 2011 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân I.1 Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp I.2 I.3 I.4 Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 2.1.4 Công tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Công tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 10 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng III.2012 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân 1.1.Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp 1.2 Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã 1.3Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân 1.4Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 2.1.4 Công tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Công tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 11 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng IV.2013 1.1 1.2 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã 1.3.Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân 1.4.Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 2.1.4 Công tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Công tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 12 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng V 2014 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân 1.1.Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp 1.2.Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã 1.3Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân 1.4Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 13 2.1.4 Công tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Công tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng VI.2015 Khối tài liệu Hội đồng nhân dân 1.1 Tài liệu chung văn tài liệu đạo cấp 1.2 Hồ sơ kỳ họp Hội đồng Nhân dân xã 14 1.3 Tài liệu hoạt động Thường trực, ban Hội đồng Nhân dân 1.4.Là tập lưu văn Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.1 Vấn đề chung 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư 2.1.3 Công tác thống kê 2.1.4 Công tác thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn 2.2.4 Công tác trật tự trị an 2.2.5 Công tác tra, giám sát 2.2.6 Công tác tư pháp 2.2.7 Công tác dân tộc, tôn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách 2.3.2 Tài liệu giá 2.3.3 Tài liệu kiểm toán 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh nghiệp 2.3.5 Tài liệu hoạt động thương mại 2.4 Khối nông nghiệp, lâm nghiệp khoa học công nghệ 2.5 Khối văn xã: 2.5.1 Cơng tác văn hố giáo dục - đào tạo 2.5.2 Công tác y tế 2.5.3 Công tác lao động - thương binh - xã hội 2.5.4 Công tác đền ơn đáp nghĩa 2.5.5 Công tác từ thiện 15 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.2 Quản lý đất đai 2.6.3 Giao thông thuỷ lợi 2.6.4 Xây dựng Bước Phân chia tài liệu thành nhóm nhở tương đương hồ sơ, đơn vị bảo quản I 2010 Khối tài liệu UBND 2.1 Khối tổng hợp: 2.1.2 Tài liệu kế hoạch, đầu tư Tập văn kế hoạch gửi chung đến UBND xã (hồ sơ nguyên tắc) Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - UBND xã ban hành - UBND xã thực - UBND xã để biết Hồ sơ xây dựng kế hoạch báo cáo thực kế hoạch UBND xã - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Kế hoạch báo cáo thực kế hoạch UBND xã - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ đạo, kiểm tra việc thực kế hoạch Kế hoạch, báo cáo thực kế hoạch đối tượng thuộc phạm vi quản lý kế hoạch - Hàng năm - Quý, tháng, tháng Công văn trao đổi công tác kế hoạch 2.1.3 Công tác thống kê Tập văn thống kê gửi chung đến UBND xã 16 (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành văn chế độ/ quy định, hướng dẫn thống kê UBND xã Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, tháng, tháng Báo cáo điều tra - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo sở, phiếu điều tra Báo cáo phân tích dự báo Cơng văn trao đổi cơng tác thống kê, điều tra 2.1.4 Công tác Tập văn thi đua, khen thưởng gửi chung đến UBND xã (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn thi đua, khen thưởng Hồ sơ hội nghị thi đua UBND xã chủ trì tổ chức Kế hoạch, báo cáo cơng tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Quý, tháng Hồ sơ tổ chức thực phong trào thi đua kỷ niệm Công văn trao đổi công tác thi đua, khen thưởng thi đua khen thưởng 2.1.5 Hành văn phịng Tập văn cơng tác hành chính, gửi chung đến UBND xã (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ Hồ sơ hội nghị cơng tác hành văn phịng, văn thư, lưu trữ UBND xã tổ chức Kế hoạch, báo cáo cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ - Năm, nhiều năm - Quý, tháng Hồ sơ thực cải cách hành Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ 17 Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Hồ sơ tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng…) Hồ sơ quản lý sử dụng dấu Tập lưu, sổ đăng ký văn quan - Văn quy phạm pháp luật - Chỉ thị, định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn khác Sổ đăng ký văn đến Công văn trao đổi hành chính, văn thư, lưu trữ 2.2 Khối nội chính: 2.2.2 Cơng tác tổ chức quyền 2.2.3 Cơng tác qn Tài liệu huấn luyện quân phổ thông, xây dựng làng chiến đấu Tài liệu thực công tác nghĩa vụ quân sự, tuyển quân Tài liệu quản lý quân nhân dự bị động viên 2.2.4 Công tác an ninh trật tự Tài liệu tổng kết bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội Tài liệu sơ kết, quí tháng an ninh trật tự, an toàn xã hội Tài liệu tổng kết phòng ngừa chống tội phạm Tài liệu khác phòng chống chống tội phạm Sổ quản lý hộ Tài liệu quản lý việc lại người nước địa phương Tài liệu phối hợp với quan chức thi hành án xử phạt hành Tài liệu giáo dục đối tượng 2.2.5 Công tác tra, giám sát Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy định, hướng dẫn tra Kế hoạch, báo cáo công tác tra - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Báo cáo cơng tác phịng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng Hồ sơ tra vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng 18 - Vụ việc khác Tài liệu hoạt động tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác Công văn trao đổi công tác tra, 2.2.6 Công tác tư pháp Hồ sơ hội nghị công tác pháp chế, phổ biến văn quy phạm pháp luật Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, tháng Hồ sơ thẩm định văn quy phạm pháp luật Hồ sơ việc góp ý xây dựng văn quy phạm pháp luật quan khác chủ trì 2.2.7 Cơng tác dân tộc, tơn giáo Tài liệu thực chín sách dân tộc tôn giáo địa phương Tài liệu hoạt động tự tín ngưỡng tơn giáo 2.3 Khối kinh tế 2.3.1 Tài liệu ngân sách Chương trình, kế hoạch, báo cáo hàng năm, nhiều năm cơng tác tài chính, ngân sách xã, Báo cáo thực dự toán ngân sách nhà nước xã Báo cáo toán thu chi ngân sách hàng năm Hồ sơ giao, điều chỉnh dự toán thu chi ngân sách hàng năm Hồ sơ hội nghị tổng kết hội nghị chun đề cơng tác tài hàng năm huyện, thị xã, thành phố tổ chức 2.3.3 Tài liệu kiểm toán Hồ sơ kiểm toán nhà nước 2.3.4 Tài liệu hoạt động doanh ngiệp Báo cáo đánh giá tài doanh nghiệp hàng năm Hồ sơ, tài liệu giải thể, phá sản doanh nghiệp Hồ sơ, tài liệu việc cổ phần hóa doanh nghiệp Hồ sơ quản lý doanh nghiệp nước hoạt động địa bàn (nếu có) 19 2.4 Khối nơng nghiệp, lâm nghiệp khoa học cơng nghệ Tài liệu phịng chống dịch bệnh trồng, vật nuôi Tài liệu xây dựng cơng trình thuỷ lợi loại nhỏ Tài liệu bảo vệ đê điều, khắc phục thiên tai Tài liệu bảo vệ rừng Tài liệu qui hoạch, kế hoạch sử dụng đất UBND quận, huyện thành phố phê duyệt Tài liệu trạng sử dụng đất Tài liệu đăng ký địa Sổ địa đăng ký, cấp Tài liệu thống kê đất đai hàng năm, kiểm kê đất đai năm, đồ địa điều chỉnh Báo cáo kết sử dụng đất nông nghiệp Tài liệu thu hồi đất, giao đất, cho thuê đất nông nghiệp, lâm nghiệp Tài liệu chuyển đổi, thừa kế quyền sử dụng đất Tài liệu thuê sử dụng đất nông nghiệp Khối văn xã: 2.5.1 Công tác giáo dục - đào tạo văn hóa Tài liệu ké hoạch thực kế hoạch phát triển giáo dục Tài liệu xoá mù chữ Tài liệu xây dựng quản lý hoạt động nhà trẻ mẫu giáo Tài liệu phối hợp quản lý hoạt động văn hố, thơng tin, nghệ thuật, thể dục thể thao Tài liệu tổ chức hoạt động văn hố, thơng tin, nghệ thuật, thể dục thể thao Tài liệu hướng dẫn lễ hội truyền thống Tài liệu xây dựng nếp sống văn minh, gia đình Tài liệu phịng chống tệ nạn xã hội 2.5.2 Công tác y tế Tài liệu quản lý trạm y tế Tài liệu triển khai chương trình y tế, dân số, kế hoạch hố gia đình Tài liệu phịng chống dịch bệnh dịch giữ gìn vệ sinh 2.5.3 Cơng tác lao động - thương binh - xã hội Tài liệu kế hoạch, chương trình, nghĩa vụ phúc lợi xã hội, công tác lao động thương binh xã hội năm Tài liệu chương trình kế hoạch thực kế 20 hoạch công tác thương binh xã hội quí, tháng Tài liệu thực chế độ sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình có cơng 2.5.4 Cơng tác đền ơn đáp nghĩa Quản lý, tu bổ, bảo vệ nghĩa trang liệt sỹ, nghĩa địa 2.5.5 Công tác từ thiện Tài liệu cứu tế xã hội, hoạt động nhân đạo, từ thiện Tài liệu vận động giúp dỡ gia đình khó khăn, trẻ mồ côi năm trở lên Tài liệu vận động giúp đỡ gia đình khó khăn, trẻ mồ côi 2.6 Khối quản lý đất đai, giao thông, thuỷ lợi, xây dựng bản: 2.6.1 Quản lý đất đai Tài liệu đăng ký, kê khai thực trạng sử dụng loại nhà thuộc địa bàn xã Tài liệu trình báo chủ sở hữu sử dụng nhà (thuê hợp đồng, sửa chữa, cải tạo) Tài liệu tình trạng nhà ở địa bàn Tài liệu kiểm tra, phát vi phạm quản lý nhà, đất đai Tài liệu người nước thuê nhà Tài liệu đánh số, gắn biển số nhà 2.6.2 Giao thông thuỷ lợi Tài liệu bảo vệ, kiểm tra, xử lý vi phạm giao thơng cơng trình sở hạ tầng Tài liệu huy động đóng góp tự nguyện để xây dựng đường giao thông, cầu cống xã Tài liệu quản lý nước ngầm, nước máy điạ bàn Tài liệu quản lý hệ thống thoát nước Tài liệu quản lý vệ sinh đô thị Tài liệu quản lý hệ thống công viên, xanh, vườn thú Tài liệu quản lý hệ thống chiếu sáng công cộng 2.6.4 Xây dựng Tập văn xây dựng gửi chung đến UBND xã (hồ sơ nguyên tắc) Hồ sơ xây dựng văn chế độ/ quy định, hướng dẫn xây dựng UBND xã 21 Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng - Dài hạn, hàng năm - tháng, tháng - Q, tháng Hồ sơ cơng trình xây dựng - Cơng trình nhóm A, cơng trình áp dụng giải pháp kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; cơng trình xây dựng điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt cơng trình xếp hạng di tích lịch sử văn hóa; - Cơng trình nhóm B, C sửa chữa lớn Hồ sơ sửa chữa nhỏ cơng trình Cơng văn trao đổi cơng tác xây dựng Năm 2011 ( tương tự năm 2011) Năm 2012( tương tự năm 2011) Năm 2013 ( tương tự năm 2011) Năm 2014 ( tương tự năm 2011) Năm 2015 (tương tự năm 2011) II.Tình trạng vật lý khối tài liệu - Tài liệu in khổ giấy A4, Rõ ràng đầy đủ nhiên có số tài - liệu giấy ngã sang màu vàng Tình hình tài liệu lưu trữ xã bị thất lạc, mát nhiều Cịn có nhiều tài liệu trùng thừa Công cụ thống kê, tra cứu: Chưa có Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu UBND xã Thái Học tổ chức theo hình thức cho mượn, cán cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu đến cán phụ trách văn thư - lưu trữ muợn tài liệu, nghiên cứu UBND xã photo mang nhà Tài liệu thường cung cấp dạng Photocopy, khơng cho mượn chính, tài liệu cần mượn phải có ý kiến phê duyệt chủ tịch UBND xã cán văn thư - lưu trữ cung cấp tài liệu Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ lưu trữ xã chưa thực điều kiện lưu trữ xã nhiều hạn chế 22 Phê duyệt TM UBND CHỦ TỊCH Người lập Triệu Xuân Tiệp Hoàng Thị Chầm 23 ... PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI CỦA PHÔNG UBND XÃ THÁI HỌC ( Giai đoạn 2010 _ 2015) Căn vào bảng lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng; Căn vào tình hình thực tế phông; Căn cú vào yêu cầu tổ chức... BẢN LỊCH SỬ PHÔNG LƯU TRỮ CỦA UBND XÃ THÁI HỌC I Giới hạn tài liệu Phông lưu trữ tồn tài liệu hình thành quan, đơn vị, tổ chức có ý nghĩa mặt kinh tế,văn hóa, khoa học kỹ thuật ý nghĩa khác bảo. .. nước, Phông lưu trữ UBND xã Thái Học thành lập lúc tài liệu sản sinh hình thành Hàng năm UBND xã Thái Học ban hành thu nhận số lượng văn tài liệu chủ yếu tài liệu hành tài liệu khác UBND xã ban