SKKN sử dụng google sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến

CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển… Tại Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn, CNTT đã được ứng dụng vào hầu hết các cơng việc quản lý với sự hỗ trợ của

MỤC LỤC

1 Đặt vấn đề 3

1.1 Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn 3

1.2 Xác định mục đích nghiên cứu 4

1.3 Đối tượng nghiên cứu 4

1.4 Đối tượng khảo sát, thực nghiệm 4

1.5 Phương pháp nghiên cứu 4

1.6 Phạm vi và thời gian nghiên cứu 4

2 Nội dung 5

2.1 Những nội dung lý luận có liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu 5

2.2 Thực trạng vấn đề nghiên cứu 5

2.3 Mô tả, phân tích các giải pháp 6

2.3.1 Các giải pháp thực hiện 6

2.3.2 Biện pháp tổ chức thực hiện 6

2.3.3 Khả năng áp dụng 18

2.3.4 Lợi ích kinh tế xã hội 18

2.4 Kết quả thực hiện 18

3 Kết luận và khuyến nghị 19

3.1 Những kết luận đánh giá cơ bản nhất về sáng kiến 19

3.1.1 Nội dung và ý nghĩa 19

3.1.2 Hiệu quả 19

3.2 Các đề xuất, kiến nghị 19

Chuyên viên: Trần Khương Duy 3 Sáng kiến kinh nghiệm

Đề tài

Sử dụng Google Sheets để thu thập số iệu

thống kê, báo cáo trực tuyến

Tác giả: Trần Khương Duy Đơn vị: Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn

1 Đặt vấn đề

1.1 Lý do chọn đề tài: lý luận, thực tiễn

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của cơng nghệ thơng tin (CNTT) CNTT đã ở một bước phát triển cao đĩ là số hĩa tất

cả các dữ liệu thơng tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau Mọi loại thơng tin, số liệu âm thanh, hình ảnh cĩ thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng cĩ thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những cơng cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thơng tin và hành động trên cơ sở những thơng tin này theo phương thức hồn tồn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thĩi quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nơng dân, bà nội trợ, học sinh… Khơng cĩ lĩnh vực nào, khơng cĩ nơi nào khơng

cĩ mặt của CNTT CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển…

Tại Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã An Nhơn, CNTT đã được ứng dụng vào hầu hết các cơng việc quản lý với sự hỗ trợ của các phần mềm: Quản lý tài chính kế tốn (Misa), thống kê số liệu tiểu học (EQMS), Quản lý thơng tin phổ cập giáo dục xĩa mù chữ (ESCI), phần mềm quản lý nhà trường tiểu học (QLTH.VN) Tuy nhiên, trong một thời gian dài trước đây, cơng tác thống kê số liệu báo cáo của các trường trực thuộc vẫn làm theo cách ghi chép thủ cơng nên dễ dẫn đến sai sĩt, thiếu sĩt, hiệu quả khai thác hệ thống dữ liệu bằng giấy khơng cao Google Sheets là một cơng cụ của Google Docs nằm trong bộ Google App của google được chính thức cơng bố vào ngày 07/07/2009, đây là bộ ứng dụng văn phịng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số cơng nghệ mới nhất hiện nay như điện tốn đám mây, HTML 5 Với những cơng nghệ như trên thì người dùng khơng cần phải mang theo tài liệu bên mình và chỉ cần tải những tài liệu đĩ lên trên máy chủ của google Với Google Sheets thì người dùng cĩ thể sẽ khơng cần cài đặt những

bộ ứng dụng văn phịng trên máy tính của mình nữa, và họ chỉ cần cĩ một đường truyền internet và một tài khoản gmail là đã cĩ thể sử dụng

Từ thực tế những việc đã làm được tơi mạnh dạn đưa ra những ý kiến để đồng nghiệp trao đổi, bàn bạc, rút ra kinh nghiệm và vận dụng một cách thiết thực các phương tiện hiện đại vào cơng tác chuyên mơn nghiệp vụ Đĩ là lý do tơi chọn

đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến”

Tăng hiệu quả công việc: giúp dễ dàng sắp xếp, thống kê các báo cáo số liệu

nhanh hơn Khi sử dụng những giải pháp thì người quản lý có nhiều thời gian hơn cho các công tác chuyên môn khác

Tăng sự chính xác: Công cụ này giúp dễ dàng sử dụng tổng hợp số liệu

chính xác hơn

Tăng sự hỗ trợ trong việc cộng tác và tương tác: Công cụ phần mềm giúp

người dùng gia tăng sự cộng tác trong việc làm nhóm cũng như trao đổi thông tin

1.3 Đối tượng nghiên cứu

Công cụ Google Sheets trong bộ công cụ Google Docs

Các file thống kê, báo cáo thu thập dữ liệu phải thực hiện vào đầu mỗi học kỳ

và cuối mỗi học kỳ như 2 mặt giáo dục, thống kê học sinh bỏ học trong hè, thống

kê số lượng giáo viên, nhân viên

Tiến hành nghiên cứu đề tài để phục vụ công tác thu thập số liệu trực tuyến để phục vụ công tác thống kê báo cáo của Phòng Giáo dục và Đào tạo

1.4 Đối tượng khảo sát, thực nghiệm

Đối tượng khảo sát và thực nghiệm đề tài là 60 trường mẫu giáo, mầm non, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn thị xã An Nhơn Để thực nghiệm và khảo sát đề tài tôi đã theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục và Đào tạo để tổng hợp và tỷ lệ sai sót của số liệu khi nộp về

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Sau khi tiến hành nghiên cứu đề tài này, tôi đã vận dụng một số phương pháp như sau:

+ Phương pháp điều tra, thăm dò

+ Phương pháp thống kê số liệu đối chiếu và so sánh

+ Phương pháp thực hành, tổng hợp

+ Phương pháp đánh giá kết quả, tương tác phần mềm với thực tế làm việc

1.6 Phạm vi và thời gian nghiên cứu

Để thực hiện đề tài “Sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến”, từ cuối năm học 2013 – 2014 đến nay tôi đã thực hiện các công việc sau:

Theo dõi thời gian các đơn vị hoàn thành các số liệu nộp về Phòng Giáo dục

và Đào tạo để tổng hợp (định kỳ đầu năm học và cuối năm học)

Theo dõi tỷ lệ sai sót của số liệu sau khi nộp về Phòng

Chuyên viên: Trần Khương Duy 5 Sáng kiến kinh nghiệm

Thơng qua thực tế thực hiện giải pháp trong ba năm học, bản thân đúc kết rút kinh nghiệm để tiếp tục thực hiện cĩ hiệu quả hơn vào các năm học tiếp theo

Thời gian thực hiện từ tháng 9 năm học 2014 - 2015 đến cuối học kỳ 1 năm học 2016 - 2017

Bắt đầu khảo sát từ đầu năm học 2014 - 2015, được thử nghiệm và triển khai

áp dụng từ năm học 2014 - 2015 cho đến nay tại Phịng Giáo dục và Đào tạo thị xã Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân đã khơng ngừng bổ sung, điều chỉnh, phát triển để hồn thiện các giải pháp ngày càng đạt hiệu quả cao hơn

2 Nội dung

2.1 Những nội dung lý luận cĩ liên quan trực tiếp đến vấn đề nghiên cứu

Hiện nay, nước ta đang diễn ra quá trình tin học hĩa trên nhiều lĩnh vực và đem lại nhiều hiệu quả to lớn Sự phát triển mạnh mẽ như “vũ bão” của tin học đã làm cho xã hội cĩ nhiều nhận thức mới về cách tổ chức các hoạt động, thấy được rất rõ tầm quan trọng của tin học và cĩ những đầu tư lớn cho lĩnh vực này

Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong cơng tác quản lý nĩi chung đang được sự quan tâm đặc biệt của ngành giáo dục Thực tế đĩ địi hỏi cần phải nhanh chĩng phát huy những ưu thế của lĩnh vực CNTT, phải biết tận dụng nĩ, biến nĩ thành cơng cụ hiệu quả phục vụ cho sự nghiệp giáo dục Việc ứng dụng CNTT đã chứng minh, cơng nghệ tin học đem lại hiệu quả rất lớn trong quá trình quản lý dạy

và học, làm thay đổi nội dung, phương pháp quản lý dạy và học CNTT là phương tiện để tiến tới “xã hội học tập” Bộ Giáo Dục và Đào Tạo cũng đã yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong giáo dục đào tạo ở tất cả các cấp học, bậc học, ngành học theo cơng văn số 4622/BGDĐT-CNTT ngày 20/9/2016 của Bộ GD&ĐT về

hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ CNTT năm học 2016 – 2017

Giúp thực hiện các báo cáo, thống kê số liệu được nhanh chĩng và hạn chế sai sĩt

Triển khai cho các bộ phận khác của Phịng Giáo dục và Đào tạo đẩy nhanh tiến độ thực hiện cơng việc được giao

Nộp báo cáo, thống kê bằng

bản cứng (Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày)

Nộp báo cáo thống kê bằng bản mềm (qua email) (Thời hạn nộp báo cáo 7 ngày)

Số lượng Tỷ lệ (%)

Số lượng Tỷ lệ (%)

* Năm học 2015 - 2016: Khảo sát đầu năm (khi đã áp dụng đề tài)

Cấp học

Tổng

số trường

Nộp báo cáo thống kê bằng bản

mềm (qua email) (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)

Nộp báo cáo thống kê bằng

Google sheets (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)

Số lượng Tỷ lệ (%)

Số lượng Tỷ lệ (%)

Nộp báo cáo thống kê bằng bản

mềm (qua email) (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)

Nộp báo cáo thống kê bằng

Google sheets (Thời hạn nộp báo cáo 5 ngày)

Số lượng Tỷ lệ (%)

Số lượng Tỷ lệ (%)

có thể chỉnh sửa thay đổi nhanh chóng tùy theo tình hình thực tế

2.3 Mô tả, phân tích các giải pháp

 Biết sử dụng phần mềm Microsoft Excel

 Biết cách truy cập và khai thác tài nguyên trên Internet

Sau đây là hướng dẫn sử dụng Google Sheets để thu thập số liệu thống kê, báo cáo trực tuyến:

Chuyên viên: Trần Khương Duy 7 Sáng kiến kinh nghiệm

a) Giới thiệu phần mềm Google Sheets

Là một trong những cơng cụ trong bộ Google Docs, cung cấp cho người dùng khả năng soạn bảng tính với những tính năng tương đương với Microsoft Excel Hiện nay đã cĩ giao diện tiếng Việt rất dễ sử dụng

b) Cài đặt Google Sheets và chạy chương trình

Đây là bộ ứng dụng văn phịng dựa trên nền tảng Web 2.0 và một số cơng nghệ mới nhất hiện nay như điện tốn đám mây, HTML 5 Vì vậy với Google Sheets thì người dùng chỉ cần cĩ một đường truyền internet và một tài khoản gmail

là đã cĩ thể sử dụng Sau đây tơi sẽ hướng dẫn cách truy cập và sử dụng Google Sheets một cách cụ thể như sau:

- Đầu tiên người dùng sử dụng các trình duyệt internet để truy cập vào địa chỉ

http://drive.google.com sau đĩ giao diện hiện ra như sau:

- Người dùng nhập địa chỉ email và mật khẩu để sử dụng Lưu ý chỉ sử dụng địa chỉ email của google cung cấp cụ thể là Gmail Sau khi đăng nhập xong thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến trang drive của google như hình dưới

- Để chuyển qua sử dụng Google Sheets ta chọn New chọn Google sheets

Chuyên viên: Trần Khương Duy 9 Sáng kiến kinh nghiệm

- Giao diện Google Sheets hiện ra với các chức năng tương tự như bộ cơng cụ Microsoft Excel trong bộ phần mềm soạn thảo văn phịng Microsoft Office

- Để bắt đầu sử dụng ta đặt tên file cần làm việc, nhập các trường thơng tin cần thiết để tạo biểu tổng hợp

- Ngoài ra nếu ta có sẵn file nhập liệu bằng Excel hoặc tạo biểu mẫu trên excel thì có thể dễ dàng chuyển sang Google Sheets bằng cách Vào menu File

chọn Open hoặc bấm tổ hợp phím Ctrl + O

- Nếu file nhập liệu đã được lưu sẵn trên Google Drive thì ta chỉ cần chọn vào file cần làm đó

Chuyên viên: Trần Khương Duy 11 Sáng kiến kinh nghiệm

- Cịn nếu file cần làm lưu trên máy tính thì ta upload lên hệ thống bằng cách

chọn Upload chọn Select a file from your computer Tìm tới nơi lưu file cần đưa

lên hệ thống Ví dụ: ở máy tính của tơi lưu file “THCS nghi hoc he.xls” tại ổ D:\ thì

tơi chọn tới đường dẫn D:\ THCS nghi hoc he.xls tiếp theo chọn Open

- Sau khi thực hiện xong thao tác trên thì trình duyệt sẽ chuyển ta đến một

cửa sổ mới với các nội dung giống như file “THCS nghi hoc he.xls” ta đã tải lên

- Như vậy nhiệm vụ của tôi bây giờ chỉ cần chia sẻ file nhập liệu trên cho các

trường nhập các số liệu Để chia sẻ dữ liệu ta thực hiện như sau: vào menu File chọn Share Hoặc click vào biểu tượng Share phía trên bên phải

- Một cửa sổ mới hiện ra, bạn điền tên tài khoản Email của các thành viên trong nhóm muốn chia sẻ ở mục People

Click chuột vào mũi tên và thiết lập quyền cho thành viên trong nhóm:

+ Can edit: Cho phép chỉnh sửa nội dung tài liệu

+ Can comment: Cho phép bình luận

+ Can view: Cho phép xem nội dung tài liệu

Cuối cùng nhấn Send

Chuyên viên: Trần Khương Duy 13 Sáng kiến kinh nghiệm

- Để lấy link (liên kết) của tài liệu và chia sẻ đến bất kỳ ai thì click vào Get

shareable link để nhận đường link sau đĩ gửi cho ai mà bạn muốn chia sẻ

- Sau khi thực hiện xong các bước trên thì bây giờ các trường nhận được chia sẻ tiến hành nhập dữ liệu trực tuyến Ví dụ ở đây tơi chia sẻ dữ liệu cho 15 trường Trung học cơ sở thì 15 trường này sẽ tiến hành nhập cùng 1 lúc, vì vậy số liệu sẽ được tự động tổng hợp Ngồi ra, tơi cĩ thể ngồi theo dõi trực tuyến các trường nhập nếu trường nào nhập sai ở dịng nào thì tơi sẽ hướng dẫn trực tiếp

bằng cách: Chọn vào ơ dữ liệu sai chọn Insert comment sau đĩ nhập nội dung cần

hỏi

- Khi đó trường sẽ thấy dòng comment hỏi, trường sẽ giải thích lại bằng cách comment bên dưới hoặc sửa lại

- Một vấn đề đặt ra ở đây nữa là vấn đề bảo mật dữ liệu Trong một thống kê báo cáo có những sheet hoặc các vùng ta muốn người dùng không thể sửa chữa hoặc nhập số liệu vào vì vậy ta cần phải bảo mật Tôi giới thiệu với các bạn cách chia sẻ phân vùng và khóa bảo mật khi ta làm việc trực tuyến, làm việc nhóm trên Google Sheets

Lựa chọn phân vùng hoặc sheet cần khóa

Bước đầu tiên, bạn bắt buộc phải bôi chọn phân vùng hoặc sheet cần thiết lập khi chia sẻ

Nếu bạn chọn phân vùng, bạn hãy click chuột phải tại phân vùng bạn vừa

bôi và chọn Protect range

Còn nếu bạn muốn thiết lập bảo mật đối với sheet bạn bấm chuột phải vào

tên Sheet cần thiết lập, bạn chọn Protect sheet

Chuyên viên: Trần Khương Duy 15 Sáng kiến kinh nghiệm

Sau khi bạn thực hiện bước trên, bạn sẽ thấy cĩ một cửa sổ Protecd sheets

and ranges hiển thị thiết lập phân quyền và bảo mật cho vùng hoặc sheet bạn vừa

lựa chọn

Bạn hãy nhập miêu tả vào ơ Enter a description

Tiếp theo, bạn chọn Set permissions để thiết lập phân quyền và bảo mật

Sau khi bấm vào nút Set permissions, cửa sổ Range editing permissions

xuất hiện cung cấp cho ta hai lựa chọn

+ Show a warming when editing this range: Hiển thị cảnh báo khi cĩ

người chỉnh sửa

+ Restrict who can edit this range: Thiết lập người cĩ thể chỉnh sửa

Nếu bạn thiết lập người cĩ thể chỉnh sửa trên phân vùng hoặc sheet bạn đang

lựa chọn thì mặc định chỉ cĩ bạn (Only you) mới cĩ thể chỉnh sửa được; chọn Custom để mời người khác cùng tham gia chỉnh sửa trang tính này

Nhập địa chỉ email người được mời vào ơ Add editors

Hồn tất thiết lập, nháy nút Done

Để có thể quản lý và thực hiện các thao tác điều chỉnh, xóa phân vùng đã

thiết lập, bạn hãy vào menu Data chọn Proteced Sheets and ranges Cửa

sổ Proteced Sheets and ranges xuất hiện

Bạn click chọn phân vùng cần điều chỉnh, tại đây, bạn có thể điều chỉnh tên

mô tả, lựa chọn lại phân vùng, thiết lập lại phân quyền (Change permissions)

hoặc xóa (biểu tượng thùng rác)

Hoàn tất nháy nút Done

- Một tính năng nữa rất hay của Google Sheets đó là có thể theo dõi những thay đổi của dữ liệu Ví dụ: vào thời điểm đó dữ liệu nhập đúng nhưng sau đó một trường nào đó chỉnh sửa bị sai đi thì ta có thể theo dõi xem trường nào đã chỉnh sửa sai dữ liệu Để phục hồi lại nguyên trạng dữ liệu trước lúc bị sửa sai bằng cách

vào menu File chọn See revision history Lúc này lịch sử chỉnh sửa sẽ hiện ra như

hình

Chuyên viên: Trần Khương Duy 17 Sáng kiến kinh nghiệm

- Bên mục Revision history ta thấy được lịch sử chỉnh sửa file của các

trường Ví dụ ta xem trường THCS Nhơn Phong chỉnh sửa gì vào ngày 7 tháng 9 lúc 11 giờ 14 phút ta bấm vào THCS Nhơn Phong thì bảng tính của ta sẽ hiện ra các ơ mà THCS Nhơn Phong đã chỉnh sửa tương ứng với màu phần mềm quy định

Nếu muốn khơi phục dữ liệu vào thời điểm đĩ ta chọn Restore this

revision

- Sau khi báo cáo thống kê đã hồn chỉnh, chúng ta tiến hành tải về máy tính

để lưu giữ và làm báo cáo cho cấp trên Để tải file về máy tính để lưu giữ ta thực

hiện như sau: vào menu File chọn Download as ở đây Google Sheets hỗ trợ chúng

ta xuất ra các định dạng:

+ Microsoft excel (.xlsx)

+ OpenDocument Format (.ods)

+ PDF document (.PDF)