công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp Á Châu.doc

công tác kế toán tại công ty cổ phần công nghiệp Á Châu

I Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh công ty cổ phần công nghiệp Á Châu:

I.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần công nghiệp Á Châu:

Tên doanh nghiệp: Công ty cổ phần công nghiệp Á ChâuTên tiếng Anh: A Chau Industrial joint Stock CompanyTên viết tắt : ASINCO.,JSC

Địa chỉ email: asinco.vn@gmail.com

Địa chỉ: 67 Dãy A1 tập thể sở giáo dục, ngõ 106 đường Hoàng Quốc Việt, Hà NộiVốn điều lệ của công ty: 20 tỷ đồng

Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận kinh doanh số 0103014789 ngày 25/10/2004 do sở kế hoạch đầu tư Thành phố Hà Nội cấp.

Ngày 25/10/2005 quyết định đầu tư xây dựng nhà máy, hoàn thành đưa vào sử dụng đầu quý I năm 2007.

Với cơ sở vật chất bắt đầu khá thuận lợi, diện tích mặt bằng 60432m2 bao gồm hệ

thống nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc và 01 dây chuyền sản xuất gạch lát nền cao cấp hiện đại có công suất là 3 triệu m2 sản phẩm / năm, hoàn toàn tự động.

Bất kỳ nhãn hiệu nào muốn tồn tại trong nền kinh tế thị trường thì luôn tự cải biến mình Hiểu được điều đó ban lãnh đạo trong công ty luôn cố gắng nâng cao chất lượng sản phẩm, tăng năng suất lao động để hạ giá thành Với chính sách chất lượng và chỉ cung ứng ra thị trường những sản phẩm phù hợp, đồng thời không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm làm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng được viết ra như một nội quy, điều lệ cho các thành viên trong công ty cùng phấn đấu thực hiện Không chỉ dừng lại ở đó công ty còn làm hài lòng khách hàng với hệ thống sản phẩm có nhiều mẫu mã đa dạng, nhiều chủng loại tạo nhiều cơ hội lựa chọn cho khách hàng Vì vậy, khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều hơn nên sản lượng tiêu thụ gạch tại của công ty tăng đều qua các năm Đến nay, hệ thống đại lý của công ty đã được đặt ở các tỉnh thành trong cả nước.

I.2 Lĩnh vực kinh doanh và quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

I.2.1 Lĩnh vực kinh doanh:

-Công ty cổ phần công nghiệp Á Châu là một công ty sản xuất và kinh doanh sản

phẩm chính là gạch ốp lát nền cao cấp đa dạng mẫu mã, chủng loại, thường xuyên thay đổi về mẫu mã thích ứng với nhu cầu tiêu dùng của thị trường.

Thị trường tiêu thụ sản phẩm của công ty là các tỉnh khu vực miền Bắc và thị trường tại thành phố Hồ Chí Minh.

Thị trường đầu vào của công ty khá đa dạng nguồn nguyên – nhiên liệu được nhập tại các cơ sở sản xuất – khai thác gần nhà máy, vật liệu chính chủ yếu từ các nhà cung cấp trong nước: Đất sét được nhập từ Đông Triều, bột fanbac tại Kim Môn - Hải Dương, thủy tinh lỏng được nhập tại Bắc Ninh, nhiên liệu than được nhập từ mỏ than Vàng Danh - Quảng Ninh, men màu được nhập khẩu tại Trung Quốc và Tây Ban Nha, và một số phụ gia khác được nhập tại viện nghiên cứu sành sứ Việt Nam Do đó tiết kiệm được chi phí vận chuyển nguyên vật liệu, có lợi thế trong khâu hạ giá thành, cạnh tranh với các sản phẩm cùng loại trên thị trường.

I.2.2 Dây chuyền sản xuất:

Sản phẩm của công ty cổ phần công nghiệp Á Châu khá đa dạng về mẫu mã và

kích thước, chất lượng tốt, sản xuất trên dây truyền tự động, hiện đại Doanh thu hàng tháng của công ty từ 8 – 10 tỷ đồng, thành phẩm tồn kho thấp dưới 01 tháng sản xuất, thu hồi vốn nhanh phát huy hiệu quả đồng vốn.

Với sự nhạy bén trước nhu cầu thị trường đầu tư đúng đắn, công ty đã không ngừng lớn mạnh, sản phẩm của công ty đã có mặt hầu hết các tỉnh thành trong nước Chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao và gây dựng được uy tín với khách hàng.

I.3 Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty:

Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng:

Sơ đồ 1: Tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Trong đó:

Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đứng đầu công ty

Ban giám đốc công ty gồm 02 người: 01 giám đốc và 01 phó giám đốc Giám đốc là người chỉ đạo và chịu trách nhiệm điều hành sản xuất kinh doanh và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty Phó giám đốc củacông ty là người giúp việc trực tiếp cho giám

đốc, trực tiếp chỉ đạo về mặt nghiệp vụ cho các bộ phận hoạt động trong phạm vi trách nhiệm được ủy quyền của giám đốc công ty.

Các phòng ban: Việc tổ chức phòng ban tùy thuộc vào yêu cầu quản lý kinh doanh đứng đầu là các trưởng phòng và phó phòng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của ban giám đốc và đồng thời có vai trò trợ giúp giám đốc theo các chức năng, nhiệm vụ ở các phòng ban Công ty có các phòng ban như sau:

Chủ tịch HĐQT

Giám đốc công ty

PhòngKinh doanhPhòng tổ chức -

hành chính Phòng tài chính - kế toánPhó giám đốc

kỹ thuật

Phân xưởng cơ điện

Phân xưởng

nhiên liệu

Phân xưởng nguyên

Phân xưởng

ép sấy

Phân xưởng

men mầu

Phân xưởng lò nung

Phân xưởng

KCSPhó chủ tịch HĐQT Kiêm ban kiểm soát

công ty

Phòng Kỹ thuật - kế hoạch

Phòng tài chính - kế toán: Có chức năng lập kế hoạch tài chính và tổ chức thực hiện tốt kế hoạch đó theo tháng, quý, năm Cung cấp những chỉ tiêu kinh tế tài chính cần thiết cho ban giám đốc và hội đồng quản trị công ty, thực hiện hạch toán kế toán theo quy định hiện hành của nhà nước và điều lệ hoạt động của công ty, lập báo cáo kế hoạch để phản ánh kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo định kỳ.

Phòng kinh doanh: Thực hiện các công việc về thương mại để bán sản phẩm, thực hiện các công việc nghiên cứu thị trường và đề ra các chiến lược kinh doanh của công ty, thực hiện các công việc kinh doanh khác để kiếm lời và các dịch vụ sau bán hàng đối với khách hàng, thực hiện công tác thu hồi vốn, bán thành phẩm nhanh – đáp ứng nhu cầu vốn lưu động cho sản xuất được kịp thời.

Phòng tổ chức hành chính: Có chức năng quản lý và thực hiện toàn bộ công tác hành chính trong công ty theo quy định chung về pháp lý hành chính hiện hành của công ty Quản lý công tác tổ chức lao động, định mức lao động, bảo hiểm xã hội, quản lý hồ sơ cán bộ công nhân, giải quyết thủ tục tuyển dụng, thôi việc.

Phòng kỹ thuật - kế hoạch: Có chức năng kiểm tra thẩm định chịu trách nhiệm đảm bảo sản phẩm trao đến tay khách hàng là những sản phẩm đạt chất lượng tiêu chuẩn tốt Đồng thời có chức năng lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm theo tháng, quý, năm Lập kế hoạch và tổ chức cung ứng kịp thời, đầy đủ số lượng và chất lượng các loại vật tư, nguyên nhiên liệu phụ tùng thiết bị, phân tích đánh giá việc tổng kết thực hiện kế hoạch và làm báo cáo định kỳ.

Các phân xưởng: Tại mỗi phân xưởng có quản đốc trực tiếp quản lý điều hành các hoạt động của phân xưởng mình.Các phòng ban và các phân xưởng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, cùng bàn bạc, triển khai công việc khi có lệnh của giám đốc nhằm thực hiện mọi việc nhanh gọn và có hiệu quả.

Công ty không những luôn coi trọng đầu tư cho công tác quản lý, mà còn chú trọng vào việc đào tạo nguồn nhân lực từng thời kỳ đảm bảo trình độ năng lực tay nghề của cán bộ công nhân viên, đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất công tác.

Đến nay, công ty đã có 230 cán bộ công nhân viên trong đó có 60 nữ và 170 nam Đội ngũ cán bộ - nhân viên trong công ty có trình độ từ trung cấp, cao đẳng , đại học Lực lượng công nhân sản xuất có tay nghề cao và được đào tạo qua các trường học nghề Do vậy đội ngũ cán bộ công nhân viên trong công ty không những đảm đương

được công việc trong nội bộ công ty mà còn giúp công ty phát triển Đây là nguồn nhân lực vô cùng quý giá, là nền tảng cho công ty phát triển và đứng vững trên thị trường.

I.4 Tình hình hoạt động của công ty trong 03 năm gần đây: (bao gồm các chỉ tiêu: tổng vốn đầu tư cố định và lưu động, và vốn góp của các thành viên,vốn chủ sở hữu, doanh thu, lợi nhuận )

Từ tháng 01 năm 2006 đến hết tháng 12 năm 2006 thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản nhà máy, do công ty tự làm Từ tháng 01 năm 2007 nhà máy đi vào hoạt động sản xuất kinh doanh Một số chỉ tiêu cơ bản về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty như sau:

Biểu 1: Tình hình hoạt động sản xuất của công ty trong 03 năm gần đây:

Tài sản cố định

Vốn lưu động

2 Vốn chủ sở hữu

Nguồn vốn kinh doanh của công ty:Trong đó:

- Vốn vay dài hạn thuê tài chính từ công ty cho thuê tài chính I – ngân hàng nông nghiệp Việt Nam:

- Vốn góp của các thành viên trong công ty ( tự có):- Vốn huy động khác:

- Vốn lưu động vay tín dụng ngân hàng cho sản xuất:

82.000.000.000 đ34.000.000.000 đ20.000.000.000 đ8.000.000.000 đ20.000.000.000 đ

I.5 Hình thức kế toán và tổ chức bộ máy kế toán trong công ty:

I.5.1 Hình thức kế toán:

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh, công ty đã áp dụng

hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán MISA Hình thức nhật ký chung đơn

giản và rất phù hợp với việc sử dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính.

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính công ty áp dụng là:

Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán của công ty được áp dụng theo hình thức nhật ký chung Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Trình tự ghi sổ kế toán theo Hình thức kế toán trên máy vi tính:

Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán.

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toánvới báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.

Thực hiện các thao tác theo để in báo cáo tài chính theo quy định.

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

Dưới đây là hình thức kế toán nhật ký chung mà công ty áp dụng song song với

phần mềm kế toán hiện hành của công ty.

Sơ đồ 2 : Hình thức nhật ký chung

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng tháng

Diễn giải:

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung theo trình tự thời gian sau đó căn cứ vào sổ nhật ký chung ghi vào nhật ký sổ cái.

Trường hợp dùng nhật ký đặc biệt thì hằng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp các nghiệp vụ trên sổ nhật ký đặc biệt và lấy số liệu tổng hợp ghi một lần vào sổ cái.

Chứng từ gốc

Sổ quỹNhật ký chungSổ kế toán chi tiết TK 152

Sổ nhật ký đặc biệt

Sổ cáiTK 152

Bảng tổng hợp số liệu chi tiết

Bảng cân đốisố phát sinh

Báo cáo tài chính

Cuối tháng tổng hợp số liệu ghi vào sổ nhật ký chung, sổ cái và lấy số liệu trên sổ cái để ghi vào bảng cân đối phát sinh các tài khoản tổng hợp và báo cáo kế toán.

Đối với các tài khoản có mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết thì sau khi ghi vào sổ nhật ký chung, phải căn cứ vào chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan, cuối tháng cộng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lấy số liệu dòng tổng cộng lên bảng tổng hợp chi tiết của từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái phát sinh và báo cáo kế toán.

Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu, bảng cân đối số phát sinh sẽ được dùng làm căn cứ để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác.

I.5.2 Tổ chức bộ máy kế toán:

Là một doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức hoạt động tập trung trên cùng một địa bàn Đồng thời để đảm bảo sự quản lý tập trung thống nhất của kế toán trưởng, đảm bảo kiểm tra xử lý và cung cấp thông tin kế toán giúp cho quản lý công ty nắm được tình hình hoạt động của công ty Công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu đã áp dụng hình thức kế toán tập trung Hiện nay phòng kế toán của công ty có một kế toán trưởng , 05 nhân viên và 01 thủ quỹ.

Sơ đồ 3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty:

Chức năng và nhiệm vụ phòng kế toán – tài chính của công ty:

Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức bộ máy kế toán của công ty, đảm bảo bộ máy gọn nhẹ phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh và yêu cầu hoạt động có hiệu quả, thực hiện việc đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán

Kế toán trưởng

Thủ

quỹ toán Kế thanh

Kế toán

bán hàng

Kế toán tổng hợp

Kế toán tiền lương

Kế toán

TSCĐ

thống kê trong công ty Kế toán ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê, báo cáo quyết toán theo quy định, tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ, phát huy khả năng tiềm tàng trong công ty, đề xuất biện pháp cải tiến hình thức và phương pháp kế toán phù hợp với điều kiện kế toán hiện hành của công ty.

Các nhân viên kế toán: chịu trách nhiệm quản lý, hạch toán đầy đủ chính xác các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thuộc lĩnh vực, nhiệm vụ, chức năng được phân công của phòng Nhiệm vụ của kế toán viên: thực hiện nghiêm chỉnh vai trò được phân công của phòng, pháp lệnh kế toán thống kê hiện hành của nhà nước, nội quy, quy chế quản lý tài chính của công ty Thực hiện vai trò kiểm soát viên với các hoạt động kinh tế phát sinh tiền vốn của doanh nghiệp, phản ánh ghi chép các hoạt động kinh tế vào sổ sách kế toán kịp thời và chính xác Giúp lãnh đạo công ty về công tác thông tin quản trị doanh nghiệp, để lãnh đạo công ty thực hiện việc quản lý tài sản vốn doanh nghiệp và quản lý điều hành sản xuất kịp thời có hiệu quả Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm soát thường xuyên định kỳ các bộ phận quản lý tiền vốn, tài sản của công ty phát hiện kịp thời các bất hợp lý trong quản lý và thiếu hụt và mất mát tài sản trong các khâu sử dụng , tồn kho để báo cáo Giám đốc công ty Cuối tháng phải xác nhận số dư tồn kho vật tư, tiền vốn với các bộ phận quản lý tài sản.

I.5.3 Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:

Công ty CP công nghiệp Á Châu áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành

theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính và các thông tư số 105/2003/TT-BTC ngày 04 tháng 11 năm 2003 và thông tư số 23/2005/TT-BTC ngày 30 tháng 03 năm 2005 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản pháp lý có liên quan.

Niên độ kế toán của công ty từ 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.Kỳ kế toán: quý, 6 tháng, năm.

Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

I.5.4 Tình hình sử dụng máy tính trong kế toán ở công ty:

Hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định,

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.

Sơ đồ 4: Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính:

Ghi chú: : Ghi hàng ngày

: Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng tháng

III Đặc điểm kế toán một số phần hành kế toán chủ yếu tại công ty:

III.1 Kế toán nguyên vật liệu:

III.1.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu:III.1.1.1 Chứng từ sử dụng:

Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính, các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm:

Phiếu nhập kho (Mẫu 01-VT)Phiếu xuất kho (Mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (03PXK-3LL)

Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03-VT)Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05-VT)

Chứng từkế toán

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

SỔ KẾ TOÁN- Sổ tổng hợp- Sổ chi tiết

- Báo cáo tài chính- Báo cáo kế toán quản trị

PHẦN MỀMKẾ TOÁN

MÁY VI TÍNH

Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT-03LL)Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 02 GTTT-03LL)

Kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2011 các Doanh nghiệp được tự in hóa đơn để sử dụng Cơ quan thuế sẽ dừng bán hóa đơn cho doanh nghiệp ( Trừ các hộ kinh doanh cá thể và tổ chức cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động mua bán tài sản, hàng hóa sẽ sử dụng loại hóa đơn riêng do Cục thuế đặt in)

Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04-VT), bảng kê mua hàng (Mẫu 06-VT), bảng phân bổ nguyên liệu , vật liệu, công cụ dụng cụ (Mẫu 07-VT) … tùy thuộc vào đặc điểm, tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực hoạt động, thành phần kinh tế, hình thức sở hữu khác nhau.

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.

Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian hợp lý do kế toán trưởng quy định, phục vụ cho việc phản ánh, ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận, cá nhân có liên quan.

III.1.1.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu

Tùy thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau:

Sổ (thẻ) kho

Sổ (thẻ) đối chiếu luân chuyển

Sổ (thẻ) kế toán chi tiết nguyên vật liệuSổ số dư…

Sổ (thẻ) kho (Mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ vật liệu theo từng kho Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: Tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật liệu… sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào.

Các sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư vật liệu được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.

III.1.1.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu:Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:

Một trong những yêu cầu của công tác quản lý vật liệu đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất tồn kho cho từng loại vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu sẽ đáp ứng được nhu cầu này Hạch toán chi tiết vật liệu là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phong kế toán nhằm mục đích theo dõi tình hình nhập xuất tồn kho cho từng loại nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.

Mọi nghiệp vụ phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất kinh doanh, liên quan đến nhập - xuất kho nguyên vật liệu đều phải lập chứng từ kế toán, phải chính xác, đúng chế độ của Nhà nước ban hành.

Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán Tại công ty cổ phần Công nghiệp Á Châu chứng từ sử dụng trong phần hạch toán chi tiết vật liệu là:

Phiếu nhập khoPhiếu xuất kho

Hóa đơn kiểm phiếu xuất khoSổ (thẻ) kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn

Trong ba phương pháp kế toán chi tiết vật liệu công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song để theo dõi chi tiết vật liệu nhập, xuất, tồn được tổ chức ở kho và phòng kế toán.

Sơ đồ 8: Trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu

Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Đối chiếu, kiểm tra : Ghi cuối tháng

Để đơn giản và thuận tiện cho công việc ghi chép các sổ sách kế toán, phòng kế toán được trang bị phần mềm kế toán được cài đặt trong máy vi tính.Trong máy đã nạp sẵn các chương trình cũng như các mẫu sổ kế toán, cách tính giá đối với từng loại vật liệu Vì vậy, khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán chỉ việc theo dõi và vào số liệu vào trong máy vi tính Kế toán sử dụng máy vi tính sẽ áp dụng giá thực tế vào từng loại vật liệu để tính giá thực tế xuất dùng trong tháng.

Thẻ kho

Bảng kê hóa đơn, chứng từ HH, DV mua vào

Chứng từ nhập1.Hoá đơn mua hàng

2.Phiếu nhập kho

Chứng từ xuất1.Phiếu xuất kho

Sổ kế toán chi tiếtThẻ khoBảng kê hóa đơn

Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn

Sau khi mở sổ chi tiết từng loại nguyên vật liệu, kế toán sẽ vào máy để tạo bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật liệu trong tháng và mở sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán.

Thủ tục nhập kho nguyên vật liệu:

Căn cứ vào kế hoạch vật tư cân đối nhu cầu vật tư cho sản xuất, đối chiếu với kho nếu có nhu cầu phải mua một loại vật liệu nào đó Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chính về việc quyết định giá cả, số lượng, chủng loại khi mua vật tư, nơi cung cấp, tính pháp lý của chứng từ và duy trì các chế độ trong nhập, xuất, kiểm kê vật tư Kế toán viên có trách nhiệm về tính pháp lý của chứng từ, tính toán chính xác giá thành thực tế của vật tư, đồng thời lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất, phân bổ vào sổ sách kế toán và các báo cáo liên quan Căn cứ nhập kho được xác định trên hai cơ sở:

Hóa đơn hoặc chứng từ gốc đủ cơ sở pháp lý.Kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả.

Khi vật tư mua về cho công ty thì xảy ra hai trường hợp:Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về:

Khi vật tư về kho cán bộ đi mua sẽ thông báo cho phòng kế toán để thủ kho tiến hành thủ tục nhập kho Nhân viên kiểm tra chất lượng, xem xét chủng loại và lập biên bản kiểm nghiệm Kế toán lập biên bản kiểm nghiệm xác định vật tư trên hóa đơn là đúng số lượng, chủng loại, quy cách.

Sau khi vật tư được xác định đúng chất lượng, quy cách, chủng loại thì kế toán viết phiếu nhập kho với đầy đủ chữ ký của người giao vật tư, thủ kho, giám đốc, kế toán trưởng Phiếu nhập kho được lập thành 03 liên: 01 liên lưu nơi phát phiếu, 01 liên thủ kho và 01 liên kế toán (kèm theo chứng từ gốc)

Trường hợp hàng về trước hóa đơn

Kế toán tiến hành nhập nguyên vật liệu bình thường như trường hợp đã có hóa đơn Khi nào có hóa đơn về thì tiến hành hoàn hóa đơn ghi: Nợ 331/Có 152,133 Sau đó cặp lại theo đúng thứ tự ngày phát sinh hóa đơn nghiệp vụ đó.

Thủ tục nhập kho được biểu diễn bằng sơ đồ sau:

Sơ đồ 9: Thủ tục nhập kho

Thủ tục xuất kho nguyên vật liệu:

Xuất kho nguyên vật liệu để chế tạo sản phẩm:

Căn cứ vào hợp đồng mà khách đã đặt hàng tại phòng kinh doanh chuyển các hợp đồng cho phòng kế hoạch tính toán từ đó sẽ có các chỉ tiêu giao cho các bộ phận sản xuất Dựa vào tiến độ sản xuất quản đốc phân xưởng lập phiếu yêu cầu cấp vật tư cho sản xuất sau đó chuyển lên cho phòng kế toán để kế toán để kế toán lập phiếu xuất kho (trong đó ghi rõ số lượng chủng loại cấp) Tiếp đó kế toán trình lên giám đốc hay thủ trưởng đơn vị ký duyệt Giá xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Việc tính giá bình quân nguyên vật liệu xuất kho do máy tính thực hiện thông qua số liệu ghi trên các sổ chi tiết 152 được mở chi tiết cho từng loại nguyên vật liệu, đối tượng nhập - xuất.

Phiếu xuất kho được ghi thành 3 liên, một liên kế toán giữ, một liên lưu tại bộ phận lập phiếu, một liên giao cho người nhận vật tư để theo dõi ở bộ phận sử dụng, một liên giao cho thủ kho để xuất vào nguyên vật liệu và ghi vào thẻ kho Cuối tháng phiếu xuất kho này được chuyển cho phòng kế toán để đối chiếu ghi sổ.

Xuất kho vật liệu để bán:

Khi lượng vật tư trong kho lớn tạm thời không sử dụng được cho sản xuất nếu khách hàng mua phòng kế toán viết hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Hóa đơn này là căn cứ để công ty hạch toán doanh thu, người mua làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.

Kế toán viết hóa đơn rồi trình giám đốc ký, tiếp đó kế toán chuyển cho thủ kho để xuất vật tư Sau khi nhận đủ vật tư người nhận và thủ kho ký vào hóa đơn kiêm phiếu xuất kho Hóa đơn này được lập thành 3 liên Liên 1 lưu tại kế toán vật tư để vào sổ chi

Vật liệu Biên bản kiểm nghiệm

Phòng kế