Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty bee logistics

 Khái niệm Theo quy tắc mẫu của liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế FIATA dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là “bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, bốc

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan rằng, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chưa được sử dụng để bảo vệ một học vị nào Mọi thông tin trích dẫn trong luận văn đều ghi rõ nguồn gốc

Hải Phòng, ngày tháng năm 2015

Tác giả

Nguyễn Hùng Cường

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới thầy giáo hướng dẫn, Thầy Nguyễn Văn Sơn, người đã tận tình hướng dẫn, định hướng và đưa ra những gợi ý hết sức quý báu giúp tôi hoàn thành luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô của Viện Đào tạo sau đại học, Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam đã trang bị cho tôi thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm đáng quý trong suốt khóa học vừa qua

Cuối cùng, tôi xin cảm ơn các Anh, Chị tại công ty Bee Logistics đã giúp đỡ

và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong việc thu thập số liệu và hoàn thiện luận văn này

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC VIẾT TẮT VÀ Ý NGHĨA CỦA TỪ TIẾNG ANH v

DANH MỤC BẢNG BIỂU vii

DANH MỤC HÌNH VẼ vii

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 3

1.1 Khái niệm, vai trò của dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển 3

1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận và người giao nhận 3

1.1.2 Người giao nhận 5

1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế 6

1.1.4 Phạm vi hoạt động của người giao nhận 7

1.1.5 Mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên liên quan 9

1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận: 10

1.2.1 Khi là đại lý của chủ hàng 10

1.2.2 Khi là người chuyên chở 10

1.3 Các nghiệp vụ cơ bản trong giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển 11

1.3.1 Các chứng từ liên quan 11

1.3.2 Quá trình thu gom hàng hóa xuất nhập khẩu: 17

1.3.3 Trình tự giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển 18

1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc cung dịch vụ giao nhận bằng đường biển 23

1.4.1 Các yếu tố khách quan 23

1.4.2 Yếu tố chủ quan 25

CHƯƠNG 2: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY BEE LOGISTICS 27

2.1 Khái quát về công ty Bee Logistics 27

2.1.1 Quá trình hình thành phát triển 27

2.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ 32

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý 32

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tai Bee Logistics 35

2.2 Đánh giá năng lực công tác giao nhận vân tải tại Bee Logistics 36

2.2.1 Nguồn nhân lực phục vụ cho hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa đường biển tại Bee Logistics 36

2.2.2 Năng lực về vốn và tài sản 37

2.3 Đánh giá thực trạng giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển 38

2.3.1 Sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Bee Logistics 38

2.3.2 Cơ cấu mặt hàng giao nhận bằng đường biển tại Bee Logistics 40

2.3.3 Hệ thống thị trường giao nhận XNK bằng đường biển của Bee Logistics 41

2.4 Đánh giá chung về hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường biển 54

2.4.1 Ưu điểm 54

2.4.2 Nhược điểm 56

2.4.3 Nguyên nhân dẫn đến những tồn tại trên 56

CHƯƠNG 3: BIỆN PHÁP PHÁT TRIỂN DỊCH VỤ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY BEELOGISTICS 58

3.1 Mục tiêu và định hướng phát triển trong thời gian tới của BeeLogistics 58

3.1.1 Mục tiêu 58

3.1.2 Định hướng phát triển trong thời gian tới của BeeLogistics 58

3.2 Căn cứ để đề xuất biện pháp 59

3.3 Đề xuất các biện pháp 59

3.3.1 Biện pháp về nguồn lực 59

3.3.2 Biện pháp về thu hút đầu tư phát triển 61

3.3.3 Biện pháp về chi phí, giá cả 61

3.3.4 Biện pháp về thị trường 62

3.3.5 Biện pháp về phát triển dịch vụ 63

3.3.6 Biện pháp Marketing 64

3.3.7 Biện pháp Cải thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin 67

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 71

DANH MỤC VIẾT TẮT VÀ Ý NGHĨA CỦA TỪ TIẾNG ANH

1 “Bee” characteristics Đặc trƣng của loài ong

6 Cargo outturn report COR Bảng báo cáo chi tiết tại cảng

dỡ hàng

7 Certificate of origin C/O Giấy chứng nhận xuất xứ

8 Certificate of quantity/ weight Giấy chứng nhận số lƣợng /

trọng lƣợng

9 Certificate of shorlanded cargo SCS Biên bản khai hàng thừa thiếu

16 Dock sheet Tally sheet Phiếu kiểm đếm

18 Full container load FCL Gửi hàng nguyên container

20 Insurance Ceriticate Giấy chứng nhận bảo hiểm

22 Intetnational Federation of

Freight Forwarders Association

FIATA Liên đoàn Quốc tế các hiệp

hội giao nhận

23 Less than container load LCL Gửi hàng lẻ

24 Letter of reservation LOR Thư dự kháng

29 Multimodal Transport Operator MTO Người vận tải đa phương thức

30 Ocean Bill of Lading B/L Vận đơn đường biển

34 Report on receipt of cargo ROROC Biên bản kết toán hàng hóa

với tàu

46 Voyage charter party C/P Hợp đồng tàu chuyến

47 World Cargo Alliance Hiệp hội hàng hóa thế giới

48 World Trade Organization WTO Tổ chức thương mại thế giới

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Một số hãng vận tải chính liên kết với Bee Logistics 31

Bảng 2.2: Báo cáo kết quả kinh doanh của Bee Logistics từ 2012 đến 2014 35

Bảng 2.3: Cơ cấu lao động theo trình độ và độ tuổi 36

Bảng 2.4: Bảng cân đối kế toán từ năm 2012 đến năm 2014 37

Bảng 2.5: Số lượng kho và các loại xe của Bee Logistics 38

Bảng 2.6: Sản lượng giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty 38

Bảng 2.7: Sản lượng giao nhận hàng hóa bằng đường biển tại Bee Logistics 39

Bảng 2.8: Cơ cấu mặt hàng giao nhận XNK bằng đường biển của công ty 40

Bảng 2.9: Thị trường giao nhận XNK bằng đường biển của Bee Logistics 41

DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 2 1: Giá trị cốt lõi… 29

Hình 2 2: Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh Công ty Bee Logistics 33

Hình 2 3: Sản lượng giao nhận xuất nhập khẩu của công ty Bee Logistics 39

Hình 2 4: Sản lượng giao nhận XNK bằng đường biển tại Bee Logistics 40

Hình 2 5: cơ cấu mặt hàng giao nhận XNK bằng đường biển của công ty Bee Logistics 41

Hình 2 6: Thị trường giao nhận XNK bằng đường biển của Bee Logistics 42

Hình 2.7: Quy trình giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của Bee Logistics 42

Hình 2 8: Sơ đồ quy trình hàng nhập khẩu bằng đường biển tại BeeLogistics 50

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Ngày nay, khi quá trình hội nhập và quốc tế hóa ngày càng trở nên phổ biến đối với các quốc gia khác nhau trên thế giới, thì các hoạt động xuất nhập khẩu cũng được mở rộng và phát triển hết mức, đi cùng với nó là sự du nhập của các hoạt động dịch vụ, nhằm phục vụ và đẩy mạnh cho việc phát triển hoạt động ngoại thương được nhanh chóng và dễ dàng

Năm 2007, Việt Nam trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại thế giới WTO, điều này đã khiến vị thế của Việt Nam trên trường quốc tế được nâng lên rất nhiều, mở rộng sự giao lưu hàng hóa cũng như các hoạt động thông thương với các nước khác.Bên cạnh đó, với bờ biển dài hơn 3000km cùng với rất nhiều cảng lớn nhỏ rải khắp chiều dài đất nước, ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam thực sự phát triển đáng kể

Giao nhận vận tải nói chung hay giao nhận vận tải quốc tế đường biển nói riêng đã có bề dày lịch sử từ lâu và khẳng định của mình trong sự phát triển kinh tế thế giới Là công ty đã thành công trong lĩnh vực kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa, công ty Cổ phần Giao nhận vận tải Bee Logistics đã và đang từng bước khẳng định sự tồn tại của mình bằng sự tín nhiệm của khách hàng trong môi trường cạnh tranh gay gắt này Tuy vậy, để tồn tại và phát triển lâu dài thì công ty phải

nhìn nhận lại tình hình các dịch vụ vủa mình Đó là lí do em chọn đề tài “Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công

ty Bee Logistics” với mong muốn nâng cao kiến thức đồng thời góp phần nhỏ vào

sự phát triển của công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu và các giả thuyết

Tìm ra một số giải pháp nhằm phát triển hoạt động giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển tại công ty Bee Logistics trong thời gian tới và mục tiêu là đến năm 2020

3 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hoạt động giao nhận hàng hóa quốc tế

bằng đường biển tại công ty Bee Logistics

4 Phạm vi nghiên cứu

 Về phạm vi không gian thì đề tài được giới hạn ở việc giao nhận hàng hóa quốc tế bằng đường biển của công ty Bee Logistics

 Về phạm vi thời gian thì đề tài nghiên cứu dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc

tế bằng đường biển của công ty Bee Logistics từ năm 2012 đến năm 2014 và đưa

ra biện pháp phát triển cho giai đoạn 2015-2020

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài này sử dụng phương pháp nghiên cứu, phân tích và thu thập thông tin

số liệu, phân tích và tổng hợp, so sánh và đối chiếu thực tiễn

6 Kết cấu đề tài

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được chia làm 3 chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển Chương 2: Thực trạng hoạt động giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty Bee Logistics

Chương 3: Biện pháp phát triển dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa bằng đường biển tại công ty Bee Logistics

CHƯƠNG I:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ GIAO NHẬN VẬN TẢI HÀNG HÓA

BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 1.1 Khái niệm, vai trò của dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển

1.1.1 Khái niệm dịch vụ giao nhận và người giao nhận

a Khái niệm dịch vụ giao nhận

 Khái niệm

Theo quy tắc mẫu của liên đoàn các hiệp hội giao nhận quốc tế (FIATA) dịch

vụ giao nhận được định nghĩa như là “bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như các dịch

vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa

Theo luật Thương Mại Việt Nam thì giao nhận hàng hóa là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan đến giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác

Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Người giao nhận có thể làm các dịch một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác

 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận vận tải

Là một loại hình dịch vụ nên dịch vụ giao nhận vận tải cũng mang những dặc điểm chung của dịch vụ, dịch vụ là hàng hóa vô hình nên không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể cất giữ trong kho, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng thời, chất lượng của dịch vụ phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ Dịch vụ giao nhận cũng có những đặc điểm riêng:

- Dịch vụ giao nhận vận tải không tạo ra sản phẩm vật chất, nó chỉ làm cho

đối tượng này thay đổi vị trí về mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi các đối tượng đó, nhưng giao nhận vận tải có tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân dân

- Mang tính thụ động: đó là do dịch vụ phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các rang buộc về pháp luật, thể chế của Chính Phủ (nước xuất khẩu, nước nhập khẩu, nước thứ ba)

- Mang tính thời vụ: dịch vụ giao nhận là dịch vụ phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu nên nó phụ thuộc rất lớn vào lượng hàng hóa xuất nhập khẩu Mà thường hoạt động xuất nhập khẩu mang tính thời vụ nên hoạt động giao nhận cũng chịu ảnh hưởng của tính thời vụ

- Ngoài những công việc như làm thủ tục, môi giới, lưu cước, người làm dịch

vụ còn tiến hành các dịch vụ khác như gom hàng, chia hàng, bốc xếp nên để hoàn thành công việc tốt hay không còn phụ thuộc nhiều vào cơ sở vật chất kỹ thuật và kinh nghiệm của người giao nhận

 Yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải

Dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa tuy không có những chỉ tiêu định tính để đánh giá chất lượng nhưng nó cũng có những yêu cầu đòi hỏi riêng mà người giao nhận phải thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng Một số yêu cầu của dịch vụ giao nhận vận tải bao gồm:

- Giao nhận hàng hóa phải nhanh gọn: nhanh gọn thể hiện ở thời gian hàng đi

từ nơi gửi đến nơi nhận, thời gian bốc xếp, kiểm đếm giao nhận, giảm thời gian giao nhận góp phần đưa ngay hàng hóa vào đáp ứng yêu cầu của khách hàng, muốn vậy người làm giao nhận phải nắm bắt chắc quy trình kỹ thuật, chủng loại hàng hóa, lịch tàu và bố trí hợp lý phương tiện vận chuyển

- Giao nhận chính xác an toàn: đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo quyền lợi của chủ hàng và người vận chuyển Chính xác là yếu tố chủ yếu quyết chất lượng và định mức độ hoàn thành công việc bao gồm chính xác về số lượng, chất lượng, hiện trạng thực tế, chính xác về chủ hàng, nhãn hiệu Giao nhận chính xác

an toàn sẽ hạn chế mức độ thấp nhất sự thiếu hụt nhầm lẫn, tổn thất về hàng hóa

- Đảm bảo chi phí thấp nhất: giảm chi phí giao nhận là phương tiện cạnh tranh hiệu quả giữa các đơn vị giao nhận Muốn vậy phải đầu tư thích đáng cơ sở vật chất, xây dựng và hoàn chỉnh các định mức, các tiêu chuẩn hao phí, đào tạo đội ngũ cán bộ nghiệp vụ

1.1.2 Người giao nhận

 Khái niệm

Trong xu thế thương mại toàn cầu hóa cùng sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí Những dịch vụ mà người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nội dung để kiểm tra hàng hóa, giao nhận hàng hóa mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như ta tư vấn chọn tuyển đường vận chuyển, chọn hàng tàu vận tải, làm thủ tục hải quan, đóng bao bì hàng hóa, v.v…

Chưa có một định nghĩa thống nhất nào về người giao nhận được quốc tế chấp nhận, người ta thường hiểu người kinh doanh dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận Theo FIATA, “người giao nhận là người lo toan để hàng hóa được chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác Người giao nhận cũng đảm nhận thực hiện mọi công việc liên quan đến hợp đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm hóa”

Người giao nhận có thể là chủ hàng (khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình), chủ tàu (khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận), công ty xếp dỡ hay kho hàng, người giao nhận chuyên nghiệp hay bất kỳ người nào khác có đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa Theo luật thương mại Việt Nam thì người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa là

thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hoá

Từ các định nghĩa trên ta có thể rút ra nhận xét:

- Người giao nhận hoạt động theo hợp đồng ủy thác ký với chủ hàng, bảo vệ lợi ích của chủ hàng

- Người giao nhận lo liệu việc vận tải nhưng chưa hẳn là người vận tải Công

ty có thể sử dụng, thuê mướn người vận tải Công ty cũng có thể có phương tiện vận tải, có thể tham gia vận tải, nhưng đối với chủ hàng ủy thác, công ty là người giao nhận, ký hợp đồng ủy thác giao nhận, không phải là người giao nhận

- Cùng với việc tổ chức vận tải, người giao nhận còn làm nhiều việc khác trong phạm vi ủy thác của chủ hàng để đưa hàng từ nơi này đến nơi khác theo những điều khoản đã cam kết

 Phạm vi các dịch vụ của người giao nhận

Cho dù người giao nhận thực hiện rất nhiều dịch vụ khác nhau liên quan đến hàng hóa nhưng có thể tổng hợp thành các nhóm sau:

- Dịch vụ thay mặt người gửi hàng (người xuất khẩu)

- Dịch vụ thay mặt người nhận hàng (người nhập khẩu)

- Dịch vụ giao nhận hàng hóa đặc biệt

Tùy vào từng lô hàng xuất hay nhập khẩu, người giao nhận sẽ thực hiện những công việc vận chuyển phù hợp để hàng hóa từ nơi nhận hàng đến nơi giao hàng

1.1.3 Vai trò của dịch vụ giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế

a Môi giới hải quan

Khi mới xuất hiện, người giao nhận chỉ hoạt động trong phạm vi trong nước Nhiệm vụ của người giao nhận lúc bấy giờ là làm thủ tục hải quan đối với hàng nhập khẩu Sau đó mở rộng hoạt động dịch vụ ra cả hàng xuất khẩu dành chỗ chở hàng trong thương mại quốc tế hoặc lưu cước với các hãng tàu theo sự ủy thác của người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu tùy thuộc vào hợp đồng mua bán Trên cơ

sở được nhà nước cho phép, người giao nhận thay mặt người xuất khẩu hoặc người nhập khẩu để khai báo, làm thủ tục hải quan như một môi giới hải quan

b Đại lý

Trước đây người giao nhận không đảm nhận vai trò của người chuyên chở, chỉ hoạt động như một cầu nối giữa người gửi hàng và người chuyên chở như một đại lý của người gửi hàng hoặc người chuyên chở Người giao nhận nhận ủy thác

từ chủ hàng hoặc người chuyên chở để thực hiện các công việc khác nhau như: nhận hàng, giao hàng, lập chứng từ, làm thủ tục hải quan, lưu kho… trên cơ sở hợp

e Người kinh doanh vận tải đa phương thức:

Trong trường hợp người vận tải cung cấp dịch vụ đi suốt hoặc gọi là vận tải trọn gói từ cửa tới cửa “door to door”, thì người giao nhận phải đóng vai trò là người vận tải đa phương thức (MTO) MTO cũng là người chuyên chở và phải chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt hành trình vận tải

1.1.4 Phạm vi hoạt động của người giao nhận

Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho vận Trừ khi bản thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình tham gia vào bất kỳ khâu thủ tục, chứng từ nào đó, còn thông thường người giao nhận có

thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các công đoạn cho đến tay người nhận cuối cùng Người giao nhận

có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp thông qua đại lý hoặc thuê dịch vụ của người thứ ba khác

Những dịch vụ mà người giao nhận thường tiến hành là:

- Chuẩn bị hàng hóa để chuyên chở

- Tổ chức chuyên chở hàng hóa trong phạm vị ga, cảng

- Tổ chức xếp dỡ hàng hóa

- Làm tư vấn cho chủ hàng trong việc chuyên chở hàng hóa

- Ký kết hợp đồng vận tải với người chuyên chở, thuê tàu, lưu cước

- Làm thủ tục nhận hàng, gửi hàng,

- Làm thủ tục hải quan, kiểm nghiệm, kiểm dịch

- Mua bảo hiểm cho hàng hóa

- Lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng, gửi hàng

- Thanh toán, thu đổi ngoại tệ

- Nhận hàng từ chủ hàng, giao cho người chuyên chở và giao cho người nhận

- Thu xếp chuyển tải hàng hóa

- Nhận hàng từ người chuyên chở và giao cho người nhận

- Gom hàng, lựa chọn tuyến đường chuyên chở, phương thức vận tải và người chuyên chở thích hợp

- Đóng gói bao bì, phân loại, tái chế hàng hóa

- Lưu kho bảo quản hàng hóa

- Nhận và kiểm tra các chứng từ cần thiết liên quan đến quá trình vận chuyển hàng hóa

- Thanh toán cước phí, chi phí xếp dỡ, chi phí lưu kho, lưu bãi…

- Thông báo tình hình đi và đến của phương tiện vận tải

- Thông báo tổn thất với người chuyên chở

- Giúp chủ hàng trong việc khiếu nại, đòi bồi thường

Ngoài ra, người giao nhận cung cấp các dịch vụ đặc biệt theo yêu cầu của chủ

hàng như: vận chuyển máy móc thiết bị cho các công trình xây dựng lớn, vận chuyển quần áo may sẵn trong các container đến thẳng cửa hàng, vận chuyển hàng triển lãm qua nước ngoài…đặc biệt trong những năm gần đây, người giao nhận thường cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức, đóng vai trò là MTO và phát hành cả chứng từ vận tải

1.1.5 Mối quan hệ giữa người giao nhận và các bên liên quan

a Chính phủ và các cơ quan liên quan

Trong lĩnh vực cơ quan, công sở, người giao nhận phải giao dịch với các cơ quan sau:

- Cơ quan hải quan để khai báo hải quan

- Cơ quan cảng để làm thủ tục thông cảng

- Ngân hàng trung ương để được phép kết hối, ngoài ra ngân hàng là đơn vị đứng ra bảo lãnh sẽ trả tiền cho người xuất khẩu và thực hiện thanh toán tiền hàng cho người xuất khẩu

- Bộ y tế, Bộ khoa học công nghệ và môi trường, bộ văn hóa thông tin… Để xin giấy phép (nếu cần tùy theo từng mặt hàng)

- Cơ quan lãnh sự để xin giấy chức nhận xuất xứ

- Cơ quan kiểm soát xuất nhập khẩu

- Cơ quan cấp giấy vận tải

b Các bên tư nhân

Trong lĩnh vực tư nhân, người giao nhận phải giao dịch với các bên:

 Người chuyên chở hay các đại lý khác như:

- Chủ tàu

- Người kinh doanh vận tải đường bộ, đường sắt, hàng không

- Người kinh doanh vận tải thủy về mặt sắp xếp lịch trình và vận chuyển, lưu cước

 Người giữ kho để lưu kho hàng hóa

- Người bảo hiểm để bảo hiểm hàng hóa

- Tổ chức đóng gói bao bì để đóng gói hàng hóa

- Ngân hàng thương mại để thực hiện tín dụng chứng từ

1.2 Quyền hạn, nghĩa vụ, trách nhiệm của người giao nhận:

Ở địa vị nào, người giao nhận cũng phải chăm sóc chu đáo hàng hóa được ủy thác, thực hiện đúng những chỉ dẫn của khách hàng về những vấn đề liên quan đến vận tải hàng hóa

1.2.1 Khi là đại lý của chủ hàng

Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy

đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về:

- Giao hàng không đúng chỉ dẫn

- Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn

- Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan

- Chở hàng đến sai nơi quy định

- Giao hàng cho người không phải là người nhận

- Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng

- Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế

- Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm

về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết

Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình

1.2.2 Khi là người chuyên chở

Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu

Người đó phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình

Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của

các phương thức vận tải quy định Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng

Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier)

Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây:

- Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác

- Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp

- Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá

- Do chiến tranh, đình công

1.3.1.1 Chứng từ đối với hàng xuất khẩu:

a Chứng từ hải quan (Customs documents)

 01 bản chính văn bản cho phép xuất khẩu của bộ thương mại hoặc bộ quản

lý chuyên ngành (đối với hàng xuất khẩu có điều kiện) để đối chiếu với bản sao phải nộp

 02 bản chính tờ khai hải quan hàng xuất khẩu:

- Tờ khai hải quan là một văn bản do chủ hàng, chủ phương tiện khai báo xuất trình cho cơ quan hải quan trước khi hàng hoặc phương tiện xuất hoặc nhập qua lãnh thổ quốc gia

- Thông lệ quốc tế cũng như pháp luật Việt nam quy định việc khai báo hải quan là việc làm bắt buộc đối với phương tiện xuất hoặc nhập qua cửa khẩu quốc gia Mọi hành vi phạm như không khai báo hoặc khai báo không trung thực đều bị

cơ quan hải quan xử lý theo luật pháp hiện hành

 01 bản sao hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng: là sự thoả thuận giữa những đương sự có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó bên xuất khẩu có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của bên nhập khẩu một tài sản nhất định gọi là hàng hoá Bên nhập khẩu có nghĩa

vụ nhận hàng và trả tiền hàng

 01 bản giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã

số doanh nghiệp (chỉ nộp một lần khi đăng ký làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên tại mỗi điểm làm thủ tục hải quan): Trước đây doanh nghiệp XNK phải nộp giấy phép kinh doanh XNK loại 7 chữ số do Bộ Thương mại cấp Hiện giờ tất cả các doanh nghiệp hội đủ một số điều kiện (về pháp lý, về vốn….) là có quyền xuất nhập khẩu trực tiếp

 02 bản chính bản kê chi tiết hàng hoá (đối với hàng không đồng nhất): là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong kiện hàng Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và phẩm cấp khác nhau

b Chứng từ đối với cảng, tầu (documents for the port, the train)

Ðược sự uỷ thác của chủ hàng, liên hệ với cảng và tầu để lo liệu cho hàng hóa được xếp lên tầu Các chứng từ được sử dụng trong giai đoạn này gồm:

 Chỉ thị xếp hàng (shipping note)

Ðây là chỉ thị của người gửi hàng cho công ty vận tải và cơ quan quản lý cảng, công ty xếp dỡ, cung cấp những chi tiết đầy đủ về hàng hoá được gửi đến cảng để xếp lên tầu và những chỉ dẫn cần thiết

 Biên lai thuyền phó (Mate’s receipt)

Biên lai thuyền phó là chứng từ do thuyền phó phụ trách về gửi hàng cấp cho người gửi hàng hay chủ hàng xác nhận tầu đã nhận xong hàng

Việc cấp biên lai thuyền phó là một sự thừa nhận rằng hàng đã được xếp xuống tầu, đã được xử lý một cách thích hợp và cẩn thận Do đó trong quá trình nhận hàng người vận tải nếu thấy tình trạng bao bì không chắc chắn thì phải ghi chú vào biên lai thuyền phó

Dựa trên cơ sở biên lai thuyền phó, thuyền trưởng sẽ ký phát vận đơn đường biển là tầu đã nhận hàng để chuyên chở

 Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading)

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải hàng hoá bằng đường biển do người chuyên chở hoặc đại diện của họ cấp cho người gửi hàng sau khi đã xếp hàng lên tầu hoặc sau khi đã nhận hàng để xếp

Vận đơn đường biển là một chứng từ vận tải rất quan trọng, cơ bản về hoạt động nghiệp vụ giữa người gửi hàng với người vận tải, giữa người gửi hàng với người nhận hàng Nó có tác dụng như là một bằng chứng về giao dịch hàng hoá, là bằng chứng có hợp đồng chuyên chở

 Bản khai lược hàng hoá (Cargo Manifest)

Ðây là bản lược kê các loại hàng xếp trên tầu để vận chuyển đến các cảng khác nhau do đại lý tại cảng xếp hàng căn cứ vào vận đơn lập nên

Bản lược khai phải chuẩn bị xong ngày sau khi xếp hàng, cũng có thể lập khi đang chuẩn bị ký vận đơn, dù sao cũng phải lập xong và ký trước khi làm thủ tục cho tầu rời cảng

Bản lược khai cung cấp số liệu thông kê về xuất khẩu cũng như nhập khẩu và

là cơ sở để công ty vận tải (tầu) dùng để đối chiếu lúc dỡ hàng

 Phiếu kiểm đếm (Dock sheet Tally sheet)

Phiếu kiểm đếm là một chứng từ gốc về số lượng hàng hoá được xếp lên tầu

Do đó bản sao của phiếu kiểm đếm phải giao cho thuyền phó phụ trách về hàng hoá một bản để lưu giữ, nó còn cần thiết cho những khiếu nại tổn thất về hàng hoá sau này

 Sơ đồ xếp hàng (Ship’s stowage plan)

Ðây chính là bản vẽ vị trí sắp xếp hàng trên tầu Nó có thể dùng các màu khác nhau đánh dấu hàng của từng cảng khác nhau để dễ theo dõi, kiểm tra khi dỡ hàng lên xuống các cảng

Khi nhận được bản đăng ký hàng chuyên chở do chủ hàng gửi tới, thuyền trưởng cùng nhân viên điều độ sẽ lập sơ đồ xếp hàng mục đích nhằm sử dụng một cách hợp lý các khoang, hầm chứa hàng trên tầu cân bằng trong quá trình vận chuyển

c.Chứng từ khác

Ngoài các chứng từ xuất trình hải quan và giao dịch với cảng, tầu, người giao nhận được sự uỷ thác của chủ hàng lập hoặc giúp chủ hàng lập những chứng từ về hàng hoá, chứng từ về bảo hiểm, chứng từ về thanh toán… Trong đó có thể đề cập đến một số chứng từ chủ yếu sau:

 Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin)

Giấy chứng nhận xuất xứ là một chứng từ ghi nơi sản xuất hàng do người xuất khẩu kê khai, ký và được người của cơ quan có thẩm quyền của nước người xuất khẩu xác nhận

 Hoá đơn thương mại (Commercial invoice)

Sau khi giao hàng xuất khẩu, người xuất khẩu phải chuẩn bị một hoá đơn thương mại Ðó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng

đã được ghi trên hoá đơn

 Phiếu đóng gói (Packing list)

Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng Phiếu đóng gói được sử dụng để mô tả cách đóng gói hàng hoá ví dụ như kiện

hàng được chia ra làm bao nhiêu gói, loại bao gói được sử dụng, trọng lượng của bao gói, kích cỡ bao gói, các dấu hiệu có thể có trên bao gói… Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi để trong một túi gắn bên ngoài bao bì

 Giấy chứng nhận số lượng/trọng lượng (Certificate of quantity/weight)

Ðây là một chứng thư mà người xuất khẩu lập ra, cấp cho người nhập khẩu nhằm xác định số trọng lượng hàng hoá đã giao

 Chứng từ bảo hiểm (Insuvanuce documents)

Người giao nhận, theo yêu cầu của người xuất khẩu có thể mua bảo hiểm cho hàng hoá Chứng từ bảo hiểm là những chứng từ do cơ quan bảo hiểm cấp cho các đơn vị xuất nhập khẩu để xác nhận về việc hàng hoá đã được bảo hiểm và là bằng chứng của hợp đồng bảo hiểm

Chứng từ bảo hiểm thường được dùng là đơn bảo hiểm (Insurance Policy) hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

1.3.1.2 Chứng từ phát sinh trong giao nhận hàng nhập khẩu

Khi nhận hàng nhập khẩu, người giao nhận phải tiến hành kiểm tra, phát hiện thiếu hụt, mất mát, tổn thất để kịp thời giúp đỡ người nhập khẩu khiếu nại đòi bồi thường

Một số chứng từ có thể làm cở sở pháp lý ban đầu để khiếu nại đòi bồi thường, đó là:

a Biên bản kết tóan nhận hàng với tàu (Report on receipt of cargo- ROROC)

Ðây là biên bản được lập giữa cảng với tàu sau khi đã dỡ xong lô hàng hoặc toàn bộ số hàng trên tàu để xác nhận số hàng thực tế đã giao nhận tại cảng dỡ hàng quy định

Văn bản này có tính chất đối chiếu chứng minh sự thừa thiếu giữa số lượng hàng thực nhận tại cảng đến và số hàng ghi trên bản lược khai của tàu Vì vậy đây

là căn cứ để người nhận hàng tại cảng đến khiếu nại người chuyên chở hay công ty bảo hiểm (nếu hàng hoá đã được mua bảo hiểm) Ðồng thời đây cũng là căn cứ để cảng tiến hành giao nhận hàng nhập khẩu với nhà nhập khẩu và cũng là bằng

chứng về việc cảng đã hoàn thành việc giao hàng cho người nhập khẩu theo đúng

số lượng mà mình thực tế đã nhận với người chuyên chở

b Biên bản kê khai hàng thừa thiếu (Certificate of shortlanded cargo- CSC)

Khi giao nhận hàng với tàu, nếu số lượng hàng hoá trên ROROC chênh lệch

so với trên lược khai hàng hoá thì người nhận hàng phải yêu cầu lập biên bản hàng thừa thiếu Như vậy biên bản hàng thừa thiếu là một biên bản được lập ra trên cơ

sở biên bản kết toán nhận hàng với tàu và lược khai

c Biên bản hàng hư hỏng đổ bỡ (Cargo outum report- COR)

Trong quá trình dỡ hàng ra khỏi tàu tại cảng đích, nếu phát hiện thấy hàng hoá

bị hư hỏng đổ vỡ thì đại diện của cảng (công ty giao nhận, kho hàng), và tàu phải cùng nhau lập một biên bản về tình trạng đổ vỡ của hàng hoá Biên bản này gọi là biên bản xác nhận hàng hư hỏng đổ vỡ do tàu gây nên

d Biên bản giám định phẩm chất (Survey report of quality)

Ðây là văn bản xác nhận phẩm chất thực tế của hàng hoá tại nước người nhập khẩu (tại cảng đến) do một cơ quan giám định chuyên nghiệp cấp Biên bản này được lập theo qui định trong hợp đồng hoặc khi có nghi ngờ hàng kém phẩm chất

e Biên bản giám định số lượng/ trọng lượng (report on the forensic quantity/weight)

Ðây là chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng thực tế của lô hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải (tàu) ở nước người nhập khẩu Thông thường biên bản giám định số lượng, trọng lượng do công ty giám định cấp sau khi làm giám định

f Biên bản giám định của công ty bảo hiểm (report on the examination of insurance companies)

Biên bản giám định của công ty bảo hiểm là văn bản xác nhận tổn thất thực tế của lô hàng đã được bảo hiểm do công ty bảo hiểm cấp để làm căn cứ cho việc bồi thường tổn thất

g Thư khiếu nại (letter of complaint)

Đây là văn bản đơn phương của người khiếu nại đòi người bị khiếu nại thoả mãn yêu sách của mình do người bị khiếu nại đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng (hoặc

khi hợp đồng cho phép có quyền khiếu nại)

h Thư dự kháng (Letter of reservation)

Khi nhận hàng tại cảng đích, nếu người nhận hàng thấy có nghi ngờ gì về tình trạng tổn thất của hàng hoá thì phải lập thư dự kháng để bảo lưu quyền khiếu nại đòi bồi thường các tổn thất về hàng hoá của mình Như vậy thư dự kháng thực chất

là một thông báo về tình trạng tổn thất của hàng hoá chưa rõ rệt do người nhận hàng lập gửi cho người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở

Sau khi làm thư dự kháng để kịp thời bảo lưu quyền khiếu nại của mình, người nhận hàng phải tiến hành giám định tổn thất của hàng hoá và lập biên bản giám định tổn thất hoặc biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng để làm cơ sở tính toán tiền đòi bồi thường

1.3.2 Quá trình thu gom hàng hóa xuất nhập khẩu:

Gom hàng (Consolidation) là việc biến các lô hàng lẻ thành hàng nguyên gửi

đi nhằm tiết kiệm chi phí vận tải, là một dịch vụ không thể thiếu được trong vận tải container Dịch vụ này cũng có thể do người chuyên chở (hãng tàu) hoặc người giao nhận hoặc một người khác đảm nhiệm, gọi là người gom hàng

Để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu các lô hàng lẻ (LCL) công ty Bee logistics đã thành lập công ty - DOLPHIN SEA AIR SERVICER CORPORATION với các thế mạnh về dịch vụ gom hàng lẻ

Quy trình giao hàng lẻ diễn ra như sau:

- Người gom hàng nhận hàng lẻ từ các chủ hàng và họ sẽ cấp cho người gửi một chứng từ gọi là vận đơn gom hàng (House B/L)

- Người gom hàng đóng các hàng lẻ vào container và gửi nguyên container cho người chuyên chở thực (hãng tàu)

- Hãng tàu nhận container và sẽ cấp cho người gom hàng một vận đơn gọi là vận đơn chủ (Master B/L) Hãng tàu vận chuyển container đến cảng đến, dỡ khỏi tàu và giao nguyên container cho đại lý của người gom hàng tại cảng đến trên cơ

sở các người nhận đó xuất trình Master B/L

- Đại lý của người gom hàng, bằng chi phí của mình, dỡ hàng ra khỏi

container và giao hàng cho người nhận trên cơ sở các người nhận đó xuất trình House B/L

 Đối với người nhận hàng

- Làm thủ tục thông quan hàng hóa (nếu có)

- Trả tiền cước (nếu là cước trả sau), lấy lệnh giao hàng từ người gom hàng

- Nhận hàng tại kho CFS được giao từ người gom hàng

- Đưa hàng về kho riêng của mình bằng chi phí riêng của mình

1.3.3 Trình tự giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển

1.3.3.1 Ðối với hàng xuất khẩu

a Ðối với hàng hoá không phải lưu kho bãi tại cảng

Ðây là hàng hoá XK do chủ hàng ngoại thương vận chuyển từ các nơi trong nước để xuất khẩu, có thể để tại các kho riêng của mình chứ không qua các kho của cảng

Từ kho riêng, các chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác có thể giao trực tiếp cho tầu Các bước giao nhận cũng diễn ra như đối với hàng qua cảng

 Ðưa hàng đến cảng: do các chủ hàng tiến hành

 Làm các thủ tục xuất khẩu, giao hàng cho tầu

- Chủ hàng ngoại thương phải đăng ký với cảng về máng, địa điểm, cầu tầu xếp dỡ

- Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch

- Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tầu

- Liên hệ với thuyền trưởng để lấy sơ đồ xếp hàng

- Tiến hành xếp hàng lên tầu do công nhân của cảng làm, nhân viên giao nhận phải theo dõi quá trình để giải quyết các vấn đề xảy ra, trong đó phải xếp hàng lên tầu và ghi vào tally sheet (phiếu kiểm kiện)

- Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng, tình trạng hàng hoá xếp lên tầu (là cơ

sở để cấp vận đơn) Biên lai phải sạch

- Người chuyên chở cấp vận đơn, do chủ hàng lập và đưa thuyền trưởng ký, đóng dâú

- Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng được hợp đồng hoặc L/C quy định

- Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

- Tính toán thưởng phát xếp dỡ hàng nhanh chậm (nếu có)

b Ðối với hàng phải lưu kho bãi của cảng

Ðối với loại hàng này, việc giao hàng gồm hai bước lớn: chủ hàng ngoại thương (hoặc người cung cấp trong nước) giao hàng XK cho cảng, sau đó cảng tiến hành giao hàng cho tầu

 Giao hàng XK cho cảng bao gồm các công việc:

 Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác ký kết hợp đồng lưu kho bảo quản hàng hoá với cảng

 Trước khi giao hàng cho cảng, phải giao chi cảng các giấy tờ:

- Danh mục hàng hoá XK (cargo list)

- Thông báo xếp hàng của hãng tầu cấp ( shipping order) nếu cần

- Chỉ dẫn xếp hàng (shipping note)

- Giao hàng vào kho, bãi cảng

 Cảng giao hàng cho tàu:

 Trước khi giao hàng cho tầu, chủ hàng phải

- Làm các thủ tục liên quan đến XK: hải quan, kiểm dịch, kiểm nghiệm (nếu có )

- Báo cho cảng ngày giờ dự kiến tầu đến (ETA), chấp nhận NOR

- Giao cho cảng sơ đồ xếp hàng

- Tổ chức xếp và giao hàng cho tầu:

 Trước khi xếp, phải tổ chức vận chuyên hàng từ kho ra cảng, lấy lệnh xếp hàng, ấn định số máng xếp hàng, bố trí xe và công nhân và người áp tải nếu cần

 Tiến hành bốc và giao hàng cho tầu Việc xếp hàng lên tầu do công nhân cảng làm Hàng sẽ được giao cho tầu dưới sự giám sát của đại diện hải quan

Trong quá trình giao hàng, nhân viên kiểm đếm của cảng phải ghi số lượng hàng giao vào Tally Report, cuối ngày phải ghi vào Daily Report và khi xếp xong

một tầu, ghi vào Final Report Phía tầu cũng có nhân viên kiểm đếm và ghi kết quả vào Tally Sheet

Việc kiểm đếm cũng có thể thuê nhân viên của công ty kiểm kiện

- Khi giao nhận xong một lô hoặc toàn tầu, cảng phải lấy biên lai thuyền phó

để trên cơ sở đó lập vận đơn (B/L)

 Lập bộ chứng từ thanh toán:

Căn cứ vào hợp đồng mua bán và L/C, nhân viên giao nhận phải lập hoặc lấy các chứng từ cần thiết tập hợp thành bộ chứng từ, xuất trình cho ngân hàng để thanh toán tiền hàng

Nếu thanh toán bằng L/C thì bộ chứng từ thanh toán phải phù hợp một cách máy móc với L/C và phải phù hợp với nhau và phải xuất trình trong thời hạn hiệu lực của L/C

 Thông báo cho người mua về việc giao hàng và mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)

 Thanh toán các chi phí cần thiết cho cảng như chi phí bốc hàng, vận chuyển, bảo quản, lưu kho

 Tính toán thưởng phạt xếp dỡ, nếu có

c Ðối với hàng XK đóng trong contaner:

 Nếu gửi hàng nguyên (FCL)

 Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác điền vào booking note và đưa cho đại diện hãng tầu để xin ký cùng với bản danh mục XK (cargo list)

 Sau khi đăng ký booking note, hãng tầu sẽ cấp lệnh giao vỏ container để chủ hàng mượn

 Chủ hàng lấy container rỗng về địa điềm đóng hàng của mình

 Mời đại diện hải qian, kiểm nghiệm, kiểm dịch, giám đinh (nếu có) đến kiểm tra và giám sát việc đóng hàng vào container Sau khi đóng xong, nhân viên hải quan sẽ niêm phong, kẹp chì container

 Chủ hàng vận chuyển và giao container cho tầu tại CY quy định, trước khi hết thời gian quy định (closing time) của từng chuyến tầu (thường là 8 tiếng trước

khi tầu bắt đầu xếp hàng) và lấy biên lai nhận container để chở MR

 Sau khi container đã xếp lên tầu thì mang MR để đổi lấy vận đơn

 Nếu gửi hàng lẻ (LCL):

 Chủ hàng gửi booking note cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tầu, cung cấp cho họ những thông tin cần thiết về hàng XK

 Sau khi booking note được chấp nhận, chủ hàng sẽ thoả thuận với hãng tầu

về ngày, giờ, địa điểm giao nhận hàng

 Chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác mang hàng đến giao cho người chuyên chở hoặc đại lý tại CFS hoặc ICD quy định

 Các chủ hàng mời đại diện hải quan kiểm tra, kiểm hoá, giám sát việc đóng hàng vào container của người chuyên chở hoặc người gom hàng Sau khi hải quan niên phong kẹp chì container, chủ hàng hoàn thành nốt thủ tục để bốc container lên tầu và yêu cầu cấp vận đơn

 Người chuyên chở cấp biên lai nhận hàng hoặc một vận đơn chung chủ

 Người chuyên chở xếp container lên tầu và vận chuyển đến nơi đến

1.3.3.2 Đối với hàng nhập khẩu

a Ðối với hàng không phải lưu kho, bãi tại cảng

Trong trường hợp này, chủ hàng hoặc người được chủ hàng uỷ thác đứng ra giao nhận trực tiếp với tầu

 Ðể có thể tiến hành dỡ hàng, 24 giờ trước khi tầu đến vị trí hoa tiêu, chủ hàng phải trao cho cảng một số chứng từ

- Bản lược khai hàng hoá (2 bản)

- Sơ đồ xếp hàng (2 bản)

- Chi tiết hầm hàng (2 bản)

- Hàng quá khổ, quá nặng (nếu có)

 Chủ hàng xuất trình vận đơn gốc cho đại diện của hãng tầu

 Trực tiếp nhận hàng từ tầu và lập các chứng từ cần thiết trong quá trình nhận hàng như:

- Biên bản giám định hầm tầu (lập trước khi dỡ hàng) nhằm quy trách nhiệm

cho tầu về những tổn thất xảy sau này

- Biên bản dỡ hàng (COR) đối với tổn thất rõ rệt

- Thư dự kháng (LOR) đối với tổn thất không rõ rệt

- Bản kết toán nhận hàng với tầu (ROROC)

- Biên bản giám định

- Giấy chứng nhận hàng thiếu (do đại lý hàng hải lập)

 Khi dỡ hàng ra khỏi tầu, chủ hàng có thể đưa về kho riêng để mời hải quan kiểm hoá Nếu hàng không có niêm phong cặp chì phải mời hải quan áp tải về kho

 Làm thủ tục hải quan

 Chuyên chở về kho hoặc phân phối hàng hoá

b Ðối với hàng phải lưu kho, lưu bãi tại cảng

 Chủ hàng đóng phí lưu kho, phí xếp dỡ và lấy biên lai

 Chủ hàng mang biên lai nộp phí, 3 bản D/O cùng hoá đơn và phiếu đóng gói đến văn phòng quản lý tầu tại cảng để ký xác nhận D/O và tìm vị trí hàng, tại đây lưu 1 bản D/O

 Chủ hàng mang 2 bản D/O còn lại đến bộ phận kho vận để làm phiếu xuất kho Bộ phận này giữ 1D/O và làm 2 phiếu xuất kho cho chủ hàng

 Làm thủ tục hải quan qua các bước sau:

- Xuất trình và nộp các giấy tờ

- Hải quan kiểm tra chứng từ

- Kiểm tra hàng hoá

- Tính và thông báo thuế

- Chủ hàng ký nhận vào giấythông báo thuế (có thể nộp thuế trong vòng 30 ngày) và xin chứng nhận hoàn thành thủ tục hải quan

- Sau khi hải quan xác nhận “hoàn thành thủ tục hải quan” chủ hàng có thể mang ra khỏi cảng và chở về kho riêng

c Hàng nhập bằng container

 Nếu là hàng nguyên (FCL)

- Khi nhận được thông báo hàng đến (NOA) thì chủ hàng mang vận đơn gốc

và giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tầu để lấy D/O

- Chủ hàng mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng ký kiểm hoá (chủ hàng có thể đề nghị đưa cả container vè kho riêng hoặc ICD để kiểm tra hải quan nhưng phải trả vỏ container đúng hạn nếu không sẽ bị phạt)

- Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, chủ hàng phải mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến Văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận D/O

- Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng

 Nếu là hàng lẻ (LCL):

Chủ hàng mang vận đơn gốc hoặc vận đơn gom hàng đến hãng tầu hoặc đại lý của người gom hàng để lấy D/O, sau đó nhận hàng tại CFR quy định và làm các thủ tục như trên

1.4 Những yếu tố ảnh hưởng đến việc cung dịch vụ giao nhận bằng đường biển

1.4.1 Các yếu tố khách quan

a Môi trường pháp luật

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Nên môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong những môi trường luật pháp nói trên

như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên hay sự phê chuẩn, thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ

có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu

b Môi trường chính trị, xã hội

Sự ổn định chính trị, xã hội của mỗi quốc gia không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho quốc gia đó phát triển mà còn là một trong những yếu tố để các quốc gia khác và thương nhân người nước ngoài giao dịch và hợp tác với quốc gia đó

Những biến động trong môi trường chính trị, xã hội ở những quốc gia có liên quan trong hoạt động giao nhận sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quy trình giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường

c Môi trường công nghệ

Sự đổi mới ngày càng nhanh về mặt công nghệ trong vận tải biển đã không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển, giảm chi phí khai thác

d Thời tiết

Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên chở hàng hoá Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng và thời gian giao nhận hàng hoá Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không cũng chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn, và làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có liên quan

Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá,

và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp Nó cũng là cơ sở để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận

e Đặc điểm của hàng hóa

Mỗi loại hàng hoá lại có những đặc điểm riêng của nó Ví dụ như hàng nông sản là loại hàng mau hỏng, dễ biến đổi chất lượng còn hàng máy móc, thiết bị lại thường cồng kềnh, khối lượng và kích cỡ lớn,… Chính những đặc điểm riêng này của hàng hoá sẽ quy định cách bao gói, xếp dỡ, chằng buộc hàng hoá sao cho đúng quy cách, phù hợp với từng loại hàng để nhằm đảm bảo chất lượng của hàng hoá

trong quá trình giao nhận và chuyên chở hàng hoá

Bên cạnh đó, mỗi loại hàng hoá khác nhau với những đặc điểm riêng biệt sẽ đòi hỏi những loại chứng từ khác nhau để chứng nhận về phẩm chất, chất lượng của chúng Tuỳ theo yêu cầu của cơ quan hải quan hoặc theo bộ chứng từ thanh toán được quy định trong L/C mà người giao nhận sẽ phải chuẩn bị các loại chứng

từ cho phù hợp

1.4.2 Yếu tố chủ quan

a Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, máy móc

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,…

Để tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển, nhất là trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu điện tử (EDI) Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài

b Lượng vốn đầu tư

Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị, máy móc thiếu hoàn chỉnh và không đầy

đủ sẽ gây khó khăn và trở ngại cho quá trình giao nhận hàng hoá Tuy nhiên, để có thể xây dựng cơ sở hạ tầng và sở hữu những trang thiết bị hiện đại, người giao nhận cần một lượng vốn đầu tư rất lớn Song không phải lúc nào người giao nhận cũng có khả năng tài chính dồi dào Cho nên với nguồn tài chính hạn hẹp người giao nhận sẽ phải tính toán chu đáo để xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật một cách hiệu quả bên cạnh việc đi thuê hoặc liên doanh đồng sở hữu với các doanh nghiệp

khác những máy móc và trang thiết bị chuyên dụng

c Trình độ

Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hoá có diễn ra trong khoảng thời gian

ngắn nhất để đưa hàng hoá đến nơi khách hàng yêu cầu phụ thuộc rất nhiều vào trình độ của những người tham gia trực tiếp hay gián tiếp vào quy trình Nếu người tham gia quy trình có sự am hiểu và kinh nghiệm trong lĩnh vực này thì sẽ xử lý thông tin thu được trong khoảng thời gian nhanh nhất Không những thế chất lượng của hàng hoá cũng sẽ được đảm bảo do đã có kinh nghiệm làm hàng với nhiều loại hàng hoá khác nhau

Vì thế, trình độ của người tham gia quy trình bao giờ cũng được chú ý trước tiên, nó là một trong những nhân tố có tính quyết định đến chất lượng quy trình nghiệp vụ giao nhận và đem lại uy tín, niềm tin của khách hàng

 Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN GIAO NHẬN VẬN TẢI CON ONG

 Tên tiếng Anh: BEE LOGISTICS CORPORATION

 Tên viết tắt: BEE LOGISTICS CORP

Thành lập từ ngày 1/10/2004, công ty có trụ sở tại Tp HCM với 3 nhân viên làm việc Sau khi hoạt động được 3 tháng thì công ty lập chi nhánh tại Hải phòng (8/1/2005), đến ngày 2/4/2005 thì chi nhánh Hà nội cũng được thành lập và đi vào hoạt động do nhu cầu của khách hàng để cung cấp dịch vụ phủ khắp các tỉnh thành trọng điểm của Việt nam Cũng vì lý do đó chi nhánh Đà Nẵng cũng đi vào hoạt động ngày 15/7/2007 và đã trở thành viên chính thức của VIFFAS Năm 2008 đã thiết lập công ty cổ phần dịch vụ hàng hải hàng không Con Cá Heo chuyên cung cấp dịch vụ gom hàng lẻ Là một công ty được công nhận tiêu chuẩn ISO 9001 và

là thành viên của FIATA, VIFFAS, World Cargo Alliance, CGLN Và các năm tiếp theo đã thiết lập các chi nhánh: chi nhánh phnom Penh (2011), chi nhánh Lạng Sơn, Yangon, Bangkok (2012), chi nhánh Quy Nhơn, Nam Định, Bình Dương, Nha Trang (2013)

Vốn điều lệ của công ty là: 15 000 000 000 (đồng)

 Văn phòng chính (Tp) Hồ Chí Minh, giám đốc Ngô Hải Hằng

- Địa chỉ: No 110 Đường Bao Trần Hưng Đạo, Phường Đông Hải, Quận Hải An,Tp Hải Phòng

- Điện thoại: (84-31) 3753 108 Fax : (84-31) 3753 109

- Email: haiphong.office@beelogistics.com

 Chi nhánh Bee Logistics Corp Hà Nội, quản lý văn phòng Trần Đăng Lâm

- Địa chỉ: Số 442 Đội Cấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Tp Hà Nội

- Điện thoại: (84-4) 37632 749 Fax : (84-4) 37623 750

- Email: hanoi.office@beelogistics.com

 Chi nhánh Bee Logistics Corp Đà Nẵng, đại diện Trần Định Thại

- Địa chỉ: 25 Phố Hoàng Văn Thụ, Quận Hải Châu, Tp Đà Nẵng

- Điện thoại: (84-511) 241 587 Fax : (84-511) 561 589

- Email: danang.office@beelogistics.com

 Chi nhánh Bee Logistics Lạng Sơn

- Địa chỉ: Tầng 6, BẮC SƠN PLAZA, số 41 đường Lê Lợi, Phường Vĩnh Trại, Thành phố Lạng Sơn, Tỉnh Lạng Sơn

- Điện thoại: (84.25)3 889 688 – fax(84.25)3 889 689

- Email: Langson.office@beelogistics.com

 Chi nhánh Phnom Penh City Office

- Địa chỉ: No 17, Street 470, Sangkat Toul Tompong I, Khan Cham Kamorn, phnom Penh, Cambodia

- Điện thoại: (855.23)967 272 – fax: (855.23)967 373

- Email: phnompenh.office@gmail.com

 Chi nhánh Yangon City Office

- Địa chỉ: Buiding No 17, Suite 80-1, 7th

Floor, 52nd Street, botataung Township, Yangon, Myanmar

- Điện thoại: +95 9421 050 917, +95 943 190 369

- Email: yangon.office@gmail.com

 Chi nhánh Bangkok City – Rep Office

- Địa chỉ: 136, soi 10 Narathiwardrachanakarin, Tungwatdorn, Sathorn,

Bangkok 10120 Thailand

- Điện thoại: (66) 2 2862700- Fax: (66) 2 2867554

Các công ty trực thuộc, liên doanh liên kết

1 Công ty BeeGen DitriLution, do anh Nguyễn Xuân Điệp làm Giám đốc

2 Công ty Dolphin Sea Air Services, do chị Bùi Thị Liên Thủy làm quản lý chung

3 Công ty TNHH Bee Aviation, do anh Nguyễn Thành Long làm quản lý chung

Sứ mệnh:

- Là chuyên gia về Logistics và chuỗi cung ứng, cung cấp các dịch vụ toàn cầu chuyên nghiệp, giải pháp tin cậy cho mỗi nhu cầu của khách hàng và đối tác

- Là đối tác tin cậy, tận tâm và chân thành

- Đội ngũ nhân viên đƣợc đào tạo, tác phong phục vụ chuyên nghiệp, nỗ lực

vì khách hàng

- Tạo hình ảnh một công ty Việt nam chuyên nghiệp và thân thiện

Giá trị cốt lõi:

- Đặc trưng của loài Ong (“bee” characteristics)

Chúng tôi luôn chăm chỉ, được tổ chức tốt, tinh thần làm việc tập thể, tạo ra mật ngọt cho cuộc sống Cùng chia sẻ giá trị và thành công với khách hàng, đối tác, nhân viên, cổ đông và cộng đồng

- Dịch vụ khách hàng (Customer service)

Chúng tôi cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đẳng cấp, luôn thấu hiểu rằng khách hàng mong đợi chúng tôi cung cấp dịch vụ an toàn, đúng hẹn và tin cậy Vượt qua mong đợi của khách hàng đem lại sự thành công cho chúng tôi Mọi hành động và kế hoạch của chúng tôi xuất phát từ nhu cầu của khách hàng.Chúng tôi luôn giữ cam kết và uy tín của mình

- Tính chính trực (Integrity)

Chúng tôi kinh doanh dựa trên sự chính trực, đạo đức, niềm đam mê và trách nhiệm

- Con người (Best people)

Chúng tôi tạo ra môi trường làm việc thân thiện, kỷ luật nhưng sáng tạo, tập trung nâng cao kỹ năng và đánh giá cao sự đóng góp của nhân viên trong sự thành công của công ty Nhân viên chúng tôi đem lại cho khách hàng cảm nhận về dịch

vụ, về sự chuyên nghiệp, thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

b Ngành nghề kinh doanh

 Dịch vụ vận tải hàng hóa nội địa, quốc tế

 Dịch vụ đại lý tàu biển, đại lý vận tải hàng hóa hàng không

 Kinh doanh kho bãi

 Giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu

 Dịch vụ kê khai hải quan

 Cung cấp giải pháp phân phối, logistics

Các dịch vụ mà công ty cung cấp

 Dịch vụ hàng lẻ: Hiện nay tại khu vực phía Bắc Công ty đang cung cấp dịch

vụ hàng LCL đi qua SIN, HKG, nghiên cứu đóng qua BKK, Pusan, Shanghai

 Dịch vụ hàng air: Công ty là đại lý của một số airlines như VN, CI,HX và có quan hệ tốt với các GSA và các đại lí cho các airlines khác

 Dịch vụ hàng FCL: Với quan hệ tốt với các hãng tàu Công ty có giá cả tương đối cạnh tranh trên thị trường trong việc cung cấp dịch vụ

 Dịch vụ hàng hóa nhập khẩu về Việt Nam: Với hệ thống đại lý rộng khắp, có quan hệ tốt Công ty có thể phục vụ các nhu cầu vận tải hàng nhập khẩu theo các điều kiện thương mại khác nhau

 Dịch vụ vận tải đường bộ

 Dịch vụ khai hải quan

 Các dịch vụ khác theo yêu cầu của khách hàng như dịch vụ vận tải công lạnh, dịch vụ vận tải container Bắc – Nam, các dịch vụ phụ trợ như C/O, pick up,hun trùng, tư vấn vận chuyển, tư vấn thủ tục XNK…

Một số hãng vận tải chính liên kết với Bee logistics

Bảng 2.1: Một số hãng vận tải chính liên kết với Bee Logistics

China Airlines (CI)

Asiana Airlines (OZ)

Korian Airlines (KE)

CMA Hyundai merchant marine Wanhai

Dongnama CSCL MISC

 Có đại diện tại các nước phát triển như Hoa Kỳ, Úc, Châu âu, Nhật bản, Trung Quốc và Singapore trong năm 2015

 Nghiên cứu mở văn phòng tại Campuchia, Lào, Myamar

 Làm thành viên chính thức của IATA, có giấy phép vận tải đa phương thức

 Mở thêm văn phòng tại các trung tâm công nghiệp tại Việt Nam- ít nhất là 3 văn phòng nữa

b Nhiệm vụ

Phát triển đội ngủ nhân viên chuyên nghiệp để cung cấp giải pháp, dịch vụ nhằm tối thiểu hóa chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo nên sự liên kết cho các nhà sản xuất, xuất nhập khẩu tại Việt nam với Thế giới

2.1.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức quản lý

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý trong Chi nhánh Công ty Bee Logistic

Sơ đồ cơ cấu tổ chức