Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2

Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp như ở nước ta hiện nay.

Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán LỜI MỞ ĐÂU Cùng với việc chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường là sự ra đời của nhiều thành phần kinh tế và các loại hình doanh nghiệp như ở nước ta hiện nay. Với xu hướng hội nhập Quốc tế (AFTA, APEC…) thì việc cạnh tranh gay gắt để tồn tại giữa các doanh nghiệp, giữa các sản phẩm cùng loại trên thị trường là không thể tránh khỏi. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải thiết kế một cơ chế quản lý chặt chẽ và hệ thống thông tin có hiệu quả. Vì thế các doanh nghiệp đã sử dụng một trong những công cụ quan trọng nhất, hiệu quả nhất là hạch toán kế toán. Kế toán là nghệ thuật ghi chép, phân loại, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu của hoạt động sản xuất kinh doanh và thông tin cho các nhà quản trị một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời nhất. Trong đó, kế toán nguyên vật liệu (NVL) được xác định là khâu trọng yếu của toàn bộ công tác kế toán trong doanh nghiệp sản xuất. Nguyên vật liệu là yếu tố chính của quá trình sản xuất, có tác động trực tiếp đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp. Đây còn là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp quan trọng phản ánh trình độ sử dụng vạt tư, trình độ tổ chức công nghệ sản xuất sản phẩm, là cơ sở để kế toán giá thành, tính đúng chi phí sản xuất cho từng đơn vị sản phẩm và tổng giá vốn hàng bán. Các doanh nghiệp sử dụng càng nhiều loại NVL, chi phí NVL càng chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm thì việc quản lý NVL, quản lý chi phí NVL càng đóng vai trò quan trọng. Hay nói khác đi, công tác kế toán NVL, CCDC thực hiện một cách khoa học, hợp lý, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một mục tiêu quan trọng giúp doanh nghiệp hạ giá thành sản phẩm và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Nhận thức rõ tầm quan trọng của NVL, công tác tổ chức kế toán NVL, trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2 em đã chọn đề SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 1 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán tài: “Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2” để đi sâu nghiên cứu và làm chuyên đề tốt nghiệp. Kết cấu luận văn được trình bày trong ba chương: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tịa công ty cổ phần dược phẩm TW 2 . Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW 2. Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm TW 2. Trong quá trình nghiên cứu mặc dù em đã có nhiều cố gắng song do thời gian nghiên cứu còn hạn hẹp và khả năng nghiên cứu còn hạn chế nên những vấn đề em tìm hiểu được và trình bày trong chuyên đề tốt nghiệp này chắc chắn còn nhiều thiếu sót. Vì vậy, em mong được sự chỉ bảo hướng dẫn và sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và các bạn để em có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình phục vụ tốt hơn cho công tác thực tế sau này. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn chu đáo, tận tình của cô TS. Trần Thị Nam Thanh và các thầy cô giáo trong khoa kế toán trường Đại học Kinh tế quốc dân , cũng như sự chỉ bảo và giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị trong phòng tài chính kế toán Công ty cổ phần Dược phẩm TW 2 đã giúp đỡ em trong quá trình làm chuyên đề tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Phạm Ngọc Quang SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 2 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM TW 2 1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 1.1.1 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 Công ty được tổ chức sản xuất theo 4 phân xưởng, trong đó có 3 phân xưởng sản xuất chính và 1 phân xưởng sản xuất phụ. Trong các phân xưởng lại được phân chia thành các tổ sản xuất: - Phân xưởng thuốc tiêm: chuyên sản xuất các loại thuốc tiêm, dịch truyền như: Vitamin, thuốc bổ, kháng sinh, thuốc giảm đau, glucoza… - Phân xưởng thuốc viên: chuyên sản xuất các loại thuốc viên như: Tetacilin, vitamin B1, B6, Ampicilin, Pennicilin, kháng sinh, thuốc giảm đau… - Phân xưởng hóa (chế phẩm): sản xuất các hóa chất, tinh dầu, nhỏ mũi, giảm đau, các loại cao xoa… - Phân xưởng cơ khí (phân xưởng phụ): chuyên phục vụ, sửa chữa định kỳ, thường xuyên, phục vụ điện nước và sản xuất hơi cho các phân xưởng sản xuất chính. Sản phẩm ngành dược là một loại hàng hóa đặc biệt, nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe và tính mạng người sử dụng. Bởi vậy, quy trình công nghệ phải đảm bảo khép kín vô trùng theo đúng tiêu chuẩn dược Việt Nam. Những đặc điểm trên đã quy định về công nghệ sản xuất thuốc, quy trình được phân chia làm 3 giai đoạn: + Giai đoạn chuẩn bị: là giai đoạn xử lý vật liệu trước khi sản xuất. + Giai đoạn sản xuất: dược liệu được pha chế, dập viên, cho vào ống và in nhãn mác. SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 3 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán + Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: phòng KCS có nhiệm vụ kiểm tra chất lượng thuốc sau đó nhập kho hay xuất bán trực tiếp. Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty như sau: a. Phân xưởng sản xuất thuốc tiêm: có 2 dạng dây chuyền ống 1ml và ống 250,500 ml. * Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 1ml * Dây chuyền sản xuất thuốc tiêm ống 250ml, 500ml b. Phân xưởng thuốc viên Sản xuất thuốc viên có 2 dây chuyền sản xuất thuốc viên nén và dây chuyền sản xuất thuốc viên bao. * Dây chuyền sản xuất thuốc viên nén SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 Ống rỗng Cắt ống Rửa ống Ủ ống Pha chế Đóng ốngNVL Soi inK.tra, đóng góiGiao nhậnĐóng hộp Pha chế Đóng ốngRửa ống Soi inK.tra, đóng ốngGiao nhậnĐóng hộp Ống rỗng 4 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán * Dây chuyền sản xuất thuốc viên bao c. Phân xưởng hóa (chế phẩm) 1.1.2 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao. Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất. Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 Pha chế Dập viênXay, rây Đóng góiKiểm traGiao nhậnĐóng hộp NVL Pha chế Bao Xay, rây Đóng góiKiểm traGiao nhậnĐóng hộp NVL Chiết xuất Tinh chếXử lý Sấy khôGiao nhậnĐóng hộp NVL 5 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán sản phẩm. Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả. Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ. Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên. Nhưng bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất. Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài. Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua. * Các đối tượng quản lý có liên quan đến NVL Nguyên vật liệu trong công ty có rất nhiều chủng loại, phong phú, biến động thường xuyên. Để tăng cường tính tự động hóa của chương trình và làm giảm bớt sự cồng kềnh của hệ thống tài khoản. Các loại đối tượng được phân biệt với nhau bởi mã đối tượng. o Tài khoản o Kho o NVL o Chứng từ * Việc vận dụng tài khoản của công ty cũng theo quy định chung, Công ty sử dụng TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu để phản ánh tình hình tăng, giảm, tồn kho NVL. SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 6 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu TK 1521 – Vật liệu chính TK 1522 – Vật liệu phụ TK 15221- Vật liệu phụ tiêu dùng trong doanh nghiệp TK 15222 – Vật liệu phụ phục vụ SX TK 1523 – Nhiên liệu TK 1524 – Phụ tùng TK 1525 – Vật liệu xây dựng cơ bản. TK 1527 – Bao bì, chai lọ, ống Ngoài ra, công ty còn sử dụng TK 1546 – Sản phẩm tự chế để phản ánh NVL tự chế. * Công tác mã hóa kho của Công ty được quy định như sau: Công ty có 16 kho được mã hóa theo tên viết tắt của người chịu trách nhiệm về kho hoặc địa chỉ kho. Ví dụ: Kho THUC là tên viết tắt của kế toán phần hành NVL là Thục Kho 2NK là tên viết tắt của địa chỉ kho số 2 Ngọc Khánh. * Xây dựng danh mục nguyên vật liệu Các loại nguyên vật liệu có một vài đặc điểm giống nhau thì được nhóm lại với nhau và chúng có những đặc điểm riêng để phân biệt với các nhóm nguyên vật liệu khác. Loại nguyên vật liệu được dùng để đặc trưng cho các đối tượng có cùng bản chất. Việc xây dựng căn cứ vào từng nhóm vật tư. NVL được mã hóa theo chữ cái đầu của người chịu trách nhiệm kho, tên nhóm NVL và số thứ tự NVL. Ví dụ: Mã vật tư được mã hóa như sau: SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 7 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán Stt Mã vật tư Tên vật tư Đvt 1 THC1001 Acid Boric kg 2 THC1002 Acid Tropin g 3 THC1003 Acid citric TK g 4 THC1004 Acid stearic TK kg … *Chứng từ sử dụng trong phần hành kế toán NVL là Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho Việc khai báo các mã vật tư, kho… được tiến hành vào một lần đầu tiên khi bắt đầu sử dụng chương trình phần mềm hoặc khi có một loại nguyên vật liệu mới phát sinh mà chưa có sẵn trong danh mục, thì kế toán lại tiến hành khai báo bổ sung thêm vào hệ thống danh mục đó. Tóm lại: mã hóa các đối tượng trong quản lý giúp cho việc nhận diện thông tin không nhầm lẫn trong quá trình xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhất là trong hệ thống xử lý thông tin tự động; cho phép sử dụng những ký hiệu ngắn gọn để mô tả thông tin, làm tăng tốc độ nhập liệu và xử lý thông tin, đồng thời mã hóa giúp nhận diện nhanh chóng một tập hợp các đối tượng mang thuộc tính chung, do đó tìm kiếm thông tin nhanh chóng. 1.1.3 Phân loai nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2: 2 Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng kinh tế của vật liệu đối với quá trình sản xuất. Vật liệu được chia thành các loại sau: 3 * Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể của sản phẩm, bao gồm: SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 THC1001 Số thứ tự NVL là 001 Quyển 1 Nhóm hóa chất Chữ cái đầu kho THUC 8 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán 4 - Thuốc độc A: Atropin Sufat 1A, Andrenalin, Pavelin HCL 1A… 5 - Thuốc độc B: Aminazin, Dexammethazon, Prenisolon… 6 - Thuốc thường: Vitamin B1, B6, B12, Vitamin C… 7 - Thuốc hóa nghiệm: Amoniclorua, Tetracilin… 8 - Thuốc viên: Ampinicilin, Penicilin… 9 - Thuốc đông dược: Đại hồi, Bổ phế, Bổ thận âm… 10 - Thuốc tiêm: Demactrol, Gentamicin… 11 * Vật liệu phụ: chỉ có tác dụng trong quá trình sản xuất, tuy không tạo nên thực thể sản phẩm nhưng làm tăng chất lượng NVL chính, phục vụ cho công tác quản lý, cho nhu cầu công nghệ, cho việc bảo quản như: bông, nhựa, vải, mỡ, nhãn thuốc, dầu… 12 * Nhiên liệu: là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng trực tiếp sản xuất chạy máy: than đá, xăng công nghiệp, dầu tuốc bin… 13 * Phụ tùng thay thế: là những phụ tùng, chi tiết để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải bao gồm: thép ống mạ, vòng bi, đèn ống, đèn tuýp… 14 * Vật liệu xây dựng: là thiết bị, phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của Công ty, sửa chữa nhà làm việc của phân xưởng sản xuất như: gạch, xi măng, gỗ, cát… 15 * Vật liệu khác: là các vật liệu dùng cho việc sản xuất bao bì, đóng gói như: chai, nút… 16 Cách phân loại vật liệu thông qua vai trò và công dụng kinh tế của Công ty là cách phần loại mà hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đang sử dụng. 17 Cách phân loại này giúp công ty đánh giá được vai trò, vị trí của từng loại vật liệu, từ đó xây dựng được các định mức tiêu hao. Mặt khác, kế toán sẽ xác định được giá trị sản phẩm dở dang theo chi phí NVL trong giá thành sản phẩm sản xuất trong kỳ chính xác hơn. 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 Sản phẩm của công ty rất đa dạng phong phú nên NVL cũng rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, thuốc là một sản phẩm đặc biệt, SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 9 Chuyên đề tốt nghiệp Khoa: Kế toán nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của con người do đó đòi hỏi chất lượng cao. Vì vậy, ngay từ khâu ban đầu của quá trình sản xuất là chuẩn bị NVL thì NVL phải đảm bảo chất lượng, phải có biện pháp quản lý chất lượng NVL tránh hư hỏng kém phẩm chất. Do đặc thù của sản phẩm nên chi phí vền NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, chi phí NVL chính chiếm 70% đến 80% chi phí NVL dùng vào sản xuất. Vì vậy, khi có sự biến động nhỏ của NVL cũng ảnh hưởng rất lớn đến giá thành sản phẩm. Hạ thấp chi phí nguyên vật liệu đưa vào sản xuất, sử dụng tiết kiệm vật liệu là biện pháp tích cực nhằm hạ thấp giá thành sản phẩm. Muốn hạ thấp giá thành sản phẩm thì cách tốt nhất là đảm bảo quản lý và sử dụng NVL một cách có hiệu quả. Do đó Công ty phải quản lý chặt chẽ NVL ở tất cả các khâu từ thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ. Về tình hình thu mua NVL: NVL của Công ty chủ yếu được mua ở các đơn vị trong nước, công ty thường có những khách hàng thường xuyên như: Công ty cổ phần Dược phẩm, Công ty cổ phần Dược phầm TW… với những nhà cung cấp thường xuyên thì công ty thường xuyên có kế hoạch thu mua cả năm gửi đến khách hàng để nhà cung cấp có điều kiện chuẩn bị cung cấp cho công ty, giúp công ty đảm bảo nguồn NVL thường xuyên. Nhưng bên cạnh đó, để đảm bảo cho việc hạ thấp giá thành thì công ty phải không ngừng tìm nguồn hàng mới để đáp ứng yêu cầu tốt nhất. Bên cạnh các đơn vị trong nước thì 1 số NVL Công ty phải nhập khẩu từ nước ngoài. Phòng Kế hoạch cung ứng của Công ty luôn thực hiện việc cung ứng, xây dựng kế hoạch thu mua dựa vào kế hoạch sản xuất phóng Kế hoạch tính toán số NVL cần mua trong tháng sau đó tổ chức thu mua. 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần dược phẩm TW 2 Đánh giá NVL là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. SV: Phạm Ngọc Quang Lớp: Kế toán 1_K38 10